Introducción

Este documento describe el uso de la aplicación de bolsas docentes para el personal con perfil del tipo gestor de RRHH, cuya cometido principal será:

• Gestionar las bolsas docentes
• Realizar el seguimiento de las solicitudes de necesidades de sustitución de profesores, que inician y graban los departamentos.
• Gestionar los llamamientos mediante los que se realiza comunicación a los aspirantes con propuesta de puesto de sustituto.
• Gestión de la contratación (este módulo aún no está disponible).
• Realizar cierta configuración y mantenimiento de la aplicación: mantenimiento de los motivos de sustitución, de los tipos de situación de un aspirante en bolsa, así como de las dedicaciones para los sustitutos.

Pantalla inicial de bienvenida

Cuando una persona con perfil de gestor entra a la aplicación https://bolsasdocentes.um.es, la pantalla inicial verá las siguientes tarjetas:

En los siguientes apartados descubriremos el detalle de cada una de estas tarjetas:

Bolsas Docentes

A través de esta pantalla usted podrá gestionar las bolsas docentes existentes y también podrá constituir nuevas bolsas. En la parte superior de la pantalla tiene el panel para búsquedas de bolsas utilizando distintos filtros (descripción, característica de la bolsa, área de conocimiento, incluso por DNI del aspirante).

En la parte inferior aparece el listado de bolsas constituidas sobre las que se pueden llevar a cabo tres tipos de acciones:

• Ver detalle de la bolsa
• Cargar aspirantes en la bolsa
• Eliminar bolsa

El botón Constituir nueva bolsa nos permite crear una nueva bolsa a partir de una relación de plazas que son susceptibles de seleccionar para la creación de la bolsa. El siguiente campo plaza convocada obtiene la información de la aplicación CONVOCATORIAS y CONVOCUM, utilizando los siguientes filtros que fueron establecidos por los responsables funcionales:

• Tipo de convocatoria debe ser: BE (bolsas de empleo), BS (bolsas para sustitutos de ciencias de la salud), C (asociados en ciencias de la salud)   DT (Asociado)
• Que la plaza tenga una fecha de publicación en el TOUM
• Que la categoría no sea DYD01 (PROFESOR AYUDANTE DOCTOR).

El gestor puede buscar la plaza a través del campo de filtro (puedo escribir el identificador de la plaza, la convocatoria, el nombre de la plaza o el área.

Para realizar una búsqueda más detallada, puede pinchar sobre el botón de lupa y le aparecerá una pantalla con más opciones y detalles para localizar la plaza a utilizar en la constitución de la bolsa.

Al pulsar sobre el botón lupa se despliega la siguiente pantalla, que nos permite filtrar por: id de plaza, área de conocimiento, descripción de la plaza, descripción de la convocatoria, año y tipo de convocatoria. La operativa es introducir un filtro y pulsar el botón buscar para que la pantalla muestre los resultados que se ajusten a los filtros. En el siguiente ejemplo, hemos introducido como criterio de búsqueda el texto "Biologi" en el Área de Conocimiento. Al pulsar sobre el botón buscar, la pantalla nos muestra 14 registros, como vemos en la siguiente imagen.

Para seleccionar una plaza, tan solo hay que pinchar sobre ella y se trasladará al formulario inicial en el que estábamos constituyendo la bolsa.

Una vez pulsado el botón Guardar, se mostrará la siguiente pantalla, a partir de la cual podremos modificar alguno de los campos (descripción, fecha entrada en vigor, fecha baja y observaciones) y realizar la carga de aspirantes en la bolsa. 

El proceso de carga de aspirantes forma parte de la constitución de la bolsa y consiste en leer de CONVOCUM las distintas solicitudes de participación en bolsas asociadas a la plaza seleccionada, en estado válido, y asociarlas a la bolsa que estamos creando.

Nos aparecerá un mensaje de confirmación:

Si no existe ningún llamamiento asociado a la bolsa, el botón "cargar aspirantes" eliminará a todos los aspirantes y los volverá a cargar, leyendo información de CONVOCATORIAS y CONVOCUM (es una carga completa). Si existe un llamamiento asociado a la bolsa, no podemos borrar los aspirantes; en este caso, "cargar aspirantes" se limitará a realizar un proceso de actualización de los tipos de situaciones de todos los aspirantes de la bolsa, sin eliminar a ninguno de ellos.

Hay que tener en consideración: que existen dos tipos de situaciones que el gestor puede cambiar a un aspirante: la renuncia a estar en la bolsa y la expulsión de la bolsa como consecuencia de una renuncia en pleno contrato. Este proceso de actualización (que se lanza al cargar aspirantes y al tener la bolsa un llamamiento) no modificará las situaciones de aquellos aspirantes que sean de alguno de estos dos tipos de renuncia, indicados anteriormente; porque se entiende que es el gestor el que las ha asignado a mano y se debe respetar este cambio. Solo un administrador puede cambiar las situaciones de renuncia de los aspirantes.

Y si todo ha funcionado bien, en la pantalla de constitución de la bolsa veremos el listado de aspirantes que presentaron una solicitud a esa plaza.

La pantalla muestra a los aspirantes por orden de puntuación y un campo con la situación laboral en la Universidad de Murcia. El campo "Tipo Situación Aspirante" indica la situación del aspirante en la bolsa. Puede ser Disponible, No Disponible o Disponible para Larga Duración.

Llegados a este punto ya tenemos la bolsa constituida y lista para llevar a cabo la Gestión de los Llamamientos.

Como gestor de bolsas, tiene la opción de cambiar la situación de un aspirante en una bolsa. Puede ocurrir:

• Que un aspirante renuncie a permanecer a una bolsa de trabajo, sin tener un contrato formalizado.
• Que un aspirante tenga que ser expulsado de una bolsa como consecuencia de haber renunciado una vez que estaba formalizado su contrato.

Pulsando sobre el botón "Ver información detallada del aspirante", puede llevar a cabo dicho cambio.

Cuando pulse el botón, le aparecerá esta pantalla. Puede indicar dos tipos de situaciones: renuncia expresa y cese de la bolsa por renuncia una vez formalizado el contrato.

Si necesita cambiar la situación del aspirante a otra distinta de las dos indicadas anteriormente, deberá ponerse en contacto con un administrador. El rol de administrador sí puede cambiar el tipo de situación a cualquier valor de los existentes.

Sustituciones

A través de esta pantalla usted podrá ver las solicitudes de sustitución de personal docente que han sido creadas por los departamentos y podrá iniciar un llamamiento, así como visualizar los diferentes llamamientos que estén asociados a la solicitud. Una solicitud de sustitución puede tener asociados uno o varios llamamientos.

Llamamientos

A través de esta pantalla usted podrá ver las solicitudes de sustitución de personal docente que han sido creadas por usted, o bien, por cualquier otro responsable de su departamento.

Contratación

Este módulo está pendiente de desarrollar.

Configuración

Si pinchamos en esta tarjeta nos aparecerán tres nuevos apartados:

La tarjeta de Motivos nos permite gestionar los diferentes motivos por los que se inicia una solicitud de sustitución.

Cuando agregamos un nuevo motivo o editamos uno existente, estos son los campos que el gestor verá:

El campo descripción será obligatorio. Se puede marcar si requiere una sustitución y/o si es larga duración. Si no marcamos "Requiere profesor/a a sustituir", el formulario de solicitud no obligará a introducir un profesor sustituto. En el campo duración se puede indicar el número de semanas aproximado del motivo de la sustitución.

La tarjeta de Tipos de Situación nos permiten gestionar los diferentes tipos de situación en los que aparece un aspirante de una bolsa. La estructura de la pantalla es exactamente igual que la de las otras tarjetas de Configuración: botón para agregar nueva, botón para eliminar (con confirmación) y botón para editar.

Tanto para la edición como para la incorporación de un nuevo tipo de situación, al gestor le aparecerán estos campos:

Y, por último, la tarjeta de Dedicaciones nos permite mantener las diferentes dedicaciones del personal sustituto. La estructura es parecida que el resto de tarjetas de configuración: botón para agregar nueva y botón para eliminar (con confirmación), con la salvedad de que no se puede editar. En realidad, las dedicaciones ya están establecidas en la aplicación GESPER; lo que permite esta pantalla es elegir de entre todas esas dedicaciones de GESPER cuáles son las que están involucradas en los procesos de sustitución. Por eso no se pueden editar; solo se pueden seleccionar (agregar) o deseleccionar (borrar). La razón de esta pantalla no es otra que dotar de simplicidad a las dedicaciones con las que trabajaremos. En GESPER hay muchos tipos de dedicación, sin embargo, en la aplicación de bolsas docentes, nos basta con trabajar, como vemos en la siguiente imagen, con 6 dedicaciones.

En la parte superior de la pantalla le aparece el bloque de "Filtro de búsqueda de solicitudes" con una serie de campos que puede utilizar para filtrar el resultado de la búsqueda de solicitudes. Un poco más abajo le aparece el bloque "Solicitudes de sustitutos/as" que le muestra las solicitudes. La forma de actuar con los filtros es la siguiente: cumplimenta cualquiera de los campos existentes por los que desee filtrar y, a continuación, pulsa sobre el botón Buscar. Suponga que desea mostrar todas las solicitudes, de modo que lo que necesita es que no se aplique ningún filtro; en este caso, lo que debe hacer es pulsar primero el botón Limpiar y después pulsar sobre el botón Buscar. Si lo que necesita es buscar todas las solicitudes que están en situación "Pendiente Portafirmas", es decir, aquellas que aún no ha enviado a la firma del Secretario o del Director, tiene que indicar en el campo de filtro "Estado" el valor "Pendiente Portafirmas" y, a continuación, pulsar sobre el botón "Buscar".

Crear una solicitud nueva

Para crear una solicitud nueva debe pulsar el botón "+ Solicitar sustituto/a". El sistema le mostrará un formulario mediante el que tendrá que rellenar una serie de campos.

• Los campos que debe rellenar de forma obligatoria son los que aparecen marcados con el asterisco en color rojo.
• El departamento ya le aparecerá cargado por defecto y no tendrá que tocarlo.
• Debe indicar el área de conocimiento.
• Especificará el motivo de la sustitución e indicar si la sustitución es para larga duración. Tiene un campo opcional para ampliar el motivo de la sustitución.
• Debe indicar el profesor que va a ser sustituido.
• Cumplimentará la dedicación que tendrá el nuevo profesor a contratar.
• Debe adjuntar el certificado con el horario en formato PDF, para lo que utilizará el botón "Adjuntar horario". Para facilitar la cumplimentación de estos certificados, y para que sean lo más homogéneos posibles, existe una plantilla en PDF que proporciona el Vicerrectorado de Profesorado que puede utilizar para rellenar este certificado y adjuntarlo en su solicitud (póngase en contacto con la Sección de Personal Docente e Investigador Contratado para conseguir la plantilla). El documento en PDF debe tener un tamaño inferior a 4 MBytes y no es obligatorio que esté firmado electrónicamente, pero si lo está debe cumplir con la política de firma de la Universidad de Murcia. 

Al pulsar sobre el botón "Adjuntar horario" el sistema le mostrará esta pantalla:

• Deberá indicar de forma obligatoria la asignatura o asignaturas que impartirá el nuevo profesor.
• Pulsará el botón Guardar para que la solicitud se almacene en el sistema.

Una vez haya guardado su solicitud, deberá pulsar sobre el botón "Enviar al Portafirmas", que enviará la solicitud a la firma del Secretario/a o Director/a de su departamento. Es importante que realice este paso para continuar con la tramitación de la solicitud, de lo contrario, la solicitud permanecerá en situación "Pendiente Portafirmas" y ni su Secretario/a o Director/a, ni siquiera el Vicerrectorado, tendrán constancia de la nueva solicitud.

Cuando la petición de sustitución ha sido enviada a firmar, ya está registrada. La aplicación regresa a la pantalla inicial donde se indicó que se pueden consultar las peticiones anteriores y su estado, por lo que se podrá ver la petición generada.

Modificar una solicitud

Usted podrá modificar una solicitud siempre y cuando no la haya enviado ya al portafirmas de su Secretario/a o de su Director. Para modificar una solicitud, tan solo tiene que pulsar sobre el botón "Modificar Solicitud" y podrá cambiar cualquiera de los campos de la solicitud, incluido el certificado horario. Para cambiar el certificado horario, primero tendrá que usar la opción "Borrar PDF" y después usar el botón de "Adjuntar".