En este manual se van a detallar todas las actuaciones que pueden realizar los Directores/as de Departamento y en general todo el Personal de Apoyo del departamento al que se autorice el acceso a la herramienta DOCENTIA.
Contenido
Acceso a la aplicación
El acceso a la aplicación se realiza desde https:/docentium.um.es, donde al seleccionar 'Entrada UM' se le solicitara que introduzca sus credenciales a través del CAS de la Universidad de Murcia.
Una vez validadas sus credenciales el sistema le mostrará la relación de personal docente adscrito a su departamento que va a ser evaluado en la convocatoria actual
En la parte superior derecha verá su correo electrónico y al desplegar le informará el perfil que tiene asignado, así como la opción de salir de la aplicación.
En la parte superior izquierda se le mostrarán las opciones que tiene disponibles a nivel de convocatoria.
Estas opciones son:
- Autorizar al Personal de apoyo del departamento para que pueda acceder a DOCENTIA..
- Consultar los Expedientes (listado de profesorado a evaluar adscrito al departamento)
Autorización Personal de apoyo
Con el fin de que otras personas puedan recopilar la información necesaria para la evaluación del profesorado de su departamento se ha implementado la opción para que los directores/as puedan autorizar a quien corresponda directamente en la herramienta DOCENTIA.
Al entrar en esta opción el sistema mostrará la relación de personas ya autorizadas.
Para dar una nueva autorización se debe pulsar sobre el botón 'Nueva Autorización' y se deberá registrar la siguiente información:
- Email: Correo electrónico de la persona que se va a autorizar (@um.es).
- El sistema mostrará el nombre y apellidos correspondientes al email introducido.
- Rol: Rol que se le va a asignar. Por defecto saldrá marcado 'Director/a Departamento' .
- Código Unidad Administrativa: El sistema por defecto mostrará el código de su departamento.
El personal autorizado podrá realizar las siguientes funciones:
- Cumplimentar y enviar a la firma el informe de departamento.
No podrá realizar:
- Autorizar a otro personal.
- Firmar el informe de departamento
Listado de profesorado a evaluar
Esta es la opción por defecto que se muestra al entrar en la aplicación.
Este listado muestra la relación del profesorado del departamento que va a ser evaluado para el que hay que introducir "fuentes de datos" y cumplimentar sus informes de departamento.
La lista se puede filtrar escribiendo directamente en cualquiera de los encabezados de las columnas o mediante el botón 'Filtros' de la parte superior derecha de la pantalla.
Acceso al expediente de un profesor
Al expediente de un profesor se accede para:
- Cumplimentar sus informes de departamento (provisional y definitivo).
- Consultar sus informes una vez cumplimentados.
Para acceder al expediente de un profesor/a se debe pulsar sobre el botón 
en la columna 'Acciones' del listado de expedientes.
Una vez dentro del expediente el sistema mostrará los diferentes bloques de los que consta el expediente (están accesibles solo los que se corresponden con el departamento).
En el caso de Directores/as o personal del departamento solo se podrá acceder a los bloques:
- Informes de Unidad
Al pinchar en este bloque aparecerán dos opciones.
El flujo de proceso que se sigue para la elaboración de informes provisionales y definitivos es el siguiente:
- Se inicia la fase una vez la Unidad para la Calidad registre el plazo para elaboración de informes de departamento y envíe un correo a Directores de Departamento para informarles de ello (nota: este plazo en principio se inicia una vez termina el plazo de alegaciones de los interesados a las evidencias de indicadores objetivos pero se pueden solapar si se así se requiere).
- Los Directores de Departamento afectados proceden a cumplimentar el informe provisional de Dpto según corresponda.
Una vez cumplimentados descargan el borrador y lo llevan a Consejo de Departamento y lo aprueban
Los directores de dpto rellenan fecha de aprobación de Consejo y órgano y firman el anexo provisional
Una vez firmado el anexo provisional (dpto) la Unidad para la Calidad dispondrá de una opción para enviar un correo al PDI evaluado informándole que ya puede consultar los informes provisionales
El PDI evaluado a partir de ese momento debe poder consultar estos anexos provisionales firmados.
Se realiza el proceso de alegaciones a estas evidencias de Centro/Departamento/CAC ajustado a los plazos indicados en la convocatoria. Una vez finalizado el proceso de presentación de alegaciones los Directores de departamento deberán dar respecto a las alegaciones que les afecte en el plazo establecido.
Una vez finalizado el periodo de resolución de las alegaciones a las evidencias de Centro/dpto/CAC se dará acceso a Directores de departamento a los informes definitivos de DPTO de todos los evaluados de su dpto (con independencia de que hayan presentado o no alegaciones)
Los directores de departamento podrán consultar estos informes definitivos, que deben ser descargables y deberán introducir de nuevo la fecha de aprobación del informe definitivo y órgano y por último firmarlo.
Una vez firmados los informes definitivos de centro/dpto/cac, el interesado (PDI que esta siendo evaluado) recibirá una notificación electrónica de cada informe de Centro/Dpto/CAC definitivo firmado (cuando la Unidad para la Calidad desde la Convocatoria decida enviarla) y la misma será almacenada en su expediente de evaluación. A partir de ese momento el PDI evaluado podrá consultar en DOCENTIUM los informes definitivos firmados
Bloque Informes de Unidad. Consulta informes
En este bloque se podrán cumplimentar y consultar los informes provisionales y definitivos del profesor evaluado, los informes que se deben cumplimentar son:
INFORME DE RESPONSABLE ACADÉMICO DE DEPARTAMENTO (PROVISIONAL)
- INFORME DE RESPONSABLE ACADÉMICO DE DEPARTAMENTO (DEFINITIVO)
Las operaciones que se pueden realizar sobre el bloque "Informes de Unidad. Consulta informes" del expediente se muestran en el bloque 'Operaciones disponibles' . Este menú es dinámico y al inicio de la fase dará solo la opción de poder cumplimentar los informes provisionales.
Los informes una vez cumplimentados se pueden dejar en borrador pero antes del plazo establecido para finalizar deben de ser enviados a la firma. Los debe de firmar o el director del departamento o el secretario/a del departamento. Una vez enviados a la firma aparecerán en el PORTAFIRMAS corporativo tanto al Director del departamento como al Secretario/a del departamento y una vez que sea firmado por uno de ellos el otro ya no los tendrá disponibles para firmar.
En el caso de que la persona a evaluar sea el propio director de departamento deberá ser firmado obligatoriamente por el secretario/a del departamento (no enviándose al portafirmas del director/a de departamento) y en caso de que la persona a evaluar sea el secretario/a del departamento la firma será obligatoriamente del director/a de departamento (no enviándose al portafirmas del secretario/a).
Una vez cumplimentados (y firmados) se tendrá acceso a consultar los mismos
Vamos a explicar un poco más en detalle cual es la operativa.
1- Cumplimentación informes provisionales.
Desde CONSULTA-INFORMES se debe dar al botón de CUMPLIMENTAR para recoger la información del informe provisional de departamento.
Al dar al botón de cumplimentar se mostrará un cuestionario que recogerá el informe a cumplimentar con toda la información que es necesaria recoger y también se recuperará información de la BD. En INFORME DE RESPONSABLE ACADÉMICO DE DEPARTAMENTO se recoge la información a cumplimentar.
Se ha implementado la posibilidad de guardar un borrador del informe que permitirá continuar su cumplimentación más adelante. Una vez introducida toda la información, debe de 'Finalizarse y enviarse a PORTAFIRMAS'.
En los informes hay que recoger información sobre el órgano al que se le envía para su consideración, así como la fecha en la que se produce. Estos datos también son obligatorios antes de 'Finalizar y enviar a PORTAFIRMAS', mientras tanto se podrá ir guardando el informe en modo borrador.
Cuando se guarde como borrador, el sistema pedirá confirmación con el siguiente diálogo.
Una vez se haya guardado el informe como 'Borrador', en opciones disponibles se cambiará la opción de 'Cumplimentar' por 'Continuar' y aparecerá la opción de 'Descargar Borrador'.
El borrador que se descarga contiene toda la información recogida en el informe y se descarga en formato PDF.
Una vez firmado, se podrá descargar la copia auténtica del informe firmado y, mientras este abierto el plazo, se podrá 'Anular Firma' que anulará la firma del documento en PORTAFIRMAS y dejará el informe en modo Borrador, por lo que podrá ser editado y será necesario volver a firmarlo antes de que se finalice el plazo establecido.
El informe será enviado al director del departamento, y en caso de que el propio director sea el evaluado se le enviara al secretario.
Informes que se deben de cumplimentar
INFORME DE RESPONSABLE ACADÉMICO DE DEPARTAMENTO (PROVISIONAL)
En este informe se deben recoger los siguientes datos:
- Información asociada a evidencias: El valor que se introduzca en el informe se almacenará de forma automática en las evidencias del interesado al finalizar o crear borrador del informe.
- 1.1.1.A. Participación en la planificación de la docencia
- 1.1.1.01 Reuniones Convocadas
- 1.1.1.02 Reuniones Asistidas
- 1.1.1.03 Reuniones Excusadas
- 1.1.1.A. Participación en la planificación de la docencia
Estas tres evidencias deben de cumplir que Reuniones Convocadas > Reuniones Asistidas + Reuniones Excusadas, en caso de no cumplir con esta restricción a la hora de finalizar o guardar el informe se mostrara un aviso y no dejara guardarlo hasta que no se cumpla.
En caso de no cumplirse tanto al guardar el borrador como finalizar y enviar a la firma el sistema informara del error en los datos y no guardara los cambios realizados.
Ejemplo, en el caso
Daría el error:
- 2.1.1.A. Actividades de enseñanza y aprendizaje, y procedimientos de evaluación
- 2.1.1.01-Incidencias detectadas /valoraciones meritorias (sí/no)
- 2.1.1.A. Actividades de enseñanza y aprendizaje, y procedimientos de evaluación
En caso de marcar que si existen incidencias, se habilitarán los siguientes datos para que sean cumplimentados de forma obligatoria.
- 2.1.1.02-Número valoraciones positivas contrastadas y justificadas
- 2.1.1.03-Número incidencias detectadas contrastadas y no justificadas
- 2.1.1.04-Justificación en caso de incidencia o valoración positiva.
- 3.1.1.25/26 Puntuación (entre 0,1 puntos y 1,4 puntos) y justificación (texto libre): (Sobre las tasas)
- 3.1.1.25-Puntuación
- 3.1.1.26-Justificación
Para poder registrar esta información, el sistema muestra las tasas que intervienen en la evaluación de esta evidencia (agrupación 3.1.1.A. Tasa de éxito de las asignaturas de grado con respecto al carácter de la asignatura (básica, obligatoria, optativa) por grupo y curso)
2- Respuesta a alegaciones presentadas por PDI evaluado de su Centro.
Una vez iniciado el plazo para dar respuesta a las alegaciones presentadas del informe de departamento desde el apartado de desglose para alegaciones aparecerá la opción para poder dar respuesta a las alegaciones presentadas (REGISTRAR) y además informará de cuantas quedan pendientes de responder sobre el total de presentadas.
Al pinchar el botón se abrirá un cuestionario con todas las alegaciones presentadas para que pueda dar respuesta, pinchando en el botón RESPONDER
Para cada alegación se tendrá que indicar si se estima o se desestima y en caso de estimarse se deberán recoger los nuevos valores y respuesta a la alegación (esto último se estime o desestime)
Otro ejemplo
Otro ejemplo
Una vez respondidas todas las alegaciones presentadas saldrá la opción de presentar y firmar.
3- Cumplimentación informes definitivos.
Una vez finalizado el periodo de resolución de las alegaciones a las evidencias de Dpto se dará acceso a Directores de departamento a los informes definitivos de Departamento de todos los evaluados de su departamento (con independencia de que hayan presentado o no alegaciones)
Los directores de departamento podrán consultar la información recogida en estos informes definitivos, que será la misma que la recogida en los informes provisionales firmados si no ha habido alegación y en caso de haberla habido se nutrirá de la información de los informes provisionales pero con los valores recogidos en la respuesta que se hayan cambiado.
Para finalizar el informe definitivo deberán introducir de nuevo la fecha de aprobación del informe definitivo y órgano y por último firmarlo.
A continuación se explica un poco más en detalle lo indicado anteriormente.
En INFORMES UNIDAD → CONSULTA INFORMES dentro del apartado de Operaciones Disponibles le aparecen al Director de Departamento/Personal Apoyo las opciones para poder cumplimentar los informes de Departamento. Por otro lado en INFORME puede seleccionar el informe que desea visualizar y le aparece toda la información registrada
Al darle a CUMPLIMENTAR el informe de departamento le aparecerá todo el informe relleno con la salvedad de la fecha de aprobación del informe definitivo y órgano que deberá introducir.