GUÍA EWP
Interinstitutional Agreements
Versión 1.2
Fecha 30/05/2023

 Índice

Introducción

Para realizar la integración en la red de Universidades Erasmus Without Papers (en adelante EWP), Indra ha implementado un componente no intrusivo con las aplicaciones de gestión de Erasmus de las diferentes universidades al que denominamos "Módulo de Interoperabilidad EWPCV" (en adelante EWPCV). 
Este módulo EWPCV permite a las aplicaciones de gestión, de una manera no intrusiva, obtener la información de la red EWP y, así mismo, enviar a la misma la información propia que sea necesario intermediar con el resto de universidades europeas adscritas a EWP.

Objetivos

El objetivo principal es adaptar las aplicaciones ERASMUS de la Universidad de Murcia para que se conecte a la red EWP mediante este módulo de interoperabilidad EWPCV.

Ámbito

Este proyecto se incluye en la línea de estrategia de Administración Digital y se enmarca dentro del Programa RIGA que recoge los diferentes programas de movilidad internacional (gestionada por el Área de Relaciones Internacionales).

Elementos básicos de interoperabilidad EWP

Hoja de datos (Factsheet): Información propia de cada Institución participante en EWP.
Movilidad: Información sobre el intercambio de un alumno entre instituciones. Contiene información sobre el alumno, las instituciones involucradas y los coordinadores de las mismas.
Acuerdo de Aprendizaje (LA): Información sobre la actividad que desarrollará el alumno durante la movilidad. Habitualmente constituirá una lista de asignaturas que cursará en la institución destino y una lista de asignaturas que serán reconocidas en la institución origen a la vuelta. Debe firmarse por el estudiante y los coordinadores de ambas instituciones para tener validez.
Acuerdo Interinstitucional (IIA): Contrato que posibilita el intercambio de alumnos o personal entre dos instituciones dentro del ámbito de Erasmus.
Condición de Cooperación: Cada una de las cláusulas establecidas en el contrato anterior. Contiene información sobre cuántos alumnos se pueden enviar de una institución a otra, durante cuánto tiempo o que áreas de enseñanza se podrán abordar durante la movilidad.

Ejemplos de flujos de ejecución habituales

A continuación, se representan los flujos de acciones más comunes, como son por ejemplo crear IIAs.

Generación de un IIA

El flujo funcional para la gestión de un IIAs:

1. Damos de alta el factsheet si no existe ya en el sistema.
2. Insertamos nuestra copia del Acuerdo Intersintitucional.
3. En cualquier momento la otra parte integrante del acuerdo insertará su copia.
4. Deberemos relacionar nuestra copia con la de la otra parte integrante del acuerdo. (BIND/ENLAZAR) Es posible que la relación se establezca por la otra parte, en tal caso el sistema realizará la relación de forma automática.
5. En cualquier momento, aprobaremos la copia de la otra parte integrante del acuerdo para formalizar.

Acuerdos Interinstitucionales (IIA)

El sistema dispondrá de una opción para que los administradores técnicos puedan gestionar sus Acuerdos Interinstitucionales con otras Universidades.
Estos Acuerdos Interinstitucionales, se corresponderán con los Convenios que tendremos recogidos en el sistema actual, por lo que, a partir de ahora, se entienden como conceptos equivalentes: Convenio, Acuerdo Interinstitucional o, simplemente, IIA.
El gestor/administrador deberá seguir registrando los convenios en el sistema actual como hasta ahora, aunque con unos ligeros cambios que se detallarán más adelante.
Para la gestión de los IIA se ha desarrollado el nuevo módulo de Convenios en la nueva Plataforma de Movilidad (movilidad.um.es).
De este modo, para realizar el flujo completo de gestión de un Convenio, los pasos serían los siguientes:

1. Crear el convenio. 
2. Subir nuestro Convenio/Acuerdo Interinstitucional/IIA a la red EWP.
3. En cualquier momento la otra parte integrante del acuerdo insertará su copia por la red EWP. Se podrán consultar estos convenios desde la opción habilitada para ello en la plataforma web de movilidad.
4. Se debe relacionar nuestra copia con la de la otra parte integrante del acuerdo. (BIND/ENLACE). Hay que tener en cuenta que este enlace también lo puede realizar el partner.
5. Una vez esto todo ok se debe aprobar la copia del partner para formalizarlo. (APPROVE/APROBAR).

A continuación, detallaremos en detalle como llevar a cabo las distintas opciones. 

Consulta Convenios (Web)

El administrador/gestor podrá gestionar los Convenios ERASMUS desde la nueva plataforma única de gestión de movilidad. 
 A la consulta de convenios se accede desde Área Gestión --> Gestión de Convenios --> Consulta de convenios.

Para que nuestra aplicación actual, permita tener la versatilidad que tiene la interoperabilidad EWP, ha sido necesario realizar los siguientes cambios:

• Los convenios tendrán vigencia por un periodo de varios cursos académico, no sólo vigencia por curso académico como hasta ahora.
• Se permitirá tener más de un convenio con otra Universidad por curso académico. 

Por esto, en la consulta de Convenios se han añadido las columnas:

• Número de Convenio
• Periodo de Vigencia

La consulta de convenios ERASMUS permite filtrar por tipo de IIA EWP, entendiendo que tendremos dos:

1. IIA UMU. Estos serán los convenios ERASMUS registrados en la base de datos ERASMUS recogidos por el ARI.
2. IIA Partner. Estos serán los IIAs que nos han enviado las otras Universidades (partners) que pertenecen a la red EWP.

Respecto a los IIAs EWP es conveniente diferenciar entre el estado de la negociación, el estado del IIA y el estado de la comunicación EWP. Cuando se produce el intercambio de información de convenio dentro de la red EWP, cada participante da de alta su IIA y llegado el momento, lo enlaza con el IIA del otro participante. Cada uno de estos IIAs tendrá su propio "Estado IIA" individual, que para los UMU podrá ser:

y para los registrados por el partner:

Además, cada uno de los IIAs UMU, también de forma individual, tiene asociado un "Estado de comunicación EWP", que puede ser:

• Procesando. Cuando se ha ejecutado alguna acción satisfactoriamente (como dar de alta, enlazar, aprobar) y aún no se le ha notificado al partner. Por la el funcionamiento interno del sistema, las notificaciones no se envían directamente, sino que pueden tardar hasta un máximo de 5 minutos en procesarse y enviarse.
• Notificado. Cuando una acción ejecutada ha sido notificada correctamente al partner pero su sistema no la ha procesado aún.
• Recibido. Se alcanza cuando se ha notificado la ejecución de una acción al partner y su sistema lo ha procesado.
• Incidencia. Se da cuando hay algún problema en la comunicación de una acción ejecutada desde la UMU. Por ejemplo: que no se haya podido notificar correctamente o que el partner no haya procesado nuestra notificación pasados un par de días.

Por otro lado, podemos encontrar el estado de la negociación, que hace referencia al estado en el que se encuentran los IIAs como conjunto IIA UMU - IIA Partner. Los posibles valores son:

• No iniciado. Se da cuando el IIA no ha sido dado de alta aún en la red EWP y, por tanto, a efectos de ella aún no es visible. Únicamente podrán tener este estado de negociación los IIAs UMU que estén en estado IIA "Pendiente", ya que en el caso de los IIA Partner la otra institución los ha tenido que dar de alta para que nos lleguen.
• En trámite. Sucede cuando al menos uno de los dos IIAs que conforman el conjunto IIA UMU - IIA Partner ha sido dado de alta y se mantendrá hasta que dicho conjunto de IIAs no esté aprobado.
• Aprobado. Se alcanza una vez exista un enlace entre IIA UMU e IIA Partner y ambos estén aprobados, es decir, que cada participante haya aprobado el IIA del otro.

Estos tres tipos de estados cuentan con sus respectivos filtros en la consulta de convenios.

Una vez que introducidos los filtros para la consulta, se debe pulsar el botón "Filtrar" y como resultado devolverá la lista de los convenios que cumplen los parámetros indicados.
 
Para cada convenio recuperado el sistema mostrará:

• Universidad con la que se firma el convenio.
• Número de convenio con esta Universidad
• Áreas de las ofertas asociadas al convenio
• Periodo de vigencia
• País de la Universidad (partner)
• Nombre y email de la persona de contacto
• Estado del convenio (Firmado, No Firmado)
• Estado del IIA. En esta columna también se mostrará el estado de la comunicación (mediante un icono previo al texto del estado del IIA), el estado de la negociación y la fecha de la última modificación en EWP
• Código EWP del partner

Una vez recuperada la lista de convenios, el sistema permitirá realizar una serie de acciones (operaciones) con estos convenios. Las acciones disponibles diferirán entre IIAs UMU e IIAs Partner.

Tipo de comunicación "IIAs UMU"

Para los IIAs UMU se hace la gestión de los convenios UMU de toda la vida, pero además se dispondrá de las nuevas opciones implementadas a raíz de la interoperabilidad del EWP. Concretamente se tendrán las siguientes opciones:

1. Búsqueda global.
2. Exportar la lista de convenios a Excel (con toda la información de detalle de oferta registrada)
3. Consultar el detalle del convenio
4. Ocultar el convenio de las búsquedas
5. Dar de alta el convenio a EWP 
6. Hacer/Deshacer el Bind/Enlace del convenio
7. Actualizar el convenio en la red EWP
8. Consultar el histórico de movimientos EWP relacionados con el IIA
9. Borrar el convenio

Tipo de comunicación "IIAs Partner"

Las opciones para gestionar los IIAs que las otras Universidades han mandado a la UMU a través de la red EWP son:

1. Búsqueda global.
2. Exportar la lista de convenios a Excel
3. Consultar el detalle del convenio
4. Ocultar el IIA de las búsquedas
5. Importar IIA a un nuevo convenio UMU.
6. Hacer/Deshacer el Bind/enlace del IIA
7. Consultar el histórico de movimientos EWP relacionados con el IIA
8. Aprobar el IIA

A continuación, se detallará mejor algunas de estas operaciones. 

Búsqueda Global

Desde esta opción se podrá filtrar el listado de convenios por aquellos que contengan el texto introducido. Por ejemplo, si se indica "fran", se filtrará la lista de convenios a aquellos que tengan la cadena "fran" en alguno de sus campos.

Generar Informe

La opción de exportar generará un listado Excel con la lista de convenios que aparecen en el listado. El sistema preguntará qué desea hacer con este listado.

Consulta y mantenimiento ficha del Convenio

La consulta de la ficha mostrará el convenio, en modo mantenimiento si es un convenio UMU, y en modo sólo consulta si se trata de uno recibido del EWP. 

En caso de estar ya enlazado se muestra la página partida con la información del partner:

Subir Convenio a EWP

Si se ha hecho la consulta por la opción tipo "IIA UMU", y el convenio está en estado "Firmado" y estado IIA "Pendiente", se habilitará el botón para subir el convenio a EWP.

El sistema mostrará detalle del convenio que se va a dar de alta en el EWP y pedirá confirmación:

Si se confirma esta acción, se enviará a la otra Universidad el IIA a través de la red EWP y quedará en estado IIA "ALTA, NO ENLAZADO". Por otra parte, el estado de la negociación pasará de "No iniciado" a "En trámite".

Importar Convenio de EWP

Si se ha hecho realizado la consulta por la opción "Gestión IIA comunicado por Partners", y el convenio está en estado "Firmado" y estado IIA "Alta, no enlazado" se habilitará el botón para importar el convenio desde EWP.

El sistema mostrará detalle del IIA que se va a importar y pedirá confirmación.

Si se confirma esta acción, se creará el convenio en nuestro sistema, se enviará nuestro convenio a la red EWP y se hará automáticamente el Bind/enlace con el IIA de la otra Universidad.

Bind/Enlace IIA

Si el convenio está ya subido a EWP, se tendrá activa la opción de hacer Bind (o enlazar) con el convenio subido por la otra Universidad.

Al pulsar en el botón de Bind, el sistema mostrará una lista de IIAs susceptibles de hacer el Bind con el convenio seleccionado.

 Una vez localizado el convenio equivalente de la otra parte, se debe confirmar y si todo ha ido correctamente, ambos IIA pasarán a estado IIA "ENLAZADO".

Unbind /Quitar enlace IIA

Esta opción estará disponible una vez pasemos a la siguiente versión de IIAs, por el momento no lo está. Si el convenio está ya subido a la red EWP y enlazado con el IIA de la otra Universidad, se tendrá activa la opción de deshacer este enlace/Bind con el convenio subido por la otra Universidad.

Al pulsar en el botón de No enlace EWP, el sistema mostrará el detalle del IIA y pedirá confirmación para deshacer el Bind.

Al pulsar el botón Aceptar, se deshará el Bind y el IIA remoto pasará a estado

Actualizar Convenio a EWP

Los convenios UMU ya subidos a EWP, se pueden modificar y volver a actualizar en el EWP. Para ello está la opción de actualizar el convenio.

El sistema mostrará detalle del Convenio y pedirá confirmación para continuar.

Al pulsar el botón Aceptar se actualizará el IIA de la red EWP con la información del actualizada. También se puede emplear en aquellos casos en los que el partner informe de que no ha recibido el IIA para volverlo a notificar.

Aprobar Convenio EWP

Los IIAs remotos se deben aprobar una vez ya hecho el Bind con el convenio UMU siempre que esté todo correcto. La otra parte también deberá aprobar el IIA que nosotros le hemos enviado si está de acuerdo con la información remitida.

El sistema pedirá confirmación antes de aprobar el convenio remoto.

Borrar Convenio UMU

Si hemos realizado la consulta por la opción "IIA UMU", y el convenio está en estado IIA "Pendiente" se habilitará el botón para borrar el convenio.

El sistema pedirá confirmación antes de borrar el convenio.

Se permitirá borrar un convenio UMU solamente cuando no tenga ofertas. Las ofertas se borran desde el mantenimiento del convenio.