Acceso a la aplicación

El acceso a la aplicación se realizará a través de la dirección boards.um.es. En la página inicial aparecerán los cuadros de mandos públicos, si se quiere acceder a los cuadros de mando privados es necesario estar dado de alta en la aplicación y autenticarse, para ello se tiene que clicar sobre el botón 'Zona privada' de la esquina superior derecha.

En caso de no estar dado de alta aparecerá un mensaje informativo donde se explica dónde se puede contactar en caso de error.

La autenticación se realizará a través del CAS.

Pantallas comunes a todos los perfiles

Pantalla principal

Una vez dentro de Zona privada, en la pantalla principal veremos las tarjetas con las diferentes acciones que se pueden realizar, estas acciones también están disponibles a través del menú lateral.

Destacar que en cualquier momento al pasar el ratón por encima del correo del usuario (esquina superior derecha) aparece un tool-tip que muestra el Cargo y la unidad a la que pertenece el usuario que se ha logeado en la aplicación. Como se muestra en la foto el Cargo aparece siempre a la izquierda del email.

Pantalla Mis cuadros de mando

Volviendo a las posibles acciones dentro de la aplicación al clicar sobre la tarjeta de Mis cuadros de mando navegamos a la pantalla con el mismo nombre.  Como vemos en la parte superior izquierda encontramos unas semillas de pan lo que nos permite volver a la pantalla principal pulsando sobre el enlace correspondiente.

En el centro de la pantalla visualizamos dos secciones, la primera contiene los cuadros de mandos en los que el usuario ha sido autorizado bien por el cargo que obstenta como individualmente. En la segunda seccion aparecen todos los cuadros de mandos públicos.

Para acceder a ellos debemos clicar sobre la tarjeta correspondiente o bien sobre el botón de 'Visualizar'. Tras esto se mostrará el cuadro de mando, permitiendo operar sobre éste tal y como se haría en PowerBi.

Salir de la aplicación

En cualquier momento se puede salir de la aplicación clicando sobre el botón de la esquina superior derecha.

Pantallas del perfil Gestor

Si el usuario que entra a la aplicación tiene rol de Gestor en el panel lateral aparecerán dos secciones más:

• 'Mis espacios de trabajo'
• 'Estadísticas'.

Veamos la funcionalidad en cada una de ellas.

Mis espacios de trabajo

Cuadros de mando

En esta pantalla aparecen los Workspaces en los que el usuario es Gestor. En la parte superior aparece un botón que nos permite filtrar los Cuadros de mandos activos y los que están dados de baja (1).

Al desplegar uno de los Workspaces se muestra la información relativa a éste: el nombre, el alias, los comentarios y cada uno de los Cuadros de mando que lo forman, aparece también un botón (2) que tras pulsarlo recarga la información de la pantalla con los datos obtenidos directamente de PowerBi.

En la tabla de 'Cuadros de mando en el workspace' aparecen los Cuadros de mandos que forman parte del Workspace, junto al nombre aparece una flecha que permite desplegar toda la información del cuadro de mando y gestionar el acceso a éste. Distinguimos entre cuadros de mandos RLS y no RLS.

Cuadros de mando no RLS

Al desplegar un cuadro de mandos no RLS vemos la información necesaria para gestionar los cargos y los usuarios autorizados en el cuadro de mandos. Podemos distinguir dos partes: la tabla de 'Cargos autorizados' y la tabla de 'Usuarios autorizados'.

Veamos cada una de ellas con más detalle. En la tabla de 'Cargos autorizados' aparece el nombre del cargo junto con la persona o personas que obstenta ese cargo, podemos eliminar un cargo al pulsar el botón de la columna 'Acciones'. En la parte derecha de la pantalla tenemos un desplegable 'Selecciones cargos a autorizar' que tiene en la parte superior varias opciones:

• Ocultar cargos: En el desplegable se ocultan los Cargos académicos por lo que se muestran unicamente los Puestos de trabajo.
• Ocultar puestos de trabajo: Al contrario que en la opción de arriba, estando seleccionada esta opción se ocultan los puestos de trabajo y se muestran unicamente los Cargos académicos. Ambas opciones no pueden estar seleccionadas a la vez por lo que al marcar una de ellas si la otra estaba marcada previamente se desmarca automáticamente.
• Agrupar por nombre: En la lista de cargos, existen varios con el mismo nombre, marcando esta opción los cargos se agrupan y una vez seleccionado se autorizan todos aquellos que tengan el mismo nombre.

Este desplegable es multiselección, podemos autorizar a varios cargos a la vez.

El segundo desplegable que aparece permite autorizar por cargo pero introduciendo el correo de la persona que lo obstenta, una vez seleccionada la persona se muestra el cargo debajo del desplegable, pudiendo autorizarlo clicando sobre el botón + de la derecha del nombre del cargo, en caso de querer seleccionar otra persona hay que limpiar el desplegable clicando sobre el botón con el mismo nombre.

Destacar que se autoriza de uno en uno y que la persona solo aparecerá si no se ha autorizado previamente el cargo que obstenta, es decir, sólo aparecen las personas cuyo cargo no se ha autorizado en el cuadro de mandos.

En la tabla de 'Usuarios autorizados'  aparecen las personas autorizadas en dicho cuadro de mandos, aparece su email, su nombre y sus apellidos. Para autorizar a una persona debemos introducir en el desplegable que hay a la derecha de la tabla el nombre o el email de la persona. Igual que antes, es importante destacar que la persona sólo aparecerá si no se ha autorizado por cargo. Sólo se puede autorizar una persona a la vez. Tras pulsar el botón de añadir la persona autorizada aparecerá en la tabla.

Cuadros de mando RLS

Al desplegar un cuadro de mando RLS observamos que aparecen las mismas secciones que al desplegar un cuadro no RLS pero se añade la sección del rol por defecto (1) y el botón de modificación de los roles (2 y 3) que posee un usuario o un cargo en la columna de acciones de las tabla correspondiente . Ese rol por defecto puede ser uno existente o un nuevo rol creado en el momento tras pulsar el botón 'Crear nuevo rol' (1).

Como vemos en las tablas hay una nueva columna 'Roles' donde se muestran los roles que posee el cargo o el usuario, y además, hay un botón en la tabla acciones que permite modificar los roles que posee el cargo o el usuario (3). Al pulsarlo se muestra un pop-up con los roles que posee el usuario o cargo seleccionado, tras desplegar la lista de roles, seleccionar los nuevos roles y quitando los viejos, hay que pulsar el botón de 'Aceptar', se mostrarán los cambios en la tabla correspondiente.

El resto de funcionalidad es análoga a la desarrollada en el apartado anterior.

Usuarios autorizados

En esta pantalla se muestran todos los usuarios que están autorizados directamente en todos aquellos Cuadros de mandos pertenecientes a Workspaces donde el usuario que ha accedido a la aplicación es el gestor. Como vemos en la tabla, podemos desplegar la información de cada uno de las personas autorizadas: se muestran dos tablas, una con los cuadros de mando no RLS y otra con los cuadros de mando RLS, en cada una de ellas se permite eliminar el acceso a ese cuadro de mando o bien modificar los roles RLS en los cuadros de mando RLS.

En la parte superior derecha de la tabla encontramos la opción de 'Mostrar usuarios sin cuadros de mandos asignados' al marcar esta opción se muestran todos las personas que o bien no tienen acceso a ningún cuadro de mando (independientemente de que el usuario sea gestor o no) o bien tienen acceso unicamente a cuadros de mando de baja. En esta tabla no se permite modificar los roles ni el acceso al cuadro de mando, unicamente eliminar el usuario. Al eliminar el usuario se comprueba que efectivamente está inactivo ya que es posible que al mismo tiempo que se intenta eliminar se le haya dado acceso a algún cuadro de mando activo o se haya activado el cuadro de mando.

Cargos autorizados

En esta pantalla se muestran los cargos que están autorizados en Cuadros de mandos de Workspaces en los que el usuario es el gestor. Al desplegar un cargo se muestran los cuadros de mando en los que tiene acceso distinguiendo entre RLS y no RLS, y se muestran las personas que obstentan dicho cargo.

Incrustar un cuadro de mandos en un sitio web fuera de boards

Si queremos que un cuadro de mandos aparezca en una web fuera de boards deberemos exportarlo mediante un iFrame, no obstante esta funcionalidad sólo está disponible para cuadros de mandos públicos.

Para poder exportar un iFrame deberemos ir a la gestión de cuadros de mando y buscaremos el cuadro de mandos que queremos incrustar en otra web (debe ser público).

Para los cuadros de mando que se puedan mostrar como iframe aparecerá un nuevo icono. Hacemos click en él y se nos mostrará un popup con el código html necesario para incrustar en un sitio web.

Por último copiamos y pegamos este código en el sitio web en el que queremos incrustarlo, ajustando las propiedades width y height a las dimensiones del área destino, en caso de ser necesario.

Estadísticas

En la pantalla de estadísticas podemos ver el uso que se ha hecho de la aplicación.

Pantallas del perfil Administrador

Si el usuario que entra a la aplicación tiene rol de Administrador en el panel lateral aparecerá, además de las secciones propias de una Gestor, una sección más, 'Administración'. Veamos cada una de las subsecciones individualmente.

Gestión de Usuarios

Esta pantalla permite añadir usuarios mediante el correo o el nombre y el apellido.

Si buscamos por nombre y apellido es obligatorio escribir en ambos campos, si no se nos muestra un mensaje de error como el de la imagen de abajo.

Una vez introducido el correo o el nombre y apellido pulsaremos el botón de 'Buscar' (1), se completará con la información del usuario, si queremos añadirlo pulsaremos el botón de 'Añadir (2) y en caso de querer introducir otro usuario porque el que se ha completado no es el correcto deberemos pulsar sobre el botón 'Limpiar' (3).

En caso de que haya varias opciones de usuario se mostrará un pop-up con los diferentes usuarios que coinciden con el filtro introducido y deberemos seleccionar el que queremos añadir pulsando sobre el botón de añadir .

Gestión de espacios de trabajo

Esta pantalla permite establecer los gestores en los Workspace. Al desplegar uno de ellos se muestra una tabla con los gestores del workspace, a su derecha, en el desplegable se pueden buscar los usuarios del sistema para añadirlos como gestores. Se pueden buscar por nombre o por email, tras pulsar el botón de 'Añadir' aparecerán en la tabla, se añade de uno en uno. Debajo de los gestores aparecen, en una tabla, los Cuadros de mando que lo forman.

Gestión de roles RLS

Actualmente la pantalla muestra la lista de roles RLS que existen. Se pueden desplegar y qué usuarios y en qué cuadro de mandos tienen el rol, se permite la eliminación del rol de una persona.

Configuración

En esta pantalla se permite la configuración visual de la aplicación. Permite añadir iconos para los cuadros de mandos así como gestionar los colores de los cuadros de mando Públicos, Privados no RLS y Privados RLS.