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Módulo de solicitudes
A través de este módulo podrá consultar las solicitudes de sustitución que han sido creadas por los departamentos y validadas por el Vicerrector/Coordinador de profesorado y podrá iniciar un llamamiento, así como visualizar los diferentes llamamientos que estén asociados a la solicitud. Una solicitud de sustitución puede tener asociados uno o varios llamamientos.
La pantalla de solicitudes contiene un filtro en la parte superior que nos permitirá buscar solicitudes por departamento/área de conocimiento y por estado.
En la parte inferior dispondremos de la lista de solicitudes que cumplan con los criterios especificados en la búsqueda, por defecto aparecen todas las que al menos han sido validadas por el Vicerrector, es decir, las solicitudes que no hayan pasado el filtro del Vicerrector no podremos consultarlas.
Siempre podremos ver el detalle de la solicitud pulsando sobre el botón que aparece en la derecha con el icono de la lupa. Además si la solcitud ha sido validada disponemos de otra opción (botón con el teléfono) que nos permite iniciar el llamamiento para dicha solicitud.
Estados tramitación solicitud
Es importante que conozcamos los distintos estados por los que pasa la solicitud durante su tramitación:
- Validada: La solicitud ha sido validada por el Vicerrector y podemos proceder a realizar el llamamiento.
- En trámite: Se ha creado el llamamiento asociado a la solicitud.
- En contratación: El llamamiento ha finalizado, algún aspirante ha aceptado y comenzamos a tramitar el contrato.
- Finalizada: El llamamiento ha finalizado, se ha contratado a algún aspirante de los que ha aceptado y por lo tanto se ha cubierto la necesidad solicitada.
- Finalizada sin llamamiento: La solicitud se ha finalizado sin realizar el llamamiento, por ejemplo, porque se ha contratado a un aspirante de la bolsa recién cesado.
- Anulada: La solicitud ha sido anulada por el departamento.
Iniciar llamamiento solicitud
Pulsando sobre el botón que aparece a la derecha con el icono del teléfono podremos comenzar a gestionar el llamamiento para una solicitud.
El primer paso para iniciar el llamamiento será seleccionar la bolsa a utilizar para el llamamiento.
La aplicación nos mostrará un panel para seleccionar la bolsa de entre las que haya activas para el área de conocimiento asociada a la solicitud.
Una vez seleccionada la bolsa, justo debajo de la información de la solicitud nos aparecerá la información de los aspirantes de la bolsa elegida, donde podremos ver la situación de cada uno de ellos.
Crear llamamiento
En la parte inferior tendremos información sobre los distintos llamamientos que se hagan relacionados con la solicitud. Obviamente inicialmente no habrá ninguno, tendremos que pulsar sobre el botón "Crear llamamiento" para inicarlo.
Para crear el llamamiento aparecerá un panel en el que se nos solicitará la siguiente información.
El campo tipo de llamamiento permite 2 alternativas:
- Sólo disponibles: Aspirantes que tengan una situación de disponibles en la bolsa.
- Todos los aspirantes: Aspirantes que tenga situación de disponibles y los que no estén disponibles porque estén trabajando actualmente en la UMU, siempre y cuando la situación asociada tenga activada el valor "Disponible Larga Duración". Básicamente no se convocará a los aspirantes que hubiesen rechazado o se les haya echado de la bolsa.
Cabe destacar que cuando el motivo de la solicitud de sustitución sea de larga duración, el campo tipo de llamamiento se forzará a que sea "Todos los aspirantes".
El campo Nº de aspirantes nos permite especificar cuántos aspirantes deseamos convocar para este llamamiento. La aplicación no permite que es introduzca un valor superior al número de aspirantes que contiene la bolsa que además aparece a título informativo en la parte inferior de dicho campo.
Por último, el campo fecha de fin, indica la fecha máxima que tendrán para responder al llamamiento los aspirantes convocados. Según la normativa, dicha fecha debe ser 2 días hábiles a partir del siguiente al envío del correo electrónico a los interesados/as. La aplicación inicialmente le propone una fecha de fin, y para ese cálculo ha tenido cuenta que los días de fin de semana no son hábiles, pero hay que revisar dicho valor porque la aplicación no considera días festivos entre semana para calcular el plazo.
Una vez que hayamos introducido y revisado la información del llamamiento, pulsaremos sobre el botón crear que aparece en la parte inferior del panel, y el llamamiento se generará y quedará pendiente de envío.
Antes de proceder a enviar las comunicaciones (Email y SMS) a los interesados/as, deberíamos revisar que se han incluído a todos los aspirantes que se debería, en base a los criterios seleccionados en el alta. Para ello, tenemos que pulsar sobre el icono (flecha hacia abajo) que aparece a la izquierda.
Una vez que hayamos revisado la información y estemos conformes, deberamos pulsar sobre el botón "Enviar comunicaciones" para que envíen los email y los SMS a los aspirantes convocados y para que se abra el plazo de respuesta del llamamiento en la aplicación Convocum, en la sección del Portal del Solicitante.
Mientras no se hayan enviado las comunicaciones a lo aspirantes del llamamiento, si hubiese algún error en los aspirantes que se han incluído o por cualquier otro motivo deseamos borrar el llamiento, podremos hacerlo pulsando sobre el botón que aparece a la derecha.
Finalizar llamamiento
Cuando el llamamiento llega a la fecha de fin especificada en el alta, queda en estado "Plazo respuesta finalizado".
Podemos forzar la tramitación al siguiente estado del llamamiento pulsando sobre el botón que aparece a la derecha.
En función de las respuestas de los aspirantes convocados el llamamiento puede transitar a:
- Aceptado: El llamamiento ha sido aceptado por alguno de los aspirantes convocados.
- No aceptado: Los aspirantes que han contestado han rechazado el llamamiento.
- Sin respuesta: Ningún aspirante ha contestado al llamamiento.
Contratar aspirante
Cuando el llamamiento haya finalizado y siempre y cuando al menos un aspirante lo haya aceptado, la solicitud transitará al estado "En contratación". El objetivo de dicho estado es especificar el candidato que finalmente es contratado, pues en ocasiones cuando se avisa los aspirantes para formalizar el contrato se echan atrás.
Cuando pulsamos sobre el botón para gestionar la contratación, la aplicación nos lleva al módulo de llamamientos. En la parte inferior de dicha pantalla, en el apartado de aspirantes, la aplicación nos mostrará el botón "Contratar" para el primer aspirante que haya aceptado.
Al pulsar sobre dicho botón, apacererá un panel de confirmación donde podremos especificar si el aspirante es contratado o no. En el caso de seleccionar que no va a ser contratado tendremos que registrar el motivo por el que el interesado lo ha rechazado.
Si el primer aspirante rechaza y existiesen más aspirantes que hubiesen aceptado, el botón de "Contratar" aparecerá en el siguiente que corresponda. Si todos los aspirantes que han aceptado finalmente rechazan, la solicitud vuelve a estado de "Tramitar" para que volvamos a poder generar un nuevo llamamiento.
Cuando se especifique que se ha contratado a un aspirante, éste se resaltará en el apartado de aspirantes y la solicitud de sustitución transitará al estado "Finalizada".
Enviar comunicaciones a los no contratados
Cuando en un llamamiento indicamos que un aspirante ha sido contratado, tenemos la posibilidad de enviar una comunicación (por email y SMS) al resto de aspirantes del mismo llamamiento que aceptaron la oferta pero que finalmente no han podido ser contratados.
Esto generará un email a cada uno de los aspirantes que aceptaron la oferta pero que no han podido ser contratados. En el ejemplo de arriba, se comunicará al aspirante que ocupa la posición 6 y el texto del correo es parecido a lo siguiente:
Asunto: Información sobre contratación de una sustitución de plaza de docente (Ref.:3eb9fe1f)
Y también generará un SMS con el siguiente texto:
"BOLSAS UMU: En relacion al puesto referencia=3eb9fe1f, se le comunica que se va a contratar a otra persona con más puntos que usted."
Crear segundo llamamiento
Es posible que tras haber hecho un llamamiento de una bolsa para cierta solicitud, tengamos que crear un segundo o incluso tercer llamamiento para cubrir esa necesidad:
- Todos los aspirantes convocados han rechazado o no han contestado a los llamamientos previos.
- Los aspirantes convocados que aceptaron el llamamiento se echaron atrás a la hora de formalizar el contrato.
En estos casos, la solicitud de sustutición estará aún en estado "En trámite", y en la pantalla de gestión del llamamiento podremos crear un nuevo llamamiento pulsando sobre el botón "Crear llamamiento" como hicimos inicialmente. La aplicación detectará que no se trata del primer llamamiento y en el panel de alta del llamamiento nos informará que se convocará a partir de la posición del último convocado previamente.
Tras darle a crear el llamamiento quedará "Pendiente de envío", es importante que antes de enviar las comunicaciones y de abrir por lo tanto el plazo de respuesta, se revise que los aspirantes seleccionados son los correctos.
Módulo de llamamientos
Este módulo nos permite consultar la información de los llamamientos que se han realizado. Se aconseja iniciar el llamamiento siempre desde el módulo de solicitudes.