Índice

Índice
ADMINISTRACIÓN DE CERTIFICADOS
Cuando se pueden emitir los certificados
En que estados se puede encontrar un CERTIFICADO
quien firma LOS CERTIFICADOS
QUE COMUNICACIÓN SE ENVÍAN DESDE LA APLICACIÓN EN EL MODULO DE CERTIFICADOS
Envío a los participantes informándoles de firma de su certificado
Envío a los gestores informando de que se ha producido la firma en PORTAFIRMAS.
Envío a los gestores informando de que se ha rechazado la firma en PORTAFIRMAS.
Envío a los participantes que NO son aptos en la acción formativa.
ADMINISTRACIÓN DE CERTIFICADOS
Emisión de certificados
Administración de certificados
Diseño del certificado
DONDE PUEDEN DESCARGARSE LOS CERTIFICADOS
ADMINISTRACIÓN DE aCTAS
En que estados se puede encontrar un acta
quien firma el acta
QUE COMUNICACIÓN SE ENVÍAN DESDE LA APLICACIÓN EN EL MODULO DE ACTAS
Envío a los participantes informándoles de la CALIFICACIÓN obtenida
Envío a los gestores informando de que se ha producido la firma en PORTAFIRMAS.
Envío a los gestores informando de que se ha rechazado la firma en PORTAFIRMAS.
ADMINISTRACIÓN DE ACTAS
Cuando se puede cumplimentar el acta de una acción formativa
Gestión del acta
Cumplimentación de actas
Enviar al portafirmas
Incidencias
Error con portafirmas en incidencias
Enviar correo con calificación a los participantes
Diseño del acta

ADMINISTRACIÓN DE CERTIFICADOS

Cuando se pueden emitir los certificados

Los certificados solo podrán emitirse a los participantes que hayan superado la actividad y el acta y diligencia/s (si existe/n) estén firmadas.
En el caso de los certificados a ponentes se podrán emitir aunque el acta no este generada.

En que estados se puede encontrar un CERTIFICADO

• Pendiente emisión

El certificado aún no ha sido emitido.

• Emitido

El certificado ha sido emitido pero no enviado a la firma, esta situación ya no se debe de dar ya que se emiten y se envían al portafirmas en la misma acción.

• Pendiente portafirmas

El certificado ha sido emitido y está pendiente de ser firmado en portafirmas.

• Firmado portafirmas

El certificado ha sido emitido y firmado en portafirmas, en este momento se podrá imprimir la copia autentica del certificado.

• Rechazada portafirmas

El certificado ha sido emitido y enviado a la firma, pero en el portafirmas ha sido rechazada por el firmante, se podrá volver a emitir y enviar.

• Entregado

El certificado ha sido entregado al solicitante, esta situación ya no se debe de dar ya que los certificados están disponibles en el espacio privado para que se lo descarguen directamente los interesados.

• Eliminado Portafirmas

El certificado ha sido emitido y enviado a la firma, pero en el portafirmas ha sido eliminado, se podrá volver a emitir y enviar.

quien firma LOS CERTIFICADOS

La persona que va a firmar los certificados está definida en la aplicación APPICE y puede ser cambiada por el gestor en la opción Maestros – Firmantes.

Los certificados se envían al portafirmas de la persona indicada en este apartado, donde debe de entrar a firmarlos.

QUE COMUNICACIÓN SE ENVÍAN DESDE LA APLICACIÓN EN EL MODULO DE CERTIFICADOS

Envío a los participantes informándoles de firma de su certificado

El sistema de forma automática enviara una comunicación a los participantes informándoles de la disponibilidad de su certificado en su espacio privado para su descarga.
La plantilla de esta notificación se puede consultar y modificar desde la opción de menú Maestros – Generales – Plantillas correos.

Y en caso de que el certificado sea de un ponente no UMU se enviara la plantilla

Y se le adjuntara la copia auténtica del certificado firmado.
Estas comunicaciones se pueden enviar también desde la pantalla de administración de certificados que se detallara a el apartado 'Administración de Certificados'.

Envío a los gestores informando de que se ha producido la firma en PORTAFIRMAS.

El sistema de forma automática cuando se produzca la firma del certificado en portafirmas enviara una comunicación a formapdi@um.es informando de ese hecho.
Formato del correo:

• Asunto: Firmado el certificado nº XXX
• Cuerpo:

Ha sido firmado el certificado nº XXX del alumno/a XXXXXX correspondiente al curso XXXXXX en el portafirmas. Puede ser descargada e impresa desde la aplicación.

Envío a los gestores informando de que se ha rechazado la firma en PORTAFIRMAS.

El sistema de forma automática cuando se produzca el rechazo en portafirmas enviara una comunicación a formapdi@um.es informando de ese hecho.
Formato del correo:

• Asunto: Rechazado el certificado nº XXX
• Cuerpo:

Ha sido rechazado el certificado nº XXX del alumno/a XXXXX correspondiente al curso XXXXXX en el portafirmas. Puede comprobarse el documento y volver a enviarlo desde la aplicación.

Envío a los participantes que NO son aptos en la acción formativa.

Este correo se podrá enviar a los participantes que no han superado la acción formativa a la hora de emitir los certificados.

ADMINISTRACIÓN DE CERTIFICADOS

La entrada a la gestión/administración de certificados se realiza desde la aplicación APPICE, menú Certificados -> Administración.

En esta pantalla se pueden consultar, generar, imprimir y enviar los certificados.

Por defecto se mostrarán las acciones formativas que hay pendientes de emitir los certificados.

Emisión de certificados

Para realizar la emisión de los certificados pulsaremos sobre el botón 'Nueva Emisión'.
El sistema nos preguntara el tipo de certificado a emitir

Dando opción a poder previsualizar los certificados antes de ser emitidos, para ello marcaremos el check 'Previsualizar los certificados antes de su emisión'.
Una vez seleccionado el tipo de certificado que queremos emitir pulsaremos sobre 'Continuar'.
Ahora el sistema nos dará dos opciones:

• Emitir todos los certificados del curso (marcaremos Si)
• Seleccionar a las personas a las que le vamos a realizar la emisión de su certificado (marcaremos No)

En caso de querer seleccionar a las personas el sistema nos mostrara la lista de personas a las que se le puede emitir el certificado, permitiéndonos marcar (check Emitir) las personas en concreto.

Una vez seleccionadas o si hemos marcado Emisión por curso el sistema nos mostrara la lista de personas a las que se le va a emitir el certificado.

Al pinchar sobre 'Generar Diplomas' el sistema solicita el primer número de registro a asignar en el proceso, mostrando número siguiente al último generado hasta el momento. Esta operativa se implementó ya que el centro de Formación emite certificados fuera de la aplicación.

Una vez confirmado el número de registro, el sistema dará opción a:

• Previsualizar el certificado antes de ser emitido.
• Emitir y enviar a portafirmas.

A modo informativo entre paréntesis nos indicara el número de certificados que se van a tratar.
Una vez enviados a portafirmas el sistema dará opción de enviar una comunicación a los participantes NO APTOS en el acción formativa.

La plantilla que se enviara es la indicada en el apartado 'Envío a los participantes que NO son aptos en la acción formativa.'
Una vez finalizada la emisión/envío a portafirmas el sistema nos mostrara la situación en la que quedan los certificados. (detallada en el siguiente apartado).

Administración de certificados

Una vez los certificados han sido emitidos, para poder consultar/administarlos pulsaremos sobre el botón '+' en la pantalla de consulta, el sistema nos mostrara los certificados ya emitidos de la acción formativa.

Para cada certificado se muestra:

• Nº de registro.
• NIF, NIE o NIU de la persona a la que se le ha emitido
• Apellidos y nombre
• Indicador de si es UMU
• Tipo de actuación en la acción formativa (ponente o participante)
• Estado del certificado
• Nº de horas certificadas.
• Check 'Exp.' Se podrá marcar si queremos que el certificado se incluya en su expediente formativo una vez firmado.
• Check 'Correo' Se podrá marcar si queremos que se le envíe el correo con la disponibilidad del certificado una vez firmado.

Las acciones que se pueden realizar son:

• Marcar los check 'Exp' y 'Correo' para realizar la acción en el momento de ser firmado el certificado.
• En el caso del check 'Exp' si se marca una vez generado el certificado este se incluirá en el expediente formativo.
• 'H' Muestra el histórico de las acciones realizadas en el certificado.

• 'C' Cambio de estado, esta opción nos permitirá realizar un cambio de estado del certificado.

Los estados a los que se puede pasar son:

• • Volver a Validado (se debe de volver a enviar a firma)
  • Anulado
  • Entregado

Es obligatorio indicar algo en observaciones.

• 'O' Observaciones, nos permite registrar observaciones sobre el certificado.

• 'I' imprimir/enviar a firma el certificado, las funciones que se pueden realizar dependerán del estado del certificado.
  • Si está firmado se podrá descargar.
  • Si está emitido pero no enviado, se podrá previsualizar y enviar a la firma.

Los botones inferiores realizan la acción para todos los certificados emitidos en la acción formativa.

Diseño del certificado

El certificado de participación una vez firmado se podrá descargar con el siguiente diseño.




El certificado como ponente una vez firmado se podrá descargar con el siguiente diseño.

DONDE PUEDEN DESCARGARSE LOS CERTIFICADOS

Tanto los participantes como los ponentes podrán descargase los certificados una vez firmados desde su espacio privado – Expediente formativo

ADMINISTRACIÓN DE aCTAS

En que estados se puede encontrar un acta

• Pendiente

El acta aun no está cumplimentada (o está a medio cumplimentar), está pendiente de finalizar la cumplimentación y enviar al portafirmas.

• Pendiente portafirmas

El acta ha sido cumplimentada y enviada al portafirmas, pero el firmante aun no la ha firmado.

• Firmada

El acta ha sido cumplimentada y firmada en portafirmas, en este momento se podrá imprimir la copia autentica del acta (y sus diligencias) y se podrán emitir los certificados.

• Rechazada portafirmas

El acta ha sido cumplimentada y enviada a la firma, pero en el portafirmas ha sido rechazada por lo que se podrá modificar y volver a enviar al portafirmas.

quien firma el acta

La persona que va a firmar las actas está definida en la aplicación APPICE y puede ser cambiada por el gestor en la opción Maestros – Firmantes.

El acta se envía al portafirmas de la persona indicada en este apartado, donde debe de entrar a firmarla.

QUE COMUNICACIÓN SE ENVÍAN DESDE LA APLICACIÓN EN EL MODULO DE ACTAS

Envío a los participantes informándoles de la CALIFICACIÓN obtenida

El sistema brinda la posibilidad de enviar una notificación a los participantes que se desee informándoles de la nota obtenida en la actividad.
La plantilla de esta notificación se puede consultar y modificar en el momento de realizar el envío, pero también se puede consultar y modificar desde la opción de menú Maestros – Generales – Plantillas correos.

Esta comunicación se puede enviar desde la pantalla de administración de actas que se detalla a continuación.

Envío a los gestores informando de que se ha producido la firma en PORTAFIRMAS.

El sistema de forma automática cuando se produzca la firma del acta en portafirmas enviara una comunicación a formapdi@um.es informando de ese hecho.
Formato del correo:

• Asunto: Firmada el acta nº XXX
• Cuerpo:

Ha sido firmada el acta nº XXX del curso XXXXXX en el portafirmas. Puede ser descargada e impresa desde la aplicación.

Envío a los gestores informando de que se ha rechazado la firma en PORTAFIRMAS.

El sistema de forma automática cuando se produzca el rechazo en portafirmas enviara una comunicación a formapdi@um.es informando de ese hecho.
Formato del correo:

• Asunto: Rechazada el acta nº XXX
• Cuerpo:

Ha sido rechazada el acta nº XXX del curso XXXXXX en el portafirmas. Puede comprobarse el documento y volver a enviarlo desde la aplicación.

ADMINISTRACIÓN DE ACTAS

La entrada a la gestión/administración de las actas se realiza desde la aplicación APPICE, menú Inscripciones -> Actas Cursos.

En esta pantalla se pueden consultar, generar e imprimir las actas, así como gestionar las incidencias.

La gestión de las actas se realiza desde el módulo de CURSOS y desde esta pantalla se realiza el enlace.
La información que se muestra de cada una de las acciones formativas es la siguiente:

El número de acta se compone con el prefijo 'CP' y seguido de una secuencia. Si el número de acta esta en blanco es porque aun no se ha comenzado a cumplimentar.
En la columna 'Estado' se muestra el estado del acta (descrito anteriormente en este manual), en caso de estar firmada se muestra entre paréntesis la fecha de firma.
En la columna 'Recogidas Asistencias' se informará de si existen asistencias recogidas para la actividad en el momento de la consulta. En caso de actividades virtuales se informará siempre "VI"
En la columna 'Asignado Ponentes' se informará de si hay ponentes asignados a la actividad.

Cuando se puede cumplimentar el acta de una acción formativa

Es Importante tener en cuenta que para poder cumplimentar el acta, en caso de actividades de modalidad no virtual, debe estar recogida la asistencia y debe haberse asignado al menos un ponente a la actividad.
En esta pantalla se pueden realizar dos acciones sobre las actas.

• Gestión del acta (Al pulsar sobre el botón )
• Enviar correo con calificación a los participantes (botón )

Pasamos a detalla cada uno de estas acciones.

Gestión del acta

Se abrirá en su navegador la web de administración del acta.

Una vez que estamos en la parte web, se mostrará al gestor el acta correspondiente a la actividad que se ha cargado (pendientes de cumplimentar y/o entregada). En este listado se informará de la siguiente información: nombre de la actividad, relación de participantes inscritos, participantes con diploma emitido, estado del acta e incidencias sobre las acta.

En este listado, en la columna de las actas el gestor se podrá encontrar con diferentes situaciones:

• No se ha generado acta todavía. En la tabla aparecerá un enlace "Cumplimentar" que permitirá generar el acta para esa actividad con objeto de proceder a su cumplimentación.
• Se ha generado acta pero no se ha terminado de cumplimentar. En la tabla aparecerá un enlace "Continuar" que permitirá continuar con el acta de la actividad que estaba a medio cumplimentar.
• El acta se ha rellenado y enviado al portafirmas pero no está firmada todavía. En la tabla aparecerá que está pendiente de portafirmas, lo que significa que el gestor no podrá realizar ninguna acción sobre la misma desde APPICE, deberá hacerlo desde el portafirmas procediendo a su firma o a su rechazo.
• El acta ya se ha firmado. En la tabla aparecerá que el acta está firmada dando la posibilidad de descargar el acta firmada, además en la columna de incidencias aparecerán nuevos enlaces para poder crear incidencias sobre el acta firmada.
• El acta se rechaza en el portafirmas. En la tabla aparecerá un enlace "Continuar" que permitirá modificar el acta de la actividad y volver a enviarla al portafirmas una vez modificada.

Nota1: El sistema en esta columna, una vez firmada un acta mostrará el documento "calificación final" que recogerá la calificación final de los participante teniendo en cuentas la información recogida en el acta e incidencias firmadas.
Nota2: Una vez que haya participantes que tengan diplomas generados no se podrán generar incidencias sobre estos, sólo se podrán generar incidencias sobre los estudiantes que todavía no tengan el diploma. En este caso en el listado se mostrará un cuadro informativo indicando esto, dando también el número de estudiantes con diplomas en marcha.

Cumplimentación de actas

Se distingue entre actas de actividades virtuales y actas de actividades NO virtuales
Actividades de modalidad no virtual
Cuando entramos a cumplimentar el acta, veremos un listado de los participantes con inscripción conformada en la actividad, para cada uno, veremos todas sus notas parciales que NO serán modificables y finalmente podremos poner la nota al participante:

Siendo la nota apto o no apto o NP (NO PRESENTADO). En caso de marcar No apto, es obligatorio indicar un motivo de esto que nos aparecerá al marcar el check:

Las notas parciales serán:

• Horas presen.
• Horas No presen.
• Horas TC
• Total horas.
• Sesiones / Asis.

Estas se rellenan de forma automática al cargar un acta, cogiendo los datos de lo que está registrado en el programa de gestión en el momento de cargar el acta.
En esta pantalla el gestor tendrá dos opciones:

• "Guardar borrador"
• "Entregar acta"
  La opción de guardar borrador permite al gestor ir introduciendo las calificaciones en diferentes momentos, lo que hace es hacer un guardado de las notas introducidas y nada más.
  La opción de "Entregar acta" la debe usar el gestor una vez haya introducido todas las notas y este seguro que están bien ya que lo que hace es enviar el acta al portafirmas para que se proceda a su firma electrónica.
  Una vez se ha firmado el acta, cualquier modificación sobre la misma se debe recoger como "incidencia" o lo que es lo mismo como diligencia.
  Se puede dar el caso de que se haga un guardado de un borrador del acta y después las notas parciales varíen, en este caso aparecerá una marca de exclamación junto a la nota parcial que ha cambiado, de forma que el gestor pueda determinar antes de entregar el acta, si el apto o no apto que puso sigue siendo coherente con los nuevos datos.

  Enviar al portafirmas

  Una vez registradas todas las notas en el acta para todos los participantes, si el gestor pulsa sobre "Entregar acta" el sistema le enviará a una nueva pantalla que la va a permitir enviar el acta al portafirmas:
  
  En esta página el gestor podrá ver un resumen de todo lo que se ha cumplimentado y para darle validez deberá pulsar sobre "Enviar a portafirmas", que enviará al portafirmas del gestor el documento del acta para su firma y registrará en la BD de ATENEA toda la información asociada al acta (tanto calificación final como notas parciales en el momento del envio del acta al portafirmas: horas presenciales y horas no presenciales, horas tc, total horas, sesiones/asistencia, apto/no apto/NP).
  Una vez enviada un acta al portafirmas, no se podrá hacer nada sobre el acta desde APPICE y en el listado de acta aparecerá que está pendiente portafirmas.
  Ahora se pueden hacer dos cosas:

• Firmar el acta en el portafirmas. Esto implica que en el listado de actas de APPICE aparecerá que el acta está firmada y podrá descargar la misma, además se activará la columna de incidencias para que el gestor pueda generar incidencias sobre el acta.
• Rechazar el acta en el portafirmas. Esto implica que en el listado de actas aparecerá el acta como rechazada portafirmas y el gestor podrá continuar con la cumplimentación del acta en cuestión, para modificar lo que se requiera y volver a enviarla al portafirmas.

En la pantalla de "envío a portafirmas" el gestor también puede "Cancelar acta", que no hace nada, es decir, no envía al portafirmas el acta y por tanto lo único que tiene es un borrador de acta que podrá seguir modificando en otro momento.

Incidencias

Una vez que este firmada un acta, solo se podrá hacer modificaciones sobre la misma registrando una incidencia.

En la columna "incidencia" el gestor podrá ver todas las incidencias aplicadas al acta, crear una nueva incidencia para un acta y consultar todas las incidencias registradas en relación al acta, pulsando para ello sobre "Consultar incidencias":

La página que se muestra informa de las diferentes incidencias realizadas y a qué participantes/s afecta/n.
La opción de "Generar incidencia", permite al gestor realizar una modificación sobre el acta. Esta opción mostrará una pantalla en la que aparecerán todos los participantes con inscripción conformada y con sus notas certificadas, es decir, las que se pusieron originalmente en el acta modificadas con las correcciones de las diferentes incidencias/diligencias firmadas que se hayan hecho hasta el momento, también se mostrarán las notas parciales recogidas en el acta/última incidencia y se informará de las que hay en el momento de generar la incidencia:










En este listado el gestor deberá proceder de la siguiente forma:

1. Pulsará sobre "Generar incidencia" para el/los participante/s que requiera/n modificación y realizará el cambio.
2. Una vez que se haya realizado el cambio de la nota del/los participantes alumno/s requerido/s, o confirme que desea que se actualice alguna nota parcial, deberá pulsar sobre "Entregar incidencias", lo cual enviará al portafirmas del gestor el documento de incidencia para su firma.

Para que el gestor pueda recoger una modificación del acta (generar una incidencia sobre un acta), es tan sencillo como pulsar sobre "Generar incidencia" e introducir la nueva nota que cambia en el lugar correspondiente, si procede, o dejar que se actualicen las notas parciales si ha habido alguna actualización que lo justifique, por último, pulsar sobre "Guardar incidencias para el participante":








Al informar de la incidencia, en caso de modificación de una nota parcial se informará del cambio acontecido.
Este guardado todavía no hace nada salvo refrescar el listado con la calificación y notas parciales actualizadas:

Si el gestor se ha equivocado al generar alguna incidencia de un participante, siempre puede deshacer el cambio (si todavía no la entregado (es decir, enviado al portafirmas) pulsando sobre "Revocar incidencia", por lo que se volverá a dejar al participante las mismas notas que tenía antes.
Una vez realizadas todas las modificaciones de nota sobre todos los participantes requeridos, el gestor deberá pulsar sobre "Entregar incidencias" lo cual enviará al portafirmas del firmante definido en los maestros el documento de incidencias con recogerá las incidencias que se hayan registrado para su firma.

Ejemplo de una incidencia firmada:

Cuando a un participante ya se le ha creado una incidencia, pero todavía no está firmada, no se podrán crear incidencias sobre este participante hasta que dicha incidencia sea firmada, en tal caso en la entrada del alumno se verá un cartel indicando que tiene incidencias pendientes:

Este apartado de incidencias se hace extensivo también a las incidencias de inclusión, es decir, si después de tener un acta firmada se han incluido más participante en la actividad, en esta pantalla de incidencias saldrán todos estos participante también, de forma que se les pueda poner nota generando una incidencia sobre ellos de igual forma que se ha explicado arriba.

Error con portafirmas en incidencias

Una vez que se ha preparado una nueva incidencia y se envía al portafirmas, si este falla, el sistema nos permite poder recuperar la incidencia para poder volverla a mandar:

Y si pulsamos sobre cargar la incidencia que falló nos aparecerán los datos que tenía ya cargados:

De esta forma podemos volver a entregar la incidencia para que sea firmada en el portafirmas.

Enviar correo con calificación a los participantes

Se abrirá una nueva ventana para enviar por correo a los participantes la notificación de la calificación registrada en el acta. Esta opción solo estará disponible si el acta esta ya firmada.
En caso de no estar firmada, el sistema nos informara con el siguiente mensaje:

El sistema nos mostrará la relación de participantes incluidos en el acta con la calificación obtenida y el correo electrónico al que se va a enviar la notificación.

Podremos seleccionar a los participantes a los que enviar la notificación marcando el check 'Enviar'. Si pulsamos sobre el check 'Todos' marcará (o desmarcará) todos los participantes.
Pulsando sobre el botón 'Plantilla' podremos ver y modificar la plantilla de la notificación que se va a enviar (visto en el apartado anterior).

Al pulsar sobre el botón 'Enviar notificaciones' el sistema procederá a enviar la notificación a todos los participantes con el check 'Enviar' marcado.

Diseño del acta

El acta una vez firmada se podrá descargar con el siguiente diseño.