Para facilitar la compresión de los pasos a realizar, se va a poner como ejemplo el paso de la convocatoria 2023 a la 2024.
Diagrama
1. Alta de tarea JIRA para la gestión del cierre de los proyectos por fin de la convocatoria actual
El Responsable Técnico Principal tendrá un JIRA para imputar el trabajo realizado relativo al cierre de la convocatoria actual de todos los proyectos que lidere.
Los datos del JIRA serán los siguientes:
| Alta tarea JIRA: "Cerrar tareas convocatoria actual" | |||
|---|---|---|---|
| Proyecto JIRA: | GT-AT del grupo | ||
| Tipo de tarea: | "Tarea de gestión" | Pórtico: | Operación General de ATICA de la nueva convocatoria |
| Disciplina: | "P11. Cerrar el proyecto" | Proceso: | "Cerrar tareas de la convocatoria" |
2. Cerrar tareas del proyecto por fin de la convocatoria
Al finalizar el periodo anual de PORTICO (que llamaremos convocatoria PORTICO), podemos encontrar dos situaciones respecto a cada proyecto de la Cartera:
- Que finaliza la convocatoria, pero las tareas correspondientes al proyecto se ha decidido continuar posteriormente, bien a través de un nuevo PORTICO de la cartera o bien a través de OPERACION.
- Que finalizan todos los desarrollos del proyecto, con independencia de que se hayan alcanzando todos los objetivos del mismo (finalización del proyecto). En este caso, se procederá directamente a realizar el 02. Cerrar tareas y proyecto por finalización.
Fechas clave para el trabajo en JIRA: convocatorias PÓRTICO 2023 (en fase de cierre) y convocatoria 2024 (nueva)
Con carácter general, el Responsable Técnico Principal deberá verificar que todas las tareas en curso (Iniciativas, épicas, historias, tareas...), se CERRARÁN O HABRÁN CERRADO por los responsables de las mismas, con el total del tiempo imputado a fecha límite , y asignándose a PÓRTICO 2023.
En el periodo a , para facilitar la transición, se permitirá el cierre de aquellas tareas que, correspondientes a la cartera 2023, no hayan sido cerradas hasta . Serán siempre y en todo caso tareas creadas antes del y sin tiempo imputado durante el mes de febrero de 2024.
A partir de , cualquier tarea del proyecto que se cierre deberá imputarse a la cartera 2024.
IMPORTANTE
Las repeticiones configuradas en tareas con pórtico 2023 se deben anular y pasar a las nuevas ya con pórtico 2024.
3. Preparar transición de tareas entre dos convocatorias
Si finaliza la convocatoria PORTICO, pero se ha decidido continuar las tareas en la convocatoria siguiente, debemos tener en cuenta las siguientes situaciones:
3.1. Tareas iniciadas (con tiempo asignado) no finalizadas a
Además de lo indicado con carácter general, se debe proceder a:
- Indicar NO RESUELTA en el cierre.
- Clonar la tarea, para continuar con su ejecución en 2024.
- Modificar el PÓRTICO al correspondiente de la cartera 2024.
En el caso de no existir el PÓRTICO en 2024, pero se ha decidido continuar con su ejecución por estar en curso y ser necesaria, se asignará a OPERACIÓN GENERAL DE ÁTICA 2024.
3.2. Tareas no iniciadas (sin tiempo asignado) a
Se deberá:
- Mantener la tarea, para continuar con su ejecución en 2024.
- Modificar el PÓRTICO, si estuviera asignado, al correspondiente de la cartera 2024.
En el caso de no existir el PÓRTICO 2024, pero se ha decidido proceder a su ejecución por ser necesaria, se asignará a OPERACIÓN GENERAL DE ÁTICA 2024.
3.3. Tareas correspondientes a PÓRTICOS 2024 no existentes en 2023 iniciados antes de
En caso de que, siendo vigente la convocatoria PÓRTICO 2023, sea necesario por cuestiones de urgencia/cumplimiento de plazos, iniciar tareas correspondientes a la cartera PÓRTICO 2024, se deberá:
- Imputar a PÓRTICO de OPERACIÓN GENERAL DE ÁTICA 2023.
- Cerrar con fecha límite .
- En caso de que la tarea no haya finalizado, se clonará para continuar con su realización a partir de , cambiándose al correspondiente PÓRTICO de la cartera 2024.
RESUMEN
En definitiva, no puede haber tareas con tiempo imputado "a caballo" entre dos convocatorias de PÓRTICO:
- PÓRTICO 2023: Horas entre y .
- PÓRTICO 2024: Horas a partir de
Cuando por motivos de urgencia o cumplimiento de plazos sea necesario, usaremos el PORTICO:
- OPERACIÓN GENERAL DE ÁTICA 2024:
- Para realizar tareas de la cartera 2023 durante el periodo de la cartera 2024, si no existe el pórtico en 2024.
- OPERACIÓN GENERAL DE ÁTICA 2023:
- Para iniciar tareas de la cartera 2024 en el periodo de la cartera 2023, si no existe el pórtico en 2023.
4. Realizar el cierre de la convocatoria en Confluence
Una vez que todas las tareas con tiempo imputable al PORTICO de 2023 han sido cerradas, el Responsable Técnico Principal deberá de pulsar sobre el botón Cierre de la convocatoria, que puede encontrar en la página del 202X - Plan de Proyecto del ejercicio en curso:
Esto realizará las siguientes acciones:
- Creará una instantánea del proyecto, llamada Instantánea de cierre de convocatoria.
- Creará una página llamada 202X - Cierre de la convocatoria dentro del plan de proyecto de este año.
5. Valoración del proyecto por fin de la convocatoria PORTICO
Una vez realizado el cierre de la convocatoria, en la página 202X - Cierre de la Convocatoria, el Responsable Técnico Principal encontrará:
- Un enlace a la encuesta de valoración de la convocatoria que debe rellenar. Los datos que debe establecer son:
- PORTICO correspondiente al proyecto.
- Aspectos relacionados con el desarrollo del proyecto.
- Aspectos por los que no se han alcanzado alguno de los objetivos planteados.
- Factores internos y externos que han afectado al desarrollo del proyecto.
- Lecciones aprendidas.
- Enlace a la página que contiene la instantánea del cierre de convocatoria del proyecto.