1. Creación de modelos de proceso de negocio

Para crear un modelo, podemos realizarlo de cualquier de las siguientes maneras:

• Pulsando sobre + Nuevo en la barra superior de herramientas: 

• • En este caso, seleccionamos Modelo del Proceso de Negocio:

• • Una vez abierto el editor, deberíamos ponerle un nombre al diagrama en la parte superior de la pantalla que aparece.

• • La primera vez que pulsemos sobre GUARDAR, se nos pedirá la ubicación del Grupo de Modelos en el que debemos guardar el modelo, pudiendo incluso crearlo en ese momento si fuera necesario.

• Pulsando con el botón DERECHO del ratón sobre el grupo de modelos en el que queremos incorporar el modelo,
  • Hacer clic sobre "Crear modelo en grupo":

• • A partir de aquí, los pasos son parecidos al caso anterior, teniendo que seleccionar el diagrama "Modelo del Proceso de Negocio" y estableciendo el nombre del modelo.

2. Creación de roles participantes en el proceso

Si necesitamos crear un rol para nuestro proceso, deberemos situarnos en el árbol de objetos, en UNO de estos dos grupos de objetos:

• Objetos → Universidad de Murcia → 01. Estructura → *
• Objetos → Universidad de Murcia → 03. Roles transversales
• Objetos → Universidad de Murcia → 03. Roles transversales
• Objetos → Universidad de Murcia → 08. Unidades Organizativas responsables
• Objetos → Universidad de Murcia → 09. Unidades Gestoras del trámite

Y pulsar con el BOTON DERECHO del ratón, para seleccionar "Crear objeto en grupo":

En la ventana siguiente, seleccionaremos "Rol":

En la ventana que se nos abrirá a continuación, lo único requerido e imprescindible es rellenar el nombre:

3. Elementos de sistemas TI utilizados en el proceso

Si necesitamos crear un elemento de TI para nuestro proceso, deberemos situarnos en el árbol de objetos, en UNO de estos dos grupos de objetos:

• Objetos → Universidad de Murcia → 02. Infraestructura TI → *

Y pulsar con el BOTON DERECHO del ratón, para seleccionar "Crear objeto en grupo":

En la ventana siguiente, seleccionaremos "Aplicación":

En la ventana que se nos abrirá a continuación, lo único requerido e imprescindible es rellenar el nombre:

4. Inicio del proceso

El inicio de un proceso se indica en BPMN con lo que se denomina un Evento de Inicio. Este representa la circunstancia que provoca el comienzo del proceso. A veces también se llama un disparador (trigger) del proceso.

Se representa con un círculo de línea continua fina, y a su vez pueden existir de diferentes tipos en BPMN, aunque nosotros, en el contexto del modelado de trámites, sólo vamos a utilizar los siguientes:

5. El flujo de secuencia

Todos los procesos tienen que tener un flujo continuo que se representa a través de la conexión con flechas continuas de TODOS los artefactos que existen en el proceso.

Es posible que en determinados momentos, este flujo se divida (diverge), pudiendo dirigirse el mismo por distintas "ramas", y posteriormente estos flujos se unan de nuevo (converge). Pero en ningún caso, deben existir artefactos "sueltos", y que no tengan flechas que los conecten.

• Los eventos de inicio SOLO tendrán una fecha de salida, mientras que los eventos de fin, SOLO tendrán una fecha de entrada. El resto de artefactos debería tener una flecha tanto de entrada como de salida, excepto los eventos intermedios de frontera (ver después), que pueden tener solo una flecha de salida.

El siguiente es un ejemplo de un flujo de secuencia correcto, en el que todos los eventos, tareas y gateways (veremos después lo que representan) están perfectamente conectados:

6. Tareas, sus tipos y subprocesos

6.1. Definiciones

Una tarea representa una acción dada en un proceso. Se utilizan cuando no se quiere mostrar un nivel menor de abstracción en el proceso, o no se quiere descomponer a menor nivel; esto no significa que lo que representa la tarea no sea complejo, sino que simplemente es suficiente con mostrar ese nivel de detalle en ese punto del proceso.

Un subproceso representa una actividad compuesta, que podrá ser descompuesta en un nivel de detalle mayor.

Para el modelado de los trámites, utilizaremos los siguientes tipos de tareas y subprocesos:

En ADONIS, podemos cambiar el tipo de la tarea haciendo clic sobre la misma, y luego seleccionando el icono de la llave inglesa:

Además, las tareas y los subprocesos pueden marcarse con ciertas características que dan más detalle sobre las mismas. En el modelado de los trámites, nosotros utilizaremos las siguientes características:

Finalmente, los subprocesos pueden representarse de las dos siguientes maneras:

6.2. Asignación de un rol a una tarea

Para asignar un rol a una tarea, se puede realizar de dos maneras:

• Se abre en el panel lateral derecho el árbol de modelos. Buscamos el rol que necesitamos (o se crea si es necesario), y lo ARRASTRAMOS directamente sobre la tarea. Se mostrará la siguiente ventana contextual, en la que seleccionaremos Responsable:

• Otra manera es hacer doble CLICK para abrir el panel de Propiedades de la tarea, y buscar la pestaña Responsabilidades (RACI). En la sección Responsable , encontraremos el icono , que nos permitirá buscar en el árbol de objetos para seleccionar el Rol deseado. 

Si se quiere QUITAR un rol a una tarea, solo es posible a través del panel de propiedades, en donde deberemos pulsar sobre el rol que deseamos eliminar, y luego en el botón (X).

6.3. Asignación de un elemento de TI a una tarea

Para asignar un elemento TI a una tarea, se puede realizar de dos maneras:

• Se abre en el panel lateral derecho el árbol de modelos. Buscamos el elemento TI que necesitamos (o se crea si es necesario), y lo ARRASTRAMOS directamente sobre la tarea. Se mostrará la siguiente ventana contextual, en la que seleccionaremos Elementos de sistemas TI referenciados:

• Otra manera es hacer doble CLICK para abrir el panel de Propiedades de la tarea, y buscar la pestaña Sistemas/Productos. En la sección Elementos de sistema TI referenciados, encontraremos el icono  , que nos permitirá buscar en el árbol de objetos para seleccionar el elemento TI deseado. 

Si se quiere QUITAR un elemento TI a una tarea, solo es posible a través del panel de propiedades, en donde deberemos pulsar sobre el que deseamos eliminar, y luego en el botón (X).

7. Eventos intermedios

7.1. Clasificación de los eventos intermedios

Un evento intermedio es un evento que se dispara en mitad del flujo del proceso. Se representan con una doble línea continua, y pueden ser de diferentes tipos.

A su vez, estos eventos pueden clasificarse en:

• Eventos intermedios de flujo. Se ubican en mitad del flujo principal del proceso.
• Eventos intermedios del límite / frontera de las tareas/subprocesos. Estos se ubican en el borde de una tarea o un subproceso que se muestre de manera implícita. A su vez pueden ser de dos naturalezas: interrumpir o no interrumpir.

7.2. Eventos intermedios de flujo

Existen una gran variedad de eventos en BPMN, pero nosotros nos limitaremos a los siguientes:

7.3. Eventos intermedios de límite que interrumpen

Estos eventos se asocian a una tarea o a subproceso que se muestra de manera expandida. Se tienen que interpretar como que se lanzan si se produce el evento, interrumpiendo cualquier tarea a la que esté vinculado (o tareas si se trata de un proceso) , desviando el flujo por las tareas que vienen a continuación del evento.

El siguiente ejemplo muestra un esquema de este tipo de eventos:

7.4. Eventos intermedios de límite que no interrumpen

Estos eventos se asocian a una tarea o a subproceso que se muestra de manera expandida. Se tienen que interpretar como que se lanzan si se produce el evento, pero no interrumpiendo cualquier tarea a la que esté vinculado (o tareas si se trata de un proceso) , generando un flujo paralelo con las tareas que vienen a continuación del evento.

El siguiente ejemplo muestra un esquema de este tipo de eventos:

7.5. Ejemplo completo

El siguiente ejemplo de un proceso mas avanzado, muestra un escenario en el que se mezclan eventos intermedios de límite que interrumpen y que no interrumpen. 

En el mismo, se interpreta que el Interesado tiene que acceder al contenido de una notificación en la carpeta ciudadana. A los 5 días, si no ha accedido, la tarea sigue activa para el usuario, pero se genera una tarea automática que envía un recordatorio de que tiene pendiente acceder. Si transcurren 10 días, la tarea dejará de estar disponible para el usuario (se interrumpen), y la carpeta ciudadana realizará un conjunto de pasos para rechazar la notificación, y en cualquier caso, se realizará la generación y firma del acuse de recibo o la de notificación rechazada.

8. Bifurcando y convergiendo el flujo de secuencia: gateways

8.1. Introducción a los gateways

Los gateways son artefactos que permiten "jugar" con el flujo del proceso, haciendo que se tomen caminos alternativos o paralelos (diverja) y luego estos caminos se junten cuando se considere necesario (converjan). 

Se representan con un rombo que puede tener un símbolo en su interior, siendo este símbolo (o la ausencia del mismo) el que dice la naturaleza del gateway.

En ADONIS, se añaden desde la paleta de herramientas, desde uno de estos dos símbolos:

Posteriormente, es posible cambiar el tipo del gateway pulsando sobre la llave inglesa tras hacer clic en el gateway:

8.2. Decisiones exclusivas (basadas en datos)

Estas decisiones dividen el flujo y hace que continúe por una y sólo una de sus salidas, en base a una condición/pregunta que se pone en el artefacto, y las posibles respuestas que se ponen en los flujos salientes.

Cuando se ponen tras la división del flujo, sincronizan los flujos entrantes haciendo que continúe tras la llegada desde cualquiera de los flujos.

Ejemplo:

8.3. Decisiones paralelas

Estos gateways dividen el flujo en tantas ramas paralelas como se desee. No es necesario realizar ninguna pregunta en el gateway ni en las ramas salientes, pues el flujo se va a dividir sin ninguna condición.

Cuando se ponen tras la división del flujo, permiten sincronizar todos los flujos del proceso, haciendo que no continúe hasta que terminen todos los flujos entrantes. Es posible indicar en el diagrama que es un flujo convergente, pulsando sobre la llave inglesa y marcando "Convergente":

Ejemplo:

8.4. Decisiones inclusivas

Estos gateways dividen el flujo paralelamente de manera "inteligente", ejecutando aquellas ramas que cumplen cierta condición. Las preguntas y/o condiciones se ponen directamente en los flujos de salida.

Cuando se ponen tras la división del flujo, permiten sincronizar todos los flujos del proceso que se han abierto en el gateway divergente. Si se ejecutaron 3 ramas del proceso, este gateway convergente esperará hasta que se completen estas tres ramas para hacer que pueda continuar el proceso. 

En ADONIS, para poder dibujar un gateway inclusivo, primero necesitamos poner un gateway paralelo, y posteriormente pulsando sobre la llave inglesa, lo transformamos en uno inclusivo.

También es posible marcarlo como Convergente, de manera similar al gateway paralelo.

Ejemplo:

9. Eventos de finalización

Un evento de fin representa un estado de finalización del proceso (o subproceso). Existen también diferentes tipos, aunque nosotros utilizaremos básicamente los siguientes: