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- En primer lugar aparece una sección informativa, "Información del comunicado" donde se describe el objeto del comunicado:
- Cómo se genera
- En qué fecha se envía
- Quiénes pueden ser los destinatarios y si se pueden configurar o no.
Si los destinatarios se pueden configurar, aparecerá una sección para la configuración de los mismos (precedida por el texto "Completar a continuación la lista de personas o emails que se mostrarán por defecto como destinatarios de los comunicados o avisos:") para añadir los destinatarios por Unidad de Gestión. Si estamos en un comunicado donde estos destinatarios NO se pueden configurar, toda esa sección para añadir y mostrar los destinatarios no existirá en la pantalla.
- Dentro de la sección de configuración hay 2 zonas:
- Una para buscar y añadir nuevos destinatarios por defecto.
- Una zona por cada posible Unidad de Gestión donde estarán configurados los destinatarios por defecto para este comunicado.
- (Solo para la configuración de algunos comunicados de Proyectos) Un check para marcar si el comunicado se ha de enviar, además de a los destinatarios configurados por defecto, a los IPs del proyecto.
- Finalmente, aparecerá un check para marcar si el comunicado está activo o no en el SGI.
El caso concreto para la configuración para los hitos de convocatorias es el que se presenta en en la pantalla a continuación:
Para el caso de los comunicados donde NO se puedan configurar sus destinatarios por defecto, sino que serán prefijados funcionalmente, esta pantalla, también a nivel general de cualquier comunicado, únicamente dispondrá de las secciones:
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Se presentan a continuación casos de ejemplo de envío de comunicados que vienen a representar las dos opciones de comunicados soportadas en el SGI: semiautomáticos y automáticos. El funcionamiento sería extensible al resto de gestiones y entidades.
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Comunicados generados por acción del usuario - Creación/Modificación de un Hito que genera un comunicado o aviso
Se presentará el caso de ejemplo de hitos de una Convocatoria a través de una serie de pasos a realizar para poder configurar un aviso a enviar a consecuencia de un hito concreto.
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Los datos por defecto mostrados serán los siguientesdescritos a continuación. Para cada uno se indica si se puede modificar y qué parte de los datos es modificable:
- Fecha y hora de envío del email de aviso: por defecto, la fecha del hito. La hora del envío será por defecto las 00:00, pero podrá ser modificada por el usuario.
- Asunto del email de aviso: se mostrará un asunto por defecto "Convocatoria XXX - Tipo hito YYY" adaptado a la convocatoria y tipo de hito que corresponda, pero podrá ser modificado por el usuario.
- Contenido del email de aviso: se mostrará un texto por defecto compuesto por una parte "No modificable" adaptado a la convocatoria y tipo de hito que corresponda, que sirve para identificar el aviso sin equívoco, y una parte que el usuario podrá modificar:
- "Se comunica que con fecha XXX se alcanzará el tipo hito YYY de la convocatoria XXX. " - Parte del contenido NO modificable, se enviará siempre.
- "En el hito se han indicado los siguientes comentarios: <Contenido del campo comentarios>." - Parte modificable o incluso se puede borrar si el usuario lo considera.
- Destinatarios predefinidos del email de aviso: listado con datos por defecto. Será identificado funcionalmente a través de la identificación de los roles o destinatarios de otro tipo de todos los avisos de hitos de todas las convocatorias de cualquier unidad de gestión.. Habrá 3 tipos de destinatarios:
- Si se quiere enviar el aviso a los IPs de las solicitudes relacionadas con la convocatoria se debe marcar el check "Añadir IPs solicitud".
- Si se quiere enviar el aviso a los IPs de los proyectos relacionados con las solicitudes de la convocatoria se debe marcar el check "Añadir IPs proyecto".
- Se cargará además el conjunto de destinatarios configurados por defecto. El usuario podrá añadir o eliminar destinatarios de esta sección. Los destinatarios a añadir podrán
- ser personas disponibles a través del buscador de personas de la Universidad (opción marcada por defecto) u otros
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- emails de destino añadidos manualmente.
Paso 5: añadir destinatarios adicionales a los predefinidos
Si se quiere que el aviso llegue, además de a los destinatarios por defecto, a un nuevo destinatario se debe añadir este nuevo destinatario a la lista "Destinatarios adicionales"al conjunto de destinatarios.
En este caso, se plantean dos opciones:
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En el ejemplo a continuación vemos que ya se han añadido tres destinatarios adicionales a los predefinidos existe un destinatario por defecto predefinido y vamos a ver cómo se añadiría uno nuevo.
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- Seleccionamos el radio botón "Destinatario Universidad".
- Tecleamos un dato (nombre, apellidos, documento de identificación...) por el que filtrar la persona a añadir en la caja de texto "Destinatario Universidad".
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- , por ejemplo, 123456:
3. Pulsamos el botón "Buscar", con lo que se buscará la persona en los sistemas de la Universidad por los parámetros de búsqueda. Se plantean varios escenarios para la búsqueda:
- Si no se encuentran resultados o aparece más de un resultado, se abrirá el buscador de personas. El usuario deberá entonces refinar la búsqueda o seleccionar una de las personas que se hayan devuelto como resultado.
b. En otro caso, esto es, si se encuentra únicamente un resultado, se plantean igualmente varias opciones:
- La persona no tiene email informado en los sistemas de la Universidad. En este caso, no se podría seleccionar para enviarle el aviso por email hasta que este dato esté informado. Se mostrará un mensaje informando de esto al usuario.
- La persona tiene más de un email informado. En este caso, el usuario deberá seleccionar a qué email en concreto se le debe enviar el aviso.
- La persona tiene email informado y tiene solo uno. En este caso aparecerán automáticamente sus datos (Nombre y apellidos y el email) en la caja de texto "Destinatario Universidad", indicando que se ha seleccionado dicha persona.
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- , teniendo como resultado el mismo que en el caso de apartado a).
4. Una vez se haya seleccionado el destinatario del aviso por la vía que haya sido posible, se debe pulsar el botón "Añadir destinatario" para que aparezca en la lista de Destinatarios adicionales. Vemos a continuación cómo quedaría el resultado del proceso.
A continuación, vamos a añadir un destinatario que o bien no está relacionado en forma alguna con la Universidad, y por tanto no se encuentra registrado en sus sistemas, o bien que es una lista de correo o similar. En este caso, esta sería la secuencia de acciones a realizar:
- Seleccionamos el radio botón "Otro destinatario".
- Tecleamos un dato (destinatario o email) por el que filtrar el destinatario a añadir en la caja de texto "Otro destinatario".
3. Pulsamos el botón "Buscar", con lo que se buscará entre los destinatarios que anteriormente se hubieran utilizado por parte de los usuarios dentro de esta sección tanto por los parámetros de búsqueda destinatario y email. Se plantean varios escenarios para la búsqueda.
- Si no se encuentran resultados o aparece más de un resultado, se abrirá un buscador de destinatarios. El usuario deberá entonces refinar la búsqueda o seleccionar uno de los destinatarios que se hayan devuelto como resultado.
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la vía que haya sido posible, se debe pulsar el botón "Añadir destinatario"
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Una vez añadido el nuevo destinatario, le aparecerá directamente seleccionado en la pantalla del hito que está dando de alta.
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para que aparezca en la lista de Destinatarios. Vemos a continuación cómo quedaría el resultado del proceso.
A continuación, vamos a añadir un destinatario que o bien no está relacionado en forma alguna con la Universidad, y por tanto no se encuentra registrado en sus sistemas, o bien que es una lista de correo o similar. En este caso, esta sería la secuencia de acciones a realizar:
- Seleccionamos el radio botón "Otro destinatario".
- Tecleamos un email de destino en la caja de texto "Otro destinatario"
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- :
3 4. Una vez se haya seleccionado introducido el email del destinatario del aviso por la vía que haya sido posible, se debe pulsar el botón "Añadir destinatario" de la ventana emergente de Hito para que aparezca en la lista de Destinatarios adicionales. El funcionamiento resultado final es el mismo que el visto para el caso de añadir un destinatario dado de alta en la Universidad.
Paso 6: eliminar destinatarios
Tanto en la sección de Destinatarios predefinidos como en la de Destinatarios adicionales se Se pueden borrar destinatarios pulsando sobre el icono de borrado correspondiente al registroen forma de aspa (X) correspondiente a cada destinatario. De esta forma, dichos destinatarios no recibirán el aviso.
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Una vez guardado el hito, si se quisiera modificar la información del aviso a generar sería posible realizarlo siempre y cuando la fecha y hora indicada para enviar el aviso no se hayan sobrepasado aún. Para ello, se debe ir a la opción de menú "Hitos" de la Convocatoria y pulsar sobre el icono editar del hito que se quiera modificar, con lo que se mostrará la misma ventana emergente que en el caso del alta y se podrán modificar los datos por parte del usuario. Si la fecha actual es superior a la programada para el aviso, no se podrá cambiar la información del aviso. En otro caso, será modificable con las mismas condiciones que en el caso de la creación descrito en puntos anteriores.
Pulsando sobre el botón "Guardar" de la ventana emergente y a continuación el botón "Guardar" de la convocatoria, los cambios se almacenarían.
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También se podrá añadir destinatarios adicionales o eliminar algún destinatario incluso de los predefinidos para que no les llegue el aviso.
Paso 5: añadir destinatarios adicionales
Este paso se realiza exactamente igual que en el caso de los hitos, por lo que se puede revisar su operativa en el ejemplo anterior.
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En el caso de los comunicados automáticos, no existe una gestión de la información de los mismos visible por pantalla, sino que se utilizarán destinatarios, fechas y textos preconfigurados para su envío, que serán los que se definan funcionalmente por la Universidad o bien los preconfigurados, según el caso.
Se presentan a continuación varios casos de ejemplo de email de aviso. Al igual que en el caso de los comunicados semiautomáticosgenerados por acción del usuario, para el resto de comunicados automáticos no presentados aquí el proceso sería similar a los del ejemplo y es la parte pendiente de cerrar funcionalmente con la Universidad.
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Comunicados generados por acción del usuario
- CSP:
- General: ¿hora por defecto 00:00 o 5'' después de la actual o ...?
- Hitos:
Convocatorias: IU-CSP-0201-008 - Crear convocatoria - Hitos, IU-CSP-202-009 - Añadir hito a convocatoria
Destinatarios Generado por Fecha de envío Asunto email Contenido email Los preconfiguracios aplicando los cambios realizados por el gestor en la pantalla El gestor al guardar un hito marcando el check "Generar aviso" La indicada por el gestor en la pantalla. Solicitudes: IU-CSP-0304-005 - Modificar Solicitud - Modificar Hitos - Unidades de gestión
Destinatarios Generado por Fecha de envío Asunto email Contenido email Los preconfiguracios aplicando los cambios realizados por el gestor en la pantalla El gestor al guardar un hito marcando el check "Generar aviso" La indicada por el gestor en la pantalla. Proyectos: IU-CSP-0402-010 - Añadir-modificar hito
Destinatarios Generado por Fecha de envío Asunto email Contenido email Los preconfiguracios aplicando los cambios realizados por el gestor en la pantalla El gestor al guardar un hito marcando el check "Generar aviso" La indicada por el gestor en la pantalla.
- Fases:
Convocatorias: IU-CSP-0201-005 - Crear convocatoria - Fases, IU-CSP-202-006 - Añadir fase, IU-CSP-0204-005 - Modificar convocatoria - Fases
Destinatarios Generado por Fecha de envío Asunto email Contenido email Los preconfiguracios aplicando los cambios realizados por el gestor en la pantalla El gestor al guardar un hito marcando el check "Generar aviso" o con el check "Generar segundo aviso" La indicada por el gestor en la pantalla. Proyectos: IU-CSP-0402-009 - Añadir-modificar fase
Destinatarios Generado por Fecha de envío Asunto email Contenido email Los preconfigurados aplicando los cambios realizados por el gestor en la pantalla El gestor al guardar un hito marcando el check "Generar aviso" o con el check "Generar segundo aviso" La indicada por el gestor en la pantalla.
- Ética:
- "Enviar notificación" de una evaluación de revisión mínima: IU-ETI-0020-001 Búsqueda y listado de evaluaciones - Definir en reunión específica equipo ética
- Invenciones:
- Solicitudes de protección - IU-PII-0021-001 - Añadir-modificar procedimiento - Definir en reunión específica equipo invenciones
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- CSP:
- Solicitudes:
Alta de solicitud de ética - CU-CSP-1100 -002- Modificar solicitud - Cambio de estado
Destinatarios Generado por Fecha de envío Asunto email Contenido email El solicitante. El SGI al identificar que es necesario crear una solicitud de petición de evaluación de ética para una solicitud. La comprobación se realiza tras cambiar el usuario el estado de una solicitud y haberse completado el formulario de autoevaluación de ética. Inmediata, en la misma fecha de alta de solicitud de petición de evaluación de ética. Cambio de estado de solicitud - CU-CSP-1100 -002- Modificar solicitud - Cambio de estado
Destinatarios Generado por Fecha de envío Asunto email Contenido email Para cualquier cambio de estado realizado por el solicitante, los destinatarios configurados por defecto.
Para cualquier cambio de estado realizado por la Unidad de Gestión, el destinatario será el solicitante.
El SGI al producirse un cambio de estado.
Solo aplicará a solicitudes registradas por el propio solicitante.
Inmediata, en la misma fecha en la que se registra el cambio de estado en el SGI (que no tiene por qué coincidir con la fecha del estado)
- Proyectos:
Periodos de pago socios - IU-CSP-0402-007 - Añadir-modificar periodo pago a socio
Destinatarios Generado por Fecha de envío Asunto email Contenido email Los preconfigurados. El SGI de manera automática si se supera la fecha prevista del pago al socio colaborador por parte de la Universidad y no se ha indicado la fecha de realización del pago. Programada, la fecha prevista de pago al socio colaborador por parte de la Universidad.
- Solicitudes:
Periodos de justificación socios - IU-CSP-0406-011-004-001 - Modificar proyecto - Socio - Periodo de justificación - Datos generales
Destinatarios Generado por Fecha de envío Asunto email Contenido email Los preconfigurados. El SGI de manera automática al inicio del periodo de presentación de la justificación de un socio colaborador de la Universidad y al final del período si se supera la fecha de fin del mismo y no se ha registrado la recepción de la documentación para dicha justificación. Programada, fecha fin del período de presentación de la justificación para el socio colaborador. Calendario de justificación - IU-CSP-0406-029 - Modificar proyecto - Configuración económica - Calendario justificación
Destinatarios Generado por Fecha de envío Asunto email Contenido email Los preconfigurados. El SGI de manera automática al inicio y al final del período de justificación. Programada, fecha de inicio y fecha de fin del período de justificación. Seguimiento científico - IU-CSP-0406-014-001 - Modificar proyecto - Seguimiento científico - Datos generales
Destinatarios Generado por Fecha de envío Asunto email Contenido email Los preconfigurados. El SGI de manera automática al inicio y al final del período de presentación de la documentación de seguimiento científico de un proyecto si no se ha presentado dicha documentación. Programada, fecha de inicio y fecha de fin del período de presentación de la documentación de seguimiento científico de un proyecto. Calendario de facturación - Notificar IP - IU-CSP-0406-028 - Modificar proyecto - Configuración económica - Calendario facturación
Destinatarios Generado por Fecha de envío Asunto email Contenido email Investigador principal y/o responsable económico del proyecto. El usuario del SGI al pulsar sobre la acción "Notificar IP" para una factura en el calendario de facturación. Inmediata, fecha en la que el usuario realiza dicha acción de solicitar "Notificar IP". Calendario de facturación - Validar IP - IU-CSP-0406-028 - Modificar proyecto - Configuración económica - Calendario facturación
Destinatarios Generado por Fecha de envío Asunto email Contenido email Investigador principal y/o responsable económico del proyecto. El responsable económico y/o investigador principal al pulsar sobre la acción "Validar IP" y a continuación realizar el proceso de validación para una factura en el calendario de facturación. Inmediata, fecha en la que el usuario realiza dicha acción de solicitar "Notificar IP".
Para otros módulos/gestiones:
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