...
- Se enviarán únicamente comunicados por email, no habrá notificación de los mismos ni gestión de mensajería interna en el SGI.
- Habrá únicamente 2 Tipos de comunicados:
- Comunicados generados por acción del usuario
- El usuario marcará si quiere enviarlos o no para el caso de Hitos y Fases y se enviarán siempre que se cumplan las condiciones definidas funcionalmente en el resto de casos.
- Habrá destinatarios predefinidos por configuración de la implantación y, opcionalmente, si el comunicado dispone de interfaz de usuario, por ejemplo, en el caso de Hitos y Fases, el usuario podrá añadir destinatarios adicionales. En otros casos, irán a los destinatarios identificados funcionalmente y no se podrán eliminar ni añadir otros destinatarios desde la aplicación.
- El usuario, en algunos comunicados concretos, como Hitos y Fases, podrá indicar el asunto y la fecha y hora en la que se quiere enviar el comunicado además de modificar parte del contenido del email, aquella que no sea crítica para identificar la información esencial del comunicado (fechas, la entidad concreta que requiere que se comunique algo, etc ... no se podrían modificar). En otros casos se definirá un asunto y contenido para el email fijo y la fecha para el envío del aviso será casi inmediatamente (hay que tener en cuenta un pequeño retardo hasta que pase el proceso que enviará el email), esto es, al momento de producirse el evento, y no se podrán modificar por pantalla ninguno de estos datos (Ej.: enviar notificación sobre evaluación de revisión mínima por parte del gestor de ética).
- Aplican a:
- CSP:
- Convocatorias:
- Solicitudes:
- Proyectos:
- Invenciones:
- Solicitudes de protección - IU-PII-0021-001 - Añadir-modificar procedimiento
- Para Ética se está pendiente de confirmar la necesidad de este tipo de comunicados, hay uno posible identificado - Detallado en ETI - Notificaciones / Alertas.
- CSP:
- Automáticos
- Se generarán emails de aviso automáticamente, sin intervención previa del usuario, a unos destinatarios, algunos de los cuales podrán ser configurados en la implantación de antemano y otros que serán prefijados funcionalmente. El envío de estos comunicados se realizará siempre en unas fechas fijadas de antemano funcionalmente o en la implantación, según el caso (al inicio, cuando falten X días para el inicio o el fin, el día que finaliza, ...).
- Aplican a:
- CSP:
- Solicitudes:
- Alta de solicitud de ética - CU-CSP-1100 -002- Modificar solicitud - Cambio de estado
- Cambio de estado de solicitud - CU-CSP-1100 -002- Modificar solicitud - Cambio de estado
- Solicitudes:
- CSP:
- Comunicados generados por acción del usuario
...
Configuración de comunicados
Todos los Algunos comunicados que se pueden enviar desde cada módulo tendrán su correspondiente sección de configuración en dicho módulo. En dicha sección se informa siempre del objeto del comunicado, a quién va dirigido, en qué fecha se envía y si los destinatarios son configurables o no y, en caso de que sí, se pueden indicar los destinatarios por defecto para dichos comunicados y además se podrán indicar por Unidad de Gestión. Éstos destinatarios serán los que aparezcan automáticamente en las pantallas correspondientes a la hora de enviar el comunicado, si es que el comunicado dispone de pantalla, o a los que se les envíe el comunicado automáticamente, si no dispone de ella.
A modo de ejemplo, se describen a continuación los aspectos comunes y los pasos para configurar los comunicados del módulo de CSP.
Aspectos comunes a la configuración de los comunicados
Secciones de configuración
A continuación se detalla lo que representa cada sección dentro de la pantalla de configuración de un comunicado con destinatarios configurables de manera genérica, esto es, aplicaría a todos los casos de comunicados en los que se puedan configurar los destinatarios por defecto:
- En primer lugar aparece una sección informativa, "Información del comunicado" donde se describe el objeto del comunicado:
- Cómo se genera
- En qué fecha se envía
- Quiénes pueden ser los destinatarios y si se pueden configurar o no.
Si los destinatarios se pueden configurar, aparecerá una sección para la configuración de los mismos (precedida por el texto "Completar a continuación la lista de personas o emails que se mostrarán por defecto como destinatarios de los comunicados o avisos:") para añadir los destinatarios por Unidad de Gestión. Si estamos en un comunicado donde estos destinatarios NO se pueden configurar, toda esa sección para añadir y mostrar los destinatarios no existirá en la pantalla.
- Dentro de la sección de configuración hay 2 zonas:
- Una para buscar y añadir nuevos destinatarios por defecto.
- Una zona por cada posible Unidad de Gestión donde estarán configurados los destinatarios por defecto para este comunicado.
- (Solo para la configuración de algunos comunicados de Proyectos) Un check para marcar si el comunicado se ha de enviar, además de a los destinatarios configurados por defecto, a los IPs del proyecto.
- Finalmente, aparecerá un check para marcar si el comunicado está activo o no en el SGI.
El caso concreto para la configuración para los hitos de convocatorias es el que se presenta en la pantalla a continuación:
Para el caso de los comunicados donde NO se puedan configurar sus destinatarios por defecto, sino que serán prefijados funcionalmente, esta pantalla, también a nivel general de cualquier comunicado, únicamente dispondrá de las secciones:
- En primer lugar aparece una sección informativa, "Información del comunicado" donde se describe el objeto del comunicado:
- Cómo se genera
- En qué fecha se envía
- Quiénes pueden ser los destinatarios y si se pueden configurar o no.
- Finalmente, aparecerá un check para marcar si el comunicado está activo o no en el SGI.
Un ejemplo concreto de este caso es la configuración del Calendario de facturación de los proyectos que se presenta en la pantalla a continuación:
Destinatarios
A continuación se describe la forma común de gestionar los destinatarios por defecto dentro de las pantallas de configuración de comunicados.
Añadir destinatarios
A la hora de añadir destinatarios por defecto a la configuración de un comunicado se plantean dos opciones:
- Que el destinatario se encuentre en los sistemas de gestión de personas de la Universidad.
- Que el destinatario NO se encuentre en los sistemas de gestión de personas de la Universidad, bien porque no exista ninguna relación registrada con él en dichos sistemas bien porque el destinatario a añadir sea una lista de distribución o un email genérico y no propio de o asociado a una persona en concreto.
En el ejemplo a continuación vemos que ya se ha añadido un destinatario por defecto para la unidad de gestión UGI, ugicon@um.es, y vamos a ver cómo se añadiría uno nuevo.
En primer lugar, vamos a añadir un destinatario que está ya en los sistemas de la Universidad. Esta sería la secuencia de acciones a realizar:
- Seleccionamos la unidad de gestión, por ejemplo, UGI.
- Seleccionamos el radio botón "Destinatario Universidad".
- Tecleamos un dato (nombre, apellidos, ...) por el que buscar la persona a añadir dentro de la caja de texto "Destinatario Universidad", por ejemplo, 123456.
4. Pulsamos el botón "Buscar", con lo que se buscará la persona en los sistemas de la Universidad por los parámetros de búsqueda. Se plantean varios escenarios para la búsqueda:
- Si NO se encuentran resultados o aparece más de un resultado, se abrirá el buscador de personas. El usuario deberá entonces refinar la búsqueda o seleccionar una de las personas que se hayan devuelto como resultado.
Tras buscar y seleccionarse una persona, se cargará su nombre y apellidos y su mail en la caja de texto.
b. En otro caso, esto es, si se encuentra únicamente un resultado, se plantean igualmente varias opciones:
- La persona no tiene email informado en los sistemas de la Universidad. En este caso, no se podría seleccionar para enviarle el aviso por email hasta que este dato esté informado. Se mostrará un mensaje informando de ello al usuario.
- La persona tiene email informado. En este caso aparecerán automáticamente sus datos (Nombre y apellidos y el email) en la caja de texto "Destinatario Universidad", indicando que se ha seleccionado dicha persona, de igual forma que si hubiese seleccionado desde el buscador tal y como se muestra en el punto a).
5. Una vez se haya seleccionado el destinatario del aviso por la vía que haya sido posible, se debe pulsar el botón "Añadir destinatario" para que aparezca en la lista de Destinatarios por defecto. Vemos a continuación cómo quedaría el resultado del proceso. Se mostrarán nombre y apellidos y, entre paréntesis, el email del destinatario.
A continuación, vamos a añadir un destinatario que o bien no está relacionado en forma alguna con la Universidad, y por tanto no se encuentra registrado en sus sistemas, o bien que es una lista de correo o similar. En este caso, esta sería la secuencia de acciones a realizar:
- Seleccionar la unidad de gestión, por ejemplo, UGI.
- Seleccionar el radio botón "Otro destinatario".
- Teclear un email a añadir en la caja de texto "Otro destinatario", por ejemplo, infohits@um.es.
4. Pulsar el botón "Añadir destinatario". El resultado es el mismo que el visto para el caso de añadir un destinatario dado de alta en la Universidad, el nuevo email aparece dentro del conjunto de destinatarios por defecto del comunicado.
Eliminar destinatarios
Se pueden borrar destinatarios pulsando sobre el icono de aspa (X) correspondiente al destinatario. De esta forma, dichos destinatarios no recibirán el aviso.
Guardar los cambios realizados
Una vez completada la información de configuración de los comunicados de un tipo concreto, será necesario guardar los cambios. Para ello, basta con pulsar el botón "Guardar" de la pantalla de configuración de Comunicados. Todos los cambios realizados en la configuración se almacenarán y los avisos correspondientes que se generen a partir de ese momento tendrán como destinatarios o mostrarán precargados por pantalla los destinatarios por defecto aquí configurados.
Pasos para la configuración de comunicados específicos
A continuación se describen, a modo de ejemplo, los pasos para configurar cada uno de los comunicados del módulo de CSP. Los pasos 2 a 14 son opcionales, ya que no es obligatorio configurar ningún comunicado si no se desea y, en caso de realizar algún cambio en alguno de ellos, siempre será necesario realizar el paso 15, esto es, guardar los cambios realizados.
Paso 1: Pulsar la opción de menú "Comunicados" dentro del menú de "Configuración" del módulo CSP.
Al pulsar esta opción de menú, se abrirá el menú de configuración de todos los Comunicados del módulo de CSP, diferenciando entre los comunicados de Convocatorias, Solicitudes y Proyectos.
Paso 2: Pulsar la opción de menú "Hitos" dentro del menú "Convocatorias".
Al pulsar esta opción de menú, se mostrarán la pantalla de configuración de los comunicados de los Hitos que se dan de alta asociados a cada convocatoria concreta.
Ejemplo de estado después de añadir destinatarios por defecto para la UGI y la OTRI siguiendo las instrucciones descritas anteriormente.
Paso 3: Pulsar la opción de menú "Fases" dentro del menú "Convocatorias" de la configuración de Comunicados del módulo CSP.
Al pulsar esta opción de menú, se mostrarán la pantalla de configuración de los comunicados de las Fases que se dan de alta asociados a cada convocatoria concreta.
Paso 4: Pulsar la opción de menú "Hitos" dentro del menú "Solicitudes" de la configuración de Comunicados del módulo CSP.
Al pulsar esta opción de menú, se mostrarán la pantalla de configuración de los comunicados de los Hitos que se dan de alta asociados a cada solicitud concreta.
Paso 5: Pulsar la opción de menú "Alta solicitud ética" dentro del menú "Solicitudes" de la configuración de Comunicados del módulo CSP.
Al pulsar esta opción de menú, se mostrarán la pantalla de configuración de los comunicados de las Altas de solicitud de ética con motivo de una solicitud concreta que lo requiera.
Paso 6: Pulsar la opción de menú "Cambio de estado" dentro del menú "Solicitudes" de la configuración de Comunicados del módulo CSP.
Al pulsar esta opción de menú, se mostrarán la pantalla de configuración de los comunicados enviados con motivo de producirse un cambio de estado de una solicitud concreta.
Paso 7: Pulsar la opción de menú "Hitos" dentro del menú "Proyectos" de la configuración de Comunicados del módulo CSP.
Al pulsar esta opción de menú, se mostrarán la pantalla de configuración de los comunicados de los Hitos que se dan de alta asociados a cada proyecto concreto.
Paso 8: Pulsar la opción de menú "Fases" dentro del menú "Proyectos" de la configuración de Comunicados del módulo CSP.
Al pulsar esta opción de menú, se mostrarán la pantalla de configuración de los comunicados de las Fases que se dan de alta asociadas a cada proyecto concreto.
Paso 9: Pulsar la opción de menú "Períodos de pago socios" dentro del menú "Proyectos" de la configuración de Comunicados del módulo CSP.
Al pulsar esta opción de menú, se mostrarán la pantalla de configuración de los comunicados de los Períodos de pago a socios asociados a cada proyecto concreto.
Paso 10: Pulsar la opción de menú "Períodos de justificación socios" dentro del menú "Proyectos" de la configuración de Comunicados del módulo CSP.
Al pulsar esta opción de menú, se mostrarán la pantalla de configuración de los comunicados de los Períodos de justificación de los socios asociados a cada proyecto concreto.
Paso 11: Pulsar la opción de menú "Calendario de justificación" dentro del menú "Proyectos" de la configuración de Comunicados del módulo CSP.
Al pulsar esta opción de menú, se mostrarán la pantalla de configuración de los comunicados del Calendario de justificación asociados a cada proyecto concreto.
Paso 12: Pulsar la opción de menú "Seguimiento científico" dentro del menú "Proyectos" de la configuración de Comunicados del módulo CSP.
Al pulsar esta opción de menú, se mostrarán la pantalla de configuración de los comunicados del Seguimiento científico asociado a cada proyecto concreto.
Paso 13: Pulsar la opción de menú "Calendario de facturación - Notificar IP" dentro del menú "Proyectos" de la configuración de Comunicados del módulo CSP.
Al pulsar esta opción de menú, se mostrarán la pantalla de configuración de los comunicados de la acción de Notificar al IP dentro del Calendario de facturación de cada proyecto concreto.
Paso 14: Pulsar la opción de menú "Calendario de facturación - Validar IP" dentro del menú "Proyectos" de la configuración de Comunicados del módulo CSP.
Al pulsar esta opción de menú, se mostrarán la pantalla de configuración de los comunicados de la acción de Validar al IP dentro del Calendario de facturación de cada proyecto concreto.
Paso 15: Guardar los cambios
Una vez realizados los cambios deseados en la configuración, se debe pulsar el botón "Guardar", con lo que dichos cambios se empezarán a aplicar en los comunicados generados a partir de ese instante.
Generación de comunicados
Se presentan a continuación casos de ejemplo de envío de comunicados que vienen a representar las dos opciones de comunicados soportadas en el SGI: semiautomáticos y automáticos. El funcionamiento sería extensible al resto de gestiones y entidades.
Comunicados generados por acción del usuario - Creación/Modificación de un Hito que genera un comunicado o aviso
Se presentará el caso de ejemplo de hitos de una Convocatoria a través de una serie de pasos a realizar para poder configurar un aviso a enviar a consecuencia de un hito concreto.
Paso 1: Ir a opción de menú "Hitos" de una convocatoria
Paso 2: Pulsar botón "Añadir hito"
Se mostrará la ventana emergente que permite añadir un nuevo hito a la convocatoria.
Para indicar si el hito ha de generar un aviso, se deberá marcar el check "Generar aviso", que estará desactivado si la fecha es anterior a la de hoy. Si se deja desmarcado, no se generará ningún aviso para ese hito de esa convocatoria.
Paso 3: Indicar que se quiere generar un aviso para el hito
Al marcar el check "Generar aviso", se mostrarán los datos por defecto del aviso o comunicado a enviar. Los destinatarios se cargarán de la configuración realizada.
Paso 4: Modificar los datos por defecto del aviso
Los datos por defecto mostrados serán los descritos a continuación. Para cada uno se indica si se puede modificar y qué parte de los datos es modificable:
- Fecha y hora de envío del email de aviso: por defecto, la fecha del hito. La hora del envío será por defecto las 00:00, pero podrá ser modificada por el usuario.
- Asunto del email de aviso: se mostrará un asunto por defecto "Convocatoria XXX - Tipo hito YYY" adaptado a la convocatoria y tipo de hito que corresponda, pero podrá ser modificado por el usuario.
- Contenido del email de aviso: se mostrará un texto por defecto compuesto por una parte "No modificable" adaptado a la convocatoria y tipo de hito que corresponda, que sirve para identificar el aviso sin equívoco, y una parte que el usuario podrá modificar:
- "Se comunica que con fecha XXX se alcanzará el tipo hito YYY de la convocatoria XXX. " - Parte del contenido NO modificable, se enviará siempre.
- "En el hito se han indicado los siguientes comentarios: <Contenido del campo comentarios>." - Parte modificable o incluso se puede borrar si el usuario lo considera.
- Destinatarios del email de aviso. Habrá 3 tipos de destinatarios:
- Si se quiere enviar el aviso a los IPs de las solicitudes relacionadas con la convocatoria se debe marcar el check "Añadir IPs solicitud".
- Si se quiere enviar el aviso a los IPs de los proyectos relacionados con las solicitudes de la convocatoria se debe marcar el check "Añadir IPs proyecto".
- Se cargará además el conjunto de destinatarios configurados por defecto. El usuario podrá añadir o eliminar destinatarios de esta sección. Los destinatarios a añadir podrán ser personas disponibles a través del buscador de personas de la Universidad (opción marcada por defecto) u otros emails de destino añadidos manualmente.
También se podrá añadir destinatarios adicionales o eliminar algún destinatario, incluso de los predefinidos, para que no les llegue el aviso. Únicamente en el caso de los IPs de las solicitudes y los IPs de los proyectos relacionados se añadirán o se eliminarán todos como destinatarios marcando o desmarcando respectivamente los checks correspondientes.
Paso 5: añadir destinatarios adicionales a los predefinidos
Si se quiere que el aviso llegue, además de a los destinatarios por defecto, a un nuevo destinatario se debe añadir este nuevo destinatario al conjunto de destinatarios.
En este caso, se plantean dos opciones:
- Que el destinatario adicional se encuentre en los sistemas de gestión de personas de la Universidad.
- Que el destinatario adicional NO se encuentre en los sistemas de gestión de personas de la Universidad, bien porque no exista ninguna relación registrada con él en dichos sistemas bien porque el destinatario a añadir sea una lista de distribución o un email genérico y no propio de o asociado a una persona en concreto.
En el ejemplo a continuación vemos que ya existe un destinatario por defecto predefinido y vamos a ver cómo se añadiría uno nuevo.
En primer lugar, vamos a añadir un destinatario que está ya en los sistemas de la Universidad. Esta sería la secuencia de acciones a realizar:
- Seleccionamos el radio botón "Destinatario Universidad".
- Tecleamos un dato (nombre, apellidos, ...) por el que filtrar la persona a añadir en la caja de texto "Destinatario Universidad", por ejemplo, 123456:
3. Pulsamos el botón "Buscar", con lo que se buscará la persona en los sistemas de la Universidad por los parámetros de búsqueda. Se plantean varios escenarios para la búsqueda:
- Si no se encuentran resultados o aparece más de un resultado, se abrirá el buscador de personas. El usuario deberá entonces refinar la búsqueda o seleccionar una de las personas que se hayan devuelto como resultado.
b. En otro caso, esto es, si se encuentra únicamente un resultado, se plantean igualmente varias opciones:
- La persona no tiene email informado en los sistemas de la Universidad. En este caso, no se podría seleccionar para enviarle el aviso por email hasta que este dato esté informado. Se mostrará un mensaje informando de esto al usuario.
- La persona tiene email informado y tiene solo uno. En este caso aparecerán automáticamente sus datos (Nombre y apellidos y el email) en la caja de texto "Destinatario Universidad", indicando que se ha seleccionado dicha persona, teniendo como resultado el mismo que en el caso de apartado a).
4. Una vez se haya seleccionado el destinatario del aviso por la vía que haya sido posible, se debe pulsar el botón "Añadir destinatario" para que aparezca en la lista de Destinatarios. Vemos a continuación cómo quedaría el resultado del proceso.
A continuación, vamos a añadir un destinatario que o bien no está relacionado en forma alguna con la Universidad, y por tanto no se encuentra registrado en sus sistemas, o bien que es una lista de correo o similar. En este caso, esta sería la secuencia de acciones a realizar:
- Seleccionamos el radio botón "Otro destinatario".
- Tecleamos un email de destino en la caja de texto "Otro destinatario":
3. Una vez se haya introducido el email del destinatario del aviso, se debe pulsar el botón "Añadir destinatario" de la ventana emergente de Hito para que aparezca en la lista de Destinatarios. El resultado final es el mismo que el visto para el caso de añadir un destinatario dado de alta en la Universidad.
Paso 6: eliminar destinatarios
Se pueden borrar destinatarios pulsando sobre el icono en forma de aspa (X) correspondiente a cada destinatario. De esta forma, dichos destinatarios no recibirán el aviso.
Paso 7: guardar los cambios realizados
Una vez completada la información del hito de la convocatoria, incluida la información del aviso a generar, se deben guardar los cambios. Para ello:
- Pulsar el botón "Añadir" de la ventana emergente "Hito". El nuevo hito aparecerá en la lista de hitos de la convocatoria.
- Pulsar el botón "Guardar" de la pantalla de gestión de Convocatoria. Los cambios realizados en el hito y en el aviso se almacenarán y el aviso se generará con la información indicada en la fecha y hora indicada y con destino los destinatarios indicados.
Paso 8: modificar el aviso/comunicado a generar por el hito
Una vez guardado el hito, si se quisiera modificar la información del aviso a generar sería posible realizarlo siempre y cuando la fecha y hora indicada para enviar el aviso no se hayan sobrepasado aún. Para ello, se debe ir a la opción de menú "Hitos" de la Convocatoria y pulsar sobre el icono editar del hito que se quiera modificar, con lo que se mostrará la misma ventana emergente que en el caso del alta y se podrán modificar los datos por parte del usuario. Si la fecha actual es superior a la programada para el aviso, no se podrá cambiar la información del aviso. En otro caso, será modificable con las mismas condiciones que en el caso de la creación descrito en puntos anteriores.
Pulsando sobre el botón "Guardar" de la ventana emergente y a continuación el botón "Guardar" de la convocatoria, los cambios se almacenarían.
Paso 9: recepción del email de aviso por parte de los destinatarios
Cuando se alcance la fecha y hora programada para el envío del aviso, los destinatarios del mismo recibirán un email similar al siguiente:
Comunicados generados por acción del usuario - Creación/Modificación de una Fase que genera un comunicado o aviso
Se presentará el caso de ejemplo de fases de una Convocatoria a través de una serie de pasos a realizar para poder configurar un aviso a enviar relacionado con una fase concreta. Los pasos son muy similares a los descritos para el caso de los hitos, por lo que en este caso se describirá en detalle en las pantallas únicamente aquello que difiere entre Hitos y Fases en cuanto a la generación del comunicado.
Paso 1: Ir a opción de menú "Fases" de una convocatoria
Paso 2: Pulsar botón "Añadir fase"
Se mostrará la ventana emergente que permite añadir una nueva fase a la convocatoria. La diferencia con los Hitos es que en el caso de las fases hay un rango de fechas (inicio-fin) en lugar de una única fecha.
opción de ser configurados en el momento de la implantación del SGI en la Universidad y de ser modificados a posteriori accediendo a dicha configuración en el lugar donde se encuentre almacenada. En ningún caso se desarrollarán pantallas ni opciones de configuración dentro del SGI.
Para los comunicados que tengan opción a ser configurables, se podrán dejar configurados, por cada tipo de comunicado y unidad de gestión, los siguientes datos:
- Destinatarios
- Fecha / Dato para el cálculo de la fecha de envío
Partiendo de un catálogo de tipos de comunicado como el siguiente:
| Identificador | Descripción |
|---|---|
| 1 | Comunicado para los hitos de las convocatorias |
| 2 | Comunicado para los hitos de las solicitudes |
| 3 | Comunicado para los hitos de los proyectos |
| 4 | Comunicado para las fases de las convocatorias |
| 5 | Comunicado para las fases de los proyectos |
| 10 | Comunicado de alta de solicitud de evaluación de ética desde CSP |
| 11 | Comunicado de cambio de estado de solicitud de evaluación de ética desde CSP |
| 20 | Comunicado de períodos de pago a socios de proyectos |
A continuación se describen las características de cada tipo de comunicado de los listado anteriormente y cómo se deberían configurar en caso de que disponga de esta posibilidad.
Comunicados generados por acción del usuario
Módulo CSP - Hitos de convocatorias
Descripción del comunicado:
| Destinatarios | Generado por | Fecha de envío | Pantalla que lo origina | Asunto email | Contenido email |
|---|---|---|---|---|---|
| Los preconfigurados aplicando los cambios realizados por el gestor en la pantalla | El gestor al guardar un hito marcando el check "Generar aviso" | La indicada por el gestor en la pantalla. | IU-CSP-0201-008 - Crear convocatoria - Hitos, IU-CSP-202-009 - Añadir hito a convocatoria |
Configuración del comunicado:
Paso 1: incluir tantos registros de configuración como unidades de gestión para las que se vayan a definir destinatarios por defecto para este tipo de comunicado, por ejemplo:
| Identificador registro configuración | Identificador tipo comunicado | Fecha de envío | Unidad gestión |
|---|---|---|---|
| 1 | 1 | (vacía) | UGI |
| 2 | 1 | (vacía) | OTRI |
| 3 | 1 | (vacía) | OPE |
| ... | ... | (vacía) | ... |
Paso 2: incluir tantos emails de destino por cada registro de configuración como sea necesario, por ejemplo:
| Identificador destinatario | Identificador registro configuración | |
|---|---|---|
| 1 | 1 | ugicon@um.es |
| 2 | 2 | otricon@um.es |
| 3 | 2 | otriges@um.es |
| 4 | 3 | opecon@um.es |
| ... | ... | ... |
Módulo CSP - Hitos de solicitudes
Descripción del comunicado:
| Destinatarios | Generado por | Fecha de envío | Pantalla que lo origina | Asunto email | Contenido email |
|---|---|---|---|---|---|
| Los preconfiguracios aplicando los cambios realizados por el gestor en la pantalla | El gestor al guardar un hito marcando el check "Generar aviso" | La indicada por el gestor en la pantalla. | IU-CSP-0304-005 - Modificar Solicitud - Modificar Hitos - Unidades de gestión |
Configuración del comunicado:
Paso 1: incluir tantos registros de configuración como unidades de gestión para las que se vayan a definir destinatarios por defecto, por ejemplo:
| Identificador registro configuración | Identificador tipo comunicado | Fecha de envío | Unidad gestión |
|---|---|---|---|
| ... | ... | ... | ... |
| 4 | 2 | (vacía) | UGI |
| 5 | 2 | (vacía) | OTRI |
| 6 | 2 | (vacía) | OPE |
| ... | ... | (vacía) | ... |
Paso 2: incluir tantos emails de destino por cada registro de configuración como sea necesario, por ejemplo:
| Identificador destinatario | Identificador registro configuración | |
|---|---|---|
| ... | ... | ... |
| 5 | 4 | ugiecon@um.es |
| 6 | 5 | otriecon@um.es |
| 7 | 5 | otriges@um.es |
| 8 | 6 | opeecon@um.es |
| ... | ... | ... |
Módulo CSP - Hitos de proyectos
Descripción del comunicado:
| Destinatarios | Generado por | Fecha de envío | Pantalla que lo origina | Asunto email | Contenido email |
|---|---|---|---|---|---|
| Los preconfiguracios aplicando los cambios realizados por el gestor en la pantalla | El gestor al guardar un hito marcando el check "Generar aviso" | La indicada por el gestor en la pantalla. | IU-CSP-0402-010 - Añadir-modificar hito |
Configuración del comunicado:
Paso 1: incluir tantos registros de configuración como unidades de gestión para las que se vayan a definir destinatarios por defecto, por ejemplo:
| Identificador registro configuración | Identificador tipo comunicado | Fecha de envío | Unidad gestión |
|---|---|---|---|
| ... | ... | ... | ... |
| 7 | 3 | (vacía) | UGI |
| 8 | 3 | (vacía) | OTRI |
| 9 | 3 | (vacía) | OPE |
| ... | ... | (vacía) | ... |
Paso 2: incluir tantos emails de destino por cada registro de configuración como sea necesario, por ejemplo:
| Identificador destinatario | Identificador registro configuración | |
|---|---|---|
| ... | ... | ... |
| 9 | 7 | ugiproy@um.es |
| 10 | 7 | ugiecon@um.es |
| 11 | 8 | otriges@um.es |
| 12 | 9 | opeproy@um.es |
| ... | ... |
Módulo CSP - Fases de convocatorias
Descripción del comunicado:
| Destinatarios | Generado por | Fecha de envío | Pantalla que lo origina | Asunto email | Contenido email |
|---|---|---|---|---|---|
| Los preconfiguracios aplicando los cambios realizados por el gestor en la pantalla | El gestor al guardar un hito marcando el check "Generar aviso" o con el check "Generar segundo aviso" | La indicada por el gestor en la pantalla. | IU-CSP-0201-005 - Crear convocatoria - Fases, IU-CSP-202-006 - Añadir fase, IU-CSP-0204-005 - Modificar convocatoria - Fases |
Configuración del comunicado:
Paso 1: incluir tantos registros de configuración como unidades de gestión para las que se vayan a definir destinatarios por defecto, por ejemplo:
| Identificador registro configuración | Identificador tipo comunicado | Fecha de envío | Unidad gestión |
|---|---|---|---|
| ... | ... | ... | ... |
| 10 | 4 | (vacía) | UGI |
| 11 | 4 | (vacía) | OTRI |
| 12 | 4 | (vacía) | OPE |
| ... | ... | (vacía) | ... |
Paso 2: incluir tantos emails de destino por cada registro de configuración como sea necesario, por ejemplo:
| Identificador destinatario | Identificador registro configuración | |
|---|---|---|
| ... | ... | ... |
| 13 | 10 | ugiecon@um.es |
| 14 | 11 | otriecon@um.es |
| 15 | 11 | otriges@um.es |
| 16 | 12 | opeecon@um.es |
| ... | ... |
Módulo CSP - Fases de proyectos
Descripción del comunicado:
| Destinatarios | Generado por | Fecha de envío | Pantalla que lo origina | Asunto email | Contenido email |
|---|---|---|---|---|---|
| Los preconfigurados aplicando los cambios realizados por el gestor en la pantalla | El gestor al guardar un hito marcando el check "Generar aviso" o con el check "Generar segundo aviso" | La indicada por el gestor en la pantalla. | IU-CSP-0402-009 - Añadir-modificar fase |
Configuración del comunicado:
Paso 1: incluir tantos registros de configuración como unidades de gestión para las que se vayan a definir destinatarios por defecto, por ejemplo:
| Identificador registro configuración | Identificador tipo comunicado | Fecha de envío | Unidad gestión |
|---|---|---|---|
| ... | ... | ... | ... |
| 13 | 5 | (vacía) | UGI |
| 14 | 5 | (vacía) | OTRI |
| 15 | 5 | (vacía) | OPE |
| ... | ... | (vacía) | ... |
Paso 2: incluir tantos emails de destino por cada registro de configuración como sea necesario, por ejemplo:
| Identificador destinatario | Identificador registro configuración | |
|---|---|---|
| ... | ... | ... |
| 17 | 13 | ugiecon@um.es |
| 18 | 13 | ugiproy@um.es |
| 19 | 14 | otriproy@um.es |
| 20 | 15 | opeproy@um.es |
| ... | ... |
Módulo Ética
Ver ETI - Notificaciones / Alertas
Módulo Invenciones
Ver PII - Notificaciones / Alertas
Comunicados automáticos
Módulo CSP - Convocatorias - Alta de solicitud de autoevaluación de ética
Descripción del comunicado:
| Destinatarios | Generado por | Fecha de envío | Pantalla que lo origina | Asunto email | Contenido email |
|---|---|---|---|---|---|
| El solicitante. | El SGI al identificar que es necesario crear una solicitud de petición de evaluación de ética para una solicitud. La comprobación se realiza tras cambiar el usuario el estado de una solicitud y haberse completado el formulario de autoevaluación de ética. | Inmediata, en la misma fecha de alta de solicitud de petición de evaluación de ética. | CU-CSP-1100 -002- Modificar solicitud - Cambio de estado | Equipo Ética | Equipo Ética |
Configuración del comunicado: este comunicado no admite configuración.
Módulo CSP - Convocatorias - Cambio de estado
Descripción del comunicado:
| Destinatarios | Generado por | Fecha de envío | Pantalla que lo origina | Asunto email | Contenido email |
|---|---|---|---|---|---|
Para cualquier cambio de estado realizado por el solicitante, los destinatarios configurados por defecto. Correos genéricos preconfigurados por UG. Para cualquier cambio de estado realizado por la Unidad de Gestión, el destinatario será el solicitante. Revisar Juana Menchón | El SGI al producirse un cambio de estado. Solo aplicará a solicitudes registradas por el propio solicitante. | Inmediata, en la misma fecha en la que se registra el cambio de estado en el SGI (que no tiene por qué coincidir con la fecha del estado) | CU-CSP-1100 -002- Modificar solicitud - Cambio de estado |
Configuración del comunicado: pendiente
Módulo CSP - Proyectos - Periodos de pago socios
Descripción del comunicado:
| Destinatarios | Generado por | Fecha de envío | Pantalla que lo origina | Asunto email | Contenido email |
|---|---|---|---|---|---|
Los preconfigurados. Correos genéricos preconfigurados por UG. | El SGI de manera automática si se supera la fecha prevista del pago al socio colaborador por parte de la Universidad y no se ha indicado la fecha de realización del pago. | Programada, la fecha prevista de pago al socio colaborador por parte de la Universidad. 1 aviso días antes? 7 días hábiles - cubriría fines de semana, no festivos ni locales ni nacionales | IU-CSP-0402-007 - Añadir-modificar periodo pago a socio |
Configuración del comunicado:
Paso 1: incluir tantos registros de configuración como unidades de gestión para las que se vayan a definir destinatarios por defecto, por ejemplo:
| Identificador registro configuración | Identificador tipo comunicado | Fecha de envío | Unidad gestión |
|---|---|---|---|
| ... | ... | ... | ... |
| 16 | 20 | (vacía) | UGI |
| 17 | 20 | (vacía) | OTRI |
| 18 | 20 | (vacía) | OPE |
| ... | ... | (vacía) | ... |
Paso 2: incluir tantos emails de destino por cada registro de configuración como sea necesario, por ejemplo:
| Identificador destinatario | Identificador registro configuración | |
|---|---|---|
| ... | ... | ... |
| 21 | 16 | ugiecon@um.es |
| 22 | 16 | ugiproy@um.es |
| 23 | 17 | otriproy@um.es |
| 24 | 18 | opeproy@um.es |
| ... | ... |
-
Periodos de justificación socios -
Destinatarios Generado por Fecha de envío Pantalla que lo origina Asunto email Contenido email Los preconfigurados.
Correos genéricos preconfigurados por UG.
El SGI de manera automática al inicio del periodo de presentación de la justificación de un socio colaborador de la Universidad y al final del período si se supera la fecha de fin del mismo y no se ha registrado la recepción de la documentación para dicha justificación. Programada, fecha fin del período de presentación de la justificación para el socio colaborador.
Inicio, el mismo día
Final días antes? 3 hábiles antes del cierre
IU-CSP-0406-011-004-001 - Modificar proyecto - Socio - Periodo de justificación - Datos generales Calendario de justificación -
Destinatarios Generado por Fecha de envío Pantalla que lo origina Asunto email Contenido email Los preconfigurados.
Correos genéricos preconfigurados por UG.
El SGI de manera automática al inicio y al final del período de presentación de la justificación.
Aglutinar por meses con todo lo que inicia período de presentación de la justificación y enviar solo un comunicado al mes. Que incluya la fecha de fin del período de presentación de justificación.
Programada, fecha de inicio y fecha de fin del período de justificación.IU-CSP-0406-029 - Modificar proyecto - Configuración económica - Calendario justificación Seguimiento científico -
Destinatarios Generado por Fecha de envío Pantalla que lo origina Asunto email Contenido email Los preconfigurados.
Correos genéricos preconfigurados por UG y a los IPs de los proyectos.
El SGI de manera automática al inicio y al final del período de presentación de la documentación de seguimiento científico de un proyecto si no se ha presentado dicha documentación.
Solo para la UG:
Aglutinar por meses con todo lo que inicia período de presentación de la justificación y enviar solo un comunicado al mes. Que incluya la fecha de fin del período de presentación de justificación.
Solo para para el IP:
Programada, fecha de inicio y fecha de fin del período de presentación de la documentación de seguimiento científico de un proyecto.
Inicio días antes? 3 días hábiles - cubriría fines de semana, no festivos ni locales ni nacionales
Final días antes? 3 naturales
Solo 2 comunicados, el día que empieza y el que termina no hay comunicado.
IU-CSP-0406-014-001 - Modificar proyecto - Seguimiento científico - Datos generales Similar a "El plazo de presentación del período de segto. científico se cierra en tal fecha. Le recordamos que el último día para presentar la documentación es X."
Calendario de facturación - Notificar IP -
Destinatarios Generado por Fecha de envío Pantalla que lo origina Asunto email Contenido email Investigador principal y/o responsable económico del proyecto.
Otros tipos de aviso de este tipo - Remitir OTRI
Habrá tantos hitos de facturación como avisos distintos a enviar al investigador
El usuario del SGI al pulsar sobre la acción "Notificar IP" para una factura en el calendario de facturación. Inmediata, fecha en la que el usuario realiza dicha acción de solicitar "Notificar IP". IU-CSP-0406-028 - Modificar proyecto - Configuración económica - Calendario facturación OTRI nos remitirá el que tienen ahora
OTRI nos remitirá el que tienen ahora
Calendario de facturación - Validar IP -
Destinatarios Generado por Fecha de envío Pantalla que lo origina Asunto email Contenido email Correos genéricos preconfigurados por UG.
El responsable económico y/o investigador principal al pulsar sobre la acción "Validar IP" y a continuación realizar el proceso de validación para una factura en el calendario de facturación. Inmediata, fecha en la que el usuario realiza dicha acción de solicitar "Notificar IP". IU-CSP-0406-028 - Modificar proyecto - Configuración económica - Calendario facturación OTRI nos remitirá el que tienen ahora OTRI nos remitirá el que tienen ahora
-
Generación de comunicados
Se presentan a continuación casos de ejemplo de envío de comunicados que vienen a representar las dos opciones de comunicados soportadas en el SGI: semiautomáticos y automáticos. El funcionamiento sería extensible al resto de gestiones y entidades.
Comunicados generados por acción del usuario - Creación/Modificación de un Hito que genera un comunicado o aviso
Se presentará el caso de ejemplo de hitos de una Convocatoria a través de una serie de pasos a realizar para poder configurar un aviso a enviar a consecuencia de un hito concreto.
Paso 1: Ir a opción de menú "Hitos" de una convocatoria
Paso 2: Pulsar botón "Añadir hito"
Se mostrará la ventana emergente que permite añadir un nuevo hito a la convocatoria.
Para indicar si el hito ha de generar un aviso, se Para indicar si la fase ha de generar un aviso, se deberá marcar el check "Generar aviso", que estará desactivado si la fecha de fin de la fase es anterior es anterior a la de hoy. Si se deja desmarcado, no se generará ningún aviso para esa fase ese hito de esa convocatoria.
Paso 3: Indicar que se quiere generar un aviso para
...
el hito
Al marcar el check "Generar aviso", se mostrarán los datos por defecto del aviso o comunicado a enviar. En el caso de los comunicados de fases existirá la posibilidad de generar dos avisos.
Para poder generar un segundo aviso, se debe marcar el check "Generar segundo aviso", con lo que aparecerá un campo de fecha, "Fecha y hora de segundo envío", para informar cuándo se quiere hacer ese segundo aviso por email. Esta fecha tendrá que ser mayor que la del primer aviso.
Paso 4: Modificar los datos por defecto del aviso
Los datos por defecto mostrados serán los siguientes. Para cada uno se indica si se puede modificar y qué parte:
Los destinatarios se cargarán de la configuración realizada.
Paso 4: Modificar los datos por defecto del aviso
Los datos por defecto mostrados serán los descritos a continuación. Para cada uno se indica si se puede modificar y qué parte de los datos es modificable:
- Fecha y hora de envío del email de aviso: por defecto, la fecha del hito. La hora del envío será por defecto las 00:00, pero podrá ser modificada por el usuario.
- Asunto del email de aviso: se Primer aviso. Es el que se activa marcando el check "Generar aviso" y además hace que se muestre el check "Generar segundo aviso", que estará desmarcado por defecto.
- Fecha y hora de envío del email del primer aviso: por defecto, la fecha de inicio de la fase. La hora del envío será por defecto las 00:00, pero podrá ser modificada por el usuario. Asunto del email de aviso: se mostrará un asunto por defecto "Convocatoria XXX - Tipo fase hito YYY" adaptado a la convocatoria y tipo de fase hito que corresponda, pero podrá ser modificado por el usuario.
- Contenido del email de aviso: se mostrará un texto por defecto compuesto por una parte "No modificable" adaptado a la convocatoria y tipo de fase hito que corresponda, que sirve para identificar el aviso sin equívoco, y una parte que el usuario podrá modificar:
- "Se comunica que con fecha XXX da comienzo la fase se alcanzará el tipo hito YYY de la convocatoria XXX. " - Parte del contenido NO modificable, se enviará siempre.
- "En esta fase el hito se han incluido las indicado los siguientes observacionescomentarios: <Contenido del campo observaciones>comentarios>." - Parte modificable o incluso se puede borrar si el usuario lo considera.
- Segundo aviso. Es el que se activa marcando el check "Generar segundo aviso" y además hace que se muestre el campo "Fecha y hora de segundo envío" para que el usuario introduzca manualmente cuándo quiere que se envíe ese segundo aviso.
- En el caso del email del segundo aviso, se antepondrá automáticamente el texto "Segundo Aviso - " al asunto, siendo por ejemplo, en este caso, "Segundo Aviso - Convocatoria XXX - Tipo fase YYY".
- Destinatarios del email de aviso. Habrá 3 tipos de destinatarios:
- Si se quiere enviar el aviso a los IPs de las solicitudes relacionadas con la convocatoria se debe marcar el check "Añadir IPs solicitud".
- Si se quiere enviar el aviso a los IPs de los
- Si se quiere enviar el aviso a los IPs de las solicitudes relacionadas con la convocatoria se debe marcar el check "Añadir IPs solicitud".
- Si se quiere enviar el aviso a los IPs de los proyectos relacionados con las solicitudes de la convocatoria se debe marcar el check "Añadir IPs proyecto".
- Se cargará además el conjunto de destinatarios configurados por defecto. El usuario podrá añadir o eliminar destinatarios de esta sección. Los destinatarios a añadir podrán ser personas disponibles a través del buscador de personas de la Universidad (opción marcada por defecto) u otros emails de destino añadidos manualmente.
También se podrá añadir destinatarios adicionales o eliminar algún destinatario, incluso de los predefinidos, para que no les llegue el aviso. Únicamente en el caso de los IPs de las solicitudes y los IPs de los proyectos relacionados se añadirán o se eliminarán todos como destinatarios marcando o desmarcando respectivamente los checks correspondientes.
Paso 5: añadir destinatarios adicionales
...
Este paso se realiza exactamente igual que en el caso de los hitos, por lo que se puede revisar su operativa en el ejemplo anterior.
Paso 6: eliminar destinatarios
Este paso se realiza exactamente igual que en el caso de los hitos, por lo que se puede revisar su operativa en el ejemplo anterior.
Paso 7: guardar los cambios realizados
Este paso se realiza exactamente igual que en el caso de los hitos, por lo que se puede revisar su operativa en el ejemplo anterior.
Paso 8: modificar el aviso/comunicado a generar por la fase
Una vez guardada la fase, si se quisiera modificar la información del aviso a generar sería posible realizarlo siempre y cuando dicha fecha y hora indicada para el envío del aviso no se hayan sobrepasado aún. Para ello, se debe ir a la opción de menú "Fases" de la Convocatoria y pulsar sobre el icono editar del hito que se quiera modificar, con lo que se mostrará la misma ventana emergente que en el caso del alta y se podrán modificar los datos por parte del usuario. Si la fecha actual es superior a la programada para el aviso, no se podrá cambiar la información del aviso. En otro caso, será modificable con las mismas condiciones que en el caso de la creación descrito en puntos anteriores.
Pulsando sobre el botón "Guardar" de la ventana emergente de modificación de la fase y a continuación el botón "Guardar" de la convocatoria, los cambios se almacenarían.
Paso 9: recepción del email de aviso por parte de los destinatarios
Cuando se alcance la fecha y hora programada para el envío del primer aviso, los destinatarios del mismo recibirán un email similar al siguiente:
Y en el caso del segundo aviso, se recibiría un email similar al siguiente:
Generación de comunicados automáticos
En el caso de los comunicados automáticos, no existe una gestión de la información de los mismos visible por pantalla, sino que se utilizarán destinatarios, fechas y textos preconfigurados para su envío, que serán los que se definan funcionalmente por la Universidad o bien los preconfigurados, según el caso.
Se presentan a continuación varios casos de ejemplo de email de aviso. Al igual que en el caso de los comunicados generados por acción del usuario, para el resto de comunicados automáticos no presentados aquí el proceso sería similar a los del ejemplo y es la parte pendiente de cerrar funcionalmente con la Universidad.
Ejemplo 1: Avisos de período de justificación de socio de un proyecto
Ejemplo de comunicado automático que se envía 2 veces, una al inicio y otra al final del período de presentación de la justificación de un socio.
Email de aviso de inicio de período de justificación de socio de un proyecto
Email de aviso de fin de período de justificación de socio de un proyecto
Ejemplo 2: Email de aviso de fin de período de pago a socio
Ejemplo de comunicado automático que se envía 1 vez, al final del período de pago.
ANEXO - Cuestiones pendientes de definir/validar funcionalmente por parte de la Universidad
General
- Actores para la configuración - ¿Administrador?
- ¿Ok a opción de Activar / Desactivar un tipo de comunicado concreto o activos siempre?
Comunicados generados por acción del usuario
...
Convocatorias: IU-CSP-0201-008 - Crear convocatoria - Hitos, IU-CSP-202-009 - Añadir hito a convocatoria
...
...
Solicitudes: IU-CSP-0304-005 - Modificar Solicitud - Modificar Hitos - Unidades de gestión
...
...
Proyectos: IU-CSP-0402-010 - Añadir-modificar hito
...
...
...
a los predefinidos
Si se quiere que el aviso llegue, además de a los destinatarios por defecto, a un nuevo destinatario se debe añadir este nuevo destinatario al conjunto de destinatarios.
En este caso, se plantean dos opciones:
- Que el destinatario adicional se encuentre en los sistemas de gestión de personas de la Universidad.
- Que el destinatario adicional NO se encuentre en los sistemas de gestión de personas de la Universidad, bien porque no exista ninguna relación registrada con él en dichos sistemas bien porque el destinatario a añadir sea una lista de distribución o un email genérico y no propio de o asociado a una persona en concreto.
En el ejemplo a continuación vemos que ya existe un destinatario por defecto predefinido y vamos a ver cómo se añadiría uno nuevo.
En primer lugar, vamos a añadir un destinatario que está ya en los sistemas de la Universidad. Esta sería la secuencia de acciones a realizar:
- Seleccionamos el radio botón "Destinatario Universidad".
- Tecleamos un dato (nombre, apellidos, ...) por el que filtrar la persona a añadir en la caja de texto "Destinatario Universidad", por ejemplo, 123456:
3. Pulsamos el botón "Buscar", con lo que se buscará la persona en los sistemas de la Universidad por los parámetros de búsqueda. Se plantean varios escenarios para la búsqueda:
- Si no se encuentran resultados o aparece más de un resultado, se abrirá el buscador de personas. El usuario deberá entonces refinar la búsqueda o seleccionar una de las personas que se hayan devuelto como resultado.
b. En otro caso, esto es, si se encuentra únicamente un resultado, se plantean igualmente varias opciones:
- La persona no tiene email informado en los sistemas de la Universidad. En este caso, no se podría seleccionar para enviarle el aviso por email hasta que este dato esté informado. Se mostrará un mensaje informando de esto al usuario.
- La persona tiene email informado y tiene solo uno. En este caso aparecerán automáticamente sus datos (Nombre y apellidos y el email) en la caja de texto "Destinatario Universidad", indicando que se ha seleccionado dicha persona, teniendo como resultado el mismo que en el caso de apartado a).
4. Una vez se haya seleccionado el destinatario del aviso por la vía que haya sido posible, se debe pulsar el botón "Añadir destinatario" para que aparezca en la lista de Destinatarios. Vemos a continuación cómo quedaría el resultado del proceso.
A continuación, vamos a añadir un destinatario que o bien no está relacionado en forma alguna con la Universidad, y por tanto no se encuentra registrado en sus sistemas, o bien que es una lista de correo o similar. En este caso, esta sería la secuencia de acciones a realizar:
- Seleccionamos el radio botón "Otro destinatario".
- Tecleamos un email de destino en la caja de texto "Otro destinatario":
3. Una vez se haya introducido el email del destinatario del aviso, se debe pulsar el botón "Añadir destinatario" de la ventana emergente de Hito para que aparezca en la lista de Destinatarios. El resultado final es el mismo que el visto para el caso de añadir un destinatario dado de alta en la Universidad.
Paso 6: eliminar destinatarios
Se pueden borrar destinatarios pulsando sobre el icono en forma de aspa (X) correspondiente a cada destinatario. De esta forma, dichos destinatarios no recibirán el aviso.
Paso 7: guardar los cambios realizados
Una vez completada la información del hito de la convocatoria, incluida la información del aviso a generar, se deben guardar los cambios. Para ello:
- Pulsar el botón "Añadir" de la ventana emergente "Hito". El nuevo hito aparecerá en la lista de hitos de la convocatoria.
- Pulsar el botón "Guardar" de la pantalla de gestión de Convocatoria. Los cambios realizados en el hito y en el aviso se almacenarán y el aviso se generará con la información indicada en la fecha y hora indicada y con destino los destinatarios indicados.
Paso 8: modificar el aviso/comunicado a generar por el hito
Una vez guardado el hito, si se quisiera modificar la información del aviso a generar sería posible realizarlo siempre y cuando la fecha y hora indicada para enviar el aviso no se hayan sobrepasado aún. Para ello, se debe ir a la opción de menú "Hitos" de la Convocatoria y pulsar sobre el icono editar del hito que se quiera modificar, con lo que se mostrará la misma ventana emergente que en el caso del alta y se podrán modificar los datos por parte del usuario. Si la fecha actual es superior a la programada para el aviso, no se podrá cambiar la información del aviso. En otro caso, será modificable con las mismas condiciones que en el caso de la creación descrito en puntos anteriores.
Pulsando sobre el botón "Guardar" de la ventana emergente y a continuación el botón "Guardar" de la convocatoria, los cambios se almacenarían.
Paso 9: recepción del email de aviso por parte de los destinatarios
Cuando se alcance la fecha y hora programada para el envío del aviso, los destinatarios del mismo recibirán un email similar al siguiente:
Comunicados generados por acción del usuario - Creación/Modificación de una Fase que genera un comunicado o aviso
Se presentará el caso de ejemplo de fases de una Convocatoria a través de una serie de pasos a realizar para poder configurar un aviso a enviar relacionado con una fase concreta. Los pasos son muy similares a los descritos para el caso de los hitos, por lo que en este caso se describirá en detalle en las pantallas únicamente aquello que difiere entre Hitos y Fases en cuanto a la generación del comunicado.
Paso 1: Ir a opción de menú "Fases" de una convocatoria
Paso 2: Pulsar botón "Añadir fase"
Se mostrará la ventana emergente que permite añadir una nueva fase a la convocatoria. La diferencia con los Hitos es que en el caso de las fases hay un rango de fechas (inicio-fin) en lugar de una única fecha.
Para indicar si la fase ha de generar un aviso, se deberá marcar el check "Generar aviso", que estará desactivado si la fecha de fin de la fase es anterior a la de hoy. Si se deja desmarcado, no se generará ningún aviso para esa fase de esa convocatoria.
Paso 3: Indicar que se quiere generar un aviso para la fase
Al marcar el check "Generar aviso", se mostrarán los datos por defecto del aviso o comunicado a enviar. En el caso de los comunicados de fases existirá la posibilidad de generar dos avisos.
Para poder generar un segundo aviso, se debe marcar el check "Generar segundo aviso", con lo que aparecerá un campo de fecha, "Fecha y hora de segundo envío", para informar cuándo se quiere hacer ese segundo aviso por email. Esta fecha tendrá que ser mayor que la del primer aviso.
Paso 4: Modificar los datos por defecto del aviso
Los datos por defecto mostrados serán los siguientes. Para cada uno se indica si se puede modificar y qué parte:
- Primer aviso. Es el que se activa marcando el check "Generar aviso" y además hace que se muestre el check "Generar segundo aviso", que estará desmarcado por defecto.
- Fecha y hora de envío del email del primer aviso: por defecto, la fecha de inicio de la fase. La hora del envío será por defecto las 00:00, pero podrá ser modificada por el usuario.
- Asunto del email de aviso: se mostrará un asunto por defecto "Convocatoria XXX - Tipo fase YYY" adaptado a la convocatoria y tipo de fase que corresponda, pero podrá ser modificado por el usuario.
- Contenido del email de aviso: se mostrará un texto por defecto compuesto por una parte "No modificable" adaptado a la convocatoria y tipo de fase que corresponda, que sirve para identificar el aviso sin equívoco, y una parte que el usuario podrá modificar:
- "Se comunica que con fecha XXX da comienzo la fase YYY de la convocatoria XXX. " - Parte del contenido NO modificable, se enviará siempre.
- "En esta fase se han incluido las siguientes observaciones: <Contenido del campo observaciones>." - Parte modificable o incluso se puede borrar si el usuario lo considera.
- Segundo aviso. Es el que se activa marcando el check "Generar segundo aviso" y además hace que se muestre el campo "Fecha y hora de segundo envío" para que el usuario introduzca manualmente cuándo quiere que se envíe ese segundo aviso.
- En el caso del email del segundo aviso, se antepondrá automáticamente el texto "Segundo Aviso - " al asunto, siendo por ejemplo, en este caso, "Segundo Aviso - Convocatoria XXX - Tipo fase YYY".
- Destinatarios del email de aviso. Aplicarán los mismos destinatarios al primer aviso que al segundo.Habrá 3 tipos de destinatarios:
- Si se quiere enviar el aviso a los IPs de las solicitudes relacionadas con la convocatoria se debe marcar el check "Añadir IPs solicitud".
- Si se quiere enviar el aviso a los IPs de los proyectos relacionados con las solicitudes de la convocatoria se debe marcar el check "Añadir IPs proyecto".
- Se cargará además el conjunto de destinatarios configurados por defecto. El usuario podrá añadir o eliminar destinatarios de esta sección. Los destinatarios a añadir podrán ser personas disponibles a través del buscador de personas de la Universidad (opción marcada por defecto) u otros emails de destino añadidos manualmente.
También se podrá añadir destinatarios adicionales o eliminar algún destinatario, incluso de los predefinidos, para que no les llegue el aviso. Únicamente en el caso de los IPs de las solicitudes y los IPs de los proyectos relacionados se añadirán o se eliminarán todos como destinatarios marcando o desmarcando respectivamente los checks correspondientes.
Paso 5: añadir destinatarios adicionales
Este paso se realiza exactamente igual que en el caso de los hitos, por lo que se puede revisar su operativa en el ejemplo anterior.
Paso 6: eliminar destinatarios
Este paso se realiza exactamente igual que en el caso de los hitos, por lo que se puede revisar su operativa en el ejemplo anterior.
Paso 7: guardar los cambios realizados
Este paso se realiza exactamente igual que en el caso de los hitos, por lo que se puede revisar su operativa en el ejemplo anterior.
Paso 8: modificar el aviso/comunicado a generar por la fase
Una vez guardada la fase, si se quisiera modificar la información del aviso a generar sería posible realizarlo siempre y cuando dicha fecha y hora indicada para el envío del aviso no se hayan sobrepasado aún. Para ello, se debe ir a la opción de menú "Fases" de la Convocatoria y pulsar sobre el icono editar del hito que se quiera modificar, con lo que se mostrará la misma ventana emergente que en el caso del alta y se podrán modificar los datos por parte del usuario. Si la fecha actual es superior a la programada para el aviso, no se podrá cambiar la información del aviso. En otro caso, será modificable con las mismas condiciones que en el caso de la creación descrito en puntos anteriores.
Pulsando sobre el botón "Guardar" de la ventana emergente de modificación de la fase y a continuación el botón "Guardar" de la convocatoria, los cambios se almacenarían.
Paso 9: recepción del email de aviso por parte de los destinatarios
Cuando se alcance la fecha y hora programada para el envío del primer aviso, los destinatarios del mismo recibirán un email similar al siguiente:
Y en el caso del segundo aviso, se recibiría un email similar al siguiente:
Generación de comunicados automáticos
En el caso de los comunicados automáticos, no existe una gestión de la información de los mismos visible por pantalla, sino que se utilizarán destinatarios, fechas y textos preconfigurados para su envío, que serán los que se definan funcionalmente por la Universidad o bien los preconfigurados, según el caso.
Se presentan a continuación varios casos de ejemplo de email de aviso. Al igual que en el caso de los comunicados generados por acción del usuario, para el resto de comunicados automáticos no presentados aquí el proceso sería similar a los del ejemplo y es la parte pendiente de cerrar funcionalmente con la Universidad.
Ejemplo 1: Avisos de período de justificación de socio de un proyecto
Ejemplo de comunicado automático que se envía 2 veces, una al inicio y otra al final del período de presentación de la justificación de un socio.
Email de aviso de inicio de período de justificación de socio de un proyecto
Email de aviso de fin de período de justificación de socio de un proyecto
Ejemplo 2: Email de aviso de fin de período de pago a socio
Ejemplo de comunicado automático que se envía 1 vez, al final del período de pago.
Comunicados automáticos
- CSP:
- Proyectos:
Periodos de pago socios -
...
Convocatorias: IU-CSP-0201-005 - Crear convocatoria - Fases, IU-CSP-202-006 - Añadir fase, IU-CSP-0204-005 - Modificar convocatoria - Fases
...
...
Proyectos: IU-CSP-0402-009 - Añadir-modificar fase
...
...
...
- "Enviar notificación" de una evaluación de revisión mínima: IU-ETI-0020-001 Búsqueda y listado de evaluaciones - Definir en reunión específica equipo ética
...
- Solicitudes de protección - IU-PII-0021-001 - Añadir-modificar procedimiento - Definir en reunión específica equipo invenciones
Comunicados automáticos
- CSP:
- Solicitudes:
Alta de solicitud de ética - CU-CSP-1100 -002- Modificar solicitud - Cambio de estado
Destinatarios Generado por Fecha de envío Asunto email Contenido email El solicitante. El SGI al identificar que es necesario crear una solicitud de petición de evaluación de ética para una solicitud. La comprobación se realiza tras cambiar el usuario el estado de una solicitud y haberse completado el formulario de autoevaluación de ética. Inmediata, en la misma fecha de alta de solicitud de petición de evaluación de ética. Equipo Ética Equipo Ética Cambio de estado de solicitud - CU-CSP-1100 -002- Modificar solicitud - Cambio de estado
Destinatarios Generado por Fecha de envío Asunto email Contenido email Para cualquier cambio de estado realizado por el solicitante, los destinatarios configurados por defecto.
Correos genéricos preconfigurados por UG.
Para cualquier cambio de estado realizado por la Unidad de Gestión, el destinatario será el solicitante.
Revisar Juana Menchón
El SGI al producirse un cambio de estado.
Solo aplicará a solicitudes registradas por el propio solicitante.
Inmediata, en la misma fecha en la que se registra el cambio de estado en el SGI (que no tiene por qué coincidir con la fecha del estado) Periodos de pago socios - IU-CSP-0402-007 - Añadir-modificar periodo pago a socio
Destinatarios Generado por Fecha de envío Pantalla que lo origina Asunto email Contenido email Los preconfigurados.
Correos genéricos preconfigurados por UG.
El SGI de manera automática si se supera la fecha prevista del pago al socio colaborador por parte de la Universidad y no se ha indicado la fecha de realización del pago. Programada, la fecha prevista de pago al socio colaborador por parte de la Universidad.
1 aviso días antes? 7 días hábiles - cubriría fines de semana, no festivos ni locales ni nacionales
IU-CSP-0402-007 - Añadir-modificar periodo pago a socio
- Solicitudes:
Periodos de justificación socios - IU-CSP-0406-011-004-001 - Modificar proyecto - Socio - Periodo de justificación - Datos generales
Destinatarios Generado por Fecha de envío Pantalla que lo origina Asunto email Contenido email Los preconfigurados.
Correos genéricos preconfigurados por UG.
El SGI de manera automática al inicio del periodo de presentación de la justificación de un socio colaborador de la Universidad y al final del período si se supera la fecha de fin del mismo y no se ha registrado la recepción de la documentación para dicha justificación. Programada, fecha fin del período de presentación de la justificación para el socio colaborador.
Inicio, el mismo día
Final días antes? 3 hábiles antes del cierredel cierre
IU-CSP-0406-011-004-001 - Modificar proyecto - Socio - Periodo de justificación - Datos generales Calendario de justificación - IU-CSP-0406-029 - Modificar proyecto - Configuración económica - Calendario justificación
Seguimiento científico - 014001 -Destinatarios Generado por Fecha de envío Pantalla que lo origina Asunto email Contenido email Los preconfigurados.
Correos genéricos preconfigurados por UG.
El SGI de manera automática al inicio y al final del período de presentación de la justificación.
Aglutinar por meses con todo lo que inicia período de presentación de la justificación y enviar solo un comunicado al mes. Que incluya la fecha de fin del período de presentación de justificación.
Programada, fecha de inicio y fecha de fin del período de justificación.Juana Menchón Seguimiento científico - Datos generales
Destinatarios Generado por Fecha de envío Pantalla que lo origina Asunto email Contenido email Los preconfigurados.
Correos genéricos preconfigurados por UG y a los IPs de los proyectos.
El SGI de manera automática al inicio y al final del período de presentación de la documentación de seguimiento científico de un proyecto si no se ha presentado dicha documentación.
Solo para la UG:
Aglutinar por meses con todo lo que inicia período de presentación de la justificación y enviar solo un comunicado al mes. Que incluya la fecha de fin del período de presentación de justificación.
Solo para para el IP:
Programada, fecha de inicio y fecha de fin del período de presentación de la documentación de seguimiento científico de un proyecto.
Inicio días antes? 3 días hábiles - cubriría fines de semana, no festivos ni locales ni nacionales
Final días antes? 3 naturales
Solo 2 comunicados, el día que empieza y el que termina no hay comunicado.
IU-CSP-0406-014-001 - Modificar proyecto - Seguimiento científico - Datos generales Similar a "El plazo de presentación del período de segto. científico se cierra en tal fecha. Le recordamos que el último día para presentar la documentación es X.""
Calendario de facturación - Notificar IP - Calendario de facturación - Notificar IP - IU-CSP-0406-028 - Modificar proyecto - Configuración económica - Calendario facturación
Destinatarios Generado por Fecha de envío Pantalla que lo origina Asunto email Contenido email Investigador principal y/o responsable económico del proyecto.
Otros tipos de aviso de este tipo - Remitir OTRI
Habrá tantos hitos de facturación como avisos distintos a enviar al investigador
El usuario del SGI al pulsar sobre la acción "Notificar IP" para una factura en el calendario de facturación. Inmediata, fecha en la que el usuario realiza dicha acción de solicitar "Notificar IP". IU-CSP-0406-028 - Modificar proyecto - Configuración económica - Calendario facturación OTRI nos remitirá el que tienen ahora
OTRI nos remitirá el que tienen ahora
Calendario de facturación - Validar IP - IU-CSP-0406-028 - Modificar proyecto - Configuración económica - Calendario facturación
Destinatarios Generado por Fecha de envío Pantalla que lo origina Asunto email Contenido email Correos genéricos preconfigurados por UG.
El responsable económico y/o investigador principal al pulsar sobre la acción "Validar IP" y a continuación realizar el proceso de validación para una factura en el calendario de facturación. Inmediata, fecha en la que el usuario realiza dicha acción de solicitar "Notificar IP". IU-CSP-0406-028 - Modificar proyecto - Configuración económica - Calendario facturación OTRI nos remitirá el que tienen ahora OTRI nos remitirá el que tienen ahora
- Proyectos externos:
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El personal investigador al pulsar sobre la acción "Presentar" de una solicitud de autorización de participación en un proyecto externo. Inmediata, fecha en la que el usuario realiza dicha acción de "Presentar".
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El personal de gestión al cambiar el estado de una solicitud de autorización de participación en un proyecto externo. A priori se contempla que el comunicado se genere ante cualquier cambio de estado, confirmar Juana Menchón si es así o si por el contrario la generación del comunicado solo se debería realizar cuando el estado que se marque sea "autorizada"
Inmediata, fecha en la que el usuario realiza dicha acción de cambiar el estado. Destinatarios Generado por Fecha de envío Pantalla que lo origina Asunto email Contenido email Investigador solicitante de la autorización de participación en proyecto externo
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El personal de gestión al marcar como "público" el documento del certificado de autorización de participación en proyecto externo. Inmediata, fecha en la que el usuario realiza la acción de marcar como "público" un documento de certificado. Destinatarios Generado por Fecha de envío Pantalla que lo origina Asunto email Contenido email Correos genéricos preconfigurados por UG
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La creación en el SGI de una notificación de CVN de proyecto externo. El módulo de CVN debe enviar al SGI una notificación (a través de la integración correspondiente) cada vez que el personal investigador registre un proyecto en su CVN. Inmediata, fecha en la que el SGI recibe la notificación desde el módulo de CVN.
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