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• Estado: Estado actual de la solicitud de autorización. Es un campo de información para el usuario. El persona de gestión para cambiar el estado de la solicitud debe de hacerlo a través del botón "Cambiar estado" (ver 2.6 Cambiar estado a una solicitud de autorización)
• Fecha solicitud: Fecha de creación de la solicitud de autorización por el personal de investigación. Es un campo de información para el usuario, no es modificable.
• Solicitante:  Nombre y apellidos del solicitantes, persona que ha solicitado la autorización de participación en un proyecto externo. Es un campo no modificable, es solo de información para el usuario.
• Título de proyecto: Campo de texto para introducir el título del proyecto externo. Será un campo que ya haya informado el personal de investigación durante la creación de la solicitud. Es un dato obligatorio.
• Convocatoria: título Título de la convocatoria registrada en el SGI. Para informar del campo se usa el buscador de convocatoria del SGI (ver MDU - Manual de usuario -> Buscador de convocatorias). Es un campo opcional.
• Datos de la convocatoria: Campo de texto libre para introducir el nombre de la convocatoria no registrada en el SGI. Es un campo opcional.
• Entidad con la que participa: Campo de texto libre para introducir el nombre de la convocatoria no registrada en el SGI.Datos Nombre de la entidad con la que participa: Campo de texto libre para introducir el nombre de la entidad en el caso de que la entidad no este registrada en el SGI
• IP proyecto:
• Datos IP proyecto:
• Horas de dedicación:
• Observaciones:

Aparte de introducir las modificaciones que estime oportunas en todos los campos, el personal de gestión debe realizar la revisión de la convocatoria, entidad e IP proyecto, puesto que el personal de investigación podría haber introducido sus datos sin haberlos hecho corresponder con una convocatoria, entidad o persona existentes en los sistemas de gestión corporativos de empresas y personas.

Si en la solicitud de autorización no viene informado el campo "Convocatoria" y sí el campo "Datos de la convocatoria indicados en la solicitud", el personal de gestión puede realizar la búsqueda a través del buscador del campo Convocatoria, para hacer corresponder la convocatoria con una de las registradas en el SGI". No será obligatoria que la convocatoria esté cumplimentada (ya que podría tratarse de una solicitud de autorización para participación en un contrato por lo que no habría convocatoria relacionada). A continuación se explica el flujo para informar del campo "convocatoria":

1) El personal de investigación ha informado del campo "Datos de la Convocatoria"

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2) El personal de gestión irá al buscador de convocatoria a través de la lupa del campo "Convocatoria". Se abrirá la pantalla del buscador de convocatorias (ver MDU - Manual de usuario -> Buscador de convocatorias). Podrá introducir el título de la convocatoria y pulsar el botón "Buscar". Seleccionará la convocatoria adecuada.

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3) Una vez seleccionada se puede ver el campo "convocatoria" informado

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Si en la solicitud de autorización no viene informado el campo "entidad con la que participa" y sí el campo "Datos de la entidad en la que participa", el personal de gestión debe partir de los datos recogidos en este campo para realizar la búsqueda de la entidad a través del buscador proporcionado en el campo "entidad con la que participa". Esto asegurará que la solicitud quede vinculada a una de las entidades registradas en el sistema universitario de gestión de empresas. El campo "entidad con la que participa" es un campo obligatorio para que se pueda cambiar de estado la solicitud. A continuación se explica el flujo para informar del campo "entidad con la que participa":

1) El personal de investigación ha informado del campo "Datos de la entidad en la que participa"

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• se participa. Para informar del campo se usa el buscador de entidades del SGI (ver ver MDU - Manual de usuario -> Búsqueda de entidades). Será obligatorio que la entidad quede recogida, bien a través del campo "Entidad con la que participa" (búsqueda de la entidad registrada en el SGI)  o bien a través del campo "Datos de la entidad con la que participa" (campo para escribir directamente sus datos porque no existe registrada en el SGI).
• Datos de la entidad con la que participa: Campo de texto libre para introducir el nombre de la entidad en el caso de que la entidad no este registrada en el SGI. Será obligatorio que la entidad quede recogida, bien a través del campo "Entidad con la que participa" (búsqueda de la entidad registrada en el SGI)  o bien a través del campo "Datos de la entidad con la que participa (campo para escribir directamente sus datos porque no existe registrada en el SGI).
• IP proyecto: Nombre y apellidos de la persona que será el investigador/a principal del proyecto. Para informar del campo se usa el buscador de personas del SGI (ver MDU - Manual de usuario -> Búsqueda de personas). Será obligatorio que el IP del proyecto quede recogido, bien a través del campo "IP proyecto" (búsqueda de la persona registrada en el SGI)  o bien a través del campo "Datos IP proyecto" (campo para escribir directamente sus datos porque no existe registrada en el SGI).
• Datos IP proyecto: Campo de texto libre para introducir el nombre y apellidos de la persona que será el investigador/a principal del proyecto en el caso de que la persona no este registrada en el SGI. Será obligatorio que el IP del proyecto quede recogido, bien a través del campo "IP proyecto" (búsqueda de la persona registrada en el SGI)  o bien a través del campo "Datos IP proyecto" (campo para escribir directamente sus datos porque no existe registrada en el SGI).
• Horas de dedicación: Campo para introducir el número total de horas de dedicación al proyecto en el caso de la convocatoria establezca una dedicación mínima. Es un campo opcional.
• Observaciones: Campo de texto libre para introducir las observaciones sobre el proyecto.

Aparte de introducir las modificaciones que estime oportunas en todos los campos, el personal de gestión debe realizar la revisión de la convocatoria, entidad e IP proyecto, puesto que el personal de investigación podría haber introducido sus datos sin haberlos hecho corresponder con una convocatoria, entidad o persona existentes en los sistemas de gestión corporativos de empresas y personas.

Si en la solicitud de autorización no viene informado el campo "Convocatoria" y sí el campo "Datos de la convocatoria indicados en la solicitud", el personal de gestión puede realizar la búsqueda a través del buscador del campo "Convocatoria", para hacer corresponder la convocatoria con una de las registradas en el SGI". No será obligatoria que la convocatoria esté cumplimentada (ya que podría tratarse de una solicitud de autorización para participación en un contrato por lo que no habría convocatoria relacionada). A continuación se explica el flujo para informar del campo "Convocatoria":

1) El personal de investigación ha informado del campo "Datos de la Convocatoria"

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2) El personal de gestión irá al buscador de convocatorias a través de la lupa del campo "Convocatoria"2) El personal de gestión irá al buscador de entidades a través de la lupa del campo "Entidad con la que participa". Se abrirá la pantalla del buscador de entidades convocatorias (ver MDU - Manual de usuario -> Búsqueda Buscador de entidadesconvocatorias). Podrá introducir el nombre o razón social título de la entidad  y convocatoria, pulsar el botón "Buscar" . Seleccionará y seleccionar la entidad convocatoria adecuada.

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3) Una vez seleccionada se puede ver el campo "Convocatoria" informado

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Si en la entidad deseada no se encuentra registrada aún, el personal de gestión tramitará el alta de la misma a través del botón "solicitar alta entidad" disponible en el buscador de entidades.(ver MDU - Manual de usuario -> Alta entidad).

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4) Una vez seleccionada la entidad se puede ver el campo "Entidad con la que participa" informado

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Si en la solicitud de autorización no viene informado el campo "IP proyecto" y sí el campo "Datos de IP proyecto", el personal de gestión puede utilizar solicitud de autorización no viene informado el campo "Entidad con la que participa" y sí el campo "Datos de la entidad en la que participa", el personal de gestión debe partir de los datos recogidos en este campo para realizar la búsqueda de la persona entidad a través del buscador proporcionado en el campo "IP proyectoEntidad con la que participa". De esta forma Esto asegurará que la solicitud queda quede vinculada a una persona registrada de las entidades registradas en el sistema universitario de personas corporativogestión de empresas. El campo "IP proyectoentidad con la que participa" es un campo obligatorio para que se pueda cambiar de estado la solicitud. A continuación se explica el flujo para informar del campo "IP proyectoEntidad con la que participa":

1) El personal de investigación ha informado del campo "Datos IP proyectode la entidad en la que participa"

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2) El personal de gestión irá al buscador de personas entidades a través de la lupa del campo "IP proyectoEntidad con la que participa". Se abrirá la pantalla del buscador de personas entidades (ver MDU - Manual de usuario -> Búsqueda de personasentidades). Podrá introducir el nombre y apellidos o razón social de la persona y entidad, pulsar el botón "Buscar" . Seleccionará y seleccionar la persona entidad adecuada.

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3) Si la persona entidad deseada no se encuentra registrada aún, el personal de gestión puede tramitar tramitará el alta de la misma a través del botón "solicitar Solicitar alta personaentidad" disponible en el buscador de personas entidades.(ver MDU - Manual de usuario -> Alta personaentidad).

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4) Una vez seleccionada la persona entidad se puede ver el campo "IP proyectoEntidad con la que participa" informado

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Una vez introducidos los datos que se desean modificar, el personal de gestión deberá pulsar sobre el botón "Guardar" situado en la parte inferior de la pantalla en el pie de página para actualizar la solicitud de autorización, sino se pulsa sobre el botón "Guardar" todos los cambios realizados se perderán.

El botón "Guardar" no estará habilitado hasta que se informen todos los datos obligatorios, que son:

• Título proyecto.
• Entidad con la que participa, habiendo seleccionado una entidad registrad en el sistema de empresas a través del buscador.
• IP proyecto, bien a través del campo "IP proyecto" o bien a través del campo "Datos IP proyecto".

2.1.2 Histórico de estados

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Si en la solicitud de autorización no viene informado el campo "IP proyecto" y sí el campo "Datos de IP proyecto", el personal de gestión puede utilizar los datos recogidos en este campo para realizar la búsqueda de la persona a través del buscador proporcionado en el campo "IP proyecto". De esta forma la solicitud queda vinculada a una persona registrada en el sistema de personas corporativo. El campo "IP proyecto" es un campo obligatorio para que se pueda cambiar de estado la solicitud. A continuación se explica el flujo para informar del campo "IP proyecto":

1) El personal de investigación ha informado del campo "Datos IP proyecto"

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2) El personal de gestión irá al buscador de personas a través de la lupa del campo "IP proyecto". Se abrirá la pantalla del buscador de personas (ver MDU - Manual de usuario -> Búsqueda de personas). Podrá introducir el nombre y apellidos de la persona, pulsar el botón "Buscar" y seleccionar la persona adecuada.

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3) Si la persona deseada no se encuentra registrada aún, el personal de gestión puede tramitar el alta de la misma a través del botón "Solicitar alta persona" disponible en el buscador de personas (ver MDU - Manual de usuario -> Alta persona).

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4) Una vez seleccionada la persona se puede ver el campo "IP proyecto" informado

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Una vez introducidos los datos que se desean modificar, el personal de gestión deberá pulsar sobre el botón "Guardar" situado en la parte inferior de la pantalla en el pie de página para actualizar la solicitud de autorización, sino se pulsa sobre el botón "Guardar" todos los cambios realizados se perderán.

El botón "Guardar" no estará habilitado hasta que se informen todos los datos obligatorios, que son:

• Título proyecto.
• Entidad con la que participa, habiendo seleccionado una entidad registrada en el sistema de empresas a través del buscador.
• IP proyecto, bien a través del campo "IP proyecto" o bien a través del campo "Datos IP proyecto".

2.1.2 Histórico de estados

El personal de gestión podrá ver el histórico de estados, sin poder realizar ninguna modificación sobre los datos del mismo. Se muestra la fecha y hora de cada uno de los cambios estado que ha tenido la solicitud de autorización.

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2.1.3 Certificados

Sobre las solicitudes de autorización en estado "autorizada" se podrá generar el documento de certificado de la autorización a participar en el proyecto externo. 

Inicialmente el apartado estará vacío, presentando el siguiente aspecto:

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Una vez añadido un certificado el aspecto de la pantalla será:

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2.1.3.1 Añadir certificado

Para añadir un nuevo certificado se debe pulsar el botón "añadir certificado autorización". Se mostrará la siguiente ventana:

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Se dispone de cuatro campos:

• Generar certificado automático/añadir certificado manual: se debe de elegir entre la opción de "generar certificado automático" si lo que se quiere es utilizar la plantilla del SGI y que sea la aplicación de forma automática la que genere el documento o bien la opción "añadir certificado manual" en cuyo caso el personal de gestión deberá de adjuntar el documento de forma manual en el campo "Documento".

Al seleccionar "generar certificado automático" se genera el documento del certificado de forma automática por la aplicación y una vez generado se muestra en el campo "Documento" tal y como puede verse en la siguiente imagen:

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Al seleccionar "añadir certificado manual" será el usuario el que tenga que adjuntar el documento a través de la lupa del campo "Documento"

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Será obligatorio seleccionar una de las dos opciones.

• Nombre: Nombre con el que se le va a mostrar al personal de investigación el certificador. Es un campo opcional.
• Documento: Es el propio certificado. Si se ha seleccionado la opción "generar certificado automático" de forma automática se rellenará este campo con el documento generado a través de una plantilla pre-establecida del SGI. Si se ha seleccionado la opción  "añadir certificado manual" será el usuario el que tenga que adjuntar el documento a través de la lupa (se abrirá una pantalla de examinador de archivos que permita seleccionar un fichero desde la unidad de disco local). Una vez seleccionado un fichero se mostrará el nombre y extensión del mismo sobre el campo "Documento" del formulario. Es un campo obligatorio.
• Publico: Campo de tipo desplegable que determina que el certificado sea o no descargable por el solicitante (personal de investigación). Los valores disponibles son:
  
  • Sí
  • No

Se podrán generar tantos certificados como se desee pero solo uno de ellos podrá marcarse como "público". El documento de certificado marcado como público será visible por el solicitante (personal de investigación) que podrá descargarlo desde su acceso al SGI.

Hasta que no se cumplimente todos los datos obligatorios no se activará el botón "Añadir".

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Al pulsar sobre el botón "Añadir" el certificado pasará a estar disponible en el listado de certificados de la solicitud de autorización.

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Para que se consoliden los datos el personal de gestión deberá pulsar sobre el botón "Guardar" situado en la parte inferior de la pantalla en el pie de página para actualizar la solicitud de autorización, sino se pulsa sobre el botón "Guardar" todos los cambios realizados se perderán.

Cuando se cree/modifique un certificado marcando a "sí" el campo "público" se generará un comunicado automático dirigido al solicitante para informarle de que ya tiene disponible su certificado de participación.

2.1.3.1 Modificar certificado

El icono "modificar certificado" permite modificar los datos de uno de los certificados de la solicitud de autorización. Tras pulsar el botón se muestra la ventana para la modificación de datos, la pantalla es idéntica a la utilizada durante el alta, dejando la posibilidad de modificar únicamente los campos "Nombre" y "Publico" (ver funcionalidad descrita en el apartado 4.2.1Añadir un nuevo miembro para mas detalle).

En la siguiente imagen se muestra la pantalla de edición de un certificado:

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El botón "Aceptar" no se habilitará hasta que se introduzca algún cambio en uno de los datos de la pantalla. Se realizarán las misma validaciones que en la creación de un nuevo certificado.

Al pulsar sobre el botón "Aceptar" certificado se modificará y los cambios se verán reflejados en la tabla de certificados de la solicitud de autorización mostrando el icono de la admiración en el menú de "Certificados" y el mensaje de información en la parte de abajo de la pantalla en el pie de página para recordar al personal de gestión que debe de pulsar el botón "Guardar" para que los cambios realizados (en este caso un cambio de un certificado) se consoliden.

2.1.3.1 Eliminar certificado

Tras pulsar el icono eliminar del listado de solicitudes de autorización se mostrará un mensaje de confirmación.

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Si se pulsa el botón Cancelar se cerrará la ventana del mensaje de confirmación y el certificado no será borrado.

Si se pulsa el botón Aceptar el certificado desaparecerá de la tabla de certificados de la solicitud de autorización mostrando el icono de la admiración en el menú de "Certificados" y el mensaje de información en la parte de abajo de la pantalla en el pie de página para recordar al personal de gestión que debe de pulsar el botón "Guardar" para que los cambios realizados (en este caso un borrado de un certificado) se consoliden.

2.1.3.1 Descargar certificado

Tras pulsar el icono descargar certificado Image Added del listado de solicitudes de autorización se realiza la descarga del documento a la unidad de disco local.

2.2 Eliminar autorización

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