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El apartado de participación en proyectos externos contará con un menú propio dentro del módulo CSP.
Acceso para la unidad de gestión
Acceso para personal investigador
Resumen del flujo funcional
La gestión de la participación en proyectos externos en el SGI seguirá el siguiente flujo
- Registro en el SGI de la solicitud de participación en un proyecto externo por parte del personal investigador.
- Revisión y autorización de la solicitud por parte de la unidad de gestión.
- Notificación de las solicitudes autorizadas al módulo de CVN.
- Registro por parte del personal investigador de los proyectos externos en su CVN.
- Notificación al SGI, desde el módulo de CVN, de los proyectos externos creados por el personal investigador. Estas notificaciones estarán visibles para la unidad de gestión.
- Creación manual del proyecto externo en el SGI por parte de la unidad de gestión a partir de la información notificada por CVN. El proyecto se creará asociado a un modelo de gestión categorizado como "proyectos externos".
- Envío automático a CVN desde el SGI de los datos del proyecto externo registrados por la unidad de gestión.
Una solicitud de autorización de participación en proyecto externo podrá pasar por los siguientes estados:
- Borrador
- Presentada
- Revisión
- Autorizada
Creación de la solicitud por parte del personal investigador
Al pulsar en el menú "Autorizaciones proyectos externos"
Se mostrará el formulario con los datos a cumplimentar. La solicitud de autorización, en la fase de creación, solo tendrá el apartado Datos generales:
Serán obligatorios los campos:
- Título proyecto. Se introducirá un texto libre.
- Convocatoria. El personal investigador podrá:
- Indicar una convocatoria de las ya registradas en el SGI. Para ello deberá realizar la búsqueda a través del buscador que se mostrará al pulsar el botón Buscar.
- Se introducirá un texto libre. La convocatoria aquí indicada no será una de las registradas en el SGI.
- No será obligatorio indicar ninguno de los dos campos (ya que la solicitud de autorización podría ser para la participación en en un contrato artículo 83 para el que no existiría convocatoria).
- Entidad con la que participa. El personal investigador podrá:
- Indicar una entidad que ya exista en los sistemas de gestión de la Universidad. Para ello deberá realizar la búsqueda a través del buscador que se mostrará al pulsar en el botón Buscar. La búsqueda podrá realizarse introduciendo el CIF o el nombre de la entidad. Si la entidad deseada no es devuelta por el buscador, se deberán introducir sus datos en el campo "Datos de la entidad con la que participa".
- Indicar directamente los datos de la entidad. Si la entidad deseada no se encuentra haciendo uso del buscador anterior se introducirán los datos.
- Será obligatorio que la entidad quede recogida, bien a través del buscador bien escribiendo directamente sus datos.
- IP proyecto. Será una persona externa a la Universidad pero aún así podría estar registrada en el sistema de gestión de personas corporativo. El personal investigador podrá:
- Indicar una persona que ya exista en los sistemas de gestión de la Universidad. Para ello deberá realizar la búsqueda a través del buscador que se mostrará al pulsar en el botón Buscar. La búsqueda podrá realizarse introduciendo el mail, el nombre o apellidos de la persona. Si la persona deseada no es devuelta por el buscador, se deberán introducir sus datos en el campo "Datos IP proyecto".
- Indicar directamente los datos de la persona que será IP del proyecto. Si la persona deseada no se encuentra haciendo uso del buscador anterior se introducirán los datos.
- Será obligatorio indicar el responsable (IP) del proyecto, bien a través del buscador bien escribiendo directamente sus datos.
La solicitud de autorización se creará siempre en estado "Borrador".
Cuando se pulse el botón Guardar, habiendo introducido todos los datos obligatorios, el formulario tendrá disponible el botón "Presentar".
Al pulsar el botón Presentar:
- La autorización pasará a estado "presentada"
- Se generará automáticamente un comunicado dirigido a las direcciones de mail configuradas en el módulo de comunicados
Sobre una autorización en estado "presentada", el personal investigador ya no puede introducir cambios. Todos los datos se mostrarán en modo consulta:
Una autorización presentada, dispone del apartado "histórico de estados", que muestra estado y fecha y hora en que se produjo el cambio del mismo.
Revisión y autorización por parte de la unidad de gestión
La unidad de gestión podrá modificar los datos de una solicitud de autorización, además de poder realizar el cambio de estado de la misma.
Aparte de introducir las modificaciones que estime oportunas en todos los campos, la unidad de gestión deberá realizar la revisión de la convocatoria, entidad e IP, puesto que el personal investigador podría haber introducido sus datos sin haberlos hecho corresponder con una convocaotria, entidad o persona existentes en los sistemas de gestión corporativos de empresas y personas.
Si en la solicitud de autorización no viene informado el campo "Convocatoria" y sí el campo "Datos de la convocatoria indicados en la solicitud", la unidad de gestión podría realizar la búsqueda a través del buscador del campo Convocatoria, para hacer corresponder la convocatoria con una de las registradas en el SGI". No será obligatoria que la convocatoria esté cumplimentada (ya que podría tratarse de una solicitud de autorización para participación en un contrato por lo que no habría convocatoria relacionada).
Si en la solicitud de autorización no viene informado el campo "entidad con la que participa" y sí el campo "Datos de la entidad indicados en la solicitud", la unidad de gestión debe partir de los datos recogidos en este campo para realizar la búsqueda de la entidad a través del buscador proporcionado en el campo "entidad con la que participa". Esto asegurará que la solicitud quede vinculada a una de las entidades registradas en el sistema universitario de gestión de empresas. Si la entidad deseada no se encuentra registrada aún, la unidad de gestión tramitará el alta de la misma a través del botón "solicitar alta entidad" disponible en el buscador de entidades.
Si en la solicitud de autorización no viene informado el campo "IP proyecto" y sí el campo "Datos de IP indicados en la solicitud", la unidad de gestión puede utilizar los datos recogidos en este campo para realizar la búsqueda de la persona a través del buscador proporcionado en el campo "IP proyecto". Si la persona deseada no se encuentra registrada aún, la unidad de gestión podría tramitar el alta de la misma a través del botón "solicitar alta persona" disponible en el buscador de personas. De esta forma la solicitud quedaría vinculada a una persona registrada en el sistema de personas corporativo. Será obligatorio que uno de los dos campos "IP proyecto" o "Datos de IP indicados en la solicitud" esté informado.
Cuando se hayan introducido todos los cambios y siempre que todos los datos obligatorios estén cumplimentados:
- Título proyecto.
- Entidad con la que participa, habiendo seleccionado una entidad registrad en el sistema de empresas a través del buscador.
- IP proyecto, bien a través del campo "IP proyecto" o bien a través del campo "Datos de IP indicados en la solictud".
se habilitará el botón "Cambiar estado":
La unidad de gestión podrá pasar la solicitud de autorización a cualquier estado, incluso volver al estado "borrador", no se aplicará ninguna restricción a este respecto:
El cambio de estado quedará registrado con una fecha y hora asociadas. Por defecto, se tomará la fecha/hora actuales pero la unidad de gestión podrá cambiar esta fecha y hora de modo que el cambio de estado queda asociado a una fecha/hora diferente a la actual.
Todos los cambios de estado quedarán almacenados y serán visibles tanto para el personal de gestión como para el personal investigador.
Cada cambio de estado será notificado al solicitante a través de un comunicado generado automáticamente por el SGI.
Una vez que la unidad de gestión ha pasado una solicitud a "autorizada" no podrán modificarse sus datos (aunque siempre se podrá forzar un cambio de estado previo desde el que sí se puedan introducir modificaciones)
Las solicitudes autorizadas estarán disponibles para que el módulo de CVN, a través de su mecanismo de integración con el SGI, pueda mostrarlas en la pantalla de creación de un nuevo proyecto en el CVN.
Histórico de estados de una solicitud de autorización de participación en proyectos externos
Todos los cambios de estado quedarán almacenados y serán visibles tanto para el personal de gestión como para el personal investigador.
Tanto el personal de la unidad de gestión como el personal investigador podrán ver el histórico de estados, sin poder realizar ninguna modificación sobre los datos del mismo.
Generación de certificado de autorización (unidad de gestión)
Sobre las solicitudes en estado "autorizada" se podrá generar el documento de certificado de la autorización a participar en el proyecto externo.
Al pulsar el botón "añadir certificado" se mostrará una pantalla donde se pueda indicar si el documento:
- se genera automáticamente. En este caso se generará con una plantilla pre-establecida.
- se sube manualmente. Se podrá subir un documento con una plantilla y contenido ajena al SGI.
Se podrán generar tantos certificados como se desee pero solo uno de ellos podrá marcarse como "público". El documento de certificado marcado como público será visible por el solicitante (personal investigador) que podrá descargarlo desde su acceso al SGI.
Cuando se cree/modifique un certificado marcando a "sí" el campo "público" se generará un comunicado automático dirigido al solicitante.
Descarga de certificado de autorización por parte del personal investigador
El personal investigador podrá descargar el documento del certificado de autorización una vez que éste hubiera sido marcado como público por parte de la unidad de gestión. Para ello utilizará el botón "descargar certificado" situado desde el listado de sus solicitudes de autorización.
Con la descarga del certificado de autorización por parte del personal investigador finaliza la primera parte del flujo de autorizaciones. El ciclo de la concesión del proyecto externo será ajeno al SGI. El único mecanismo del que dispondrá el SGI para conocer que una solicitud de participación en proyecto se ha materializado es la notificación recibida desde el módulo de CVN, que a su vez se basará en el registro por parte del personal investigador de un nuevo proyecto en el CVN.
Notificaciones de creación proyectos desde CVN, visibilidad para el personal de gestión
La concesión del proyecto externo será notificada desde el módulo de CVN al SGI. El personal de la unidad de gestión tendrá disponible el submenú "Notificaciones CVN" dentro del menú "Participación proyectos externos" del módulo CSP:
La información mostrada se corresponderá con la introducida en el CVN por el personal investigador.
Los datos visibles en el listado serán:
- Nombre y apellidos de la persona que crea el proyecto
- Título del proyecto
- Entidad de participación
- IP
- Fecha inicio
- Fecha fin
Desde el listado de notificaciones CVN el personal de gestión podrá:
- Ver los datos detallados de la notificación de CVN.
- Ver la solicitud de autorización asociada a la notificación de CVN (en caso que desde el módulo de CVN el personal investigador hubiese vinculado el proyecto registrado en CVN a la autorización previa).
- Asociar la notificación con una solicitud de autorización, en caso que este vínculo no llegase establecido desde la información notificada por CVN .
- Desvincular la notificación de CVN de la solicitud de autorización con la que estuviese asociado.
- Asociar/crear el proyecto en el módulo CSP con unos datos básicos iniciales.
- Desvincular la notificación de CVN del proyecto SGI con el que estuviese asociado.
- Ver el proyecto del módulo CSP asociado a la notificación, cuando el proyecto externo ya hubiese sido creado.
La llegada de una notificación de CVN supondrá la generación automática de un comunicado dirigido a las direcciones de mail configuradas en el módulo de comunicados.
Ver detalle de una notificación de creación de proyecto en CVN (unidad de gestión)
Desde el botón Ver del listado de notificaciones CVN, se accederá a una ventana donde se verán algunos campos del registro introducido en CVN. El personal de gestión no podrá modificar ningún dato.
Asociación/creación de proyecto SGI a partir de una notificación de proyecto de CVN
A partir de la notificación de CVN el personal de gestión podrá tomar la decisión de registrar el proyecto externo en el SGI. Para ello utilizará el botón "Asociar proyecto" disponible tanto en el listado de Notificaciones CV, como desde el detalle de los datos de una notificación concreta. Podrían darse dos casos:
- Que se desee crear un nuevo proyecto externo
- Que se desee vincular la notificación CVN a un proyecto externo (porque se diese el caso que dos investigadores/as participen en un mismo proyecto externo)
Por ello, tras pulsar el botón "Asociar proyecto" se deberá elegir una de las dos opciones:
- Crear nuevo proyecto
- Buscar proyecto existente
Crear nuevo proyecto
Tras seleccionar la opción "Crear nuevo proyecto" se mostrarán los campos mínimos para poder crear un proyecto SGI. El resto de datos del proyecto se podrán cumplimentar posteriormente desde el apartado Proyectos.
Los datos solicitados son:
- Título
- Fecha inicio
- Fecha fin
- Unidad de gestión
- Modelo de ejecución
Asociar a un proyecto existente
Si una notificación de CVN se ha vinculado a un proyecto SGI y desea eliminarse este vínculo, el personal de gestión podrá hacer uso del botón "Desasociar proyecto" disponible en el listado de Notificaciones CVN.
Asociar notificación CVN con solicitud de autorización
El personal de gestión podrá asociar una notificación de CVN con una solicitud de participación en proyecto externo previamente autorizada. Esta necesidad podría darse en cado de que el/la investigador/a no establezca este vínculo en el momento de introducir el proyecto en su CVN.
Se listarán las solicitudes de participación del/a investigador/a a quien pertenece la notificación de CVN que dispongan de estado "autorizada".
Si una notificación de CVN se ha vinculado a una solicitud de participación en proyecto externo y desea eliminarse este vínculo, el personal de gestión podrá hacer uso del botón "Desasociar autorización" disponible en el listado de Notificaciones CV.