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  • Creado por Usuario desconocido (covadonga.garcia), modificado por última vez en sep 06, 2022

La gestión de la participación en proyectos externos  en el SGI seguirá el siguiente flujo

  • Registro en el SGI de la solicitud de participación en un proyecto externo por parte del personal investigador.
  • Revisión y autorización de la solicitud por parte de la unidad de gestión.
  • Notificación de las solicitudes autorizadas al módulo de CVN.
  • Registro por parte del personal investigador de los proyectos externos en su CVN.
  • Notificación al SGI, desde el módulo de CVN, de los proyectos externos creados por el personal investigador. Estas notificaciones solo estarán visibles para la unidad de gestión.
  • Creación del proyecto externo en el SGI por parte de la unidad de gestión a partir de la información inicial notificada por CV. El proyecto se creará asociado a un modelo de gestión categorizado como "proyectos externos". El proyecto se registrará en el apartado común CSP Proyectos, contratos, becas y ayudas
  • Envío automático a CVN desde el SGI de los datos del proyecto externo registrado por la unidad de gestión.


Una solicitud de autorización de participación en proyecto externo podrá pasar por los siguientes estados:

  • Borrador
  • Presentada
  • Revisión
  • Autorizada

Registro de la solicitud de participación en proyectos externos por parte del personal investigador

El flujo de la gestión de proyectos externos será iniciado en el SGI por ACT-CSP-001-Investigador. Dispondrá de una opción para registrar sus solicitudes de autorización para participar en un proyecto externo. Los datos a cumplimentar serán:

  • Convocatoria. Se permitirá la introducción de los datos de la convocatoria bajo la que se enmarca el proyecto para el que se solicita participar con una Entidad externa. Podría darse el caso que la convocatoria estuviese registrada en el SGI, aunque la participación vaya a ser con una entidad externa. Para cubrir estos casos se facilitará el buscador de convocatorias común del SGI. En caso que la convocatoria no estuviese registrada en el SGI, se permitirá introducir  manualmente el nombre o identificación de la convocatoria bajo la que se acogerá el proyecto externo en el que se desea participar. No será un dato obligatorio puesto que la solicitud podría ser para la participación en un contrato y, por tanto, no estar vinculado a ninguna convocatoria.
  • Título del proyecto. Se deberá introducir el título, acrónimo o referencia del proyecto en el que se desea participar. Será un dato obligatorio.
  • Entidad con la que participa. Se deberá introducir el nombre de la entidad externa con la que se solicita participar. ACT-CSP-001-Investigador podrá seleccionar una entidad que ya esté registrada en el sistema corporativo de empresas o, en su defecto, introducir manualmente el nombre de la misma. Será un dato obligatorio.
  • Responsable (IP) del proyecto. Se deberá introducir el nombre del responsable (IP) del proyecto externo con la que se solicita participar. Será una persona externa a la Universidad pero podría estar registrada en el sistema de gestión de personas corporativo. Por este motivo, ACT-CSP-001-Investigador podrá seleccionar una persona a través del buscador proporcionado sobre el sistema corporativo de personas o, en su defecto, introducir manualmente el nombre y apellidos de la misma. Será un dato obligatorio.
  • Horas de dedicación. En caso que la convocatoria exija una dedicación mínima obligatoria, deberá indicarse el número de horas. No será un dato obligatorio.

La solicitud de participación se creará en estado "borrador". Mientras permanezca en este estado ACT-CSP-001-Investigador podrá introducir todos los cambios que estime oportuno. Cuando, ACT-CSP-001-Investigador marque la solicitud como "presentada", se remitirá un comunicado a ACT-CSP-003-Gestor y ACT-CSP-004-Administrador. Desde ese momento, ACT-CSP-001-Investigador no podrá modificar los datos de la solicitud de autorización.


Revisión y autorización de la solicitud por parte de la unidad de gestión

ACT-CSP-003-Gestor y ACT-CSP-004-Administrador que tengan activa la gestión de participaciones en proyectos externos podrán consultar todas las solicitudes de autorización registradas, además de recibir una notificación cada vez que cualquier ACT-CSP-001-Investigador marca como "presentada" una solicitud de participación en proyecto externo. 

ACT-CSP-003-Gestor y ACT-CSP-004-Administrador podrá modificar el estado de la solicitud de autorización. No se implementará ningún flujo concreto, por lo que tendrán libertad para realizar cualquier cambio de estado.

ACT-CSP-003-Gestor y ACT-CSP-004-Administrador podrán modificar cualquier dato de las solicitudes de autorización, salvo que éstas ya hayan sido marcadas como "autorizadas".

Será responsabilidad de ACT-CSP-003-Gestor y ACT-CSP-004-Administrador la creación en los sistemas corporativos universitarios, a través de las integraciones facilitadas por el SGI, de la entidad externa y/o persona externa que ejercerá como responsable (IP) del proyecto. Los datos para el registros de los mismos deberán ser tomados de los datos introducidos manualmente por ACT-CSP-001-Investigador en el registro de la solicitud de autorización. 

El cambio de estado de la solicitud de autorización realizado desde la unidad de gestión llevará implícito un comunicado hacia ACT-CSP-001-Investigador.

Una vez que la solicitud de participación en proyecto externo ha sido autorizada será notificada, de forma automática, al módulo de CVN.

ACT-CSP-003-Gestor y ACT-CSP-004-Administrador podrán generar el certificado de autorización para que sea descargado por ACT-CSP-001-Investigador. Tendrán la posibilidad de generar el certificado con los datos recogidos en la autorización y con un formato pre-establecido o bien podrán adjuntar un documento generado de forma ajena al SGI. Se podrán generar tantos documentos de autorización si bien solo uno podrá estar marcado como "público", será éste el que esté disponible para su descarga por parte de ACT-CSP-001-Investigador. Cada vez que se marque un certificado como público, se generará un comunicado automático para informar a ACT-CSP-001-Investigador.

Registro por parte del personal investigador de los proyectos externos en su CVN

El flujo asociado a la concesión del proyecto externo será ajeno al SGI así como a la propia Universidad, puesto que la gestión del mismo recaerá en la entidad externa.  El único mecanismo para conocer la participación final en un proyecto externo, para el que se haya registrado o no la solicitud de autorización previa en el SGI, será el registro del proyecto en el CVN por parte de ACT-CSP-001-Investigador. El módulo de CVN notificará al módulo de CSP la creación de un proyecto (se parte de la base que todos los proyectos que se registren manualmente en el módulo de CVN serán  externos, puesto que los internos habrán sido creados automáticamente en el CVN a partir de la comunicación directa y automática con el módulo de CSP) y proporcionará a ACT-CSP-001-Investigador la posibilidad de vincular ese proyecto con una de las solicitudes de participación autorizadas que hubiera registrado previamente en el SGI.

Cada vez que el módulo de CVN notifique al módulo de CSP el registro de un proyecto en CVN, se remitirá un comunicado a ACT-CSP-003-Gestor y ACT-CSP-004-Administrador.

ACT-CSP-003-Gestor y ACT-CSP-004-Administrador tendrán disponible el listado de nuevos proyectos que notifique CVN. Para cada proyecto creado en CVN se recibirá el siguiente  subconjunto de campos:

  • Investigador/a. Nombre y apellidos de la persona que registra el proyecto en su CVN. Desde CVN se remitirá la referencia a la persona en el sistema de gestión de personas corporativo. A partir de esta referencia se obtendrá el nombre y apellidos de la persona desde el sistema de gestión de personas.
  • URL o documento donde se acredita la concesión del proyecto. 
  • Título. Se corresponderá con el campo 050.020.010.010 - Nombre del proyecto, en el caso de que el proyecto se registre en el epígrafe 050.020.010.000 - Proyectos de I+D+i financiados en convocatorias competitivas de Administraciones o entidades públicas y privadas, o con el campo 050.020.020.010 - Nombre del proyecto, en el caso de que el proyecto se registre en el epígrafe 050.020.020.000 - Contratos, convenios o proyectos de I+D+i no competitivos con Administraciones o entidades públicas o privadas.
  • Referencia en entidad convocante. Se corresponderá con el campo 050.020.010.260 - Código de proyecto según la entidad financiadora, en el caso de que el proyecto se registre en el epígrafe 050.020.010.000 - Proyectos de I+D+i financiados en convocatorias competitivas de Administraciones o entidades públicas y privadas, o con el campo 050.020.020.110 - Código de proyecto según la entidad financiadora, en el caso de que el proyecto se registre en el epígrafe 050.020.020.000 - Contratos, convenios o proyectos de I+D+i no competitivos con Administraciones o entidades públicas o privadas.
  • Fecha inicio. Se corresponderá con el campo 050.020.010.270 - Fecha de inicio del proyecto, en el caso de que el proyecto se registre en el epígrafe 050.020.010.000 - Proyectos de I+D+i financiados en convocatorias competitivas de Administraciones o entidades públicas y privadas, o con el campo 050.020.020.180 - Fecha de inicio del proyecto, en el caso de que el proyecto se registre en el epígrafe 050.020.020.000 - Contratos, convenios o proyectos de I+D+i no competitivos con Administraciones o entidades públicas o privadas.
  • Fecha fin. Se corresponderá con el campo 050.020.010.410 - Fecha de finalización, en el caso de que el proyecto se registre en el epígrafe 050.020.010.000 - Proyectos de I+D+i financiados en convocatorias competitivas de Administraciones o entidades públicas y privadas. En el caso de que el proyecto se registre bajo el epígrafe 050.020.020.000 - Contratos, convenios o proyectos de I+D+i no competitivos con Administraciones o entidades públicas o privadas, este campo no estará disponible, al no estar contemplado en la norma CVN.
  • Ámbito geográfico. Se corresponde con el campo 050.020.010.040 - Ámbito del proyecto, en el caso de que el proyecto se registre en el epígrafe 050.020.010.000 - Proyectos de I+D+i financiados en convocatorias competitivas de Administraciones o entidades públicas y privadas, o con el campo 050.020.020.040 Ámbito del proyecto, en el caso de que el proyecto se registre en el epígrafe 050.020.020.000 - Contratos, convenios o proyectos de I+D+i no competitivos con Administraciones o entidades públicas o privadas.
  • Responsable (IP). Se corresponderá con el campo 050.020.010.140 Nombre del/de la investigador/a principal (IP, Co-IP,...), en el caso de que el proyecto se registre en el epígrafe 050.020.010.000 - Proyectos de I+D+i financiados en convocatorias competitivas de Administraciones o entidades públicas y privadas, o con el campo 050.020.020.250 Nombre del/de la investigador/a principal (IP, Co-IP,...), en el caso de que el proyecto se registre en el epígrafe 050.020.020.000 - Contratos, convenios o proyectos de I+D+i no competitivos con Administraciones o entidades públicas o privadas.
  • Entidad de participación 050.020.010.100 Entidad donde se desarrolla ), en el caso de que el proyecto se registre en el epígrafe 050.020.010.000 - Proyectos de I+D+i financiados en convocatorias competitivas de Administraciones o entidades públicas y privadas, o con el campo 050.020.020.370 Entidad donde se desarrolla, en el caso de que el proyecto se registre en el epígrafe 050.020.020.000 - Contratos, convenios o proyectos de I+D+i no competitivos con Administraciones o entidades públicas o privadas.
  • Listado de entidades financiadoras. Se corresponde con el campo 050.020.010.190 Entidad/es financiadora/s, en el caso de que el proyecto se registre en el epígrafe 050.020.010.000 - Proyectos de I+D+i financiados en convocatorias competitivas de Administraciones o entidades públicas y privadas, o con el campo 050.020.020.120 Nombre/s entidad/es financiadora/s, en el caso de que el proyecto se registre en el epígrafe 050.020.020.000 - Contratos, convenios o proyectos de I+D+i no competitivos con Administraciones o entidades públicas o privadas.
  • Nombre del programa. Se corresponde con el campo 050.020.010.250 Nombre del programa de financiación, en el caso de que el proyecto se registre en el epígrafe 050.020.010.000 - Proyectos de I+D+i financiados en convocatorias competitivas de Administraciones o entidades públicas y privadas, o con el campo 050.020.020.170 Nombre del programa asociado al proyecto, en el caso de que el proyecto se registre en el epígrafe 050.020.020.000 - Contratos, convenios o proyectos de I+D+i no competitivos con Administraciones o entidades públicas o privadas.
  • Importe total. Se corresponde con el campo 050.020.010.290 Financiación del proyecto, cuantía total, en el caso de que el proyecto se registre en el epígrafe 050.020.010.000 - Proyectos de I+D+i financiados en convocatorias competitivas de Administraciones o entidades públicas y privadas, o con el campo 050.020.020.200 Financiación del proyecto, cuantía total, en el caso de que el proyecto se registre en el epígrafe 050.020.020.000 - Contratos, convenios o proyectos de I+D+i no competitivos con Administraciones o entidades públicas o privadas.
  • Porcentaje subvencionado. Se corresponde con el campo 050.020.010.310 Financiación del proyecto, porcentaje en subvención, en el caso de que el proyecto se registre en el epígrafe 050.020.010.000 - Proyectos de I+D+i financiados en convocatorias competitivas de Administraciones o entidades públicas y privadas, o con el campo 050.020.020.220 Financiación del proyecto, porcentaje en subvención, en el caso de que el proyecto se registre en el epígrafe 050.020.020.000 - Contratos, convenios o proyectos de I+D+i no competitivos con Administraciones o entidades públicas o privadas.

Tomando como referencia esta información ACT-CSP-003-Gestor y ACT-CSP-004-Administrador podrán crear el proyecto externo en el módulo CSP del SGI.

Además de poder crear un proyecto SGI vinculado a la notificación CVN, ACT-CSP-003-Gestor y ACT-CSP-004-Administrador podrán vincular una notificación de CVN con una solicitud de participación previamente autorizada (para cubrir los casos en los que este vínculo no haya sido establecido por ACT-CSP-001-Investigador en el módulo de CVN).

Creación del proyecto externo en el SGI

Con la información recibida en la notificación de CVN y la disponibilidad o no del documento acreditativo de la concesión del proyecto, la unidad de gestión tomará la decisión de registrar el proyecto en el módulo de CSP. Si este proyecto se registra quedará vinculado a la notificación del proyecto creado en el CVN y, por extensión, a la solicitud de autorización inicial (siempre que ésta hubiese sido vinculada por ACT-CSP-001-Investigador) al proyecto creado en CVN.

La información recogida desde CVN no será suficiente para registrar el proyecto en el SGI, aunque sí se dispondrá de la información de partida básica. La introducción de los campos en el registro del proyecto deberá ser realizada por ACT-CSP-003-Gestor/ACT-CSP-004-Administrador, si bien, como para cualquier otro proyecto SGI, la introducción de los mismos podrá ser realizada progresivamente. 

Los proyectos del módulo CSP deben de estar asociados a una unidad de gestión y modelo de ejecución de forma obligatoria. Ambos valores deben ser indicados por ACT-CSP-003-Gestor/ACT-CSP-004-Administrador para poder registrar el proyecto. Las unidades de gestión disponibles solo serán aquellas a las que esté vinculado ACT-CSP-003-Gestor/ACT-CSP-004-Administrador. Los modelos de ejecución disponibles serán aquellos que estén marcados con la característica de "externos" y además estén asociados a las unidades de gestión sobre las que tiene permiso ACT-CSP-003-Gestor/ACT-CSP-004-Administrador (Ver CSP - Modelo de ejecución).

Una vez que el proyecto externo haya sido registrado en el módulo de CSP, entrará en el flujo estándar de envío de datos al módulo de CVN. Será en el módulo de CVN donde resida la lógica para actualizar o no los datos del proyecto registrado inicialmente por ACT-CSP-001-Investigador con los datos oficiales del  proyecto registrados por la unidad de gestión en el SGI.


Modelo lógico

El modelo lógico que cubre la implementación de las autorizaciones de participación en proyectos externos y la correspondiente notificación de creación de los proyectos en CVN es el siguiente.


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