Módulo del SGI que implementará la gestión y configuración del sistema de envío de comunicados.

Descripción funcional

Introducción

El sistema SGI va a disponer de un módulo trasversal a todo el sistema mediante el cual el usuario va a poder ver los distintos comunicados que se gestionan a través del sistema. Por defecto, todos los usuarios tendrán activas la recepción de notificaciones de los comunicados que estén asociados a gestiones dentro del SGI, por considerarse estos de obligatoria atención por parte de los usuarios destinatarios de los mismos. Dispondrán además de una configuración adicional que les permita configurar si quieren recibir esas notificaciones también por email, y que podrán modificar cuando lo consideren oportuno. 

En el SGI se van a gestionar dos tipos de comunicados:

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se podrán enviar distintos tipos de comunicados por email.

Los actores que podrán generar comunicados serán los identificados en cada caso como actores de la funcionalidad específica que lo necesita generar o bien el propio sistema SGI.

El envío de comunicados, salvo en el caso de aquellos en los que el usuario decide a demanda, a través de la pantalla correspondiente, activar o desactivar (Hitos, Fases, ...) no se podrá desactivar dentro del SGI, sino que irá preconfigurado en el sistema el catálogo de eventos o acciones y funcionalidades que dispararán el envío de comunicados y no será algo opcional el que se envíen o no. Solo en el caso de que no se logren resolver destinatarios para el envío del comunicado porque no se hayan configurado, se podría asimilar que no se quiere configurar el envío del mismo.

Modelo de dominio

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Descripción funcional

Dentro del SGI, los comunicados consistirán en cierta información que será enviada a un conjunto de destinatarios con el objeto de notificarles sobre tareas o gestiones concretas a realizar en el SGI

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y que están pendientes o bien notificarles de eventos que ya han ocurrido o bien avisarles de eventos futuros que ocurrirán, de ahí que opcionalmente también podamos referirnos a ellos indistintamente como Notificaciones o Avisos. Los comunicados pueden tener opcionalmente una fecha límite estipulada para su realización, si bien este módulo no es responsable del seguimiento de la realización de la tarea, solo de notificar los comunicados emitidos sobre la misma por la gestión correspondiente. Las recibirán

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por email todos los

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destinatarios configurados, salvo que su dirección sea incorrecta, no en formato, sino incorrectamente introducida por el usuario, o que se haya dado de baja, cuestiones ambas que no serán responsabilidad de este módulo comprobar.

Los comunicados tendrán en general la siguiente información:

• Tipo: indicará el tipo de comunicado. Tendrá un valor único en el sistema y representativo de la gestión específica que lo genera comunicado. Será un dato interno y no visible para el usuario.
• Asunto: título, resumen del comunicado. Para todos los comunicados deberá estar configurado un asunto por defecto, que el usuario después podrá modificar para los casos en los que el comunicado se presente por pantalla (ej. Hitos y Fases en CSP).
• Fecha envío: fecha en la que se produce o se debe producir el envío del comunicado.
• Contenido: texto explicativo más detallado del comunicado que constituirá el cuerpo del email de aviso. Para todos los comunicados deberá estar configurado un contenido por defecto, que el usuario después podrá modificar para los casos en los que el comunicado se presente por pantalla (ej. Hitos y Fases en CSP).
• Destinatarios: lista de destinatarios del comunicado. Para todos los comunicados podrá estar configurada una lista de destinatarios por defecto, que podrá ser distinta por unidad de gestión, que el usuario después podrá modificar para los casos en los que el comunicado se presente por pantalla (ej. Hitos y Fases en CSP).

Tipos de comunicados

Existirá dos grandes tipos de comunicados:

• De envío inmediato: el comunicado se enviará inmediatamente a continuación de que se produzca el evento que lo genera.
• De envío programado: el comunicado se enviará en una fecha y hora concreta programada bien por el usuario (Hitos y Fases en CSP) bien por el propio sistema (Calendario de justificación de un proyecto).

Cada tipo de comunicado, que será identificado de manera única en todo el SGI, tendrá sus propias plantillas de asunto y contenido y su propia lista de destinatarios por defecto, que podrán además ser diferentes por unidad de gestión.

En principio, los comunicados de envío inmediato no dispondrán de interfaz de usuario específica del comunicado, toda su gestión será transparente al usuario final.

En el caso de los envíos programados, dispondrán de interfaz de usuario los avisos de Hitos y Fases del módulo de CSP, siendo este interfaz integrado en las propias pantallas de Hito o Fase según el caso. En estos casos, el usuario podrá modificar los datos del comunicado que se hayan cargado por defecto de plantillas y configuración de destinatarios.

Configuración de comunicados

Destinatarios

Existirán dos grandes tipos de destinatarios:

• Resueltos en el instante: se usarán tanto para los comunicados de envío inmediato como para los programados para contemplar aquellas personas que recibirán el email y que son las que en ese instante concreto se hayan definido funcionalmente y/o configurado por defecto para ese comunicado y no cambiarán entre ese momento y el programado para el envío.
• Resueltos en diferido: se usarán para los comunicados programados, donde puede haber casos en los que se contempla que ciertos destinatarios definidos funcionalmente puedan variar entre el momento en el que se genera el comunicado y el instante programado para el envío. En estos casos, estos destinatarios se resolverán justo al instante programado para el envío y pueden ser los únicos o añadirse a la lista que estuviese configurada previamente para ese comunicado.

Modelo lógico

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El usuario del SGI, al acceder al sistema dispondrá de una opción en el menú superior derecho donde podrá configurar cómo y de qué gestiones le interesa recibir los comunicados. También dispondrá de una pantalla donde poder ver los comunicados que haya configurado para su recepción por email y filtrarlos, pudiendo además ir al detalle de los mismos. Además, en el caso de los comunicados que así lo hayan informado, el usuario podrá ir a la gestión que desencadenó el comunicado. También podrá marcar los comunicados como "leídos".

Así mismo, y también una vez haya accedido al sistema, el usuario dispondrá de una opción en el menú superior derecho, en un icono de notificación de "comunicados", donde recibirá una notificación visual, representado en forma de número de comunicados no leídos, que podrá pulsar y desplegar en forma de ventana emergente para ver ese listado de los comunicados que tiene pendientes de marcar como "leídos" y desde donde podrá además acceder a la pantalla de consulta y listado de todos los comunicados. Cuando el usuario marque un comunicado como "leído", éste desaparecerá de la cuenta de comunicados no "leídos" del icono de notificación de comunicados así como del listado de comunicados de la ventana emergente que se despliega al pulsar sobre él.

Configuración de comunicados

Todos los usuarios del SGI una vez hayan hecho login en el sistema dispondrán de una opción en el menú superior derecho, desde donde también se gestiona el resto de información del perfil de usuario, donde podrán configurar cómo quieren recibir los distintos tipos de comunicados, además de seleccionar, para poder aplicar dichas condiciones en el caso de las notificaciones por email, aquellas gestiones dentro del SGI de las cuales les interesa recibir por esta vía adicional los mismos.

El usuario podrá configurar los comunicados a través de los siguientes campos:

• Recibir comunicados informativos generales: marca que permite indicar si se quieren recibir o no comunicados de índole informativa general emitidos por el SGI. Por defecto estará desmarcada, pudiendo el usuario cambiar la configuración a la opción para empezar a recibirlos.
• Recibir email de notificación: marca que permite indicar si se quieren recibir las comunicaciones sobre tareas o gestiones concretas a realizar en el SGI, esto es, las Notificaciones, además de en el SGI (opción que no se puede deshabilitar en ningún caso), en una dirección de email que el usuario debe indicar obligatoriamente al activar esta marca. Deberá además en este caso dejar seleccionada alguna de las gestiones sobre las que quiera recibir esta notificación adicional por email.
• Email: este campo únicamente aparecerá si el campo "Recibir email de notificación" está marcado. En este caso, el usuario tendrá la opción de bien introducir una dirección de email cualquiera o bien Buscar y seleccionar una dirección de las que tenga ya asociadas en el sistema de gestión de personas. En esa dirección será en la que pasará a recibir de manera adicional a la notificación en el SGI los comunicados de notificaciones de las gestiones que seleccione.
• Notificaciones por email: esta sección únicamente aparecerá si el campo "Recibir email de notificación" está marcado. En este caso, debe seleccionar, de las diferentes gestiones existentes en el SGI que generan notificaciones, de cuáles está interesado él en recibir sus comunicados por email, además de en el SGI (opción que no se puede deshabilitar en ningún caso y para ninguna gestión). Estas gestiones posibles serán aquellas que tengan definidas notificaciones a enviar en un momento dado, si bien cada usuario únicamente recibirá las notificaciones de aquellos módulos o gestiones sobre las que realmente ese usuario tiene los permisos necesarios para realizar la acción requerida en un momento dado. Será un campo multicheck, permitiendo al usuario indicar todas las que considere, pero debe indicar al menos una obligatoriamente. Por defecto, estarán marcadas todas las gestiones.

Existirá una configuración inicial igual para todos los usuarios, en la que por defecto tendrá desactivadas las comunicaciones generales así como la notificación de comunicados por email.

Notificación de comunicados

Todos los usuarios del SGI una vez hayan hecho login en el sistema dispondrán de una opción en el menú superior derecho en forma de icono de notificación de "comunicados", donde recibirán una notificación visual, representado en forma de número de comunicados no leídos, de aquellos comunicados que aún no han marcado como "leídos". 

Si el usuario pulsa sobre dicho icono, se desplegará una ventana emergente para ver ese listado de los comunicados que tiene pendientes de marcar como "leídos", de los cuales se mostrará únicamente su título y fecha límite (en caso de disponer de ella) y desde donde se podrá además acceder a la pantalla de consulta y listado de todos los comunicados o marcar los comunicados uno a uno como leídos.

Cuando el usuario marque un comunicado como "leído", éste desaparecerá de la cuenta de comunicados no "leídos" del icono de notificación de comunicados así como del listado de comunicados de la ventana emergente que se despliega al pulsar sobre él.

Búsqueda y listado de comunicados

A través de esta funcionalidad el usuario logueado en el sistema podrá ver todos los comunicados que haya configurado que quiere recibir.

A esta opción el usuario podrá acceder tanto desde las opciones de configuración de su perfil, y podrá hacerlo en cualquier momento, como desde la ventana emergente que aparecerá al pulsar sobre el icono de comunicados en la parte superior derecha de la aplicación, si es que el usuario tiene comunicados pendientes de marcar como leídos.

Por defecto, se le mostrarán prefiltrados aquellos comunicados que aún no haya marcado como leídos, si bien podrá ver todos los comunicados recibidos o realizar una búsqueda de los mismos filtrando por los siguientes campos:

• Tipo de comunicado: un valor a seleccionar de la lista de valores compuesta por: la lista de las gestiones del SGI que han podido generar el comunicado, el valor "General", que representaría los comunicados que no están vinculados a ninguna gestión sino que son de índole general, o "Todos", con el que se mostrarían todos los comunicados.
• Asunto comunicado: texto que puede contener parcialmente el asunto del comunicado.
• Fecha comunicado (desde-hasta): rango de fechas entre las cuales se ha generado el comunicado.
• Fecha límite (desde-hasta): rango de fechas entre las cuales se encuentra el límite de los comunicados de tipo Alerta.
• Estado: un valor a seleccionar de la lista de valores: Leído, No leído o Todos.

En el listado, se mostrará al usuario un listado de los comunicados que cumplan los criterios indicados,  por defecto, los no leídos, con la siguiente información:

• Tipo de comunicado: tendrá el valor "General" en el caso de comunicados de índole general o de la gestión específica en el caso de Notificaciones.
  
• Asunto comunicado
• Fecha comunicado
• Fecha límite
• Estado/Acción de marcar como leído: el estado del comunicado se reflejará al mostrarse únicamente un botón para marcarlo como Leído si aún no lo está. Si este botón no aparece, el comunicado se entiende que ya ha sido marcado previamente como leído.

Desde este listado dispondrá de un botón desde el que podrá ir marcando los comunicados como leídos. De igual modo dispondrá de la opción Ver que le llevará a la información detallada del comunicado.

El usuario podrá modificar el filtro de búsqueda establecido por defecto y realizar un nuevo filtrado/búsqueda indicando nuevos valores para los campos que considere y pulsando a continuación el botón Buscar. También podrá limpiar los filtros previamente indicados, pulsando para ello el botón Limpiar.

Detalle comunicado

El usuario podrá acceder a ver el detalle del comunicado desde el listado de comunicados pulsando el botón Ver en la columna de Acciones del comunicado que considere.

La información de la que dispondrá en la pantalla de detalle será la siguiente:

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En esta pantalla, el usuario podrá bien Marcar el comunicado como leído pulsando un botón "Marcar", Volver al listado de comunicados o bien pulsar el enlace para ir a la  tarea/funcionalidad que generó el comunicado.

Todos los campos del detalle del comunicado serán solo de consulta, no se podrá realizar ningún cambio sobre los mismos.