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Módulo del SGI que implementará la gestión y configuración del sistema de envío de comunicados.
Modelo de dominio
Descripción funcional
Introducción
El sistema SGI va a disponer de un módulo trasversal a todo el sistema mediante el cual el usuario va a poder ver los distintos comunicados que se gestionan a través del mismose podrán enviar distintos tipos de comunicados por email.
Los usuarios que tendrán acceso a las comunicaciones actores que podrán generar comunicados serán los identificados en cada caso como actores de este módulo en COM - Actores, si bien nos referiremos a ellos a lo largo de este documento como "usuarios" o "usuarios del SGI" por simplificar.
Por defecto, todos los usuarios tendrán activas la recepción de notificaciones de los comunicados que estén asociados a gestiones dentro del SGI, por considerarse estos de obligatoria atención por parte de los usuarios destinatarios de los mismos. Dispondrán además de una configuración adicional que les permita configurar si quieren recibir esas notificaciones también por email, y que podrán modificar cuando lo consideren oportuno.
En el SGI se van a gestionar dos tipos de comunicados:
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la funcionalidad específica que lo necesita generar o bien el propio sistema SGI.
El envío de comunicados, salvo en el caso de aquellos en los que el usuario decide a demanda, a través de la pantalla correspondiente, activar o desactivar (Hitos, Fases, ...) no se podrá desactivar dentro del SGI, sino que irá preconfigurado en el sistema el catálogo de eventos o acciones y funcionalidades que dispararán el envío de comunicados y no será algo opcional el que se envíen o no. Solo en el caso de que no se logren resolver destinatarios para el envío del comunicado porque no se hayan configurado, se podría asimilar que no se quiere configurar el envío del mismo.
Modelo de dominio
Descripción funcional
Dentro del SGI, los comunicados consistirán en cierta información que será enviada a un conjunto de destinatarios con el objeto de notificarles sobre tareas o gestiones concretas a realizar en el SGI
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y que están pendientes o bien notificarles de eventos que ya han ocurrido o bien avisarles de eventos futuros que ocurrirán, de ahí que opcionalmente también podamos referirnos a ellos indistintamente como Notificaciones o Avisos. Los comunicados pueden tener opcionalmente una fecha límite estipulada para su realización, si bien este módulo no es responsable del seguimiento de la realización de la tarea, solo de notificar los comunicados emitidos sobre la misma por la gestión correspondiente. Las recibirán
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por email todos los
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destinatarios configurados, salvo que su dirección sea incorrecta, no en formato, sino incorrectamente introducida por el usuario, o que se haya dado de baja, cuestiones ambas que no serán responsabilidad de este módulo comprobar.
Los comunicados tendrán en general la siguiente información:
- Tipo: indicará el tipo de comunicado. Tendrá un valor único en el sistema y representativo de la gestión específica que lo genera comunicado. Será un dato interno y no visible para el usuario.
- Asunto: título, resumen del comunicado. Para todos los comunicados deberá estar configurado un asunto por defecto, que el usuario después podrá modificar para los casos en los que el comunicado se presente por pantalla (ej. Hitos y Fases en CSP).
- Fecha envío: fecha en la que se produce o se debe producir el envío del comunicado.
- Contenido: texto explicativo más detallado del comunicado que constituirá el cuerpo del email de aviso. Para todos los comunicados deberá estar configurado un contenido por defecto, que el usuario después podrá modificar para los casos en los que el comunicado se presente por pantalla (ej. Hitos y Fases en CSP).
- Destinatarios: lista de destinatarios del comunicado. Para todos los comunicados podrá estar configurada una lista de destinatarios por defecto, que podrá ser distinta por unidad de gestión, que el usuario después podrá modificar para los casos en los que el comunicado se presente por pantalla (ej. Hitos y Fases en CSP).
Tipos de comunicados
Existirá dos grandes tipos de comunicados:
- De envío inmediato: el comunicado se enviará inmediatamente a continuación de que se produzca el evento que lo genera.
- De envío programado: el comunicado se enviará en una fecha y hora concreta programada bien por el usuario (Hitos y Fases en CSP) bien por el propio sistema (Calendario de justificación de un proyecto).
Cada tipo de comunicado, que será identificado de manera única en todo el SGI, tendrá sus propias plantillas de asunto y contenido y su propia lista de destinatarios por defecto, que podrán además ser diferentes por unidad de gestión.
En principio, los comunicados de envío inmediato no dispondrán de interfaz de usuario específica del comunicado, toda su gestión será transparente al usuario final.
En el caso de los envíos programados, dispondrán de interfaz de usuario los avisos de Hitos y Fases del módulo de CSP, siendo este interfaz integrado en las propias pantallas de Hito o Fase según el caso. En estos casos, el usuario podrá modificar los datos del comunicado que se hayan cargado por defecto de plantillas y configuración de destinatarios.
Configuración de comunicados
Destinatarios
Existirán dos grandes tipos de destinatarios:
- Resueltos en el instante: se usarán tanto para los comunicados de envío inmediato como para los programados para contemplar aquellas personas que recibirán el email y que son las que en ese instante concreto se hayan definido funcionalmente y/o configurado por defecto para ese comunicado y no cambiarán entre ese momento y el programado para el envío.
- Resueltos en diferido: se usarán para los comunicados programados, donde puede haber casos en los que se contempla que ciertos destinatarios definidos funcionalmente puedan variar entre el momento en el que se genera el comunicado y el instante programado para el envío. En estos casos, estos destinatarios se resolverán justo al instante programado para el envío y pueden ser los únicos o añadirse a la lista que estuviese configurada previamente para ese comunicado.
Modelo lógico
El usuario del SGI, al acceder al sistema dispondrá de una opción en el menú superior derecho desde donde acceder a las opciones de su perfil (módulo virtual que existirá únicamente a efectos de presentación), dentro de la cuál tendrá un apartado donde podrá configurar cómo y de qué gestiones le interesa recibir los comunicados. Dentro de las opciones de perfil de usuario, éste también dispondrá de un apartado desde donde podrá acceder a una pantalla de consulta de los comunicados que haya configurado para su recepción por email y filtrarlos, pudiendo además ir al detalle de los mismos. Además, en el caso de los comunicados que así lo hayan informado, el usuario podrá ir a la gestión que desencadenó el comunicado. También podrá marcar los comunicados como "leídos".
Así mismo, y también una vez haya accedido al sistema, el usuario dispondrá de una opción en el menú superior derecho, en un icono de notificación de "comunicados", donde recibirá una notificación visual, representado en forma de número de comunicados no leídos, que podrá pulsar y desplegar en forma de ventana emergente para ver ese listado de los comunicados que tiene pendientes de marcar como "leídos" y desde donde podrá además acceder a la pantalla de consulta y listado de todos los comunicados anteriormente mencionada. Cuando el usuario marque un comunicado como "leído", éste desaparecerá de la cuenta de comunicados no "leídos" del icono de notificación de comunicados así como del listado de comunicados de la ventana emergente que se despliega al pulsar sobre él.
Para no sobrecargar con comunicados ni a los usuarios ni al sistema, éstos tendrán un período de vigencia determinado, que será tenido en cuenta de tal forma que, una vez un comunicado supera su período de vigencia, ya no estará accesible para su consulta dentro del sistema SGI.
Configuración de comunicados
Todos los usuarios del SGI una vez hayan hecho login en el sistema dispondrán de una opción en el menú superior derecho, desde donde también se gestiona el resto de información del perfil de usuario, donde podrán configurar cómo quieren recibir los distintos tipos de comunicados, además de seleccionar, para poder aplicar dichas condiciones en el caso de las notificaciones por email, aquellas gestiones dentro del SGI de las cuales les interesa recibir por esta vía adicional los mismos.
El usuario podrá configurar los comunicados a través de los siguientes campos:
- Recibir comunicados informativos generales: marca que permite indicar si se quieren recibir o no comunicados de índole informativa general emitidos por el SGI. Por defecto estará desmarcada, pudiendo el usuario cambiar la configuración a la opción para empezar a recibirlos.
- Recibir notificaciones de comunicados por email: marca que permite indicar si se quieren recibir las comunicaciones sobre tareas o gestiones concretas a realizar en el SGI, esto es, las Notificaciones, además de en el SGI (opción que no se puede deshabilitar en ningún caso), en una dirección de email que el usuario debe indicar obligatoriamente al activar esta marca. Deberá además en este caso dejar seleccionada obligatoriamente al menos una de las gestiones sobre las que quiera recibir esta notificación adicional por email.
- Email: este campo únicamente aparecerá si el campo "Recibir notificaciones de comunicados por email" está marcado. En este caso, el usuario debe introducir una dirección de email obligatoriamente. En esa dirección será en la que pasará a recibir de manera adicional a la notificación en el SGI los comunicados de notificaciones de las gestiones que seleccione.
- Notificaciones por email: esta sección únicamente aparecerá si el campo "Recibir notificaciones de comunicados por email" está marcado. En este caso el usuario debe seleccionar, de las diferentes gestiones existentes en el SGI que generan notificaciones, de cuáles está interesado él en recibir sus comunicados por email, además de en el SGI (opción que no se puede deshabilitar en ningún caso y para ninguna gestión). Estas gestiones posibles serán aquellas que tengan definidas notificaciones a enviar en un momento dado, si bien cada usuario únicamente recibirá las notificaciones de aquellos módulos o gestiones sobre las que realmente ese usuario tiene los permisos necesarios para realizar la acción requerida en un momento dado. Este será un campo multicheck, permitiendo al usuario indicar todas las que considere, pero debe indicar al menos una obligatoriamente. Por defecto, estarán marcadas todas las gestiones.
Existirá una configuración inicial igual para todos los usuarios en la que, por defecto, todos tendrán desactivadas las comunicaciones generales así como la notificación de comunicados por email.
Notificación de comunicados
Todos los usuarios del SGI, una vez hayan hecho login en el sistema, dispondrán de una opción en el menú superior derecho en forma de icono de notificación de "comunicados", donde recibirán una notificación visual con el número de comunicados que aún no han marcado como "leídos".
Si el usuario pulsa sobre dicho icono, se desplegará una ventana emergente para ver ese listado de los comunicados que tiene pendientes de marcar como "leídos", de los cuales se mostrará únicamente su título y fecha límite (en caso de disponer de ella). Desde esa ventana emergente se podrá además acceder a la pantalla de consulta y listado de todos los comunicados, disponible como una de sus opciones de perfil de usuario o marcar los comunicados uno a uno como leídos, para lo cual dispondrá de un botón "Marcar como leído" en forma de icono (imagen de check o similar definido a tal efecto).
Cuando el usuario marque un comunicado como "leído", éste desaparecerá de la cuenta de comunicados del icono de notificación de comunicados así como del listado de comunicados de la ventana emergente que se despliega al pulsar sobre él.
Existe una condición a tener en cuenta internamente para la notificación de comunicados que es necesario aplicar siempre, que es que NO aparecerán nunca comunicados que hayan dejado ya de ser vigentes, esto es, cuya fecha de vigencia haya sido superada.
Búsqueda y listado de comunicados
A través de esta funcionalidad el usuario logueado en el sistema podrá ver todos los comunicados que se le hayan enviado.
A esta opción el usuario podrá acceder tanto desde las opciones disponibles en su perfil como desde la ventana emergente que aparecerá al pulsar sobre el icono de comunicados en la parte superior derecha de la aplicación, a través de un enlace a tal efecto.
Por defecto, se le mostrarán prefiltrados aquellos comunicados que aún no haya marcado como leídos, si bien podrá ver todos los comunicados recibidos o realizar una búsqueda de los mismos filtrando por los siguientes campos:
- Tipo: indicará el tipo de comunicado. Será un valor a seleccionar de la lista de valores compuesta por: la lista de las gestiones del SGI que han podido generar el comunicado, el valor "General", que representaría los comunicados que no están vinculados a ninguna gestión sino que son de índole general, o la opción "Todos" (opción en blanco), con el que los comunicados no filtrarán por este campo, esto es, saldrían todos, y que será la opción por defecto.
- Estado: indicará el estado del comunicado. Será un valor a seleccionar de la lista de valores: Leído, No leído o "todos" (opción en blanco).
- Fecha límite (desde-hasta): rango de fechas entre las cuales se encuentra la fecha límite de los comunicados, en caso de que dispongan de ella.
- Asunto: texto que puede contener parcialmente el asunto del comunicado.
- Fecha comunicado (desde-hasta): rango de fechas entre las cuales se ha creado el comunicado.
En el listado, se mostrará al usuario un listado de los comunicados que cumplan los criterios indicados, por defecto, los no leídos, con la siguiente información:
- Tipo: tendrá el valor "General" en el caso de comunicados generales o de la gestión específica en el caso de Notificaciones.
- Asunto
- Fecha comunicado: fecha de creación del comunicado.
- Fecha límite: fecha límite para la realización de alguna acción por parte del destinatario de la comunicación sobre la gestión referida en la misma.
Desde este listado dispondrá de un botón "Marcar como leído" en forma de icono (imagen de check o similar definido a tal efecto) desde el que podrá ir marcando los comunicados como leídos. Si este icono no aparece, el comunicado se entiende que ya ha sido marcado previamente como leído. De igual modo, dispondrá de un botón "Ver", en forma de icono (imagen de ojo o similar definido a tal efecto) que le abrirá una ventana emergente con la información detallada del comunicado.
El usuario podrá modificar el filtro de búsqueda establecido por defecto y realizar un nuevo filtrado/búsqueda indicando nuevos valores para los campos que considere y pulsando a continuación el botón Buscar. También podrá limpiar los filtros previamente indicados, pulsando para ello el botón Limpiar.
Existe además un filtro intrínseco a las consultas de comunicados que es necesario aplicar siempre, que es aquel por el que NO aparecerán nunca comunicados que hayan dejado ya de ser vigentes, esto es, cuya fecha de vigencia haya sido superada.
Detalle de un comunicado
El usuario podrá ver el detalle de un comunicado desde el listado de comunicados pulsando el botón/icono Ver en la columna de Acciones del comunicado que considere.
Se le mostrará una ventana emergente con información más detallada del comunicado, como es:
- Tipo: indicará el tipo de comunicado. Tendrá el valor "General" en el caso de comunicados generales o de la gestión específica en el caso de Notificaciones.
- Asunto: título, resumen del comunicado.
- Fecha comunicado: fecha de creación del comunicado.
- Fecha límite: para los comunicados de tipo notificación, es posible que se haya indicado una fecha límite para la que el usuario realice la tarea que tiene pendiente y ha generado dicho comunicado.
- Descripción: texto explicativo más detallado del comunicado.
- Enlace: enlace a la tarea/funcionalidad que generó el comunicado y a la que el usuario puede ir para realizar la tarea encomendada.
En esta ventana, el usuario podrá bien Marcar el comunicado como leído pulsando un botón "Marcar como leído", que solo aparecerá si no ha sido marcado previamente, bien cerrar la ventana emergente pulsando el botón "Cerrar", cerrando así la ventana emergente o también (solo para el caso de notificaciones) pulsar el enlace para ir a la tarea/funcionalidad que generó el comunicado.
Todos los campos del detalle del comunicado serán solo de consulta, no se podrá realizar ningún cambio sobre los mismos.
Cada comunicado dispondrán además de un campo adicional interno (no se mostrará al usuario en ninguna pantalla) que se encargará de calcular la vigencia del mismo y de determinar si éste sigue vigente o no y por tanto, si ha de mostrarse en la gestión de comunicados o no. Si un comunicado no está vigente, no se podrá acceder a él desde la aplicación.