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El siguiente diagrama muestra los estados por los que irá pasando una memoria de ética.
Se indica a continuación el significado de cada estado:
- En elaboración: estado temporal mientras la solicitud de evaluación ética del proyecto está siendo registrada. Es el estado inicial de la memoria.
- Completada: el/la solicitante ya ha introducido todas las respuestas del formulario de memoria. Una memoria en estado "completada" ya puede ser enviada a secretaría para su evaluación. Una memoria en estado "subsanación" también pasa a estado "completada" una vez que haya sido modificada.
- En secretaría: el/la solicitante pulsa el botón "Enviar a secretaría" asociado a una memoria completada. La memoria junto con el resto de datos de la solicitud de evaluación ética del proyecto se remiten al personal de gestión. La memoria está disponible para ser incluida en la convocatoria de reunión de evaluación del comité correspondiente.
- Subsanación: el personal de gestión revisa la memoria y aporta un comentario general indicando que se debe subsanar la memoria para poder incluirla en convocatoria de reunión de evaluación. Una memoria en "subsanación" podrá ser modificada por el/la solicitante.
- En evaluación: el personal de gestión incluye la memoria en una convocatoria de reunión de evaluación. La memoria está disponible para ser revisada por los miembros del comité correspondiente. Una memoria en estado "en evaluación" no puede ser modificada.
- Fin evaluación: la memoria ha sido evaluada y en la convocatoria de reunión de evaluación se la otorgado dictamen "favorable". La memoria adquiere el estado "fin evaluación" una vez que se haya finalizado el acta asociada a la convocatoria de reunión en la que se ha evaluado (hasta este momento la memoria seguirá en estado "en evaluación" aunque ya disponga de dictamen "favorable").
- Favorable Pendiente de Revisión Mínima: la memoria ha sido evaluada y se le ha otorgado un dictamen "favorable de revisión mínima". La memoria adquiere el estado "favorable pendiente de revisión mínima" una vez que se haya finalizado el acta asociada a la convocatoria de reunión en la que se ha evaluado (hasta este momento la memoria seguirá en estado "en evaluación" aunque ya disponga de dictamen). Una memoria en estado "favorable pendiente de revisión mínima" deberá ser modificada por el/la investigador/a solicitante y volver a ser remitida a secretaría. No será necesario que vuelva a entrar en una convocatoria de reunión de evaluación posterior, el personal de gestión podrá revisar la memoria y asignarle nuevo dictamen sin esperar a la siguiente convocatoria de reunión.
- Pendiente de correcciones: la memoria ha sido evaluada y se le ha otorgado un dictamen "pendiente de correcciones". La memoria adquiere el estado "pendiente de correcciones" una vez que se haya finalizado el acta asociada a la convocatoria de reunión en la que se ha evaluado (hasta este momento la memoria seguirá en estado "en evaluación" aunque ya disponga de dictamen). Una memoria en estado "pendiente de correcciones" debe de ser modificada por el/la investigador/a solicitante y deberá ser remitida nuevamente a secretaría. Una vez en secretaría, la memoria deberá entrar en una nueva convocatoria de reunión de evaluación.
- No procede evaluar: la memoria ha sido evaluada y se le ha otorgado un dictamen "no procede evaluar". La memoria adquiere el estado "no procede evaluar" una vez que se haya finalizado el acta asociada a la convocatoria de reunión en la que se ha evaluado (hasta este momento la memoria seguirá en estado "en evaluación" aunque ya disponga de dictamen). Una memoria en estado "no procede evaluar" no podrá ser modificada. El ciclo de vida de la memoria finalizará transcurridos un número de días determinado (configurados en el SGI), tomando el estado final "archivada".
- Desfavorable: La memoria ha sido evaluado y se le ha dado el dictamen "desfavorable". La memoria adquiere el estado "desfavorable" una vez que se haya finalizado el acta asociada a la convocatoria de reunión en la que se ha evaluado (hasta este momento la memoria seguirá en estado "en evaluación" aunque ya disponga de dictamen). Una memoria en estado "desfavorable" no podrá ser modificada. El ciclo de vida de la memoria finalizará transcurridos un número de días determinado (configurados en el SGI), tomando el estado final "archivada".
- En secretaría revisión mínima: una memoria cuyo estado sea "favorable pendiente de revisión mínima" tomará el estado "en secretaría revisión mínima" cuando el/la investigador/a solicitante remite nuevamente la memoria a secretaría, tras haber introducido los cambios oportunos.
- En evaluación revisión mínima: el personal de gestión notifica una memoria en estado "En secretaría revisión mínima" para que los evaluadores puedan volver a evaluarla. Una memoria en estado "en secretaría estado "En evaluación revisión mínima", podrá ser reevaluada por el personal de gestión sin revaluada sin necesidad de incluir la memoria en una nueva convocatoria de reunión. La memoria está disponible para ser revisada por los miembros del comité correspondiente.
- Completada seguimiento anual: Una memoria en estado "fin evaluación" (dictamen "favorable") tendrá activado el formulario de "seguimiento anual" transcurrido un año desde la fecha establecida como inicio del proyecto. Cuando el formulario de seguimiento anual esté completado la memoria adquiere el estado "completada seguimiento anual".
- En secretaría seguimiento anual: Una memoria en estado "completada seguimiento anual" deberá ser remita a secretaría para que sea evaluada. Cuando el/la investigador/a solicitante remite el formulario de seguimiento anual a secretaría para su evaluación, la memoria adquiere el estado "en secretaría seguimiento anual".
- En evaluación seguimiento anual: Una memoria en estado "en secretaría seguimiento anual" debe de ser incluida en una convocatoria de reunión de evaluación de tipo seguimiento. Cuando la memoria es incluida en una convocatoria de reunión adquiere el estado "en evaluación seguimiento anual".
- Solicitud modificación seguimiento anual: La memoria ha sido evaluada en su fase de seguimiento anual y se le ha otorgado dictamen "solicitud de modificación". La memoria adquiere el estado "solicitud de modificación" una vez que se haya finalizado el acta asociada a la convocatoria de reunión de seguimiento en la que se ha evaluado (hasta este momento la memoria seguirá en estado "en evaluación seguimiento anual" aunque ya disponga de dictamen). Una memoria en estado "solicitud de modificación" deberá ser modificada por el/la investigadora/a solicitante. Se deberá modificar el formulario de seguimiento anual de acuerdo a los comentarios recibidos en la evaluación.
- En secretaría seguimiento anual modificación: una memoria cuyo estado sea "solicitud modificación seguimiento anual" tomará el estado "en secretaría seguimiento anual modificación" cuando el/la investigador/a solicitante remite nuevamente la memoria a secretaría, tras haber introducido los cambios oportunos en el formulario de seguimiento anual. Una memoria en estado "en secretaría seguimiento anual modificación", podrá ser reevaluada por el personal de gestión sin necesidad de incluir la memoria en una nueva convocatoria de reunión.
- Fin evaluación seguimiento anual: La memoria ha sido evaluada en su fase de seguimiento anual y se le ha otorgado dictamen "favorable". La memoria adquiere el estado "fin evaluación seguimiento anual" una vez que se haya finalizado el acta asociada a la convocatoria de reunión de seguimiento en la que se ha evaluado (hasta este momento la memoria seguirá en estado "en evaluación seguimiento anual" aunque ya disponga de dictamen). El formulario de seguimiento anual de una memoria ya no se podrá modificar una vez la memoria disponga del estado "fin evaluación seguimiento anual".
- Completada seguimiento final: Una memoria en estado "fin evaluación seguimiento anual" tendrá disponible el formulario de seguimiento final una vez que haya transcurrido un año desde la fecha de fin de proyecto indicada en la solicitud de evaluación. Cuando el/la investigador/a solicitante haya cumplimentado íntegramente las preguntas obligatorias del formulario de seguimiento final, la memoria adquiere el estado "completada seguimiento final".
- En secretaría seguimiento final: Una memoria en estado "completada seguimiento final" debe ser remitida a secretaría para que se pueda proceder a su evaluación. Cuando el/la investigador/a solicitante remite una memoria en estado "en secretaría seguimiento final" a secretaría, ésta adquiere el estado "en secretaría seguimiento final".
- En evaluación seguimiento final: Una memoria en estado "en secretaría seguimiento final" debe de ser incluida en una convocatoria de reunión de tipo seguimiento para poder ser evaluada. En ese momento la memoria adquiere el estado "en evaluación seguimiento final".
- Fin evaluación seguimiento final: La memoria ha sido evaluada en su fase de seguimiento final y se le ha otorgado dictamen "favorable". La memoria adquiere el estado "fin evaluación seguimiento final" una vez que se haya finalizado el acta asociada a la convocatoria de reunión de seguimiento en la que se ha evaluado (hasta este momento la memoria seguirá en estado "en evaluación seguimiento final" aunque ya disponga de dictamen). El formulario de seguimiento final de una memoria ya no se podrá modificar una vez la memoria disponga del estado "fin evaluación seguimiento final". El ciclo de la memoria habrá finalizado tras alcanzar el estado "fin evaluación seguimiento final".
- En aclaración seguimiento final: La memoria ha sido evaluada en su fase de seguimiento final y se le ha otorgado dictamen "solicitud de aclaraciones". La memoria adquiere el estado "en aclaración seguimiento final" una vez que se haya finalizado el acta asociada a la convocatoria de reunión de seguimiento en la que se ha evaluado (hasta este momento la memoria seguirá en estado "en evaluación seguimiento final" aunque ya disponga de dictamen). Una memoria en estado "en aclaración seguimiento final" deberá ser modificada por el/la investigadora/a solicitante. Se deberá modificar el formulario de seguimiento final de acuerdo a los comentarios recibidos en la evaluación.
- En secretaría seguimiento final aclaraciones: una memoria cuyo estado sea "en aclaración seguimiento final" tomará el estado "en secretaría seguimiento final" cuando el/la investigador/a solicitante remite nuevamente la memoria a secretaría, tras haber introducido los cambios oportunos en el formulario de seguimiento final. Una memoria en estado "en secretaría seguimiento final", podrá ser reevaluada por el personal de gestión sin necesidad de incluir la memoria en una nueva convocatoria de reunión de seguimiento.
- Archivado: es el estado final que adquieren las memorias cuyo estado previo es "desfavorable", "pendiente de correcciones", "pendiente de revisión mínima", "solicitud de modificación" o "en aclaración seguimiento final" y hayan transcurrido un número de días determinado, configurados en el SGI. Una memoria en estado "archivado" no podrá ser modificada. Su ciclo de vida ha concluído.
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