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- Generar segundo aviso. De forma opcional, se puede indicar si para la fase se ha de generar un segundo aviso, adicional al primero (también por email), marcando este indicador, o bien dejarlo desmarcado si no se considera necesario generarlo. El funcionamiento y condiciones para el caso de que se quiera generar un segundo aviso es similar al del primero, por lo que se describen de manera conjunta.
- Fecha y hora del primer/segundo envío. Será obligatorio indicar la fecha y hora concreta en la que se quiere programar el envío del comunicado. Por defecto, aparecerá la fecha y hora de inicio de la fase para ambos envíos. Deberá ser posterior al momento actual + 15 minutos, para permitir que al usuario le pueda dar tiempo a realizar los cambios que precise en la fase, el aviso o en otros apartados del proyecto, antes de Guardar los cambios en la pantalla de Proyecto, momento en el que sí se registrará la programación del envío para la fecha y hora indicadas. En el caso del segundo aviso, deberá ser además, posterior a la fecha de envío del primer aviso. La fecha y hora podrán ser modificadas por el usuario.
- Asunto. Será necesario informar un asunto para el email. Se mostrará un asunto por defecto, según lo que se haya configurado en la Universidad en el momento de la implantación para este tipo de comunicados y para la unidad de gestión a la que pertenezca el proyecto. Este asunto podrá ser modificado por el usuario.
- Contenido del email. Será necesario informar un contenido o cuerpo para el email. Se mostrará un contenido por defecto, según lo que se haya configurado en la Universidad en el momento de la implantación para este tipo de comunicados y para la unidad de gestión a la que pertenezca el proyecto. Al contenido por defecto, se concatenarán además, en caso de haberse informado, las observaciones introducidas por el usuario antes de marcar el indicador "Generar aviso". Este contenido podrá ser modificado por el usuario.
- Destinatarios. Será necesario informar al menos un destinatario del email de aviso, pero podrá definirse una lista. Esta lista de destinatarios del email serán adicionales a los que añadirá el indicador "Añadir IPs proyecto" si se marca. Se mostrarán unos destinatarios por defecto según lo configurado en la Universidad en el momento de la implantación para este tipo de comunicados y para la unidad de gestión a la que pertenezca el proyecto. Esta lista podrá ser modificada por el usuario según lo descrito en el apartado 4.11.5Destinatarios 5 Destinatarios de comunicados.
- Añadir IPs proyecto. De manera opcional, se puede indicar si se quiere añadir a los IPs del proyecto como destinatarios del email de aviso. Estos destinatarios no se mostrarán ni se guardarán en el campo "Destinatarios" ya que se resolverán en el día y hora en el que se haya programado el envío del aviso.
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Una vez se cumplimenten los datos deseados, y considerando que no se quiera generar un aviso, se debe pulsar el botón "Añadir":
El funcionamiento y condiciones para el caso de que se quieran generar avisos, que en el SGI denominaremos también comunicados, se describe más a detalle en el apartado 4.12.4 Comunicados de hitos.
El hito pasará a estar disponible en el listado de hitos de la convocatoria, del proyecto desde donde podrá ser modificado y/o eliminado:
Para que se consoliden los datos el personal de gestión deberá pulsar sobre el botón "Guardar" situado en la parte inferior de la pantalla en el pie de página para actualizar el proyecto, si no se pulsa sobre el botón "Guardar" todos los cambios realizados se perderán.
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En el caso de que se quiera enviar un aviso o comunicado relativo a un hito de la convocatoriadel proyecto, a la hora de dar de alta o modificar dicho hito se debe marcar el indicador "Generar aviso".
Solo se podrá marcar este indicador si el hito es a futuro, esto es, si tanto la fecha de inicio como fecha de fin del hito son posteriores es posterior al momento (fecha y hora) actual.
Al marcar el indicador "Generar aviso" de un hito, se mostrarán un conjunto de datos, adicionales a los generales del hito, que permitirán configurar el aviso a enviar:
Los campos adicionales que se mostrarán son seis:
- Fecha y hora de envío. Será obligatorio indicar la fecha y hora concreta en la que se quiere programar el envío del comunicado. Por defecto, aparecerá la fecha y hora del hito. Deberá ser posterior al momento actual + 15 minutos, para permitir que al usuario le pueda dar tiempo a realizar los cambios que precise en el hito, el aviso o en otros apartados de la convocatoriadel proyecto, antes de "Guardar" los cambios en la pantalla de ConvocatoriaProyectos, momento en el que se ya sí se registrará la programación del envío para la fecha y hora indicadas. La fecha y hora podrán ser modificadas por el usuario.
- Asunto. Será necesario informar un asunto para el email. Se mostrará un asunto por defecto, según lo que se haya configurado en la Universidad en el momento de la implantación para este tipo de comunicados y para la unidad de gestión a la que pertenezca la convocatoria. Este asunto podrá ser modificado por el usuario.
- Contenido del email. Será necesario informar un contenido o cuerpo para el email. Se mostrará un contenido por defecto, según lo que se haya configurado en la Universidad en el momento de la implantación para este tipo de comunicados y para la unidad de gestión a la que pertenezca la convocatoriael proyecto. Al contenido por defecto, se concatenarán además, en caso de haberse informado, las observaciones introducidas por el usuario antes de marcar el indicador "Generar aviso". Este contenido podrá ser modificado por el usuario.
- Destinatarios. Será necesario informar al menos un destinatario del email de aviso, pero podrá definirse una lista. Esta lista de destinatarios del email serán adicionales a los que añadirán los indicadores el indicador "Añadir IPs solicitud" y "Añadir IPs proyecto", si se marcanmarca. Se mostrarán unos destinatarios por defecto según lo configurado en la Universidad en el momento de la implantación para este tipo de comunicados y para la unidad de gestión a la que pertenezca la convocatoriael proyecto. Esta lista podrá ser modificada por el usuario según lo descrito en el apartado apartado 4.11.5 Destinatarios de comunicados que, si bien se basa en la configuración dentro de una fase, tiene el comportamiento equivalente para el caso de los hitos.
- Añadir IPs solicitudproyecto. De manera opcional, se puede indicar si se quiere añadir a los IPs de las solicitudes asociadas a la convocatoria como destinatarios del email de aviso. Estos destinatarios no se mostrarán ni se guardarán en el campo "Destinatarios" ya que se resolverán en el día y hora en el que se haya programado el envío del aviso.Añadir IPs proyecto . De manera opcional, se puede indicar si se quiere añadir a los IPs de los proyectos asociados a las solicitudes de la convocatoria como destinatarios del email de aviso. Estos destinatarios no se mostrarán ni se guardarán en el campo "Destinatarios" ya que se resolverán en el día y hora en el que se haya programado el envío del aviso.
Una vez se cumplimenten o modifiquen los datos deseados, se debe pulsar el botón "Añadir" o "Aceptar, según el caso, y a continuación se guarden los cambios en la convocatoriael proyecto, pulsando pulsando el botón "Guardar Convocatoriaproyecto", se generará o actualizará la programación y texto del aviso generarán o actualizarán las programaciones y textos de los avisos en función de lo que el usuario haya seleccionado e introducido.
Cuando el sistema detecta que se ha alcanzado la fecha y hora en la que se ha programado el envío del comunicado, calculará los IPs de solicitudes y de proyectos del proyecto de los avisos, si se hubiesen seleccionado, y generará un email con el asunto, contenido y destinatarios que se hayan configurado para ese aviso.
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