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ADMINISTRACIÓN DE CERTIFICADOS
Cuando se pueden emitir los certificados
En que estados se puede encontrar un CERTIFICADO
quien firma LOS CERTIFICADOS
QUE COMUNICACIÓN SE ENVÍAN DESDE LA APLICACIÓN EN EL MODULO DE CERTIFICADOS
Envío a los participantes informándoles de firma de su certificado
Envío a los gestores informando de que se ha producido la firma en PORTAFIRMAS.
Envío a los gestores informando de que se ha rechazado la firma en PORTAFIRMAS.
Envío a los participantes que NO son aptos en la acción formativa.
ADMINISTRACIÓN DE CERTIFICADOS
Emisión de certificados
Administración de certificados
Diseño del certificado
DONDE PUEDEN DESCARGARSE LOS CERTIFICADOS
ADMINISTRACIÓN DE aCTAS
En que estados se puede encontrar un acta
quien firma el acta
QUE COMUNICACIÓN SE ENVÍAN DESDE LA APLICACIÓN EN EL MODULO DE ACTAS
Envío a los participantes informándoles de la CALIFICACIÓN obtenida
Envío a los gestores informando de que se ha producido la firma en PORTAFIRMAS.
Envío a los gestores informando de que se ha rechazado la firma en PORTAFIRMAS.
ADMINISTRACIÓN DE ACTAS
Cuando se puede cumplimentar el acta de una acción formativa
Gestión del acta
Cumplimentación de actas
Enviar al portafirmas
Incidencias
Error con portafirmas en incidencias
Enviar correo con calificación a los participantes
Diseño del acta
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Los certificados solo podrán emitirse a los participantes que hayan superado la actividad y el acta y diligencia/s (si existe/n) estén firmadas.
En el caso de los certificados a ponentes se podrán emitir aunque el acta no este generada.
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- Pendiente emisión
El certificado aún no ha sido emitido.
...
El certificado ha sido emitido y enviado a la firma, pero en el portafirmas ha sido eliminado, se podrá volver a emitir y enviar.
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La persona que va a firmar los certificados está definida en la aplicación APPICE y puede ser cambiada por el gestor en la opción Maestros – Firmantes. 
Los certificados se envían al portafirmas de la persona indicada en este apartado, donde debe de entrar a firmarlos.
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El sistema de forma automática enviara una comunicación a los participantes informándoles de la disponibilidad de su certificado en su espacio privado para su descarga.
La plantilla de esta notificación se puede consultar y modificar desde la opción de menú Maestros – Generales – Plantillas correos.
Y en caso de que el certificado sea de un ponente no UMU se enviara la plantilla
Y se le adjuntara la copia auténtica del certificado firmado.
Estas comunicaciones se pueden enviar también desde la pantalla de administración de certificados que se detallara a el apartado 'Administración de Certificados'.
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El sistema de forma automática cuando se produzca la firma del certificado en portafirmas enviara una comunicación a formapdi@um.es informando de ese hecho.
Formato del correo:
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Ha sido firmado el certificado nº XXX del alumno/a XXXXXX correspondiente al curso XXXXXX en el portafirmas. Puede ser descargada e impresa desde la aplicación.
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El sistema de forma automática cuando se produzca el rechazo en portafirmas enviara una comunicación a formapdi@um.es informando de ese hecho.
Formato del correo:
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Ha sido rechazado el certificado nº XXX del alumno/a XXXXX correspondiente al curso XXXXXX en el portafirmas. Puede comprobarse el documento y volver a enviarlo desde la aplicación.
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Este correo se podrá enviar a los participantes que no han superado la acción formativa a la hora de emitir los certificados. 
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La entrada a la gestión/administración de certificados se realiza desde la aplicación APPICE, menú Certificados -> Administración. 
En esta pantalla se pueden consultar, generar, imprimir y enviar los certificados. 
Por defecto se mostrarán las acciones formativas que hay pendientes de emitir los certificados.
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Para realizar la emisión de los certificados pulsaremos sobre el botón 'Nueva Emisión'.
El sistema nos preguntara el tipo de certificado a emitir
Dando opción a poder previsualizar los certificados antes de ser emitidos, para ello marcaremos el check 'Previsualizar los certificados antes de su emisión'.
Una vez seleccionado el tipo de certificado que queremos emitir pulsaremos sobre 'Continuar'.
Ahora el sistema nos dará dos opciones:
...
A modo informativo entre paréntesis nos indicara el número de certificados que se van a tratar.
Una vez enviados a portafirmas el sistema dará opción de enviar una comunicación a los participantes NO APTOS en el acción formativa.
La plantilla que se enviara es la indicada en el apartado 'Envío a los participantes que NO son aptos en la acción formativa.'
Una vez finalizada la emisión/envío a portafirmas el sistema nos mostrara la situación en la que quedan los certificados. (detallada en el siguiente apartado).
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Una vez los certificados han sido emitidos, para poder consultar/administarlos pulsaremos sobre el botón '+' en la pantalla de consulta, el sistema nos mostrara los certificados ya emitidos de la acción formativa. 
Para cada certificado se muestra:
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Los botones inferiores realizan la acción para todos los certificados emitidos en la acción formativa.
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El certificado de participación una vez firmado se podrá descargar con el siguiente diseño.
El certificado como ponente una vez firmado se podrá descargar con el siguiente diseño.
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Tanto los participantes como los ponentes podrán descargase los certificados una vez firmados desde su espacio privado – Expediente formativo
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- Pendiente
El acta aun no está cumplimentada (o está a medio cumplimentar), está pendiente de finalizar la cumplimentación y enviar al portafirmas.
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El acta ha sido cumplimentada y enviada a la firma, pero en el portafirmas ha sido rechazada por lo que se podrá modificar y volver a enviar al portafirmas.
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La persona que va a firmar las actas está definida en la aplicación APPICE y puede ser cambiada por el gestor en la opción Maestros – Firmantes.
El acta se envía al portafirmas de la persona indicada en este apartado, donde debe de entrar a firmarla.
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El sistema brinda la posibilidad de enviar una notificación a los participantes que se desee informándoles de la nota obtenida en la actividad.
La plantilla de esta notificación se puede consultar y modificar en el momento de realizar el envío, pero también se puede consultar y modificar desde la opción de menú Maestros – Generales – Plantillas correos.
Esta comunicación se puede enviar desde la pantalla de administración de actas que se detalla a continuación.
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El sistema de forma automática cuando se produzca la firma del acta en portafirmas enviara una comunicación a formapdi@um.es informando de ese hecho.
Formato del correo:
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Ha sido firmada el acta nº XXX del curso XXXXXX en el portafirmas. Puede ser descargada e impresa desde la aplicación.
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El sistema de forma automática cuando se produzca el rechazo en portafirmas enviara una comunicación a formapdi@um.es informando de ese hecho.
Formato del correo:
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Ha sido rechazada el acta nº XXX del curso XXXXXX en el portafirmas. Puede comprobarse el documento y volver a enviarlo desde la aplicación.
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La entrada a la gestión/administración de las actas se realiza desde la aplicación APPICE, menú Inscripciones -> Actas Cursos. 
En esta pantalla se pueden consultar, generar e imprimir las actas, así como gestionar las incidencias. 
La gestión de las actas se realiza desde el módulo de CURSOS y desde esta pantalla se realiza el enlace.
La información que se muestra de cada una de las acciones formativas es la siguiente:
El número de acta se compone con el prefijo 'CP' y seguido de una secuencia. Si el número de acta esta en blanco es porque aun no se ha comenzado a cumplimentar.
En la columna 'Estado' se muestra el estado del acta (descrito anteriormente en este manual), en caso de estar firmada se muestra entre paréntesis la fecha de firma.
En la columna 'Recogidas Asistencias' se informará de si existen asistencias recogidas para la actividad en el momento de la consulta. En caso de actividades virtuales se informará siempre "VI"
En la columna 'Asignado Ponentes' se informará de si hay ponentes asignados a la actividad.
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Es Importante tener en cuenta que para poder cumplimentar el acta, en caso de actividades de modalidad no virtual, debe estar recogida la asistencia y debe haberse asignado al menos un ponente a la actividad.
En esta pantalla se pueden realizar dos acciones sobre las actas.
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Pasamos a detalla cada uno de estas acciones.
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Se abrirá en su navegador la web de administración del acta.
Una vez que estamos en la parte web, se mostrará al gestor el acta correspondiente a la actividad que se ha cargado (pendientes de cumplimentar y/o entregada). En este listado se informará de la siguiente información: nombre de la actividad, relación de participantes inscritos, participantes con diploma emitido, estado del acta e incidencias sobre las acta. 
En este listado, en la columna de las actas el gestor se podrá encontrar con diferentes situaciones:
...
Nota1: El sistema en esta columna, una vez firmada un acta mostrará el documento "calificación final" que recogerá la calificación final de los participante teniendo en cuentas la información recogida en el acta e incidencias firmadas.
Nota2: Una vez que haya participantes que tengan diplomas generados no se podrán generar incidencias sobre estos, sólo se podrán generar incidencias sobre los estudiantes que todavía no tengan el diploma. En este caso en el listado se mostrará un cuadro informativo indicando esto, dando también el número de estudiantes con diplomas en marcha. 
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Se distingue entre actas de actividades virtuales y actas de actividades NO virtuales
Actividades de modalidad no virtual
Cuando entramos a cumplimentar el acta, veremos un listado de los participantes con inscripción conformada en la actividad, para cada uno, veremos todas sus notas parciales que NO serán modificables y finalmente podremos poner la nota al participante:
Siendo la nota apto o no apto o NP (NO PRESENTADO). En caso de marcar No apto, es obligatorio indicar un motivo de esto que nos aparecerá al marcar el check:
Las notas parciales serán:
...
- "Guardar borrador"
- "Entregar acta"
La opción de guardar borrador permite al gestor ir introduciendo las calificaciones en diferentes momentos, lo que hace es hacer un guardado de las notas introducidas y nada más.
La opción de "Entregar acta" la debe usar el gestor una vez haya introducido todas las notas y este seguro que están bien ya que lo que hace es enviar el acta al portafirmas para que se proceda a su firma electrónica.
Una vez se ha firmado el acta, cualquier modificación sobre la misma se debe recoger como "incidencia" o lo que es lo mismo como diligencia.
Se puede dar el caso de que se haga un guardado de un borrador del acta y después las notas parciales varíen, en este caso aparecerá una marca de exclamación junto a la nota parcial que ha cambiado, de forma que el gestor pueda determinar antes de entregar el acta, si el apto o no apto que puso sigue siendo coherente con los nuevos datos.
Enviar al portafirmasUna vez registradas todas las notas en el acta para todos los participantes, si el gestor pulsa sobre "Entregar acta" el sistema le enviará a una nueva pantalla que la va a permitir enviar el acta al portafirmas:Ancla _Toc121826938 _Toc121826938 
En esta página el gestor podrá ver un resumen de todo lo que se ha cumplimentado y para darle validez deberá pulsar sobre "Enviar a portafirmas", que enviará al portafirmas del gestor el documento del acta para su firma y registrará en la BD de ATENEA toda la información asociada al acta (tanto calificación final como notas parciales en el momento del envio del acta al portafirmas: horas presenciales y horas no presenciales, horas tc, total horas, sesiones/asistencia, apto/no apto/NP).
Una vez enviada un acta al portafirmas, no se podrá hacer nada sobre el acta desde APPICE y en el listado de acta aparecerá que está pendiente portafirmas.
Ahora se pueden hacer dos cosas:
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En la pantalla de "envío a portafirmas" el gestor también puede "Cancelar acta", que no hace nada, es decir, no envía al portafirmas el acta y por tanto lo único que tiene es un borrador de acta que podrá seguir modificando en otro momento.
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Una vez que este firmada un acta, solo se podrá hacer modificaciones sobre la misma registrando una incidencia. 
En la columna "incidencia" el gestor podrá ver todas las incidencias aplicadas al acta, crear una nueva incidencia para un acta y consultar todas las incidencias registradas en relación al acta, pulsando para ello sobre "Consultar incidencias":
La página que se muestra informa de las diferentes incidencias realizadas y a qué participantes/s afecta/n.
La opción de "Generar incidencia", permite al gestor realizar una modificación sobre el acta. Esta opción mostrará una pantalla en la que aparecerán todos los participantes con inscripción conformada y con sus notas certificadas, es decir, las que se pusieron originalmente en el acta modificadas con las correcciones de las diferentes incidencias/diligencias firmadas que se hayan hecho hasta el momento, también se mostrarán las notas parciales recogidas en el acta/última incidencia y se informará de las que hay en el momento de generar la incidencia: 
En este listado el gestor deberá proceder de la siguiente forma:
...
Para que el gestor pueda recoger una modificación del acta (generar una incidencia sobre un acta), es tan sencillo como pulsar sobre "Generar incidencia" e introducir la nueva nota que cambia en el lugar correspondiente, si procede, o dejar que se actualicen las notas parciales si ha habido alguna actualización que lo justifique, por último, pulsar sobre "Guardar incidencias para el participante": 
Al informar de la incidencia, en caso de modificación de una nota parcial se informará del cambio acontecido.
Este guardado todavía no hace nada salvo refrescar el listado con la calificación y notas parciales actualizadas:
Si el gestor se ha equivocado al generar alguna incidencia de un participante, siempre puede deshacer el cambio (si todavía no la entregado (es decir, enviado al portafirmas) pulsando sobre "Revocar incidencia", por lo que se volverá a dejar al participante las mismas notas que tenía antes.
Una vez realizadas todas las modificaciones de nota sobre todos los participantes requeridos, el gestor deberá pulsar sobre "Entregar incidencias" lo cual enviará al portafirmas del firmante definido en los maestros el documento de incidencias con recogerá las incidencias que se hayan registrado para su firma.
Ejemplo de una incidencia firmada:
Cuando a un participante ya se le ha creado una incidencia, pero todavía no está firmada, no se podrán crear incidencias sobre este participante hasta que dicha incidencia sea firmada, en tal caso en la entrada del alumno se verá un cartel indicando que tiene incidencias pendientes:
Este apartado de incidencias se hace extensivo también a las incidencias de inclusión, es decir, si después de tener un acta firmada se han incluido más participante en la actividad, en esta pantalla de incidencias saldrán todos estos participante también, de forma que se les pueda poner nota generando una incidencia sobre ellos de igual forma que se ha explicado arriba.
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Una vez que se ha preparado una nueva incidencia y se envía al portafirmas, si este falla, el sistema nos permite poder recuperar la incidencia para poder volverla a mandar:
Y si pulsamos sobre cargar la incidencia que falló nos aparecerán los datos que tenía ya cargados: 
De esta forma podemos volver a entregar la incidencia para que sea firmada en el portafirmas.
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Se abrirá una nueva ventana para enviar por correo a los participantes la notificación de la calificación registrada en el acta. Esta opción solo estará disponible si el acta esta ya firmada.
En caso de no estar firmada, el sistema nos informara con el siguiente mensaje:
El sistema nos mostrará la relación de participantes incluidos en el acta con la calificación obtenida y el correo electrónico al que se va a enviar la notificación. 
Podremos seleccionar a los participantes a los que enviar la notificación marcando el check 'Enviar'. Si pulsamos sobre el check 'Todos' marcará (o desmarcará) todos los participantes.
Pulsando sobre el botón 'Plantilla' podremos ver y modificar la plantilla de la notificación que se va a enviar (visto en el apartado anterior).
Al pulsar sobre el botón 'Enviar notificaciones' el sistema procederá a enviar la notificación a todos los participantes con el check 'Enviar' marcado.
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El acta una vez firmada se podrá descargar con el siguiente diseño.
