Índice
| Tabla de contenidos |
|---|
ADMINISTRACIÓN DE CERTIFICADOS
...
Cuando se pueden emitir los certificados
Los certificados solo podrán emitirse a los participantes que hayan superado la actividad y el acta y diligencia/s (si existe/n) estén firmadas.
En el caso de los certificados a ponentes se podrán emitir aunque el acta no este generada.
...
En que estados se puede encontrar un CERTIFICADO
- Pendiente emisión
El certificado aún no ha sido emitido.
...
El certificado ha sido emitido y enviado a la firma, pero en el portafirmas ha sido eliminado, se podrá volver a emitir y enviar.
...
Quien firma LOS CERTIFICADOS
La persona que va a firmar los certificados está definida en la aplicación APPICE y puede ser cambiada por el gestor en la opción Maestros – Firmantes. 
Los certificados se envían al portafirmas de la persona indicada en este apartado, donde debe de entrar a firmarlos.
...
QUE COMUNICACIÓN SE ENVÍAN DESDE LA APLICACIÓN EN EL MODULO DE CERTIFICADOS
...
Envío a los participantes informándoles de firma de su certificado
El sistema de forma automática enviara una comunicación a los participantes informándoles de la disponibilidad de su certificado en su espacio privado para su descarga.
La plantilla de esta notificación se puede consultar y modificar desde la opción de menú Maestros – Generales – Plantillas correos.
Y en caso de que el certificado sea de un ponente no UMU se enviara la plantilla
Y se le adjuntara la copia auténtica del certificado firmado.
Estas comunicaciones se pueden enviar también desde la pantalla de administración de certificados que se detallara a el apartado 'Administración de Certificados'.
...
Envío a los gestores informando de que se ha producido la firma en PORTAFIRMAS.
El sistema de forma automática cuando se produzca la firma del certificado en portafirmas enviara una comunicación a formapdi@um.es informando de ese hecho.
Formato del correo:
...
Ha sido firmado el certificado nº XXX del alumno/a XXXXXX correspondiente al curso XXXXXX en el portafirmas. Puede ser descargada e impresa desde la aplicación.
...
Envío a los gestores informando de que se ha rechazado la firma en PORTAFIRMAS.
El sistema de forma automática cuando se produzca el rechazo en portafirmas enviara una comunicación a formapdi@um.es informando de ese hecho.
Formato del correo:
...
Ha sido rechazado el certificado nº XXX del alumno/a XXXXX correspondiente al curso XXXXXX en el portafirmas. Puede comprobarse el documento y volver a enviarlo desde la aplicación.
...
Envío a los participantes que NO son aptos en la acción formativa.
Este correo se podrá enviar a los participantes que no han superado la acción formativa a la hora de emitir los certificados. 
...
ADMINISTRACIÓN DE CERTIFICADOS
La entrada a la gestión/administración de certificados se realiza desde la aplicación APPICE, menú Certificados -> Administración. 
En esta pantalla se pueden consultar, generar, imprimir y enviar los certificados. 
Por defecto se mostrarán las acciones formativas que hay pendientes de emitir los certificados.
...
Los botones inferiores realizan la acción para todos los certificados emitidos en la acción formativa.
...
Diseño del certificado
El certificado de participación una vez firmado se podrá descargar con el siguiente diseño.
El certificado como ponente una vez firmado se podrá descargar con el siguiente diseño.
...
DONDE PUEDEN DESCARGARSE LOS CERTIFICADOS
Tanto los participantes como los ponentes podrán descargase los certificados una vez firmados desde su espacio privado – Expediente formativo
...
...
ADMINISTRACIÓN DE ACTAS
En que estados se puede encontrar un acta
- Pendiente
El acta aun no está cumplimentada (o está a medio cumplimentar), está pendiente de finalizar la cumplimentación y enviar al portafirmas.
...
El acta ha sido cumplimentada y enviada a la firma, pero en el portafirmas ha sido rechazada por lo que se podrá modificar y volver a enviar al portafirmas.
...
quien firma el acta
La persona que va a firmar las actas está definida en la aplicación APPICE y puede ser cambiada por el gestor en la opción Maestros – Firmantes.
El acta se envía al portafirmas de la persona indicada en este apartado, donde debe de entrar a firmarla.
...
QUE COMUNICACIÓN SE ENVÍAN DESDE LA APLICACIÓN EN EL MODULO DE ACTAS
...
Envío a los participantes informándoles de la CALIFICACIÓN obtenida
El sistema brinda la posibilidad de enviar una notificación a los participantes que se desee informándoles de la nota obtenida en la actividad.
La plantilla de esta notificación se puede consultar y modificar en el momento de realizar el envío, pero también se puede consultar y modificar desde la opción de menú Maestros – Generales – Plantillas correos.
Esta comunicación se puede enviar desde la pantalla de administración de actas que se detalla a continuación.
...
continuación.
Envío a los gestores informando de que se ha producido la firma en PORTAFIRMAS.
El sistema de forma automática cuando se produzca la firma del acta en portafirmas enviara una comunicación a formapdi@um.es informando de ese hecho.
Formato del correo:
...
Ha sido firmada el acta nº XXX del curso XXXXXX en el portafirmas. Puede ser descargada e impresa desde la aplicación.
...
Envío a los gestores informando de que se ha rechazado la firma en PORTAFIRMAS.
El sistema de forma automática cuando se produzca el rechazo en portafirmas enviara una comunicación a formapdi@um.es informando de ese hecho.
Formato del correo:
...
Ha sido rechazada el acta nº XXX del curso XXXXXX en el portafirmas. Puede comprobarse el documento y volver a enviarlo desde la aplicación.
...
...
ADMINISTRACIÓN DE ACTAS
La entrada a la gestión/administración de las actas se realiza desde la aplicación APPICE, menú Inscripciones -> Actas Cursos. 
En esta pantalla se pueden consultar, generar e imprimir las actas, así como gestionar las incidencias. 
La gestión de las actas se realiza desde el módulo de CURSOS y desde esta pantalla se realiza el enlace.
La información que se muestra de cada una de las acciones formativas es la siguiente:
El número de acta se compone con el prefijo 'CP' y seguido de una secuencia. Si el número de acta esta en blanco es porque aun no se ha comenzado a cumplimentar.
En la columna 'Estado' se muestra el estado del acta (descrito anteriormente en este manual), en caso de estar firmada se muestra entre paréntesis la fecha de firma.
En la columna 'Recogidas Asistencias' se informará de si existen asistencias recogidas para la actividad en el momento de la consulta. En caso de actividades virtuales se informará siempre "VI"
En la columna 'Asignado Ponentes' se informará de si hay ponentes asignados a la actividad.
...
Cuando se puede cumplimentar el acta de una acción formativa
Es Importante tener en cuenta que para poder cumplimentar el acta, en caso de actividades de modalidad no virtual, debe estar recogida la asistencia y debe haberse asignado al menos un ponente a la actividad.
En esta pantalla se pueden realizar dos acciones sobre las actas.
...
Pasamos a detalla cada uno de estas acciones.
...
Gestión del acta
Se abrirá en su navegador la web de administración del acta.
Una vez que estamos en la parte web, se mostrará al gestor el acta correspondiente a la actividad que se ha cargado (pendientes de cumplimentar y/o entregada). En este listado se informará de la siguiente información: nombre de la actividad, relación de participantes inscritos, participantes con diploma emitido, estado del acta e incidencias sobre las acta. 
En este listado, en la columna de las actas el gestor se podrá encontrar con diferentes situaciones:
...
Nota1: El sistema en esta columna, una vez firmada un acta mostrará el documento "calificación final" que recogerá la calificación final de los participante teniendo en cuentas la información recogida en el acta e incidencias firmadas.
Nota2: Una vez que haya participantes que tengan diplomas generados no se podrán generar incidencias sobre estos, sólo se podrán generar incidencias sobre los estudiantes que todavía no tengan el diploma. En este caso en el listado se mostrará un cuadro informativo indicando esto, dando también el número de estudiantes con diplomas en marcha. 
...
Cumplimentación de actas
Se distingue entre actas de actividades virtuales y actas de actividades NO virtuales
Actividades de modalidad no virtual
Cuando entramos a cumplimentar el acta, veremos un listado de los participantes con inscripción conformada en la actividad, para cada uno, veremos todas sus notas parciales que NO serán modificables y finalmente podremos poner la nota al participante:
Siendo la nota apto o no apto o NP (NO PRESENTADO). En caso de marcar No apto, es obligatorio indicar un motivo de esto que nos aparecerá al marcar el check:
Las notas parciales serán:
...
En la pantalla de "envío a portafirmas" el gestor también puede "Cancelar acta", que no hace nada, es decir, no envía al portafirmas el acta y por tanto lo único que tiene es un borrador de acta que podrá seguir modificando en otro momento.
...
Incidencias
Una vez que este firmada un acta, solo se podrá hacer modificaciones sobre la misma registrando una incidencia. 
En la columna "incidencia" el gestor podrá ver todas las incidencias aplicadas al acta, crear una nueva incidencia para un acta y consultar todas las incidencias registradas en relación al acta, pulsando para ello sobre "Consultar incidencias":
La página que se muestra informa de las diferentes incidencias realizadas y a qué participantes/s afecta/n.
La opción de "Generar incidencia", permite al gestor realizar una modificación sobre el acta. Esta opción mostrará una pantalla en la que aparecerán todos los participantes con inscripción conformada y con sus notas certificadas, es decir, las que se pusieron originalmente en el acta modificadas con las correcciones de las diferentes incidencias/diligencias firmadas que se hayan hecho hasta el momento, también se mostrarán las notas parciales recogidas en el acta/última incidencia y se informará de las que hay en el momento de generar la incidencia: 
En este listado el gestor deberá proceder de la siguiente forma:
...
Una vez que se ha preparado una nueva incidencia y se envía al portafirmas, si este falla, el sistema nos permite poder recuperar la incidencia para poder volverla a mandar:
Y si pulsamos sobre cargar la incidencia que falló nos aparecerán los datos que tenía ya cargados: 
De esta forma podemos volver a entregar la incidencia para que sea firmada en el portafirmas.
...
Enviar correo con calificación a los participantes
Se abrirá una nueva ventana para enviar por correo a los participantes la notificación de la calificación registrada en el acta. Esta opción solo estará disponible si el acta esta ya firmada.
En caso de no estar firmada, el sistema nos informara con el siguiente mensaje:
El sistema nos mostrará la relación de participantes incluidos en el acta con la calificación obtenida y el correo electrónico al que se va a enviar la notificación. 
Podremos seleccionar a los participantes a los que enviar la notificación marcando el check 'Enviar'. Si pulsamos sobre el check 'Todos' marcará (o desmarcará) todos los participantes.
Pulsando sobre el botón 'Plantilla' podremos ver y modificar la plantilla de la notificación que se va a enviar (visto en el apartado anterior).
Al pulsar sobre el botón 'Enviar notificaciones' el sistema procederá a enviar la notificación a todos los participantes con el check 'Enviar' marcado.
...
Diseño del acta
El acta una vez firmada se podrá descargar con el siguiente diseño.
