COM - Comunicados - Navegación

Replanteamiento del módulo realizado tras visita semana 05-jul-2021 a ser validado por UM antes de modificar todo el Análisis Funcional, ya que cambia bastante el enfoque.

Planteamiento funcional general

Se enviarán únicamente comunicados por email, no habrá notificación de los mismos ni gestión de mensajería interna en el SGI.
Habrá únicamente 2 Tipos de comunicados:
1. Semiautomáticos
  1. El usuario marcará si quiere enviarlos o no a la hora de crear Hitos y Fases.
  2. Habrá destinatarios predefinidos funcionalmente y adicionalmente el usuario podrá indicar destinatarios adicionales.
  3. El usuario indicará el asunto y la fecha y hora en la que se quiere enviar el comunicado. Podrá además modificar parte del contenido del email, aquella que no sea crítica para identificar la información esencial del comunicado (fechas, la entidad concreta que requiere que se comunique algo, etc ...)
  4. Aplican a:
    1. Fases:
      1. Convocatorias: IU-CSP-0201-005 - Crear convocatoria - Fases, IU-CSP-202-006 - Añadir fase, IU-CSP-0204-005 - Modificar convocatoria - Fases
      2. Proyectos: IU-CSP-0402-009 - Añadir-modificar fase
    2. Hitos:
      1. Convocatorias: IU-CSP-0201-008 - Crear convocatoria - Hitos, IU-CSP-202-009 - Añadir hito a convocatoria
      2. Solicitudes: IU-CSP-0304-005 - Modificar Solicitud - Modificar Hitos - Unidades de gestión
      3. Proyectos: IU-CSP-0402-010 - Añadir-modificar hito
    3. Otros:
      1. Para Ética e Invenciones no se ha identificado la necesidad de este tipo de comunicados.
2. Automáticos
  1. Se generarán emails de aviso a unos destinatarios fijados y en unas fechas fijadas de antemano funcionalmente (al inicio, cuando falten X días para el fin, el día que finaliza, ...).
  2. Aplican a las siguientes funcionalidades:
    1. Dentro de la gestión de Proyectos:
      1. Periodos de pago socios - IU-CSP-0402-007 - Añadir-modificar periodo pago a socio
        Destinatarios identificados funcionalmente - Pendiente de funcional UM - ¿gestores?
        Disparado por "... se tomará como referencia la fecha de inicio de este periodo para generar un aviso ..."
        ¿Enviar solo una vez o Repetir? la fecha/s de envío serán identificados funcionalmente. P.ej. si se ha superado la fecha prevista de pago, enviar al inicio y/o repetir cuando se acerque la fecha fin si la fecha de realización del pago no está rellena (1 semana antes de concluir y el mismo día que finaliza, ...). - Pendiente funcional UM.
      2. Periodos de justificación socios - IU-CSP-0406-011-004-001 - Modificar proyecto - Socio - Periodo de justificación - Datos generales
        Destinatarios identificados funcionalmente - Pendiente de funcional UM - ¿gestores?
        Disparado por "... se tomará como referencia la fecha de inicio de este periodo para generar un aviso ...". (Periodo de presentación exigido al socio)
        ¿Repetir cuando se acerque la fecha fin si el flag "Documentación recibida" no está aún marcado? (1 semana antes de concluir y el mismo día que finaliza p.ej.). Pendiente funcional UM.
      3. Períodos justificación proyecto - IU-CSP-0406-029 - Modificar proyecto - Configuración económica - Calendario justificación
        Destinatarios identificados funcionalmente - Pendiente de funcional UM - ¿gestores?
        Disparado por ... - Pendiente funcional UM fecha de inicio de ...¿?
        ¿Repetir cuando se acerque la fecha fin?, ¿Incorporar flag y si el flag no está aún marcado repetir? (1 semana antes de concluir y el mismo día que finaliza p.ej.). Pendiente funcional UM.
      4. Seguimiento científico - https://confluence.um.es/confluence/pages/viewpage.action?pageId=91008401
        Destino identificado funcionalmente - Pendiente de funcional UM - ¿gestores?
        Disparado por "... La fecha de inicio de presentación será utilizada para generar un aviso ..."
        ¿Repetir cuando se acerque la fecha fin de presentación? ¿Incorporar flag y si el flag no está aún marcado repetir? (1 semana antes de concluir y el mismo día que finaliza p.ej.). Pendiente funcional UM.
    2. Otros:
      1. Para Ética - pendientes de revisar por UM los identificados por Tree y analizar después por Tree.
      2. Para CSP - pendientes de revisar por UM los identificados por Tree y analizar después por Tree.
      3. Para Invenciones - se han identificado estos comunicados por UM, pendiente analizarlos por Tree.

Descripción de casos de navegación

Se presentan a continuación casos de ejemplo de envío de comunicados que vienen a representar las dos opciones de comunicados soportadas en el SGI: semiautomáticos y automáticos. El funcionamiento sería extensible al resto de gestiones y entidades.

Generación de comunicados semiautomáticos - Creación/Modificación de un Hito que genera un comunicado o aviso

Se presentará el caso de ejemplo de hitos de una Convocatoria a través de una serie de pasos a realizar para poder configurar un aviso a enviar a consecuencia de un hito concreto.

Paso 1: Ir a opción de menú "Hitos" de una convocatoria

Paso 2: Pulsar botón "Añadir hito"

Se mostrará la ventana emergente que permite añadir un nuevo hito a la convocatoria.

Para indicar si el hito ha de generar un aviso, se deberá marcar el check "Generar aviso", que estará desactivado si la fecha es anterior a la de hoy. Si se deja desmarcado, no se generará ningún aviso para ese hito de esa convocatoria.

Paso 3: Indicar que se quiere generar un aviso para el hito

Al marcar el check "Generar aviso", se mostrarán los datos por defecto del aviso o comunicado a enviar.

Paso 4: Modificar los datos por defecto del aviso

Los datos por defecto mostrados serán los siguientes. Para cada uno se indica si se puede modificar y qué parte:

Fecha y hora de envío del email de aviso: por defecto, la fecha del hito. La hora del envío será por defecto las 00:00, pero podrá ser modificada por el usuario.
Asunto del email de aviso: se mostrará un asunto por defecto "Convocatoria XXX - Tipo hito YYY" adaptado a la convocatoria y tipo de hito que corresponda, pero podrá ser modificado por el usuario.
Contenido del email de aviso: se mostrará un texto por defecto compuesto por una parte "No modificable" adaptado a la convocatoria y tipo de hito que corresponda, que sirve para identificar el aviso sin equívoco, y una parte que el usuario podrá modificar:
- "Se comunica que con fecha XXX se alcanzará el tipo hito YYY de la convocatoria XXX. " - Parte del contenido NO modificable, se enviará siempre.
- "En el hito se han indicado los siguientes comentarios: <Contenido del campo comentarios>." - Parte modificable o incluso se puede borrar si el usuario lo considera.
Destinatarios predefinidos del email de aviso: listado con datos por defecto. Será identificado funcionalmente a través de la identificación de los roles o destinatarios de otro tipo de todos los avisos de hitos de todas las convocatorias de cualquier unidad de gestión.
Destinatarios adicionales del email de aviso: listado abierto de destinatarios que el usuario podrá añadir, no tendrá cargado ninguno por defecto. Podrán ser personas disponibles a través del buscador de personas de la Universidad (opción marcada por defecto) u otros destinatarios añadidos manualmente.

También se podrá añadir destinatarios adicionales o eliminar algún destinatario incluso de los predefinidos para que no les llegue el aviso.

Paso 5: añadir destinatarios adicionales

Si se quiere que el aviso llegue, además de a los destinatarios por defecto, a un nuevo destinatario se debe añadir este nuevo destinatario a la lista "Destinatarios adicionales".

En este caso, se plantean dos opciones:

Que el destinatario adicional se encuentre en los sistemas de gestión de personas de la Universidad.
Que el destinatario adicional NO se encuentre en los sistemas de gestión de personas de la Universidad, bien porque no exista ninguna relación registrada con él en dichos sistemas bien porque el destinatario a añadir sea una lista de distribución o un email genérico y no propio de o asociado a una persona en concreto.

En el ejemplo a continuación vemos que ya se han añadido tres destinatarios adicionales a los predefinidos y vamos a ver cómo se añadiría uno nuevo.

En primer lugar, vamos a añadir un destinatario que está ya en los sistemas de la Universidad. Esta sería la secuencia de acciones a realizar:

Seleccionamos el radio botón "Destinatario Universidad".
Tecleamos un dato (nombre, apellidos, documento de identificación) por el que filtrar la persona a añadir en la caja de texto "Destinatario Universidad".

3. Pulsamos el botón "Buscar", con lo que se buscará la persona en los sistemas de la Universidad por los parámetros de búsqueda. Se plantean varios escenarios para la búsqueda:

1. Si no se encuentran resultados o aparece más de un resultado, se abrirá el buscador de personas. El usuario deberá entonces refinar la búsqueda o seleccionar una de las personas que se hayan devuelto como resultado.

Resultado de la búsqueda

Selección de una persona del resultado

b. En otro caso, esto es, si se encuentra únicamente un resultado, se plantean igualmente varias opciones:

- - La persona no tiene email informado en los sistemas de la Universidad. En este caso, no se podría seleccionar para enviarle el aviso por email hasta que este dato esté informado. Se mostrará un mensaje informando de esto al usuario.

- - La persona tiene más de un email informado. En este caso, el usuario deberá seleccionar a qué email en concreto se le debe enviar el aviso.

- - La persona tiene email informado y tiene solo uno. En este caso aparecerán automáticamente sus datos (Nombre y apellidos y el email) en la caja de texto "Destinatario Universidad", indicando que se ha seleccionado dicha persona.

4. Una vez se haya seleccionado el destinatario del aviso por la vía que haya sido posible, se debe pulsar el botón "Añadir destinatario" para que aparezca en la lista de Destinatarios adicionales. Vemos a continuación cómo quedaría el resultado del proceso.

A continuación, vamos a añadir un destinatario que o bien no está relacionado en forma alguna con la Universidad, y por tanto no se encuentra registrado en sus sistemas, o bien que es una lista de correo o similar. En este caso, esta sería la secuencia de acciones a realizar:

Seleccionamos el radio botón "Otro destinatario".
Tecleamos un dato (destinatario o email) por el que filtrar el destinatario a añadir en la caja de texto "Otro destinatario".

3. Pulsamos el botón "Buscar", con lo que se buscará entre los destinatarios que anteriormente se hubieran utilizado por parte de los usuarios dentro de esta sección tanto por los parámetros de búsqueda destinatario y email. Se plantean varios escenarios para la búsqueda.

1. Si no se encuentran resultados o aparece más de un resultado, se abrirá un buscador de destinatarios. El usuario deberá entonces refinar la búsqueda o seleccionar uno de los destinatarios que se hayan devuelto como resultado.

El usuario también puede añadir un nuevo destinatario que aún no exista pulsando sobre el botón "Añadir destinatario". Aparecerá entonces un popup sobre el popup del buscador para que el usuario pueda añadir ese nuevo destinatario a la lista de destinatarios.

Una vez añadido el nuevo destinatario, le aparecerá directamente seleccionado en la pantalla del hito que está dando de alta.

b. En otro caso, esto es, si se encuentra únicamente un resultado en la búsqueda, aparecerán automáticamente sus datos (Destinatario y el email) en la caja de texto "Otro destinatario", indicando que se ha seleccionado dicho destinatario (misma imagen que la pantalla inmediatamente anterior).

4. Una vez se haya seleccionado el destinatario del aviso por la vía que haya sido posible, se debe pulsar el botón "Añadir destinatario" de la ventana emergente de Hito para que aparezca en la lista de Destinatarios adicionales. El funcionamiento es el mismo que el visto para el caso de añadir un destinatario dado de alta en la Universidad.

Paso 6: eliminar destinatarios

Tanto en la sección de Destinatarios predefinidos como en la de Destinatarios adicionales se pueden borrar destinatarios pulsando sobre el icono de borrado correspondiente al registro. De esta forma, dichos destinatarios no recibirán el aviso.

Paso 7: guardar los cambios realizados

Una vez completada la información del hito de la convocatoria, incluida la información del aviso a generar, se deben guardar los cambios. Para ello:

Pulsar el botón "Añadir" de la ventana emergente "Hito". El nuevo hito aparecerá en la lista de hitos de la convocatoria.
Pulsar el botón "Guardar" de la pantalla de gestión de Convocatoria. Los cambios realizados en el hito y en el aviso se almacenarán y el aviso se generará con la información indicada en la fecha y hora indicada y con destino los destinatarios indicados.

Paso 8: modificar el aviso/comunicado a generar por el hito

Una vez guardado el hito, si se quisiera modificar la información del aviso a generar sería posible realizarlo siempre y cuando la fecha y hora indicada para enviar el aviso no se hayan sobrepasado aún. Para ello, se debe ir a la opción de menú "Hitos" de la Convocatoria y pulsar sobre el icono editar del hito que se quiera modificar, con lo que se mostrará la misma ventana emergente que en el caso del alta y se podrán modificar los datos por parte del usuario. Si la fecha actual es superior a la programada para el aviso, no se podrá cambiar la información del aviso. En otro caso, será modificable con las mismas condiciones que en el caso de la creación descrito en puntos anteriores.

Pulsando sobre el botón "Guardar" de la ventana emergente y a continuación el botón "Guardar" de la convocatoria, los cambios se almacenarían.

Paso 9: recepción del email de aviso por parte de los destinatarios

Cuando se alcance la fecha y hora programada para el envío del aviso, los destinatarios del mismo recibirán un email similar al siguiente:

Generación de comunicados semiautomáticos - Creación/Modificación de una Fase que genera un comunicado o aviso

Se presentará el caso de ejemplo de fases de una Convocatoria a través de una serie de pasos a realizar para poder configurar un aviso a enviar relacionado con una fase concreta. Los pasos son muy similares a los descritos para el caso de los hitos, por lo que en este caso se describirá en detalle en las pantallas únicamente aquello que difiere entre Hitos y Fases en cuanto a la generación del comunicado.

Paso 1: Ir a opción de menú "Fases" de una convocatoria

Paso 2: Pulsar botón "Añadir fase"

Se mostrará la ventana emergente que permite añadir una nueva fase a la convocatoria. La diferencia con los Hitos es que en el caso de las fases hay un rango de fechas (inicio-fin) en lugar de una única fecha.

Para indicar si la fase ha de generar un aviso, se deberá marcar el check "Generar aviso", que estará desactivado si la fecha de fin de la fase es anterior a la de hoy. Si se deja desmarcado, no se generará ningún aviso para esa fase de esa convocatoria.

Paso 3: Indicar que se quiere generar un aviso para la fase

Al marcar el check "Generar aviso", se mostrarán los datos por defecto del aviso o comunicado a enviar. En el caso de los comunicados de fases existirá la posibilidad de generar dos avisos.

Para poder generar un segundo aviso, se debe marcar el check "Generar segundo aviso", con lo que aparecerá un campo de fecha, "Fecha y hora de segundo envío", para informar cuándo se quiere hacer ese segundo aviso por email. Esta fecha tendrá que ser mayor que la del primer aviso.

Paso 4: Modificar los datos por defecto del aviso

Los datos por defecto mostrados serán los siguientes. Para cada uno se indica si se puede modificar y qué parte:

Primer aviso. Es el que se activa marcando el check "Generar aviso" y además hace que se muestre el check "Generar segundo aviso", que estará desmarcado por defecto.
- Fecha y hora de envío del email del primer aviso: por defecto, la fecha de inicio de la fase. La hora del envío será por defecto las 00:00, pero podrá ser modificada por el usuario.
- Asunto del email de aviso: se mostrará un asunto por defecto "Convocatoria XXX - Tipo fase YYY" adaptado a la convocatoria y tipo de fase que corresponda, pero podrá ser modificado por el usuario.
- Contenido del email de aviso: se mostrará un texto por defecto compuesto por una parte "No modificable" adaptado a la convocatoria y tipo de fase que corresponda, que sirve para identificar el aviso sin equívoco, y una parte que el usuario podrá modificar:
  - "Se comunica que con fecha XXX da comienzo la fase YYY de la convocatoria XXX. " - Parte del contenido NO modificable, se enviará siempre.
  - "En esta fase se han incluido las siguientes observaciones: <Contenido del campo observaciones>." - Parte modificable o incluso se puede borrar si el usuario lo considera.
Segundo aviso. Es el que se activa marcando el check "Generar segundo aviso" y además hace que se muestre el campo "Fecha y hora de segundo envío" para que el usuario introduzca manualmente cuándo quiere que se envíe ese segundo aviso.
- En el caso del email del segundo aviso, se antepondrá automáticamente el texto "Segundo Aviso - " al asunto, siendo por ejemplo, en este caso, "Segundo Aviso - Convocatoria XXX - Tipo fase YYY".
Destinatarios predefinidos del email de aviso: listado con datos por defecto. Será identificado funcionalmente a través de la identificación de los roles o destinatarios de otro tipo de todos los avisos de hitos de todas las convocatorias de cualquier unidad de gestión. Aplicarán los mismos al primer aviso que al segundo.
Destinatarios adicionales del email de aviso: listado abierto de destinatarios que el usuario podrá añadir, no tendrá cargado ninguno por defecto. Podrán ser personas disponibles a través del buscador de personas de la Universidad (opción marcada por defecto) u otros destinatarios añadidos manualmente. Aplicarán los mismos al primer aviso que al segundo.

También se podrá añadir destinatarios adicionales o eliminar algún destinatario incluso de los predefinidos para que no les llegue el aviso.