Automatización del Sistema de Aseguramiento Interno de Calidad de la UM
Características generales
La aplicación permite a la Unidad para la Calidad y a los centros de la UM:
Gestionar los procesos que la Unidad para la Calidad ha definido para que los centros realicen anualmente.
Generar y gestionar las evidencias necesarias para cada uno de estos procesos.
Definir Acciones de Mejora asociadas a centros y titulaciones.
Gestionar y valorar los Indicadores que cada uno de estos procesos genera.
Gestionar los distintos niveles de acceso en función de las responsabilidades de cada uno de los usuarios de la aplicación.
Generar una parte de la documentación necesaria para la acreditación de las titulaciones de la UM.
Gestión de procesos
Para gestionar el flujo de aprobación de todos los procesos que la Unidad para la Calidad ha definido se utiliza Intalio BPMS (ahora llamado Everteam BPMS). Los procesos se desarrollan en Intalio y la aplicación actúa como interfaz de estos procesos mostrando las pantallas necesarias para cada una de las tareas de estos procesos. La comunicación entre Intalio y la aplicación se realiza mediante servicios SOAP.
Gestión de Evidencias
La aplicación incorpora un sistema de gestión documental que permite acceder a todos los documentos asociados al sistema, manejando versiones y estados de los documentos.
La gestión documental dentro de la aplicación se hace utilizando el sistema de gestión de contenidos Alfresco. Al igual que ocurre con los procesos, la aplicación actúa como interfaz de Alfresco para que los usuarios puedan subir, descargar, eliminar o actualizar los documentos que generan los procesos o los que ellos mismos o la Unidad para la Calidad suben. La comunicación entre Alfresco y la aplicación se realiza mediante servicios SOAP.
La aplicación permite asociar los documentos tanto a procesos como a centros o titulaciones concretas para un determinado curso académico. Estas asociaciones permiten que los documentos puedan ser publicados directamente en las webs de los centros.
Gestión de Acciones de Mejora
Otra de las características de la aplicación es que permite que los centros definan Acciones de Mejora para cualquier ámbito que consideren.
Al crear una nueva Acción de Mejora pueden asociarla a cualquier titulación del centro o a todo el centro.
Dentro de una Acción de Mejora se definen distintas tareas y estas tareas se asignan a unos determinados responsables que son los encargados de realizar o supervisar las tareas y rellenar los campos del seguimiento de la tarea.
Gestión de Indicadores
La aplicación calcula automáticamente los indicadores de cada proceso obteniendo la información de diferentes bases de datos de la UM o de los datos que los usuarios de la aplicación introducen en las tareas de los procesos que deben ir realizando durante el curso. Los indicadores que la Unidad para la Calidad define como “Clave” deben ser valorados por los usuarios en la última tarea de cada proceso.
La aplicación también permite la consulta de los indicadores en cualquier momento, por parte de los centros o de la Unidad para la Calidad.
Generación de Evidencias
La Unidad para la Calidad necesita generar, con la información que gestiona la aplicación, una serie de documentos para los centros y para presentar a la ANECA. Estos documentos se generan en determinados puntos del flujo de aprobación de los procesos.
Para la generación de estos documentos se utiliza la herramienta BIRT. Una vez generados se almacenan en la gestión de evidencias de la aplicación para que puedan ser publicados en las webs de los centros.