Entrada al apartado de ACTAS

La entrada a la gestión/administración de las actas se realiza desde la aplicación APPICE, menú Inscripciones -> Actas Cursos.

En esta pantalla se pueden consultar, generar e imprimir las actas, así como gestionar las incidencias.

Estados en los que se puede encontrar un acta

• Pendiente

El acta aun no está cumplimentada (o está a medio cumplimentar), está pendiente de finalizar la cumplimentación y enviar al portafirmas.

• Pendiente portafirmas

El acta ha sido cumplimentada y enviada al portafirmas, pero el firmante aun no la ha firmado.

• Firmada

El acta ha sido cumplimentada y firmada en portafirmas, en este momento se podrá imprimir la copia autentica del acta (y sus diligencias) y se podrán emitir los certificados.

• Rechazada portafirmas

El acta ha sido cumplimentada y enviada a la firma, pero en el portafirmas ha sido rechazada por lo que se podrá modificar y volver a enviar al portafirmas.

Quien firma el acta

La persona que va a firmar las actas está definida en la aplicación APPICE y puede ser cambiada por el gestor en la opción Maestros – Firmantes.

El acta se envía al portafirmas de la persona indicada en este apartado, donde debe de entrar a firmarla.

Que comunicaciones se envían desde el módulo de ACTAS

Envío a los participantes en una acción formativa de la CALIFICACIÓN obtenida

El sistema brinda la posibilidad de enviar una comunicación a los participantes que se desee informándoles de la calificación obtenida en la actividad.

La plantilla de esta notificación se puede consultar y modificar en el momento de realizar el envío, pero también se puede consultar y modificar desde la opción de menú Maestros – Generales – Plantillas correos.

Esta comunicación se puede enviar desde la pantalla de administración de actas que se detalla a continuación.

Envío a los gestores comunicación informando que se ha producido la firma del acta.

El sistema de forma automática cuando se produzca la firma del acta en portafirmas enviará una comunicación a formapdi@um.es informando de ese hecho.

Formato del correo:

• Asunto: Firmada el acta nº XXX
• Cuerpo:

Ha sido firmada el acta nº XXX del curso XXXXXX en el portafirmas.

Puede ser descargada e impresa desde la aplicación.

Envío a los gestores comunicación informando de que se ha rechazado la firma del acta en PORTAFIRMAS.

El sistema de forma automática cuando se produzca el rechazo en portafirmas enviará una comunicación a formapdi@um.es informando de ese hecho.

Formato del correo:

• Asunto: Rechazada el acta nº XXX
• Cuerpo:

Ha sido rechazada el acta nº XXX del curso XXXXXX en el portafirmas.

Puede comprobarse el documento y volver a enviarlo desde la aplicación.

Gestión de Actas

Desde este formulario es desde donde se hace la gestión de la actas

La información que se muestra de cada una de las acciones formativas es la siguiente:

• Nº Acta se compone con el prefijo ‘CP’ y va seguido de una secuencia. Si el número de acta está en blanco es porque aun no se ha comenzado a cumplimentar.
• ‘Estado’ se muestra el estado del acta (descrito anteriormente en este manual), en caso de estar firmada se muestra entre paréntesis la fecha de firma.
• ‘Recogidas Asistencias’ se informará de si existen asistencias recogidas para la actividad en el momento de la consulta. En  caso de actividades virtuales se informará siempre “SI”
• ‘Asignado Ponentes’ se informará de si hay ponentes asignados a la actividad.

¿Cuándo se puede cumplimentar el acta de una acción formativa?

Es Importante tener en cuenta que para poder cumplimentar el acta, en caso de actividades de modalidad no virtual, debe estar recogida la asistencia y debe haberse asignado al menos un ponente a la actividad.

En esta pantalla se pueden realizar dos acciones sobre las actas.

• Gestión del acta (Al pulsar sobre el botón )
• Enviar correo con calificación a los participantes (botón )

Pasamos a detallar cada una de estas acciones.

Gestión del acta

Se abrirá en su navegador la web de administración del acta.

Una vez que estamos en la parte web, se mostrará al gestor el acta correspondiente a la actividad que se ha cargado (pendientes de cumplimentar y/o entregada). En este listado se informará de la siguiente información: nombre de la actividad, relación de participantes inscritos, participantes con diploma emitido, estado del acta e incidencias sobre las acta.

En este listado, en la columna de las actas el gestor se podrá encontrar con diferentes situaciones:

• No se ha generado acta todavía. En la tabla aparecerá un enlace “Cumplimentar” que permitirá generar el acta para esa actividad con objeto de proceder a su cumplimentación.
• Se ha generado acta pero no se ha terminado de cumplimentar. En la tabla aparecerá un enlace “Continuar” que permitirá continuar con el acta de la actividad que estaba a medio cumplimentar.
• El acta se ha rellenado y enviado al portafirmas pero no está firmada todavía. En la tabla aparecerá que está pendiente de portafirmas, lo que significa que el gestor no podrá realizar ninguna acción sobre la misma desde APPICE, deberá hacerlo desde el portafirmas procediendo a su firma o a su rechazo.
• El acta ya se ha firmado. En la tabla aparecerá que el acta está firmada dando la posibilidad de descargar el acta firmada, además en la columna de incidencias aparecerán nuevos enlaces para poder crear incidencias sobre el acta firmada.
• El acta se rechaza en el portafirmas. En la tabla aparecerá un enlace “Continuar” que permitirá modificar el acta de la actividad y volver a enviarla al portafirmas una vez modificada.

Cumplimentación de actas

Se distingue entre actas de actividades virtuales y actas de actividades NO virtuales

Actividades de modalidad no virtual

Cuando entramos a cumplimentar el acta, veremos un listado de los participantes con inscripción conformada en la actividad, para cada uno, veremos todas sus notas parciales que NO serán modificables y finalmente podremos poner la nota al participante:

Siendo la nota apto o no apto o NP (NO PRESENTADO).  En caso de marcar  No apto, es obligatorio indicar un motivo de esto que nos aparecerá al marcar el check:

Las notas parciales serán:

• Horas presen.
• Horas No presen.
• Horas TC
• Total horas.
• Sesiones / Asis.

Éstas se rellenan de forma automática al cargar un acta, recogiéndose de la asistencia registrada.

En esta pantalla el gestor tendrá dos opciones:

• “Guardar borrador”

Permite al gestor ir introduciendo las calificaciones en diferentes momentos, lo que hace es hacer un guardado de las notas introducidas y nada más.

• “Entregar acta”

Se debe usar el gestor una vez haya introducido todas las notas y este seguro que están bien ya que lo que hace es enviar el acta al portafirmas para que se proceda a su firma electrónica.

Una vez se ha firmado el acta, cualquier modificación sobre la misma se debe recoger como “incidencia” o lo que es lo mismo como diligencia.

Se puede dar el caso de que se haga un guardado de un borrador del acta y después las notas parciales varíen, en este caso aparecerá una marca de exclamación junto a la nota parcial que ha cambiado, de forma que el gestor pueda determinar antes de entregar el acta, si el apto o no apto que puso sigue siendo coherente con los nuevos datos.

Enviar al portafirmas

Una vez registradas todas las notas en el acta para todos los participantes, si el gestor pulsa sobre “Entregar acta” el sistema le enviará a una nueva pantalla que la va a permitir enviar el acta al portafirmas:

En esta página el gestor podrá ver un resumen de todo lo que se ha cumplimentado y para darle validez deberá pulsar sobre “Enviar a portafirmas”, que enviará al portafirmas del gestor el documento del acta para su firma y registrará en la BD de APPICE toda la información asociada al acta (tanto calificación final como notas parciales en el momento del envío del acta al portafirmas: horas presenciales y horas no presenciales, horas tc, total horas, sesiones/asistencia, apto/no apto/NP).

Una vez enviada un acta al portafirmas, no se podrá hacer nada sobre el acta desde APPICE y en el listado de acta aparecerá que está pendiente portafirmas.

Ahora se pueden hacer dos cosas:

• Firmar el acta en el portafirmas. Esto implica que en el listado de actas de APPICE aparecerá que el acta está firmada y podrá descargar la misma, además se activará la columna de incidencias para que el gestor pueda generar incidencias sobre el acta.
• Rechazar el acta en el portafirmas. Esto implica que en el listado de actas aparecerá el acta como rechazada portafirmas y el gestor podrá continuar con la cumplimentación del acta en cuestión, para modificar lo que se requiera y volver a enviarla al portafirmas.

En la pantalla de “envío a portafirmas”  el gestor también puede “Cancelar acta”, que no hace nada, es decir, no envía al portafirmas el acta y por tanto lo único que tiene es un borrador de acta que podrá seguir modificando en otro momento.

Incidencias/Diligencias

Una vez que este firmada un acta, solo se podrá hacer modificaciones sobre la misma registrando una incidencia.

En la columna “incidencia” el gestor podrá ver todas las incidencias aplicadas al acta,  crear una nueva incidencia para un acta y consultar todas las incidencias registradas en relación al acta, pulsando para ello sobre “Consultar incidencias”:

La página que se muestra informa de las diferentes incidencias realizadas y a qué participantes/s afecta/n.

La opción de “Generar incidencia”, permite al gestor realizar una modificación sobre el acta. Esta opción mostrará una pantalla en la que aparecerán todos los participantes con inscripción conformada y con sus notas certificadas, es decir, las que se pusieron originalmente en el acta modificadas con las correcciones de las diferentes incidencias/diligencias firmadas que se hayan hecho hasta el momento, también se mostrarán las notas parciales recogidas en el acta/última incidencia y se informará de las que hay en el momento de generar la incidencia:

En este listado el gestor deberá proceder de la siguiente forma:

1. Pulsará sobre “Generar incidencia” para el/los participante/s que requiera/n modificación y realizará el cambio.
2. Una vez que se haya realizado el cambio de la nota del/los participantes alumno/s requerido/s, o confirme que desea que se actualice alguna nota parcial, deberá pulsar sobre “Entregar incidencias”, lo cual enviará al portafirmas del gestor el documento de incidencia para su firma.

Para que el gestor pueda recoger una modificación del acta (generar una incidencia sobre un acta), es tan sencillo como pulsar sobre “Generar incidencia” e introducir la nueva nota que cambia en el lugar correspondiente, si procede, o dejar que se actualicen las notas parciales si ha habido alguna actualización que lo justifique,  por último, pulsar sobre “Guardar incidencias para el participante”:

Al informar de la incidencia, en caso de modificación de una nota parcial se informará del cambio acontecido.

Este guardado todavía no hace nada salvo refrescar el listado con la calificación y notas parciales actualizadas:

Si el gestor se ha equivocado al generar alguna incidencia de un participante, siempre puede deshacer el cambio (si todavía no la ha entregado, es decir, enviado al portafirmas) pulsando sobre “Revocar incidencia”, por lo que se volverá a dejar al participante las mismas notas que tenía antes.

Una vez realizadas todas las modificaciones de nota sobre todos los participantes requeridos, el gestor deberá pulsar sobre “Entregar incidencias” lo cual enviará al portafirmas del firmante definido en los maestros el documento de incidencias con recogerá las incidencias que se hayan registrado para su firma.

Ejemplo de una incidencia firmada:

Cuando a un participante ya se le ha creado una incidencia, pero todavía no está firmada, no se podrá crear nuevas incidencias sobre este participante hasta que dicha incidencia sea firmada, en tal caso, en la entrada del participante se verá un cartel indicando que tiene incidencias pendientes:

Este apartado de incidencias se hace extensivo también a las incidencias de inclusión, es decir, si después de tener un acta firmada se ha incluido más participantes en la actividad, en esta pantalla de incidencias saldrán todos estos participantes también, de forma que se les pueda poner nota generando una incidencia sobre ellos de igual forma que se ha explicado arriba.

Error con portafirmas en incidencias

Una vez que se ha preparado una nueva incidencia y se envía al portafirmas, si este falla, el sistema nos permite poder recuperar la incidencia para poder volverla a mandar:

Y si pulsamos sobre cargar la incidencia que falló nos aparecerán los datos que tenía ya cargados:

De esta forma podemos volver a entregar la incidencia para que sea firmada en el portafirmas.

Enviar correo con calificación a los participantes

Se abrirá una nueva ventana para enviar por correo a los participantes la comunicación de la calificación registrada en el acta. Esta opción solo estará disponible si el acta está ya firmada.

En caso de no estar firmada, el sistema nos informará con el siguiente mensaje:

El sistema nos mostrará la relación de participantes incluidos en el acta con la calificación obtenida y el correo electrónico al que se va a enviar la comunicación.

Podremos seleccionar a los participantes a los que enviar la notificación marcando el check ‘Enviar’. Si pulsamos sobre el check ‘Todos’ marcará (o desmarcará) todos los participantes.

Pulsando sobre el botón ‘Plantilla’ podremos ver y modificar la plantilla de la notificación que se va a enviar (visto en el apartado anterior).

Al pulsar sobre el botón ‘Enviar notificaciones’ el sistema procederá a enviar la comunicación a todos los participantes con el check ‘Enviar’ marcado.

Diseño del acta