La información disponible en la FICHA DE SEGUIMIENTO de PÓRTICO, junto con los datos recuperados de JIRA constituyen la base necesaria para la automatización de las ACTAS DE SEGUIMIENTO de la cartera de proyectos TI, así como del CUADRO DE MANDOS , por lo que su adecuada cumplimentación es una tarea prioritaria para los Responsables Técnicos Principales (RTP) de los proyectos.
Estado del Proyecto
- Todo proyecto debe disponer de un histórico de ESTADOS por el que ha ido pasando.
- Los cambios de ESTADO deben de cumplimentarse en el momento en que se produzcan o, en todo caso, debe indicarse la fecha en la que este se produjo y actualizarse antes de cada uno de los seguimientos.
- Los ESTADOS admisibles para un proyecto del ámbito de desarrollo son:
El proyecto ha sido APROBADO (o APROBADO *) pero aún no se ha comenzado a trabajar en él. No debe tener tiempo imputado.
Se ha comenzado a trabajar en la fase de análisis y planificación, aún en curso. No se han iniciado tareas de desarrollo o, habiéndose iniciado, es necesario retomar el análisis por cambios sustanciales que requieren una replanificación del mismo.
Se dispone de planificación del proyecto (JiraPlan), pero las tareas de desarrollo aún no han sido iniciadas.
Se han iniciado tareas por parte del equipo de desarrollo.
En el caso de que nos encontremos informando del seguimiento correspondiente al último período (noviembre-enero), por tanto en el CIERRE de la correspondiente cartera, no podrá utilizarse este estado, debiendo sustituirse, según el caso, por:
Proyecto EN DESARROLLO y NO FINALIZADO con el alcance previsto en la ficha de PÓRTICO y SIN CONTINUIDAD del proyecto en la siguiente cartera. Esto es independiente de que las tareas pendientes se puedan llevar a cabo con cargo a evolutivo futuro o no, pero en ningún caso en proyecto de la nueva cartera.
Proyecto EN DESARROLLO y NO FINALIZADO con el alcance previsto en la ficha de PÓRTICO pero HAY CONTINUIDAD en nuevo proyecto acotado de la siguiente cartera.
El proyecto se inició (encontrándose en cualquiera de los estados posibles) pero actualmente no se está trabajando en él por una CAUSA INTERNA al equipo técnico ÁTICA (indisponibilidad de recursos) o bien por una CAUSA EXTERNA (cambio de prioridad que obliga a desviar recursos hacia otros proyectos).
El proyecto se inició (encontrándose en cualquiera de los estados posibles) pero actualmente no se está trabajando en él por una CAUSA no imputable al equipo técnico ÁTICA sino a la dirección FUNCIONAL (falta de requisitos, no disponibilidad de funcionales, pendiente de validaciones funcionales) u otras unidades externas (por ejemplo, contratación).
El proyecto se incluyó inicialmente en la cartera, pero causa baja de la misma (ausencia de presupuesto, decisión de CD-GTI/promotor/director funcional, inviabilidad técnica). En este estado, a diferencia de los anteriores, no se presume su continuidad en el ejercicio en curso.
El proyecto ha alcanzado los objetivos previstos.
- Transiciones de estado
La siguiente matriz resume las posibles transiciones de estado. Los cuadrados sombreados en gris son transiciones que no pueden darse. En cada transición hay un pequeño ejemplo de cuándo se produce.
| ESTADO DESTINO | |||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| No Iniciado | Análisis | Planificado | Desarrollo | Parado | En espera | Baja | Cerrado-No continúa | Cerrado-Continúa | Finalizado | |
| No Iniciado | Comienza a elaborarse el Documento de Visión | Se dispone de JiraPLan | Iniciadas tareas por parte de desarrolladores | Por necesidades sobrevenidas (otras prioridades, falta de recursos) falta de requisitos o de respuesta del funcional. Requiere autorización de CD-GTI | ||||||
| Análisis | Elaborado JiraPLan | Iniciadas tareas por parte de desarrolladores | Sin recursos por necesidades sobrevenidas en OPERACIÓN u otros proyectos prioritarios | A la espera de requisitos (causa externa a ÁTICA) | Por necesidades sobrevenidas (otras prioridades, falta de recursos) falta de requisitos o de respuesta del funcional. Requiere autorización de CD-GTI | |||||
| Planificado | Iniciadas tareas por parte de desarrolladores | Sin recursos por necesidades sobrevenidas en OPERACIÓN u otros proyectos prioritarios | Por necesidades sobrevenidas (otras prioridades, falta de recursos) falta de requisitos o de respuesta del funcional. Requiere autorización de CD-GTI | |||||||
| Desarrollo | El proyecto requiere una replanificación por cambio o ampliación de requisitos | Sin recursos por necesidades sobrevenidas en OPERACIÓN u otros proyectos prioritarios | A la espera de validación funcional (causa externa a ÁTICA) | Por necesidades sobrevenidas (otras prioridades, falta de recursos) falta de requisitos o de respuesta del funcional. Requiere autorización de CD-GTI | Finaliza el ejercicio y los desarrollos no van a continuar en el siguiente | Finaliza el ejercicio y los desarrollos van a continuar en el siguiente | Final feliz | |||
| Parado | El proyecto requiere una replanificación por cambio o ampliación de requisitos | Recursos disponibles. retomadas tareas de desarrollo | Por necesidades sobrevenidas (otras prioridades, falta de recursos) falta de requisitos o de respuesta del funcional. Requiere autorización de CD-GTI | |||||||
| En espera | Requisitos recibidos | Pruebas funcionales validadas | Por necesidades sobrevenidas (otras prioridades, falta de recursos) falta de requisitos o de respuesta del funcional. Requiere autorización de CD-GTI | |||||||
| Baja | ||||||||||
| Finalizado | ||||||||||
Prioridad asignada al PÓRTICO
Solo se cumplimentará en el el caso de que en CD-GTI haya asignado de forma explícita una prioridad al proyecto.
Proyectos JIRA asociados
- Debe existir al menos un proyecto Jira asociado, ya que solo se podrá indicar el atributo PÓRTICO a las tareas de los proyectos Jira que hayan sido asociados. Puede ser completado en cualquier momento por parte del RTP del proyecto o de cualquier miembro de ÁTICA con perfil CD-ATICA.
- La visibilidad en Jira estará disponible al día siguiente.
- La réplica de un PÓRTICO a una nueva convocatoria arrastra los proyectos Jira asociados.
Plurianual
- Se marcará "Es plurianual" cuando el proyecto completo tiene un alcance que va a más allá de una única convocatoria PÓRTICO. Esto, con independencia de que la FICHA y correspondiente MEMORIA TÉCNICA del PÓRTICO recogerá el alcance concreto para esa cartera.
Fechas de inicio y fin previstas
- Deben estar cumplimentadas de acuerdo al JiraPlan, una vez se disponga de este.
- Fecha de inicio prevista será la primera fecha de inicio prevista de las tareas de JiraPlan.
- Fecha de fin prevista será la última fecha de fin prevista de las tareas de JiraPlan.
- Se deben evitar fechas "por defecto" de inicio y fin de la convocatoria: 1/2/AAAA y 31/1/AAAA+1.
Indicadores Jira para el cuadro de mandos
- Información relativa al plan de ejecución del proyecto que se extraen de Jira y de los propios datos de PÓRTICO:
- Inicio y fin previstos vs Inicio y fin real
- Horas estimadas y consumidas (totales y a fecha de fin de período)
- Desglose por tipo de tarea QA y test, así como tareas de riesgo
- Número de hitos, superados y superados en fecha prevista
- La información se rellena forma automática al finalizar cada período de seguimiento.
Porcentaje de ejecución
A fecha de fin de cada período:
- Porcentaje de ejecución respecto al alcance del proyecto indicado en la ficha, a criterio del RTP
- Observaciones de interés. Cobra especial importancia que se incluyan aquí datos relevantes para conocimiento general de la situación del proyecto.
Información del PÓRTICO
Se rellena automáticamente con la información disponible en PÓRTICO relativa a la CLASIFICACIÓN realizada por la OTD y la VALORACIÓN OTD del proyecto.
MUY IMPORTANTE
Todos los atributos indicados a continuación, desde "Sitio del proyecto" hasta "Cuadro de mandos", se arrastran al hacer la réplica de un PÓRTICO en una nueva convocatoria, por lo que habrá que tenerlo presente para actualizarlos en cada nueva convocatoria.
Sitio del proyecto
Se debe indicar si se dispone o no de dicho sitio, que, de acuerdo a MEDEA V2, crearse de forma obligatoria al inicio del proyecto con la plantilla "Gestión de proyectos de desarrollo (ÁTICA)":
En caso afirmativo, debe cumplimentarse la URL correspondiente al sitio confluence del proyecto.
Documento de visión
Se debe indicar si se dispone o no.
Una vez elaborada, debe indicarse la URL correspondiente a la página AAAA-Visión del proyecto del sitio que contiene el documento de visión (IMPORTANTE: debe actualizarse cada año, ya que si el PÓRTICO se ha replicado, arrastra el enlace anterior).
Esta página responde a la plantilla creada al efecto en el repositorio confluence de ÁTICA:
Plan de proyecto
Se debe indicar si se dispone o no.
Una vez elaborado, debe indicarse la URL correspondiente a la página AAAA-Plan de proyecto del sitio del mismo (IMPORTANTE: debe actualizarse cada año, ya que si el PÓRTICO se ha replicado, arrastra el enlace anterior).
No se está usando
Panificación Jira
Se debe indicar si se dispone o no del correspondiente JiraPlan de la convocatoria (IMPORTANTE: debe actualizarse cada año, ya que si el PÓRTICO se ha replicado, arrastra el enlace anterior).
Una vez elaborado, debe indicarse la URL correspondiente a la página AAAA-Planificación del proyecto del sitio que contiene el JiraPlan.
Panel de ejecución
Siempre disponible, ya que se trata de un enlace a la página del proyecto de la cartera anual del sitio de la PMO.
Debe indicarse la URL correspondiente a la página de la PMO con la tabla resumen de recursos del proyecto las dos macros que reflejan el plan de ejecución del proyecto.
Ejemplo: 0389_2024 TUI VIRTUAL (*)
URLs públicas y URLs privadas
Esta apartado se AUTOCOMPLETA con la URL de acceso al CATÁLOGO INTERACTIVO (en su caso), así como la correspondiente a la FICHA y el BUSINESS CASE del propio PÓRTICO.
Ejemplo:
Caso especial de OPERACIÓN
Proyectos JIRA asociados
- Debe existir al menos un proyecto Jira asociado, ya que solo se podrá indicar el atributo PÓRTICO a las tareas de los proyectos Jira que hayan sido asociados. Puede ser completado en cualquier momento por parte del RTP del proyecto o de cualquier miembro de ÁTICA con perfil CD-ATICA.
- La visibilidad en Jira estará disponible al día siguiente.
- La réplica de una OPERACIÓN a una nueva convocatoria arrastra los proyectos Jira asociados.
Indicadores Jira para el cuadro de mandos
- Información relativa al plan de ejecución del proyecto que se extrae de Jira y de los propios datos de la OPERACIÓN:
- Para cada período y para el TOTAL del ejercicio
- Horas estimadas y consumidas
- Porcentaje que representan
- La información se rellena forma automática al finalizar cada período de seguimiento.
Sitio del proyecto
Se debe indicar si se dispone o no de dicho sitio. Aunque actualmente no se ha indicado expresamente en MEDEA V2 no se ha definido plantilla, se considera una buena práctica.
En caso afirmativo, debe cumplimentarse la URL correspondiente al sitio confluence del proyecto.
Ejemplo: CURIE-AREA-FORMP Home
Panel de ejecución
Siempre disponible, ya que se trata de un enlace a la página de la operación de la cartera anual del sitio de la PMO.
Debe indicarse la URL correspondiente a la página de la PMO con la tabla resumen de la operación y las tres macros que reflejan el plan de ejecución.
Ejemplo: 0160_2024 Operación Administración Electrónica
URLs públicas y URLs privadas
Esta apartado se AUTOCOMPLETA con la URL de acceso al CATÁLOGO INTERACTIVO (en su caso), así como la correspondiente a la FICHA y el BUSINESS CASE de la OPERACIÓN.
Ejemplo:
