Prácticas
Proceso
Aceptaciones
prácticas


Manual del administrador
Del proceso

Índice

Índice
Introducción
Otras relaciones del sistema
Formato general del sistema de gestión
Menú
Botonera
Mensajes
Ciclos de vida de las aceptaciones
Guía de uso
¿Cuándo le aparecerá al tutor UMU la práctica como pendiente de ser aceptada?
¿Cuándo le aparecerá al alumno la práctica como pendiente de ser aceptada?
¿Cuándo le aparecerá al coordinador UMU la práctica como pendiente de ser aceptada?
¿Cuándo le aparecerá al COIE la práctica para ser validada?
¿Cómo indicar que una prácticas o prorroga no debe ser aceptada por el tutor umu?
¿Qué notificación se le envía al tutor UMU?
¿Qué notificación se le envía al alumno?
¿Cómo gestiona el COIE las aceptaciones que han sido rechazadas?
¿Cómo valida el COIE las aceptaciones?
¿Cómo ver las aceptaciones pendientes de ser aceptadas?
¿Cómo veo el estado de la aceptación en el expediente del alumno?
¿Qué ocurre si ha sido rechazada y procedemos a anular o eliminar la práctica?
¿Cómo acepta una práctica el tutor UMU (o el coordinador UMU)?
¿Cómo acepta una práctica el alumno?
Cambios en anexo

Introducción

La Universidad de Murcia, a través del Servicio de Orientación y Empleo (COIE), gestiona las prácticas extracurriculares de los alumnos, una vez recibida la correspondiente solicitud por parte de una entidad desde el COIE se crea la práctica o prorroga en su caso y esta debe ser aceptada por el tutor asignado de la Universidad de Murcia, por el alumno y finalmente validada por el COIE para que la práctica pueda llevarse a cabo.
Tanto la aceptación del tutor asignado en la Universidad de Murcia como el alumno realizarán la aceptación a través de la web definida a tal efecto en su portal.

Otras relaciones del sistema

La aplicación está integrada con otros módulos de la Universidad de Murcia: GENTE, que permite homogeneizar la gestión de códigos comunes a todas las aplicaciones informáticas, y fundamentalmente, integrar todos los colectivos de personas ( y datos personales) del entorno en una única gestión común, SIVA (gestión académica), ARCON (convenios y entidades de practicas) y CURIE .

Formato general del sistema de gestión

A continuación se recogen los distintos elementos que nos podemos encontrar al navegar por el sistema.

Menú

En la parte superior de la herramienta aparecen todos los apartados disponibles, existiendo submenús en los casos en los que es necesario.

Botonera

La aplicación dispone, debajo de la franja de menú de una botonera que recoge los botones disponibles en cada momento.

Los más usados son los siguientes:
Para guardar la información
Para salir de la pantalla
Para borrar un elemento
Para insertar un registro
Para introducir una consulta
Para ejecutar una consulta

Mensajes

Existen dos tipos de mensajes.

• • Mensajes de alerta, son usados cuando se quiere informar al usuario de alguna información importante, estos mensajes son mostrados en una ventana emergente y deben ser cerrados por el usuario antes de proseguir en el proceso.

• • Mensajes en línea inferior de la pantalla, son usados para informar al usuario sobre la acción realizada así como para indicar algún tipo de ayuda.

Ciclos de vida de las aceptaciones

Como ya se ha indicado el proceso de aceptación comienza cuando en el COIE se recibe la petición por parte de una entidad para que un alumno realice prácticas extracurriculares en ella.
Una vez que el COIE valida la petición por parte de la entidad se crea la práctica o prórroga,
asignando el tutor UMU o coordinador.

• Si la titulación o centro del estudiante tiene definido en parámetros un coordinador la práctica o prorroga se asignará a este.

En caso de existir coordinador de titulación este prevalecerá sobre el coordinador de centro.

• En caso de no existir coordinador el sistema asignara al tutor que tenga menos alumnos tutelados en el curso académico.

En el momento de guardar la práctica, el sistema preguntara al COIE ¿Desea enviar al tutor/coordinador UMU la solicitud de autorización? en caso afirmativo el sistema enviara la comunicación al coordinador en caso de existir o al tutor UMU. En caso negativo la práctica no entrara por el circuito de aceptaciones aquí definido.
Tampoco entrará por el circuito de aceptaciones definido cuando por parte del COIE se asigne directamente un tutor a la práctica, en este caso la práctica le aparecerá para aceptar al tutor y no participará la figura del coordinador.
En caso de existir el coordinador (priorizando el coordinador de titulación sobre el de centro) en su espacio web le aparecerá la práctica en Aceptaciones Pendientes de Estudiantes y el coordinador podrá rechazarla o aceptarla asignando el tutor UMU. Una vez realizada la asignación a todos los efectos la práctica quedará Asignada y Validada y al tutor UMU le aparecerá en su espacio web como pendiente de aceptar y le aparecerá en el apartado de Alumnos Tutelados cuando sea aceptada por el Alumno y COIE.
La aceptación del tutor solo actualizará la fecha de aceptación del mismo ya que la práctica está validada a todos los efectos por el coordinador.
El rechazo del tutor provoca que le llegue una notificación al coordinador para que reasigne la práctica a otro tutor, y si la práctica ya había sido aceptada por el alumno se le notificará también de este cambio cuando se produzca. Cabe señalar que en todo momento la práctica estará asociada a un tutor, con independencia de que el tutor la haya rechazado.
En caso de no existir el coordinador, al tutor UMU en su espacio web le aparecerá la práctica en Aceptaciones Pendientes de Estudiantes y podrá rechazarla o aceptarla. Una vez aceptada la práctica quedara pendiente de ser aceptada por el estudiante y el COIE.
En caso de rechazos se le envía una comunicación al COIE para que realice un cambio de tutor o lo que considere oportuno.
Y en caso de aceptación se envía un SMS al estudiante informándole de que debe aceptar las prácticas para continuar con la tramitación.
Si el estudiante rechaza la petición igual que ocurre en el caso de rechazo por parte del tutor UMU o coordinador se le envía una comunicación al COIE para que realice los cambios que considere oportuno y se reinicie el circuito de aceptación.
Si el estudiante acepta la petición la práctica quedara pendiente de la aceptación el COIE.
El COIE en el momento de validar las aceptaciones se le asignara la fecha de firma del anexo y ya se está en disposición de comenzar la práctica cuando llegue la fecha de inicio, notificando al coordinador o tutor UMU, estudiante y tutor empresa la disponibilidad del anexo en su espacio web.

Guía de uso

Vamos a detallar los procesos que intervienen en ciclo de vida de las aceptaciones.

¿Cuándo le aparecerá al tutor/Coordinador UMU la práctica como pendiente de ser aceptada?

Al tutor/coordinador Umu le aparecerá la práctica (y se le enviara una notificación por correo electrónico) cuando se cumpla uno de estos casos y se indica que se envíe la notificación al tutor UMU:

• El COIE crea la práctica.
• El COIE cambia el tutor UMU asignado a la práctica.
• El COIE cambia las fechas de realización o los días.
• El COIE cambia las horas de dedicación del alumno a la práctica por día.

Se excluyen las prácticas que ya tienen registrada la fecha de firma del anexo.
Al realizar alguna de las acciones indicadas arriba y a la hora de guardar los cambios en la práctica el sistema preguntara si enviar al tutor/coordinador UMU la solicitud de autorización, en caso afirmativo le aparece la práctica en la web (y se le enviara una notificación) en caso negativo se marcará la práctica como que no necesita ser autorizada por el tutor UMU.

¿Cuándo le aparecerá al alumno la práctica como pendiente de ser aceptada?

Al alumno le aparecerá la práctica (y se le enviara una notificación por SMS) cuando haya sido aceptada por el tutor/coordinador UMU.

¿Cuándo le aparecerá al coordinador UMU la práctica como pendiente de ser aceptada?

Al coordinador le aparecerá pendiente de ser aceptada cuando sea coordinador de la titulación por la que se ha inscrito el alumno o es de su centro y no existe coordinador de titulación, no tiene registrada la fecha de firma del anexo y el coordinador no haya asignado ya a un tutor UMU

¿Cuándo le aparecerá al COIE la práctica para ser validada?

Al COIE le aparecerá la práctica cuando haya sido aceptada por el tutor/coordinador UMU y por el alumno.

¿Cómo indicar que una práctica o prorroga no debe ser aceptada por el tutor/coordinador umu?

Ver punto '¿Cuándo le aparecerá al tutor/coordinador UMU la práctica como pendiente de ser aceptada?'.

En caso de que no se envíe la solicitud la práctica se marcara como que no necesita ser autorizada por el tutor/coordinador UMU y saldrá del proceso de aceptación.
Otra excepción es cuando por parte del COIE asignen directamente a un tutor como responsable de la práctica. En este caso la práctica saldrá del proceso de aceptación y será el tutor asignado el responsable de aceptar la práctica para que posteriormente lo haga el estudiante.
En la siguiente captura se comprueba cómo quedaría la pantalla cuando este sucede, en la que se aprecia que ya no aparece la figura del coordinador.

¿Qué notificación se le envía al tutor UMU?

La notificación que se le envía al tutor UMU está definida en el submenú 'Informes – Envío Mensajes' con la denominación 'Plantilla E-mail autorización realización practicas tutor Universidad'.

Desde esta pantalla la notificación puede ser modifica pulsando sobre el botón 'Plantilla'.

¿Qué notificación se le envía al alumno?

La notificación que se le envía al tutor UMU está definida en el submenú 'Informes – Envío Mensajes' con la denominación 'Plantilla E-mail autorización realización practicas tutor Universidad'.

Desde esta pantalla la notificación puede ser modifica pulsando sobre el botón 'Plantilla'.

¿Cómo gestiona el COIE las aceptaciones que han sido rechazadas?

Al ser rechazada una aceptación ya sea por el tutor/coordinador UMU o por el alumno al COIE le aparecerá en el submenú 'Web/Prado – Selecciones – Selecciones denegadas'.


Al entrar a esta pantalla por defecto se mostrarán todas las aceptaciones que han sido rechazadas tanto por el tutor UMU como por el alumno en el curso académico actual.
De forma opcional se pueden aplicar los siguientes filtros.

• Identificador o nombre del alumno.
• Identificador o razón social de la entidad.
• Identificador o nombre del tutor universidad asignado.
• Estado:
  • Todas: (valor por defecto) mostrara todas las aceptaciones rechazadas.
  • Rechazadas alumno: Mostrara únicamente las rechazadas por el alumno.
  • Rechazadas Tutor UMU: Mostrara únicamente las rechazadas por el tutor UMU.

Para cada práctica nos mostrara la siguiente información.

• • P: Mostrara un * si el alumno es de Practicum.
  • S: Mostrara un * si el alumno no tiene validado el seguro.
  • Entidad: CIF de la entidad en la que se realizan las prácticas.

En la parte inferior de la pantalla se muestra la razón social de la entidad y delegación.

• • Nº oferta:
  • NIF y nombre del tutor UMU.
  • NIF y nombre del alumno.
  • Estado en el que se encuentra la aceptación:
    • Rechazada Alumno.
    • Rechazada Tutor UMU.
  • Fecha de inicio de las prácticas.
  • En la parte inferior de la pantalla además de la razón social de la entidad y delegación nos mostrara:
    • Observaciones registradas por el tutor UMU.
    • Observaciones registradas por el alumno.
    • Fecha de asignación del tutor UMU.
    • Fecha de aceptación del tutor UMU.
    • Fecha de aceptación del alumno.
    • Fecha de validación del COIE.
    • Información sobre el coodinador UMU.

Sobre las prácticas aquí mostradas se podrán realizar las siguientes acciones:

• • Enviar: Esta deshabilitado ya que en los rechazos no se puede volver a enviar la notificación hasta que no sea modificada la práctica.
  • Gestionar: El sistema nos abrirá la ficha de la práctica o prorroga para que podamos realizar los cambios necesarios o anularla/eliminarla. En caso de realizar cambios el sistema dará opción a volver a enviar la notificación.

En caso de rechazo por parte del alumno y si hemos realizado cambios la práctica o prorroga debe volver a ser aceptada por el tutor UMU previo a la aceptación por parte del alumno.
También se puede generar un informe de las aceptaciones que tenemos actualmente filtradas pulsando sobre el botón 'Informe'.

¿Cómo valida el COIE las aceptaciones?

Una vez aceptadas por el tutor UMU y el alumno el COIE debe validar la práctica para ello le aparecerá en el submenú 'Web/Prado – Selecciones – Selección de candidatos validadas'.


Al entrar a esta pantalla por defecto se mostraran todas las aceptaciones que han sido aceptadas tanto por el tutor/coordinador UMU como por el alumno y están pendientes de ser validadas por el COIE en el curso académico actual.
De forma opcional se pueden aplicar los siguientes filtros.

• Identificador o nombre del alumno.
• Identificador o razón social de la entidad.
• Identificador o nombre del tutor universidad asignado.
• Estado:
  • Pendientes validar COIE: (Valor por defecto) Mostrara únicamente las pendientes de ser validadas por el COIE.
  • Validadas por COIE: Mostrara las aceptaciones que ya han sido validadas por el COIE.

Para cada práctica nos mostrara la siguiente información.

• • P: Mostrara un * si el alumno es de Practicum.
  • S: Mostrara un * si el alumno no tiene validado el seguro.
  • Entidad: CIF de la entidad en la que se realizan las prácticas.

En la parte inferior de la pantalla se muestra la razón social de la entidad y delegación.

• • Nº oferta:
  • NIF y nombre del tutor UMU.
  • NIF y nombre del alumno.
  • Estado en el que se encuentra la aceptación:
    • Pendientes validar COIE.
    • Validadas por COIE.
  • Fecha de inicio de las prácticas.
  • En la parte inferior de la pantalla además de la razón social de la entidad y delegación nos mostrara:
    • Observaciones registradas por el tutor UMU.
    • Observaciones registradas por el alumno.
    • Fecha de asignación del tutor UMU.
    • Fecha de aceptación del tutor UMU.
    • Fecha de aceptación del alumno.
    • Fecha de validación del COIE.
    • En caso de que la aceptación haya sido realizada por el coordinador y no por el tutor UMU aparecerá el NIF del coordinador que la ha realizado.

Sobre las prácticas aquí mostradas se podrán realizar las siguientes acciones:

• • Enviar: Esta deshabilitado ya que han sido aceptadas ya por el tutor UMU y alumno.
  • Validar: El sistema por defecto asignara la fecha de firma del anexo y nos abrirá la ficha de la práctica o prorroga para que podamos consultar y validar la práctica.

Una vez guardados los cambios en la práctica o prorroga la aceptación quedara en estado 'Validadas por COIE'.
También se puede generar un informe de las aceptaciones que tenemos actualmente filtradas pulsando sobre el botón 'Informe'.

¿Cómo ver las aceptaciones pendientes de ser aceptadas?

Para poder realizar el seguimiento de las aceptaciones pendientes se ha implementado la pantalla en el submenú 'Web/Prado – Selecciones – Selecciones pendientes TUMU y/o alumno'.


Al entrar a esta pantalla por defecto se mostrarán todas las aceptaciones que están pendientes ya sean por parte del tutor/coordinador UMU o alumno en el curso académico actual.
De forma opcional se pueden aplicar los siguientes filtros.

• Identificador o nombre del alumno.
• Identificador o razón social de la entidad.
• Identificador o nombre del tutor universidad asignado.
• Estado:
  • Pendientes Tutor UMU/coordinador/Estudiante: (Valor por defecto) Mostrara únicamente las pendientes que están pendientes de ser aceptadas por el tutor UMU, Coordinador o estudiante.
  • Pendientes Coordinador: Mostrara las aceptaciones que han sido enviadas al Coordinador UMU y aun no las ha aceptado y asignado tutor.
  • Pendientes Alumno: Mostrara las aceptaciones que han sido enviadas al alumno y aun no las ha aceptado ni rechazado.
  • Pendientes Alumno (Tras rechazo): Mostrara las aceptaciones que el alumno ha rechazado y le han vuelvo a ser enviadas sin que haya realizado ninguna acción nueva sobre ellas.
  • Pendientes Alumno (Todas): Incluye los dos casos anteriores.
  • Pendientes Tutor UMU: Mostrara las aceptaciones que han sido enviadas al tutor UMU y aun no las ha aceptado ni rechazado.
  • Pendientes Tutor UMU (Tras rechazo): Mostrara las aceptaciones que el tutor UMU ha rechazado y le han vuelvo a ser enviadas sin que haya realizado ninguna acción nueva sobre ellas.
  • Pendientes Tutor UMU (Todas): Incluye los dos casos anteriores.
  • Todas: Equivalente a 'Pendientes Tutor UMU y/o Alumno'.

Para cada práctica nos mostrara la siguiente información.

• • P: Mostrara un * si el alumno es de Practicum.
  • S: Mostrara un * si el alumno no tiene validado el seguro.
  • Entidad: CIF de la entidad en la que se realizan las prácticas.

En la parte inferior de la pantalla se muestra la razón social de la entidad y delegación.

• • Nº oferta:
  • NIF y nombre del tutor UMU.
  • NIF y nombre del alumno.
  • Estado en el que se encuentra la aceptación:
    • Pendiente Coordinador UMU.
    • Pendiente Alumno.
    • Pendiente Alumno (Tras rechazo).
    • Pendiente Tutor UMU.
    • Pendiente Tutor UMU (Tras rechazo).
  • Fecha de inicio de las prácticas.
  • En la parte inferior de la pantalla además de la razón social de la entidad y delegación nos mostrara:
    • Observaciones registradas por el tutor/Coordinador UMU.
    • Observaciones registradas por el alumno.
    • Fecha de asignación del tutor/coordinador UMU.
    • Fecha de aceptación del tutor/coordinador UMU.
    • Fecha de aceptación del alumno.
    • Fecha de validación del COIE.
    • Información sobre el coordinador UMU asignado a la práctica.

Sobre las prácticas aquí mostradas se podrán realizar las siguientes acciones:

• • Enviar: Se vuelve a enviar la notificación a la persona que tiene pendiente de aceptar la práctica (Tutor UMU, coordinador o estudiante).

En caso de volver a ser enviada al tutor UMU se actualizará la fecha de envío.

• • Consultar: El sistema nos abrirá la ficha de la práctica o prorroga para que podamos consultarla.

También se puede generar un informe de las aceptaciones que tenemos actualmente filtradas pulsando sobre el botón 'Informe'.
En caso de las prácticas pendientes de aceptar que han sido asignadas directamente a un tutor y, por tanto, salen del circuito de aceptaciones la pantalla se modifica eliminando para estos casos la figura del coordinador.

¿Cómo veo el estado de la aceptación en el expediente del alumno?

Consultando la ficha de la práctica o prorroga se puede ver el estado actual de la aceptación del alumno.

En los datos de la práctica que nos tenemos que fijar son:

• • Est.Anexo: nos indica en qué estado se encuentra la aceptación.
    • N: No necesaria validación del tutor UMU.
    • P: Pendiente aceptación del Tutor UMU y/o Alumno.
    • C: Pendiente Validación COIE.
    • R: Rechazada por Tutor UMU
    • X: Rechazada por Alumno
    • A: Valida la aceptación el COIE y será en este último estado cuando se puedan imprimir los anexos.
  • Validación: Nos informa de las fechas de las diferentes validaciones realizadas.
    • UMU: Fecha de validación o rechazo del tutor/coordinador UMU.
    • Alumno: Fecha de validación o rechazo del tutor alumno.
    • COIE: Fecha de validación del COIE.
  • Observaciones Tutor/coordinador UMU: Nos informa de las observaciones recogidas por el tutor UMU al aceptar o rechazar (en este caso son obligatorias) vía web.
  • Observaciones Alumno: Nos informa de las observaciones recogidas por el alumno al aceptar o rechazar (en este caso son obligatorias) vía web.
  • En caso de que la aceptación este pendiente se mostrara un botón en función de la persona que tenga la aceptación pendiente.
    • Enviar alumno.
    • Enviar Tutor UMU.

¿Qué ocurre si ha sido rechazada y procedemos a anular o eliminar la práctica?

En este caso el sistema envía una notificación la notificación definida en el submenú 'Informes – Envío Mensajes' con la denominación 'Plantilla E-mail anulación práctica por rechazo alumno'.

Desde esta pantalla la notificación puede ser modifica pulsando sobre el botón 'Plantilla'.

¿Cómo acepta una práctica el tutor UMU (o el coordinador UMU)?

Una vez notificado, el tutor puede acceder a la web de prácticas en su apartado de tutores y acceder a "Aceptaciones de alumnos pendientes", ahí le aparecerán los alumnos que tenga pendientes para hacer prácticas:


Puede realizar dos acciones, aceptarlas o rechazarlas las que marque, para esto si acepta podrá introducir unas breves observaciones si lo considera necesario ya que no es un campo obligatorio:

En este caso se le enviara al alumno un SMS para que acepte las prácticas y se le mostrarán disponibles en la web para aceptarlas.
En el caso de rechazar, es casi lo mismo, la diferencia es que ahora si es obligatorio rellenar el motivo de rechazo:

Y se le envía una notificación al COIE informando del motivo.
En este caso la práctica vuelve al COIE donde procederán a modificar los datos que el tutor universidad ha indicado que no son correctos.
En el caso del coordinador es todo igual, la única diferencia es a la hora de aceptar, ya que el coordinador debe establecer un tutor para la práctica cuando sea una aceptación:

¿Cómo acepta una práctica el alumno?

Una vez notificado, el alumno puede acceder a la web de prácticas en su apartado de alumnos y acceder a "Aceptaciones prácticas", ahí le aparecerán las prácticas que tenga pendientes de aceptar:


Puede realizar dos acciones, aceptarlas o rechazarlas las que marque, para esto si acepta podrá introducir unas breves observaciones si lo considera necesario ya que no es un campo obligatorio:

En este punto el COIE debe validar las aceptaciones y a la práctica se le asignara la fecha de firma del anexo y ya se está en disposición de comenzarla cuando llegue la fecha de inicio.
En el caso de rechazar, es casi lo mismo, la diferencia es que ahora si es obligatorio rellenar el motivo de rechazo:

Y se le envía una notificación al COIE informando del motivo.
En este caso la práctica vuelve al COIE donde procederán a modificar los datos o anular la práctica, y todo vuelve a empezar.

Cambios en anexo

Ahora en el anexo no se dejará hueco para la firma ya que el proceso se hace todo de forma telemática, quedando texto que así lo indique: