Registro Actividades





Manual del administrador
de la aplicación

Índice

Índice
Introducción
MÓDULO PÚBLICO
MÓDULOS DIRECTOR Y GESTOR
Entrada a la aplicación
Requerimientos mínimos y recomendaciones de navegación
Conexión módulo REGISTRO ACTIVIDADES
¿Quién puede acceder al módulo de administración de CURSOS?
Formato general del sistema
Cabecera
Barra de Navegación
Mensajes informativos
Botones más frecuentes
Guía de uso
¿Cómo empezar a usar el sistema?
Tipos de actividad
Bloques
Tipos de personal a contemplar en el registro
Secciones de registro
Plantilla cuestionario inscripción en actividad
¿Cómo se empieza a registrar una actividad?
Registro de una nueva actividad a partir de actividad existente
Registro de una nueva actividad desde 0.
Sección Datos identificativos
Sección Datos Básicos
Sección Precios Públicos
Sección Personal Actividad
Sección Programa Formativo
Sección Organización Académica
Sección Datos Administrativos
¿Puedo registrar la información de la actividad poco a poco?
¿Me informa el sistema de que secciones he registrado previamente?
¿Qué implicaciones tiene dar por finalizado el registro de una actividad?
¿Puedo imprimir la información que he registrado? ¿En que momento?

Introducción

El proyecto CURSOS surge de la necesidad de automatizar el registro y gestión de actividades extracurriculares de la Universidad de Murcia que no obedecen a una normativa específica. Se trata además de, no solo automatizar el registro de estas actividades sino del resto de procesos vinculados a la vida de las mismas tales como pueden ser la gestión propia de las actividades, profesorado, preinscripción, inscripción, solicitud de beca o ayuda y generación de certificados entre otros.
CURSOS tiene como objetivo:

• Agilizar y automatizar todos los trámites vinculados a la vida de una actividad integrando la información generada en la base de datos corporativa de la Universidad de Murcia
• Realizar una difusión automatizada y actualizada de todos las actividades registradas en la base de datos y
• Agilizar la comunicación entre los distintos agentes implicados en una actividad como son el alumno, el director y profesorado o personal de la actividad y el personal administrativo encargado de la gestión interna de la misma, consiguiendo la eliminación de barreras espacio-temporales.

Para lograr estos objetivos CURSOS cuenta con tres módulos distintos en su vertiente vertical, desarrollados pensando en los distintos agentes que intervienen en la vida de una actividad:

• Módulo Público. Dirigido a los usuarios de las actividades y sociedad en general.
• Módulo Director. Dirigido a los Directores de las Actividades
• Módulo Gestor. Dirigido al Personal de Administración y Servicios de las actividades

A continuación se recogen las principales opciones con las que cuentan estos módulos:

MÓDULO PÚBLICO

Permite a la sociedad en general y a los alumnos en particular:

• Consultar el catálogo de actividades vinculado a la unidad/servicio que los realiza o consultar toda la ficha de la actividad si esta se publica de forma aislada
• Preinscribirse, inscribirse y hacer la solicitud de beca vía WEB

MÓDULOS DIRECTOR Y GESTOR

Permite a los directores de los cursos y personal autorizado:

• Registrar el curso
• Modificar los datos del curso
• Administrar Actividad
• Gestión Personal
• Gestión Inscripciones
• Generación Informes y certificados

Entrada a la aplicación

Requerimientos mínimos y recomendaciones de navegación

Resolución mínima recomendada: 1024 x 768 con navegadores:  

• Internet Explorer: versiones 6.0 o superior
• Netscape: versiones 7.0 o superior
• Mozilla/FireFox: versiones 2.0 o superior 

Soporte a usuarios:  

• dumbo@um.es
• 868 88 4222
• https://dumbo.um.es

 
Si desea que al entrar en CURSOS no le aparezcan las ventanas de alertas de seguridad, o si utiliza Internet Explorer versión 7 y no desea que le aparezca el mensaje de advertencia "Error en el certificado", instale el certificado de la Universidad de Murcia desde http://www.um.es/atica/ca/.
 
Para poder usar todas las funcionalidades de CURSOS, es necesario que su sistema cumpla una serie de requisitos técnicos. Habitualmente todos lo sistemas los cumplen por defecto, no obstante, si tuviera algún problema, la siguiente verificación le permitirá resolver el problema.
     
Principio del formulario

 
Final del formulario
      Si tiene activados todos los componentes necesarios puede navegar por CURSOS con normalidad. Si no es así, active o instale los componentes necesarios tal y como indicamos en las siguientes instrucciones.
  Activar JavaScript
Iexplorer1. Haga clic en Herramientas, luego en Opciones de Internet.
2. Haga clic en la carpeta de Seguridad.
3. Haga clic en el botón Nivel personalizado.
4. Vaya a la sección de Automatización.
5. Seleccione Activar en Automatización de los subprogramas de Java, Permitir operaciones de pegado por medio de una secuencia de comandos y Secuencias de comandos ActiveX.
6. Haga clic en el botón Aceptar.
Netscape71. Haga clic en Edición, luego en Preferencias
2. Haga clic en Avanzadas.
3. Haga clic en Scripts y Plugins.
4. Seleccione Activar JavaScript para el Navigator.
5. Haga clic en el botón Aceptar.
Mozilla 1. Haga clic en Herramientas.
2. Haga clic en Preferencias.
3. Haga clic en Características Web.
4. Seleccione Activar JavaScript
5. Haga clic en el botón Aceptar
Activar Cookies  
Para activar las cookies siga las instrucciones en función de su navegador:
En Internet Explorer 6: En la barra de menús superior, elegiremos la opción de "Herramientas", y en el menú desplegable que aparece, seleccionaremos "Opciones de Internet". Con esto se nos abre un cuadro de diálogo en el que seleccionaremos la pestaña de "Privacidad", accediendo así a un recuadro de "Configuración", con una barrita deslizante que nos permite fijar el nivel de seguridad en el manejo de las cookies. Debemos seleccionar aquí una seguridad Media-Alta o inferior para que funcione el sistema correctamente.
En Netscape Navigator 7: En la barra de menús superior, elegiremos la opción de "Edición", y en el menú desplegable que aparece, seleccionaremos "Preferencias". Con esto se nos abre un cuadro de diálogo en el que seleccionaremos la categoría de "Privacidad y Seguridad" y la subcategoría de "Cookies". Debemos seleccionar aquí cualquier opción menos la de "Desactivar cookies" para que funcione el sistema correctamente.
En Mozilla: En la barra de menús superior hacemos clic en "Herramientas"; seleccionamos la opción "Preferencias…" . En el menú vertical de la izquierda del cuadro que aparece hacemos clic en "Privacidad", y desplegamos la opción "Cookies" en el panel principal, donde seleccionaremos "Activar cookies".

Permitir Popups  
Para permitir los popups siga las instrucciones en función de su navegador:
En Internet Explorer 6: En la barra de menús superior, elegiremos la opción de "Herramientas", y en el menú desplegable que aparece, seleccionaremos "Bloqueador de elementos emergentes" y ahí pulsaremos en "Desactivar el bloqueador de elementos emergentes".
En Netscape Navigator 7: Este navegador no dispone de bloqueador de popups así que no debe experimentar problemas salvo que use un programa externo al navegador, en este caso consulte el manual de su programa bloqueador para activar los popups en esta página.
En Mozilla: En la barra de menús superior hacemos clic en "Herramientas"; seleccionamos la opción "Preferencias…" . En el menú vertical de la izquierda del cuadro que aparece hacemos clic en "Contenido", y desmarcaremos la casilla "Bloquear ventanas emergentes".
Programas externos : En caso de que use programas externos que integren un bloqueador de Popups como "Google Toolbar" o la "barra de herramientas de MSN" consulte el manual de su programa bloqueador para desactivar el bloqueador de popups.

Instalar Java  
Para instalar Java pulse el siguiente enlace y siga las instrucciones:
Instalar Java

Conexión módulo REGISTRO ACTIVIDADES

Al registro de actividades se accede desde el módulo administrador de CURSOS mediante la siguiente url:
https://cursos.um.es/cursos/administracion
El sistema le mostrará la siguiente página:

Aquí el usuario deberá introducir los 3 datos que se piden:

• Modo de acceso: Correo o NIF/NIE/NIU
• Usuario: e-mail UMU del usuario que se va a conectar o NIF/NIE/NIU del usuario que se va a conectar.
• Clave: Contraseña del correo UMU del usuario o clave asignada por el sistema al usuario.

¿Quién puede acceder al módulo de administración de CURSOS?

Cualquier miembro de la comunidad universitaria o de fuera de ella que haya sido autorizado para hacer uso del sistema.
El administrador de la unidad deberá pedir por DUMBO que se autorice a una determinada persona a entrar en el sistema.

Formato general del sistema

A continuación se recogen los distintos elementos que nos podemos encontrar al navegar por el sistema.

Cabecera

Todas las páginas tienen una cabecera que identifica el servicio o unidad que hace uso del módulo de administración y la persona que se ha autenticado.
Además en la parte inferior de la cabecera se indican las opciones generales que están disponibles en cada momento.

Barra de Navegación

Otra característica de las páginas de registro es la barra de navegación que aparece debajo de la cabecera.

Desde esta barra el sistema permite:

• • Ir a la página que recoge todas las secciones de registro de la actividad
  • Ir a la sección siguiente de registro
  • Ir a la sección anterior de registro
  • Finalizar el registro de la actividad
  • Hacer un registro parcial de la actividad.

Mensajes informativos

El sistema muestra mensajes informativos de distinto tipo:

• Para indicar la acción a realizar
  
  • Para informar de un error

• • Para notificar que una acción se ha realizado correctamente

Botones más frecuentes

Nos podemos encontrar con los siguientes botones:
Para dar de alta un nuevo precio público
Para dar de alta personal UMU en la actividad
Para dar de alta personal NO UMU en la actividad
Permite registrar una nueva materia
Para dar de alta una nueva relación de profesor/materia
Para generar el proyecto de la actividad en PDF.
Para guardar la información de la actividad registrada hasta el momento
Para guardar datos en la base de datos corporativa
Para volver a la pantalla anterior.

Guía de uso

El objetivo de esta guía es que sea una referencia ante las dudas de funcionamiento que le puedan surgir al director/gestor de una actividad a la hora de registrarla en el sistema.

¿Cómo empezar a usar el sistema?

Antes de empezar a usar el sistema el administrador del mismo deberá realizar las siguientes actuaciones:

• Solicitar a ATICA el alta del servicio/unidad en el sistema de CURSOS
• Informar quienes van a ser los administradores del sistema

Una vez realizados los pasos anteriores, ATICA pedirá al administrador que proporcione ciertos datos para la configuración del sistema:

• Configuración parámetros del sistema
• Tipos de actividad
• Bloques o catalogación/agrupación de actividades
• Tipos de personal a contemplar en registro
• Secciones informativas a recoger en registro
• Plantilla cuestionario inscripción por defecto.

Hecho todo lo anterior, el administrador del sistema ya esta preparado para registrar nuevas actividades.
A continuación se recoge de forma detallada que datos son necesarios para la configuración del sistema.

Tipos de actividad

El sistema contempla el concepto de tipos de actividad, cuyo objetivo es agrupar actividades que tienen las mismas características, tanto de cara al registro de la actividad como a la gestión de la misma.
El administrador deberá informar a ATICA sobre los distintos tipos de actividad que necesita gestionar, por ejemplo:

• Cursos de posgrado
• Cursos
• Jornadas, Congresos y Seminarios

Bloques

Otro concepto que contempla el sistema es el de bloque. Un bloque es una agrupación de actividades en función de una temática común.
Ejemplo: Actividades de jardinería, actividades de cocina….
Como en el caso anterior el administrador deberá informar en que bloques se van a agrupar sus actividades. Esta información tiene carácter opcional.

Tipos de personal a contemplar en el registro

El registro de actividades contempla la opción de poder recoger el personal vinculado a la actividad y actuación o actuaciones del personal en dicha actividad.
Para poder recoger esta información es necesario que el administrador informe de los tipos de personal que debe contemplar el sistema. Ejemplo:

• • Responsables Institucionales
  • Coordinadores
  • Colaboradores
  • Profesorado

Secciones de registro

El sistema tiene definidas unas secciones de registro por defecto para todas las actividades, que son las siguientes:

• • Datos identificativos
  • Datos básicos
  • Precios públicos
  • Personal curso
  • Programa formativo
  • Organización académica
  • Datos administrativos

El sistema permite que para un tipo de actividad se pueda indicar que otras secciones es necesario recoger, en caso de que sea necesario. Ejemplo

• • Objetivos generales
  • Objetivos específicos
  • Criterios de evaluación

Pudiendo marcar si las mismas tienen carácter obligatorio o no.

Plantilla cuestionario inscripción en actividad

El responsable de la actividad deberá informar a ATICA de los distintos modelos de cuestionario que tiene definidos para los tipos de actividad que gestiona, de esta forma ATICA vinculará dichas plantillas a los tipos de actividad especificados para que sirvan como base a las actividades que se registren.

• ATICA tiene plantillas por defecto definidas que se pueden utilizar si no se dispone de ninguna previa.

¿Cómo se empieza a registrar una actividad?

Una vez el usuario se ha autenticado, y se ha definido para la unidad la información anteriormente indicada, ya se esta en disposición de iniciar el registro de una actividad.
El sistema dará las siguientes opciones:

Registro de una nueva actividad a partir de actividad existente

Si se elije esta opción, el sistema muestra un listado con todas las actividades vinculadas a la unidad que se han registrado con anterioridad, para que el usuario seleccione una.
Hecho esto el sistema replica la actividad y solicita al usuario que realice las modificaciones correspondientes a la nueva actividad.

Registro de una nueva actividad desde 0.

Si se elije esta opción, el sistema en caso de que la unidad tenga más de tipo de actividad, le pedirá al usuario que especifique a que tipo de actividad se corresponde la actividad que se quiere registrar.
Hecho esto el sistema muestra la página para iniciar el registro de la actividad que se corresponde con la de "Secciones de registro de la Actividad", aunque solo dará la posibilidad de cumplimentar la Sección de "Datos Identificativos" de la actividad.

• Hay que tener en cuenta que la información a registrar de cada actividad depende del tipo de actividad del que se trate, por eso en caso de que la unidad tenga definida más de un tipo de actividad se deberá especificar la misma para poder iniciar el registro.
• El sistema no guardará ningún dato de la actividad hasta que no se cumplimente la sección de "Datos identificativos"
• Las secciones a recoger son las que se han definido en la puesta en marcha de la unidad para cada tipo de actividad especificada.

A continuación se detalla la información que se puede recoger de las secciones que contempla la herramienta por defecto.

Sección Datos identificativos

El usuario deberá cumplimentar en primer lugar la sección de datos identificativos.

Solo es obligatorio introducir el Título de la Actividad, el resto de campos son de carácter opcional.
A lo largo de las secciones de registro se marcarán con un asterisco rojo los campos que son de cumplimentación obligatoria.
Una vez cumplimentada esta sección el usuario podrá hacer las siguientes actuaciones:

• Continuar con la cumplimentación del resto de secciones
• Guardar parcialmente el registro de la actividad
• Dar por finalizado el registro de la actividad

• Si se quieren recoger dependencias entre actividades la forma que da el sistema es la de indicar la actividad padre de la que depende.
• Si se quiere agrupar una actividad con otras, porque están relacionadas por temática u otros aspectos, se deberá especificar el bloque en el que se quiere incluir. Esta agrupación permite que posteriormente a la hora de publicar la información se pueda mostrar agrupada atendiendo a los bloques especificados.

Sección Datos Básicos

En esta sección el usuario podrá recoger información sobre:

• • Modalidad de la actividad (presencial, semipresencial y a distancia)
  • ECTs, duración global y desglosada según horas teóricas, prácticas y de no presencialidad
  • Máximo y mínimo de alumnos
  • Datos de contacto (teléfono y e-mail)
  • Lugar de celebración (localización geográfica y ampliada si es necesario)
  • Fechas vinculadas a la actividad (realización, preinscripción, inscripción, solicitud beca)

Para recoger el lugar de celebración se da la opción de:

• Buscar la dirección dentro del directorio de la UMU
• Moverse por el mapa.
  
  

  Sección Precios Públicos

  En esta sección se puede recoger el precio o precios públicos de la actividad, así como el fraccionamiento de los mismos si es necesaria esta opción.
  
  Cuando se da de alta un nuevo precio, se debe especificar el importe y denominación del precio público y además se da la posibilidad de establecer un periodo de aplicación del importe (por si es necesario establecer precios distintos dependiendo del momento en que se pague).
  Si es necesario para cada precio público se pueden establecer plazos o fraccionamiento del pago. Para cada plazo hay que recoger fecha de inicio y fin del plazo e importe del plazo.
  
  

  Sección Personal Actividad

  Esta sección permite recoger el personal vinculado a la actividad, agrupando por un lado el personal UMU y por otro el NO UMU.
  
  A la hora de registrar el personal UMU (PAS/PDI en activo y alumnos), se deberá identificar el mismo de forma unívoca y marcar los tipos de actuación que tiene en la actividad. El sistema recuperará de la base de datos corporativa los datos de contacto de dicha persona.
  A la hora de registrar al personal NO UMU, se da la opción de buscar a dicha persona en la base de datos corporativa, de tal forma que si existe, el sistema recupera los datos personales de dicha persona no sensibles y si la misma ha trabajado ya con la unidad que gestiona la actividad, recupera también su dirección, datos de cuenta bancaria por si hay que realizar posteriores pagos y resto de datos sensibles, ya recuperando lo datos de la información registrada previamente por dicha unidad.

1. El sistema permitirá modificar la información registrada de cada persona pinchando en el icono y eliminarla si hace falta mediante el icono habilitado para tal fin .

• Los tipos de actuación del personal son los que se han definido previamente al dar acceso a la herramienta a la unidad.
• La obligatoriedad de recoger un identificador válido para el personal no UMU será marcada también al dar acceso a la herramienta a la unidad por los gestores de dicha unidad.

Sección Programa Formativo

Esta sección permite recoger el programa formativo de la actividad.

A la hora de registrar la materia el sistema te permite recoger en detalle el contenido de dicha materia, además de poder indicar la distribución en horas de la materia, lugar de celebración, fechas de realización y orden en que se imparte.
De forma obligatoria el sistema al recoger una materia pide al usuario que especifique la descripción de la misma y su carácter (obligatoria/opcional).
El sistema va a permitir actualizar las materias pinchando en el botón de editar y eliminar toda la información registrada, si es necesario, pinchando en el icono correspondiente .

Sección Organización Académica

Esta sección permite recoger las materias que imparte cada profesor.

El sistema mostrará la relación de profesores y para cada profesor cuando se vaya a recoger que materias ha impartido se le mostrarán todas las materias no asignadas al él hasta el momento. Por cada profesor/materia se puede recoger horas de docencia y orden en que debe figurar.
El sistema va a permitir actualizar las materias que imparte cada profesor pinchando en el botón de editar y eliminar toda la información registrada, si es necesario, pinchando en el icono correspondiente .
Para poder relacionar un profesor con las materias, debe de haber definido dicho profesor en la sección de personal de la actividad.

Sección Datos Administrativos

Desde esta sección se pueden actualizar distintos parámetros de carácter administrativo de la actividad.
A continuación se recogen los parámetros actualizables más importantes:

• Publicación en catálogo

Se puede marcar si se desea o no que la actividad se publique en el catálogo de la unidad (por defecto esta marcado que si). En caso afirmativo se debe recoger fecha a partir de la cual se debe publicar en el catálogo (por defecto sale la fecha en la que se hace el registro).
Es importante que hasta que no se finalice el registro de la actividad, ésta no se publicará en catálogo.

• Preinscripción

Se puede marcar si se desea publicar lista de preinscritos (si la actividad tiene periodo de preinscripción) (por defecto esta marcado que si). En caso afirmativo se deberá indicar la fecha de publicación de la lista de preinscritos.

• Inscripción

Se puede marcar si se desea o no limitar las inscripciones al número máximo de alumnos recogido al dar de alta la actividad (por defecto esta que si se limite).
Se puede indicar si se desea disponer de una proceso automático de anulación de inscripciones (por defecto esta que no). En caso afirmativo se deberá recoger el número de días a esperar antes de anular. Este proceso implica que el sistema de forma automática nula la inscripción si pasado el número de días que se indique no se ha realizado el pago correspondiente de inscripción.
Otro dato parametrizable es el de si se desea disponer de una lista de espera para la inscripción (por defecto esta que no).
Se puede marcar si se desea publicar la lista de inscritos (por defecto esta marcado que si). En caso afirmativo se deberá indicar la fecha de publicación de la lista de inscritos.

• Solicitud de beca

En caso de que esta registrado el periodo de solicitud de beca se podrá marcar la modalidad de beca.
Si la modalidad de beca es "a priori", se puede informar del porcentaje a descontar del importe de la inscripción (es decir, se quita del importe del inscripción el % indicado) y se puede indicar si solo para alumnos con beca concedida o a todos.

• Asistencias

Se puede recoger si se desea una gestión de las asistencias de los alumnos a la actividad (por defecto es que no).
En caso afirmativo se deben indicar el número de días que tiene la actividad en total, de forma que después en el menú de la actividad podamos registrar las faltas de asistencia de los alumnos a la actividad.

• Grupos

Se puede recoger si se desea una gestión por grupos o no (por defecto es que no).
En caso afirmativo se puede marcar si esta es de carácter interno o externo.
De carácter interno significa que la gestión por grupos es solo a nivel de administración de la actividad (el alumno no se entera).
De carácter externo significa que ya en el formulario de inscripción le aparece al alumno una sección para el pueda elegir el grupo al que desea ir. En el caso de que se elija esta opción debe de crear al menos un grupo para poder finalizar el registro de la actividad.
Es importante que si se elige una gestión por grupos, en el apartado de la administración de actividad, se debe ir a la opción de grupos para registrar toda la información pertinente de los mismos.

• Utilización de herramientas colaborativas

Se puede indicar si se desea utilizar SUMA como herramienta de teleenseñanza (por defecto está que no). En caso afirmativo se podrá indicar si se desea enviar un correo automático al alumno con el pin de SUMA tras conformarse la matrícula.

¿Puedo registrar la información de la actividad poco a poco?

Si, el usuario puede ir introduciendo la información de registro de la actividad conforme vaya disponiendo de la misma.
De hecho el sistema dispone de un botón que permite guardar la actividad de forma parcial

Cuando el usuario disponga de más información para continuar el registro de la actividad, deberá acceder a la opción de "Completar Registro Actividades a Medio Registrar" y deberá marcar la actividad cuyo registro desea continuar.

¿Me informa el sistema de que secciones he registrado previamente?

El sistema informa en todo momento de la situación que tienen las distintas secciones de registro de la actividad, en base a una marca de color y formato específicas que se ponen en cada sección de registro.

Estas marcas son las siguientes:

Es decir no se puede dar por finalizado el registro de la actividad si por lo menos hay una sección con esta marca que este sin cumplimentar de forma correcta.

Informa que la sección esta sin cumplimentar (con independencia de que su cumplimentación sea opciones y obligatoria)

Hay datos de la sección que están cumplimentados pero por lo menos algún datos de carácter obligatorio está sin cumplimentar.

La sección tiene contenido y todos los datos obligatorios de la sección están cumplimentados.

¿Qué implicaciones tiene dar por finalizado el registro de una actividad?

La finalización del registro de una actividad indica que la actividad esta validada.
El sistema en este momento hará las siguientes actuaciones:

• Asignará de forma automática a la actividad un código de ingreso y un número de proyecto JUSTO si a nivel de Unidad se ha indicado que se debe hacer esta asignación de forma automática (el código de ingreso solo lo asignará si el curso no es gratuito)
• Se dará acceso para poder administrar la actividad
• Se le asignará la plantilla de inscripción vinculada al tipo de actividad al que pertenece la actividad validada
• Ya se podrá publicar en catálogo la actividad (si esta activo este indicador)
• Se pasará la información pertinente de la actividad a las herramientas colaborativas que se ha marcado que se usan
• Estarán disponibles la url con la ficha informativa de la activad, así como las url's para preinscripción/inscripción/solicitud de beca y resto de url activadas desde parámetros de la actividad.

¿Puedo imprimir la información que he registrado? ¿En que momento?

El sistema permite que se pueda generar un PDF con la información registrada del curso hasta el momento de la impresión.
Para la generación del PDF se podrá indicar en que orden deben aparecer las distintas secciones que componen el registro de la actividad, y también se podrá marcar si se desea que se muestren todas las secciones o solo las que se marque.
Para poder generar el PDF de una actividad hay que ir a página que muestra todas las secciones de registro y seleccionar el botón que se encuentra al final de la página.