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Proceso "Presentación evidencias interesados, elaboración Autoinforme y declaración jurada".
A continuación se recoge el modelado asociado a este proceso recogido como parte del procedimiento PR-000189 - Evaluación del personal docente (DocentiUM) 3.0 Completo. Modalidad evaluación básica que está inventariado.
Flujo del proceso
- Se inicia el proceso una vez finalizado el proceso de emisión de los informes definitivos de centros/dpto/cac
- La Unidad para la Calidad recoge en la convocatoria el periodo del proceso para cumplimentación del Autoinforme
- La Unidad para la Calidad desde DOCENTIUM activa la opción para envío de correo para comunicar al PDI evaluado que ya puede proceder a cumplimentar el Autoinforme
- Una vez recibido el correo y abierto el plazo para cumplimentación del Autoinforme el PDI evaluado podrá cumplimentar el Autoinforme
- En paralelo el PDI evaluado podrá aportar las evidencias que considere oportunas
- Una vez registrada toda la información el PDI evaluado debe firmar el Autoinforme y antes se le pedirá que confirme que esta de acuerdo con firmar la declaración jurada de la veracidad del contenido del Autoinforme y de las evidencias presentadas (nota: la declaración jurada ira concatenada con el Autoinforme y plan de mejora, recogiendo el check confirmado)
- Una vez finalizado el Autoinforme se da por finalizado el proceso
- Dos días antes de finalizar el periodo para cumplimentar el Autoinforme, se enviara un correo recordatorio a todo el PDI que no haya firmado el Autoinforme (y que no haya desistido) para que proceda a hacerlo (correo configurable por la Unidad para la Calidad
- El PDI evaluado mientras este abierto el plazo de cumplimentación del Autoinforme podrá anular o modificar el Autoinforme aunque este firmado (retroceder firma y revocar Autoinforme y declaración jurada)
- Si finalizado el plazo para cumplimentar el Autoinforme no lo ha hecho se marcara esta situación y se permitirá deberá continuar con el proceso
- Si el PDI una vez finalizado el plazo para cumplimentar el Autoinforme no lo ha hecho (firmado) se seguirá con el proceso marcando que el PDI no ha cumplimentado el Autoinforme
Convocatoria Proceso Presentación evidencias interesados, elaboración Autoinforme y declaración jurada
La información que se recoge a nivel de CONVOCATORIA relativa a esta fase es la siguiente:
Esta información incluye, entre otros:
- Opción para enviar correo a PDI evaluado informando que pueden acceder a cumplimentar el Autoinforme
- Fecha de inicio y fin para cumplimentación del Autoinforme
- Nro de días de antelación a la fecha de fin para enviar recordatorio de que debe cumplimentar el Autoinforme
Una vez recogido el periodo para cumplimentación del Autoinforme, el PDI evaluado no podrá acceder a cumplimentarlo hasta que los gestores desde la convocatoria les envíen el comunicado de inicio del proceso
Una vez recibida esta comunicación los evaluados podrán acceder a docentium.um.es. y tendrán activa este apartado
Desde este apartado se tendrá acceso a:
- Cumplimentar el Autoinforme
- Consultar el Autoinforme registrado
Nota: Se ha preparado un proceso que se encargará de enviar un recordatorio cuando falten cinco días para finalizar el plazo para realizar el Autoinforme, a aquellos profesores que todavía no lo hayan finalizado de cumplimentar.
Cumplimentación Autoinforme
Una vez que al PDI le salga dentro del apartado de Operaciones Disponibles la opción de "Cumplimentar" podrá comenzar a cumplimentar el Autoinforme
El autoinforme es único, pero consta de tres partes.
- AUTOINFORME. VALORACIONES Y REFLEXIONES PERSONALES SOBRE LA EVALUACIÓN.
- AUTOINFORME. PLAN DE MEJORA
- AUTOINFORME. DECLARACIÓN JURADA
Para registrar el Autoinforme deberá introducir la información que corresponda en cada uno de los indicadores. Para cada indicador tipo rúbrica aparecerá la opción de poder recoger evidencias y también de poder recoger la información detallada de cada subindicador o apartado recogido en la misma, para ello se dispone del botón 'Editar rúbrica'
Es importante tener en cuenta que el contenido a introducir de cada subindicador/apartado de la rúbrica no puede ser superior a 4000 caracteres y la suma total de todos los contenidos recogidos de un indicador tampoco podrá superar los 4000 caracteres informando el sistema del número de caracteres tanto a nivel de subindicador/apartado como de indicador global.
Por último, al final del formulario aparece un nuevo apartado "Declaración jurada" que contiene un check de Declaro bajo juramento que debe ser ticado para finalizar el Autoinforme.
También se encuentran al final los botones para guardar el cuestionario, pudiendo ser en formato borrador o ya para finalizar y firmar. En caso de que se guarde un borrador la situación de expediente cambiará a "Iniciado Autoinforme SIN FIRMAR" y si se firma quedará en "Firmado Autoinforme"
Ejemplo de como se va viendo el nro de caracteres introducidos en la rúbrica de un subindicador
En la parte inferior del modal se va actualizando el número total de caracteres, esta parte siempre estará visible aunque nos desplacemos por las diferentes rúbricas.
En caso de que se supere aparecerá en rojo la información de los caracteres totales.
Ejemplo del error que da cuando se supera el máximo de caracteres permitido
Ejemplo de cómo se ve cuando se adjunta un documento
Si se pulsa sobre visualizar:
También se dispone de la opción de borrar por si hubiese algún error quedando en este caso como:
Ejemplo de que aparece cuando se guarda el Autoinforme en modo borrador
Una vez guardado el borrador del autoinforme el expediente queda en estado "en tramitación autoinforme" y situación "iniciado autoinforme sin firmar"
Y al volver al expediente se ve:
Donde se puede previsualizar el contenido del Autoinforme recogido hasta el momento desde la opción de "Informe previo"
En caso de que el PDI evaluado sea de la rama de Ciencias de la Salud en el Autoinforme le aparece la pregunta y en caso de que no lo sea no le aparecerá.
Finalizar y firmar Autoinforme
Una vez que el PDI haya recogido toda la información en el Autoinforme deberá pulsar sobre el botón de 
que aparece al final del Autoinforme.
En esta opción se comprobar que este marcado el check de la declaración jurada no permitiendo continuar en caso contrario
Si no está marcado el check no deja continuar informando de ello
Si esta todo OK se enlaza con la pasarela de firma
Y una vez firmado se informa
Al volver al expediente se mostrará lo siguiente:
Y desde aquí el PDI se puede descargar la copia auténtica del Autoinforme
Una vez firmado el PDI evaluado podrá retroceder la firma mientras este abierto el periodo de cumplimentación del Autoinforme y hecho esto podrá volver a editarlo.
Al firmar el Autoinforme se sube a su expediente
Y también se envía un correo a los gestores de la UC informando de ello
La situación en la que queda el expediente será 'Firmado Autoinforme'
Por otro lado una vez se firme el Autoinforme se verán actualizados los valores de las fuentes de datos asociadas a las preguntas del Autoinforme
Retroceder firma Autoinforme
Una vez firmado el Autoinforme, el PDI evaluado podrá retroceder firma siempre que este abierto el plazo para cumplimentación de Autoinforme desde la opción de retroceder firma
Al pulsar sobre el botón 'Retroceder Firma' el sistema le solicitará la confirmación antes de proceder a retroceder la firma.
Una vez confirmado el autoinforme estará en modo edición para continuar con su cumplimentación.
Recordatorio cumplimentación Autoinforme
X días antes de finalizar el plazo de cumplimentación del Autoinforme (número recogido en la convocatoria) el sistema enviará un correo a los profesores a evaluar que aún no hayan finalizado la cumplimentación del Autoinforme. La plantilla que que se enviara irá en función de la situación de cada expediente, pudiendo ser uno de estos dos casos:
- El profesor no ha pulsado 'Dar por finalizado': Se enviará la plantilla
- El profesor ha pulsado sobre 'Dar por finalizado' pero no lo ha firmado en portafirmas: Se enviará la plantilla.
Nota: Una vez finalizado el plazo, aquellos docentes que no hayan cumplimentado su Autoinforme seguirán en el proceso pero se indicará expresamente este hecho, dejándolo en situación "Fin plazo Autoinforme iniciado SIN FIRMAR" si ha recogido algún borrador y si no ha hecho nada "Fin plazo Autoinforme sin iniciar".
El gestor dispondrá de una opción para volcar toda la información recogida en el Autoinforme. Esta opción se encuentra en
Para restringir la información se deberán recoger los filtros que se considere
Estados y situaciones de la Fase del Autoinforme
Fase: Autoinforme
Estados:
- Iniciado Autoinforme (cuando los gestores han enviado el correo comunicando inicio del proceso de Autoinforme y está abierto el plazo para cumplimentación del Autoinforme)
- En tramitación Autoinforme (cuando el PDI ha registrado el borrador el Autoinforme)
- Finalizado Autoinforme (cuando ha firmado el Autoinforme o ha acabado el plazo para cumplimentación y no se ha iniciado o finalizado)
Situaciones:
Esta información también aparecerá reflejada cuando se consulta el listado de expedientes. Ahora se informa primero de la FASE y estado y en línea aparte la situación
