Índice

Introducción

La Unidad para la Calidad de la Universidad de Murcia tiene como una de sus funciones la de confeccionar informes de evaluación del profesorado partiendo de cuestionarios cumplimentados por los estudiantes en los que valoran diversos aspectos de su docencia.
Con el fin de gestionar y automatizar la confección y puesta a disposición del profesorado de los informes generados se ha desarrollado este módulo informático englobado en la aplicación ECU y sustituyendo al módulo existente que no cubría todos los aspectos de automatización.
El modulo se ha dividido en apartados o submenús con el fin de agrupar funcionalidades y tener ordenadas las acciones que se deben realizar desde el inicio del proceso de evaluación (identificación de los profesores a ser evaluados) hasta su culminación (publicación de los informes generados).

Estructura de la aplicación

Maestros.
- Definir nuevo año de evaluación y consultar los anteriores.
- Situación de la evaluación por año de evaluación
Ficheros de códigos.
- Carga códigos desde el POD de la Universidad de Murcia.
- Fichas de códigos y alta manual.
Encuestas.
- Carga y verificación desde fichero.
- Carga y verificación desde EXAPLUS.
- Cargar en sistema de ENCUESTAS.
- Cumplimentación directa en sistema de ENCUESTAS.
- Comprobación de códigos sin encuestas registradas.
Informes.
- Informes de avance.
  - Generación.
  - Consultar y enviar informes al profesorado.
- Cerrar evaluación de avance.
- Informes finales.
  - Generación.
  - Consultar y enviar informes al profesorado.

Otras relaciones del sistema

Este programa informático está integrado con otros módulos de la Universidad de Murcia: GENTE (integración débil), que permite homogeneizar la gestión de códigos comunes a todas las aplicaciones informáticas, y fundamentalmente, integrar todos los colectivos de personas ( y datos personales) del entorno en una única gestión común, SIVA (gestión académica) (integración media), ENCUESTAS (plataforma para generación de encuestas) (integración fuerte) y MICAMPUS ya que es donde el profesorado puede ver el resultado de la evaluación realizada.

Entrada a la aplicación

Requerimientos mínimos

Resolución mínima de pantalla recomendada: 1024 x 768.
Es necesario que los usuarios que van a hacer uso de la aplicación estén dados de alta en el sistema NOVEL de la Universidad de Murcia y se le haya incluido el acceso a la aplicación en el menú de inicio.

Soporte a usuarios:

Acceso a EVALUACIÓN DEL PROFESORADO

A la aplicación ECU3 se accede mediante el siguiente enlace: ecu.um.es

El sistema le solicitara que se identifique para poder acceder a la aplicación.

La aplicación dispone de dos módulos:

Nosotros accederemos usando el enlace a 'Evaluación Docente'

El sistema en este punto nos desplegara el menú con la estructura indicada en la introducción y quedara a la espera de seleccionar una opción para proseguir.

Formato general del sistema

A continuación se recogen los distintos elementos que nos podemos encontrar al navegar por el sistema.

Menús

Debajo de la línea del título de la ventana principal de la aplicación (ECU3. ATICA. UNIVERSIDAD DE MURCIA) aparecen los distintos puntos de menú principales a los que el usuario tiene acceso, por ejemplo: Archivo, Edición, Fichero de códigos, Encuestas, Informes, Maestros. Cuando se selecciona un punto de menú principal normalmente se despliega el menú asociado donde aparecen puntos de menú, que vamos a llamar secundarios. Estos puntos de menú secundarios pueden ser puntos de entrada a opciones de gestión o pueden ser a su vez puntos de entrada a submenús. Cuando se selecciona un punto de entrada a submenú se desplegará el submenú que tenga asociado. Los puntos de entrada a submenús se diferencian del resto en que tienen el símbolo 8 en la parte derecha.

El punto de menú Ventana siempre aparece pero no forma parte de la aplicación, sino que es propio del entorno de Windows.

Tipos de puntos de menú

Las entradas de los menús tienen en todas las pantallas las mismas funciones, podemos clasificarlas en dos tipos: las primeras son clásicas en las aplicaciones desarrolladas en entorno Windows, en nuestra aplicación forman parte de este grupo las entradas Archivo, Edición, Ayuda y Ventana. El otro grupo es el formado por las entradas específicas de la aplicación y por tanto entran en este grupo Ficheros de códigos, Encuestas, Informes y Maestros.

Barra de botones

Otra característica del menú de la aplicación es la definición de una serie de botones a forma de iconos que realizan distintas funciones y que se definen en el ámbito de menú, es decir, están presentes en todas y cada una de las opciones de gestión. Más tarde se explica la función que realizan los botones y la combinación de teclas equivalentes para realizar la misma acción.

Cuando se sitúa el cursor sobre cualquier botón aparece una etiqueta de ayuda que describe la función que realiza dicho botón.

Barra de título de formularios

Por formulario entendemos aquella ventana que aparece dentro de la ventana principal, con la que el usuario interactúa introduciendo y/o mostrando información. El formulario realiza la lógica de programación de las distintas opciones de menú.
Todos los formularios tienen una cabecera en la parte superior de la ventana en la que se especifica el nombre del formulario y una breve explicación de su utilidad.

Líneas de estado

Las últimas líneas de la pantalla tienen un significado especial.
La última línea sirve para indicar información de control o de estado:

Indica el número de registros que ha devuelto una consulta y en qué registro estamos.
Indicación de lista de valores, cuando el campo sobre el que estemos situados la tenga definida.

La penúltima línea es la línea de mensajes, en la que puede aparecer:

Una breve explicación sobre el campo en el que se está situado.
Cuando se produce un error puede aparecer una breve descripción sobre el mismo.
Cuando se está realizando alguna operación aparece el literal En proceso…

Diferentes formas de interacción

Se podrá interactuar con el programa a través del teclado, para ello se definen una serie de acciones a realizar asociadas a las cuales hay una tecla o combinación de teclas para invocar dicha acción. También tenemos la posibilidad de usar el ratón, en lugar del teclado, para invocar las acciones. Se ha hablado de posibilidad de uso, esto quiere decir que, también se puede interactuar con el programa, casi totalmente con el teclado, sin usar para nada el ratón (aunque en muchos casos no será lo más racional). La única acción que requiere obligatoriamente del uso del ratón es la invocación de pestañas y botones.

Resumen de las teclas principales con las acciones que realizan

Botón	Combinación de teclas	Descripción
	Alt + Insert	Alta (Insertar Registro).
	Mayús + F2	Introducir consulta.
	F2	Ejecutar consulta (se utilizará siempre después de Mayús+F2 y poner los criterios de búsqueda).
		Cancelar la consulta. Después de pulsar el botón "ejecutar consulta", sólo se recuperan de la base de datos el registro o registros que caben en el formulario, pero la base de datos sigue lista para enviar los siguientes cuando sea necesario mostrarlos en pantalla. Al cancelar la consulta se libera la base de datos y no se recuperan más registros aunque los hubiera.
	F5	Recuento de registros recuperados.
	F10	Validar cambios introducidos. Los cambios hechos en los datos del formulario se guardan en la base de datos.
		Configura las opciones de impresión.
	Ctrl + p	Imprimir pantalla.
		Imprimir informe.
	F4	Salir.
	Crtl + C	Copia el texto seleccionado en el portapapeles.
	Crtl + X	Borra el texto seleccionado y lo copia en el portapapeles.
	Crtl + V	Pega el contenido del portapapeles.
	Alt + Supr	Baja (Eliminar Registro)
		Limpia el contenido del registro.
		Limpia el contenido del registro.
		Limpia el contenido de la pantalla.
	AvPág	Bloque Siguiente.
	RePág	Bloque Anterior.
		Se desplaza al primer registro de un bloque.
	Flecha Arriba	Registro Anterior.
	Flecha Abajo	Registro Siguiente
		Se desplaza al último registro de un bloque.
	Ctrl + T	Editar Campo. Muestra una pantallita para editar el campo sobre el que está situado el cursor. Se usa para campos que pueden recoger varias líneas de información.
	F12	Muestra la lista de valores posibles
	CTRL + K	Enseña las teclas disponibles
	May + F1	Visualizar error. Cuando se producen errores del tipo "No se ha podido INSERTAR registro" o "No se ha podido MODIFICAR registro". Muestra más información sobre el error.
		Información técnica sobre el campo en el que se está situado.

Hay que tener en cuenta que cuando se introduce un valor en un campo, para estar seguro de que sobre él se han hecho todas las validaciones posibles, es conveniente siempre cambiar de campo, antes de abandonar el registro, bloque, programa.

Funcionamiento general de los formularios de la aplicación

Por formulario entendemos cada una de las ventanas que se abren dentro de la ventana principal de la aplicación. Clasificaremos los formularios de la aplicación en formularios de consulta y formularios de gestión.

Los formularios se estructuran en bloques. Un bloque es un conjunto de campos encerrado, normalmente, dentro de un marco (rectángulo pintado con una línea hundida) con un título. Normalmente, para movernos entre bloques se usarán las acciones <Bloque Siguiente> y <Bloque Anterior>.

La mayoría de los formularios se caracterizan por disponer en la parte superior de una cabecera de parámetros en la que se definen los filtros a usar en la consulta que vamos a realizar y cuyo resultado se muestra en la parte inferior. Por ejemplo, en el formulario de la figura se muestra información sobre los códigos registrados en el sistema. Como filtros hemos indicado que queremos que nos muestre los registrados para el año de evaluación 2012, del master 254 y asignatura 'CALIDAD DEL SOFTWARE', el resultado a nuestra consulta nos muestra un único registro que cumpla nuestros criterios.

Nada más entrar a un formulario, el cursor aparece en la cabecera y ésta se encuentra en el modo Introducir Consulta. Esto significa que está a la espera de que se le introduzcan una serie de criterios que deben cumplir los registros sobre los que se va a trabajar. Una vez introducidos éstos se puede pulsar el botón Buscar y aparecerán los datos de los registros que cumpla los criterios que se han introducido.
Los criterios se pueden introducir directamente tecleando su código (por ejemplo, el código de una titulación), pero también puede hacerse seleccionándolo de la lista de valores que se despliega al pulsar <F12>.
Si se pulsa el botón Nueva búsqueda en la cabecera se limpiarán todos los campos y se podrán introducir de nuevo los criterios.
Por defecto aparecerá siempre seleccionado el año de evaluación actual, aunque éste podrá cambiarse.
En los formularios que admiten modificación de datos hay que pulsar el botón Validar cambios para que los cambios hechos en los datos se guarden en la base de datos.
Pulsando sobre el botón '+' de un registro se abrirá una nueva ventana con la ficha completa del registro seleccionado para su consulta o modificación.
En las pantallas donde se pueda lanzar un proceso para mas de una línea normalmente aparecerá un campo check para seleccionar los registros para los que queremos que se ejecute el proceso.

En esta pantalla el primer campo de la lista 'Selec.' Indicara que queremos 'Descargar', 'Enviar' o 'Regenerar' el informe del código indicado, pudiendo seleccionar mas de uno si lo deseamos.
Cuando en alguna pantalla insertemos o actualicemos un dato el sistema siempre nos solicitara la confirmación antes de guardar dichos cambios, esto lo hace a través del siguiente mensaje emergente.

Guía de uso

El objetivo de esta guía es que sea una referencia ante las dudas de funcionamiento que le puedan surgir al administrador/gestor del sistema respecto al módulo de evaluación del profesorado.
Antes de continuar vamos a definir el concepto de Código el cual vamos a emplear muy a menudo en el trascurso de este manual y de la aplicación.

¿Definición de Código y Fichero de códigos?

Nosotros llamaremos código al elemento que va a ser evaluado, este elemento esta definido por:

Profesor que imparte la asignatura.
Titulación a la que pertenece la asignatura que se va a evaluar.
Asignatura que se va a evaluar.
Grupo de la asignatura que se va a evaluar.

Por tanto cuando nos refiramos a un código en realizada nos estamos refiriendo a la tupla profesor-titulación-asignatura-grupo que va a ser evaluado.
Como fichero de códigos nos referiremos al conjunto de códigos que van a ser evaluados.

¿Cómo comenzar la evaluación de un nuevo curso académico?

Lo primero que vamos a definir es el curso académico que vamos a evaluar, para ello vamos a crear los parámetros generales de la aplicación para el nuevo año de evaluación.

Al entrar en esta opción el sistema nos mostrara los parámetros definidos para el último año de evaluación realizado.

Para crear un nuevo año de evaluación pulsaremos sobre el botón "Nuevo Año" y el sistema creará el año siguiente de evaluación (en el caso de nuestro ejemplo se creara el año de evaluación 2015 (Curso académico 2015/2016)).
El sistema copiara en el nuevo año los parámetros del último año de evaluación y dejara que el administrador modifique los datos que cambian en el nuevo año con respecto al anterior.
En esta pantalla definidos los siguientes datos:

Información de los informes (avance y definitivo).
Datos de contacto de la Unidad para la Calidad, esta información será la que aparezca en los informes (primer párrafo).
Pie de página, esta información aparecerá en el pie de pagina de todas las hojas de los informes junto al logotipo de la Unidad para la Calidad.
Información de la ficha técnica de los informes definitivos.
Recogida de datos.
Instrumento de evaluación.
Análisis de datos.
Análisis de consistencia interna.
Notificación que recibe el alumno al enviarse las invitaciones para que cumplimente los cuestionarios de las asignaturas/grupo y profesora que le imparte docencia.

El cuerpo de esta notificación lleva incluido un texto especial '[TOKEN_INVITACION]' que se podrá poner en cualquier parte del cuerpo del correo y el sistema sustituirá por un hiperenlace etiquetado con el nombre del profesor y asignatura que se va a evaluar, al pinchar sobre él se abrirá en el navegador el cuestionario para ser cumplimentado.

Notificaciones que recibe el profesor cuando ya están generados y disponibles los informes (avance o definitivo).
Notificación de la disponibilidad del informe de avance o definitivo en la plataforma SUMA.
Notificación con el informe de avance o definitivo anexado para los profesores que no tienen acceso a la plataforma SUMA por ser profesores externos a la Universidad de Murcia.

Además de definir el año de evaluación también hay definir los cuestionarios que los estudiantes van a cumplimentar en el sistema de encuestas de la Universidad de Murcia. Dada la complejidad del tratamiento que hay que hacer la información recogida en estos cuestionarios para generar los informes del profesorado se deben remitir a ATICA los cuestionarios de asignatura y profesorado con todas las preguntas y tratamiento de cada una de ellas (en caso de que la pregunta tenga alguna particularidad) para que los técnicos la den de alta y definan todas las vinculaciones internas con la aplicación ECU.

¿Qué profesores se van a evaluar?

Una vez definidos los parámetros del nuevo año de evaluación el siguiente paso es registrar los profesores que van a ser evaluados, en este punto vamos a dividir a los profesores evaluados en dos bloques.

Profesores evaluados porque su centro esta planificado en el año de evaluación que estamos tratando, los resultados de estos cuestionarios se tendrán en cuenta a la hora de calcular las medias (Universidad, área, centro, departamento, asignatura) de los informes definitivos.
Profesores que solicitan ser evaluados y su centro no esta planificado, a estos profesores se les generara únicamente el informe de avance y los resultados de los cuestionarios no se tendrán en cuenta a la hora de calcular las medias (Universidad, área, centro, departamento, asignatura) de los informes definitivos.

Planificación de centros

Teniendo en cuenta esta división lo que debemos hacer ahora es definir los centros que tenemos planificados para realizar la evaluación.

En el bloque de la izquierda el sistema nos mostrara todos los centros definidos en la Universidad de Murcia y en el bloque de la derecha los centros que ya hemos incluido en la planificación del año de evaluación.
Para incluir nuevos centros en la planificación marcaremos el check de la columna de la izquierda en los centros que vamos a planificar y pulsando sobre el botón '=>' el sistema los moverá al boque de la izquierda. De forma análoga podremos excluir un centro de la planificación seleccionándolo en el bloque de la derecha y pulsando sobre el botón '<='.
Dado que la planificación de centros se hace por bloques se ha incluido un filtro 'Último año de evaluación' para que se muestren solo los centros planificados en un determinado año de evaluación y así poder pasarlos todos en bloque a planificación.

Registro de profesores que van a ser evaluados

Una vez planificados los centros es el momento de registrar los profesores que van a ser evaluados, para ellos el sistema dispone de dos opciones.

Cargar Fichero de códigos de los definidos en el Plan de Ordenación Docente definido en la Universidad de Murcia.
Alta manual, para códigos no definidos en el Plan de Ordenación Docente.

Hay que tener presente que si esta cerrado el avance de la evaluación, el sistema no permitirá registrar nuevos códigos ya que la inclusión de nuevas encuestas de los estudiantes distorsionaría los cálculos de medias a nivel de titulación, departamento, área y universidad de los informes finales generados. Cuando se de este caso se mostrara un mensaje en la pantalla advirtiéndolo.

Carga de códigos desde el POD.

Mediante este proceso se cargarán los códigos definidos en el Plan de Ordenación Docente definido en la Universidad de Murcia para el año de evaluación en el que estamos.

Para que el sistema pueda realizar la búsqueda es obligatorio indicarle el año de evaluación así como al menos uno de los siguientes filtros.

Centro: centro en el que se imparte la titulación que vamos a evaluar.
Titulación: Tipo de estudio (grado o posgrado) y titulación que vamos a evaluar.
Profesor: Identificador valido o correo electrónico del profesor que vamos a evaluar.

Como filtros alternativos podemos indicarle:

Nº mínimo de estudiantes matriculados en el grupo para que solo nos muestre aquellos con el nº de estudiantes mínimo para ser evaluados.
Cuatrimestre en el que se evalúa.
Indicador de si ya se ha incluido en ECU el profesor/asignatura/grupo.

Es importante tener presente que en la versión v 3.1.4 se podrán cargar asignaturas/grupo/profesor y actualizar datos también del primer cuatrimestre según petición ECU-458.
El parámetro 'Cuatrimestre' es importante ya que si seleccionamos 'Segundo y anuales' el sistema nos permitirá.

Cargar las asignaturas/grupo/profesor aun no cargados en ECU.
Actualizar el nº de créditos y estudiantes de los códigos ya cargados en ECU.
Eliminar los códigos existentes en ECU que ya no estén en el POD.

En caso de seleccionar 'Todos' o 'Primero' el sistema solo nos permitirá cargar las asignaturas/grupos/profesores no cargados previamente en ECU.
Una vez introducidos los filtros se pulsará sobre Consultar y el sistema obtendrá todos los códigos que cumplan con los filtros introducidos.
La información recuperara por el sistema del Plan de Ordenación Docente se divide en dos bloques:

Titulación y Centro.

Se mostraran todas las titulaciones que cumplan con los filtros introducidos.
Se ha incluido un indicador para saber si de la titulación se imparte docencia o no, por defecto se visualizaran solo las titulaciones con docencia pero el check 'Visualizar solo titulaciones con docencia' puede ser cambiado por el usuario y el sistema actualizara la lista de titulaciones.

Asignatura, grupo y profesor.

Conforme nos desplazamos por el bloque de titulaciones el sistema cargara todas las asignaturas/profesor que la imparte definidas en el Plan de Ordenación Docente para dicha titulación.
Como información relevante para saber si se debe evaluar o no al profesor a nivel de asignatura, grupo y profesor se han incluido los siguientes indicadores:

Créditos definidos en el plan de estudios para la asignatura.
Créditos asignados al profesor para la asignatura y grupo indicado.
Nº de estudiantes matriculados en la asignatura.
Nº de estudiantes matriculados en la asignatura y grupo.
Indicador de si ya esta registrado para ser evaluado.

El último campo es un indicador que puede ser cambiado por el usuario para indicar si se debe cargar el código en el sistema o no, por defecto estará marcado para los códigos recuperados y que aun no están registrados en el sistema, o si se ha seleccionado 'Cuatrimestre segundo y anuales' se marcaran también los códigos existentes para su actualización.
Una vez recuperados los códigos por el sistema se puede hacer una carga en el sistema de una determinada titulación o de todas en bloque, teniendo en cuenta que solo se cargaran los registros cuyo indicador de carga este marcado.
Es posible que los profesores definidos en el Plan de Ordenación Docente por ser externos no estén dados de alta con un identificador válido, en este caso el sistema antes de proceder a darlos de alta en el sistema mostrará la lista de dichos profesores y dará opción de cambiar su identificador por el valido o guardarlos tal cual están.

Una vez que se continua con el proceso de carga ya sea al pulsar sobre los botones 'Cargar todas las titulaciones', 'Cargar titulación seleccionada' o 'Seguir con el proceso de carga' el sistema analizara los registros seleccionados con el check 'Cargar' y mostrara la siguiente ventana de confirmación.

Bloque Nuevos.

En este bloque se muestran las asignaturas/grupo/profesor que hemos seleccionado previamente y aun no existe un código en ECU.
Al pulsar sobre el botón 'Cargar' el sistema tras una confirmación por parte del usuario procederá a cargar las asignaturas/grupo/profesor en ECU asociándole un código.
Debajo del botón el sistema informara del número de códigos que se van a cargar.

Bloque Actualización.

En este bloque se muestran los códigos ya existentes en ECU que van a ser actualizados con la información actual del POD (nº de estudiantes y créditos) sin cambiar el código, titulación, asignatura, grupo y profesor, así como las marcas que pudiéramos haber puesto al código.
Al pulsar sobre el botón 'Actualizar' el sistema tras una confirmación por parte del usuario procederá a actualizar el nº de estudiantes y créditos del código en ECU.
Debajo del botón el sistema informara del número de códigos que se van a actualizar.

Bloque Eliminar.

En este bloque se muestran los códigos que existen en ECU y que en la consulta realizada al POD ya no está la asignatura/grupo/profesor vinculado a él.
En caso de que el código no se pueda eliminar por tener ya cuestionarios cumplimentados no aparecerá en esta lista.
Al pulsar sobre el botón 'Eliminar' el sistema tras una confirmación por parte del usuario procederá a eliminar los códigos de ECU.
Debajo del botón el sistema informara del número de códigos que van a ser eliminados.
Una vez realizadas las acciones deseadas pulsaremos sobre el botón 'Volver' y regresaremos a la pantalla de consulta con los indicadores de 'Cargar' y 'Ya incluido' actualizados.

Carga de códigos manual.

Este es un proceso alternativo y debe de realizarse siempre después de que en la opción de carga desde el Plan de Ordenación Docente no se recupere el código que necesitamos incluir el proceso de evaluación.

Llegados a esta pantalla pulsaremos sobre el botón Nuevo Código y se nos abrirá la ficha que es necesario cumplimentar para registrar el nuevo código.

Indicar que los campos sombreados en color verde son de cumplimentación obligatoria y los campos sombreados en gris no se pueden cumplimentar ya que serán cumplimentados por el sistema cuando llegue el momento.
Hay que prestar especial atención a los siguientes campos ya que aunque su cumplimentación no es obligatoria si es necesaria a posterior para confeccionar y enviar los informes de evaluación que se van a generar.

Correo electrónico: Se cumplimentara de forma automática si el identificador introducido es de un miembro registrado en la Universidad de Murcia, pero en caso de no serlo será necesario para poder enviarle la notificación con el informe de evaluación generado.
Departamento y Área de conocimiento: Será necesario a la hora de generar el informe final de evaluación ya que en este se compara la media del profesor con la de su departamento y área de conocimiento.

En el bloque 'Datos de Evaluación' se podrán marcar los siguientes indicadores, ya sea a la hora de dar de alta al nuevo profesor o una vez registrados los cuestionarios y antes de generar los informes.

Se enviará a SUMA el informe: Por defecto este indicador estará marcado para los profesores de la UMU y que tienen acceso a SUMA.
Incluir en la emisión de informes: Por defecto estará marcado si tiene un mínimo de 10 estudiantes y lo que indica es que los cuestionarios del código se incluirán en los cálculos de los informes definitivos.

En el bloque 'Datos para la emisión de informes' se muestran los datos que el sistema va a tener en cuenta a la hora de marcar por defecto el indicador 'Incluir en la emisión de informes' mostrando la siguiente información.

Nº Créditos Asignados al profesor.
Nº Créditos asignatura en Plan.
Nº Créditos asignados asignatura.
Nº estudiantes en el grupo.
Nº Encuestas cumplimentadas, en este apartado se puede consultar las líneas recogidas en el fichero así como las medidas calculadas en caso de estar subidos los cuestionarios al sistema de encuestas.

El número de encuestas cumplimentadas se muestra desglosado en:

Cumplimentadas en papel.
Cumplimentadas mediante móvil.

La pantalla que se visualizara será:

¿Cómo consultar o modificar los códigos que vamos a evaluar?

Para ello seleccionaremos la opción Fichas códigos/Alta manual del menú Fichero de códigos.

Se nos abrirá la siguiente pantalla donde podremos aplicar los filtros que consideremos necesarios para realizar nuestra consulta.

En las líneas obtenidas si pulsamos sobre el botón '+' podremos ver la ficha completa del código seleccionado y realizar los cambios necesarios.

¿Cómo modificar el código asociado a una ficha de códigos existente en el sistema?

El sistema dispone de una opción para cambiar el código asignado a una ficha de códigos si por error el gestor da el código a un profesor sin ser generado desde la aplicación.
Esta opción esta disponible al consultar la ficha del código, existiendo un botón en la parte inferior para tal fin.

Una vez el gestor pulse sobre el botón el sistema comprobara que se puede realizar el cambio del código indicado en el ficha y en caso de ser posible solicitara el nuevo código que debe estar comprendido entre "0001" y "9999".

El cambio de código no se podrá realizar si existen encuestas registradas en el sistema tanto para el código actual como para el nuevo que se desea poner.
En caso de que el nuevo código indicado ya este registrado en el sistema el sistema mostrara el profesor, titulación, asignatura y grupo al que esta asociado para que el gestor compruebe que no se encuentra en el proceso de evaluación y por tanto se puede realizar el cambio.
En caso de ser posible el cambio se habilitara el botón 'Realizar Cambio' y tras ser pulsado el sistema realizara el cambio.

Proceso de recogida y mecanización de cuestionarios cumplimentados por los estudiantes.

El sistema proporciona 2 vías diferentes para mecanizar los cuestionarios cumplimentados por los estudiantes para evaluar al profesorado.

ON-LINE mediante invitación a cumplimentar los cuestionarios a través del sistema de ENCUESTAS de la Universidad de Murcia, esta vía no necesita de verificación y carga ya que los datos registrados han pasado todos los controles necesarios al ser registradas y ya se encuentran en el sistema de ENCUESTAS.

El único requisito que deben de tener los códigos para usar esta vía de cumplimentación de cuestionarios es que no existan cuestionarios ya recogidos por cualquiera de las otras vías de cumplimentación.
Por tanto si un código ya tiene cuestionarios recogidos no aparecerá al realizar la búsqueda en la pantalla.

De forma presencial en el aula de un encuestador "Acto de evaluación".

En un acto de evaluación los cuestionarios se pueden recoger de dos formas distintas.

Cumplimentación ON-LINE mediante un dispositivo (pc, tablet o smarthpone) del que el alumno disponga.
Cumplimentación en papel, este sistema implica que se disponga de disponga de un proceso de carga y verificación de los ficheros generados.

Para la cumplimentación en papel hay dos alternativas:

Usar las hojas definidas por la Unidad para la Calidad.
Usar hojas de respuesta codificadas y para su lectura usar la aplicación informática EXAPLUS.

Sea cual sea la opción elegida el sistema siempre almacena los resultados de los cuestionarios en el sistema de ENCUESTAS de la Universidad de Murcia para poder realizar la explotación de los datos y sincronización con la aplicación ECU, por tanto en caso de recoger los cuestionarios en papel será necesario realizar el proceso de 'Carga en sistema de ENCUESTAS'.
El sistema también dispone de una pantalla de control 'Códigos sin encuestas' donde podremos ver que códigos tenemos definidos en nuestro fichero y aun no tienen ningún cuestionario registrado.
Estas opciones se encuentran recogidas en el menú Encuestas.
Hay que tener presente que si esta cerrado el avance de la evaluación, el sistema no permitirá cargar nuevos cuestionarios ya que la inclusión de estos distorsionaría los cálculos de medias a nivel de titulación, departamento, área y universidad de los informes finales generados. Cuando se de este caso se mostrara un mensaje en la pantalla advirtiéndolo.

Cumplimentación ON-LINE mediante invitación

Al realizarse la cumplimentación del cuestionario por los estudiantes directamente en el sistema de ENCUESTAS no es necesario ningún proceso de carga y verificación ya que los datos se encuentran ubicados ya en dicho sistema y la verificación se realiza en el momento del registro por lo que estamos seguros de que los datos son correctos.
Los códigos cuyos cuestionarios se registran a través de esta vía ya están listos para realizarles el informe de avance de la evaluación.
Los estudiantes van a recibir en un único correo electrónico (o alerta en UMUAPP para dispositivos móviles) con los enlaces a todas las asignaturas para las cuales deben cumplimentar el cuestionario de satisfacción, en dicho cuestionario existirá un apartado con las preguntas para cada uno de los profesores que van a evaluar.
De forma esquemática el diseño del cuestionario seria.
NOMBRE ASIGNATURA.
1.- Primera Pregunta a evaluar sobre la asignatura.
2.- Segunda Pregunta a evaluar sobre la asignatura.
…
n.- Última Pregunta a evaluar sobre la asignatura.
PROFESOR 1 (con nombre y foto si existe autorización para mostrarla).
1.- Primera pregunta a evaluar sobre el profesor 1.
2.- Segunda pregunta a evaluar sobre el profesor 1.
…
n.- Última Pregunta a evaluar sobre el profesor 1.
PROFESOR 2 (con nombre y foto si existe autorización para mostrarla).
1.- Primera pregunta a evaluar sobre el profesor 2.
2.- Segunda pregunta a evaluar sobre el profesor 2.
…
n.- Última Pregunta a evaluar sobre el profesor 2.
…
PROFESOR m (con nombre y foto si existe autorización para mostrarla).
1.- Primera pregunta a evaluar sobre el profesor m.
2.- Segunda pregunta a evaluar sobre el profesor m.
…
n.- Última Pregunta a evaluar sobre el profesor m.
Para realizar la invitación usaremos la opción de menú "Encuestas – Enviar Invitaciones".

Este proceso consta de cuatro pasos.
1.- Definir los periodos de cumplimentación de los cuestionarios por parte de los estudiantes por asignatura.
2.- Envío de notificación al profesor previo al envío de las invitaciones a los estudiantes.
3.- Envío de invitaciones a los estudiantes para cumplimentar los cuestionarios.
4.- Envío de recordatorios a los estudiantes.
Vamos a pasar a detallar cada uno de estos pasos.

Definir periodos de cumplimentación de los cuestionarios por asignatura

Ya que los cuestionarios pueden ser cumplimentados hasta el momento de realizar el examen de la asignatura el sistema permite ajustar el periodo de cumplimentación de los cuestionarios de cada asignatura, para ello usaremos la opción de menú "Encuestas – Enviar Invitaciones – Periodos de cumplimentación".

Con el bloque de parámetros podremos seleccionar las asignaturas para las que queremos consultar o cambiar el periodo de cumplimentación.
Una vez indicados los parámetros pulsaremos sobre el botón "Buscar" y el sistema mostrará las asignaturas que cumplan con dichos parámetros.
La información que se muestra es:

Sel. para marcar la asignatura como seleccionada para asignarle el nuevo periodo de cumplimentación.
Tipo y denominación de la titulación.
Denominación de la asignatura.
Periodo de cumplimentación definido para la asignatura.
A nivel de pantalla se muestra:
- Nº de asignaturas seleccionadas, es el recuento de las asignaturas que han sido marcadas para asignarle el nuevo periodo de cumplimentación (pulsando sobre el check "Todos" se marcaran o desmarcaran todas las asignaturas recuperadas en la consulta).
- Nº de asignaturas consultadas, es el recuento de todas las asignaturas que cumplen con los parámetros indicados.

Una vez seleccionadas todas las asignaturas en el bloque Nuevo periodo de cumplimentación indicaremos el nuevo periodo para las asignaturas seleccionadas y le daremos a aplicar.
El sistema volverá a realizar la carga mostrando el nuevo periodo en las asignaturas seleccionadas.
Importante: Para poder enviar las invitaciones de una asignatura en concreto es necesario que dicha asignatura tenga el periodo de cumplimentación definido y no esté finalizado, en caso de no ser así en el proceso de envío de invitaciones el sistema nos informara y accederemos a esta pantalla para registrarlo.

Envío de notificación al profesor previo al envío de las invitaciones a los estudiantes

Antes de que los estudiantes reciban las invitaciones el sistema permite enviar un correo electrónico a los profesores que van a ser evaluados informándoles de dicho proceso, en el correo electrónico se puede anexar el documento oficial de información, para ello usaremos la opción de menú "Encuestas – Enviar Invitaciones – Envío correo a profesores".

Con el bloque de parámetros podremos seleccionar los profesores a los cuales se les va a enviar la notificación.
Una vez indicados los parámetros pulsaremos sobre el botón "Buscar" y el sistema mostrará los profesores que van a ser evaluados y cumplan con dichos parámetros.
En el bloque "Notificación que se va a enviar" definimos los datos de dicha notificación y tenemos opción de subir el fichero que se va a anexar, para ello pulsaremos en el botón y una vez subido podremos consultar el documento que se va a enviar pulsando sobre el botón .
Una vez pulsado el botón "Enviar notificación" el sistema generara una notificación por profesor y las dejara en la cola corporativa de envió de correos electrónicos donde se irán enviando, dependiendo del volumen de correos en dicha cola los profesores pueden tardar unos minutos en recibirlos.

Envío de invitaciones a los estudiantes para cumplimentar los cuestionarios

Ya tenemos el sistema preparado para enviar las invitaciones a los estudiantes para que cumplimenten los cuestionarios.
Recordar que cada alumno recibirá un correo electrónico con un enlace por cada asignatura en la que este matriculado y tenga que evaluar al menos a un profesor, para ello usaremos la opción de menú "Encuestas – Enviar Invitaciones – Enviar invitaciones".

Con el bloque de parámetros podremos seleccionar las asignaturas para las que se van a generar las invitaciones.
Con el parámetro "Mostrar" podremos seleccionar:

Ya marcadas para cumplimentación en encuestas: El sistema nos mostrara las asignaturas que ya hemos seleccionado para enviar las invitaciones.
No marcadas para cumplimentación en encuestas: El sistema nos mostrara solo las asignaturas para las que aún no se han enviado las invitaciones.
Todos: el sistema nos mostrara tanto las ya enviadas como las pendientes de enviar.

Una vez indicados los parámetros pulsaremos sobre el botón "Buscar" y el sistema mostrará las asignaturas que cumplan con dichos parámetros.
La información que se muestra es:

S. para seleccionar las asignaturas para:
- Enviar la invitación para que el alumno cumplimente el cuestionario on-line.
Denominación de la asignatura.
Nombre de la titulación.
Periodo de cumplimentación de los cuestionarios para la asignatura.
Bloque de Enviado.
- Indicador de si ya se han enviado los token de invitación.
- Numero de invitaciones enviadas.
- Numero de cuestionarios cumplimentados.

Conforme se van seleccionando las asignaturas el sistema indicara en el botón 'Enviar invitación' el nº de asignaturas seleccionadas para el envío.
Si seleccionamos una asignatura que previamente ya hayamos enviado la invitación en el botón 'Reenviar invitación' aparecerá entre paréntesis (1). (2) y así sucesivamente.
Al pulsar sobre el botón 'Enviar invitación' el sistema mostrara la siguiente ventana donde se detallan las asignaturas para las que se va a realizar el envío.

Como puede verse en el ejemplo puede darse el caso de que para alguna asignatura de las que se le va a enviar las invitaciones a los estudiantes no tengan definido el periodo de cumplimentación de los cuestionarios, en este caso se mostrara el mensaje en rojo y el botón 'Definir periodos de cumplimentación' y mientras no se cumplimenten no se activara el botón 'Proceder al envío'.
Pulsando sobre el botón 'Definir periodos de cumplimentación' el sistema abrirá dicha pantalla filtrando por defecto las asignaturas seleccionadas en el proceso de envío y sin periodo de cumplimentación definido o cuyo periodo ya ha finalizado, la regresar de la pantalla de definición del periodo de cumplimentación el sistema volverá a cargar la información para las asignaturas seleccionadas y si ya están todas las asignatura con periodo valido dejara proceder con el envío.
En el bloque inferior 'Notificación que se va a enviar' muestra la notificación que se va a enviar, puede ser modificada antes del envío y dicha modificación se quedara guardada como plantilla para posteriores envíos.
El cuerpo de esta notificación lleva incluido un texto especial '[TOKEN_INVITACION]' que se podrá poner en cualquier parte del cuerpo del correo y el sistema sustituirá por un hiperenlace etiquetado con el nombre de la asignatura que se va a evaluar, al pinchar sobre él se abrirá en el navegador el cuestionario para ser cumplimentado.
Al pulsar sobre el botón 'Proceder al envío' el sistema enviara por correo una invitación a los estudiantes matriculados en la titulación/asignatura.
Se le enviara copia al remitente de la notificación pero solo de unos de los correos generados para que le quede constancia del envío.
Una vez un alumno ha cumplimentado su cuestionario si vuelve a pinchar sobre el hiperenlace del correo el sistema mostrara el cuestionario cumplimentado con anterioridad y podrá ser modificado, en ningún caso se permite que un mismo alumno cumplimente más de una vez el cuestionario.

¿Para que asignaturas se pueden enviar las invitaciones?

Se podrán enviar invitaciones para las asignaturas de los profesores que vamos a evaluar.

¿A que estudiantes les llegara la invitación para cumplimentar el cuestionario de la asignatura y profesorado?

La invitación para cumplimentar el cuestionario le llegara a todos los estudiantes matriculados en dicha asignatura y al menos uno de los profesores que le ha impartido docencia va a ser evaluado.

Acto de evaluación

Los actos de evaluación son los realizados por los encuestadores cuando asisten a las clases para que los estudiantes cumplimenten los cuestionarios de una determinada asignatura/grupo.
Desde gestión hay dos pasos a seguir para gestionar estos actos.

Definir los encuestadores que van a intervenir en el proceso.
Asignar a cada encuestador las asignaturas/grupos de las que se van a encargar.

Encuestadores.

En esta pantalla daremos de alta las personas que van a intervenir como encuestadores en el proceso, existe la posibilidad de definir encuestadores ficticios para la planificación inicial de los actos de evaluación, llegado el momento del acto, este debe de estar asociado a un encuestador real.

Filtro

Se puede aplicar un filtro para realizar la búsqueda, tan solo tendremos que escribir el texto a buscar y el sistema lo buscara en las columnas DNI, Correo electrónico y Apellidos, nombre tanto de los encuestadores reales como ficticios.

Encuestadores reales

Los encuestadores tienen que tener cuenta de correo de la Universidad de Murcia para poder abrir el proceso de evaluación vía web una vez que se encuentran en el aula.

Para registrar un nuevo encuestador se puede:

Indicar el DNI, NIF o NIE: El sistema recuperará de la base de datos corporativa el correo electrónico y Apellidos, nombre de la persona.
Indicar la cuenta de correo: El sistema recuperará de la base de datos corporativa el DNI, NIF o NIE y Apellidos, nombre de la persona.

La cuenta tiene que ser UMU, si no se indica @um.es el sistema lo autocompleta.
Si un encuestador ya definido no va a participar en los actos de evaluación del presente año de evaluación se puede quitar el check de activo y el sistema no dejara asignarlo.

Encuestadores ficticios

En este caso deberemos indicar de forma obligatoria un identificador interno y el nombre del encuestador ficticio, de forma opcional se podrá indicar cuenta de correo electrónico.

Actos de evaluación.

En este proceso se va a asignar el encuestador a las asignaturas/grupos que va a gestionar en sus actos de evaluación.

Parámetros:

El sistema deja filtrar las asignaturas/grupos que queremos consultar/asignar por una serie de parámetros.

- Año de evaluación.
- Centro.
- Tipo de estudio t/o Titulación.
- Asignatura.
- Cuatrimestre.
- DNI, NIF, NIE, Identificador (en caso de encuestador ficticio) o correo electrónico del encuestador.
- Encuestadores ficticios, esta indicador nos permite consular solo los actos de evaluación asignados a un encuestador ficticio.
- Fecha del acto de evaluación.
- Situación del acto:
  - Todos.
  - No asignado encuestador.
  - Ya asignado encuestador.

Una vez introducidos los parámetros de búsqueda pulsaremos sobre el botón "Buscar" y el sistema mostrará todas las asignaturas que cumplan con los parámetros introducidos.
La información que podremos visualizar de cada asignatura/grupo que cumpla con los parámetros es:

Titulación.
Asignatura (Código y descripción).
Grupo.
Número de profesores de la asignatura que se evalúan en el cuestionario que van a cumplimentar los estudiantes (en el formulario "Fichas de códigos" tiene marcado el "indicador Incluir en la emisión de informes").
Encuestador asignado (en blanco si aún no se le ha asignado ninguno).
Fecha del acto de evaluación (en caso de estar asignado a encuestador).

Asigna encuestador a acto de evaluación.

De las asignaturas/grupos recuperados en la consulta al pulsar sobre el botón "Asignar encuestador" el sistema mostrará una nueva ventana con las asignaturas/grupos recuperadas en la consulta que aun no tienen asignado encuestador y solicitará que se indique encuestador y se seleccionen las asignaturas/grupo que va a encuestar.

En la parte superior el sistema nos está solicitando el encuestador que vamos a asignar a las asignaturas/grupos (lo podremos indicar por DNI, NIF, NIE o identificador interno (en caso de ser ficticio) o cuenta de correo).
Para asignar una asignatura/grupo al encuestador tan solo tendremos que indicar en ella la fecha y hora de inicio planificada (tiene valor orientativo) del acto de evaluación, de forma opcional se podrá indicar aula y observaciones.
Una vez indicado el encuestador y al menos una asignatura/grupo el botón "Asignar Encuestador" se activará y pulsándolo el sistema asignara el encuestador a todas las asignaturas/grupos a las que le hayamos indicado fecha y hora de inicio del acto de evaluación.

Consulta ficha acto de evaluación.

De las asignaturas/grupos recuperados en la consulta y siempre que este el encuestador asignado a ella pulsando sobre el botón '+' de la línea se podrá consultar y modificar la información recogida del acto de evaluación.

Los datos del encuestador aparecerán cumplimentados y el sistema nos permitirá cambiar

Encuestador: Asignar un nuevo encuestador, se podrá indicar o DNI, NIF, NIE o identificador interno (en caso de ser ficticio) o cuenta de correo y esta disponible la lista de valores con los encuestadores definidos en el sistema en activo.
Fecha.
Hora de inicio planificada.
Aula.
Observaciones.

El sistema a modo informativo nos mostrará.

Hora de inicio y fin real. Es la hora en la que el encuestador abre y cierra el acto de evaluación respectivamente.
Número de cuestionarios cumplimentados en la Asignatura/Grupo.

Acceso Web de los encuestadores a los Actos de Evaluación

Desde la Web https://encuestas.um.es los encuestadores, que previamente hayan sido dados de alta desde el módulo de gestión y tengan algún acto de evaluación asignado, tendrán acceso a configurar la apertura y cierre los actos de evaluación.
El acceso lo podrá realizar desde cualquier dispositivo con acceso a Internet, ya sea PC, tablet o smartphone.

Una vez acceda el encuestador, tras autenticarse con el CAS de la Universidad de Murcia, el sistema les dará acceso a un listado con las asignaturas que están configuradas para que se realice los actos de evaluación.
El encuestador puede cambiar los filtros de la pantalla para que se muestren:

Mostrar las evaluaciones de hoy.
Mostrar las evaluaciones de hoy y las futuras.
Mostrar todas las evaluaciones.

Para cada una de las asignaturas/grupo a evaluar, el sistema permite acceder al panel de configuración mediante el icono

Desde esta opción se muestra un resumen de la asignatura/grupo a evaluar, y permite realizar las operaciones de Abrir y Cerrar el acto de evaluación.
Sólo será posible abrir el proceso de evaluación en la fecha en la que haya sido planificada, la hora asignada en el proceso de asignación del encuestador es sólo orientativa. El sistema dejará registrada la hora exacta de apertura y cierre de la evaluación para su posterior consulta.

Abrir el acto de evaluación

Pulsando el icono el sistema comprobará si hay una clave de acceso definida, y solicitará, en su caso, que se indique una en ese mismo momento, y mostrará la URL de acceso para poder cumplimentar el cuestionario de evaluación.
Los estudiantes accederán mediante el navegador Web de su dispositivo, Smartphone o Tablet o PC, a la URL indicada, y podrán cumplimentar el cuestionario de evaluación una vez indiquen la clave de acceso.
Se garantiza el acceso único por alumno a la encuesta de evaluación mediante una cookie en el navegador del dispositivo del alumno, aunque hay que advertir, que no existe una solución infalible para controlar el acceso único por alumno, ya que el sistema de Encuestas Web sólo tiene acceso a la navegación del alumno al cuestionario de evaluación a través del navegador del dispositivo.
El sistema irá contabilizando y mostrando el total de cumplimentaciones de los estudiantes

Cerrar el Acto de Evaluación

Pulsando el icono el sistema procederá a cerrar el Acto de Evaluación, y no será posible cumplimentar nuevos cuestionarios de evaluación.

Acceso Web de los estudiantes a los Actos de Evaluación

Una vez abierto un acto de evaluación por el encuestador, el sistema muestra la URL a la que deberán acceder los estudiantes desde sus Tablets o Smartphones para poder cumplimentar al Acto de Evaluación.

El sistema les requerirá como paso previo, que introduzcan la clave de acceso que haya configurado el encuestador.

Y podrán cumplimentar la encuesta de evaluación de la asignatura/grupo.
Se garantiza el acceso único por alumno a la encuesta de evaluación mediante una cookie en el navegador del dispositivo del alumno, aunque hay que advertir, que no existe una solución infalible para controlar el acceso único por alumno, ya que el sistema de Encuestas Web sólo tiene acceso a la navegación del alumno al cuestionario de evaluación a través del navegador del dispositivo.
En caso que el alumno intente acceder tras haber cumplimentado la encuesta, el sistema le informará que ya ha cumplimentado la encuesta a la está intentando acceder.

¿Cómo consultar los cuestionarios registrados en el sistema?

Como se ha indicado anteriormente, el sistema va mostrando al encuestador el número cuestionarios que se van registrando durante el proceso de evaluación.
Desde el módulo de gestión se pueden consultar las encuestas registradas con los valores introducidos en cada una de ellas. Para ello consultaremos la ficha de la asignatura/grupo o el profesor (submenú "Fichero de Códigos" -> Fichas Códigos o Asignaturas).
Ficha profesor

Ficha asignatura/grupo

Una vez tengamos abierta la ficha de la asignatura/grupo o profesor el sistema nos informara del número de cuestionarios registrados (1) y pulsando sobre el botón (2) nos mostrará los valores registrados en cada cuestionario.

Resumen cumplimentaciones.

En este proceso podremos consultar los actos de evaluación realizados pudiendo filtrar por 'Actos con cumplimientaciones' y 'Actos sin cumplimentaciones' así como por periodos.
Esta opción se pude lanzar desde la opción de menú 'Encuestas – Actos de evaluación – Resumen cumplimentaciones'.

Importante:
En caso de existir actos de evaluación realizados en los últimos 3 días sin ningún cuestionario cumplimentado el sistema abrirá esta pantalla al entrar al modulo de evaluación del profesorado.

Podremos filtrar por los siguientes campos:

Actos realizados:
- Sin cumplimentaciones: El sistema recupera los actos de evaluación ya realizados que no han tenido ninguna cumplimentación.
- Con cumplimentaciones: El sistema recupera los actos de evaluación ya realizados que si han tenido alguna cumplimentación.
Actos realizados en: Podremos seleccionar el periodo del cual queremos obtener la información, siendo : últimos 3 días, última semana, última quincena, ….
Solo sesiones iniciadas: Al marcar este check el sistema solo nos mostrara los actos de evaluación para los cuales se ha abierto el proceso vía web por el encuestador.

La información que nos muestra es:

Fecha del acto de evaluación.
Encuestador que realiza el acto.
Hora de inicio y fin real del acto de evaluación (se registra cuando el encuestador abre y cierra el acto vía web).
Titulación, asignatura y grupo evaluado.
Número de profesores evaluados en el acto.
Número de estudiantes en la asignatura/grupo evaluada.
Número de cuestionarios cumplimentados.

El sistema permite ordenar la lista por: Fecha, encuestador, titulación, asignatura, grupo y número de profesores

Carga y verificación de cuestionario recogidos en papel (Formato Unidad para la Calidad)

Esta opción será usada cuando el resultado de la lectura de los cuestionarios de los estudiantes de cómo resultado un fichero físico en formato ASCCI ya que estos ficheros serán la fuente de datos del proceso.

Estructura de los ficheros.

Los ficheros a cargar mediante este proceso deben seguir la siguiente estructura.

Los caracteres del 1 al 4 deben contener el código al que asignar el cuestionario (longitud fija 4 caracteres)
El resto de caracteres deben ser las respuestas a las diferentes preguntas del cuestionario, teniendo presente que la longitud máxima de cada respuesta es de un carácter.
La última línea del fichero tiene que estar en blanco (sin caracteres ni espacios).

Nota cuestionarios asignatura curso 2014/15 en adelante.
En la recogida de estos cuestionarios no se incluye la respuesta a la pregunta 4 por no ser valida, en el sistema la respuesta a esta pregunta tiene que existir para normalizar las respuestas por lo que se acuerda fijar la respuesta a esta pregunta en todos los cuestionarios cargados desde fichero a NS/NC.

Ubicación de los ficheros.

Por requerimientos del propio sistema, los ficheros tienen que estar ubicados en una carpeta de una unidad locales del ordenador donde se va a lanzar el proceso, por tanto no son validas carpetas de red.
Por defecto en el proceso a la hora de seleccionar la carpeta donde están ubicados los ficheros se mostrara "c:\temp" aunque puede ser cambiada.

Limite en el número de ficheros a tratar.

No existe limite en cuanto al número de ficheros a tratar en el proceso, si bien es cierto que cuanto mayor sea el numero mayor será el tiempo de procesado y verificación de datos.
Hay que tener presente que se trataran todos los ficheros con la extensión que se indiquen y estén en la carpeta seleccionada, por lo que es recomendable que una vez finalizado el proceso los ficheros validados sean eliminados de dicha carpeta para evitar que el sistema los vuelva a tratar (en este caso informara de un error en el fichero duplicado) al volver a lanzar el proceso.

Bloques de la pantalla.

La pantalla se encuentra dividida en cinco bloques.

Parámetros: Indicaremos los parámetros necesarios para lanzar el proceso.
F. Unificado: El sistema mostrara y dejara descargar un fichero en el que se encuentran unificados todos los ficheros tratados.
Errores: Informara los errores que puedan tener los ficheros en sus líneas y por tanto no podrán ser validados.
Avisos: Informara de los avisos encontrados en los ficheros, dejando ser validados.
Validación: Informara de los códigos cuyos cuestionarios han podido ser cargados de forma correcta y dará opción de validarlos en el sistema.

Proceso de carga.

Una vez tenidos en cuenta lo puntos anteriores nos disponemos a cargar los ficheros con las evaluaciones realizadas por los estudiantes.
Deberemos indicar en primer lugar el año de evaluación (por defecto el actual) en el que se van a incluir los cuestionarios cargados así como la carpeta donde tenemos almacenados los ficheros a tratar y la extensión de estos.

Una vez indicados los parámetros pulsaremos sobre Leer y verificar encuestas y el sistema procederá a realizar la lectura y verificación.
El sistema nos ira informando del fichero que se esta procesando en cada momento así como de las líneas leídas y al finalizar el proceso mostrara una serie de información a titulo de resumen.

También nos mostrara el fichero unificado dándonos opción a guardarlo en disco.

Proceso de verificación.

Tras la carga el sistema realizara la verificación de todas las líneas leídas y en función del resultado el fichero lo catalogara como:

Con errores
Con avisos
Correcto, los códigos incluidos en el fichero pueden ser validados.

Errores detectados por el sistema:

Ante la existencia de errores se indica la acción que debe realizar el usuario para corregirlo.

Existen respuestas fuera del rango de las posibles.

Acción: editar el fichero y corregirlas a mano.

En algún cuestionario el nº de respuestas no es el correcto.

Acción: editar el fichero y corregirlas a mano.

No existe el código que se indica en el fichero.

Acción: Existe un botón para buscar el correcto o crearlo directamente desde esta pantalla.

Existe ya el informe de avance o definitivo para el código.

Acción: será necesario revisar porque se intentan cargar cuestionarios para un código cuyo informe ya esta generado.

Ya existen encuestas validadas para el fichero.

Acción: este error ocurrirá cuando se intente cargar un fichero por segunda vez, revisar y en caso de ser así eliminarlo de la carpeta de carga.

Avisos detectados por el sistema:

Ante la existencia de avisos se indica cual será la acción del sistema para auto-corregirlos.

Si existen dos respuestas sin espacio separador.

Acción: Incluirá un espacio entre las respuestas e informara al usuario.

Si existe más de un espacio entre respuestas.

Acción: Eliminara el doble espacio existente e informara al usuario.

Si existe valor ausente en una respuesta (en blanco).

Acción: Cambiara el espacio por el carácter '.' e informara al usuario.

Si existe más de un código en el mismo fichero.

Acción: Informara al usuario, ya que puede ser que efectivamente se haya incluido mas de un código en el mismo fichero por parte del usuario, debe ser comprobado ya que si no ha sido así se trata de un error.

Códigos considerados validos para cargar sus cuestionarios:

El sistema considerara códigos validos, es decir códigos para los que se pueden cargar sus cuestionarios leídos todos aquellos contenidos en ficheros que no contengan errores.
El sistema mostrara la lista de códigos validos detallando los datos del código que se encuentran en nuestro fichero de códigos para que se pueda comprobar con la documentación del sobre que contiene los cuestionarios que efectivamente es correcto.

Si los datos son considerados correctos se pulsara sobre el botón Validar y el sistema dejara los cuestionarios listos para ser subidos al sistema de ENCUESTAS en un paso posterior.

Carga y verificación de cuestionario recogidos en papel (Hojas codificadas EXAPLUS)

Esta opción será usada cuando los cuestionarios pasados a los estudiantes se cumplimenten usando las hojas codificadas a tal fin y su lectura se realiza empleando el programa EXAPLUS.
La lectura desde EXAPLUS se hace por bloques, incluyendo en cada bloque los cuestionarios recogidos de un determinado código (cada bloque contendrá los cuestionarios de un sobre recogido de los encuestadores), a estos bloques los en el sistema los nombraremos como ficheros lógicos para seguir una analogía con el proceso de lectura desde ficheros.
Ver Manual EXAPLUS en apartado "Anexo I ¿Cómo usar EXAPLUS para leer cuestionarios?"

Limite en el número de ficheros lógicos a tratar.

No existe limite en cuanto al número de ficheros a tratar en el proceso, si bien es cierto que cuanto mayor sea el numero mayor será el tiempo de procesado y verificación de datos.
Por defecto al entrar en este proceso el sistema mostrara los ficheros lógicos leídos con EXAPLUS y que están pendiente de ser validados, siendo el usuario el que determine finalmente los ficheros lógicos a tratar en cada momento (pantalla de parámetros).