Módulo del SGI que implementará la gestión y configuración del sistema de envío de comunicados.

Descripción funcional

El sistema SGI va a disponer de un módulo trasversal a todo el sistema mediante el cual el usuario va a poder ver los distintos comunicados que se gestionan a través del sistema.

Los usuarios que tendrán acceso a las comunicaciones serán los identificados como actores de este módulo en COM - Actores, si bien nos referiremos a ellos a lo largo de este documento como "usuarios" o "usuarios del SGI" por simplificar.

Por defecto, todos los usuarios tendrán activas la recepción de notificaciones de los comunicados que estén asociados a gestiones dentro del SGI, por considerarse estos de obligatoria atención por parte de los usuarios destinatarios de los mismos. Dispondrán además de una configuración adicional que les permita configurar si quieren recibir esas notificaciones también por email, y que podrán modificar cuando lo consideren oportuno. 

En el SGI se van a gestionar dos tipos de comunicados:

• Comunicados generales: comunicados sobre el SGI generadas a modo informativo, para todos los usuarios que estén suscritos a ellas y que no indicarán necesidad alguna de acción por parte del usuario. Las recibirán los usuarios que estén suscritos a ellas y si además está activa la recepción de comunicados por email, los recibirán por email además de en el SGI.
• Notificaciones: comunicados sobre tareas o gestiones concretas a realizar en el SGI por parte del usuario o usuarios que las reciben. Pueden opcionalmente tener además una fecha límite estipulada para su realización, si bien este módulo no es responsable del seguimiento de la realización de la tarea, solo de notificar los comunicados emitidos sobre la misma por la gestión correspondiente. Las recibirán en el SGI todos los usuarios destinatarios de las mismas y, adicionalmente, por email, aquellos destinatarios que tengan activada dicha opción de configuración y además hayan seleccionado recibirlos para esa gestión concreta.

El usuario del SGI, al acceder al sistema dispondrá de una opción en el menú superior derecho donde podrá configurar cómo y de qué gestiones le interesa recibir los comunicados. También dispondrá de una pantalla donde poder ver los comunicados que haya configurado para su recepción por email y filtrarlos, pudiendo además ir al detalle de los mismos. Además, en el caso de los comunicados que así lo hayan informado, el usuario podrá ir a la gestión que desencadenó el comunicado. También podrá marcar los comunicados como "leídos".

Así mismo, y también una vez haya accedido al sistema, el usuario dispondrá de una opción en el menú superior derecho, en un icono de notificación de "comunicados", donde recibirá una notificación visual, representado en forma de número de comunicados no leídos, que podrá pulsar y desplegar en forma de ventana emergente para ver ese listado de los comunicados que tiene pendientes de marcar como "leídos" y desde donde podrá además acceder a la pantalla de consulta y listado de todos los comunicados. Cuando el usuario marque un comunicado como "leído", éste desaparecerá de la cuenta de comunicados no "leídos" del icono de notificación de comunicados así como del listado de comunicados de la ventana emergente que se despliega al pulsar sobre él.

Configuración de comunicados

Todos los usuarios del SGI una vez hayan hecho login en el sistema dispondrán de una opción en el menú superior derecho, desde donde también se gestiona el resto de información del perfil de usuario, donde podrán configurar cómo quieren recibir los distintos tipos de comunicados, además de seleccionar, para poder aplicar dichas condiciones en el caso de las notificaciones por email, aquellas gestiones dentro del SGI de las cuales les interesa recibir por esta vía adicional los mismos.

El usuario podrá configurar los comunicados a través de los siguientes campos:

• Recibir comunicados informativos generales: marca que permite indicar si se quieren recibir o no comunicados de índole informativa general emitidos por el SGI. Por defecto estará desmarcada, pudiendo el usuario cambiar la configuración a la opción para empezar a recibirlos.
• Recibir notificaciones de comunicados por email: marca que permite indicar si se quieren recibir las comunicaciones sobre tareas o gestiones concretas a realizar en el SGI, esto es, las Notificaciones, además de en el SGI (opción que no se puede deshabilitar en ningún caso), en una dirección de email que el usuario debe indicar obligatoriamente al activar esta marca. Deberá además en este caso dejar seleccionada alguna de las gestiones sobre las que quiera recibir esta notificación adicional por email.
• Email: este campo únicamente aparecerá si el campo "Recibir email de notificación" está marcado. En este caso, el usuario tendrá la opción de bien introducir una dirección de email cualquiera o bien Buscar y seleccionar una dirección de las que tenga ya asociadas en el sistema de gestión de personas. En esa dirección será en la que pasará a recibir de manera adicional a la notificación en el SGI los comunicados de notificaciones de las gestiones que seleccione.
• Notificaciones por email: esta sección únicamente aparecerá si el campo "Recibir email de notificación" está marcado. En este caso, debe seleccionar, de las diferentes gestiones existentes en el SGI que generan notificaciones, de cuáles está interesado él en recibir sus comunicados por email, además de en el SGI (opción que no se puede deshabilitar en ningún caso y para ninguna gestión). Estas gestiones posibles serán aquellas que tengan definidas notificaciones a enviar en un momento dado, si bien cada usuario únicamente recibirá las notificaciones de aquellos módulos o gestiones sobre las que realmente ese usuario tiene los permisos necesarios para realizar la acción requerida en un momento dado. Será un campo multicheck, permitiendo al usuario indicar todas las que considere, pero debe indicar al menos una obligatoriamente. Por defecto, estarán marcadas todas las gestiones.

Existirá una configuración inicial igual para todos los usuarios, en la que por defecto tendrá desactivadas las comunicaciones generales así como la notificación de comunicados por email.

Notificación de comunicados

Todos los usuarios del SGI una vez hayan hecho login en el sistema dispondrán de una opción en el menú superior derecho en forma de icono de notificación de "comunicados", donde recibirán una notificación visual, representado en forma de número de comunicados, de aquellos comunicados que aún no han marcado como "leídos". 

Si el usuario pulsa sobre dicho icono, se desplegará una ventana emergente para ver ese listado de los comunicados que tiene pendientes de marcar como "leídos", de los cuales se mostrará únicamente su título y fecha límite (en caso de disponer de ella) y desde donde se podrá además acceder a la pantalla de consulta y listado de todos los comunicados, disponible como una de sus opciones de perfil de usuario (Ver módulo PER - Módulo de perfil de usuario) o marcar los comunicados uno a uno como leídos.

Cuando el usuario marque un comunicado como "leído", éste desaparecerá de la cuenta de comunicados del icono de notificación de comunicados así como del listado de comunicados de la ventana emergente que se despliega al pulsar sobre él.

Búsqueda y listado de comunicados

A través de esta funcionalidad el usuario logueado en el sistema podrá ver todos los comunicados que se le hayan enviado.

A esta opción el usuario podrá acceder tanto desde las opciones disponibles en su perfil (Ver módulo PER - Módulo de perfil de usuario) y podrá hacerlo en cualquier momento, como desde la ventana emergente que aparecerá al pulsar sobre el icono de comunicados en la parte superior derecha de la aplicación, si es que el usuario tiene comunicados pendientes de marcar como leídos.

Por defecto, se le mostrarán prefiltrados aquellos comunicados que aún no haya marcado como leídos, si bien podrá ver todos los comunicados recibidos o realizar una búsqueda de los mismos filtrando por los siguientes campos:

• Tipo: indicará el tipo de comunicado. Será un valor a seleccionar de la lista de valores compuesta por: la lista de las gestiones del SGI que han podido generar el comunicado, el valor "General", que representaría los comunicados que no están vinculados a ninguna gestión sino que son de índole general, o la opción "todos" (opción en blanco), con el que los comunicados no filtrarán por este campo, esto es, saldrían todos, y que será la opción por defecto.
• Asunto: texto que puede contener parcialmente el asunto del comunicado.
• Fecha límite (desde-hasta): rango de fechas entre las cuales se encuentra la fecha límite de los comunicados, en caso de que dispongan de ella.
• Fecha comunicado (desde-hasta): rango de fechas entre las cuales se ha creado el comunicado.
• Estado: indicará el estado del comunicado. Será un valor a seleccionar de la lista de valores: Leído, No leído o "todos" (opción en blanco).

En el listado, se mostrará al usuario un listado de los comunicados que cumplan los criterios indicados,  por defecto, los no leídos, con la siguiente información:

• Tipo: tendrá el valor "General" en el caso de comunicados generales o de la gestión específica en el caso de Notificaciones.
  
• Asunto
  
• Fecha comunicado: fecha de creación del comunicado.
  
• Fecha límite: fecha límite para la realización de alguna acción por parte del destinatario de la comunicación sobre la gestión referida en la misma.

Desde este listado dispondrá de un botón "Marcar como leído" en forma de icono (imagen de check o similar definido a tal efecto) desde el que podrá ir marcando los comunicados como leídos. Si este icono no aparece, el comunicado se entiende que ya ha sido marcado previamente como leído. De igual modo, dispondrá de un botón "Ver", en forma de icono (imagen de ojo o similar definido a tal efecto) que le abrirá una ventana emergente con la información detallada del comunicado.

El usuario podrá modificar el filtro de búsqueda establecido por defecto y realizar un nuevo filtrado/búsqueda indicando nuevos valores para los campos que considere y pulsando a continuación el botón Buscar. También podrá limpiar los filtros previamente indicados, pulsando para ello el botón Limpiar.

Detalle de un comunicado

El usuario podrá ver el detalle de un comunicado desde el listado de comunicados pulsando el botón/icono Ver en la columna de Acciones del comunicado que considere.

Se le mostrará una ventana emergente información más detallada del comunicado, como es:

• Tipo: indicará el tipo de comunicado. Tendrá el valor "General" en el caso de comunicados generales o de la gestión específica en el caso de Notificaciones.
• Asunto: título, resumen del comunicado.
• Fecha comunicado: fecha de creación del comunicado.
• Fecha límite: para los comunicados de tipo notificación, es posible que se haya indicado una fecha límite para la que el usuario realice la tarea que tiene pendiente y ha generado dicho comunicado.
• Descripción: texto explicativo más detallado del comunicado.
• Enlace: enlace a la tarea/funcionalidad que generó el comunicado y a la que el usuario puede ir para realizar la tarea encomendada.

En esta ventana, el usuario podrá bien Marcar el comunicado como leído pulsando un botón "Marcar como leído", bien cerrar la ventana emergente pulsando el botón "Cerrar", volviendo así al listado de comunicados, o también pulsar el enlace para ir a la  tarea/funcionalidad que generó el comunicado.

Todos los campos del detalle del comunicado serán solo de consulta, no se podrá realizar ningún cambio sobre los mismos. 

Cada comunicado dispondrán además de un campo adicional interno (no se mostrará al usuario en ninguna pantalla) que se encargará de calcular la vigencia del mismo y de determinar si éste sigue vigente o no y por tanto, si ha de mostrarse en la gestión de comunicados o no. Si un comunicado no está vigente, no se podrá acceder a él desde la aplicación.