El Sistema de gestión de la investigación (SGI) de Hércules, es un sistema de información que da soporte a los procedimientos y gestión asociados a la Investigación universitaria. El uso del SGI está destinado a dos colectivos principales:
- Personal de gestión, mayoritariamente perteneciente al colectivo personal de administración y servicios de las diferentes unidades de gestión involucradas en los procedimientos de la Investigación.
- Personal de investigación, principalmente perteneciente al colectivo personal docente e investigador.
El SGI Hércules es un sistema de acceso vía web que requiere autenticación a través de un nombre de usuario/a y contraseña. En el proceso de autenticación el SGI identifica el permiso o rol asociado a ese nombre de usuario/a a través del que se establece la conexión. En función de este rol se delimitará la visibilidad de unos u otros módulos, así como los permisos con los que se puede acceder a la información de cada uno estos módulos. Los módulos funcionales del SGI son:
- CSP: Es el módulo principal del SGI y será utilizado de manera general por todas las unidades u oficinas de gestión (UGI, OTRE, OPE, etc), además de por el personal investigador. Cubre la gestión de convocatorias, solicitudes, proyectos y contratos y grupos de investigación. El módulo CSP contará con un mecanismo para marcar las convocatorias y proyectos bajo la titularidad de una determinada unidad de gestión. De este modo, la visibilidad de una convocatoria/proyecto/contrato cuya gestión corresponde a una unidad, estará, de forma general, restringida para el resto de unidades. El módulo CSP unifica la gestión de convocatorias, independientemente de su naturaleza. Sobre estas convocatorias se podrán registrar solicitudes, ya sea de manera directa por parte del personal de investigación, ya sea de manera delegada en las unidad de gestión correspondiente. Si bien se implementan tres tipos diferentes de solicitudes, el objetivo del SGI es realizar la gestión con la máxima normalización posible. Las solicitudes concedidas darán lugar a los proyectos, que independientemente de su tipología quedarán agrupados en este mismo módulo, al igual que los contratos y convenios. Los proyectos/contratos/convenios tendrán el correspondiente equipo de investigación, de forma que el personal investigador se incluye en el equipo con un rol determinado. Los proyectos/contratos/convenios contarán con el correspondiente apartado de datos económicos. La gestión económica y contable de los proyectos, estará delegada de manera íntegra en el Sistema de gestión económica (SGE) corporativo. Se entiende por datos económicos todas las operaciones relacionadas con facturación, pagos y cobros, relaciones internas, reservas, modificaciones de crédito, detracciones de costes indirectos, etc. Es fundamental, por tanto, la existencia de un mecanismo de integración entre ambos sistemas. Solo a través de este mecanismo de integración será posible que el SGI disponga de manera detallada de la información necesaria para la realización de la justificación económica de los proyectos.
El módulo CSP incluye la gestión de los grupos de investigación incluyendo el registro de su solicitud de constitución, la identificación de sus líneas y equipos de investigación y manteniendo el histórico de participación de todos sus miembros. Además,
- PRC
- ETI
- PII
Adicionalmente, el SGI cuenta con el módulo INV. El módulo INV se puede considerar un módulo particular ya que es el que centraliza la funcionalidad disponible para el personal investigador (perfil de investigación). Este módulo centraliza la funcionalidad de los módulos CSP, PRC, ETI y PII que está habilitada para el perfil de investigación.
El manual de usuario se estructura en función de los dos principales perfiles de acceso (perfil de gestión y perfil de investigación) y en función de los módulos funcionales CSP, PRC, ETI y PII.