Con la entidad "Proyecto" y sus relaciones se cubrirá el ciclo de gestión de los proyectos de investigación y contratos artículo 83. Se puede considerar la entidad más compleja del SGI ya que en ella converge el flujo de Convocatorias y solicitudes, así como enlace con los módulos de Relación con clientes (RCL), Propiedad industrial e intelectual (PII), Ética (ETI) y Producción científica (PRC). Dos de los apartados más complejos serán los correspondientes a los Datos económicos, desde el que se activará la integración con el Sistema de gestión económica (SGE) corporativo, y a los Contratos de RRHH, desde el que se activará la integración con el sistema de Gestión de RRHH corporativo.
Un proyecto podrá ser registrado en el SGI a partir de la concesión de una solicitud, o podrá ser registrado directamente, sin que exista el flujo previo de convocatoria - solicitud (como será en la mayoría de los casos de contratos del artículo 83).
Debido a la elevada cantidad de información que tendrá un Proyecto/Contrato ésta se mostrará de forma estructurada en diferentes apartados, agrupada de acuerdo a la naturaleza de la misma. A continuación se enumeran los apartados y subapartados en los que se estructura la información :
- Datos generales
- Ficha general
- Contexto del proyecto
- Histórico de estados
- Relaciones
- Entidades
- Entidad gestora
- Entidades convocantes
- Entidades financiadoras
- Equipo
- Socios: Listado de socios colaboradores. Por cada socio se dispondrá de los siguientes apartados:
- Miembros del equipo
- Periodos de pago
- Periodos justificación. Por cada periodo de justificación:
- Datos generales
- Documentación
- Plazos e hitos
- Listado de plazos y fechas
- Listado de hitos del proyecto
- Seguimiento científico. Por cada periodo de seguimiento:
- Datos generales
- Documentación
- Prórrogas del proyecto. Por cada prórroga del proyecto:
- Datos generales
- Documentación
- Documentos. Árbol de documentos del proyecto
- Configuración de timesheet:
- Actividades
- Paquetes de trabajo
- Distribución de investigadores en paquetes de trabajo
- Distribución de actividades en paquetes de trabajo
- Configuración económica. Apartado para realizar la configuración de los datos y seguimiento económico.
- Identificación
- Elegibilidad
- Códigos económicos
- Presupuesto
- Agrupaciones de gastos
- Consulta de presupuesto
- Calendario de facturación
- Calendario de justificaciones
- Ejecución económica
- Contratos RRHH
- Timesheets
- Además, desde un proyecto se podrá acceder a la solicitud y convocatoria de origen (en caso de que el proyecto haya sido registrado en el SGI siguiendo este flujo).
Estados de un proyecto
Antes de detallar cada uno de los apartados de información se expone el ciclo de estados por los que puede pasar un proyecto. Los estados del proyecto no serán configurables por implantación así como tampoco lo será el flujo para pasar de un estado a otro. El comportamiento estará predefinido en el SGI.
Los cambios de estado deberá ser realizados por los ACT-CSP-003-Gestor o ACT-CSP-004-Administrador de la Unidad de gestión responsable del proyecto. No existirá ningún proceso automático que provoque el cambio de estado. El cambio de estado, junto con la fecha en que se produce, quedará historificado, siendo este histórico visible para los ACT-CSP-003-Gestor o ACT-CSP-004-Administrador en el apartado "Datos generales". Cada vez que se produzca un cambio de estado, se podrá dejar registrado un comentario asociado al cambio.
- Borrador. Es el estado inicial. El proyecto, de forma automática tomará este estado, tanto cuando se genera a partir de la concesión de una solicitud como cuando se registra directamente. Este estado será indicativo de que el proyecto está aún en periodo de registro. No será aún visible para el equipo investigador a través de su acceso al SGI ni desde el Portal público del SGI. No existirá ninguna regla ni periodo establecido para pasar un proyecto en estado borrador al siguiente estado. Serán los ACT-CSP-003-Gestor o ACT-CSP-004-Administrador de la Unidad de gestión responsable del proyecto quienes deban cambiar el estado del proyecto, cuando estimen oportuno. Mientras un proyecto esté en estado borrador no será necesario que se cumplan todas las validaciones de obligatoriedad, pudiendo permanecer aún algunos de los campos obligatorios sin cumplimentar. Desde el estado Borrador se podrá pasar a los siguientes estados:
- Provisional
- Activo
- Cancelado
- Provisional. Estado intermedio por el que podrá pasar un proyecto/contrato antes de pasar a estar Activo. El paso por el estado Provisional no será obligatorio, es decir, el proyecto/contrato podrá pasar desde el estado Borrador al estado Activo directamente. Mientras el proyecto/contrato permanezca ene estado Provisional, no será aún visible para el equipo investigador a través de su acceso al SGI ni desde el Portal público del SGI. Desde el estado Provisional, el proyecto/contrato podrá ser cambiado a estado:
- Activo
- Cancelado
- Activo. El paso a este estado será indicativo de que el proyecto/contrato ya está en marcha. Un proyecto/contrato en estad Activo será visible para el equipo investigador a través de su acceso al SGI y desde el Portal público del SGI. El paso a estado "Activo" supondrá que se desencadenen una serie de operaciones de validación de datos que serán necesarios para una correcta gestión de proyecto.
Desde el estado "Activo" el proyecto/contrato se podrá pasar a:
- Cancelado
- Finalizado
- Cancelado. Es un estado final. Será indicativo de que el proyecto se Cancela por algún motivo y no llega a su finalización. De manera automática la fecha de fin del proyecto tomará la fecha del paso a estado Cancelado. El estado Cancelado podrá ser puesto desde cualquiera de los estados previos:
- Borrador
- Provisional
- Activo
- Finalizado. Es un estado final. Será indicativo de que el proyecto ha finalizado. Si la fecha en la que se marca el proyecto como Finalizado no coincide con la fecha de fin indicada para el proyecto/contrato, se mostrará un mensaje de advertencia, pero no se producirá de forma automática el cambio de la fecha de fin del proyecto/contrato, salvo que así lo indique específicamente cualquier ACT-CSP-003-Gestor o ACT-CSP-004-Administrador de la Unidad de gestión a la que está asociado el proyecto/contrato. El estado finalizado podrá ser puesto exclusivamente desde el estado "Activo".
Datos generales
En este apartado se unifica al información global del proyecto.
Ficha general
Ficha
Contexto
Histórico estados
Entidades relacionadas
Proyecto
PII
Grupo investigación
Justificaciones
Proyecto finalista (Si, No)
Limitativo (Si, No)
Un proyecto finalista es aquél en el que los ingresos que recibe se deben gastar en unos conceptos determinados y no en otros (por ejemplo, la entidad que subvenciona te da 5000 euros para material informático, pues no puedes comprar sillas). Se resuelve relacionando las partidas de ingreso con las partidas de gasto. Desde este punto de vista no hay más tipos. O se es finalista o no.
Un proyecto limitativo es aquél en que el importe de todas sus partidas de gasto tienen que gastarse en dicha partida de gasto y no se pueden compartir con otras partidas de gasto del mismo proyecto. (Supongamos que presupuestamos 5000 euros para un proyecto, 2000 para material informático y 3000 para material de oficina estrictamente. Pues si es limitativo no puedo gastar dinero de material informático en material de oficina ni viceversa. En cambio, si es NO limitativo puedo repartir los 5000 euros entre ambos conceptos como quiera y por lo tanto, superar el gasto previsto para cada concepto por separado quedando su importe disponible para gastar en negativo.
Se quedo pendiente por nuestra parte clarificar la forma de introducir la información de si un proyecto es o no finalista.
El sistema deberá contemplar dos opciones que son excluyentes:
1.- Opción 1: viene de gestión económica. La interfaz con gestión económica incorpora este dato.
2.- Opción 2: se introduce de forma manual en los siguientes puntos:
2.1.- Desde la pantalla de convocarla se tiene que poder marcar a mano si el proyecto es finalista o no.
2.2.- También se tiene que poder marcar desde la pantalla de proyectos (nuevo, edición, etc..).
En Murcia, para el piloto, usaremos la opción 2.
Accesos a:
Timesheets
RRHH
Datos económicos
Orgánica, número Justo
Partidas y códigos económicos
Presupuesto
Ejecución económica
Balance
Detalle
Facturas y gastos (más viajes)
Validación de gastos
Justificación de gastos
Nóminas
Facturación emitida
CSP
Configuración
Convocatorias
Soliciutdes
Proyectos
Timesheet
RRHH
Ejecución económica proyectos
Notificaciones SGE
Notificas
Configuración de identificador SGE
Nombre del campo
Tipo
Longitud
UM
Nombre del campo: "Número JUSTO"
Tipo: Entero
UPV
Nombre del campo: "Orgánica"
Tipo: Alfanumérico
Longitud: 10
Configuración codificación partidas presupuestarias
Nombre del campo
Longitud
Código económico: sí/no
Identificador SGE: sí/no
UM
Año
4
No
No
Vicerrectorado
2
No
No
Servicio
4
No
No
Programa
4
No
No
Capítulo presupuestario
5
No
No
UPV
Orgánica
10
No
Sí
Funcional
4
No
No
Económica
5
Sí
No
En desglose de presupuesto la partida presupuestaria llevará todos los campos que tengan no en cod económico. El cod económico será el desplegable de los códigos económicos vinculados a los conceptos de gasto del proyecto/convocatoria
En justificación cruzar con ts para sacar junto a las nóminas y coste hora el importe a justificar