Un modelo de ejecución podría definirse como el mecanismo o formato de financiación bajo el que se ejecuta la actividad (proyecto) de investigación. Los modelos de ejecución al uso serían:
- Ayudas y subvenciones
- Contratos
- Convenios
Dado que el planteamiento general del SGI es la construcción de un sistema lo menos restrictivo posible, no se establecerá un listado de valores predefinidos de partida. Los modelos de ejecución podrán ser definidos en cada implantación. El modelo de ejecución no va a ser solamente una clasificación sino que va a agrupar una serie de tablas de configuración que otorgarán flexibilidad a la gestión de convocatorias, ayudas y proyectos.
Un modelo de ejecución tendrá los siguientes tipos asociados:
- Tipos de documentos
- Tipos de enlaces
- Tipos de plazos
Los modelos de ejecución podrán asociarse a una o varias unidades de gestión, si bien el listado de modelos de ejecución será único para todas las unidades de gestión.
Puesto que cada Universidad podrá elegir el punto en el que comienza el flujo de registro de convocatoria - solicitudes - proyecto, el modelo de ejecución será un atributo tanto de convocatoria como de proyecto. En caso que el proyecto proceda de una solicitud sobre una convocatoria, tomará el valor indicado en la misma.
Los modelos de ejecución, asociados cada uno de ellos a las distintas unidades de gestión que vayan a hacer uso de los mismos, junto con la creación libre (restringida a los usuarios con perfil Administrador) de los tipos de documentos, enlaces y plazos permitirá una gestión unificada en el SGI de la amplia variedad de convocatorias, ayudas, proyectos y contratos, pero sin marcar una clasificación y estructura restrictivas.
Descripción funcional
Modelo de ejecución
Los usuarios con perfil ACT-CSP-004-Administrador de las unidades de gestión que tengan habilitada la gestión de modelos de ejecución (CU-USR-0020-003 - Asignar funcionalidad a unidad de gestión y perfil de usuario), podrán realizar la gestión de los tipos de modelo de ejecución y sus tipos relacionados.
El mantenimiento del listado de modelos de ejecución será común para todos los ACT-CSP-004-Administrador (que tengan habilitada la gestión), es decir, todos podrá gestionar (crear, editar y eliminar) sobre el mismo listados independientemente de la unidad de gestión a la que estén vinculados como Administradores (que comúnmente será una de UGI, OPE, OTRI), sin embargo, cada ACT-CSP-004-Administrador debe asociar a su Unidad aquellos modelos de gestión que sea necesario que estén habilitados para que los ACT-CSP-004-Gestor puedan realizar la gestión de convocatorias y proyectos/contratos.
Un modelo de ejecución queda definido simplemente por:
- Un identificador interno
- Un nombre
- Una descripción
Una convocatoria o un proyecto/contrato tendrán asociado un modelo de ejecución. Los modelos de ejecución que estén disponibles en cada caso serán aquellos que estén vinculados a una de las unidades de gestión a las que esté asociado con perfil ACT-CSP-004-Administrador o ACT-CSP-003-Gestor el usuario que procede a crear/editar la convocatoria o proyecto/contrato. A partir del modelo de gestión que se asigne a la convocatoria o proyecto/contrato, estarán disponible un determinado listado de:
- Tipos de fases de gestión
- Tipos de documentos
- Tipos de enlaces
Tipos de fases de gestión
Las convocatorias y proyectos/contratos podrán tener una serie de fases (de forma independiente al estado en el que cada una de las entidades pueda estar dentro del flujo de convocatoria-solicitud-proyecto y que será un estado interno al SGI). Las fases estarán ligadas al proceso de gestión administrativa de la convocatoria o proyecto/contrato dentro de los procedimientos internos de la Universidad. Los responsables de gestión de la investigación de cada universidad decidirán que fases es conveniente reflejar para cada uno de los modelos de ejecución. Ejemplo para el modelo de ejecución tipo "contrato" se podrán definir fases como "negociación con empresa", "firma de Vicerrector", etc.
Cada modelo de ejecución podrá tener sus tipos de fases. Los ACT-CSP-004-Administrador podrán gestionar los tipos de fase asociados a los modelos de ejecución que estén habilitados sobre las unidades de gestión a las que esté adscrito el usuario administrador. El listado de tipos de fase de cada modelo de ejecución será común para todos los ACT-CSP-004-Administrador, independientemente de la Unidad de gestión, esto evitará tipos repetidos.
Un tipo de fase quedará definido por:
- Un identificador interno
- Un nombre
- Una descripción
Cuando sobre una convocatoria o proyecto concretos se especifique una fase de gestión, se indicará el tipo de fase y las fechas de inicio y fin y comprende. ACT-CSP-003-Gestor tendrá disponibles los tipos de fase asociados al modelo de ejecución al que hubiera vinculado la convocatoria o el proyecto/contrato.
Tipos de documentos
Las convocatorias, solicitudes y proyectos/contratos podrán tener documentos adjuntos. Con el objeto de que esta documentación atienda a una estructuración de acuerdo a las necesidades marcadas por el modelo de ejecución (ayuda, contrato, convenio, etc.) se podrán definir tipos de documentos que identifiquen y categoricen el contenido de los mismos (ej. bases de convocatoria, modelo de contrato, etc.)
Los ACT-CSP-004-Administrador podrán gestionar los tipos de documentos asociados a los modelos de ejecución que estén habilitados sobre las unidades de gestión a las que esté adscrito el usuario administrador. El listado de tipos de documento de cada modelo de ejecución será común para todos los ACT-CSP-004-Administrador, esto evitará tipos repetidos.
Los tipos de documentos podrán estar asociados de forma no obligatoria a una de las fases de gestión definidas sobre el modelo de ejecución.
Cuando una convocatoria o proyecto/contrato se vincula a un modelo de ejecución, estarán disponibles los tipos de documento que este modelo tenga asociados, y éstos estará asociados a una fase de gestión o no.
Los tipos de documentos no solo permitirán clasificar los documentos sino que constituirán la estructura de carpetas interna en las que se almacenarán los documentos. De esta forma existirá una carpeta por cada convocatoria y/o proyecto/contrato y dentro de esta los documentos se organizarán en subcarpetas de acuerdo a las fases de gestión y a los tipos de documentos. Se compondrá una estructura jerárquica a partir de la raíz de la convocatoria o proyecto: subcarpeta "fase de gestión" y dentro de esta tantas subcarpetas "tipo de documento" como tenga asociadas. Para los tipos de documento que no estén vinculados a ninguna fase, la subcarpeta "tipo de documento" colgará de la raíz de la convocatoria o proyecto.
Un tipo de documento quedará definido por:
- Un identificador interno
- Un nombre
- Una descripción
- El tipo de fase de gestión a la que pertenece, pudiendo no estar vinculado a más de una fase o a ninguna.
Cuando sobre una convocatoria o proyecto concretos se adjunte un tipo de documento se deberá indicar la fase de gestión a la que pertenece y el tipo de documento. ACT-CSP-003-Gestor tendrá disponibles los tipos de fase de gestión y tipos de documentos asociados al modelo de ejecución al que hubiera vinculado la convocatoria o el proyecto/contrato.
Tipo de enlace
Las convocatorias y proyectos/contratos podrán tener enlaces a información o documentación externa al SGI, que complemente la información recogida en el SGI y/o facilite el acceso a los portales oficiales de tramitación del organismo. Con el objeto de poder presentar estos enlaces de una forma estructurada, el SGI contemplará una tipología para clasificación de los mismos. Se podrá definir una tipología independiente para cada uno de los modelos de ejecución.
Los ACT-CSP-004-Administrador podrán gestionar los tipos de enlaces asociados a los modelos de ejecución que estén habilitados sobre las unidades de gestión a las que esté adscrito el usuario administrador. El listado de tipos de enlaces de cada modelo de ejecución será común para todos los ACT-CSP-004-Administrador, esto evitará tipos repetidos.
Un tipo de enlace quedará definido por:
- Un identificador interno
- Un nombre
- Una descripción
Cuando sobre una convocatoria o proyecto concretos se incluya un enlace, se deberá indicar su tipo. ACT-CSP-003-Gestor tendrá disponibles los tipos de enlaces asociados al modelo de ejecución al que hubiera vinculado la convocatoria o el proyecto/contrato.