Este documento recoge el Análisis Funcional del prototipo del Sistema de Gestión de la Investigación (SGI) que forma parte del conjunto de soluciones Hércules, con las que la CRUE-TIC (Comisión Sectorial de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de la Conferencia de Rectores de las Universidades Españolas) dotará, a todas las Universidades españolas adheridas, de una solución global de gestión de la investigación basada en capacidades e  infraestructura semántica.

El proyecto general Hércules se compone de tres proyectos:

• Proyecto de arquitectura semántica (ASIO)
• Proyecto de enriquecimiento y análisis de datos (EDMA)
• Proyecto de desarrollo de un prototipo innovador de un Sistema de Gestión de la Investigación (SGI)

Este documento se limitará a recoger el análisis funcional del prototipo del SGI.

Objetivos del análisis funcional

El objetivo del documento de análisis funcional es recoger la definición de requisitos y casos de uso que quedarán cubierto en el SGI resultante. En este documento quedarán establecidos los requisitos necesarios para que el sistema a desarrollar cumpla con las necesidades del SGI - Hércules de la CRUE: requisitos funcionales y no funcionales, prioridades, y restricciones, en definitiva, este documento delimitará el alcance del sistema a desarrollar.

El documento se ha estructurado partiendo de lo general y llegando a lo particular, para ello se han establecido los siguientes objetivos:

• Descripción general del sistema.

  • Visión y alcance
  • Actores principales
  • Relación con otros sistemas

• Catálogo de requisitos

• Descomposición en casos de uso

Visión y alcance del SGI 

El Sistema Universitario Español no cuenta actualmente con ningún sistema de gestión de información de investigación libre, compartido por las distintas universidades adheridas a la CRUE. El SGI a desarrollar implementará los flujos de gestión de la investigación de manera global, de acuerdo a la definición recogida durante este proceso de análisis (en el que han participado diferentes Universidades), pero será un sistema a implantar de manera individualizada en cada una de las universidades en las que se decida hacer uso del mismo. De esta forma, los datos gestionados por el SGI de cada Universidad serán exclusivamente los propios de esa Universidad.

A modo de contextualización del alcance global del SGI se realiza una primera descripción del mismo desde cuatro puntos de vista:

Módulos funcionales

El SGI cubrirá el ciclo y procesos propios de la gestión de la investigación, para ello se descompondrá en los siguientes módulos funcionales:

• Investigadores
• Convocatorias, solicitudes, proyectos y contratos (incluyendo la gestión de ayudas y becas)
• Grupos de investigación
• Producción científica
• Relación con clientes
• Propiedad industrial e intelectual
• Empresas de base tecnológica
• Catálogo de la oferta científico técnica (servicio de ayuda a la investigación)
• Ética
• Áreas de especialización
• Oferta tecnológica
  
  

Todos los módulos del sistema mantendrán estrecha relación participando de manera común en la mayoría de los flujos de trabajo cubiertos por el SGI. En la imagen previa se pueden apreciar estas relaciones. 

Se realiza a continuación una breve descripción de cada uno de los módulos, si bien los requisitos y casos de uso de cada uno de ellos se recogen de manera detallada en su apartado correspondiente. Para cada uno de los módulos se identifica la abreviatura con la que será referido a lo largo del análisis, diseño e implementación del sistema. 

Las acciones o datos visibles de cada uno de los módulos, o incluso la visibilidad total del módulo, va a estar siempre limitada por el perfil con el que se hace uso del SGI.

• INV: Investigadores. Módulo de gestión de investigadores. Si bien la entidad "investigador" se podría considerar el núcleo del SGI, podría decirse que, en cambio, este módulo actúa como un módulo "recolector" de la información asociada al investigador:
  • Datos personales, laborales y académicos del investigador. En un modo de operación básico todos los datos personales, laborales y académicos serán recogidos por el SGI a través de mecanismos de integración con los sistemas de gestión corporativos correspondientes. De este modo, aunque puede que llegase a ser necesario, no es el objetivo principal de este módulo la creación/modificación/eliminación de investigadores. Tendrán una casuística particular los investigadores externos, aquellos que tienen una relación laboral con la Universidad y, por tanto, cuyos datos no podrán ser recopilados desde los sistemas de gestión corporativos.
  • CVN: Datos del CVN. Estructura normalizada del currículum del investigador. Si bien algunos de sus apartados podrán ser recuperados, total o parcialmente, de la integración con sistemas corporativos o de otros módulos del SGI, existirán apartados o parte de los mismos que deberán ser introducidos por cada investigador. Capacidad para importar/exportar el CVN en los formatos normalizados por FECYT.
  • Desde el módulo de investigadores se tendrá una visión resumida, organizada y centralizada de la actividades, productos, resultados con los que está vinculado un investigador concreto. La gestión y vista ampliada de cada uno estos ítems deberá realizarse desde el módulo correspondiente, que estará adecuadamente enlazado desde el módulo de investigadores:
    • Líneas de investigación: Líneas de investigación a las que está adscrito el investigador.
    • Oferta tecnológica: Oferta tecnológica del investigador. 
    • Producción científica: Producción científica, debidamente agrupad por su tipología, del investigador.
    • Solicitudes de convocatorias: Solicitudes registradas sobre convocatorias (en cualquiera de sus variedades) por el investigador.
    • Proyectos: Proyectos en los que participa el investigador, incluidos contratos, ayudas y becas.
    • PII: Propiedad industrial e intelectual en las que el investigador participa como autor.
    • EBTs: Empresas de base tecnológica en las que el investigador participa como promotor.
    • Grupos de investigación: Grupos de investigación de los que forma parte el investigador.
    • Áreas de especialización: Áreas de especialización del investigador.
    • Comisiones de ética: Solicitudes realizadas a comisión de ética.
    • Servicios del catálogo: Solicitudes realizadas al servicio de apoyo a la investigación y/o servicios en los que actúa como responsable.
• CSP: Convocatorias, solicitudes, proyectos y contratos (incluyendo la gestión de ayudas y becas). Módulo principal del sistema. Podrá estar desglosado en tres submódulos: convocatorias, solicitudes  proyectos. Unifica la gestión de convocatorias, clasificándolas de acuerdo a varios criterios. Sobre estas convocatorias se podrán registrar solicitudes, ya sea de manera directa por parte de los investigadores, ya sea desde las unidades u oficinas de gestión. En función del tipo de convocatoria podrá haber un distintos tipos de solicitud, pero el objetivo del SGI será siempre la máxima normalización posible. Las solicitudes concedidas darán lugar  a los proyectos y/o contratos, que independientemente de su tipología quedarán agrupados en este mismo módulo. Los proyectos/contratos tendrán el correspondiente equipo de investigación, de forma que los investigadores participan con un rol determinado en el mismo. Los proyectos/contratos contarán con el correspondiente apartado de datos económicos. La gestión económica y contable de los proyectos, estará delegada de manera íntegra en el Sistema de gestión económica (SGE) corporativo. Se entiende por gestión económica todas las operaciones relacionadas con facturación, pagos y cobros, relaciones internas, reservas, modificaciones de crédito, detracciones de costes indirectos, etc. Es fundamental, por tanto, la existencia de un mecanismo de integración entre ambos sistemas. Solo a través de este mecanismo de integración será posible que el SGI disponga de manera detallada de la información necesaria para la realización de la  justificación económica de los proyectos.   

Es el módulo principal del SGI y será utilizado de manera general por todas las unidades u oficinas gestoras (UGI, OTRE, OPE, etc), además de por el personal investigador. El módulo CSP contará con un mecanismo para marcar las convocatorias y proyectos bajo la titularidad de una determinada unidad de gestión. De este modo, una convocatoria que está siendo gestionada por OTRI, no podrá ser visible, de forma general por los gestores de otras oficinas. Será necesario vincular a los gestores a sus correspondientes unidades.

• GIN: Grupos de investigación. Los grupos de investigación estarán constituidos por diferentes miembros que participan con un rol determinado. Los grupos de investigación quedarán vinculados a la producción científica, líneas de investigación y oferta tecnológica de cada uno de sus miembros. Será un módulo disponible tanto para las oficinas gestoras, principalmente para la UGI o unidad responsables de la gestión de grupos, como para el personal de investigación.
• PRC: Producción científica. Será el módulo Este módulo centralizará la producción científica oficial de la Universidad, contará con los flujos de aprobación necesarios y la identificación correspondiente para trazar la actividad científica con el repositorio institucional. Será una fuente para alimentar el CVN de cada investigador a partir de los datos oficiales certificados por la Universidad. Será un módulo disponible tanto para las oficinas gestoras, principalmente para la UGI o unidad responsables de la gestión de grupos, como para el personal de investigación.
• RLC: Relación con clientes.  Módulo para dar cobertura al flujo de registro y seguimiento de las oportunidades de negocio con los clientes. Se mantendrán identificados todos los posibles clientes con los que se haya realizado o interese realizar acciones para fomentar la actividad de investigación y transferencia. De una oportunidad se desencadenará un proyecto/ contrato con o sin convocatoria previa. Será un módulo a utilizar principalmente por la OTRI. No dispondrá de acceso por parte de los investigadores. Éstos empezarían a formar parte del flujo tras la materialización de una oportunidad en la correspondiente convocatoria y/o proyecto/contrato.
• PII: Módulo de gestión de la propiedad industrial e intelectual, clasificada según los distintos tipos de protección existentes. El registro de una protección será por norma general responsabilidad de la OTRI, quedando los investigadores vinculados a través del equipo de autoría. Una protección podrá concluir en uno o varios contratos de explotación de licencias (módulo CSP).
• EBT: Empresas de base tecnológica, de intenso conocimiento no tecnológico, spin-off sy/o startups. El registro de constitución y seguimiento de las EBT será gestionado, por norma general, por la OTRI. El personal investigador será el solicitante de la creación de una EBT, si bien podría ser directamente promovida por la OTRI. Derivados de la constitución de estas EBTs se registrarán, en el módulo CSP, los correspondientes contratos de regalías o royalties.
• CAT: Catálogo de la oferta científico técnica (servicio de ayuda a la investigación). Módulo de gestión de los servicios de apoyo a la investigación. Los gestores de este servicio realizarán su gestión y seguimiento. El personal investigador hará uso de los servicios prestados, a través de las correspondientes solicitudes. Los técnicos del servicio SAI ejecutarán las tareas derivadas de las solicitudes. Desde este módulo se realizará la notificación al Sistema de gestión económica (SGE) de las correspondientes relaciones internas de gasto. Como aspecto destacable se debe considerar la posibilidad de que sea un módulo accesible por personal externo a la universidad, personas físicas o empresas que requieran los servicios prestados por SAI.  A través del módulo AUT, se debe permitir y asegurar el acceso de este personal externo siempre bajo las normas de seguridad que envuelven de manera global al SGI. Las tareas realizadas para personal externo redundarán en una notificación de facturación al SGE. El  SGI delegará en el SGE todo el proceso de facturación, cobro  y contabilización.
• ETI: Ética. Módulo de gestión de las comisiones de ética. El personal de investigación podrá tramitar a través de este módulo las solicitudes de revisión por parte del comité de ética de las propuestas de proyecto. El comité de ética, que podrá estar constituido en una unidad de gestión independiente, deberá poder planificar las reuniones de los tres comités de ética a los que dará cobertura el SGI. Los resultados de las evaluaciones quedarán registrados en el SGI, que también dará cobertura al seguimiento de las revisiones que fueran necesarias a lo largo de la duración de cada proyecto.
• AES: Áreas de especialización. Módulo que permitirá el vínculo de los investigadores con los medios de comunicación. Los investigadores podrán definir las áreas en la que se consideran expertos, esta información deberá ser validada por los gestores de la unidad responsable. 
• OTC: Oferta tecnológica. Módulo donde los investigadores podrán registrar su oferta investigadora, que deberá ser adecuadamente validada por los responsables de la unidad de gestión correspondiente.

Módulos de soporte al proceso de la investigación 

Además de los módulos funcionales enumerados, el SGI contará con una serie de herramientas a distintos niveles

• AUT: Módulo de autenticación y autorización. Módulo inicial en el flujo de uso. El SGI deberá estar integrado con el sistema de autenticación y/o autorización corporativo. O en su defecto, tener sus propios mecanismos internos. A través de este módulo los usuarios podrán introducir su usuario / contraseña, y el SGI deberá poder validar o no el acceso del usuario, asignándole el perfil correspondiente y ofreciendo solamente la visibilidad de los módulos y/o conjunto de datos que le corresponda.
• AVI: Módulo de avisos y alertas. El SGI contará con un módulo de visualización y generación de avisos y alertas, que recordarán a los distintos grupos de usuarios  el registro o el vencimiento de plazos.
• BI: Analítica e inteligencia de datos
• CSO: Canal de soporte a los usuarios
• ESB: Bus de integración.
• MLI: Multi-idioma

Actores principales

Se recogen a continuación los principales actores, reducidos éstos a grupos de personas,  que pueden interactuar con el SGI:

• Personal de las unidades y oficinas de gestión (indistintamente UGI, OTRI, OPE, etc.)
• Personal de gestión y técnico del Servicio de Apoyo a la investigación
• Personal investigador
• Personal externo, que accede de manera autenticada al SGI:
  • Personal investigador
  • Solicitantes de los servicios de apoyo a la investigación (módulo CAT)
  • ¿medios de comunicación?
• Público en general, que solamente accede a la vista pública del SGI

Ver detalle en GEN - Actores

Experiencia de usuario

Combinando los módulos funcionales y los actores principales del SGI se pueden distinguir diferentes categorías a nivel de experiencia de usuario:

• Personal de gestión
• Personal de investigación
• Personal técnico
• Medios de comunicación
• Público en general

El diseño de UX responderá 

Relación con otros sistemas

• SGE
• SG RRHH
• SG Personas
• SG Académica
• SG Doctorado
• Firma electrónica
• Repositorio institucional
• SSO/AD