La ejecución económica de los proyectos/contratos/becas/ayudas, si bien estará accesible desde el detalle de cada proyecto, constituye un acceso independiente dentro del módulo CSP. Los datos disponibles en este apartado están sujetos a la integración con el SGE.
Como ya se ha se recogido en el apartado Configuración económica de CSP Proyectos, contratos, becas y ayudas, los proyectos/contratos/becas/ayudas registrados en el SGI deberán disponer del identificador de correspondencia en el SGE. En función de los procedimientos establecidos en las diferentes Universidades, podría darse el caso de que varios proyectos del SGI compartan un mismo identificador en el SGE. Esto implicará que en el SGI no se pueda distinguir qué operaciones y/o documentos contables se corresponden con cada proyecto particular del SGI que comparte el mismo identificador SGE. Es decir, el SGI recibirá el detalle de las operaciones a través del código de identificación del SGE y de las aplicaciones presupuestarias, si ambos datos son compartidos por varios proyectos del SGI, no será posible realizar la discriminación hacia uno u otro, mostrándose de manera unificada en este apartado de Ejecución económica. Desde el detalle de cada uno de los proyectos que compartan el mismo código identificador en el SGE se accederá al mismo detalle de Ejecución económica.
El acceso a los datos de ejecución económica podrá realizarse:
- Desde el detalle de cada proyecto/contrato.
- Desde el buscador habilitado en este bloque funcional de "Ejecución económica". Este buscador incorporará filtros por:
- Título del proyecto
- Rango de fechas de inicio y fin del proyecto
- Identificador SGE
Los apartados incluidos en este bloque de Ejecución económica son:
- Listado de proyectos
- Ejecución presupuestaria
- Detalle de operaciones
- Facturas y justificantes
- Validación de gastos
- Justificaciones
- Facturas emitidas
Listado de proyectos
Debido a la casuística comentada en el párrafo inicial (varios proyectos SGI comparten el mismo identificador en el SGE), en este listado se informará de todos los proyectos que están vinculados al identificador SGE para el que se va a mostrar el detalle económico. Todos los proyectos incluidos en el listado compartirán la misma información económica.
Desde este listado de proyectos se podrá acceder al detalle de cada uno de ellos.
Ejecución presupuestaria
En este apartado se verá el balance de la situación de las aplicaciones presupuestarias que hubieran sido incluidas en el presupuesto del o los proyectos que estén vinculados al identificador SGE para el que se está consultando la información. Este balance de las aplicaciones presupuestarias se presentará desglosado en tres bloques:
- Anualidades
- Gastos
- Ingresos
La información mostrada será la íntegramente recuperada del SGE a través del mecanismo de integración establecido teniendo en cuenta la configuración establecida en el periodo de implantación. Esta configuración determinará el detalle mostrado en este apartado de acuerdo a lo descrito en Configuración del detalle de información económica
Anualidades
En esta sección se podrá consultar el balance de situación de una, varias o todas las anualidades del proyecto. Para cada anualidad se mostrarán todas las aplicaciones presupuestarias (agrupadas por agrupación y/o concepto de gasto), y para cada aplicación presupuestaria las columnas configuradas en la implantación de acuerdo a Configuración del detalle de información económica. Se distinguirán las partidas de gasto de las de ingreso.
El listado podrá ser exportado a .csv.
Gastos
En esta sección se mostrará el balance de las aplicaciones presupuestarias de gasto. Se permitirá la visualización de las mismas para una o varias anualidades del proyecto. Las aplicaciones presupuestarias mostradas serán las incluidas en el presupuesto del proyecto y se listarán agrupadas por agrupación o concepto de gasto. Las columnas de detalle mostradas para cada aplicación presupuestaria serán las configuradas en fase de implantación, de acuerdo a Configuración del detalle de información económica.
El listado podrá ser exportado a .csv.
Ingresos
En esta sección se mostrará el balance de las aplicaciones presupuestarias de gasto. Se permitirá la visualización de las mismas para una o varias anualidades del proyecto. Las aplicaciones presupuestarias mostradas serán las incluidas en el presupuesto del proyecto. Las columnas de detalle mostradas para cada aplicación presupuestaria serán las configuradas en fase de implantación, de acuerdo a Configuración del detalle de información económica.
El listado podrá ser exportado a .csv.
Detalle de operaciones
En este apartado se listará el detalle de operaciones contables asociadas a las aplicaciones presupuestarias que hubieran sido incluidas en el presupuesto del o los proyectos que estén vinculados al identificador SGE para el que se está consultando la información económica. Este detalle de las operaciones contables se presentará desglosado en tres bloques:
- Gastos
- Ingresos
- Modificaciones
La información mostrada será la íntegramente recuperada del SGE a través del mecanismo de integración establecido teniendo en cuenta la configuración establecida en el periodo de implantación. Esta configuración determinará el detalle mostrado en este apartado de acuerdo a lo descrito en Configuración del detalle de información económica
Gastos
El listado de operaciones se presentará agrupado por anualidades y aplicación presupuestaria. Para cada operación se mostrará su tipo y los campos configurados en periodo de implantación de acuerdo a Configuración del detalle de información económica.
El listado podrá ser exportado a .csv.
Ingresos
El listado de operaciones se presentará agrupado por anualidades y aplicación presupuestaria. Para cada operación se mostrará su tipo y los campos configurados en periodo de implantación de acuerdo a Configuración del detalle de información económica.
El listado podrá ser exportado a .csv.
Modificaciones
El listado de operaciones se presentará agrupado por anualidades. Se presupone que de la información recogida del SGE se podrá identificar:
- Tipo de modificación
- Aplicación presupuestaria de origen
- Aplicación presupuestaria de destino
En función de si es la aplicación presupuestaria de origen o destino la que se corresponde con una de las incluidas en el presupuesto del proyecto se determinará el sentido de la modificación presupuestario (origen o destino).
Además para cada operación de modificación se mostrarán los campos configurados en periodo de implantación del SGI de acuerdo a Configuración del detalle de información económica.
El listado podrá ser exportado a .csv.
Facturas y justificantes
En este apartado
Facturas y gastos
Viajes y dietas
Nóminas
Validación de gastos
Justificaciones
Facturas emitidas
Configuración del detalle de información económica
Descripción general
La gestión económica de los proyectos de investigación en las Universidades públicas ha de regirse por el ciclo presupuestario característico de la contabilidad pública (contabilidad presupuestaria). En base a esto la ejecución del paquete económico de un proyecto se regirá, a muy alto nivel, por los ciclos:
- Ejecución del presupuesto de gastos: retención del crédito (RC), autorización del gasto (A), compromiso o disposición del gasto (D), reconocimiento de la obligación de pago (O) y propuesta de pago (K)
- Ejecución del presupuesto de ingresos: reconocimiento del derecho de cobro, cobro.
La ejecución del presupuesto se recoge en documentos contables. Estos documentos sirven de soporte a los apuntes contables que se realicen como consecuencia de operaciones de gestión del presupuesto asociado al proyecto. Los documentos contables además de una fase que los clasifica, tendrán un estado (ejemplo de estados: elaborado, consolidado, materializado, barrado).
Se parte de la base que el Sistema de Gestión Económica (SGE) es el sistema donde se van a realizar todos los apuntes contables que marcan la situación económica de un proyecto. El SGI será un "lector" de esos apuntes contables y en determinadas ocasiones notificará al SGE la necesidad de realizar una operación en contable. Pero en ningún caso el SGI realizará internamente la gestión de los datos económicos de un proyecto (no se registrarán gastos, ni facturas emitidas, ni reservas de crédito, etc).
El presupuesto de un proyecto se ha de descomponer en aplicaciones presupuestarias. Estas aplicaciones deberán tener su correspondencia en el SGE. A grandes rasgos la ejecución del presupuesto de gasto asociado a un proyecto (a cada una de las aplicaciones presupuestarias que le correspondan) conlleva:
- Presupuesto o crédito inicial
- Modificaciones sobre este presupuesto inicial
- Ejecución del gasto (en cualquiera de las fases)
El avance en el tiempo de las modificaciones y la ejecución del gasto de una aplicación presupuestaria quedará determinada por todas las operaciones contables que se registren, es decir, por todos los documentos contables de los tipos correspondientes. Los documentos contables que recogen las modificaciones o ejecución del gasto serán dependientes del procedimiento contable de cada Universidad (que a su vez puede venir determinado por la normativa de la contabilidad pública marcada a nivel autonómico). Del mismo modo, los estados por los que puedan pasar estos documentos contables también serán dependientes de los procedimientos contables internos y/o del SGE.
De acuerdo a esto, el SGI no puede partir de una estructura fija de operaciones contables, ni de una agrupación de las mismas preestablecida. El SGI implementará la gestión económica de los proyectos a partir un modelo de tablas que permita, dentro de unos límites, realizar una definición abierta de las operaciones contables y la agrupación de las mismas. Será una definición abierta, pero exigirá una fase de configuración en periodo de implantación, así como una fase reconfiguración cada vez que las posibles modificaciones de los procesos contables internos a la Universidad así lo requiriese.
Como parte de esta configuración es imprescindible el conocimiento y la identificación de todas las operaciones contables gestionadas en el SGE correspondiente que afecten al control presupuestario de los proyectos del SGI.
Todos los proyectos/contratos y todas las aplicaciones presupuestarias estarán sujetas al mismo comportamiento de las operaciones contables que acontezcan sobre ellas.
El SGI dispondrá el detalle económico en varios apartados:
- Ejecución presupuestaria: agrupación estructurada de las operaciones contables que debe permitir conocer el estado económico del proyecto agrupado por partidas presupuestarias
- Detalle de operaciones: listado de detalle de las operaciones contables.
- Facturas y justificantes: listado de facturas y justificantes de gasto
- Facturas emitidas: listado de facturas emitidas, centralizado previamente desde el módulo común del SGI FACT - Módulo de Facturación
La configuración descrita en este aparatado afecta a los apartados:
- Ejecución presupuestaria
- Detalle de operaciones
Ejecución presupuestaria
El apartado de ejecución presupuestaria se presentará desglosado en:
- Anualidades
- Gastos
- Ingresos
La información presentada en Anualidades, Gastos, Ingresos seguirá la misma estructura:
Aplicación presupuestaria | Columna 1 | Columna 1 | ... | Columna n |
|---|---|---|---|---|
| XXXXXXXXXX XXXX XXXX |
Las columnas que se mostrarán en cada sección estarán definidas a partir de unas tablas de configuración que deberán quedar especificadas durante la fase de implantación del SGI. Si bien podrán ser reconfiguradas, cualquier reconfiguración deberá ser realizada por personal técnico del SGI, es decir, no existirá una opción de configuración disponible para los ACT-CSP-003-Gestor o ACT-CSP-0004-Administrador. El valor representado en cada columna se corresponderá con un importe.
El SGI dispondrá internamente de dos tablas de configuración:
- Configuración de operaciones contables a incluir en cada sección.
- Configuración de las columnas con las que se detallará la situación o balance económico en el que se encuentra la aplicación presupuestaria. El SGI definirá un número máximo de 6 columnas. Aunque el modelado previsto para la configuración admita un número ilimitado de columnas, se debe considerar la necesidad de mostrar esta información en pantalla. Se debe tener en cuenta también que a mayor número de columnas mayor complejidad en la interpretación del balance económico del proyecto.
Ejemplo (que pudiera no tener sentido contablemente pero que simplemente pretende servir como ilustración del modelo)
Tipo_operacion_contable | Estado | Sección | Columna_agrupación | Signo |
|---|---|---|---|---|
| AD | Consolidado | Gastos | Retenciones | - |
| AD/ | Consolidado | Gastos | Retenciones | + |
| OK | Consolidado | Gastos | Gastos ejecutados | - |
| Modificación relación interna transferencia positiva | Consolidado | Gastos | Créditos totales | + |
| Modificación relación interna gasto tipo RIGG | Gastos | Créditos totales | - | |
| Modificación relación interna gasto RIGG | Modificaciones | Importe | - | |
RD | Ingresos | Derechos | + | |
MIRS | Ingresos | Cobros | + | |
| RD | Anualidades | Derechos | + | |
| MIRS | Anualidades | Cobros | + | |
| OK | Anualidades | Importe Gastado | + |
Las columnas de agrupación quedarán configuradas en otra tabla:
Configuración de balance de aplicación presupuestaria | |
|---|---|
| Identificador de columna | Código numérico interno al SGI |
| Sección | Gastos/Ingresos/Anualidades |
| Nombre de la columna | Nombre de la columna, bajo el que se mostrará en las pantallas del SGI |
| Identificador de la columna sobre la que agrupa | Si la columna ha de sumar o restar sobre otra columna, debe indicarse el código interno de la columna de agrupación |
| Operación de acumulación sobre la columna de agrupación | Signo con el que el valor de esta columna acumula sobre la columna de agrupación |
Ejemplo
Identificador columna | Sección | Nombre columna | Identificador columna de agrupación | Operación de acumulación sobre columna de agrupación | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Gastos | Crédito inicial | 2 | Suma | |
| 2 | Gastos | Créditos totales | 5 | Suma | |
| 3 | Gastos | Retenciones | 5 | Resta | |
| 4 | Gastos | Gastos ejecutados | 5 | Resta | |
| 5 | Gastos | Crédito disponible | No tiene columna de agrupación, por tanto, es una columna de resultado final que se obtiene con las operaciones de todas las columnas que la referencian, en este caso: columna 5 = columna 1 + columna 2 - columna 3 - columna 4 | ||
| 6 | Ingresos | Importe inicial | |||
| 7 | Ingresos | Derechos | |||
| 8 | Ingresos | Cobros | Ninguna de las columnas de ingresos tienen cálculo entre ellas (en este ejemplo de configuración propuesto) | ||
| 9 | Anualidades | Importe inicial gastos | 11 | Suma | |
| 10 | Anualidades | Importe gastado | 11 | Resta | |
| 11 | Anualidades | Importe disponible gastos | |||
| 12 | Anualidades | Importe inicial | |||
| 13 | Anualidades | Derechos | |||
| 14 | Anualidades | Cobros |
Sobre cada columna "imputarán" las operaciones contables que queden establecidas en la tabla "Configuración de operaciones contables". Para cada columna solo se mostrará un dato: un importe, que será leído desde el SGE y que se agrupará bajo la/s columna/s correspondientes de forma positiva o negativa de acuerdo a la tabla "configuración de operaciones contables". A su vez, las columnas podrán operar entre sí (sumando o restando) contra otra columna, la que figure referenciada a través del "Identificador columna de agrupación" de la tabla "Configuración de balance de partida presupuestaria".
| Configuración de operaciones contables | |
|---|---|
| Tipo_operación_contable | Código que utiliza el SGE para identificar el tipo de operación contable |
| Estado_operacion_contable | Estado en el que debe de estar la operación contable para ser tenida en cuenta |
| Sección Ejecución presupuestaria | Gastos / Ingresos / Anualidades |
| Sección Detalle | Gastos / Ingresos / Modificaciones |
| Columna_agrupación | Columna del desglose del control económico del proyecto sobre la que "acumula" el importe de la operación contable. |
| Signo | Indicará si suma o resta, si su importe entra con signo positivo o negativo sobre la columna |
A partir de esta tabla se identificarán los tipos de operaciones contables que se considerarán en el SGI y se "agruparán" conceptualmente. Para cada operación contable se identificará su signo de acumulación (positivo o negativo) sobre la columna. De esta forma se tendrá:
- El detalle de las operaciones contables que van a ser recuperadas del SGE y el estado contable con el que deben de figurar para ser recuperadas.
- El cómputo del importe asociado a cada operación sobre cada uno de los apartados de Ejecución presupuestaria y Detalle de operaciones
El número de columnas de cada sección deberá ser limitado, equilibrando siempre el detalle de información necesaria y la facilidad de su entendimiento para destinatarios que no tengan excesivos conocimientos contables. Además, la limitación del número de columnas también estará determinada por la información a mostrar en pantalla. Aunque las columnas sean configurables, se partirá de una estructura de diseño pre-definida que no podrá variar en función del número de columnas. Se fija en 6 el número máximo de columnas.
El siguiente ejemplo de configuración:
Operación contable 1: Modificación relación interna de transferencia positiva, 3000 (agrupa sumando sobre Créditos totales)
Operación contable 2: OK, 1500 (agrupa sumando sobre Gastos ejecutados)
Operación contable 3: OK, 500 (agrupa sumando sobre Gastos ejecutados)
Operación contable 4: Modificación relación interna de transferencia negativa, 1000 (agrupa restando sobre Créditos totales)
Operación contable 5: Retención, 3000 (agrupa sumando sobre Retenciones)
Se traducirá en una tabla de balance de ejecución presupuestaria, tal que:
Crédito inicial | Créditos totales | Retenciones | Gastos ejecutados | Crédito disponible |
|---|---|---|---|---|
| 6000 | 8000 | 3000 | 2000 | 3000 |
Para cada aplicación presupuestaria recogida en el presupuesto del proyecto se mostrará un balance como el anterior.
En cada implantación se debe de realizar la identificación de las operaciones contables, participando en esta identificación tanto las áreas funcionales de gestión de la investigación como las de gestión económica. Las columnas de agrupación deben ser homogéneas con la estructuración de las operaciones contables. El SGE debe ser capaz de notificar al SGI todas las operaciones contables que se identifiquen y esta información debe de ser remitida para todas las aplicaciones presupuestarias del proyecto, a partir del código de identificación indicado que en el apartado de Configuración económica del proyecto y las partidas/aplicaciones presupuestarias recogidas en el Presupuesto del proyecto (también disponible en el apartado Configuración económica). Admeás, el SGE debe proveer el detalle de operaciones contables de manera individual y con el detalle de campos.
Detalle de operaciones
El detalle de operaciones económicas de los proyectos quedará agrupado en:
- Gastos
- Ingresos
- Modificaciones presupuestarias
En cada una de las pestañas se mostrará el detalle de las operaciones contables de acuerdo al valor que el tipo de operación tenga definido en la columna "Sección detalle" de la tabla "Configuración operaciones contables".
Cada una de estas secciones listará las operaciones contables con los campos de detalle configurados para cada operación. Estos campos quedarán definidos en fase de implantación, por medio de una tabla de configuración. Estos campos van a depender del detalle con el que el SGE remita las operaciones contables al SGI. Como en el caso de las columnas del balance de partidas, deberán equilibrase la fácil comprensión de la información con el detalle requerido para la elaboración de los informes de justificación (si bien en caso de ser necesario más detalle puede ser siempre obtenido accediendo al detalle de la operación contable a través de la integración con el SGE).
| Tabla configuración sección de detalle | |
|---|---|
| Sección | Campo 1 |
| Gastos | Campo 2 |
| Gastos | ... |
| Gastos | Campo n |
| Ingresos | Campo 1 |
| Ingresos | Campo 2 |
| Ingresos | ... |
| Ingresos | Campo n |
| Modificaciones | Campo 1 |
| Modificaciones | Campo 2 |
| Modificaciones | ... |
| Modificaciones | Campo n |
Habrá campos que resultarán indispensables, como son la anualidad, el importe y la fecha. Se marca un máximos de 6 campos para recuperar y mostrar en el SGI.