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El registro de solicitudes y su ciclo de revisión y aprobación será interno al SGI.  En este ciclo intervendrán los ACT- CSP-001-Investigador y los ACT-CSP-004-Administrador o ACT-CSP-003-Gestor de la Unidad de gestión vinculada a la convocatoria, siempre en función de la configuración indicada en la convocatoria durante su registro en el SGI (IU-CSP-0201-013 - Crear convocatoria - Configuración de solicitudes), en referencia a la habilitación de la presentación de solicitudes en el SGI. La tramitación de la solicitud en el SGI no sustituirá a la tramitación de la misma en la plataforma correspondiente de la entidad gestora/convocante/financiadora de la convocatoria, salvo que se trate de convocatorias del plan propio.

El parámetro de "habilitación de la presentación de solicitudes en el SGI" solamente afectará al registro de las solicitudes por parte de los ACT- CSP-001-Investigador. Los ACT-CSP-004-Administrador, ACT-CSP-003-Gestor siempre podrán registrar solicitudes sobre las convocatorias de sus Unidades de gestión, haciendo referencia siempre a un solicitante. Por norma general, las solicitudes de convocatorias externas (no plan propio) que deban tramitarse a través de los medios facilitados por las entidades convocantes, serán registradas con el parámetro "habilitación de la presentación de solicitudes en el SGI"  desactivado, de forma que serán los ACT-CSP-004-Administrador, ACT-CSP-003-Gestor de la unidad de gestión correspondiente quienes registren las solicitudes del SGI de forma paralela al proceso de registro que el  personal investigador vaya realizando en la entidad convocante. Si bien, este no es un comportamiento limitado en el SGI, ni de base, ni por implantación ya que a través del apartado "Configuración solicitudes" podría habilitarse el registro de  las solicitudes, por parte de los investigadores, a través del SGI. 

El SGI implementará un flujo de estados, único para cualquier tipo de solicitud, independientemente de que se habilite o no el registro de las mismas para los investigadores e independientemente de cual sea la entidad convocante externa. Cada Universidad establecerá las pautas para hacer corresponder este flujo con el establecido por la entidad correspondiente que gestiona la convocatoria.


Flujo de solicitud

En el flujo de gestión de una solicitud interactuarán el ACT- CSP-001-Investigador solicitante y los ACT-CSP-004-Administrador o ACT-CSP-003-Gestor de la Unidad de gestión vinculada a la convocatoria (en función de los parámetros establecidos en el apartado "Configuración de solicitudes" de la Convocatoria). 


Desde el listado de convocatorias obtenido a través de las búsquedas facilitadas, los ACT- CSP-001-Investigador podrán realizar la tramitación de la solicitud (IU-CSP-0203-002 - Búsqueda directa y listado de convocatorias - Investigador e IU-CSP-0203-003 - Búsqueda avanzada y listado de convocatorias - Investigador), siempre de acuerdo a los parámetros de registro de la convocatoria. 

El registro de la Solicitud también puede ser realizado directamente por los ACT-CSP-004-Administrador o ACT-CSP-003-Gestor de la Unidad de gestión vinculada a la convocatoria. En este caso se deberán indicar los datos del investigador solicitante (por medio del correspondiente buscador facilitado en la pantalla de Creación de solicitud).

Durante el proceso de registro, la Solicitud figurará con estado "Borrador", hasta que el usuario que esté realizando su creación la marque como "Presentada". 

En la siguiente imagen se recoge el ciclo de estados que implementará el SGI para una solicitud. El SGI implementará un flujo de estados único y común para cualquier tipo de solicitud, independientemente de que se habilite o no el registro de las mismas para los investigadores e independientemente de cual sea la entidad convocante externa. El SGI solo permitirá modificar el estado de una solicitud de acuerdo a las transiciones recogidas en el siguiente diagrama:


Los estados del ciclo de vida de una solicitud, estarán registrados en la tabla Tipo estado solicitud, siendo fijos en el SGI, puesto que existe un comportamiento asociado del sistema sobre ellos. Sí, podrá ser modificado en cada implantación el nombre (literal) elegido para cada uno de los mismos, pero no el número de estados o el comportamiento del ciclo de vida de los mismos. La configuración de los nombres de los estados deberá ser realizada por ACT-008-Sysadm.

  • Borrador. Estado inicial. Es el estado en el que por defecto se creará la solicitud en el SGI. Una solicitud en estado borrador solo podrá ser pasada a estado "presentada". 
  • Presentada: Una solicitud solo pasará a estado "presentada" de manera manual, porque así lo indique o bien el  ACT- CSP-001-Investigador que la haya creado o bien cualquier ACT-CSP-004-Administrador o ACT-CSP-003-Gestor de la unidad de gestión correspondiente, en caso que la solicitud no esté abierta al registro directo por parte de los ACT- CSP-001-Investigador.
  • Admitida provisional. Estado intermedio, solo disponible para los ACT-CSP-004-Administrador o ACT-CSP-003-Gestor independientemente que la solicitud haya sido registrada en el SGI directamente por un ACT- CSP-001-Investigador.
  • Excluida provisional. Estado intermedio, solo disponible para los ACT-CSP-004-Administrador o ACT-CSP-003-Gestor independientemente que la solicitud haya sido registrada en el SGI directamente por un ACT- CSP-001-Investigador.
  • Alegada admisión. Estado intermedio. Este estado podrá ser marcado por ACT-CSP-001-Investigador, en caso que la solicitud esté abierta al registro directo por parte de los ACT- CSP-001-Investigador en el SGI, o por cualquier ACT-CSP-004-Administrador o ACT-CSP-003-Gestor de la unidad de gestión correspondiente. Indicará que el ACT-CSP-001-Investigador ha presentado la alegación pertinente.
  • Desistida. Estado final, que indicará que el Solicitud queda desestimada por el propio solicitante. Este estado podrá ser puesto por ACT- CSP-001-Investigador, en caso que la solicitud esté abierta al registro directo por parte de los ACT- CSP-001-Investigador o por cualquier ACT-CSP-004-Administrador o ACT-CSP-003-Gestor de la unidad de gestión correspondiente, para indicar que la Solicitud ha sido desestimada por el propio Solicitante.
  • Excluida. Estado final. La solicitud no ha sido admitida. Solo disponible para los ACT-CSP-004-Administrador o ACT-CSP-003-Gestor independientemente que la solicitud haya sido registrada en el SGI directamente por un ACT- CSP-001-Investigador.
  • Admitida definitiva. Estado intermedio, solo disponible para los ACT-CSP-004-Administrador o ACT-CSP-003-Gestor independientemente que la solicitud haya sido registrada en el SGI directamente por un ACT- CSP-001-Investigador.
  • Concedida provisional. Estado intermedio, solo disponible para los ACT-CSP-004-Administrador o ACT-CSP-003-Gestor independientemente que la solicitud haya sido registrada en el SGI directamente por un ACT- CSP-001-Investigador.
  • Denegada provisional. Estado intermedio, solo disponible para los ACT-CSP-004-Administrador o ACT-CSP-003-Gestor independientemente que la solicitud haya sido registrada en el SGI directamente por un ACT- CSP-001-Investigador.
  • Alegada evaluación. Estado intermedio. Este estado podrá ser marcado por ACT-CSP-001-Investigador, en caso que la solicitud esté abierta al registro directo por parte de los ACT- CSP-001-Investigador en el SGI, o por cualquier ACT-CSP-004-Administrador o ACT-CSP-003-Gestor de la unidad de gestión correspondiente. Indicará que el ACT-CSP-001-Investigador ha presentado la alegación pertinente.
  • Concedida. Es un estado final. Solo los ACT-CSP-004-Administrador o ACT-CSP-003-Gestor podrán marcar una solicitud como concedida. A partir de este estado se podrá iniciar el registro del  Proyecto asociado.
  • Denegada. Es un estado final. Solo los ACT-CSP-004-Administrador o ACT-CSP-003-Gestor podrán marcar una solicitud como rechazada. La solicitud no podrá quedar vinculada a ningún Proyecto. 

El flujo de estados estará integrado con el módulo de avisos global al SGI, de forma que ACT- CSP-001-Investigador y ACT-CSP-003-Gestor reciban notificaciones de acuerdo a las modificaciones realizadas sobre el estado de la Solicitud. En el siguiente diagrama se presenta la interacción implícita que tendrá el módulo CSP con el módulo de Avisos, en lo que refiere a la gestión del ciclo de vida de una solicitud. 

Descripción de la entidad "Solicitud"

Atendiendo al objetivo de homogeneización el SGI se plantea con tres modelos de solicitud unificados:

  • Estándar (proyecto de investigación)
  • RRHH (predoctorales y posdoctorales)
  • Apoyo a Grupos de investigación


La vinculación del modelo de solicitud a la convocatoria se realiza en el apartado "Configuración solicitudes" de la Convocatoria (IU-CSP-0201-014 - Crear convocatoria - Configuración de solicitudes)


El modelo más complejo será el "estándar", que responde a las necesidades de las solicitudes de proyectos de investigación, e incluirá apartados específicos para recoger apartados propios de la definición de proyectos. Los otros dos modelos (RRHH  y apoyo a Grupos de investigación) quedarán cubiertos por los datos generales de la solicitud, sin que resulte necesario incorporar apartados de datos específicos

La información de una solicitud se estructurará en los siguientes apartados:

  • Datos generales
  • Documentos
  • Histórico de estados
  • Hitos
  • Acceso directo a la convocatoria de la que surge la solicitud (la relación principal de una solicitud es la de su convocatoria de procedencia)

Sobre estos apartados, en el caso concreto de las solicitudes estándar (proyectos de investigación), se dispondrá de los apartados:

  • Datos proyecto
  • Equipo proyecto
  • Socios colaboradores
  • Desglose presupuesto


El siguiente diagrama representa el modelo lógico de la tipología más compleja (solicitud de proyectos de investigación):



Se describen a continuación cada uno de los apartados en los que se estructura la información de la entidad "Solicitud" del módulo CSP. Estos cuatro apartados serán comunes independientemente del modelo de solicitud:

Datos generales

En el apartado datos generales se agrupará la siguiente información:

  • Investigador. Es la referencia al solicitante (ACT- CSP-001-Investigador). Este dato podrá ser recogido de manera implícita por el SGI cuando sea el mismo investigador quien cumplimente el formulario, o bien deberá ser rellenado de manera explícita cuando la solicitud sea mecanizada desde la Unidad de gestión correspondiente, por ACT-CSP-003-Gestor o ACT-CSP-004-Administrador. 
  • Creador. Es la referencia al usuario que registra solicitud, que podrá ser el propio ACT- CSP-001-Investigador  o un ACT-CSP-003-Gestor/ACT-CSP-004-Administrador.
  • Identificador de la convocatoria. Relación automática establecida al crear una solicitud desde una convocatoria previamente registrada en el SGI.
  • Estado actual de solicitud y desplegable para su modificación (incluyendo solo los estados posibles de acuerdo al diagrama de estados y al rol ACT- CSP-001-Investigador o ACT-CSP-004-Administrador/ACT-CSP-003-Gestor). Todo cambio de estado quedará vinculado a la fecha en la que se realiza. Tanto el estado como la fecha (como el comentario cuando aplique) se irán historificando en el apartado "Histórico de estados".
  • Comentario asociado al estado actual (solo disponible para los estados que requieran aportación de comentario). 
  • Código externo. Código de registro en la entidad convocante.  Permitirá tener referenciado el identificador con el que se registra la solicitud en la entidad convocante. 
  • Código de registro: Al crear por primera vez la solicitud en el SGI (aunque se haga en este borrador), se generará un código automático, que incluirá la fecha y hora unidas a un sufijo previo. Este código de registro será único por solicitud y podrá ser utilizado posteriormente en listados con fines identificativos de la solicitud.
  • Listado de programas (subprogramas, modadlidades, submodalidades) : La solicitud podrá estar vinculada a un programa/subprograma/modalidad/submodalidad por cada una de las entidades convocantes, de acuerdo a la definición de la convocatoria.
  • Observaciones: campo abierto para que el Solicitante indique cualquier observación genérica.

Documentos

Apartado para centralizar todos los documentos aportados a la solicitud. Este apartado se dividirá en dos bloques:

  • Documentos requeridos en la convocatoria. Se mostrará el listado de documentos requeridos, de acuerdo a la información aportada en la convocatoria.
  • Listado de documentos "libre", para que el ACT- CSP-001-Investigador solicitante pueda adjuntar documentación adicional que estime oportuno.


Los documentos requeridos serán considerados obligatorios. La comprobación de la obligatoriedad se limitará a detectar que se ha adjuntado un documento, nunca a verificar si el contenido se corresponde con lo esperado. Además del propio documento se dará opción a indicar  Comentarios sobre el mismo.


Desde el listado de documentos "libre", se podrá adjuntar cualquier documento. No será obligatorio adjuntar ningún documento en este apartado. Para cada documento se podrá indicar:

  • El tipo de documento. Los tipos disponibles serán los asociados al modelo de ejecución asociado a la convocatoria a la que pertenece la solicitud.
  • Un comentario de texto de libre introducción.


Hitos

Los hitos de la solicitud solo podrán ser registrador por las Unidad de gestión (ACT-CSP-004-Administrador/ACT-CSP-003-Gestor). Los ACT- CSP-001-Investigador no podrán registrar hitos.

Los hitos permitirán dejar historificado los acontecimientos que se consideren relevantes. Un hito queda definido:

  • Tipo de hito. Será seleccionable del listado de hitos configurados sobre el modelo de ejecución al que se ha asociado la convocatoria. Los tipos de hitos partirán de la tabla de configuración global al SGI (IU-CSP-0045 - Gestión de tipos de hito de solicitud)
  • Fecha. Fecha concreta en la que ocurre el hito.
  • Comentario. Campo de texto de libre introducción.
  • Genera aviso. Check que definirá si el hito creará un aviso en el módulo AVI del SGI (CU-AVI-00XX - Aviso/Notificación)

Con la configuración de los tipos de hitos de solicitud, vinculados al modelo de ejecución, se dota al SGI de un mecanismo dinámico para el registro de fechas. La configuración de estos tipos de hitos está  abierta a los ACT-CSP-004-Administrador de las Unidades de gestión. De esta forma las fechas a registrar en las solicitudes no están limitadas de antemano por el Sistema, dando así libertad en la gestión de solicitudes, a la vez que se mantiene una base común para todas las Unidades de gestión y a todo el SGI (Tipo de hito de solicitud). Esta tipificación común permitirá realizar búsquedas y clasificaciones posteriores en base a criterios homogéneos. 

Si por ejemplo resultase de interés recoger la fecha de resolución de concovatoria, o la de publicación en el BOE, se podrán definir ambos, en el apartado de configuraciones del módulo de CSP, como tipos de hito de solicitud. Posteriormente, en la solicitud, en el apartado Hitos, se añadirán las fechas concretas en las que suceden ambos acontecimientos, seleccionando los tipos de hitos definidos.

Histórico de estados

Este apartado se irá completando automáticamente a medida que se van sucediendo los cambios de estado. Cada vez que se modifica el estado de la solicitud se pasará a la tabla de "histórico estado" el estado y la fecha del estado que figurasen hasta el ese momento en la solicitud. También se llevará al histórico el comentario asociado al estado. De esta forma quedarán historificados todos los estados por los que fue pasando la solicitud, la fecha de los mismos y su comentario.


El apartado histórico de estados comenzará a estar disponible una vez que tiene el primer cambio de estado, es decir, cuando la solicitud pasa de estado "Borrador" a estado "Presentada". En ese momento, se pasarán a la tabla "histórico estado" el estado "borrador" con su fecha de estado asociada (que habrá sido almacenada de forma automática por el sistema en el momento en que se guarda la solicitud por primera vez).

De forma general, la fecha del estado actual se corresponderá siempre con la fecha en la que se realiza la acción de "Guardar" habiendo realizado un cambio en el valor del estado de la solicitud. Algunos de estos estados conllevarán un comentario que podrá ser agregado por ACT- CSP-001-Investigador o ACT-CSP-004-Administrador/ACT-CSP-003-Gestor en función del caso. Este comentario también pasará al apartado Histórico de estados.

Puede verse el detalle de estados en el apartado Flujo de solicitud 

El flujo de estados estará integrado con el módulo de avisos global al SGI (CU-AVI-00XX - Aviso/Notificación), de forma que ACT- CSP-001-Investigador y ACT-CSP-003-Gestor reciban notificaciones de acuerdo a las modificaciones realizadas sobre el estado de la Solicitud. Ver diagrama de secuencia. 

Apartados específicos "Solicitud estándar"

Los apartados que se describen a continuación son específicos para las Solicitudes llamadas tipo estándar o de proyectos de investigación. Dispondrán de tres grandes apartados:

  • Datos proyecto
  • Equipo proyecto
  • Socios colaboradores
  • Desglose presupuesto

Datos proyecto

En este apartado se agrupa la información relativa al proyecto/actividad de investigación propuesto.

  • Título del proyecto (campo obligatorio)
  • Acrónimo. Posible acrónimo del proyecto.
  • Duración prevista : valor numérico, expresado en meses del proyecto.
  • Proyecto colaborativo: Se permitirá indicar si el proyecto propuesto será colaborativo. Aunque se notificará con un aviso, en caso que la convocatoria de procedencia tenga recogido un valor afirmativo sobre este campo, no se limitará indicar en la solicitud un valor u otro (sí o no) sin corresponderse con lo recogido en la convocatoria. En caso de que en la solicitud se marque el valor "Sí", se activará el apartado "Socios colaboradores".
  • Coordinador. Será un desplegable que tomará dos valores "Universidad"  o "Externo". El valor "Universidad" es genérico, y se corresponderá en cada implantación con el nombre de la Universidad correspondiente. El valor "Externo" es representativo de que el coordinador es alguno de los Socios (y así se podrá recoger en el apartado Socios colaboradores) 
  • Universidad subcontratada. Valor "sí" o "no", que recoge informativamente si la Universidad actúa como subcontratada. No existe ningún comportamiento específico ni información adicional asociada al valor indicado. 
  • Objetivos del proyecto. Campo de texto abierto para redactar los objetivos marcados con el desarrollo de la actividad de investigación.
  • Justificación e intereses. Campo de texto abierto.
  • Resultados esperados. Campo de texto abierto.
  • Área temática: Se vinculará la solicitud a una de las áreas temáticas asociadas a la convocatoria. La convocatoria estará asociada a un listado de áreas temáticas, y dentro de éste podrá tener limitadas las áreas temáticas. En caso de que la convocatoria no tenga restricciones de áreas temáticas, se podrá especificar un nuevo área pero esto llevará ímplicita la creación de un nuevo listado de áreas temáticas. Ver IU-CSP-0095 - Gestión de áreas temáticas. Solo se permitirá vincular la solicitud a un área temática (o subárea).
  • Rama de conocimiento.  Listado precargado a partir de la tabla de Ramas de conocimiento utilizada en clasificación de la Producción científica.  Solo se podrá vincular la solicitud a una Rama de conocimiento.
  • Código UNESCO. Listado precargado con los códigos UNESCO. Es un listado común a todo el SGI. Solo se podrá vincular la solicitud a un Código Unesco.
  • Código NABS. Listado precargado con los códigos NABS. Es un listado común a todo el SGI. Solo se podrá vincular la solicitud a un Código NABS.
  • Palabras clave. Palabras clave que el ACT- CSP-001-Investigador considere asociar a su propuesta de proyecto. El SGI dispondrá de una fuente común de palabras clave.


Equipo de proyecto

En este apartado quedará recogido el equipo de proyecto propuesto. El ACT- CSP-001-Investigador solicitante quedará vinculado directamente al equipo de proyecto con rol Investigador principal. El equipo de proyecto quedará constituido por una serie de ACT-CSP-001-Investigador para cada uno de los cuales se indicará:

  • Rol con el que participará en el equipo de proyecto. Se deberá especificar obligatoriamente un rol para cada uno de los miembros del equipo. Los roles disponibles serán los configurados en la tabla "rol equipo"
  • Mes inicial y final, previsto de participación. Es el rango de participación previsto para el miembro del equipo. No son datos obligatorios.

Los miembros del equipo se añadirán a partir de un buscador. Este buscador devolverá resultados a partir de la integración con el Sistema de gestión de personas corporativo (SGP). Este sistema debe disponer de algún campo que permita identificar en qué conjunto de población universitaria se clasifica cada persona (ejemplo PDI, PAS, Alumnos). En el proceso de implantación del SGI, cada Universidad debe de determinar, a partir de los filtros que se puedan establecer en la integración con el SGP, que grupos de personas deberán estar disponibles en el SGI para ser candidatas a formar parte de los equipos de proyecto. 

Si el buscador no devolviese al investigador que desea ser añadido al equipo de proyecto, éste no podrá ser registrado de manera directa en el SGI. El registro de nuevos investigadores estará centralizado por el módulo INV (Investigadores) del SGI (REQ - NF - INT - 0020 - SGPER - 0010 - Añadir Persona) . Este módulo notificará al SGP la "orden" de creación de un nuevo investigador. Para ello desde el SGI (módulo INV) de deben recoger los campos necesarios para remitir esta información en la notificación de registro de nuevo investigador al SGP. La disponibilidad de este nuevo investigador, puede que no sea inmediata, pues la creación debe de ser realizada por el sistema externo, SGP.

El ACT- CSP-001-Investigador no podrá desencadenar directamente el registro de un nuevo investigador que no figurase en el SGP. La notificación del registro del nuevo investigador debe de ser realizada desde la Unidad de gestión (ACT-CSP-004-Administrador/ACT-CSP-003-Gestor) que coordina la convocatoria. 


Socios colaboradores

Apartado que se activará si en el campo "Proyecto colaborativo" del apartado "Datos generales" se indica el valor "Sí". En este apartado se recogerá el listado de socios, entendidos éstos como empresas, que participarán en el proyecto propuesto. Para cada socio se permitirá recoger su equipo de proyecto. Tanto los socios como los miembros de los equipos serán entidades centralizadas de forma externa al SGI. No se realizará una gestión interna en el SGI ni de los socios ni de los miembros de sus equipos. Los sistemas que deberán centralizar la información referente a los socios y sus miembros serán los llamados genéricamente Sistema de gestión de personas (SGP) y/o Sistema de gestión económica (SGE).

El listado de socios (empresas) disponible procederá del módulo Empresas, común a todo el SGI.  Este módulo tendrá establecidos los mecanismos de integración correspondientes, de forma que el SGI proporcionará  un interface de integración para la búsqueda y notificación de creación de nuevos socios. Este interface de integración deberá ser implementado por el SGP y/o SGE correspondientes.

Para referenciar los socios se dispondrá de un buscador. Este buscador resolverá la búsqueda a través del bus de integración contra los sistemas:

  • Sistema de gestión económica (SGE)
  • Sistema de gestión de personas (SGP)

En primer lugar se realizará la búsqueda contra el SGE, donde el socio podría estar registrado si ya se hubieran establecido relaciones económicas con el mismo. En caso de que la búsqueda no sea satisfactoria, ésta se ampliará al SGP, pues podría darse la situación que el socio ya estuviera registrado como Empresa con la que ya se hubiera mantenido colaboración previa.

Si el buscador no devolviese ninguna referencia para el socio (empresa) buscado, éste no podrá ser registrado de manera directa en el SGI. El registro de un nuevo socio estará centralizado por el módulo de Empresas, común al SGI. Este módulo notificará al SGP la "orden" de creación de una nueva empresa. Para ello facilitará un formulario a través del que se registrarán los campos necesarios. Esta información será remitida al SGP en la notificación de registro de la nueva empresa. La disponibilidad del nuevo socio, puede que no sea inmediata, pues la creación debe de ser realizada por el sistema externo, SGP. Será la integración de este módulo de Empresas con el SGP, la que determine cuándo estará disponible el nuevo socio para poder vincularlo a la solicitud, así como quien determine los campos obligatorios a cumplimentar para poder registrar la Empresa.

El ACT- CSP-001-Investigador no podrá desencadenar directamente el registro de una nueva empresa que no figure en el SGP/SGE. La notificación del registro de la nueva empresa debe de ser realizada desde la Unidad de gestión (ACT-CSP-004-Administrador/ACT-CSP-003-Gestor) que coordina la convocatoria. 


Para cada socio incorporado a la solicitud de proyecto, se podrá indicar:

  • El rol que desempeña. Los roles de los socios de proyecto estarán disponibles a través de la tabla tipos de roles de socios (ejemplos de valores "líder", "colaborador")
  • El número de investigadores que forman parte de su equipo (que adicionalmente podrá ser desglosado).
  • El importe de la convocatoria que solicita 
  • El periodo previsto de participación, expresado de manera relativa a los meses de duración de proyecto.
  • El equipo de proyecto
  • Los periodos de justificación, aplicará cuando el coordinador del proyecto sea la propia Universidad, y serán los periodos de justificación que se le deben exigir al socio. 
  • Los periodo de pago, aplicará cuando el coordinador del proyecto sea la propia Universidad. Serán los periodos de pago a los que la Universidad se compromete con el socio.


Por cada uno de los socios se podrá detallar el equipo de proyecto, sin que sea una información requerida con carácter obligatorio. De forma análoga al equipo de proyecto propio se indicará el listado de miembros del equipo. Para cada miembro se podrá detallar:

  • Rol que desempeña. Para ello se utilizará la misma tabla tipos de rol de equipo disponible para el equipo de proyecto propio.
  • Mes inicial y final, previsto de participación. Es el rango de participación previsto para el miembro del equipo, relativo a la duración del proyecto. No son datos obligatorios.


Como ocurre con el equipo propio,  los miembros del equipo se añadirán a partir de un buscador. En este caso, los miembros no serán personal propio. La búsqueda será realizada, a través de los  mecanismos de integración provistos por el SGI, contra el SGP corporativo. Si el buscador no devolviese al miembro que desea ser añadido al equipo de proyecto del socio, éste no podrá ser registrado de manera directa en el SGI. El registro de nuevos miembros estará centralizado en el SGP, donde se deberá de identificar con la categorización adecuada que se trata de una persona ajena a la Universidad, con la que no establece una relación directa, sino un vínculo de colaboración. Esta categorización debe de ser definida en el SGP. El SGI simplemente notificará al SGP la "orden" de creación de una nueva persona (ajena a la Universidad). Desde el SGI se deben recoger los campos necesarios y remitirlos al SGP. La disponibilidad de este nuevo miembro, puede que no sea inmediata, pues la creación debe de ser realizada por el sistema externo, SGP. Serán los mecanismos de integración que facilite este sistema los que determinen cuanto de inmediata será la operación.

El ACT- CSP-001-Investigador no podrá desencadenar directamente el registro de un nuevo miembro que no figurase en el SGP. La notificación del registro del nuevo miembro debe de ser realizada desde la Unidad de gestión (ACT-CSP-004-Administrador/ACT-CSP-003-Gestor) que coordina la convocatoria. 


Los periodos previstos de pago de un socio, en la fase de registro de la solicitud, quedan definidos por:

  • Número de periodo. Secuencial calculado por el sistema de acuerdo a la ordenación del mes previsto de pago.
  • Mes previsto de pago. Expresado de forma numérica y siempre relativo a la duración del proyecto.
  • Importe. Importe previsto de pago

No será obligatorio indicar los periodos previstos de pago para registrar una solicitud. Si se crea un periodo de pago el dato mínimo obligatorio será el mes previsto de pago.


Los periodos de justificación previstos para un socio, quedan definidos por:

  • Número del periodo. Secuencial calculado por el sistema de acuerdo a la ordenación del mes inicial del periodo a justificar.
  • Periodo a justificar. Expresado como mes inicial y final, relativos a la duración del proyecto
  • Periodo de solicitud de la justificación. Expresado como fecha inicial y final. Con este periodo se recogerán las fechas en las que estará previsto que se solicite al socio colaborador toda la información necesaria para la justificación a la entidad correspondiente.
  • Observaciones. Campo para recoger cualquier observación necesaria sobre el periodo de justificación relativo a la relación con el socio colaborador.

No será obligatorio indicar los periodos previstos de justificación para registrar una solicitud. Si se define un periodo de justificación los datos obligatorios serán el mes inicial y final del periodo.


Ni los periodos de pago ni los periodos de justificación definidos en la solicitud generarán avisos sobre el módulo AVI del SGI, puesto que son previsiones realizadas durante la solicitud. Los avisos correspondientes se crearán una vez haya sido creado el Proyecto, en caso que la Solicitud resultase Concedida.

Desglose de presupuesto

En este apartado se recogerá el desglose presupuestario del proyecto en solicitud. Para este desglose se partirá de las restricciones de elegibilidad añadidas en la convocatoria. El presupuesto se deberá desglosar en base a los conceptos de gasto configurados a nivel global en el SGI (IU-CSP-0090 - Gestión de conceptos de gasto).

Como la convocatoria puede admitir varias entidades financiadoras o incluso el proyecto (solicitud en este momento) podría tener otras fuentes de financiación adicionales a las que promueven la convocatoria, el desglose del presupuesto se recogerá especificado por entidad financiadora.

De esta forma, para cada entidad financiadora especificada en la convocatoria podrá recogerse un desglose de presupuesto, a partir de :

  • Concepto de gasto. Que será seleccionable a partir de los conceptos de gasto definidos en el apartado Elegibilidad de la convocatoria. El sistema informará si es elegible o no y si tiene un importe límite premarcado, de acuerdo a la información registrada en la convocatoria.
  • Para el concepto de gasto se deberá de indicar:
    • El importe solicitado (campo obligatorio)
    • Anualidad (no obligatorio)
    • Se dispondrá de un campo Observaciones para recoger en formato de texto libre cualquier nota de interés sobre la consideración del concepto de gasto en el presupuesto

En función de si el presupuesto se recoge ya expresado en anualidades, el mismo concepto de gasto podrá repetirse varias veces. El sistema solo impondrá como limitación que el mismo concepto de gasto no se repita para una misma anualidad y entidad financiadora. Es decir, un mismo concepto de gasto también podría aparecer para una misma anualidad en el desglose de presupuesto asociado a distintas entidades financiadoras.


De forma adicional, se podrán añadir al presupuesto otras entidades financiadoras . Estas entidades procederán, como funcionamiento global del SGI, de la integración con el SGE: eentidades pagadoras REQ - NF - INT - 0010 - SGE - 0040 - Entidad Pagadora. Para cada una de estas entidades el presupuesto se podrá especificar también en base a conceptos de gasto.

  • Concepto de gasto. Será seleccionable del total de conceptos de gasto activos configurados a nivel global en el SGI (IU-CSP-0090 - Gestión de conceptos de gasto). En este caso no se establecerá limitación de acuerdo a la Elegibilidad de la convocatoria, puesto que la entidad financiadora no es una de las promotoras de la convocatoria.
  • Para el concepto de gasto se podrá recoger:
    • Importe presupuestado (campo obligatorio)
    • Anualidad (no obligatorio)
    • Observaciones

Como en el caso del presupuesto vinculado a las entidades financiadoras de la convocatoria, el mismo concepto de gasto podrá repetirse varias veces.  El sistema solo impondrá como limitación que el mismo concepto de gasto no se repita para una misma anualidad y entidad financiadora. 


Con los importes introducidos en todos los conceptos de gasto, para todas las entidades financiadoras, se obtendrán tres campos calculados:

  • Total del presupuesto solicitado con financiación de la convocatoria. Obtenido a partir de la suma de los importes de todos los conceptos de gasto recogidos en los desgloses presupuestarios asociados a las entidades financiadoras de la convocatoria. 
  • Total del presupuesto no financiado bajo la convocatoria. Obtenido a partir de la suma de los importes de todos los conceptos de gasto recogidos en los desgloses presupuestarios asociados a las entidades financiadoras ajenas a la convocatoria.
  • Total del presupuesto. Suma de los dos totales anteriores.



Búsqueda y listado de solicitudes

Perfiles de Unidades de gestión

Los ACT-CSP-004-Administrador, ACT-CSP-003-Gestor o ACT-CSP-005-Visor podrán realizar búsquedas de las convocatorias . Los resultados devueltos además de los filtros aplicados dependerán siempre de la Unidad de gestión a la que se hubiera vinculado la convocatoria. Automáticamente, el SGI siempre aplicará el filtro de la unidad de gestión, de forma que un usuario solo podrá obtener las solicitudes asociadas a las convocatorias de las unidades de gestión  a las que esté vinculado con alguno de los roles  ACT-CSP-004-Administrador, ACT-CSP-003-Gestor o ACT-CSP-005-Visor (USR - Módulo de usuarios).

De acuerdo al rol, a partir del listado de solicitudes, estarán disponibles las opciones:

  • Ver detalle, modificar o eliminar la solicitud, para los roles ACT-CSP-004-Administrador y ACT-CSP-003-Gestor.
  • Ver detalle de convocatoria, para el rol ACT-CSP-005-Visor

Los estados de la solicitud solamente podrán modificarse de acuerdo al diagrama de estados reflejado en Flujo de solicitud. 

Los ACT-CSP-003-Gestor o ACT-CSP-004-Administrador podrán Eliminar una Solicitud, siempre de la Unidad de gestión asociada, independientemente del estado en el que se encuentre. En caso que la Solicitud disponga ya de un Proyecto asociado, la eliminación ha de realizarse de forma progresiva y manual (nunca se producirá una eliminación automática en cascada del proyecto asociado).

Perfil Investigador

Los  ACT- CSP-001-Investigador solo podrán obtener el listado de sus solicitudes, es decir, aquellas que hayan sido registradas de forma directa en el SGI  por el propio ACT- CSP-001-Investigador o aquellas que hubieran sido registradas, en su nombre, por el  ACT-CSP-003-Gestor o ACT-CSP-004-Administrador de la Unidad de gestión correspondiente.  No se entenderán como solicitudes asociadas a un ACT- CSP-001-Investigador, aquellas en las que simplemen el  ACT- CSP-001-Investigador figure como parte del equipo de proyecto (en caso que la solicitud sea de este tipo). Solo se permitirá la visibilidad y acceso de las solicitudes de las que el ACT- CSP-001-Investigador es "titular".

A pesar de que la Solicitud esté vinculada de manera directa al ACT- CSP-001-Investigador  se distinguirán dos modos de acceso en función de por quien hubiera sido registrada la solicitud en el SGI (el propio ACT- CSP-001-Investigador o la Unidad de gestión, a través de uno de sus ACT-CSP-003-Gestor o ACT-CSP-004-Administrador)

  • Si la solicitud ha sido registrada por la Unidad de gestión (identificable a través del campo ID Creador), el ACT- CSP-001-Investigador solamente podrá ver los datos de la Solicitud, no podrá introducir ninguna modificación.
  • Si la solicitud ha sido registrada por el propio ACT- CSP-001-Investigador, podrá modificar, en líneas generales, los datos de los apartados: 
    • Datos generales
    • Documentos
    • Datos proyecto
    • Equipo proyecto
    • Socios colaboradores
    • Desglose presupuesto


  • Siempre y cuando la solicitud esté en los estados:
    • Borrador. Se podrán introducir todas las modificaciones necesarias hasta que se marque la solicitud como Presentada. 
    • Excluida provisional. ACT- CSP-001-Investigador deberá poner la Solicitud en uno de los siguientes estados:
      • Alegada admisión. Desde este estado se podrán incluir las modificaciones pertinentes en los apartados indicados de la solicitud.
      • Desistida. Al pasar la solicitud a este estado, ACT- CSP-001-Investigador indicará que no proseguirá adelante con la solicitud. Ésta pasa a un estado final.
    • Denegada provisional. ACT- CSP-001-Investigador deberá poner la Solicitud en uno de los siguientes estados:
      • Alegada evaluación. Desde este estado se podrán incluir las modificaciones pertinentes en los apartados indicados de la solicitud.
      • Desistida: Al pasar la solicitud a este estado, ACT- CSP-001-Investigador indicará que no proseguirá adelante con la solicitud. Ésta pasa a un estado final.


Por otro lado, un  ACT- CSP-001-Investigador solo podrá eliminar una solicitud mientras ésta figure en estado Borrador. En el momento que la Solicitud pase a estado Presentada (ni a ningún otro estado superior), ya no podrá ser Eliminada, debiendo utilizar la transición de estados implementada, acorde a lo indicado arriba, y bajo el esquema Flujo de solicitud.

Concesión de proyecto

Únicamente desde el estado final "Concedida" y únicamente los ACT-CSP-003-Gestor o ACT-CSP-004-Administrador de la Unidad de gestión a la que está vinculada la Solicitud a través de su Convocatoria, podrán generar el Proyecto asociado a la Solicitud. A través de esta funcionalidad se creará la entidad Proyecto, que tomará automáticamente parte de los datos de la convocatoria.



Gestión de Tipos de rol de proyecto

Los roles del equipo de proyecto serán configurables por los ACT-CSP-004-Administrador. No será habitual que los valores cambien tras la implantación, pero el SGI dará cobertura a ello. La definición de un tipo de rol de proyecto se realizará por medio de los siguientes campos:

  • Abreviatura
  • Nombre
  • Descripción
  • Indicador de si el rol es el principal del equipo. 
  • Indicador de si el rol es el responsable económico del equipo
  • Equipo
  • Colectivo
  • Activo. Indicador de si el tipo de rol está o no activo en la configuración del SGI.

Los indicadores de rol principal y responsable económico son necesarios por el hecho de permitir la configuración de nombres de roles. De esta forma el SGI no establece de antemano que el rol principal sea llamado siempre, por ejemplo, "investigador principal". Aunque será lo habitual, una Universidad podría darle otra nomenclatura. No se limitará el número de roles para los que se marque el indicador de rol principal y/o económico, pudiendo un mismo rol estar marcado con ambos indicadores.

El campo Equipo  permitirá clasificar los roles en dos grupos:

  • Equipo de investigación
  • Equipo de trabajo

Esta clasificación estará predeterminada, siendo recogida en un enumerado ("tipo equipo proyecto"). Serán valores fijos sobre los que el SGI aplicará lógica interna. 


El campo Colectivo, será un identificador de una tabla  "Tipos colectivos". A través de este tabla se identificarán, en periodo de implantación del SGI, los colectivos que resulta de interés que formen parte de los Equipos de proyecto. Estos colectivos deben de identificarse de forma conjunta a la clasificación que exista en el Sistema de Personas correspondiente para que, a través de la integración con el mismo REQ - NF - INT - 0020 - SGPER - 0090 - Listar colectivo, se establezcan los filtros correspondientes que permitan agrupar al personal universitario que pueda ejercer cada uno de los roles identificados.


Con el campo "Activo" se permitirá que un rol sea desactivado de la configuración del SGI para que no pueda ser asociado a los nuevos componentes de los equipos de proyecto pero de forma que se puedan seguir manteniendo en el histórico de datos del SGI todas las referencias existentes para equipos de proyectos ya creados utilizando ese rol.

Tanto el campo "abreviatura" como el "nombre" deberán de ser únicos. No se permitirá la repetición de estos valores aunque ya no estuvieran activos (campo "Activo" a "no").

Los tipos definidos en la tabla "tipo rol proyecto" que estén activos (campo "Activo" a "sí") serán los que se muestren en los desplegables "rol" de los apartados de "Equipo de proyecto" de solicitudes y proyectos.

Ver formularios de gestión en IU-CSP-0100 - Gestión de roles de equipo de proyecto

Gestión de roles de socios

Los roles de los socios colaboradores en el desarrollo de un proyecto serán configurables por los ACT-CSP-004-Administrador. Como en el caso de los roles del equipo de proyecto, no será habitual que los valores cambien tras la implantación, pero el SGI dará cobertura a ello. La definición de un rol de socio colaborador se realizará por medio de los siguientes campos:

  • Abreviatura
  • Nombre
  • Descripción
  • Activo. Indicador de si el tipo de rol está o no activo en la configuración del SGI.

Con el campo "Activo" se permitirá que un rol sea desactivado de la configuración del SGI para que no pueda ser asociado a los nuevos colaboradores de proyecto pero de forma que se puedan seguir manteniendo en el histórico de datos del SGI todas las referencias existentes para proyectos ya creados utilizando ese rol.

Tanto el campo "Abreviatura" como el "Nombre" deberán de ser únicos. No se permitirá la repetición de estos valores aunque ya no estuvieran activos (campo "Activo" a "no").

Los tipos definidos en la tabla "tipo rol socio" que estén activos (campo "Activo" a "sí") serán los que se muestren en los desplegables "rol" de los apartados de "Socios colaboradores" de solicitudes y proyectos.



Ver formularios de gestión en IU-CSP-0105 - Gestión de roles de socios de proyecto

Gestión de Tipos de estado de solicitud

La tabla "Tipo estado solicitud" contendrá el código interno y el nombre de los estados que definen el ciclo de vida de una solicitud. Estos estados serán fijos en el SGI, para cualquier implantación, puesto que existe un comportamiento predefinido del sistema sobre ellos. Sí, podrá ser modificado en cada implantación el nombre elegido par cada uno de los estados, pero no el número de estados o el comportamiento del ciclo de vida de los mismos. La configuración de los nombres de los estados deberá ser realizada por ACT-008-Sysadm.

El número de estados y el nombre inicialmente propuesto para cada uno de ellos es:

    • Borrador. Estado inicial. Es el estado en el que por defecto se creará la solicitud en el SGI. Una solicitud en estado borrador solo podrá ser pasada a estado "presentada".
    • Presentada: Una solicitud solo pasará a estado "presentada" de manera manual, porque así lo indique o bien el  ACT- CSP-001-Investigador que la haya creado o bien cualquier ACT-CSP-004-Administrador o ACT-CSP-003-Gestor de la unidad de gestión correspondiente, en caso que la solicitud no esté abierta al registro directo por parte de los ACT- CSP-001-Investigador.
    • Admitida provisional. Estado intermedio, solo disponible para los ACT-CSP-004-Administrador o ACT-CSP-003-Gestor independientemente que la solicitud haya sido registrada en el SGI directamente por un ACT- CSP-001-Investigador.
    • Excluida provisional. Estado intermedio, solo disponible para los ACT-CSP-004-Administrador o ACT-CSP-003-Gestor independientemente que la solicitud haya sido registrada en el SGI directamente por un ACT- CSP-001-Investigador.
    • Alegada admisión. Estado intermedio. Este estado podrá ser marcado por ACT-CSP-001-Investigador, en caso que la solicitud esté abierta al registro directo por parte de los ACT- CSP-001-Investigador en el SGI, o por cualquier ACT-CSP-004-Administrador o ACT-CSP-003-Gestor de la unidad de gestión correspondiente. Indicará que el ACT-CSP-001-Investigador ha presentado la alegación pertinente.
    • Desistida. Estado final, que indicará que el Solicitud queda desestimada por el propio solicitante. Este estado podrá ser puesto por ACT- CSP-001-Investigador, en caso que la solicitud esté abierta al registro directo por parte de los ACT- CSP-001-Investigador o por cualquier ACT-CSP-004-Administrador o ACT-CSP-003-Gestor de la unidad de gestión correspondiente, para indicar que la Solicitud ha sido desestimada por el propio Solicitante.
    • Excluida. Estado final. La solicitud no ha sido admitida. Solo disponible para los ACT-CSP-004-Administrador o ACT-CSP-003-Gestor independientemente que la solicitud haya sido registrada en el SGI directamente por un ACT- CSP-001-Investigador.
    • Admitida definitiva. Estado intermedio, solo disponible para los ACT-CSP-004-Administrador o ACT-CSP-003-Gestor independientemente que la solicitud haya sido registrada en el SGI directamente por un ACT- CSP-001-Investigador.
    • Concedida provisional. Estado intermedio, solo disponible para los ACT-CSP-004-Administrador o ACT-CSP-003-Gestor independientemente que la solicitud haya sido registrada en el SGI directamente por un ACT- CSP-001-Investigador.
    • Denegada provisional. Estado intermedio, solo disponible para los ACT-CSP-004-Administrador o ACT-CSP-003-Gestor independientemente que la solicitud haya sido registrada en el SGI directamente por un ACT- CSP-001-Investigador.
    • Alegada evaluación. Estado intermedio. Este estado podrá ser marcado por ACT-CSP-001-Investigador, en caso que la solicitud esté abierta al registro directo por parte de los ACT- CSP-001-Investigador en el SGI, o por cualquier ACT-CSP-004-Administrador o ACT-CSP-003-Gestor de la unidad de gestión correspondiente. Indicará que el ACT-CSP-001-Investigador ha presentado la alegación pertinente.
    • Concedida. Es un estado final. Solo los ACT-CSP-004-Administrador o ACT-CSP-003-Gestor podrán marcar una solicitud como concedida. A partir de este estado se podrá iniciar el registro del  Proyecto asociado.
    • Denegada. Es un estado final. Solo los ACT-CSP-004-Administrador o ACT-CSP-003-Gestor podrán marcar una solicitud como rechazada. La solicitud no podrá quedar vinculada a ningún Proyecto. 





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