El registro de solicitudes y su ciclo de revisión y aprobación será interno al SGI. En este ciclo intervendrán los ACT- CSP-001-Investigador y los ACT-CSP-004-Administrador o ACT-CSP-003-Gestor de la Unidad de gestión vinculada a la convocatoria, siempre en función de la configuración indicada en la convocatoria durante su registro en el SGI (IU-CSP-0201-013 - Crear convocatoria - Configuración de solicitudes), en referencia a la habilitación de la presentación de solicitudes en el SGI. La tramitación de la solicitud en el SGI no sustituirá a la tramitación de la misma en la plataforma correspondiente de la entidad gestora/convocante/financiadora de la convocatoria, salvo que se trata de convocatorias del plan propio.
El parámetro de "habilitación de la presentación de solicitudes en el SGI" solamente afectará al registro de las solicitudes por parte de los ACT- CSP-001-Investigador. Los ACT-CSP-004-Administrador, ACT-CSP-003-Gestor siempre podrán registrar solicitudes sobre las convocatorias de sus Unidades de gestión, haciendo referencia siempre a un solicitante.
El SGI proveerá de un flujo de estados, cada Universidad establecerá las pautas para hacer corresponder este flujo con el establecido por la entidad correspondiente que gestiona la convocatoria.
Flujo de solicitud
En el flujo de gestión de una solicitud interactuarán el ACT- CSP-001-Investigador solicitante y los ACT-CSP-004-Administrador o ACT-CSP-003-Gestor de la Unidad de gestión vinculada a la convocatoria.
Desde el listado de convocatorias obtenido a través de las búsquedas facilitadas, los ACT- CSP-001-Investigador podrán realizar la tramitación de la solicitud (IU-CSP-0203-002 - Búsqueda directa y listado de convocatorias - Investigador e IU-CSP-0203-003 - Búsqueda avanzada y listado de convocatorias - Investigador). Con la operación de tramitación se crear la entidad Solicitud.
El registro de la Solicitud también puede ser realizado directamente por los ACT-CSP-004-Administrador o ACT-CSP-003-Gestor de la Unidad de gestión vinculada a la convocatoria. En este caso deberán indicar los datos del investigador solicitante (por medio del correspondiente buscador facilitado en la pantalla de Creación de solicitud).
Durante el proceso de registro la Solicitud figurará con estado "Borrador", hasta que el usuario que esté realizando su creación la marque como "Presentada". En este momento, pasará a ser una solicitud a revisar por los ACT-CSP-004-Administrador o ACT-CSP-003-Gestor de la unidad de gestión correspondiente (se creará el aviso correspondiente en el módulo de avisos del SGI ).
El ACT-CSP-004-Administrador o ACT-CSP-003-Gestor que revise la solicitud podrá modificarla para indicar que pasa a estado "En estudio". Esto generará un aviso para el usuario Solicitante (se creará el aviso correspondiente en el módulo de avisos del SGI ). En el caso que la solicitud hubiera ido creada desde la Unidad de Gestión no se generará este avisos
Finalizada la fase de estudio, el ACT-CSP-004-Administrador o ACT-CSP-003-Gestor debe de modificar el estado de la solicitud para indicar cualquiera de los siguientes estados:
- Concedida
- Rechazada
- En subsanación.
Cualquier modificación de estado desencadenará la correspondiente creación de un aviso en el módulo de avisos del SGI siendo el destinatario de los mismos el ACT- CSP-001-Investigador Solicitante. En el caso que la solicitud hubiera ido creada desde la Unidad de Gestión no se generarán estos avisos.
Cualquier cambio de estado, permitirá el registro de un comentario y quedará historificado con la fecha en la que tiene lugar ese cambio de estado.
El ACT- CSP-001-Investigador, a través de los avisos, podrá conocer los avances en la gestión de la solicitud, sin necesidad de estar continuamente accediendo al SGI. A través del SGI tendrá siempre acceso al listado de sus solicitudes, pudiendo aplicar las modificaciones oportunas cuando se le notifique el estado "En subsanación". En este caso, podrá ver los comentarios indicados por ACT-CSP-004-Administrador o ACT-CSP-003-Gestor para realizar los cambios necesarios o aportar la documentación requerida. Para que se vuelva a iniciar la revisión de la solicitud, el ACT- CSP-001-Investigador, pondrá de nuevo la solicitud en estado "Presentada", volviéndose a iniciar el ciclo tal y como se ha descrito anteriormente.
En la siguiente imagen se recoge el ciclo de estados que implementará el SGI para una solicitud. El SGI solo permitirá modificar el estado de una solicitud de acuerdo a las transiciones recogidas en el siguiente diagrama:
- Borrador: estado inicial.
- Presentada: estado intermedio, que constituirá un ciclo iterativo junto con los estados "en estudio" y "en subsanación"
- En estudio: estado intermedio, que constituirá un ciclo iterativo junto con los estados "en estudio" y "en subsanación"
- En subsanación: estado intermedio, que constituirá un ciclo iterativo junto con los estados "en estudio" y "en subsanación"
- Abandonada: estado final, podrá ser puesto por ACT- CSP-001-Investigador, para indicar que la Solicitud queda desestimada por iniciativa propia. También podrá ser utilizado por ACT-CSP-004-Administrador o ACT-CSP-003-Gestor para indicar que la Solicitud ha sido desestimada por el propio Solicitante.
- Concedida: estado final. Solo los ACT-CSP-004-Administrador o ACT-CSP-003-Gestor podrán marcar una solicitud como concedida. A partir de este estado se podrá iniciar el registro del Proyecto asociado.
- Rechazada: estado final. Solo los ACT-CSP-004-Administrador o ACT-CSP-003-Gestor podrán marcar una solicitud como rechazada. La solicitud no podrá quedar vinculada a ningún Proyecto.
Descripción de solicitud
Atendiendo al objetivo de homogeneización del SGI se propone un modelo de solicitud único. Si en fase de aprobación de análisis se identifica la necesidad de implementar otra tipología de solicitudes se deberá estudiar como una particularización.
La solicitud tendrá datos propios y una serie de datos relacionados. La relación principal de una solicitud es la de la convocatoria de procedencia.
La información de una solicitud se estructurará en los siguientes apartados:
- Datos generales
- Datos proyecto
- Equipo proyecto
- Socios colaboradores
- Desglose presupuesto
- Documentos
- Histórico de estados
- Hitos
Datos generales
En el apartado datos generales se agrupará la siguiente información:
- Solicitante (solo en el caso de ACT-CSP-004-Administrador/ACT-CSP-003-Gestor)
- Estado actual de solicitud y desplegable para su modificación (incluyendo solo los estados posibles de acuerdo al diagrama de estados y al rol ACT- CSP-001-Investigador o ACT-CSP-004-Administrador/ACT-CSP-003-Gestor )
- Comentario asociado al estado actual (solo disponible cuando empieza el ciclo de "Subsanación")
- Código de registro en la entidad convocante. Permitirá tener referenciado el identificador con el que se registra la solicitud en la entidad convocante.
- Programa: Pendiente de duda 9 CSP - Histórico dudas - Solicitudes - Pendiente
- Área temática: Se vinculará la solicitud a una de las áreas temáticas asociadas a la convocatoria, en caso de que la convocatoria no tenga restricciones de áreas temáticas, el árbol de áreas temáticas será el completo (configurado por ACT-CSP-004-Administrador a través de IU-CSP-0095 - Gestión de áreas temáticas). Solo se permitirá vincular la solicitud a un área temática (o subarea).
- Proyecto colaborativo: Se permitirá indicar si el proyecto propuesto será colaborativo. Aunque se notificará con un aviso, en caso que la convocatoria de procedencia tenga recogido un valor afirmativo sobre este campo, no se limitará indicar en la solicitud un valor u otro (sí o no) sin corresponderse con lo recogido en la convocatoria. En caso de que en la solicitud se marque el valor "Sí", se activará el apartado "Socios colaboradores"
- Coordinador. Será un desplegable que tomará dos valores "Universidad" o "Externo"
- Universidad subcontratada
- Observaciones
Datos proyecto
Perfil investigador
Desde el listado de convocatorias obtenido a través de las búsquedas facilitadas, los ACT- CSP-001-Investigador podrán realizar la tramitación de la solicitud (IU-CSP-0203-002 - Búsqueda directa y listado de convocatorias - Investigador e IU-CSP-0203-003 - Búsqueda avanzada y listado de convocatorias - Investigador).
Perfil Unidades de gestión
Los ACT-CSP-004-Administrador, ACT-CSP-003-Gestor podrán registrar solicitudes en el SGI en nombre de un investigador.
Recordatorio: Y otra cosilla, no se si lo hemos comentado en otras sesiones, cuando vimos las altas de convocatorias y proyectos de investigación, pero no quiero que se nos pase; habría que mantener, al menos para los proyectos de ámbito nacional, autonómico, local, ... la fecha de la Resolución de la convocatoria y la de su publicación en el Boletín Oficial que corresponda, así como poder incorporar la referencia asignada al proyecto por la entidad financiadora, tanto en su fase de solicitud como en la de concesión, cuando introducimos el proyecto en el sistema.