El registro de solicitudes y su ciclo de revisión y aprobación será interno al SGI. En este ciclo intervendrán los ACT- CSP-001-Investigador y los ACT-CSP-004-Administrador o ACT-CSP-003-Gestor de la Unidad de gestión vinculada a la convocatoria, siempre en función de la configuración indicada en la convocatoria durante su registro en el SGI (IU-CSP-0201-013 - Crear convocatoria - Configuración de solicitudes), en referencia a la habilitación de la presentación de solicitudes en el SGI. La tramitación de la solicitud en el SGI no sustituirá a la tramitación de la misma en la plataforma correspondiente de la entidad gestora/convocante/financiadora de la convocatoria, salvo que se trata de convocatorias del plan propio.
El parámetro de "habilitación de la presentación de solicitudes en el SGI" solamente afectará al registro de las solicitudes por parte de los ACT- CSP-001-Investigador. Los ACT-CSP-004-Administrador, ACT-CSP-003-Gestor siempre podrán registrar solicitudes sobre las convocatorias de sus Unidades de gestión, haciendo referencia siempre a un solicitante.
El SGI proveerá de un flujo de estados, cada Universidad establecerá las pautas para hacer corresponder este flujo con el establecido por la entidad correspondiente que gestiona la convocatoria.
Flujo de solicitud
En el flujo de gestión de una solicitud interactuarán el ACT- CSP-001-Investigador solicitante y los ACT-CSP-004-Administrador o ACT-CSP-003-Gestor de la Unidad de gestión vinculada a la convocatoria.
Desde el listado de convocatorias obtenido a través de las búsquedas facilitadas, los ACT- CSP-001-Investigador podrán realizar la tramitación de la solicitud (IU-CSP-0203-002 - Búsqueda directa y listado de convocatorias - Investigador e IU-CSP-0203-003 - Búsqueda avanzada y listado de convocatorias - Investigador). Con la operación de tramitación se crear la entidad Solicitud.
El registro de la Solicitud también puede ser realizado directamente por los ACT-CSP-004-Administrador o ACT-CSP-003-Gestor de la Unidad de gestión vinculada a la convocatoria. En este caso deberán indicar los datos del investigador solicitante (por medio del correspondiente buscador facilitado en la pantalla de Creación de solicitud).
Durante el proceso de registro la Solicitud figurará con estado "Borrador", hasta que el usuario que esté realizando su creación la marque como "Presentada". En este momento, pasará a ser una solicitud a revisar por los ACT-CSP-004-Administrador o ACT-CSP-003-Gestor de la unidad de gestión correspondiente (se creará el aviso correspondiente en el módulo de avisos del SGI ).
El ACT-CSP-004-Administrador o ACT-CSP-003-Gestor que revise la solicitud podrá modificarla para indicar que pasa a estado "En estudio". Esto generará un aviso para el usuario Solicitante (se creará el aviso correspondiente en el módulo de avisos del SGI ). En el caso que la solicitud hubiera ido creada desde la Unidad de Gestión no se generará este avisos
Finalizada la fase de estudio, el ACT-CSP-004-Administrador o ACT-CSP-003-Gestor debe de modificar el estado de la solicitud para indicar cualquiera de los siguientes estados:
- Concedida
- Rechazada
- En subsanación.
Cualquier modificación de estado desencadenará la correspondiente creación de un aviso en el módulo de avisos del SGI siendo el destinatario de los mismos el ACT- CSP-001-Investigador Solicitante. En el caso que la solicitud hubiera ido creada desde la Unidad de Gestión no se generarán estos avisos.
Cualquier cambio de estado, permitirá el registro de un comentario y quedará historificado con la fecha en la que tiene lugar ese cambio de estado.
El ACT- CSP-001-Investigador, a través de los avisos, podrá conocer los avances en la gestión de la solicitud, sin necesidad de estar continuamente accediendo al SGI. A través del SGI tendrá siempre acceso al listado de sus solicitudes, pudiendo aplicar las modificaciones oportunas cuando se le notifique el estado "En subsanación". En este caso, podrá ver los comentarios indicados por ACT-CSP-004-Administrador o ACT-CSP-003-Gestor para realizar los cambios necesarios o aportar la documentación requerida. Para que se vuelva a iniciar la revisión de la solicitud, el ACT- CSP-001-Investigador, pondrá de nuevo la solicitud en estado "Presentada", volviéndose a iniciar el ciclo tal y como se ha descrito anteriormente.
En la siguiente imagen se recoge el ciclo de estados que implementará el SGI para una solicitud. El SGI solo permitirá modificar el estado de una solicitud de acuerdo a las transiciones recogidas en el siguiente diagrama:
- Borrador: estado inicial.
- Presentada: estado intermedio, que constituirá un ciclo iterativo junto con los estados "en estudio" y "en subsanación"
- En estudio: estado intermedio, que constituirá un ciclo iterativo junto con los estados "en estudio" y "en subsanación"
- En subsanación: estado intermedio, que constituirá un ciclo iterativo junto con los estados "en estudio" y "en subsanación"
- Abandonada: estado final, podrá ser puesto por ACT- CSP-001-Investigador, para indicar que la Solicitud queda desestimada por iniciativa propia. También podrá ser utilizado por ACT-CSP-004-Administrador o ACT-CSP-003-Gestor para indicar que la Solicitud ha sido desestimada por el propio Solicitante.
- Concedida: estado final. Solo los ACT-CSP-004-Administrador o ACT-CSP-003-Gestor podrán marcar una solicitud como concedida. A partir de este estado se podrá iniciar el registro del Proyecto asociado.
- Rechazada: estado final. Solo los ACT-CSP-004-Administrador o ACT-CSP-003-Gestor podrán marcar una solicitud como rechazada. La solicitud no podrá quedar vinculada a ningún Proyecto.
Descripción de solicitud
Atendiendo al objetivo de homogeneización del SGI se propone un modelo de solicitud único. Si en fase de aprobación de análisis se identifica la necesidad de implementar otra tipología de solicitudes se deberá estudiar como una particularización.
La solicitud tendrá datos propios y una serie de datos relacionados. La relación principal de una solicitud es la de la convocatoria de procedencia.
La información de una solicitud se estructurará en los siguientes apartados:
- Datos generales
- Datos proyecto
- Equipo proyecto
- Socios colaboradores
- Desglose presupuesto
- Documentos
- Histórico de estados
- Hitos
- Acceso directo a la convocatoria de la que surge la solicitud
Datos generales
En el apartado datos generales se agrupará la siguiente información:
- Solicitante (solo en el caso de ACT-CSP-004-Administrador/ACT-CSP-003-Gestor)
- Estado actual de solicitud y desplegable para su modificación (incluyendo solo los estados posibles de acuerdo al diagrama de estados y al rol ACT- CSP-001-Investigador o ACT-CSP-004-Administrador/ACT-CSP-003-Gestor )
- Comentario asociado al estado actual (solo disponible cuando empieza el ciclo de "Subsanación")
- Código de registro en la entidad convocante. Permitirá tener referenciado el identificador con el que se registra la solicitud en la entidad convocante.
- Programa: Pendiente de duda 09 CSP - Histórico dudas - Solicitudes - Pendiente
- Área temática: Se vinculará la solicitud a una de las áreas temáticas asociadas a la convocatoria, en caso de que la convocatoria no tenga restricciones de áreas temáticas, el árbol de áreas temáticas será el completo (configurado por ACT-CSP-004-Administrador a través de IU-CSP-0095 - Gestión de áreas temáticas). Solo se permitirá vincular la solicitud a un área temática (o subarea).
- Proyecto colaborativo: Se permitirá indicar si el proyecto propuesto será colaborativo. Aunque se notificará con un aviso, en caso que la convocatoria de procedencia tenga recogido un valor afirmativo sobre este campo, no se limitará indicar en la solicitud un valor u otro (sí o no) sin corresponderse con lo recogido en la convocatoria. En caso de que en la solicitud se marque el valor "Sí", se activará el apartado "Socios colaboradores". Duda 01 CSP - Histórico dudas - Solicitudes - Pendiente
- Coordinador. Será un desplegable que tomará dos valores "Universidad" o "Externo". El valor "Universidad" es genérico, y se corresponderá en cada implantación con el nombre de la Universidad correspondiente. El valor "Externo" es representativo de que el coordinador es alguno de los Socios (y así se podrá recoger en el apartado Socios colaboradores) Duda 02 CSP - Histórico dudas - Solicitudes - Pendiente
- Universidad subcontratada. Valor "sí" o "no", que recoge informativamente si la Universidad actúa como subcontratada. No existe ningún comportamiento específico ni información adicional asociada al valor indicado. Duda 06 CSP - Histórico dudas - Solicitudes - Pendiente
- Observaciones: campo abierto para que el Solicitante indique cualquier observación genérica.
Datos proyecto
En este apartado se agrupa la información relativa al proyecto/actividad de investigación propuesto.
- Título del proyecto (campo obligatorio)
- Acrónimo (campo obligatorio)
- Duración prevista: valor numérico, expresado en meses. (campo obligatorio)
- Fecha de inicio prevista. Duda 05 CSP - Histórico dudas - Solicitudes - Pendiente
- Objetivos del proyecto. Campo de texto abierto para redactar los objetivos marcados con el desarrollo de la actividad de investigación.
- Justificación e intereses. Campo de texto abierto.
- Resultados esperados. Campo de texto abierto.
- Rama de conocimiento. Listado precargado a partir de la tabla de Ramas de conocimiento utilizada en clasificación de la Producción científica. Duda 03 CSP - Histórico dudas - Solicitudes - Pendiente
- Línea de investigación. El SGI dispondrá de una fuente común de Líneas investigación que se irá constituyendo desde el módulo INV (Investigadores) y desde las solicitudes de proyecto y proyectos. El ACT-CSP-001-Investigador solicitante podrá indicar una Línea de investigación existente, a través del buscador proporcionado, o bien podrá añadir una nueva Línea de investigación. Al añadir una nueva línea, ésta pasará a formar parte del catálogo de Líneas general y quedará directamente vinculada al ACT- CSP-001-Investigador. Duda 10 CSP - Histórico dudas - Solicitudes - Pendiente
- Palabras clave. Palabras clave que el ACT- CSP-001-Investigador considere asociar a su propuesta de proyecto. El SGI dispondrá de una fuente común de palabras clave.
Equipo de proyecto
En este apartado quedará recogido el equipo de proyecto propuesto. El ACT- CSP-001-Investigador solicitante quedará vinculado directamente al equipo de proyecto con rol Investigador principal. El equipo de proyecto quedará constituido por una serie de ACT-CSP-001-Investigador para cada uno de los cuales se indicará:
- Rol con el que participará en el equipo de proyecto. Se deberá especificar obligatoriamente un rol para cada uno de los miembros del equipo. Los roles disponibles serán los configurados en la tabla "rol equipo"
- Fechas previstas de participación, delimitadas por una fecha de inicio y una fecha de fin (ambas obligatorias).
Los miembros del equipo se añadirán a partir de un buscador. Este buscador devolverá resultados a partir de la integración con el Sistema de gestión de personas corporativo (SGP). Este sistema debe disponer de algún campo que permita identificar en qué conjunto de población universitaria se clasifica cada persona (ejemplo PDI, PAS, Alumnos). En el proceso de implantación del SGI, cada Universidad debe de determinar, a partir de los filtros que se puedan establecer en la integración con el SGP, que grupos de personas deberán estar disponibles en el SGI para ser candidatas a formar parte de los equipos de proyecto.
Si el buscador no devolviese al investigador que desea ser añadido al equipo de proyecto, éste no podrá ser registrado de manera directa en el SGI. El registro de nuevos investigadores estará centralizado por el módulo INV (Investigadores) del SGI. Este módulo notificará al SGP la "orden" de creación de un nuevo investigador. Para ello desde el SGI (módulo INV) de deben recoger los campos necesarios para remitir esta información en la notificación de registro de nuevo investigador al SGP. La disponibilidad de este nuevo investigador, puede que no sea inmediata, pues la creación debe de ser realizada por el sistema externo, SGP.
El ACT- CSP-001-Investigador no podrá desencadenar directamente el registro de un nuevo investigador que no figurase en el SGP. La notificación del registro del nuevo investigador debe de ser realizada desde la Unidad de gestión (ACT-CSP-004-Administrador/ACT-CSP-003-Gestor) que coordina la convocatoria. Para agilizar este proceso ACT- CSP-001-Investigador podrá generar un aviso automático a la Unidad de gestión, a través del módulo AVI (avisos y alertas) del SGI.
Socios colaboradores
Apartado que se activará si en el campo "Proyecto colaborativo" del apartado "Datos generales" se indica el valor "Sí". En este apartado se recogerá el listado de socios, entendidos éstos como empresas, que participarán en el proyecto propuesto. Para cada socio se permitirá recoger su equipo de proyecto. Tanto los socios como los miembros de los equipos serán entidades centralizadas de forma externa al SGI. No se realizará una gestión interna en el SGI ni de los socios ni de los miembros de sus equipos. Los sistemas que deberán centralizar la información referente a los socios y sus miembros serán los llamados genéricamente Sistema de gestión de personas (SGP) y/o Sistema de gestión económica (SGE). El SGI proporcionará un interface de integración para la búsqueda y notificación de creación de nuevos socios y miembros de equipo. Este interface de integración deberá ser implementado por el SGP y/o SGE correspondientes.
Para referenciar los socios se dispondrá de un buscador. Este buscador resolverá la búsqueda a través del bus de integración contra los sistemas:
- Sistema de gestión económica (SGE)
- Sistema de gestión de personas (SGP)
En primer lugar se realizará la búsqueda contra el SGE, donde el socio podría estar registrado si ya se hubieran establecido relaciones económicas con el mismo. En caso de que la búsqueda no sea satisfactoria, ésta se ampliará al SGP, pues podría darse la situación que el socio ya estuviera registrado como Empresa con la que ya se hubiera mantenido colaboración previa.
Si el buscador no devolviese ninguna referencia para el socio (empresa) buscado, éste no podrá ser registrado de manera directa en el SGI. El registro de nueva empresas estará centralizado por el módulo de integración del SGI. Este módulo notificará al SGP la "orden" de creación de una nueva empresa. Para ello desde el SGI se deben recoger los campos necesarios para remitir esta información en la notificación de registro de una nueva empresa al SGP. La disponibilidad de esta nueva empresa, puede que no sea inmediata, pues la creación debe de ser realizada por el sistema externo, SGP.
El ACT- CSP-001-Investigador no podrá desencadenar directamente el registro de una nueva empresa que no figure en el SGP/SGE. La notificación del registro de la nueva empresa debe de ser realizada desde la Unidad de gestión (ACT-CSP-004-Administrador/ACT-CSP-003-Gestor) que coordina la convocatoria. Para agilizar este proceso ACT- CSP-001-Investigador podrá generar un aviso automático a la Unidad de gestión, a través del módulo AVI (avisos y alertas) del SGI.
Desglose de presupuesto
Documentos
Hitos
Histórico de estados
Entidades de configuración asociadas
Tipos de rol de proyecto
Tipos de rol de socios colaboradores
Tipos de estado de solicitud
Perfil investigador
Desde el listado de convocatorias obtenido a través de las búsquedas facilitadas, los ACT- CSP-001-Investigador podrán realizar la tramitación de la solicitud (IU-CSP-0203-002 - Búsqueda directa y listado de convocatorias - Investigador e IU-CSP-0203-003 - Búsqueda avanzada y listado de convocatorias - Investigador).
Perfil Unidades de gestión
Los ACT-CSP-004-Administrador, ACT-CSP-003-Gestor podrán registrar solicitudes en el SGI en nombre de un investigador.
Recordatorio: Y otra cosilla, no se si lo hemos comentado en otras sesiones, cuando vimos las altas de convocatorias y proyectos de investigación, pero no quiero que se nos pase; habría que mantener, al menos para los proyectos de ámbito nacional, autonómico, local, ... la fecha de la Resolución de la convocatoria y la de su publicación en el Boletín Oficial que corresponda, así como poder incorporar la referencia asignada al proyecto por la entidad financiadora, tanto en su fase de solicitud como en la de concesión, cuando introducimos el proyecto en el sistema.