1. Introducción
La gestión de la participación en proyectos externos en el SGI sigue el siguiente flujo:
- Registro en el SGI de la solicitud de participación en un proyecto externo por parte del personal de investigación.
- Revisión y autorización de la solicitud por parte del personal de gestión.
- Notificación de las solicitudes autorizadas al módulo de CVN.
- Registro por parte del personal de investigación de los proyectos externos en su CVN.
- Notificación al SGI, desde el módulo de CVN, de los proyectos externos creados por el personal de investigación. Estas notificaciones solo estarán visibles para el personal de gestión.
- Creación del proyecto externo en el SGI por parte del personal de gestión a partir de la información inicial notificada por CVN. El proyecto se creará asociado a un modelo de gestión categorizado como "proyectos externos".
En este manual se centra en la funcionalidad de la unidad de gestión. Las funcionalidades del personal de investigación se explican en su manual MDU - Perfil personal investigador
La cuarta opción de menú de CSP es "Participación proyecto externos" y es únicamente un agrupador de menús de las siguientes funcionalidades:
- Autorizaciones
- Notificaciones CVN
Para acceder a cada una de ellas se tiene que expandir el menú "Participación proyecto externos" a través del icono de la flecha para abajo.
1.1 Revisión y autorización de la solicitud por parte del personal de gestión
El personal de gestión puede consultar todas las solicitudes de autorización registradas, además de recibir una notificación cada vez que cualquier personal de investigación marca como "presentada" una solicitud de participación en proyecto externo.
El personal de gestión puede modificar el estado de la solicitud de autorización. No se implementa ningún flujo concreto, por lo que tendrán libertad para realizar cualquier cambio de estado. Los estado posible por los que puede pasar una solicitud de participación en proyecto externo son:
- Borrador: estado inicial. Es el estado en el que por defecto se crea la solicitud de autorización para la participación en proyecto externo en el SGI.
- Presentada: estado al que pasa la solicitud de autorización una vez que el personal de investigación envía la solicitud y llega a al personal de gestión. Una vez presentada el personal de investigación no podrá modificar los datos. La edición únicamente podrá realizarla el personal de gestión.
- Revisión: estado previo al estado autorizada. Estará en este estado mientras el personal de gestión estudia la solicitud.
- Autorizada: estado final de la solicitud de autorización para indicarle al personal de investigación que puede descargar el certificado de autorización.
El personal de gestión puede modificar cualquier dato de las solicitudes de autorización, salvo que éstas ya hayan sido marcadas como "autorizadas".
El cambio de estado de la solicitud de autorización realizado desde el personal de gestión lleva implícito un comunicado hacia el personal de investigación.
Una vez que la solicitud de participación en proyecto externo ha sido autorizada será notificada, de forma automática, al módulo de CVN.
El personal de gestión puede generar el certificado de autorización para que sea descargado por personal de investigación. Tendrá la posibilidad de generar el certificado con los datos recogidos en la autorización y con un formato pre-establecido o bien podrá adjuntar un documento generado de forma ajena al SGI. Se podrá generar tantos documentos de autorización si bien solo uno podrá estar marcado como "público", será éste el que esté disponible para su descarga por parte del personal de investigación. Cada vez que se marque un certificado como público, se generará un comunicado automático para informar al personal de investigación.
1.2 Creación del proyecto externo en el SGI
Con la información recibida en la notificación de CVN y la disponibilidad o no del documento acreditativo de la concesión del proyecto, el personal de gestión tomará la decisión de registrar el proyecto en el módulo de CSP. Si este proyecto se registra quedará vinculado a la notificación del proyecto creado en el CVN y, por extensión, a la solicitud de autorización inicial (siempre que ésta hubiese sido vinculada por el personal de investigación) al proyecto creado en CVN.
La información recogida desde CVN no será suficiente para registrar el proyecto en el SGI, aunque sí se dispondrá de la información de partida básica. La introducción de los campos en el registro del proyecto deberá ser realizada por el personal de gestión, si bien, como para cualquier otro proyecto SGI, la introducción de los mismos podrá ser realizada progresivamente.
2. Autorizaciones
Al pinchar sobre la opción del menú "Autorizaciones" se da acceso a la gestión de solicitudes de autorización de participación en proyectos externos por parte del personal de gestión. Siguiendo la estructura general del SGI, tras pulsar en el menú "Autorizaciones" se accede a la página inicial que contiene el listado de solicitudes de autorizaciones y su buscador, que sigue las normas básicas descritas en MDU - Manual de usuario -> 3.2 Buscadores y listados.
Por defecto, se listan todas las solicitudes de autorización de participación en proyectos externos disponibles sobre una tabla de resultados paginada, MDU - Manual de usuario -> 3.5 Paginación de listados. El listado se muestra ordenado por defecto por el campo fecha solicitud, de más a menos reciente. La tabla de resultados muestra una serie de campos significativos:
- Fecha solicitud: Fecha de creación de la solicitud.
- Solicitante: Nombre y apellidos del solicitantes, persona que ha solicitado la autorización de participación en un proyecto externo.
- Título proyecto: Título del proyecto indicado en la solicitud de autorización.
- Entidad participación: Entidad externa con la que se realizará el proyecto externo para el que se solicita la autorización de participación.
- Estado: Estado actual de la solicitud de autorización.
- Fecha estado: Fecha en la que la solicitud de autorización adquirió el estado actual.
- Acciones: Conjunto de acciones que están disponibles sobre el grupo de solicitudes de autorización.
Los campos disponibles en el formulario de la búsqueda son:
- Fecha solicitud desde - hasta: Con los campos "desde" y "hasta", ambos del tipo fecha, se puede establecer un periodo que permitirá buscar las solicitudes de autorización cuya fecha de creación esté comprendida en el mismo. Ambos campos disponen de un control calendario a través del que se podrá seleccionar la fecha deseada.
- Solicitante: Este campo permite especificar una persona. Se realizará la búsqueda de las solicitudes de autorización cuyo solicitante sea la persona indicada. Para indicar la persona se utilizará el buscador común de personas MDU - Manual de usuario -> 8.1Personas
- Estado: Campo para aplicar búsquedas por el estado de la solicitud de autorización. Es un desplegable con el listado de estados posible (borrador, presentada, revisión y autorizada).
Una vez introducidos los filtros de búsqueda se debe pulsar el botón "Buscar". Los resultados coincidentes se mostrarán en el listado de resultados. Todos los filtros de búsqueda actuarán como una conjunción "y", es decir, las solicitudes de autorización que se muestren en el listado de resultados deberán cumplir todos los filtros especificados.
Se puede utilizar el botón "Limpiar" para vaciar cualquier valor introducido en cualquiera de los campos. Además de vaciar los campos de búsqueda, el botón "Limpiar" vuelve a realizar la búsqueda mostrando el listado completo de solicitudes de autorización.
2.1 Modificar autorización
El personal de gestión puede modificar cualquier dato de las solicitudes de autorización, siempre y cuando la solicitud de autorización no se encuentre en estado "autorizada". Si la solicitud de autorización esta en estado "autorizada" sólo se podrá consultar ()