1. Introducción
El Sistema de gestión de la investigación (SGI) de Hércules, es un sistema de información que da soporte a los procedimientos y gestión asociados a la Investigación universitaria. El uso del SGI está destinado a dos colectivos principales:
- Personal de gestión, mayoritariamente perteneciente al colectivo personal de administración y servicios de las diferentes unidades de gestión involucradas en los procedimientos de la Investigación.
- Personal de investigación, principalmente perteneciente al colectivo personal docente e investigador.
El SGI Hércules es un sistema de acceso vía web que requiere autenticación a través de un nombre de usuario/a y contraseña. En el proceso de autenticación el SGI identifica el permiso o rol asociado a ese nombre de usuario/a a través del que se establece la conexión. En función de este rol se delimitará la visibilidad de unos u otros módulos, así como los permisos con los que se puede acceder a la información de cada uno estos módulos. Los módulos funcionales del SGI son:
- CSP: Es el módulo principal del SGI y será utilizado de manera general por todas las unidades u oficinas de gestión (UGI, OTRE, OPE, etc), además de por el personal investigador. Cubre la gestión de convocatorias, solicitudes, proyectos y contratos y grupos de investigación. El módulo CSP contará con un mecanismo para marcar las convocatorias y proyectos bajo la titularidad de una determinada unidad de gestión. De este modo, la visibilidad de una convocatoria/proyecto/contrato cuya gestión corresponde a una unidad, estará, de forma general, restringida para el resto de unidades. El módulo CSP unifica la gestión de convocatorias, independientemente de su naturaleza. Sobre estas convocatorias se podrán registrar solicitudes, ya sea de manera directa por parte del personal de investigación, ya sea de manera delegada en las unidad de gestión correspondiente. Si bien se implementan tres tipos diferentes de solicitudes, el objetivo del SGI es realizar la gestión con la máxima normalización posible. Las solicitudes concedidas darán lugar a los proyectos, que independientemente de su tipología quedarán agrupados en este mismo módulo, al igual que los contratos y convenios. Los proyectos/contratos/convenios tendrán el correspondiente equipo de investigación, de forma que el personal investigador se incluye en el equipo con un rol determinado. Los proyectos/contratos/convenios contarán con el correspondiente apartado de datos económicos. La gestión económica y contable de los proyectos, estará delegada de manera íntegra en el Sistema de gestión económica (SGE) corporativo. Se entiende por datos económicos todas las operaciones relacionadas con facturación, pagos y cobros, relaciones internas, reservas, modificaciones de crédito, detracciones de costes indirectos, etc. Es fundamental, por tanto, la existencia de un mecanismo de integración entre ambos sistemas. Solo a través de este mecanismo de integración será posible que el SGI disponga de manera detallada de la información necesaria para la realización de la justificación económica de los proyectos.
El módulo CSP incluye la gestión de los grupos de investigación incluyendo el registro de su solicitud de constitución, la identificación de sus líneas y equipos de investigación y manteniendo el histórico de participación de todos sus miembros. Además, los grupos de investigación están directamente relacionados con el módulo de producción científica, aplicando sobre ellos la puntuación de la baremación de acuerdo a la producción científica de sus miembros.
- PRC: Módulo de producción científica. Este módulo centraliza la producción científica oficial de la Universidad, implementado el flujo de validación y la baremación de la misma. Para ello se precisa de integración con el sistema de gestión de CVN corporativo, a través del que el SGI obtendrá los ítems de producción científica baremables. Será un módulo disponible tanto para las unidades de gestión implicadas como para el personal de investigación.
- ETI: Módulo de ética. Implementa los procesos asociados al aseguramiento de los principios éticos en tres ámbitos:
- Investigación con la participación de seres humanos, muestras humanas y/o datos procedentes de población humana que requieren protección.
- Investigación con animales
- Investigación con agentes biológicos de riesgo para seres humanos, animales, plantas y el medio ambiente
El personal de investigación podrá tramitar las solicitudes de revisión por parte del comité de ética de las propuestas de proyecto. La unidad de gestión podrá planificar las reuniones de cada uno de los comités de ética y éstos podrán registrar las evaluaciones y emitir los informes correspondientes. El módulo también da cobertura al proceso de seguimiento y retrospectiva.
- PII: Módulo propiedad industrial e intelectual. Cubre tanto la gestión del producto en sí como de todas las solicitudes de protección realizadas sobre el mismo así como la trazabilidad con los contratos de explotación derivados y el posterior cálculo del reparto de regalías. La trazabilidad con los contratos de explotación se realizará a través del módulo CSP mientras que el cálculo del reparto solo será posible a partir de la correspondiente integración con el Sistema de gestión económica corporativos. Este módulo cuenta además con la posibilidad de configuración de las vías de protección y criterios de reparto.
- EER: Módulo de empresas de explotación de resultados. Cubre la gestión de las empresas que hayan surgido o a las que la Universidad se haya adherido con el objetivo de la explotación del resultado de una investigación, generalmente, formalizado en una invención. Contemplará el caso tanto de empresas de base tecnológica (EBTs) como el de las intensivas de conocimiento no tecnológico (EINCNTs). Se pueden gestionar todos los aspectos de la empresa durante toda la vida de la misma (documentación, equipo empresarial, ...).
Adicionalmente, el SGI cuenta con el módulo INV. El módulo INV se puede considerar un módulo particular ya que es el que centraliza la funcionalidad disponible para el personal investigador (perfil de investigación). Este módulo centraliza la funcionalidad de los módulos CSP, PRC, ETI y PII que está habilitada para el perfil de investigación.
El manual de usuario se estructura en función de los dos principales perfiles de acceso (perfil de unidad de gestión y perfil personal investigador) y en función de los módulos funcionales CSP, PRC, ETI, PII y EER.
2. Acceso al SGI
El acceso al SGI se realiza haciendo uso de un navegador web a través de la dirección URL facilita por el servicio de informática de cada Universidad particular. En la pantalla inicial, pantalla de "Log In" se debe introducir el nombre de usuario/a (username) y contraseña (password) facilitados.
Introducidos "username" y "password" se pulsará el botón "Log In".
3. Navegación y elementos comunes
Una vez hecho "Log In" se mostrará la ventana principal. La ventana principal tendrá un aspecto homogéneo para cualquier usuario/a si bien las funcionalidades disponibles dependerán del rol asociado al "username".
Las zonas o elementos principales de las pantallas de la aplicación son:
3.1 Menú lateral
El menú lateral contiene las opciones disponibles que dependerán del módulo funcional en que nos encontremos y del rol de acceso. Algunas de las opciones de menú podrían contener subopciones. Se distinguen porque contienen a su derecha el botón de control 
que permite desplegar la opción para tener acceso a las subopciones:
|
|
Si el submenú está desplegado, el botón de control cambia su aspecto a 
que permitirá replegar el submenú.
3.2 Buscadores y listados
Como norma general las opciones de menú dan paso a la gestión de la entidad que representan (convocatorias, solicitudes, proyectos, etc.). Tras pulsar sobre una opción de menú se muestra en el espacio de datos y acciones el buscador y listado correspondiente a la entidad representada por el menú. Se muestra el ejemplo con el menú convocatorias:
Por defecto, se muestra el listado precargado mostrando los elementos activos de la entidad con la que se corresponde la opción de menú seleccionada, en este ejemplo "convocatorias".
En la parte superior se dispone del buscador que permitirá realizar búsquedas concretas sobre los elementos de la entidad correspondiente al menú. La mayoría de las entidades del SGI presentan dos opciones para el buscador:
- Búsqueda simple
- Búsqueda ampliada
Por defecto, al acceder a una opción de menú se muestra el buscador simple. El buscador simple ofrece filtros por los campos más importantes o comunes de la entidad, mientras que el buscador ampliado ofrece más posibilidades.
Los controles para actuar sobre el buscador son comunes, variando en función del buscador mostrado:
|
|
- Botón buscar: Pulsando este botón se realiza la búsqueda considerando los valores introducidos en los diferentes campos de filtrado.
- Acción para cambiar el tipo de buscador: Permitirá el intercambio entre el buscador ampliado o simple.
- Acción limpiar. Eliminará el contenido introducido en todos los campos de filtrado que hubiesen sido cumplimentados.
Habrá excepciones a esta norma general, para los que se describirá su comportamiento especial en el apartado en el que se haga referencia a las entidades o pantallas que la tengan.
3.3 Listado de entidad
Los listados se muestran en formato de tabla paginada. Cada fila del listado representa un registro de la entidad correspondiente. En el listado se muestran las columnas más representativas de la entidad. La cabecera del listado contiene el título de las columnas que se muestran. La columna del extremo derecho recibe el nombre de "Acciones" y sobre ella se representan las acciones que pueden ser realizadas sobre cada uno de los registros incluidos en el listado. Las acciones se representarán mediante iconos y contendrán una descripción en modo texto que se mostrarán al pasar el ratón sobre el icono (formato tooltip).
3.4 Ordenación de los listados
Algunas de las columnas del listado permitirán la ordenación del mismo. Las columnas sobre las que se permite ordenación contienen el control a su derecha 
. Este control se mostrará al pasar el ratón sobre el título de la columna.
El sentido del control, arriba o abajo, representará el orden mostrado:
- Flecha hacia arriba, el orden mostrado es de menor a mayor.
- Fecha hacia abajo, el orden mostrado es de mayor a menor.
Pulsando sobre el control flecha se alterna entre un orden y el otro.
3.5 Paginación de listados
Los listados se muestran en formato de tabla paginada. Por defecto, se muestran cinco elementos por pantalla. A pie de página se muestra el total de elementos listados, y el número de elementos que están siendo mostrados en la página actual.
El número de elementos a mostrar en cada página, por defecto cinco, puede ser modificado. Para ello, se pulsará sobre el desplegable disponible a la derecha de "Elementos por página":
Las opciones permitidas son 5, 10, 25 y 100 elementos:
El avance y retroceso por las páginas de los listados se realiza a través de los controles situados a pie de tabla que permiten, en orden: acceder a la primera página del listado, avanzar a la página anterior del listado, acceder a la siguiente página del listado, acceder a la última página del listado.
En función de la página actual y del total de elementos, alguno de los controles podría mostrarse desactivado.
3.6 Exportación de listados
Sobre algunos listados se incluye la opción de exportación. Esta posibilidad se identifica por la inclusión del control de exportación 
en el pie izquierdo del listado. La exportación generará un fichero que contendrá el mismo número de registros (filas) que los incluidos en el listado (de acuerdo a los filtros aplicados en el buscador), pero qué podrá contener más columnas que las mostradas en pantalla.
Al pulsar el botón de exportación se muestra la ventana con las opciones de exportación. Se muestra el caso concreto de la exportación de la entidad "solicitud":
- Título: Se muestra por defecto un título. "Listado de" + nombre de la entidad correspondiente. Este valor puede ser modificado. El valor introducido solo actúa sobre las opciones de exportación PDF y RTF y se mostrará como título principal del informe generado.
- Tipo de exportación: Se debe seleccionar el tipo de exportación a generar. Los tipos de exportación permitidos en la mayoría de las entidades son:
- RTF (formato compatible con MS Word)
- XLSX
- CSV
- Ocultar apartados. Desplegable con los valores Sí/No. Aplica sobre los formatos PDF y RTF y permite ocultar la cabecera de los apartados que no contengan datos.
- Apartados a incluir. Sobre algunas entidades se permite la selección de los apartados de datos a incluir en el fichero de exportación. Cada apartado se acompaña con una casilla de check a su izquierda. Si la casilla está marcada el apartado se incluirá en el fichero de exportación. Existe una opción general "todos" que permite marcar/desmarcar todos los apartados simultáneamente. Si se desmarcan todos los apartados, el fichero de exportación solamente contendrán los datos principales de la entidad.
- Botón Exportar. Tras indicar las opciones previas se debe pulsar este botón para proceder a la obtención del fichero de exportación. Al pulsar este botón se mostrarán una ventana propia del sistema operativo, que permitirá indicar la unidad de disco y nombre del fichero con el que se guardará la exportación generada. La generación del fichero de exportación tardará un tiempo que será variable en función de la cantidad de datos que contenga el listado y el número de apartados a incluir.
- Botón Cancelar. Con este botón se cierra la ventana de exportación sin generar el fichero.
3.7 Acciones
La columna "acciones" ocupa la última posición a la derecha. Las acciones mostradas dependerán del rol con el que se haya accedido al SGI y de las acciones permitidas de acuerdo al estado del registro concreto. Si bien dependiendo de la entidad pudiera haber acciones propias, las acciones más comunes son:
- Editar o modificar. Representada por el icono
- Ver . Representada por el icono
- Eliminar. Representada por el icono
Otras acciones cuya aparición se restringe a determinadas entidades, pero que siguen una operativa común en todas aquellas en las que aparecen son:
- Recuperar. Representada por el icono
- Clonar. Representada por el icono
- Información. Representada por el icono
3.8 Editar o Modificar elemento
Al pulsar sobre su icono de acción se mostrará la página de detalle del registro, cuyo contenido dependerá de cada entidad particular. Para que esta acción esté disponible es necesario tener los permisos adecuados y que la entidad esté en un estado que admita modificaciones.
Al acceder al detalle de una entidad desde la acción "modificar" se podrán aplicar las modificaciones correspondientes. El número de campos cuya modificación estará permitida dependerá del estado concreto de cada entidad particular.
Cuando se introducen cambios se activará el botón Guardar de la entidad, situado a pie de página. Se adjunta ejemplo para la entidad "convocatoria":
Hasta que no haya cambios pendientes, el botón "Guardar" no estará habilitado:
Tras introducir algún cambio:
- Se habilitará el botón "Guardar"
- Se mostrará la advertencia de que se han realizado cambios que están pendientes de guardar
Para que los cambios introducidos sean almacenados es necesario pulsar el botón "Guardar". La acción guardar actuará sobre todos los cambios introducidos en cualquier apartado de la entidad. Además de la alerta a pie de formulario, cada apartado que presente cambios pendientes de guardar será señalizado convenientemente:
El aviso de advertencia se mostrará sobre el menú lateral, a la derecha del nombre de cada apartado que presente cambios.
Si se abandona la página de detalle de la entidad, navegando por el menú de la aplicación, sin haber pulsado el botón Guardar se mostrará el siguiente mensaje de confirmación:
3.9 Ver elemento
Al pulsar sobre su icono de acción se mostrará página de detalle del registro, cuyo contenido dependerá de cada entidad particular. Al acceder al detalle de una entidad en modo "ver" no se podrá aplicar ninguna modificación sobre ningún campo.
3.10 Eliminar elemento
La acción eliminar podría no estará disponible para todos los registros de un listado. La disponibilidad o no de la misma dependerá del estado en el que se encuentre el registro o de la cantidad de información que ya tenga relacionada.
La acción eliminar podrá tener dos comportamientos en función de que la entidad admita o no recuperación.
Cuando la entidad admite recuperación, al pulsar sobre el icono "Eliminar" para un elemento de la lista, se desactiva el registro seleccionado del listado, pero no desaparece del sistema. La eliminación supone una "desactivación" de dicha entidad, de forma que este ya no será visible en los desplegables, listados o pantallas en las que aparezca. Las entidades relacionadas con esta entidad seguirán sin alteraciones, permitiendo así mantener la trazabilidad de las asociaciones.
Solo ciertas entidades admiten recuperación, generalmente, las principales y los maestros.
La acción de eliminación con "desactivación", solo estará disponible para los registros que se encuentren activos en ese momento.
Tras pulsar la acción eliminar sobre un elemento se mostrará siempre un mensaje que pedirá confirmar la eliminación. Es con este mensaje con el que se puede identificar si la entidad admitirá o no recuperación. Los dos mensajes tipo que se mostrarán son:
|
|
En el caso de la Convocatoria será una de las entidades que admiten recuperación, por eso el mensaje de confirmación hace referencia a la desactivación (el campo "Activo" del registro tomará el valor "no" y a efectos prácticos el registro no estará disponible, salvo que se fuerce su recuperación). El segundo caso se trata de la eliminación de una fase dentro de una convocatoria, que no admite recuperación, por eso el mensaje de confirmación hace referencia a la eliminación.
El detalle del comportamiento de la acción eliminar para cada una de las entidades del SGI será proporcionado en el apartado del manual de uso específico para cada entidad.
3.11 Recuperar elemento
La acción recuperar solo estará disponible para los registros que admitan desactivación y no eliminación definitiva y que además se encuentren desactivados. La acción recuperar solo estará disponible para usuarios con los permisos adecuados. Tras pulsar la opción "recuperar" se mostrará un mensaje de confirmación, tal que:
Si se pulsa "aceptar" sobre el mensaje de confirmación, el registro volverá a estar "activo" y pasará a estar disponible para su utilización en las pantallas correspondientes. Las entidades relacionadas con este registro seguirán sin alteraciones.
Las entidades que admitan recuperación serán identificadas en el apartado del manual de uso específico.
3.12 Información
En el listado de algunas entidades se podrá mostrar el icono de acción "información". A través de este icono se informa de alguna particularidad que pudiera darse sobre el mismo. La información se muestra en formato "tooltip", es decir, es un mensaje de texto que se muestra al pasar el ratón sobre el icono de información. Ejemplo:
3.13 Añadir nuevo elemento
La acción de añadir nuevo elemento se proporciona en forma de botón a pie de página o del listado correspondiente, en función de si se trata de una entidad principal o de un apartado de relación dentro de una entidad principal. El aspecto de los dos botones es tal que
| Nueva entidad principal | Nueva relación |
|---|---|
|  |
Al pulsar sobre el botón añadir se mostrará la ventana de detalle correspondiente. En el caso de una entidad principal o compleja, por ejemplo "convocatoria", con toda probabilidad será una ventana con varios apartados que compondrán un menú de segundo nivel. En el caso de una relación, el detalle podrá mostrarse en una ventana emergente a través de la que se introducirán los campos necesarios para añadir el nuevo elemento.
En el caso de las entidades principales o complejas se realizará un cambio de contexto, mostrándose una ventana nueva completa nueva con todos los apartados, a modo de submenú, en los que se desglose la entidad. Se indica como ejemplo la ventana de creación de la entidad convocatoria
Hasta que no se introduzcan todos los campos obligatorios no se activará el botón "Guardar" de la entidad correspondiente, en este ejemplo "Guardar convocatoria"
Para que los cambios introducidos sean almacenados es necesario pulsar el botón "Guardar". La acción guardar actuará sobre todos los cambios introducidos en cualquier apartado de la entidad. No es necesario pulsar el botón "Guardar" con cada cambios, pueden aplicarse los cambios en los diferentes apartados de la entidad y pulsar el botón "Guardar" cuando se hayan cumplimentado todos los campos necesarios en los diferentes apartados. Además de la alerta a pie de formulario, cada apartado que presente cambios pendientes de guardar será señalizado convenientemente. El aviso de advertencia se mostrará sobre el menú lateral, a la derecha del nombre de cada apartado que presente cambios.
Si se abandona la página de detalle de la entidad, navegando por el menú de la aplicación o pulsando el botón "Cancelar", sin haber pulsado el botón Guardar se mostrará el siguiente mensaje de confirmación:
3.14 Detalle de elemento, menú de entidad o de segundo nivel
Tras acceder al detalle de una entidad, bien desde la acción de Añadir nuevo elemento bien desde la acción de Modificar elemento, y en función de la envergadura de la misma, se mostrará un menú de segundo nivel. Las opciones de este menú de segundo nivel representan bloques o apartados de datos de la entidad.
Se muestra el ejemplo del menú que contiene los apartados en los que se desglosa el detalle de la entidad "convocatoria" que es junto con "proyecto" una de las entidades más importantes y representativa del SGI.
El menú de primer nivel se muestra plegado, distinguiendo la opción actual por ser la resaltada con una línea vertical azul 
. El primer nivel se pliega y repliega con solo pasare el ratón por encima. A continuación se muestra el mismo ejemplo, opciones del menú de detalle de una convocatoria, con el menú de primer nivel desplegado:
Elemento de menú de primer nivel seleccionado, plegado y desplegado:
|
|
Elemento de menú de primer nivel no seleccionado, plegado y desplegado:
|
|
Las opciones del menú de segundo nivel, representan apartados o bloques de datos de la entidad, podrían entenderse como pestañas de datos. La opción seleccionada se muestra con fondo blanco y etiqueta de texto resaltada en letra negrita, tal que:
3.15 Nivel de navegación o miga de pan
En la cabecera de las ventanas de navegación se va mostrando la profundidad del nivel de navegación, a modo de "miga de pan".
Esto permite mantener en todo momento la referencia de los datos mostrados en pantalla.
Así, en el ejemplo anterior:
Se interpreta que se ha accedido al listado de convocatorias, al detalle de una convocatoria particular y dentro de ésta a su apartado de elegibilidad.
Los elementos de la miga de pan son "pulsables", son accesos directos al punto de partida. Así al pulsar sobre Convocatorias se accederá al listado de convocatorias, al pulsar sobre Convocatoria, al primer apartado del detalle de la convocatoria particular (en el caso de convocatoria al apartado "datos generales") y al pulsar sobre elegibilidad se accederá al apartado "elegibilidad" de la convocatoria actual.
3.16 Apertura de ventana en nueva pestaña
Existen algunos elementos de navegación, como son las opciones de menú de primer nivel, los elementos de la miga de pan y el acceso a la gestión de apartados complejos dentro del detalle de una entidad, que permiten su apertura sobre una pestaña de navegador nueva, para ello se deberá acceder a los mismos haciendo uso de cualquiera de los mecanismos estándar:
- Pulsando sobre ellos con el uso simultaneo de la tecla Ctrl y el botón izquierdo de ratón "ctrl+click".
- Haciendo click sobre ellos con el botón derecho de ratón y seleccionando la opción "Abrir en pestaña nueva".
- Haciendo click con el botón medio del ratón
3.17 Controles sobre campos desplegables o selectores
Los campos de tipo selector o desplegables, cuyos elementos proceden de entidades configurables en el propio SGI presentan, un aspecto común:
Al control que realiza el despliegue para mostrar el listado disponible ,
, le acompañan otros dos controles adicionales:
- Control de nuevo elemento
. Abre la pantalla para la creación de un nuevo elemento sobre la entidad con la que se corresponden los elementos listados en el desplegable. Actúa como un acceso directo a la ventana de creación de la entidad correspondiente. Para que este control esté disponible es necesario disponer del permiso de creación sobre la entidad con la que se corresponda el desplegable. - Control de recarga
. Permite recargar el listado tras haber realizado la creación de un nuevo elemento sobre la entidad correspondiente al listado.
El comportamiento del control depende de la complejidad de la entidad. Si se trata de una entidad "simple" cuya creación se realiza sobre una única ventana, ésta se mostrará directamente. Si se trata de una entidad "compleja", que contengan varios apartados de detalle, la ventana de creación de la misma se mostrará sobre una pestaña de navegador nueva. Se acompañan ejemplos:
3.17.1 Acceso directo a la creación de entidades simples
Se define entidad "simple" como aquella que tiene un número reducido de campos y cuyo detalle se puede mostrar en una ventana emergente. Se utiliza como ejemplo la creación de un tipo de fase dentro del listado de fases de un modelo de ejecución:
Si en el listado proporcionado por el desplegable se detecta que no existe la opción deseada:
|
|
Se utilizará el control , que mostrará la ventana de creación de la entidad, en este caso tipo de fase:
Tras pulsar el botón "Añadir", el nuevo elemento quedará añadido a la entidad correspondiente, y pasará a estar disponible en el listado del partida:
En caso que el nuevo elemento recién añadido no se muestre en el listado directamente, se deberá pulsar el control refrescar disponible sobre el desplegable, y a continuación volver a desplegar el listado. Este caso se daría cuando la creación del nuevo elemento de la entidad (en este caso el nuevo tipo de fase) hubiera sido realizado por otra persona (con rol administrador) en este mismo periodo de tiempo.
3.17.2 Acceso directo a la creación de entidades complejas
Se define como entidad "compleja" como aquella que tiene un número alto de campos que deben ser presentados en diferentes apartados o pestañas. El detalle de este tipo de entidades se muestra en una ventana completa y dispondrá de un menú que permita acceder a cada uno de sus apartados de datos (ver Detalle de elemento, menú de entidad o de segundo nivel), ejemplos de entidades complejas son convocatorias, proyectos o modelos de ejecución.
En este caso al pulsar el control sobre un desplegable asociado a un listado de una entidad compleja, se abrirá una nueva pestaña del navegador web con la ventana de creación de la entidad compleja.
Se muestra como ejemplo el desplegable asociado al modelo de ejecución en el detalle de una convocatoria
Si al mostrar el listado del desplegable se detecta que no se dispone del elemento deseado, se podrá utilizar el control contenido en el propio desplegable.
Se abrirá una nueva pestaña del navegador web con la ventana de creación de la entidad compleja, en este caso del modelo de ejecución:
Se creará el nuevo elemento sobre esta nueva pestaña
Para proseguir con la creación del elemento de la entidad de partida, en este caso "convocatoria", se deberá volver a la pestaña de navegador inicial. De manera inmediata el nuevo elemento creado aún no estará disponible sobre el listado
Es necesario pulsar el control refrescar disponible en el propio campo y volver a desplegar el listado. El nuevo elemento (en este caso modelo de ejecución) estará disponible:
4. Validaciones y mensajes sobre campos
4.1 Campos obligatorios
Los campos obligatorios se identifican con el símbolo *.
4.2 Activación de botones Guardar o Añadir
En las ventanas de creación o modificación, el SGI mantiene la norma general de no habilitar los botones asociados a las acciones de "guardar" o "añadir" hasta que no se hayan cumplimentado todos los campos obligatorios y/o no existan errores de validación.
En líneas generales, el SGI mostrará deshabilitados todos los botones/acciones mientras no se den las condiciones adecuadas para ello.
4.3 Errores de validación de formato
Los errores de formato u obligatoriedad se mostrarán sobre los propios campos afectados, resaltando éstos en rojo y mostrando el resumen del error. Ejemplos:
Los campos de tipo numérico no admiten directamente la introducción de valores de texto.
4.4 Errores de validación en rangos de fechas
Los errores de validación sobre rangos básicos de fechas, se mostrarán sobre el propio campo.
4.5 Errores de datos
Los errores que requieren comprobaciones más complejas que no pueden ser realizadas directamente sobre el valor introducido, se mostrarán en la cabecera de las ventanas afectadas. Ejemplo:
4.6 Información sobre campos
Existen campos sobre los que se muestra determinada información. Esta información se señaliza con el icono y el contenido de la ayuda se muestra en formato tooltip, al pasar el ratón sobre el icono de información.
4.6.1 Formato
Sobre lo campos que requieren un formato específico se muestra el icono de información, mostrando el formato esperado.
4.6.2 Campos no modificables
Sobre aquellos campos que no admiten modificación porque existen dependencias se muestra el icono informativo con el tooltip explicativo.
4.6.3 Longitud de campos de texto
Para los campos de texto cuya longitud está limitada se muestra a pie de campo el número de caracteres utilizados frente al permitido.
4.6.4 Valores no seleccionables en listados de desplegables
En algunos desplegables existirá la posibilidad de que algunos de sus elementos no sean seleccionables. En este caso los elementos se representarán en tono gris claro y no se podrán seleccionar con el ratón. Sirva como ejemplo el tipo de documento "borrador contrato" de la imagen adjunta. Que un elemento de un desplegable no sea seleccionable dependerá de la funcionalidad concreta, puede ser porque el elemento no esté activo o puede ser porque el elemento no pueda ser utilizado porque no cumple las condiciones necesarias para ser incluido en la entidad que corresponda.
5. Mensajes de confirmación, informativos y de error
5.1 Mensajes de confirmación
Algunas operaciones, como la eliminación o recuperación de registros, requerirán confirmación. Para ello, tras pulsar el botón o el icono que desencadena la acción correspondiente, se mostrará un mensaje, tal que:
El botón "Aceptar" confirmará la acción pasando a realizarse y cerrándose automáticamente la ventana de confirmación.
El botón "Cancelar" cerrará la ventana de confirmación descartando la operación.
5.2 Mensajes informativos
Como resultado de las acciones se mostrarán mensajes que informan de la finalización de la operación. Estos mensajes se muestran sobre fondo verde en la parte superior de la ventana principal.
No es necesario forzar el cierre de estos mensajes sino que estos desaparecerán de la pantalla tras unos segundos.
5.3 Mensajes de error
Cuando alguna acción no pueda realizarse porque no se cumplan las condiciones necesarias sobre los datos o surja algún error inesperado, se mostrará el correspondiente mensaje de error. Los mensajes de error se mostrarán sobre fondo rojo, y se podrán mostrar sobre la ventana principal o sobre la ventana secundaria en la que se desarrolle la operación (es el caso, por ejemplo, de las ventanas de creación de entidades con pocos campos).
Ejemplo de mensaje de error mostrado sobre la ventana principal:
El mensaje de error permanecerá visible hasta que se fuerce su cierre con el aspa que autoincluye en su parte superior derecha o hasta que se ejecute otra acción que suponga otro mensaje en la misma zona. Se podrá seguir navegando por la aplicación con el mensaje visible, de forma que se podrán introducir las correcciones sobre los datos y volver a forzar la acción correspondiente.
En el caso representado en la imagen se podría:
- Cerrar la ventana de la acción que desencadena el error: "cambiar estado", con el botón "Cancelar" o su aspa.
- Introducir los cambios necesarios sobre los campos del proyecto, distribuidos por los diferentes apartados.
- Guardar los datos del proyecto. La acción "guardar proyecto" desencadenará la visualización de otros mensajes que provocarán el cierre automático del mensaje de error previo.
Ejemplo de mensaje de error incluido en la ventana secundaria:
En este caso el mensaje permanecerá hasta que se cierre la ventana (con el aspa o con el botón "Cancelar") o bien se vuelva a forzar la acción (botón "Añadir" en el ejemplo anterior) corrigiendo previamente los errores sobre los datos.
Además de estos mensajes de error, también existe la modalidad de errores sobre el formato de los campos ya comentados en apartado previo. Ver Validaciones.
6. Comportamiento de buscadores
6.1 Filtros sobre campos de texto
Los filtros de búsqueda sobre campos de texto siguen un comportamiento homogéneo en el SGI. No es necesario especificar la cadena de texto completa a buscar sino que puede introducirse un fragmento de la misma. La búsqueda devolverá cualquier elemento que contenta el fragmento de la cadena de texto introducida en el campo sobre el que se establece el filtro, sin importar si el fragmento de texto se encuentra al principio, al final o en medio. No se distinguirá entre una misma cadena escrita en mayúsculas y una en minúsculas, esto es, a efectos de la búsqueda, ser considerarán iguales.
Ejemplo:
Filtros sobre campos fecha
Los filtros de búsqueda sobre campos de tipo fecha siguen un comportamiento homogéneo en el SGI. Se utilizarán para filtrar por aquellos campos de tipo fecha donde no se registra la hora. Se aplican siempre en formato rango, esto es, se utilizarán dos campos de fecha, "fecha desde" y "fecha hasta", entre los cuales encajar la fecha por la que se quiere buscar. Si se introduce la "fecha desde" se buscarán los registros donde la fecha sea mayor o igual que la fecha indicada. Si se introduce la "fecha hasta" se buscarán los registros donde la fecha sea menor o igual que la fecha indicada. Si se introducen ambas fechas, se buscarán los registros cuya fecha esté entre las fechas indicadas o sea igual a una de ellas. No es obligatorio introducir ninguno de los dos extremos del rango al haber introducido uno u otro.
Ejemplo:
Filtros sobre campos fecha y hora
Los filtros de búsqueda sobre campos de tipo fecha y hora siguen un comportamiento homogéneo en el SGI. Se utilizarán para filtrar por aquellos campos de tipo fecha donde se registra la hora. Se aplican siempre en formato rango, esto es, se utilizarán dos campos de fecha, "fecha desde" y "fecha hasta", entre los cuales encajar la fecha y hora por la que se quiere buscar. No se introducirán las horas en el filtro, sino que la aplicación traducirá la búsqueda de forma que contemple el máximo rango horario que quepa entre las fechas indicadas. Si se introduce la "fecha desde" se buscarán los registros donde la fecha y hora sea mayor o igual que la fecha indicada, considerando la primera hora del día (00:00:00). Si se introduce la "fecha hasta" se buscarán los registros donde la fecha y hora sea menor o igual que la fecha indicada, considerando la última hora del día (23:59:59). Si se introducen ambas fechas, se buscarán los registros cuya fecha esté entre las fechas indicadas o sea igual a una de ellas. No es obligatorio introducir ninguno de los dos extremos del rango al haber introducido el otro.
Ejemplo:
Filtros sobre campos desplegables
Escritura ??
Filtros por defecto
En algunos buscadores se establecen filtros por defecto, pudiendo ser de dos tipos, explícitos o implícitos, esto es, aquellos donde el campo de búsqueda con el valor por defecto del filtro es visible y modificable por parte del usuario o bien aquellos no visibles y no modificables por el mismo.
En el caso de los filtros explícitos, el objetivo es el de reducir el número de pasos a realizar por el usuario y que se le presente ya en el momento de acceder a la pantalla un listado de resultados, prefiltrados por ciertos criterios de búsqueda establecidos, por el hecho de que será lo que con más frecuencia vaya a necesitar. Estos filtros los podrá limpiar o modificar a posteriori a su conveniencia y lanzar una nueva búsqueda.
Este tipo de búsqueda se ha implementado en los siguientes casos: ¿tiene sentido indicarlos todos o solo un ejemplo?
Los filtros implícitos se establecen en aquellos casos donde no hay un filtro explícito para el criterio de búsqueda pero aún así se deben mostrar solo el listado de resultados que encajen con dicho filtro, por ejemplo, el campo "Unidad de Gestión" para buscar convocatorias que un gestor perteneciente a una unidad de gestión pueda tramitar o el campo "Solicitante" para que un investigador pueda ver únicamente sus solicitudes.
Buscadores con campos "autocomplete"
Hay algunos campos de texto para los que se ha implementado una funcionalidad de búsqueda para mejorar la experiencia de usuario, que consiste en lanzar la búsqueda, de manera automática, al detectarse la introducción de texto por parte del usuario en dicho campo, esto es, lo que habitualmente se conoce como "autocompletado". La búsqueda se lanza automáticamente a partir de un cierto número de caracteres y el resultado de la misma se presenta para que se pueda elegir alguna de las opciones propuestas o bien dejar el texto introducido y lanzar la búsqueda manualmente con el botón "Buscar".
Este tipo de búsqueda se ha implementado en los siguientes casos:
- Campos de búsqueda de personas
- Campos de búsqueda de empresas
Ejemplo:
7. Buscadores y listado comunes
Hay algunas entidades del SGI que es necesario relacionar con otras, tanto dentro del mismo módulo funcional, como entre distintos módulos. Para poder relacionar estas entidades, existen, según el caso, buscadores y/o listados comunes a toda la aplicación de forma que, se utilicen desde el punto que se utilicen la presentación al usuario y el comportamiento de dicho buscador o listado sea el mismo.
Estos buscadores tienen un comportamiento común entre sí:
- Se muestran en una ventana emergente o popup, que se abrirá desde la ventana donde esté el campo que se quiere rellenar con una de estas entidades (ventana llamante), pulsando sobre un botón "Buscar", "Seleccionar" o "Añadir", según el caso concreto que aplique.
- Dentro de la ventana emergente, el buscador seguirá la línea general del comportamiento de los buscadores del SGI descrita en el apartado Buscadores y listados, con la particularidad de que en este caso aparecerá la nueva acción "Seleccionar", no disponible en los buscadores accesible desde las opciones de menú, y que servirá para indicar con qué entidad rellenar el campo de la ventana llamante desde donde se solicitó la búsqueda o selección.
- Una vez se realice la búsqueda y/o selección de la entidad concreta a rellenar en dicho campo, la ventana emergente se cerrará y la entidad seleccionada se cargará en el campo de la ventana llamante desde donde se solicitó la búsqueda o selección.
A continuación se describe el contenido y funcionamiento de cada uno de estos buscadores.
Buscador de convocatorias
Para buscar convocatorias desde el buscador común del SGI se podrán utilizar como filtros los siguientes campos:
- Convocatoria: título de la convocatoria
- Referencia: identificación de la convocatoria
- Rango de fechas de publicación (desde - hasta)
- Indicador de si se quieren buscar solo convocatorias que tengan abierto el plazo de presentación de solicitudes, esto es, aquellas donde la fecha en el momento de la búsqueda está entre la fecha de inicio y la fecha de fin de la fase de presentación de solicitudes de la misma.
En el momento de abrirse, este buscador realiza una búsqueda por defecto filtrando de manera implícita, si es necesario, por la unidad de gestión.
Los campos que se mostrarán en el listado de resultados una vez realizada la búsqueda serán:
- Convocatoria: título de la convocatoria
- Referencia: identificación de la convocatoria
- Fecha de inicio del plazo de presentación de solicitudes
- Fecha de fin del plazo de presentación de solicitudes
- Entidad convocante
- Plan de investigación
- Entidad financiadora
- Fuente de financiación
CAPTURA