1. Introducción

El módulo de Ética es un módulo integrado dentro de SGI Hércules que permite al personal investigador /o docente gestionar las solicitudes de evaluación de sus proyectos de investigación (o prácticas docentes)  donde va a trabajar con seres humanos, animales o con agentes biológicos para obtener el dictamen favorable del comité correspondiente. El SGI contempla los siguientes comités de ética:

• Comité de ética de investigación: Tiene como misión garantizar el respeto a la dignidad, integridad e identidad del ser humano en lo que se refiere a la investigación con humanos, con muestras biológicas o con datos de origen humano, así como promover un comportamiento ético en la investigación.
• Comité ético de experimentación animal: Tiene como finalidad la protección y cuidado de los ani­males utilizados para la experimentación. Evita el dolor, sufrimiento, angustia o lesión prolongados e innecesarios, controla la duplicación inútil de proce­dimientos, y procura que el número de animales uti­lizados en los procedimientos se reduzca al mínimo, aplicando en lo posible métodos alternativos.
• Comité en bioseguridad en experimentación: Tiene como finalidad evaluar, certificar y dar apoyo en las tareas científicas y docentes que impliquen la utilización de organismos modificados genéticamente (OMG), agentes biológicos, muestras potencialmente contaminadas con agentes biológicos, sustancias químicas peligrosas o sustancias radioactivas, así como para velar por que se cumplan las obligaciones exigidas por la normativa vigente en materia de seguridad en los laboratorios.

A continuación se detallan cada una de las opciones de menú del módulo de Ética del perfil investigador. Para acceder a cada una de ellas se tiene que expandir el menú "Ética" a través del icono de la flecha para abajo.

Una vez expandido el menú de "Ética" las opciones del submenú son:

• Autoevaluación
• Solicitudes de evaluación
• 3Memorias

En el caso que el personal de investigación es a su vez una persona perteneciente a un comité de ética (es un evaluador de uno de los comités) las opciones del submenú son:

• Autoevaluación
• Solicitudes de evaluación
• Memorias
• Actas
• Realizar evaluaciones
• Realizar seguimiento

2. Autoevaluación

Esta opción del menú permite al personal investigador comprobar si es necesario que presente su proyecto de investigación ante la Comisión de Ética de investigación.

Muestra una conjunto de preguntas donde el personal de investigación debe de responder a todas eligiendo entre el valor "Sí" o "No". Una vez contestadas todas las preguntas debe de pulsar el botón "Comprobar"

Al pulsar sobre el botón "Comprobar" en caso de que a una de las preguntas haya seleccionado el valor "Sí" se le muestra la siguiente ventana emergente informándole que debe de someter el proyecto de investigación ante una comisión de ética y le pregunta si desea empezar a rellenar en ese momento la solicitud de evaluación o no.

En caso de que el personal de investigación pulse el botón "Aceptar" de la ventana emergente le cambiará automáticamente a la pantalla de "Nueva solicitud de evaluación" para que empiece a rellenar el formulario de datos generales de solicitud de evaluación (Ver apartado Añadir solicitud evaluación)

En caso de que el personal de investigación pulse el botón "Cancelar" no se hará ninguna acción, se cierra la venta emergente y se vuelve a la pantalla de Autoevaluación (checklist).

3. Solicitudes de evaluación

Las solicitudes de evaluación serán creadas por el personal de investigación de la Universidad para solicitar la evaluación de su proyecto de investigación ante una comisión de ética debido a que en su proyecto se trabaja con seres humanos, con animales o con agentes biológicos. El personal de investigación dependiendo con lo que vaya a trabajar tendrá que crear dentro de la solicitud de evaluación, la memoria o memorias correspondientes. Son las memorias las que se envían al comité de ética para su evaluación.

La segunda opción del submenú dentro del menú principal de Ética es "Solicitudes de evaluación" que muestra en la parte superior de la pantalla el buscador y en la parte inferior el resultado de la búsqueda sin aplicar ningún filtro tal como muestra la siguiente imagen.

Los campos disponibles en el formulario de la búsqueda son:

• Código: código de referencia de la solicitud de evaluación. Tiene el formato YYYY/secuencia, donde YYYY es el año en el que ha dado de alta la solicitud de evaluación y secuencia en un código secuencia desde 001 hasta 999 relativo al año. Cuando se cambie de año se vuelve a empezar en 001.
• Título del proyecto: nombre o título del proyecto de investigación el cual se va a someter a la evaluación por parte del comité de ética.
• Comité: es un desplegable en el que el personal de investigación puede seleccionar entra las siguiente opciones:
  • CEI
  • CEEA
  • CBE

Tras pulsar el botón “Buscar”, se muestra el listado de solicitudes de evaluación que cumplan con los parámetros introducidos en el formulario y que sean solicitudes dadas de alta por el propio personal o aquellas en las que esta como responsable de una de sus memorias. Los responsables de memoria pueden modificar los datos de la memoria y de su solicitud de evaluación.

Al igual que el resto de listados de la aplicación, el resultado de la búsqueda es un listado compuesto por una tabla paginada, con cinco columnas de información y una última columna de acciones.

Desde este listado el personal de investigación puede realizar las siguientes acciones:

1. Añadir solicitud de evaluación: este botón se encuentra en la parte inferior  de la pantalla en el "Área de acciones", permite al personal de investigación introducir una nueva solicitud de evaluación.
2. Editar: este botón representado por el icono y situado en la última columna "Acciones" de la tabla, permite al personal de investigación modificar los datos de una solicitud de evaluación.
3. Eliminar: este botón representado por el icono y situado en la última columna "Acciones" de la tabla, permite al personal de investigación eliminar la solicitud de evaluación. Sólo se puede eliminar una solicitud de evaluación sino se ha creado todavía la memoria o si la memoria o memorias asociadas están en los estados "En elaboración" o en "Completada", es decir, no se han enviado a "Secretaría" para su evaluación.

3.1 Añadir solicitud de evaluación

Tras pulsar este botón "AÑADIR SOLICITUD DE EVALUACIÓN" se carga en pantalla el formulario de "Datos generales" de una solicitud de evaluación. A esta pantalla también se llega desde la pantalla de autoevaluación cuando se muestra la ventana emergente informando de que el proyecto de investigación se tiene que someter a una comisión de ética y se le pregunta al personal de investigación si desea empezar a rellenar en ese momento la solicitud de evaluación y le da al botón de "Aceptar".

En la creación de una nueva solicitud de evaluación se deben de informar los siguientes bloques de datos:

1. Datos generales: conjunto de datos de información general sobre el proyecto de investigación que se quiere evaluar.
2. Equipo investigador: conjunto de personas que forman parte del equipo investigador del proyecto.

Una vez introducidos todos los datos obligatorios de los dos formularios, se activará el botón "GUARDAR" situado en la parte inferior de la pantalla en el "Área de acciones" que permite dar de alta la nueva solicitud de evaluación.

El botón "GUARDAR" no sólo guarda los datos del formulario que este mostrando en ese momento la pantalla, sino todos los formularios que componen la nueva solicitud de evaluación, es decir, los datos generales y el equipo investigador.

3.1.1 Datos generales

A continuación se describe cada uno de los campos solicitados en este formulario:

• Título: campo obligatorio donde se debe de introducir el título del proyecto para el que se presenta la solicitud de evaluación de ética. Es un campo de texto libre con un máximo de 250 caracteres.
• Tipo de actividad: campo obligatorio donde se debe de seleccionar uno de los tres posibles valores:
  • Investigación tutelada: si se selecciona Investigación tutelada se mostrará un nuevo campo "Tipo de investigación tutelada"
  • Práctica docente
  • Proyecto de investigación

• Tipo de investigación tutelada: sólo es visible en el caso de que en el campo "Tipo de actividad" se escoja la opción de "Investigación tutelada". En este caso este campo es obligatorio y se debe de  seleccionar uno de los tres posibles valores:
  • Tesis Doctoral
  • Trabajo Fin de Grado
  • Trabajo Fin de Máster
• ¿Se dispone de financiación para realizar el proyecto?: campo obligatorio donde se debe de seleccionar el valor "Sí" o "No" dependiendo de si el proyecto dispone de financiación o no. En caso de que el proyecto (o práctica docente) disponga de financiación se mostrarán tres nuevos campos obligatorios: "Órgano financiador", "Estado" e "Importe financiación"

En caso de que el proyecto (o práctica docente) no disponga de financiación se mostrarán los tres campos pero será opcionales: "Órgano financiador", "Estado" e "Importe financiación"

• Órgano financiador: campo obligatorio en el caso de que en el campo "¿Se dispone de financiación para realizar el proyecto?" se escoja la opción de "Sí" y opcional en el caso se seleccione el valor "No". Se puede introducir el nombre del órgano financiador del proyecto. Es un campo de texto libre con un máximo de 250 caracteres.
• Estado: campo obligatorio en el caso de que en el campo "¿Se dispone de financiación para realizar el proyecto?" se escoja la opción de "Sí" y opcional en el caso se seleccione el valor "No". Se puede seleccionar uno de los tres posibles estados:
  
  • Concedido
  • Denegado
  • Solicitado
• Importe financiación: campo obligatorio en el caso de que en el campo "¿Se dispone de financiación para realizar el proyecto?" se escoja la opción de "Sí" y opcional en el caso se seleccione el valor "No". Se puede introducir el importe de la financiación del proyecto. Es un campo numérico que admite dos decimales. Los decimales van separados por la coma. No se usa separados de miles.
  
• Fecha inicio: campo obligatorio donde se debe de introducir la fecha de inicio del proyecto. Se puede introducir la fecha de forma manual o con la ayuda del calendario.
• Fecha fin: campo obligatorio donde se debe de introducir la fecha de finalización del proyecto. Se puede introducir la fecha de forma manual o con la ayuda del calendario.
• Resumen: campo obligatorio donde se debe de introducir el resumen del proyecto. Es un campo de texto libre con un máximo de 4000 caracteres. El personal de investigación puede modificar el tamaño de la caja de texto de este campo, para ello deberá situar el cursor sobre su esquina inferior izquierda (rayado gris), cuando el cursor cambie de aspecto, deberá pulsar con el botón izquierdo del ratón y arrastrar sin soltar.
• Valor social: campo obligatorio donde se debe seleccionar uno de los siguientes valores:
  • Investigación fundamental
  • Investigación aplicada a la prevención, diagnóstico o tratamiento de alteraciones o de enfermedades físicas, psíquicas u otras anomalías o de sus efectos en los seres humanos, los animales o las plantas.
  • Investigación aplicada a la evaluación, detección, regulación o modificación de las condiciones fisiológicas, psicológicas o sociales en los seres humanos, los animales o las plantas
  • Investigación aplicada al desarrollo y la fabricación de aparatos, ayudas técnicas o informáticas, fármacos, alimentos, piensos y otras sustancias o productos, así como la realización de pruebas para comprobar su calidad, eficacia y seguridad
  • Investigación aplicada a la protección o mejora de las condiciones sociales, políticas, económicas o ambientales en interés del bienestar y/o la salud de los seres humanos.
  • Investigación aplicada al bienestar de los animales y/o a la mejora de las condiciones de producción de los animales y las plantas.
  • Investigación dirigida a la protección y conservación de las especies y del medio natural.
  • Enseñanza superior o la formación para la adquisición o mejora de las aptitudes profesionales.
  • Investigación jurídica o médico-legal.
  • Otra finalidad.

En caso de que se seleccione el valor "Otra finalidad" se debe de introducir de forma obligatoria el campo "Especificar"

Este campo corresponderá con el apartado 1.1 VALOR SOCIAL DEL PROYECTO del formulario de la memoria, únicamente se podrá modificar desde esta pantalla, en el formulario se mostrará en modo consulta sacando el valor introducido en este formulario.

• Especificar: sólo es visible en el campo de que en el campo "Valor social" se escoja la opción "Otra finalidad". En este caso este campo es obligatorio y de debe de introducir un campo de texto libre con un máximo de 2000 caracteres. El personal de investigación puede modificar el tamaño de la caja de texto de este campo, para ello deberá situar el cursor sobre su esquina inferior izquierda (rayado gris), cuando el cursor cambie de aspecto, deberá pulsar con el botón izquierdo del ratón y arrastrar sin soltar.
• Objetivos científicos: campo obligatorio donde se debe de introducir los principales objetivos científicos del proyecto. Es un campo de texto libre con un máximo de 2000 caracteres. Este campo corresponderá con el apartado 3.1 OBJETIVOS CIENTÍFICOS DEL PROYECTO del formulario de la memoria, únicamente se podrá modificar desde esta pantalla, en el formulario se mostrará en modo consulta sacando el valor introducido en este formulario.
• Diseño metodológico: campo obligatorio donde se debe de introducir una descripción del diseño metodológico del proyecto. Es un campo de texto libre con un máximo de 2000 caracteres. Este campo corresponderá con el apartado 3.2 DISEÑO METODOLÓGICO DEL PROYECTO del formulario de la memoria, únicamente se podrá modificar desde esta pantalla, en el formulario se mostrará en modo consulta sacando el valor introducido en este formulario.

Una vez introducidos todos los campos obligatorios del formulario de "Datos generales" se puede ver en la siguiente imagen que se activa el botón "GUARDAR" y se muestra el icono del signo de admiración tanto en los "Datos generales" como en el formulario "Equipo investigador". Este icono indica que se han introducido cambios en el formulario (se han informado los campos) pero no se ha dado a "Guardar".

Aunque el personal de investigación sólo haya informado de los datos del formulario de "Datos generales" y no haya ido al formulario de "Equipo investigador" se muestra con el icono de que hay cambios sin guardar, porque el personal de investigación que esta creando la solicitud de evaluación se introduce automáticamente en el equipo del proyecto como puede verse en la siguiente imagen.

Si se pulsa el botón "GUARDAR" se crea la solicitud de evaluación con los datos generales del proyecto (y que serán válidos para todas las memorias que se vayan a crear relacionadas con la solicitud) y con una persona en el equipo investigador (la persona que ha creado la solicitud de evaluación). A parte del personal de investigación que esta creando la solicitud se pueden o se deben de dar de alta todas las personas que van a formar parte del proyecto y que van a realizar alguna tarea en alguna de las memorias. Ir al apartado  Equipo investigador para ver la funcionalidad de dicha pantalla.

Se muestra un mensaje de que la solicitud de evaluación del proyecto se ha creado correctamente igual que el de la siguiente imagen.

3.1.2 Equipo investigador

Muestra en una tabla el listado de miembros del equipo investigador del proyecto (o práctica docente) que se esta dando de alta. Por defecto cuando se esta dando de alta un nueva solicitud de evaluación si se pulsa sobre el menú de "Equipo investigador" se muestra la siguiente imagen donde se ve que ya esta insertado de forma automática el personal de investigación que esta dando de alta la nueva solicitud.

El personal de investigación puede dar de alta el resto de personas del equipo de investigación o dejarlo para otro momento. Para crear una solicitud de evaluación únicamente es obligatorio que el personal de investigación que esta creando la solicitud este como miembro del equipo investigador.

Desde este listado el personal de investigación puede realizar las siguientes acciones:

1. Añadir persona: este botón se encuentra en la parte inferior  del listado de miembro del equipo, permite al personal de investigación introducir un nueva persona el equipo investigador
2. Eliminar: este botón representado por el icono y situado en la última columna "Acciones" de la tabla, permite al personal de investigación eliminar la persona del equipo. En la creación de una solicitud de evaluación de pueden eliminar todas las personas excepto a la persona que esta creando la solicitud de evaluación.

3.1.2.1 Añadir persona

Se pueden añadir nuevos miembros pulsando el botón "Añadir Persona". Se abrirá un formulario que requerirá únicamente como campo obligatorio la selección de la persona. El resto de campos (Nombre y apellidos, Vinculación y Nivel académico son datos informativos obtenidos de la persona seleccionada y de los datos almacenados en la Universidad)

El campo "Persona" es un campo editable donde se puede introducir un texto (parte del nombre, apellidos o del email de una persona) que hará que se muestra una lista dinámica filtrada por el nombre, apellidos y email de las personas que coincidan con el texto introducido. Se podrá seleccionar una persona del listado mostrado o bien pulsar sobre el icono de la lupa para abrir la ventana del formulario genérico de búsquedas de personas en la Universidad mostrado en la siguiente imagen (filtrado por el campo introducido en el texto en caso de que se haya introducido alguna palabra, sino mostrará los campos de búsqueda vacíos).

El personal de investigación podrá seleccionar a la persona pulsando sobre el icono . Una vez seleccionada una persona se mostrará en el campo "Persona" el nombre, apellidos y email de la persona seleccionada y se recuperará la información sobre la vinculación y la categoría de la persona

Al pulsar sobre el botón "Añadir" la persona se añadirá al equipo mostrando en la tabla de miembros del equipo de investigación del proyecto un fila mas que representa a la persona que se acaba de añadir.

Si se pulsa el botón "GUARDAR" se crea la solicitud de evaluación con los datos generales del proyecto (y que serán válidos para todas las memorias que se vayan a crear relacionadas con la solicitud) y con las personas del equipo investigador.

Se muestra un mensaje de que la solicitud de evaluación del proyecto se ha creado correctamente igual que el de la siguiente imagen.

3.2 Editar solicitud de evaluación

La edición de una solicitud de evaluación (el botón del icono del lápiz) abre el formulario de "Datos generales" con los mismos campos que el formulario de creación donde el personal de investigación puede modificar los datos.

La edición de una solicitud de evaluación esta formada por los siguientes bloques de información:

1. Datos generales: conjunto de datos de información general sobre el proyecto de investigación que se quiere evaluar (ya informados durante la creación de la solicitud).
2. Equipo investigador: conjunto de personas que forman parte del equipo investigador del proyecto (ya informados durante la creación de la solicitud).
3. Asignación de tareas: conjunto de tareas a realizar por cada una de las personas del equipo investigador en la memoria o memorias correspondientes.
4. Memorias: memoria o memorias que se tienen que evaluar por el comité ético.

Una vez introducidos los datos que se desean modificar o añadir en cualquiera de los tres bloques (datos generales, equipos investigador o asignación de tareas), el personal de investigación podrá pulsar sobre el botón "GUARDAR" situado en la parte inferior de la pantalla en el "Área de acciones" para actualizar la solicitud de evaluación (sino se pulsa sobre el botón "GUARDAR" todos los cambios realizados se perderán)

El botón "GUARDAR" no sólo guarda los datos del formulario que este mostrando en ese momento la pantalla, sino todos los formularios que componen la nueva solicitud de evaluación, es decir, los datos generales y el equipo investigador. Las memorias por tratarse de entidades complejas y con mucha información que necesita su propio flujo de navegación, se consideran como un cambio de contexto, que le obliga al personal de investigación primero a guardar la solicitud de evaluación antes de ir a realizar cualquier cambio en una memoria.

El cambio de contexto aplica cuando un personal de investigación está creando o editando una entidad de contenido (Solicitud de evaluación)  y requiere de la edición o creación de una entidad relacionada (Memoria), que pueda también tener una navegación interna a través de un menú secundario. En estos casos, en el momento del cambio de edición hacia la entidad relacionada (Memoria), se realizará un cambio de contexto, esto es, un cambio de entidad que recargará el espacio de trabajo con los datos y navegación de la nueva entidad (Memoria) obligando a guardar los datos de la entidad anterior si no quiere perderlos (Solicitud de evaluación).

3.2.1 Datos generales

Formulario con los datos de información básica de una solicitud de evaluación.

En el apartado Datos generales de "Nueva solicitud de evaluación" se puede ver la descripción detallada de cada campo. A parte de los mencionados en dicho apartado en la edición se puede ver los siguientes campos adicionales a la creación:

• Código: código de referencia de la solicitud de evaluación. Tiene el formato YYYY/secuencia, donde YYYY es el año en el que ha dado de alta la solicitud de evaluación y secuencia en un código secuencia desde 001 hasta 999 relativo al año. Cuando se cambie de año se vuelve a empezar en 001.
• Código solicitud convocatoria: sólo es visible si la solicitud de convocatoria ha sido creada automáticamente a partir de una solicitud de convocatoria (módulo CSP del SGI). Representa al código interno de la solicitud de convocatoria. Es un campo de consulta, únicamente se muestra como información adicional.
• ¿Se se rechaza su solicitud de financiación ejecutará el proyecto con fondos propios?: sólo es visible si la solicitud de convocatoria ha sido creada automáticamente a partir de una solicitud de convocatoria (módulo CSP del SGI). En estos casos es un campo obligatorio.

En la siguiente imagen se muestra los datos generales de una solicitud de evaluación generada a partir de una solicitud de convocatoria del módulo de CSP del SGI.

La solicitud fue creada automáticamente cuando la solicitud de convocatoria del módulo de CSP se cambio del estado "Borrador" a otro estado y en la pantalla de "Autoevaluación Ética" de la solicitud se contesto a una de las preguntas que "Sí". Como la solicitud de convocatoria del módulo de CSP no tiene todos los datos obligatorios informados, en la imagen de arriba se puede ver que se muestran resaltados en rojo indicando que hay errores en el formulario. El personal de investigación en estos casos deberá de completar dichos datos y una vez que todos los datos obligatorios estén informados se activará el botón "GUARDAR".

3.2.2 Equipo investigador

Muestra en una tabla el listado de miembros del equipo investigador del proyecto (o práctica docente).

En la pantalla "Equipo investigador" se puede ver y gestionar el listado de miembros que constituyen el equipo de investigación del proyecto. Desde este listado el personal de investigación puede realizar las siguientes acciones:

1. Añadir persona: este botón se encuentra en la parte inferior  del listado de miembro del equipo, permite al personal de investigación introducir un nueva persona el equipo investigado.
2. Eliminar: este botón representado por el icono y situado en la última columna "Acciones" de la tabla, permite al personal de investigación eliminar la persona del equipo. Únicamente se puede eliminar una persona si todas las memorias en las que este asignada en la propia solicitud de evaluación se encuentra en uno de estos estados:

• • En elaboración
  • Completada
  • Favorable Pendiente de Modificaciones Mínimas
    
  • Pendiente de correcciones

3.2.2.1 Añadir persona

Ver funcionalidad descrita en el apartado Añadir persona de "Nueva solicitud evaluación".

3.2.2.2 Eliminar persona

Cuando se pulsa el icono de eliminar persona se muestra una ventana emergente con un mensaje de confirmación.

En caso de responder afirmativamente (botón "Aceptar") el miembro del equipo desaparecerá del listado como se puede ver en la siguiente imagen y se eliminarán sus tareas asignadas en caso de que las tuviese). Se muestra el icono de la admiración en el menú de "Equipo investigador" y el mensaje de información en la parte de abajo de la pantalla en la zona del "Área de acciones" para recordar al personal de investigación que debe de pulsar el botón GUARDAR para que los cambios realizados (en este caso la eliminación de una persona en el equipo) se consoliden.

En caso de "Cancelar" no se elimina la persona y se sigue mostrando en el listado.

Si se pulsa el botón "GUARDAR" se modifica la solicitud de evaluación con los nuevos datos introducidos o con los cambios realizados en cada una de las pantallas (Datos generales, Equipo investigador o Asignación de tareas)

Se muestra un mensaje de que la solicitud de evaluación del proyecto se ha modificado correctamente igual que el de la siguiente imagen.

3.2.3 Asignación de tareas

Muestra el listado de tareas asignadas a las personas que forman parte del equipo en la memoria o memorias de la solicitud de evaluación.

Los datos introducidos en esta pantalla corresponderán con el apartado 2.1 PERSONAL QUE LLEVARÁ A CABO LAS TAREAS del formulario de la memoria, únicamente se podrá modificar desde esta pantalla, en el formulario se mostrará en modo consulta sacando los valores introducidos de este listado.

Desde este listado el personal de investigación puede realizar las siguientes acciones:

1. Añadir tarea: este botón se encuentra en la parte inferior  del listado tareas del equipo, permite al personal de investigación introducir una nueva tarea de uno de los miembros del equipo en una de las memorias de la solicitud.
2. Editar: este botón representado por el icono y situado en la última columna "Acciones" de la tabla, permite al personal de investigación modificar los datos de una tarea asignada a un miembro del equipo.
3. Eliminar: este botón representado por el icono y situado en la última columna "Acciones" de la tabla, permite al personal de investigación eliminar la tarea asignada a un miembro del equipo.

3.2.3.1 Añadir tarea

Para poder añadir una tarea a un persona es necesario que previamente:

• se haya añadido la persona en el equipo (la persona debe de estar en el listado de la pantalla "Equipo investigador")
• se haya creado la memoria (la memoria debe de estar en el listado de la pantalla "Memorias")

Al pulsar sobre el botón "Añadir Tarea", se abrirá un formulario como el mostrado en la siguiente imagen.

A continuación se describe cada uno de los campos solicitados en este formulario:

• Persona del equipo: campo obligatorio donde se debe de seleccionar uno de los miembros del equipo dados de alta en la pantalla "Equipo investigador". Se muestra un listado con el nombre y apellidos de los miembros del equipo investigador de la solicitud de evaluación.
• Memoria: campo obligatorio donde se debe de seleccionar una de las memorias dadas de alta en la pantalla "Memorias". Se muestra un listado con la referencia de las distintas memorias de la solicitud de evaluación.
• Tarea: campo obligatorio de texto libre donde se debe de introducir la descripción de la tarea que va a realizar la persona cuando la asignación de la tarea es para una memoria del comité CEI o CBE. Si la memoria es del comité CEEA el campo "Tarea" no será un campo de texto libre sino que se mostrará un desplegable con los siguientes valores donde el personal de investigación debe de seleccionar uno de ellos:
  • Diseño de proyecto y procedimientos
  • Manipulación de animales
  • Eutanasia
• Experiencia/Formación: campo obligatorio de texto libre donde se debe de introducir la experiencia que tiene la persona haciendo la tarea encomendada cuando la memoria es del comité CEI. Si la memoria es del comité CBE se debe de introducir la formación de la persona. Y si la memoria es del comité CEEA el campo "Experiencia/Formación" no será un campo de texto libre sino que se mostrará un desplegable con los siguientes valores donde el personal de investigación debe de seleccionar uno de ellos desplegable con los valores:
  • A: Cuidado de los animales
  • B: Eutanasia de los animales
  • C: Realización de los procedimientos
  • D: Diseño de los proyectos y procedimientos
  • E: Responsable de la supervisión «in situ» del bienestar y cuidado de los animales
  • F: Veterinario designado
  • G: Sin especificar
  • H: No requiere
• Organismo: campo obligatorio para las tareas asignadas a memorias del comité CEEA y CBE donde se debe de introducir el organismo donde se ha formado la persona. Para las taras del comité CEI no será visible dicho campo.
• Año: campo obligatorio para las tareas asignadas a memorias del comité CEEA y CBE donde se debe de introducir el año de obtención de la formación de la persona. Para las taras del comité CEI no será visible dicho campo.

En la siguiente imagen se muestra los campos del formulario pedidos para dar de alta una tarea del comité CEI

En la siguiente imagen se muestra los campos del formulario pedidos para dar de alta una tarea del comité CEEA

En la siguiente imagen se muestra los campos del formulario pedidos para dar de alta una tarea del comité CBE

Al pulsar sobre el botón "Añadir" la tarea se añadirá al listado de asignación de tareas de la solicitud de evaluación mostrando el icono de la admiración en el menú de "Asignación de tareas" y el mensaje de información en la parte de abajo de la pantalla en la zona del "Área de acciones" para recordar al personal de investigación que debe de pulsar el botón GUARDAR para que los cambios realizados (en este caso una nueva asignación de tarea) se consoliden.

Si se pulsa el botón "GUARDAR" se modifica la solicitud de evaluación con los nuevos datos introducidos o con los cambios realizados en cada una de las pantallas (Datos generales, Equipo investigador o Asignación de tareas)

Se muestra un mensaje de que la solicitud de evaluación del proyecto se ha modificado correctamente igual que el de la siguiente imagen.

3.2.3.2 Editar tarea

Se abre una pantalla que muestra un formulario con los datos de la tarea, es idéntico al utilizado durante el alta de una tarea, dejando la posibilidad de modificar cualquiera de los campos del formulario (ver funcionalidad descrita en el apartado Añadir tarea para mas detalle).

En la siguiente imagen se muestra el formulario de edición de una tarea.

Al pulsar sobre el botón "Aceptar" la tarea se modificará y los cambios se verán reflejados en el listado de asignación de tareas de la solicitud de evaluación mostrando el icono de la admiración en el menú de "Asignación de tareas" y el mensaje de información en la parte de abajo de la pantalla en la zona del "Área de acciones" para recordar al personal de investigación que debe de pulsar el botón GUARDAR para que los cambios realizados (en este caso una nueva asignación de tarea) se consoliden.

Si se pulsa el botón "GUARDAR" se modifica la solicitud de evaluación con los nuevos datos introducidos o con los cambios realizados en cada una de las pantallas (Datos generales, Equipo investigador o Asignación de tareas)

Se muestra un mensaje de que la solicitud de evaluación del proyecto se ha modificado correctamente igual que el de la siguiente imagen.

3.2.3.4 Eliminar tarea

Cuando se pulsa el icono de eliminar tarea se muestra una ventana emergente con un mensaje de confirmación.

En caso de responder afirmativamente (botón "Aceptar") la tarea desaparecerá del listado de tareas. Se muestra el icono de la admiración en el menú de "Asignación de tareas" y el mensaje de información en la parte de abajo de la pantalla en la zona del "Área de acciones" para recordar al personal de investigación que debe de pulsar el botón GUARDAR para que los cambios realizados (en este caso la eliminación de una tarea) se consoliden.

3.2.4 Memorias

Muestra el listado de memorias que se van a evaluar de la solicitud de evaluación. Cuando se edita la primera vez una solicitud de evaluación el listado estará vacío, en otro caso se muestra la siguiente imagen.

Desde este listado el personal de investigación puede realizar las siguientes acciones:

1. Añadir memoria: este botón se encuentra en la parte inferior  del listado de memorias, permite al personal de investigación introducir una nueva memoria para su evaluación. Provoca un cambio de contexto.
2. Editar: este botón representado por el icono y situado en la última columna "Acciones" de la tabla, permite al personal de investigación modificar los datos de una memoria. Provoca un cambio de contexto. Disponible para el creador y para el responsable de la memoria.
3. Eliminar: este botón representado por el icono y situado en la última columna "Acciones" de la tabla, permite al personal de investigación eliminar la memoria. Únicamente se puede eliminar una memoria por la persona que ha creado la memoria y si se encuentra en uno de estos estados:
   
   • En elaboración
   • Completada
4. Enviar a secretaría: este botón representado por el icono y situado en la última columna "Acciones" de la tabla, permite al personal de investigación enviar su memoria a la comisión de ética para su evaluación. Una vez cumplimentado todo el formulario y documentación de la memoria el personal de investigación debe de pulsar este botón para que su memoria sea gestionada y evaluada por la comisión. El responsable de la memoria no podrá enviar a secretaría la memoria, únicamente modificar sus datos.
5. Enviar a secretaría retrospectiva: este botón representado por el icono y situado en la última columna "Acciones" de la tabla, permite al personal de investigación enviar la retrospectiva de la memoria a la comisión de ética para su evaluación. Una vez cumplimentado todo el formulario de retrospectiva y su documentación el personal de investigación debe de pulsar este botón para que su retrospectiva de la memoria sea gestionada y evaluada por la comisión. El responsable de la memoria no podrá enviar a secretaría la retrospectiva de la memoria, únicamente modificar sus datos.

A continuación se detalla el significado de cada una de las columnas de información del listado:

• Referencia memoria: código que representa a la memoria, es un dato generado automáticamente y tiene el formato Mxx/YYYY/secuencia donde xx sera 10, 20 o 30, YYYY será el año, secuencia será un código secuencial que empieza en 000 cada año y comité y va hasta 999 si es de tipo "Nueva", si es de tipo "Ratificación" lleva una R al final (Mxx/YYYY/secuenciaR), y si es de tipo "Modificación" se copia la referencia de la memoria original y se pone al final MRX donde X es un secuencial de las modificaciones que haya tenido la memoria.
• Comité: comité que va a realizar la evaluación de le memoria.
• Estado: estado de la memoria, puede tener uno de los valores comentados en el apartado Estados de una memoria
• Fecha evaluación: dependiendo del estado es la fecha de evaluación de la convocatoria de reunión en la que ha sido evaluada la memoria o es la fecha de evaluación de la próxima convocatoria de reunión en la que puede ser evaluada la memoria.
• Fecha límite: dependiendo del estado es la fecha límite de la convocatoria de reunión en la que ha sido evaluada la memoria o fecha límite hasta la que se aceptan memorias de la próxima convocatoria de reunión en la que puede ser evaluada la memoria.

Las memorias por tratarse de entidades complejas y con mucha información que necesita su propio flujo de navegación, se consideran como un cambio de contexto, que le obliga al personal de investigación primero a guardar la solicitud de evaluación antes de ir a realizar cualquier cambio en una memoria.

El cambio de contexto aplica cuando un personal de investigación está creando o editando una entidad de contenido (Solicitud de evaluación)  y requiere de la edición o creación de una entidad relacionada (Memoria), que pueda también tener una navegación interna a través de un menú secundario. En estos casos, en el momento del cambio de edición hacia la entidad relacionada (Memoria), se realizará un cambio de contexto, esto es, un cambio de entidad que recargará el espacio de trabajo con los datos y navegación de la nueva entidad (Memoria) obligando a guardar los datos de la entidad anterior si no quiere perderlos (Solicitud de evaluación).

En el caso de que existan datos sin guardar de la solicitud de evaluación al pulsar sobre el botón de "Añadir memoria" o sobre el icono de "Editar memoria" se muestra la siguiente imagen.

Si se pulsa sobre el botón "Continuar y perder los datos" se perderán los últimos datos que se han modificado en la solicitud de evaluación y que no fueron guardados. Si se pulsa sobre el botón "Cancelar" te mantiene en la misma pantalla sin ir a la creación o edición de la memoria, para que se pueda dar al botón "GUARDAR" para guardar los datos modificados de la solicitud de evaluación.

3.2.4.1 Añadir memoria

Tras pulsar el botón "Añadir memoria" se realizará un cambio de contexto cambiando la pantalla actual (navegación de una solicitud de evaluación) a la pantalla de navegación de una memoria cargando en pantalla el formulario de "Datos generales" de una memoria.

A continuación se describe cada uno de los campos solicitados en este formulario:

• Comité: campo obligatorio donde se debe de seleccionar uno de los tres posibles valores:
  
  • CEI (Comité de Ética de Investigación)
  • CEEA (Comité de Ética de Experimentación Animal)
  • CBE (Comité de Ética de Bioseguridad en Experimentación)

Indica el comité que debe de valorar la memoria.

• Tipo de memoria: campo obligatorio donde se debe de seleccionar uno de los tres posibles valores:
  • Nueva: el personal de investigación debe de cumplimentar todos los datos del formulario de memoria. Disponible si en comité se ha seleccionado CEI, CEEA o CBE
  • Ratificación: Es un tipo de memoria que solo está habilitado para el comité CEI. Las memorias de tipo "Ratificación" se utilizarán cuando ya se dispone de un informe procedente de un comité externo, como puede ser el comité designado por un organismo con el que la Universidad colabora en la ejecución del proyecto. También podrán ser utilizadas para especificar un nuevo equipo de investigación diferente al que inicialmente se le hubiera otorgado el informe favorable para la ejecución del proyecto. El equipo de proyecto se deberá cumplimentar, como en cualquier memoria, en el apartado "Asignación de tareas" de la "Solicitud de evaluación". A partir de esta información se mostrará automáticamente cumplimentado el apartado 2.1 Personal que llevará a cabo las tareas con seres humanos, sus muestras y/o sus datos del formulario de memoria. Al tratarse de una memoria de ratificación no será necesario cumplimentar el formulario, por lo que todos los apartados estarán desactivados (se mostrarán con el icono "candado"). Sólo estarán activos los apartados Documentación adicional, Aclaraciones al comité e Informe del comité o comisión del organismo externo. Este último apartado está vinculado al documento de autorización para el que se pide ratificación, siendo un documento que es obligatorio adjuntar en el apartado "Documentación" de la memoria. A modo de recordatorio, en el apartado de Datos generales de la memoria, tras indicar que se va a crear una memoria de tipo "ratificación", se mostrará un mensaje informativo a este respecto:

El mensaje anterior sólo se mostrará  cuando la memoria de ratificación se encuentre en uno de los siguientes estados: "en elaboración", "favorable pendiente de revisión mínima", "pendiente de correcciones".

La siguiente imagen muestra el aspecto del bloque 5, donde estarán los únicos apartados habilitados en una memoria de tipo  "ratificación", siendo el último apartado el referido al informe del comité o comisión que se pide ratificar. La única respuesta admitida es "Sí" para recordar que este documento deberá ser adjuntado en el apartado "Documentación".

• • Modificación: el personal de investigación selecciona la memoria de la cual quiere hacer una modificación y se copian todos los datos introducidos en la memoria seleccionada para que en la nueva memoria ya tenga esos datos de partida y pueda realizar los cambios oportunos. Disponible si en comité se ha seleccionado CEI, CEEA o CBE
• Responsable memoria: campo opcional donde se debe de seleccionar la persona que el personal de investigación quiere poner como responsable de la memoria. Dicha persona podrá modificar los datos de la solicitud de evaluación y de la memoria. Lo que no puede hacer es "Enviar a secretaría" la memoria, dicha acción sólo puede hacerla la persona que ha creado la solicitud de evaluación y la memoria.
• Memoria original: sólo es visible en el caso de que en el campo "Tipo de memoria" se escoja la opción de "Modificación". En este caso este campo es obligatorio y se debe de seleccionar una de las memorias de la solicitud de evaluación de la cual se quiere copiar todos sus apartados.  Las memorias disponibles serán aquellas que sean del mismo comité que la memoria que se está creando y que se encuentren en estado "Fin evaluación", es decir, cuenten con un dictamen "favorable".

• Título descriptivo: sólo es visible en el caso de que en el campo "Comité" se escoja la opción de "CEEA". En este caso este campo es opcional donde se debe de introducir el procedimiento y la especie animal. Este campo corresponderá con el apartado 3.3 TÍTULO DESCRIPTIVO del formulario de la memoria, únicamente se podrá modificar desde esta pantalla, en el formulario se mostrará en modo consulta sacando el valor introducido en este formulario.

• Código órgano competente: sólo es visible en el caso de que en el campo "Comité" se escoja la opción de "CEEA". En este caso este campo es opcional donde se debe de introducir el código del órgano competente. Este dato únicamente se utiliza para mostrarlo en el informe favorable de retrospectiva. El personal de investigación cuando pase el dictamen favorable de la memoria y reciba el código de autorización del órgano competente podrá introducirlo en este campo.

Una vez introducidos todos los campos obligatorios del formulario de "Datos generales" se activa el botón "GUARDAR" y se muestra el icono del signo de admiración en los "Datos generales". Este icono indica que se han introducido cambios en el formulario (se han informado los campos) pero no se ha dado a "Guardar".

Si se pulsa el botón "GUARDAR" se crea la memoria con los datos generales. Se muestra un mensaje de que la memoria se ha creado correctamente igual que el de la siguiente imagen.

3.2.4.2 Editar memoria

La edición de una memoria (el botón del icono del lápiz) abre el formulario de "Datos generales" con los mismos campos que el formulario de creación donde el personal de investigación puede modificar los datos.

La edición de una memoria esta formada por los siguientes bloques de información:

1. Datos generales: conjunto de datos de información general sobre la memoria que se quiere evaluar (ya informados durante la creación de la memoria).
2. Formulario: conjunto de preguntas y respuestas que será diferente en función del material de investigación (humanos, animales o agentes biológicos) que forman el formulario de memoria que se va a evaluar.
3. Documentación: listado de documentos adjuntados a la memoria.
4. Seguimiento anual: conjuntos de preguntas y respuestas que forman el formulario del seguimiento anual que se va a evaluar.
5. Seguimiento final: conjuntos de preguntas y respuestas que forman el formulario del seguimiento final que se va a evaluar.
6. Retrospectiva: conjuntos de preguntas y respuestas que forman el formulario de retrospectiva que se va a evaluar.
7. Evaluaciones: listado de evaluaciones por las que ha pasado la memoria, incluye el informe de evaluación y/o el informe favorable de la memoria y de los seguimiento anual y final.
8. Versiones: listado de pdf generados a partir de los formularios de memoria, seguimiento anual, seguimiento final o retrospectiva enviados a secretaria.
9. Solicitud evaluación: enlace a la solicitud de evaluación a la que pertenece la memoria, es una opción de menú de navegación para ir a la edición de la solicitud de evaluación.

Una vez introducidos los datos que se desean modificar o añadir en cualquiera de los bloques (datos generales, formulario, documentación, seguimiento anual, seguimiento final o retrospectiva), el personal de investigación podrá pulsar sobre el botón "GUARDAR" situado en la parte inferior de la pantalla en el "Área de acciones" para actualizar la memoria (sino se pulsa sobre el botón "GUARDAR" todos los cambios realizados se perderán)

3.2.4.2.1 Datos generales

Formulario con los datos de información básica de una memoria.

En el apartado  de Añadir memoria se puede ver la descripción detallada de cada campo.

Los siguientes campos no se podrán modificar una vez creada la memoria:

• Referencia memoria
• Comité
• Tipo de memoria

3.2.4.2.2 Formulario

Información específica de la solicitud de evaluación que será diferente en función del material de investigación (humanos, animales o agentes biológicos). El personal de investigación debe de responder a todas las preguntas sobre su diseño cuyas respuestas permitirán la evaluación ética, metodológica y legal del proyecto.

Únicamente se pueden realizar cambios en el formulario si la memoria esta en unos de estos estados :

• En elaboración: estado inicial de la memoria, la memoria al crearse se inicializará a este estado y permanecerá en él hasta que se cumplimente todos los apartados del formulario. Una vez completado todo el formulario se pasará al estado "Completada"
• Completada: estado al que se pasa la memoria de forma automática cuando el personal de investigación rellena todos los apartados de todos los bloques del formulario de memoria. Al finalizar el último el bloque 5 de la memoria se pone a este estado.
• Favorable pendiente de modificaciones mínimas: estado al que pasa la memoria de forma automática cuando se le da un dictamen "Favorable pendiente de modificaciones mínimas" en una convocatoria de reunión del comité. Podrá modificar únicamente aquellos apartados del formulario en los que el comité le ha puesto un comentario. Se identifican porque tiene el icono
• Pendiente de correcciones: estado al que pasa la memoria de forma automática cuando se le da un dictamen "Favorable pendiente de modificaciones mínimas" en una convocatoria de reunión del comité. Podrá modificar únicamente aquellos apartados del formulario en los que el comité le ha puesto un comentario. Se identifican porque tiene el icono

El formulario se divide en:

1. Bloques del formulario: Conjunto de apartados. Será necesario responder a todos los apartados obligatorios del bloque para poder pasar al siguiente bloque. No se puede navegar del bloque 1 al bloque 3, sin pasar por el bloque 2. Los bloques son:

• • Valor social y justificación
  • Cualificación del equipo investigador
  • Validez científica y metodológica
  • Aspectos éticos específicos
  • Cumplimiento de la documentación

Para pasar de un bloque a otro se pueden usar los botones de "Anterior" o "Siguiente" o bien pulsando directamente sobre el número del bloque (siempre y cuando ya se haya pasado por él) tal y como muestra la siguiente imagen. Del bloque 2 podremos pasar el bloque 1 o al bloque 3, pero no al bloque 4.

2. Apartados dentro de cada bloque: Dependiendo del material de investigación usado en el proyecto (humanos, animales o agentes biológicos) los apartados son diferentes. Será necesario responder a todas las preguntas de los apartados que sean obligatorias, es decir, las marcados con un asterisco.

En la siguiente imagen se puede ver que los apartados 1.1.1FIN ESPECÍFICO DEL PROYECTO  y 1.2 JUSTIFICACIÓN DEL USO DE ANIMALES son apartados obligatorios que el personal de investigación debe de introducir un texto para poder guardar la información. El botón "GUARDAR" no se activará hasta que se hayan introducidos todos los apartados obligatorios.

En caso de pulsar el botón "Siguiente" sin haber introducir todos los apartados obligatorios se muestra la siguiente imagen indicando de que hay errores en la pantalla, indicando el apartado con el icono de error y resaltando en rojo la pregunta a contestar.

Una vez introducidas todas las respuestas del bloque se activa el botón "GUARDAR" (como se puede ver en la siguiente imagen), se podrá guardar el formulario (las respuestas del bloque introducido) o bien pasar al siguiente bloque. Por seguridad y debido a la cantidad de información que existe en cada bloque se recomienda ir guardando cada bloque antes de pasar al siguiente, aunque no es necesario. El pulsar el botón "Siguiente" no hace que se guarden los datos, la única forma de guardar la información es a través del botón "GUARDAR".

En el caso de que la memoria se encuentre en el estado "En elaboración" una vez contestados todos los apartados del bloque 5 de documentación y pulsar el botón "GUARDAR", la memoria se pasará del estado "En elaboración" al estado "Completada". En este momento el personal de investigación podrá ir  la pantalla de "Documentación" para aportar los documentos requeridos de la memoria (los que ha contestado que "Sí" en los apartados del bloque 5 del formulario)

Cuando la memoria se encuentra en los estados "Favorable pendiente de correcciones mínimas" o "Pendiente de correcciones" únicamente se podrá modificar aquellos apartados en los que los miembros del comité evaluador han puesto comentarios indicando lo que tiene que cambiar o aportar el personal de investigación para dar como válido el apartado.

En la siguiente imagen muestra apartados que no se podrán modificar porque no tienen comentarios asociados (son válidos por el comité evaluador) representados por el icono y apartados que necesitan que se modifiquen por parte del personal de investigación representados por el icono . Si se pincha sobre el apartado se muestra el detalle del comentario.

Si la memoria se encuentra evaluada y se han aportado comentarios generales sobre la misma se mostrará, en la cabecera de la página del Formulario el apartado "Comentarios generales, resaltado por el icono  . A continuación se mostrará el contenido del comentario general. El aspecto de la pantalla es:

3.2.4.2.3 Documentación

Pantalla donde deben de adjuntarse los documentos obligatorios que se han puesto en el bloque 5 del formulario que se iban a aportar. En el formulario únicamente se indica si se va a aportar o no, es en esta pantalla donde se deben de adjuntar los documentos.

La pantalla esta dividida en 4 bloques de documentos:

1. Memoria: permite adjuntar los documentos que necesita aportar el personal de investigación mencionados en el bloque 5 del formulario de la memoria. Se puede añadir un documento o eliminar un documento de los ya adjuntados si la memoria está en cualquier estado excepto en el estado "En secretaría" o "En evaluación". Se permite modificar documentos cuando la memoria ya ha obtenido un informe favorable por si se necesita añadir el documento con el formato oficial (existen ocasiones que durante al evaluación del comité el personal de investigación adjunta un documento pero con un formato que no es el adecuado, sin logos, sin firmas,etc).
   
   
2. Seguimiento anual: permite ajuntar los documentos que necesita aportar el personal de investigación para el formulario de seguimiento anual (pdf de las publicaciones que se hubiesen generado con el proyecto, autorización de centros escolares, residenciales, etc.). Únicamente se puede añadir un documento de seguimiento anual o eliminar uno de los ya adjuntados si la memoria está en uno de estos estados:
   • Fin evaluación: estado al que pasa la memoria de forma automática cuando se le da un dictamen "Favorable" en una convocatoria de reunión del comité
   • Completada seguimiento anual: estado al que se pasa la memoria de forma automática cuando el personal de investigación rellena todos los apartados del formulario de seguimiento anual.
3. Seguimiento final: permite ajuntar los documentos que necesita aportar el personal de investigación para el formulario de seguimiento final (pdf de las publicaciones que se hubiesen generado con el proyecto). Únicamente se puede añadir un documento de seguimiento final o eliminar uno de los ya adjuntados si la memoria está en uno de estos estados:
   
   • Fin evaluación seguimiento anual: estado al que se pasa la memoria de forma automática cuando se le da un dictamen "Favorable" al seguimiento anual en una convocatoria de reunión del comité.
   • Completada seguimiento final: estado al que se pasa la memoria de forma automática cuando el personal de investigación rellena todos los apartados del formulario de seguimiento final.
   • En aclaración seguimiento final: estado al que se pasa la memoria de forma automática cuando se le da un dictamen "Solicitud de aclaraciones" al seguimiento final en una convocatoria de reunión del comité.
4. Retrospectiva: permite ajuntar los documentos que necesita aportar el personal de investigación para el formulario de retrospectiva (hoja de control). Únicamente se puede añadir un documento de retrospectiva o eliminar uno de los ya adjuntados si la memoria es del comité CEEA, se ha puesto en el apartado 5.3 EVALUACIÓN RETROSPECTIVA del formulario de memoria que requiere retrospectiva, la memoria ha obtenido el informe favorable y no se ha enviado a secretaría el formulario de retrospectiva.

Al pulsar sobre el botón "Añadir Documento" del bloque de Memoria, se abrirá un formulario como el mostrado en la siguiente imagen.

A continuación se describe cada uno de los campos solicitados en este formulario:

• Tipo documento: campo obligatorio donde se debe de seleccionar uno de los tipos de documento que el personal de investigación ha puesto que iba a aportar en el bloque 5 de documentación del formulario de la memoria (ha contestado con el valor "Sí" en el apartado correspondiente al tipo de documento  en el bloque 5 del formulario).
• Nombre: campo obligatorio donde se debe de introducir el nombre que se quiere dar al documento, un nombre que lo represente.
• Fichero: campo obligatorio donde se debe de seleccionar el fichero que se quiere adjuntar y entregar a la comisión.

En el caso de pulsar el botón "Añadir Documento" de los bloques de Seguimiento anual, Seguimiento final o Retrospectiva el campo "Tipo documento" no se pedirá como dato en el formulario, ya que en estos casos no hay un tipo de documento.

Una vez introducidos todos los campos obligatorios se activará el botón "Añadir". Si se pulsa el documento se añadirá al listado de documentos de la memoria mostrando un mensaje informativo de que el documento se ha adjuntado correctamente al listado y con el icono de la admiración en el menú de "Documentación" y el mensaje de información en la parte de abajo de la pantalla en la zona del "Área de acciones" para recordar al personal de investigación que debe de pulsar el botón GUARDAR para que los cambios realizados (en este caso un nuevo documento) se consoliden.

3.2.4.2.4 Seguimiento anual

Contiene la información necesaria para cumplimentar el formulario del seguimiento anual de una memoria (seguimiento que se hace al año de iniciarse el proyecto). El personal de investigación debe de responder a todas las preguntas.

Únicamente se pueden realizar cambios en el formulario si se cumplen las siguientes condiciones:

• Ha pasado 1 año desde la fecha de inicio de la solicitud de evaluación (campo "fecha inicio" de la pantalla "Datos generales" de la solicitud de evaluación a la que pertenece la memoria)
• La memoria se encuentra en uno de esos estados:
  • Fin evaluación: estado al que pasa la memoria de forma automática cuando se le da un dictamen "Favorable" en una convocatoria de reunión del comité
  • Completada seguimiento anual: estado al que se pasa la memoria de forma automática cuando el personal de investigación rellena todos los apartados del formulario de seguimiento anual.

En este caso el formulario se mostrará en modo edición para que el personal de investigación pueda escribir sus respuesta tal y como muestra la siguiente imagen.

En caso de que no se cumplan las condiciones para poder modificar el formulario saldrá el icono del candado  para informar de que no se puede cumplimentar o modificar los datos de la pantalla.

Una vez introducidas todas las respuestas del formulario se debe de pulsar el botón "GUARDAR", momento en el cual la memoria se pasará del estado "Fin evaluación" al estado "Completada seguimiento anual" (si ya estaba en el estado "Completada seguimiento anual" se mantiene en este estado). En este momento el personal de investigación podrá ir  la pantalla de "Documentación" para aportar los documentos que estime oportunos adjuntar a la evaluación del seguimiento anual.

3.2.4.2.5 Seguimiento final

Contiene la información necesaria para cumplimentar el formulario del seguimiento final de una memoria (seguimiento que se hace al año de finalizarse el proyecto). El personal de investigación debe de responder a todas las preguntas.

Únicamente se pueden realizar cambios en el formulario si se cumplen las siguientes condiciones:

• Ha pasado 1 año desde la fecha de fin de la solicitud de evaluación (campo "fecha fin" de la pantalla "Datos generales" de la solicitud de evaluación a la que pertenece la memoria)
• La memoria se encuentra en uno de esos estados:
  
  • Fin evaluación seguimiento anual: estado al que se pasa la memoria de forma automática cuando se le da un dictamen "Favorable" al seguimiento anual en una convocatoria de reunión del comité.
  • Completada seguimiento final: estado al que se pasa la memoria de forma automática cuando el personal de investigación rellena todos los apartados del formulario de seguimiento final.
  • En aclaración seguimiento final: estado al que se pasa la memoria de forma automática cuando se le da un dictamen "Solicitud de aclaraciones" al seguimiento final en una convocatoria de reunión del comité.

En este caso el formulario se mostrará en modo edición para que el personal de investigación pueda escribir sus respuesta tal y como muestra la siguiente imagen.

En caso de que no se cumplan las condiciones para poder modificar el formulario saldrá el icono del candado  para informar de que no se puede cumplimentar o modificar los datos de la pantalla.

Una vez introducidas todas las respuestas del formulario se debe de pulsar el botón "GUARDAR", momento en el cual la memoria se pasará del estado "Fin evaluación seguimiento anual" al estado "Completada seguimiento final" (si ya estaba en el estado "Completada seguimiento final" o "En aclaración seguimiento final" se mantiene en este estado). En este momento el personal de investigación podrá ir  la pantalla de "Documentación" para aportar los documentos que estime oportunos adjuntar a la evaluación del seguimiento final.

3.2.4.2.6 Retrospectiva

Contiene la información necesaria para cumplimentar el formulario retrospectiva de una memoria. El personal de investigación debe de responder a todas las preguntas.

Únicamente se mostrará el formulario de Retrospectiva (se muestra la opción de menú "Retrospectiva") si la memoria es de tipo CEEA y el personal de investigación había informado en el apartado 5.3 EVALUACIÓN RETROSPECTIVA del formulario de memoria que requiere retrospectiva.

Si la fecha actual es igual o mayor a la fecha de retrospectiva indicada en la memoria por el investigador  y  el campo estado de la retrospectiva es Pendiente o Completada el formulario se mostrará en modo edición, sino se mostrará en modo consulta.

Únicamente se pueden realizar cambios en el formulario si se cumplen las siguientes condiciones:

• • La memoria es del comité CEEA
  • El personal de investigación ha informado en el apartado 5.3 EVALUACIÓN RETROSPECTIVA del formulario de memoria que requiere retrospectiva.
  • La fecha actual es igual o mayor a la fecha de retrospectiva indicada en el apartado 5.3 EVALUACIÓN RETROSPECTIVA del formulario de memoria.
  • No se ha enviado el formulario de retrospectiva a secretaría.

En este caso el formulario se mostrará en modo edición para que el personal de investigación pueda escribir sus respuesta tal y como muestra la siguiente imagen.

Una vez enviado el formulario a secretaría para su evaluación o si la fecha actual es menor a la fecha de retrospectiva indicada en el apartado 5.3 EVALUACIÓN RETROSPECTIVA del formulario de memoria, saldrá el icono del candado  para informar de que no se puede cumplimentar o modificar los datos de la pantalla.

Una vez introducidas todas las respuestas del formulario se debe de pulsar el botón "GUARDAR", momento en el cual la retrospectiva va a poder enviarse a secretaría para su evaluación. En este momento el personal de investigación podrá ir  la pantalla de "Documentación" para aportar los documentos que estime oportunos adjuntar a la evaluación de la retrospectiva.

3.2.4.2.7 Evaluaciones

Listado de evaluaciones por las que ha pasado la memoria y sus seguimientos. Cada vez que el personal de investigación envíe a secretaría una memoria o un seguimiento para su evaluación se mostrará una fila con el resultado de su evaluación, en caso de que no se haya completado la evaluación  se muestra la fila pero sin el dictamen y sin el informe de evaluación o  favorable.

Es una pantalla de información para el personal de investigación.

A continuación se detalla el significado de cada una de las columnas del listado:

• Tipo: indica el tipo de evaluación. Los posibles valores que puede tomar dicho campo son:
  • Memoria
  • Retrospectiva
  • Seguimiento anual
  • Seguimiento final
• Nº de versión: versión de la evaluación. Se genera una versión de evaluación por cada formulario que se envíe a secretaría.  Cada tipo de evaluación tiene su propia versión.
• Dictamen: resultado de la evaluación. Si la evaluación no se completado no se informará de este campo. Dependiendo del tipo de evaluación el valor del dictamen podrá ser.
  • Si el tipo de evaluación es Memoria:
    • Favorable
    • Favorable pendiente de revisión mínima
    • Pendiente de correcciones
    • No procede evaluar
  • Si el tipo de evaluación es Retrospectiva:
    • Favorable
    • Desfavorable
  • Si el tipo de evaluación es Seguimiento anual:
    • Favorable
    • Solicitud de modificaciones
  • Si el tipo de evaluación es Seguimiento final:
    • Favorable
    • Solicitud de aclaraciones
• Informe Evaluación: pdf con el informe de evaluación. Sólo estará disponible si la evaluación se ha finalizado y el dictamen no es favorable. Al seleccionar el icono del pdf se podrá descargar el informe.
• Informe Favorable: pdf con el informe favorable. Sólo estará disponible si la evaluación se ha finalizado y el dictamen es favorable. Las evaluaciones de seguimiento anual y final no tienen informe asociado, sólo las evaluaciones de tipo memoria y retrospectiva. Al seleccionar el icono del pdf se podrá descargar el informe.

3.2.4.2.8 Versiones

Listado de informes(pdf) generados a partir de los formularios de memoria, seguimiento anual, seguimiento final o retrospectiva enviados a secretaria. Cada vez que el personal de investigación envíe a secretaría una memoria o un seguimiento para su evaluación se mostrará una fila con la información recogida en el formulario hasta ese momento.

Es una pantalla de información para el personal de investigación.

Al seleccionar el icono del pdf se podrá descargar el informe de la versión.

3.2.4.3 Eliminar memoria

Únicamente se puede eliminar una memoria (se muestra el icono de eliminar) si esta en unos de estos estados :

• En elaboración: estado inicial de la memoria, la memoria al crearse se inicializará a este estado y permanecerá en él hasta que se cumplimente todos los apartados del formulario. Una vez completado todo el formulario se pasará al estado "Completada"
• Completada: estado al que se pasa la memoria de forma automática cuando el personal de investigación rellena todos los apartados de todos los bloques del formulario de memoria. Al finalizar el último el bloque 5 de la memoria se pone a este estado.

Si se pulsa el icono "Eliminar" situado en la última columna "Acciones" de la tabla de memorias de una solicitud de evaluación, se muestra una ventana emergente de confirmación donde se le pregunta al personal de investigación si realmente desea eliminar la memoria.

En caso de responder afirmativamente (botón "Aceptar") la memoria desaparecerá del listado de memorias. Se muestra el icono de la admiración en el menú de "Memorias" y el mensaje de información en la parte de abajo de la pantalla en la zona del "Área de acciones" para recordar al personal de investigación que debe de pulsar el botón GUARDAR para que los cambios realizados (en este caso la eliminación de una memoria) se consoliden.

Si se pulsa el botón de "Cancelar" de la ventana emergente se volverá a activar la pantalla del listado de Memorias de la solicitud de evaluación sin eliminar la memoria.

3.2.4.4 Enviar secretaría

Acción por la que el formulario de memoria, o de seguimiento anual o de seguimiento final se envía al comité para su evaluación. Sólo la persona que ha creado la solicitud de evaluación y la memoria tiene disponible la acción de "Enviar secretaria", es decir, la persona responsable de la memoria puede modificar los datos de la solicitud de evaluación y de la memoria pero no puede realizar el envío de la memoria al comité. Únicamente se puede enviar a secretaría una memoria (se muestra el icono de "Enviar secretaría") si esta en unos de estos estados :

• Completada: estado al que se pasa la memoria de forma automática cuando el personal de investigación rellena todos los apartados de todos los bloques del formulario de memoria. Al finalizar el último el bloque 5 de la memoria se pone a este estado.
• Favorable Pendiente de Modificaciones Mínimas: estado al que se pasa la memoria de forma automática cuando se le da un dictamen "Favorable pendiente de modificaciones mínimas" en una convocatoria de reunión del comité.
  
• Pendiente de correcciones:  estado al que se pasa la memoria de forma automática cuando se le da un dictamen "Pendiente de correcciones" en una convocatoria de reunión del comité.
  
• Completada seguimiento anual: se pasa a este estado cuando el personal de investigación rellena el formulario de "Seguimiento anual", es decir, cuando ha pasado 1 año desde la fecha de inicio del proyecto (campo "fecha inicio" de la solicitud de evaluación), la memoria ha conseguido un informe favorable y el  personal de investigación ha cumplimentado el formulario de "Seguimiento anual"
  
• Completada seguimiento final: se pasa a este estado cuando el personal de investigación rellena el formulario de "Seguimiento final", es decir, cuando ha pasado 1 año desde la fecha de fin del proyecto (campo "fecha fin" de la solicitud de evaluación), la memoria ha conseguido un informe favorable del seguimiento anual y el  personal de investigación ha cumplimentado el formulario de "Seguimiento final"
• En aclaración seguimiento final: estado al que se pasa la memoria de forma automática cuando se le da un dictamen "Solicitud de aclaraciones" al seguimiento final en una convocatoria de reunión del comité.

Si se pulsa el icono "Enviar secretaría" situado en la última columna "Acciones" de la tabla de memorias de una solicitud de evaluación, se muestra una ventana emergente de confirmación donde se le pregunta al personal de investigación si realmente desea enviar la memoria.

En caso de responder afirmativamente (botón "Aceptar") la memoria se enviará a secretaría para su evaluación y se mostrará un aviso de que la memoria se ha enviado correctamente como el mostrado en la siguiente imagen. Si se pulsa el botón de "Cancelar" de la ventana emergente se volverá a activar la pantalla del listado de Memorias sin realizar ningún cambio sobre la memoria (no se cambia de estado y sigue pendiente de enviarse para su evaluación).

La acción de "Enviar a secretaría" desencadena las siguientes actuaciones:

• Cambio del estado de la memoria:
  • Si el estado de la memoria es "Completada"  o "Pendiente de correcciones"  se cambia al estado "En secretaría"
  • Si el estado de la memoria es  "Favorable Pendiente de Modificaciones Mínimas" se cambia al estado "En secretaría revisión mínima".
  • Si el estado de la memoria es "Completada seguimiento anual" se cambia al estado "En secretaría seguimiento anual"
  • Si el estado de la memoria es "Completada seguimiento final" se cambia al estado "En secretaría seguimiento final"
  • Si el estado de la memoria es "En aclaración seguimiento final" se cambia al estado "En secretaría seguimiento final aclaraciones"
• Creación del fichero en formato .pdf del formulario de memoria o de seguimiento anual o de seguimiento final con los datos del proyecto y con los del formulario disponible en la pantalla de "Versiones" (Apartado Versiones).

En el caso de que el personal de investigación no haya adjuntado todos los documentos que ha puesto como obligatorios o que dijo que iba a presentar (valor "Sí") en cada uno de los apartados del bloque 5 del formulario de la memoria se le muestra una ventana emergente de confirmación donde se le pregunta si realmente desea enviar la memoria aunque no haya adjuntado toda la documentación obligatoria.

En caso de responder afirmativamente (botón "Aceptar") la memoria se enviará a secretaría para su evaluación y se mostrará el aviso de que la memoria se ha enviado correctamente. Si se pulsa el botón de "Cancelar" de la ventana emergente se volverá a activar la pantalla del listado de Memorias sin realizar ningún cambio sobre la memoria (no se cambia de estado y sigue pendiente de enviarse para su evaluación).

Una vez que la memoria ha sido enviada a secretaría con éxito, el icono de acción ya no estará disponible. Sin embargo, puede darse un escenario de uso atípico en el que la acción "enviar a secretaría" estaría disponible aun cuando la memoria ya se encuentra en estado "en secretaría":

• el listado de memorias se encontraba abierto, de forma simultánea, en una pestaña de navegador diferente a la pestaña desde la que se ejecutó el envío a secretaría y la información de la segunda pestaña no fue refrescada (F5 o Ctrl+F5) tras ejecutar la acción de envío de secretaría

Si, en la anterior circunstancia, se pulsase el botón "Enviar secretaría" desde la segunda pestaña se mostrará un mensaje de error.

Este mensaje de error, informa de que la acción "enviar a secretaría" no se puede realizar porque el envío ya fue realizado previamente:

3.2.4.5 Enviar secretaría retrospectiva

Acción por la que el formulario de retrospectiva se envía al comité para su evaluación. Sólo la persona que ha creado la solicitud de evaluación y la memoria tiene disponible la acción de "Enviar secretaria retrospectiva", es decir, la persona responsable de la memoria puede modificar los datos de la solicitud de evaluación y de la memoria pero no puede realizar el envío de la memoria al comité. Únicamente se puede enviar a secretaría una memoria (se muestra el icono de "Enviar secretaría retrospectiva") si se cumplen las siguientes condiciones:

• La memoria es del comité CEEA
• El personal de investigación ha informado en el apartado 5.3 EVALUACIÓN RETROSPECTIVA del formulario de memoria que requiere retrospectiva.
• Se ha obtenido el dictamen "Favorable" del formulario de memoria
• El personal de investigación ha completado el formulario de retrospectiva (ver apartado Retrospectiva).

Si se pulsa el icono "Enviar secretaría" situado en la última columna "Acciones" de la tabla de memorias de una solicitud de evaluación, se muestra una ventana emergente de confirmación donde se le pregunta al personal de investigación si realmente desea enviar la retrospectiva.

En caso de responder afirmativamente (botón "Aceptar") la retrospectiva de la memoria se enviará a secretaría para su evaluación. Si se pulsa el botón de "Cancelar" de la ventana emergente se volverá a activar la pantalla del listado de Memorias sin realizar ningún cambio sobre la retrospectiva de la memoria (sigue pendiente de enviarse para su evaluación).

La funcionalidad de "Enviar a secretaría retrospectiva" desencadena la siguiente acción:

• Creación del fichero en formato .pdf del formulario de retrospectiva con los datos del proyecto y con los del formulario disponible en la pantalla de "Versiones" (Apartado Versiones).

Eliminar solicitud de evaluación

Sólo se puede eliminar una solicitud de evaluación sino se ha creado todavía la memoria o si la memoria o memorias asociadas están en los estados "En elaboración" o en "Completada", es decir, no se han enviado a "Secretaría" para su evaluación.

Si se pulsa el icono "Eliminar" situado en la última columna "Acciones" de la tabla de resultados de la búsqueda de solicitudes de evaluación, se muestra una ventana emergente de confirmación donde se le pregunta al personal de investigación si realmente desea eliminar la solicitud de evaluación.

Si se pulsa el botón "Aceptar" de la ventana emergente se realiza el borrado de la solicitud de evaluación y ya no le volverá a salir en la opción de menú de "Solicitudes de evaluación" y será eliminada del sistema. Si se pulsa el botón de "Cancelar" de la ventana emergente se volverá a activar la pantalla del listado de Solicitudes de evaluación sin eliminar la solicitud.

Memorias

La tercera opción del submenú dentro del menú principal de Ética es "Memorias" que muestra en la parte superior de la pantalla el buscador y en la parte inferior el resultado de la búsqueda sin aplicar ningún filtro tal como muestra la siguiente imagen.

Es un acceso directo a todas las memorias de todas las solicitudes de evaluación creadas por la propia persona que ha introducido sus credenciales en la aplicación. En el caso de que la persona este como responsable de una memoria también le saldrá en el listado para su posible modificación. Es una forma rápida de ir a la edición de una memoria sin necesidad de ir por la opción del menú de "Solicitudes de evaluación".

Los campos disponibles en el formulario de la búsqueda son:

• Título del proyecto: nombre o título del proyecto de investigación el cual se va a someter a la evaluación por parte del comité de ética.
• Comité: es un desplegable en el que el personal de investigación puede seleccionar entra las siguiente opciones:
  • CEI
  • CEEA
  • CBE
• Referencia memoria: código que representa a la memoria.
• Estado: estado de la memoria, es un campo desplegable con los distintos estados por lo que puede pasar una memoria. Ver apartado Estados de una memoria para una descripción detallada de cada uno de los posibles estados.

Tras pulsar el botón “Buscar”, se muestra el listado de memorias que cumplan con los parámetros introducidos en el formulario y que sean memorias dadas de alta por el propio personal de investigación o aquellas en las que esta como responsable de la memoria. Los responsables de memoria pueden modificar los datos de la memoria y de su solicitud de evaluación.

Al igual que el resto de listados de la aplicación, el resultado de la búsqueda es un listado compuesto por una tabla paginada, con cinco columnas de información y una última columna de acciones.

Desde este listado el personal de investigación puede realizar las siguientes acciones:

1. Editar: este botón representado por el icono y situado en la última columna "Acciones" de la tabla, permite al personal de investigación modificar los datos de una memoria. Disponible para el creador y para el responsable de la memoria.
2. Eliminar: este botón representado por el icono y situado en la última columna "Acciones" de la tabla, permite al personal de investigación eliminar la memoria. Únicamente se puede eliminar una memoria por la persona que ha creado la memoria y si se encuentra en uno de estos estados:
   
   • En elaboración
   • Completada
3. Enviar a secretaría: este botón representado por el icono y situado en la última columna "Acciones" de la tabla, permite al personal de investigación enviar su memoria a la comisión de ética para su evaluación. Una vez cumplimentado todo el formulario y documentación de la memoria el personal de investigación debe de pulsar este botón para que su memoria sea gestionada y evaluada por la comisión. El responsable de la memoria no podrá enviar a secretaría la memoria, únicamente modificar sus datos.
4. Enviar a secretaría retrospectiva: este botón representado por el icono y situado en la última columna "Acciones" de la tabla, permite al personal de investigación enviar la retrospectiva de la memoria a la comisión de ética para su evaluación. Una vez cumplimentado todo el formulario de retrospectiva y su documentación el personal de investigación debe de pulsar este botón para que su retrospectiva de la memoria sea gestionada y evaluada por la comisión. El responsable de la memoria no podrá enviar a secretaría la retrospectiva de la memoria, únicamente modificar sus datos.

A continuación se detalla el significado de cada una de las columnas de información del listado:

• Referencia memoria: código que representa a la memoria, es un dato generado automáticamente y tiene el formato Mxx/YYYY/secuencia donde xx sera 10, 20 o 30, YYYY será el año, secuencia será un código secuencial que empieza en 000 cada año y comité y va hasta 999 si es de tipo "Nueva", si es de tipo "Ratificación" lleva una R al final (Mxx/YYYY/secuenciaR), y si es de tipo "Modificación" se copia la referencia de la memoria original y se pone al final MRX donde X es un secuencial de las modificaciones que haya tenido la memoria.
• Comité: comité que va a realizar la evaluación de le memoria.
• Estado: estado de la memoria, puede tener uno de los valores comentados en el apartado Estados de una memoria
• Fecha evaluación: dependiendo del estado es la fecha de evaluación de la convocatoria de reunión en la que ha sido evaluada la memoria o es la fecha de evaluación de la próxima convocatoria de reunión en la que puede ser evaluada la memoria.
• Fecha límite: dependiendo del estado es la fecha límite de la convocatoria de reunión en la que ha sido evaluada la memoria o fecha límite hasta la que se aceptan memorias de la próxima convocatoria de reunión en la que puede ser evaluada la memoria.

Editar memoria

Funcionalidad descrita dentro del apartado de memorias de una solicitud de evaluación, ver enlace Solicitudes de evaluación - Editar memoria

Eliminar memoria

Funcionalidad descrita dentro del apartado de memorias de una solicitud de evaluación, ver enlace Solicitudes de evaluación - Eliminar memoria

Enviar a secretaría

Funcionalidad descrita dentro del apartado de memorias de una solicitud de evaluación, ver enlace Solicitudes de evaluación - Enviar secretaría

Enviar a secretaría retrospectiva

Funcionalidad descrita dentro del apartado de memorias de una solicitud de evaluación, ver enlace Solicitudes de evaluación - Enviar secretaría retrospectiva

Actas

Esta opción del menú permite al personal de investigación que a su vez es un miembro activo de un comité, es decir, es un evaluador/a, acceder al listado de actas de su comité para añadir sus comentarios al acta, una vez que se han reunido para la evaluación de memorias de la convocatoria. El evaluador/a podrá añadir comentarios a las distintas memorias evaluadas (tienen que tener un dictamen) por si desea que se modifiquen o se añadan comentarios a la memoria ya evaluada el día de la convocatoria de reunión. Es una revisión a lo acordado en la convocatoria de reunión. El personal de la gestión de ética antes de finalizar el acta revisará estos comentarios por si necesita modificar o añadir los comentarios añadidos a las memorias evaluadas durante la reunión del comité.

La opción del submenú "Actas" (sólo disponible par el personal de investigación que esa a su vez evaluador/a activo/a de uno de los comités) muestra en la parte superior de la pantalla el buscador y en la parte inferior el resultado de la búsqueda sin aplicar ningún filtro tal como muestra la siguiente imagen.

Los campos disponibles en el formulario de la búsqueda son:

• Comité: es un desplegable en el que el personal de investigación puede seleccionar entra las siguiente opciones:
  • CEI
  • CEEA
  • CBE
• Fecha evaluación inicio: campo para introducir la fecha la cual se va a tomar como referencia para obtener las actas cuya fecha de evaluación sea mayor o igual a esta fecha.
• Fecha evaluación fin: campo para introducir la fecha la cual se va a tomar como referencia para obtener las actas cuya fecha de evaluación sea menor o igual a esta fecha.
• Nº Acta: número del acta que se quiere buscar
• Estado: estado del acta, los posibles valores son:
  
  • En elaboración: se pueden realizar cambios en el acta y en las evaluaciones/seguimientos asociadas a ella.
  • Finalizada: no se pueden realizar cambios en el acta ni en las evaluaciones asociadas a ella.

Tras pulsar el botón “Buscar”, se muestra el listado de actas que cumplan con los parámetros introducidos en el formulario y que sean actas pertenecientes al comité donde la persona que ha introducido sus credenciales en la aplicación sea un miembro activo del comité.

Al igual que el resto de listados de la aplicación, el resultado de la búsqueda es un listado compuesto por una tabla paginada, con ocho columnas de información y una última columna de acciones.

A continuación se detalla el significado de cada una de las columnas de información del listado:

• Comité: comité que va a realizar la evaluación de le memoria.
• Fecha evaluación: fecha de la convocatoria de reunión
• Nº acta: número del acta
• Convocatoria: tipo de convocatoria, puede tener uno de los siguientes valores:
  • Ordinaria: si una convocatoria es de este tipo únicamente se evaluarán formularios de memoria y retrospectivas.
  • Extraordinaria: si una convocatoria es de este tipo únicamente se evaluarán formularios de memoria y retrospectivas.
  • Seguimiento: si una convocatoria es de este tipo únicamente se evaluarán formularios de seguimiento anual o final de las memorias.
• Nº iniciales: número de memorias iniciales (nuevas) que se van a revisar o se han revisado en la reunión de evaluación asociada a la acta, es decir, las de revisión 1.
• Nº revisiones: número de memorias reevaluadas que se van a revisar o se han revisado en la reunión de evaluación asociada a la acta, tienen una versión mayor que 1.
• Nº total: número de iniciales mas el número de revisiones
• Estado: estado del acta, los posibles valores son:
  
  • En elaboración: se pueden realizar cambios en el acta y en las evaluaciones/seguimientos asociadas a ella.
  • Finalizada: no se pueden realizar cambios en el acta ni en las evaluaciones asociadas a ella.

Desde este listado el evaluador/a puede realizar las siguientes acciones:

1. Ver/consultar: este botón representado por el icono y situado en la última columna "Acciones" de la tabla, permite al evaluador/a consultar el acta pero sin poder realizar ningún cambio en ella. Disponible esta acción cuando el estado del acta es "Finalizada"
2. Editar:  este botón representado por el icono y situado en la última columna "Acciones" de la tabla, permite al evaluador/a aportar sus comentarios al acta seleccionada. Disponible esta acción cuando el estado del acta es "En elaboración" 
3. Descargar el fichero: este botón representado por el icono y situado en la última columna "Acciones" de la tabla, permite al evaluador/a descargarse el fichero con el acta.

Editar acta

La edición de un acta por parte de un evaluador/a (el botón del icono del lápiz) abre el formulario de "Datos generales" del acta en modo consulta. Únicamente se podrá editar un acta si el estado del acta es "En elaboración", es decir, el personal de gestión no ha finalizado el acta.

La edición de una acta esta formada por los siguientes bloques de información:

1. Datos generales: conjunto de datos de información general sobre el acta. El evaluador/a no podrá modificar ningún dato de esta pantalla, siempre la visualiza en modo consulta.
2. Memorias: conjunto de memorias que se van a evaluar o se han evaluado en la convocatoria de reunión asociada al acta. El evaluador/a no podrá modificar ningún dato de esta pantalla, siempre la visualiza en modo consulta.
3. Asistentes: conjunto de miembro del comité indicando si han asistido o no a la convocatoria de reunión. El evaluador/a no podrá modificar ningún dato de esta pantalla, siempre la visualiza en modo consulta.
4. Comentarios: conjunto de comentarios aportados por los distintos miembros del comité una vez que las memorias han sido evaluadas para informar de posibles errores o discrepancias con lo acordado en la reunión. Es en la única pantalla donde el evaluador/a puede añadir o modificar información.

Datos generales

Formulario de consulta con los datos de información básica de una acta. El evaluador/a puede visualizar los campos pero sin modificar su valor.

A continuación se describe cada uno de los campos de este formulario:

• Reunión de evaluación: código de la convocatoria de reunión asociada al acta.
• Hora inicio: hora de inicio de la convocatoria de reunión.
• Hora fin: hora de finalización de la convocatoria de reunión.
• Resumen: resumen de lo acordado en la reunión.

Memorias

Listado de memorias que se van a evaluar o se han evaluado en la convocatoria de reunión asociada al acta. El evaluador/a puede visualizar los campos pero sin modificar su valor.

A continuación se detalla el significado de cada una de las columnas del listado:

• Referencia memoria: código identificativo de la memoria.
• Versión: versión de la memoria.
• Dictamen: dictamen obtenido por la memoria. Dependiendo del tipo de evaluación el valor del dictamen podrá ser.
  • Si el tipo de evaluación es Memoria:
    • Favorable
    • Favorable pendiente de revisión mínima
    • Pendiente de correcciones
    • No procede evaluar
  • Si el tipo de evaluación es Retrospectiva:
    • Favorable
    • Desfavorable
  • Si el tipo de evaluación es Seguimiento anual:
    • Favorable
    • Solicitud de modificaciones
  • Si el tipo de evaluación es Seguimiento final:
    • Favorable
    • Solicitud de aclaraciones
• Informe: pdf con el informe de evaluación o con el informe favorable dependiendo del dictamen de la memoria.

Asistentes

Listado con los miembros del comité indicando la asistencia o no a la reunión de convocatoria asociada al acta.

A continuación se detalla el significado de cada una de las columnas del listado:

• E-mail: correo electrónico del miembro del comité.
• Nombre y apellidos: nombre y apellidos del miembro del comité.
• Asistencia: se indica con el valor "Sí" la asistencia a la reunión y con un valor "No" la no asistencia.
• Motivo: motivo de la ausencia o no asistencia del miembro del equipo a la reunión.

Comentarios

Listado de comentarios aportados por los evaluadores/as posteriores a la reunión de convocatoria. El evaluador/a podrá añadir comentarios a las distintas memorias evaluadas (tienen que tener un dictamen) por si desea que se modifiquen o se añadan comentarios a la memoria ya evaluada el día de la convocatoria de reunión. Es una revisión a lo acordado en la convocatoria de reunión.

Desde este listado el evaluador/a puede realizar las siguientes acciones:

1. Añadir comentario: este botón se encuentra en la parte inferior  del listado de comentarios, permite al evaluador/a introducir un nuevo comentario al acta. Únicamente estará activo cuando todas las memorias ya están evaluadas por la comisión y por lo tanto se les ha asignado un dictamen. En el caso de que el comité no se haya reunido y no se han evaluado las memorias el botón aparece deshabilitado como muestra la siguiente imagen.

2. Editar: este botón representado por el icono y situado en la última columna "Acciones" de la tabla, permite al evaluador/a modificar los datos del comentario.

3. Eliminar: este botón representado por el icono y situado en la última columna "Acciones" de la tabla, permite evaluador/a eliminar el comentario.

A continuación se detalla el significado de cada una de las columnas del listado:

• Evaluador: nombre y apellidos del evaluador/a que ha dado de alta el comentario en el acta. 

• Memoria: referencia de la memoria a la que se le esta añadiendo el comentario.

• Bloque: bloque del formulario de memoria al que se le esta añadiendo el comentario.

• Apartado: apartado del formulario de memoria al que se le esta añadiendo el comentario.

• Subapartado: subapartado del formulario de memoria al que se le esta añadiendo el comentario.

• Comentarios: texto con el comentario que se quiere aportar en el apartado seleccionado de la memoria.

Añadir comentario

Al pulsar sobre el botón "Añadir Comentario", se abrirá un formulario como el mostrado en la siguiente imagen.

A continuación se describe cada uno de los campos solicitados en este formulario:

• Memoria: campo obligatorio donde se debe de seleccionar una de las memorias evaluadas en la convocatoria de reunión. Se muestra un listado con la referencia de las distintas memorias.
• Bloque: campo obligatorio donde se debe de seleccionar uno de los bloques que forman el formulario de la memoria seleccionada en el campo "Memoria". Una vez seleccionado el bloque se muestra tal y como muestra la siguiente imagen, los apartados del bloque seleccionado, siendo obligatorio seleccionar un apartado o bien un subapartado del bloque (pulsar sobre uno de los cuadrados)

• Comentario: campo obligatorio de texto libre donde el evaluador/a expone el comentario que quiere aportar en el apartado seleccionado de la memoria.

Al pulsar sobre el botón "Añadir" el comentario se añadirá al listado de comentarios de la acta mostrando el icono de la admiración en el menú de "Comentarios" y el mensaje de información en la parte de abajo de la pantalla en la zona del "Área de acciones" para recordar al evaluador/a que debe de pulsar el botón GUARDAR para que los cambios realizados (en este caso un nuevo comentario) se consoliden.

Si se pulsa el botón "GUARDAR" se modifica la acta con los cambios realizados en la pantalla Comentarios (única pantalla donde el evaluador/a puede realizar cambios)

Se muestra un mensaje de que la acta se ha modificado correctamente igual que el de la siguiente imagen.

Editar comentario

Se abre una pantalla que muestra un formulario con los datos del comentario, es idéntico al utilizado durante el alta de un comentario, dejando la posibilidad de modificar cualquiera de los campos del formulario (ver funcionalidad descrita en el apartado  Añadir comentario para mas detalle).

En la siguiente imagen se muestra el formulario de edición de un comentario.

Al pulsar sobre el botón "Aceptar" el comentario se modificará y los cambios se verán reflejados en el listado de comentarios del acta mostrando el icono de la admiración en el menú de "Comentarios" y el mensaje de información en la parte de abajo de la pantalla en la zona del "Área de acciones" para recordar al evaluador/a que debe de pulsar el botón GUARDAR para que los cambios realizados (en este caso una modificación de un comentario) se consoliden.

Si se pulsa el botón "GUARDAR" se modifica la acta con los cambios realizados en la pantalla Comentarios (única pantalla donde el evaluador/a puede realizar cambios)

Se muestra un mensaje de que la acta se ha modificado correctamente igual que el de la siguiente imagen.

Eliminar comentario

Cuando se pulsa el icono de eliminar comentario se muestra una ventana emergente con un mensaje de confirmación.

En caso de responder afirmativamente (botón "Aceptar") el comentario desaparecerá del listado de comentarios. Se muestra el icono de la admiración en el menú de "Comentarios" y el mensaje de información en la parte de abajo de la pantalla en la zona del "Área de acciones" para recordar al evaluador/a que debe de pulsar el botón GUARDAR para que los cambios realizados (en este caso la eliminación de un comentario) se consoliden.

Ver acta

La consulta o visualización de un acta por parte de un evaluador/a (el botón del icono del ojo) abre el formulario de "Datos generales" del acta en modo consulta.

La consulta de una acta esta formada por los siguientes bloques de información:

1. Datos generales: conjunto de datos de información general sobre el acta. El evaluador/a no podrá modificar ningún dato de esta pantalla, siempre la visualiza en modo consulta.
2. Memorias: conjunto de memorias que se van a evaluar o se han evaluado en la convocatoria de reunión asociada al acta. El evaluador/a no podrá modificar ningún dato de esta pantalla, siempre la visualiza en modo consulta.
3. Asistentes: conjunto de miembro del comité indicando si han asistido o no a la convocatoria de reunión. El evaluador/a no podrá modificar ningún dato de esta pantalla, siempre la visualiza en modo consulta.
4. Comentarios: conjunto de comentarios aportados por los distintos miembros del comité una vez que las memorias han sido evaluadas para informar de posibles errores o discrepancias con lo acordado en la reunión. El evaluador/a no podrá modificar ningún dato de esta pantalla, la visualiza en modo consulta si es estado del acta es "Finalizada".

Datos generales

Formulario de consulta con los datos de información básica de una acta. El evaluador/a puede visualizar los campos pero sin modificar su valor.

A continuación se describe cada uno de los campos de este formulario:

• Reunión de evaluación: código de la convocatoria de reunión asociada al acta.
• Hora inicio: hora de inicio de la convocatoria de reunión.
• Hora fin: hora de finalización de la convocatoria de reunión.
• Resumen: resumen de lo acordado en la reunión.

Memorias

Listado de memorias que se van a evaluar o se han evaluado en la convocatoria de reunión asociada al acta. El evaluador/a puede visualizar los campos pero sin modificar su valor.

A continuación se detalla el significado de cada una de las columnas del listado:

• Referencia memoria: código identificativo de la memoria.
• Versión: versión de la memoria.
• Dictamen: dictamen obtenido por la memoria. Dependiendo del tipo de evaluación el valor del dictamen podrá ser.
  • Si el tipo de evaluación es Memoria:
    • Favorable
    • Favorable pendiente de revisión mínima
    • Pendiente de correcciones
    • No procede evaluar
  • Si el tipo de evaluación es Retrospectiva:
    • Favorable
    • Desfavorable
  • Si el tipo de evaluación es Seguimiento anual:
    • Favorable
    • Solicitud de modificaciones
  • Si el tipo de evaluación es Seguimiento final:
    • Favorable
    • Solicitud de aclaraciones
• Informe: pdf con el informe de evaluación o con el informe favorable dependiendo del dictamen de la memoria.

Asistentes

Listado con los miembros del comité indicando la asistencia o no a la reunión de convocatoria asociada al acta.

A continuación se detalla el significado de cada una de las columnas del listado:

• E-mail: correo electrónico del miembro del comité.
• Nombre y apellidos: nombre y apellidos del miembro del comité.
• Asistencia: se indica con el valor "Sí" la asistencia a la reunión y con un valor "No" la no asistencia.
• Motivo: motivo de la ausencia o no asistencia del miembro del equipo a la reunión.

Comentarios

Listado de comentarios aportados por los evaluadores/as posteriores a la reunión de convocatoria. Los comentarios aportados por los distintos evaluadores/as son una revisión a lo acordado en la convocatoria de reunión.

A continuación se detalla el significado de cada una de las columnas del listado:

• Evaluador: nombre y apellidos del evaluador/a que ha dado de alta el comentario en el acta. 

• Memoria: referencia de la memoria a la que se le esta añadiendo el comentario.

• Bloque: bloque del formulario de memoria al que se le esta añadiendo el comentario.

• Apartado: apartado del formulario de memoria al que se le esta añadiendo el comentario.

• Subapartado: subapartado del formulario de memoria al que se le esta añadiendo el comentario.

• Comentarios: texto con el comentario que se quiere aportar en el apartado seleccionado de la memoria.

Realizar evaluaciones

Esta opción del menú permite al personal investigador que a su vez esta como miembro activo de un comité, es decir, es un evaluador, acceder al listado de evaluaciones de memorias y retrospectivas para aportar sus comentarios sobre la memoria o retrospectiva y así elaborar la "Ficha del Evaluador" (documento disponible en la evaluación de la memoria el día de la convocatoria de reunión para el personal de gestión).

La opción del submenú "Realizar evaluaciones" (sólo disponible para el personal de investigación que esa a su vez evaluador/a activo/a de uno de los comités) muestra en la parte superior de la pantalla el buscador y en la parte inferior el resultado de la búsqueda sin aplicar ningún filtro tal como muestra la siguiente imagen.

Los campos disponibles en el formulario de la búsqueda son:

• Comité: es un desplegable en el que el personal de investigación puede seleccionar entra las siguiente opciones:
  • CEI
  • CEEA
  • CBE
• Tipo de evaluación: indica el tipo de evaluación (el tipo de formulario que se va a evaluar), puede tener uno de los siguientes valores:
  
  • Memoria
  • Retrospectiva
• Fecha evaluación desde: campo para introducir la fecha la cual se va a tomar como referencia para obtener las evaluaciones pertenecientes a la convocatoria de reunión cuya fecha de evaluación sea mayor o igual a esta fecha.
• Fecha evaluación hasta: campo para introducir la fecha la cual se va a tomar como referencia para obtener las evaluaciones pertenecientes a la convocatoria de reunión cuya fecha sea menor o igual a esta fecha.
• Referencia memoria: código identificativo de la memoria.
• Tipo de convocatoria: tipo de la convocatoria de reunión, puede tener uno de los siguientes valores:
  • Ordinaria: si una convocatoria es de este tipo únicamente se tendrán evaluaciones de memoria y retrospectivas.
  • Extraordinaria: si una convocatoria es de este tipo únicamente se tendrán evaluaciones de memoria y retrospectivas.
  • Seguimiento: si una convocatoria es de este tipo únicamente se tendrán evaluaciones de seguimiento anual y seguimiento final.

Tras pulsar el botón “Buscar”, se muestra el listado de evaluaciones que cumplan con los parámetros introducidos en el formulario y que cumplan además las siguientes condiciones:

• memorias en estado "En evaluación" (memorias enviadas a Secretaría y asignadas a un convocatoria de reunión) o en "En secretaría revisión mínima" (memorias con dictamen "Favorable pendiente de modificaciones mínimas" modificadas por el personal de investigación y enviadas a secretaría para su revisión)
• memorias que pertenecen al comité al que pertenece el evaluador/a.
• el evaluador/a no tiene conflicto de interés con ningún miembro del equipo asignado a una tarea en la memoria.

Al igual que el resto de listados de la aplicación, el resultado de la búsqueda es un listado compuesto por una tabla paginada, con seis columnas de información y una última columna de acciones.

A continuación se detalla el significado de cada una de las columnas de información del listado:

• Comité: comité que va a realizar la evaluación de le memoria.
• Tipo evaluación: indica si es una evaluación del formulario de Memoria o del formulario de retrospectiva.
• Tipo memoria: indica si la memoria evaluada es de tipo Nueva, modificación o ratificación
• Fecha evaluación: fecha de la convocatoria de reunión.
• Referencia memoria: código identificativo de la memoria.
• Solicitante: nombre y apellidos de la persona que ha solicitando la evaluación de sus memoria o retrospectiva.
• Versión: versión de la evaluación.

Desde este listado el evaluador/a puede realizar únicamente la siguiente acción:

1. Evaluar:  este botón representado por el icono y situado en la última columna "Acciones" de la tabla, permite al evaluador/a aportar sus comentarios a la memoria seleccionada para así elaborar el documento "Ficha del Evaluador" disponible en la convocatoria de reunión como un documento más de la memoria. En el caso de que queden 3 días (o valor configurado por el administrador de ética) para la fecha de la convocatoria de reunión ya no se le dejará al evaluador/a aportar sus comentarios por lo que esta acción no estará disponible.

Evaluar

La evaluación de una memoria por parte de un evaluador/a (el botón del icono del lápiz) abre el formulario de "Memoria" de la evaluación  en modo consulta. La única pantalla en la que podrá realizar algún cambio el evaluador/a es en la pantalla de "Comentarios", el resto de pantallas muestra información de interés para poder realizar la evaluación.

La evaluación de una memoria o retrospectiva esta formada por los siguientes bloques de información:

• Memoria: conjunto de datos de información general de la memoria y sus evaluaciones anteriores en caso de tenerlas. El evaluador/a no podrá modificar ningún dato de esta pantalla, siempre la visualiza en modo consulta.
• Documentación: conjunto de documentos aportados por el personal de investigación junto al formulario de memoria o de retrospectiva. El evaluador/a no podrá modificar ningún dato de esta pantalla, siempre la visualiza en modo consulta.
• Comentarios: conjunto de comentarios aportados por los distintos miembros del comité (evaluadores) que formarán el documento "Ficha del evaluador". Es en la única pantalla donde el evaluador/a puede añadir o modificar información.

Memoria

Formulario de consulta con los datos de información básica de la evaluación de una memoria o retrospectiva. El evaluador/a puede visualizar los campos pero sin modificar su valor.

A continuación se describe cada uno de los campos de este formulario:

• Comité: comité que va a realizar la evaluación de la memoria.
• Fecha evaluación: fecha de evaluación de la convocatoria de reunión en la que se va a evaluar la memoria.
• Referencia memoria: código identificativo de la memoria evaluada.
• Solicitante: nombre y apellidos de la persona que ha solicitando la evaluación de su memoria o retrospectiva.
• Versión: versión que se esta evaluando de la memoria.
• Evaluaciones anteriores: listado de evaluaciones anteriores en caso de que se este evaluando una memoria con versión mayor a 1, es decir, memorias que no han tenido un dictamen "Favorable" en su primera evaluación. Para cada evaluación se muestra la siguiente información:
  
  • Versión: versión de la evaluación.
  • Fecha evaluación: fecha de evaluación de la convocatoria de reunión en la que se evaluó.
  • Dictamen: dictamen que se le dio en esa evaluación.
  • Nº de comentarios: número de comentarios aportados en la convocatoria de reunión donde se evaluó.
  • PDF evaluación:  documento con la evaluación (comentarios aportados).

Documentación

Listado con toda la documentación relativa a la memoria que se quiere evaluar:

• Informe en .pdf del formulario entregado por el personal de investigación
• Documentación entregada por el personal de investigación adjunta al formulario

Se podrá pulsar sobre el icono para descargarse el fichero.

Comentarios

Listado de comentarios aportados por los evaluadores/as en la revisión de la memoria. Los evaluadores/as son los que realizan un primer estudio de la memoria y aportan sus comentarios para ser vistos el día de la convocatoria de reunión donde se le da el dictamen a la memoria. Con todos los comentarios de los evaluadores/as se elabora el documento "Ficha del evaluador" disponible como un documento aportado a la memoria y que se puede visualizar el día de la convocatoria de reunión por todos los miembros del comité.

Cualquier miembro activo del comité puede aportar sus comentarios a la memoria.

Desde este listado el evaluador/a puede realizar las siguientes acciones:

1. Añadir comentario: este botón se encuentra en la parte inferior  del listado de comentarios, permite al evaluador/a introducir un nuevo comentario a la evaluación de la memoria.
2. Editar: este botón representado por el icono y situado en la última columna "Acciones" de la tabla, permite al evaluador/a modificar los datos del comentario.
3. Eliminar: este botón representado por el icono y situado en la última columna "Acciones" de la tabla, permite evaluador/a eliminar el comentario.

A continuación se detalla el significado de cada una de las columnas del listado:

• Evaluador: nombre y apellidos del evaluador/a que ha dado de alta el comentario. 

• Bloque: bloque del formulario de memoria al que se le esta añadiendo el comentario.

• Apartado: apartado del formulario de memoria al que se le esta añadiendo el comentario.

• Subapartado: subapartado del formulario de memoria al que se le esta añadiendo el comentario.

• Comentarios: texto con el comentario que se quiere aportar en el apartado seleccionado de la memoria.

Añadir comentario

Al pulsar sobre el botón "Añadir Comentario", se abrirá un formulario como el mostrado en la siguiente imagen.

A continuación se describe cada uno de los campos solicitados en este formulario:

• Bloque: campo obligatorio donde se debe de seleccionar uno de los bloques que forman el formulario de la memoria. Una vez seleccionado el bloque se muestra tal y como muestra la siguiente imagen, los apartados del bloque seleccionado, siendo obligatorio seleccionar un apartado o bien un subapartado del bloque (pulsar sobre uno de los cuadrados)

• Comentario: campo obligatorio de texto libre donde el evaluador/a expone el comentario que quiere aportar en el apartado seleccionado de la memoria.

Al pulsar sobre el botón "Añadir" el comentario se añadirá al listado de comentarios de la evaluación mostrando el icono de la admiración en el menú de "Comentarios" y el mensaje de información en la parte de abajo de la pantalla en la zona del "Área de acciones" para recordar al evaluador/a que debe de pulsar el botón GUARDAR para que los cambios realizados (en este caso un nuevo comentario) se consoliden.

Si se pulsa el botón "GUARDAR" se modifica la evaluación con los cambios realizados en la pantalla Comentarios (única pantalla donde el evaluador/a puede realizar cambios)

Se muestra un mensaje de que la evaluación se ha guardado correctamente igual que el de la siguiente imagen.

Añadir comentario general

Es posible añadir un comentario general a la memoria sin que esté asociado a un apartado concreto del formulario. Para ello, en el desplegable de bloques se ofrece un bloque inicial genérico "Comentarios generales":

Al seleccionar el bloque "Comentarios generales" se mostrará un subapartado general, que deberá ser seleccionado para poder añadir los comentarios oportunos:

Al introducir el texto del comentario se activará el botón "Añadir":

Tras pulsar el botón "Añadir" el comentario se mostrará en la lista de comentarios de la evaluación. 

Siguiendo el proceso habitual se deberá pulsar el botón "Guardar" para que la Evaluación queda actualizada con el comentario introducido.

Editar comentario

Se abre una pantalla que muestra un formulario con los datos del comentario, es idéntico al utilizado durante el alta de un comentario, dejando la posibilidad de modificar cualquiera de los campos del formulario (ver funcionalidad descrita en el apartado Añadir comentario para mas detalle).

En la siguiente imagen se muestra el formulario de edición de un comentario.

Tras introducir los cambios y pulsar sobre el botón "Aceptar" el comentario se modificará y los cambios se verán reflejados en el listado de comentarios de la evaluación mostrando el icono de la admiración en el menú de "Comentarios" y el mensaje de información en la parte de abajo de la pantalla en la zona del "Área de acciones" para recordar al evaluador/a que debe de pulsar el botón GUARDAR para que los cambios realizados (en este caso una modificación de un comentario) se consoliden.

Si se pulsa el botón "GUARDAR" se modifica la evaluación con los cambios realizados en la pantalla Comentarios (única pantalla donde el evaluador/a puede realizar cambios)

Se muestra un mensaje de que la evaluación se ha guardado correctamente igual que el de la siguiente imagen.

Eliminar comentario

Cuando se pulsa el icono de eliminar comentario se muestra una ventana emergente con un mensaje de confirmación.

En caso de responder afirmativamente (botón "Aceptar") el comentario desaparecerá del listado de comentarios. Se muestra el icono de la admiración en el menú de "Comentarios" y el mensaje de información en la parte de abajo de la pantalla en la zona del "Área de acciones" para recordar al evaluador/a que debe de pulsar el botón GUARDAR para que los cambios realizados (en este caso la eliminación de un comentario) se consoliden.

Realizar seguimientos

Esta opción del menú permite al personal investigador que a su vez esta como miembro activo de un comité, es decir, es un evaluador, acceder al listado de seguimientos (evaluaciones del formulario de seguimiento anual y/o final) de las memorias para aportar sus comentarios sobre el seguimiento anual o final y así elaborar la "Ficha del Evaluador" (documento disponible en el seguimiento de la memoria el día de la convocatoria de reunión para el personal de gestión).

La opción del submenú "Realizar seguimientos" (sólo disponible para el personal de investigación que esa a su vez evaluador/a activo/a de uno de los comités) muestra en la parte superior de la pantalla el buscador y en la parte inferior el resultado de la búsqueda sin aplicar ningún filtro tal como muestra la siguiente imagen.

Los campos disponibles en el formulario de la búsqueda son:

• Comité: es un desplegable en el que el personal de investigación puede seleccionar entra las siguiente opciones:
  • CEI
  • CEEA
  • CBE
• Tipo de evaluación: indica el tipo de evaluación (el tipo de formulario que se va a evaluar), puede tener uno de los siguientes valores:
  • Seguimiento anual
  • Seguimiento final
• Fecha evaluación desde: campo para introducir la fecha la cual se va a tomar como referencia para obtener las evaluaciones de seguimiento anual y seguimiento final pertenecientes a la convocatoria de reunión cuya fecha de evaluación sea mayor o igual a esta fecha.
• Fecha evaluación hasta: campo para introducir la fecha la cual se va a tomar como referencia para obtener las evaluaciones pertenecientes a la convocatoria de reunión cuya fecha sea menor o igual a esta fecha.
• Referencia memoria: código identificativo de la memoria.
• Tipo de convocatoria: tipo de la convocatoria de reunión, puede tener uno de los siguientes valores:
  • Ordinaria: si una convocatoria es de este tipo únicamente se tendrán evaluaciones de memoria y retrospectivas.
  • Extraordinaria: si una convocatoria es de este tipo únicamente se tendrán evaluaciones de memoria y retrospectivas.
  • Seguimiento: si una convocatoria es de este tipo únicamente se tendrán evaluaciones de seguimiento anual y seguimiento final.

Tras pulsar el botón “Buscar”, se muestra el listado de evaluaciones de seguimiento anual y seguimiento final que cumplan con los parámetros introducidos en el formulario y que cumplan además las siguientes condiciones:

• memorias en estado "En evaluación seguimiento anual" (formulario de seguimiento anual de la memoria enviado a Secretaría y asignado a un convocatoria de reunión) o en "En evaluación seguimiento final" (formulario de seguimiento final de la memoria enviado a Secretaría y asignado a un convocatoria de reunión) o en "En secretaría seguimiento final aclaraciones" (formulario de seguimiento final de la memoria con dictamen "Solicitud de aclaraciones"  modificado por el personal de investigación y enviado a secretaría para su revisión)
• memorias que pertenecen al comité al que pertenece el evaluador/a.
• el evaluador/a no tiene conflicto de interés con ningún miembro del equipo asignado a una tarea en la memoria.

Al igual que el resto de listados de la aplicación, el resultado de la búsqueda es un listado compuesto por una tabla paginada, con seis columnas de información y una última columna de acciones.

A continuación se detalla el significado de cada una de las columnas de información del listado:

• Comité: comité que va a realizar la evaluación del formulario de seguimiento anual o final de la memoria.
• Tipo evaluación: indica si es una evaluación del formulario de seguimiento anual o final.
• Tipo memoria: indica si la memoria evaluada es de tipo Nueva, modificación o ratificación
• Fecha evaluación: fecha de la convocatoria de reunión.
• Referencia memoria: código identificativo de la memoria.
• Solicitante: nombre y apellidos de la persona que ha solicitando la evaluación de su formulario de seguimiento anual o final.
• Versión: versión de la evaluación.

Desde este listado el evaluador/a puede realizar únicamente a siguiente acción:

1. Evaluar:  este botón representado por el icono y situado en la última columna "Acciones" de la tabla, permite al evaluador/a aportar sus comentarios a la memoria seleccionada para así elaborar el documento "Ficha del Evaluador" disponible en la convocatoria de reunión como un documento más de la memoria. En el caso de que queden 3 días (o valor configurado por el administrador de ética) para la fecha de la convocatoria de reunión ya no se le dejará al evaluador/a aportar sus comentarios por lo que esta acción no estará disponible.

Evaluar

La evaluación de un seguimiento anual o final de una memoria por parte de un evaluador/a (el botón del icono del lápiz) abre el formulario de "Datos seguimiento" de la evaluación de seguimiento  en modo consulta. La única pantalla en la que podrá realizar algún cambio el evaluador/a es en la pantalla de "Comentarios", el resto de pantallas muestra información de interés para poder realizar la evaluación del seguimiento.

La evaluación de seguimiento anual o final esta formada por los siguientes bloques de información:

• Datos seguimiento: conjunto de datos de información general de la memoria y sus seguimientos anteriores en caso de tenerlos. El evaluador/a no podrá modificar ningún dato de esta pantalla, siempre la visualiza en modo consulta.
• Documentación: conjunto de documentos aportados por el personal de investigación junto al formulario de seguimiento anual o final. El evaluador/a no podrá modificar ningún dato de esta pantalla, siempre la visualiza en modo consulta.
• Comentarios: conjunto de comentarios aportados por los distintos miembros del comité (evaluadores) que formarán el documento "Ficha del evaluador". Es en la única pantalla donde el evaluador/a puede añadir o modificar información.

Datos seguimiento

Formulario de consulta con los datos de información básica de la evaluación de seguimiento anual o final de una memoria. El evaluador/a puede visualizar los campos pero sin modificar su valor.

A continuación se describe cada uno de los campos de este formulario:

• Comité: comité que va a realizar la evaluación de seguimiento anual o final de la memoria.
• Fecha evaluación: fecha de evaluación de la convocatoria de reunión en la que se va a evaluar el formulario de seguimiento anual o final de la memoria.
• Referencia memoria: código identificativo de la memoria evaluada.
• Solicitante: nombre y apellidos de la persona que ha solicitando la evaluación de su seguimiento anual o final.
• Versión: versión que se esta evaluando del seguimiento anual o final de la memoria.
• Evaluaciones anteriores: listado de seguimientos anteriores en caso de que se este evaluando un seguimiento de memoria con versión mayor a 1, es decir, memorias que no han tenido un dictamen "Favorable" en su primer seguimiento. Para cada evaluación de seguimiento se muestra la siguiente información:
  
  • Versión: versión de la evaluación.
  • Fecha evaluación: fecha de evaluación de la convocatoria de reunión en la que se evaluó.
  • Dictamen: dictamen que se le dio en esa evaluación de seguimiento.
  • Nº de comentarios: número de comentarios aportados en la convocatoria de reunión donde se evaluó.
  • PDF evaluación:  documento con la evaluación (comentarios aportados).

Documentación

Listado con toda la documentación relativa al seguimiento que se quiere evaluar:

• Informe en .pdf del formulario entregado por el personal de investigación
• Documentación entregada por el personal de investigación adjunta al formulario

Se podrá pulsar sobre el icono para descargarse el fichero.

Comentarios

Listado de comentarios aportados por los evaluadores/as en la revisión del seguimiento de la memoria. Los evaluadores/as son los que realizan un primer estudio del seguimiento de la memoria y aportan sus comentarios para ser vistos el día de la convocatoria de reunión donde se le da el dictamen a la memoria. Con todos los comentarios de los evaluadores/as se elabora el documento "Ficha del evaluador" disponible como un documento aportado a la memoria y que se puede visualizar el día de la convocatoria de reunión por todos los miembros del comité.

Cualquier miembro activo del comité puede aportar sus comentarios a la memoria.

Desde este listado el evaluador/a puede realizar las siguientes acciones:

• Añadir comentario: este botón se encuentra en la parte inferior  del listado de comentarios, permite al evaluador/a introducir un nuevo comentario a la evaluación de seguimiento de la memoria.
• Editar: este botón representado por el icono y situado en la última columna "Acciones" de la tabla, permite al evaluador/a modificar los datos del comentario.
• Eliminar: este botón representado por el icono y situado en la última columna "Acciones" de la tabla, permite evaluador/a eliminar el comentario.

A continuación se detalla el significado de cada una de las columnas del listado:

• Evaluador: nombre y apellidos del evaluador/a que ha dado de alta el comentario. 

• Bloque: bloque del formulario de seguimiento anual o final al que se le esta añadiendo el comentario.

• Apartado: apartado del formulario de seguimiento anual o final al que se le esta añadiendo el comentario.

• Subapartado: subapartado del formulario de seguimiento anual o final al que se le esta añadiendo el comentario.

• Comentarios: texto con el comentario que se quiere aportar en el apartado seleccionado de la memoria.

Añadir comentario

Al pulsar sobre el botón "Añadir Comentario", se abrirá un formulario como el mostrado en la siguiente imagen.

A continuación se describe cada uno de los campos solicitados en este formulario:

• Bloque: campo obligatorio donde se debe de seleccionar uno de los bloques que forman el formulario de seguimiento anual o final. En el caso de seguimiento sólo existe un bloque para cada seguimiento llamado "Seguimiento anual"  o "Seguimiento final". Una vez seleccionado el bloque se muestra tal y como muestra la siguiente imagen, los apartados del bloque seleccionado, siendo obligatorio seleccionar un apartado el bloque (pulsar sobre uno de los cuadrados)

• Comentario: campo obligatorio de texto libre donde el evaluador/a expone el comentario que quiere aportar en el apartado seleccionado de la memoria.

Al pulsar sobre el botón "Añadir" el comentario se añadirá al listado de comentarios de la evaluación de seguimiento mostrando el icono de la admiración en el menú de "Comentarios" y el mensaje de información en la parte de abajo de la pantalla en la zona del "Área de acciones" para recordar al evaluador/a que debe de pulsar el botón GUARDAR para que los cambios realizados (en este caso un nuevo comentario) se consoliden.

Si se pulsa el botón "GUARDAR" se modifica la evaluación de seguimiento con los cambios realizados en la pantalla Comentarios (única pantalla donde el evaluador/a puede realizar cambios)

Se muestra un mensaje de que la evaluación de seguimiento se ha guardado correctamente igual que el de la siguiente imagen.

Añadir comentario general

Como en el caso de la evaluación de una memoria inicial, en la evaluación de los seguimientos anuales y finales también es posible introducir un comentario general. Para ello, se dispondrá de un bloque genérico "Comentarios generales"

En el caso del seguimiento anual:

En el caso del seguimiento final:

En ambos casos, tras seleccionar el bloque de "Comentarios generales", se mostrará el árbol de apartados, que solo contendrá un apartado genérico y que debe ser seleccionado para poder aportar el comentario.

Tras pulsar el botón "Añadir" el comentario general se mostrará en el listado de comentarios del seguimiento. 

Siguiendo la operativa general del SGI se debe pulsar el botón "Aceptar" para que el Seguimiento sea actualizado y se incluya el comentario general aportado.

Editar comentario

Se abre una pantalla que muestra un formulario con los datos del comentario, es idéntico al utilizado durante el alta de un comentario, dejando la posibilidad de modificar cualquiera de los campos del formulario (ver funcionalidad descrita en el apartado  Añadir comentario para mas detalle).

En la siguiente imagen se muestra el formulario de edición de un comentario.

Tras introducir los cambios y pulsar sobre el botón "Aceptar" el comentario se modificará y los cambios se verán reflejados en el listado de comentarios de la evaluación de seguimiento mostrando el icono de la admiración en el menú de "Comentarios" y el mensaje de información en la parte de abajo de la pantalla en la zona del "Área de acciones" para recordar al evaluador/a que debe de pulsar el botón GUARDAR para que los cambios realizados (en este caso una modificación de un comentario) se consoliden.

Si se pulsa el botón "GUARDAR" se modifica la evaluación de seguimiento con los cambios realizados en la pantalla Comentarios (única pantalla donde el evaluador/a puede realizar cambios)

Se muestra un mensaje de que la evaluación de seguimiento se ha guardado correctamente igual que el de la siguiente imagen.

Eliminar comentario

Cuando se pulsa el icono de eliminar comentario se muestra una ventana emergente con un mensaje de confirmación.

En caso de responder afirmativamente (botón "Aceptar") el comentario desaparecerá del listado de comentarios. Se muestra el icono de la admiración en el menú de "Comentarios" y el mensaje de información en la parte de abajo de la pantalla en la zona del "Área de acciones" para recordar al evaluador/a que debe de pulsar el botón GUARDAR para que los cambios realizados (en este caso la eliminación de un comentario) se consoliden.

Anexo

Estados de una memoria

A continuación de detallan los posibles estados por lo que puede pasar una memoria:

• En elaboración: estado inicial de la memoria, la memoria al crearse se inicializará a este estado y permanecerá en él hasta que se cumplimente todos los apartados del formulario. Una vez completado todo el formulario se pasará al estado "Completada"
• Completada: el personal de investigación completa todos los apartados de todos los bloques del formulario de memoria. Al finalizar el último el bloque 5 de la memoria se pone a este estado.
• En secretaría: el personal de investigación remite la información al servicio de ética. Cuando el personal de investigación pulsa el botón de "Enviar a secretaría".
• En secretaría revisión mínima: el personal de investigación remite la información al servicio de ética de una memoria con un informe con un dictamen "Favorable pendiente de revisión mínima". Cuando el personal de investigación pulsa el botón de "Enviar a secretaría" de una memoria en estado "Favorable Pendiente de Modificaciones Mínimas".
• En evaluación: se pasa a este estado cuando la memoria ya ha sigo asignada a una reunión de convocatoria con el par de evaluadores. La memoria se asigna a una convocatoria.
• Favorable Pendiente de Modificaciones Mínimas: se ha pasado la evaluación pero se necesita hacer unas correcciones mínimas. Estado al que pasa la memoria de forma automática cuando se le da un dictamen "Favorable pendiente de modificaciones mínimas" en una convocatoria de reunión del comité.
  
• Pendiente de correcciones: no se ha pasado la evaluación y se necesita hacer correcciones que tendrán que presentarse en otra convocatoria de reunión. Estado al que pasa la memoria de forma automática cuando se le da un dictamen "Pendiente de correcciones" en una convocatoria de reunión del comité.
• No procede evaluar: no se ha pasado la evaluación y se necesitará que se presente otra memoria distinta a la actual. Estado al que pasa la memoria de forma automática cuando se le da un dictamen "No procede evaluar" en una convocatoria de reunión del comité.
  
• Fin evaluación: se pasa la evaluación, tiene informe evaluación favorable. Estado al que pasa la memoria de forma automática cuando se le da un dictamen "Favorable" en una convocatoria de reunión del comité.
  
• Completada seguimiento anual: se pasa a este estado cuando el personal de investigación rellena el formulario de "Seguimiento anual", es decir, cuando ha pasado 1 año desde la fecha de inicio del proyecto (campo "fecha inicio" de la solicitud de evaluación), la memoria ha conseguido un informe favorable y el  personal de investigación ha cumplimentado el formulario de "Seguimiento anual"
  
• En secretaría seguimiento anual: el personal de investigación remite el informe de seguimiento anual al servicio de ética. Cuando el personal de investigación pulsa el botón de "Enviar a secretaría".
• En evaluación seguimiento anual: se pasa a este estado cuando la memoria ya ha sigo asignada a una reunión de convocatoria de tipo seguimiento con el par de evaluadores. La memoria se asigna a una convocatoria.
• Fin evaluación seguimiento anual:  se pasa la evaluación de seguimiento anual, tiene informe evaluación favorable. Estado al que pasa la memoria de forma automática cuando se le da un dictamen "Favorable" al seguimiento anual en una convocatoria de reunión del comité.
  
• Solicitud modificación: no se ha pasado la evaluación de seguimiento y se necesita hacer una nueva memoria de modificación. Estado al que pasa la memoria de forma automática cuando se le da un dictamen "Solicitud de modificación" al seguimiento anual en una convocatoria de reunión del comité.
• Completada seguimiento final: se pasa a este estado cuando el personal de investigación rellena el formulario de "Seguimiento final", es decir, cuando ha pasado 1 año desde la fecha de fin del proyecto (campo "fecha fin" de la solicitud de evaluación), la memoria ha conseguido un informe favorable del seguimiento anual y el  personal de investigación ha cumplimentado el formulario de "Seguimiento final"
  
• En secretaría seguimiento final: el personal de investigación remite el informe de seguimiento final al servicio de ética. Cuando el personal de investigación pulsa el botón de "Enviar a secretaría".
• En secretaría seguimiento final aclaraciones: el personal de investigación remite la información al servicio de ética de un seguimiento final con un dictamen "Solicitud de aclaraciones". Cuando el personal de investigación pulsa el botón de "Enviar a secretaría" de una memoria en estado "En aclaración seguimiento final".
• En evaluación seguimiento final: se pasa a este estado cuando la memoria ya ha sigo asignada a una reunión de convocatoria de tipo seguimiento con el par de evaluadores. La memoria se asigna a una convocatoria.
• Fin evaluación seguimiento final: se pasa la evaluación de seguimiento final, tiene informe evaluación favorable. Estado al que pasa la memoria de forma automática cuando se le da un dictamen "Favorable" al seguimiento final en una convocatoria de reunión del comité.
  
• En aclaración seguimiento final: se pasa la evaluación del seguimiento final, porque se necesitan aclaraciones por parte del personal de investigación. Estado al que pasa la memoria de forma automática cuando se le da un dictamen "Solicitud de aclaraciones" al seguimiento final en una convocatoria de reunión del comité.
  
• Archivado: estado al que pasa la memoria de forma automática cuando una memoria lleva mas de 45 días en estado "Favorable Pendiente de Modificaciones Mínimas"  o "No procede evaluar" o bien cunado una memoria lleva 6 meses en estado "Pendiente de correcciones"  o "Solicitud modificación".