Learning Agreements Outgoing para tutores UM/coordinadores/secretarías
La funcionalidad EWP relativa a los Learning Agreements Outgoing está accesible desde la consulta del listado de reconocimientos del panel de coordinadores/tutores/secretarías:
En el punto de partida en la gestión de reconocimientos EWP encontraremos que el estudiante no ha registrado todavía su reconocimiento, lo cual se reflejará a través del texto "No iniciado" en su estado:
Lo siguiente que puede ocurrir es que se registre el reconocimiento pero no se finalice y comunique aún, sino que se guarde temporalmente como borrador. Se mostrará como estado “Sin finalizar” y en la columna “Situación” se indicará que está abierto aún para modificaciones:
Una vez se haga click sobre el botón de “Finalizar y comunicar” (
) del reconocimiento en su edición, el estado pasará a ser “Pendiente de validación” y se informará de la situación de validación por parte de la comisión, tutor UM y tutor destino en caso de tratarse de una institución con gestión de LAs a través de la red EWP. Se seguirá indicando que sigue abierto para que el estudiante realice las modificaciones que desee mientras no obtenga la aprobación de ninguna de las partes UMU:
Si el coordinador o el tutor UM acceden a la validación del reconocimiento, ahora también les aparecerá el estado y la situación en la parte superior de la página:
Una vez el tutor UM o el coordinador apruebe el reconocimiento, este será bloqueado y notificado a la institución destino a través de la red EWP. Se informará sobre ello tanto en la pantalla de validación:
Como en el listado de reconocimientos:
Sin embargo, si el estudiante desea realizar cambios sobre el mismo antes de que se reciba una respuesta por parte del tutor destino, en la pantalla de Validación del reconocimiento aparecerá la opción de desbloqueo:
Además, se ha añadido un nuevo botón “Volver a notificar LA EWP” con el que tanto tutores UM como coordinadores podrán volver a notificar la última revisión del LA EWP que se envió a la red EWP siempre y cuando el reconocimiento se encuentre bloqueado. En esta notificación se actualizan los datos de contacto incluidos en el Learning Agreement. Si se utiliza esta opción, esta acción quedará registrada en el histórico EWP de la siguiente forma:
Finalmente, una vez hayan aprobado el reconocimiento las tres partes, este aparecerá como “Aprobado”. De nuevo, el estado es informado tanto en la pantalla de validación:
Como en el listado de reconocimientos:
Si se cumplen las condiciones necesarias para el paso a expediente del reconocimiento, se informará de ello en la columna “Situación” tal y como se ve en la captura anterior. Y una vez el coordinador dé el visto bueno, se podrá encontrar “Aplicado a expediente” en su situación y se permitirá el registro de las notas:
Cuando el tutor UM guarde las notas pero aún no las haya validado, en la columna “Notas” se informará de que están registradas parcialmente:
Una vez el tutor las haya validado pero aún no tengan el visto bueno del coordinador, se informará de que están “Registradas” y se indicará la fecha en la que las validó:
Cuando el coordinador dé el visto bueno, aparecerán como “Listas para paso a expediente”:
Finalmente, cuando las notas sean aplicadas a expediente, se informará también de ello:
Si no todas las notas han sido aplicadas a expediente, se indicará de la siguiente forma:
Learning Agreements Outgoing para estudiantes
Una vez el estudiante finalice y comunique su reconocimiento, se le informará de que queda en estado “Pendiente de Validación”, además de indicarle en qué situación se encuentra para comisión, tutor UM y tutor destino:
En caso de que aparezca “Rechazado por Tutor destino” se permitirá al estudiante que consulte el motivo haciendo click en el icono de información que aparece a su izquierda:
Con lo que se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:
Cuando esté aprobado por todas las partes y el tutor UM haya registrado las notas sin validarlas aún, aparecerá:
Una vez el tutor UM las valide y se esté en espera del visto bueno del coordinador:
Una vez hayan sido aplicadas al expediente:
En caso de que no todas las notas hayan sido aplicadas al expediente:
Datos de contacto de destino en LAs EWP outgoing
Los datos de contacto de receiving institution que se envían en los LAs EWP son aquellos que están registrados para el contraparte responsable registrado en la oferta del convenio. La actualización/mantenimiento de esta información se lleva a cabo en la Plataforma de Movilidad (movilidad.um.es). En primer lugar, hay que acceder al Mantenimiento de Programas y entrar en la edición del programa:
Entonces, ir a la pestaña "Universidades / Instituciones" y editar la institución:
Y finalmente, registrar el contraparte en la pestaña "Contrapartes":
En esta pantalla tendremos registrado el listado de contrapartes que hay para una institución dentro del programa. El siguiente paso que se tendrá que dar será indicar cuáles de esos contrapartes registrados para la institución estarán involucrados en la oferta de convenio concreta en la que se enmarcan los LAs de los estudiantes. Para ello, hay que acceder a la ficha del convenio dentro de la página de Consulta de convenios:
Y a continuación a la edición de la oferta en cuestión:
En el cuadro de diálogo de edición de la oferta encontraremos la pestaña "Contrapartes", en la que podremos añadir nuevos contrapartes a esta:
Se dará entonces a elegir el contraparte que queremos añadir a la oferta en un desplegable a partir de los contrapartes que se registraron para la institución en el Mantenimiento de Programas:
Los datos de contacto que se enviarán en los LAs EWP de los estudiantes outgoing serán los del contraparte responsable registrado para la oferta del convenio en la que se enmarcan.
Se puede dar la situación de que se haya enviado un LA antes del registro correcto de esta información y que ahora se quiera actualizar el dato. Para conseguirlo hay que seguir los pasos indicados anteriormente, de forma que el tutor destino que se quiera informar sea el contraparte indicado como responsable en la oferta. Entonces habrá que volver a notificar el LA por la red EWP. Para ello tenemos dos posibilidades:
A.) El LA del estudiante se encuentra bloqueado por coordinador o tutor UM → En la parte inferior de la página de Validación del reconocimiento académico aparece un botón "Volver a notificar LA EWP", como se comentaba anteriormente, con el que se actualizará la información de contacto y se volverá a notificar el LA a la institución destino.
B.) El LA del estudiante está pendiente de las validaciones de coordinador, tutor UM y tutor destino (por ejemplo: tras recibir un rechazo desde la institución destino por red EWP) → En este caso, bastará con que el coordinador o tutor UM vuelvan a aprobar el reconocimiento. En ese momento, se volverá a generar el LA EWP con toda la información actualizada y se notificará a la institución destino.