El planteamiento aquí descrito tuvo como objetivo la validación del mismo por parte de UM, siendo a continuación trasladado al Análisis particular de los comunicados de cada módulo y de los módulos que intervienen en la planificación, generación y envío de comunicados la información más detallada y/o los cambios surgidos con motivo del diseño o la implementación. Es por ello que es posible que alguna de la información aquí detallada no corresponda al 100% con la solución finalmente implementada, que sí está en cambio alineada con el resto de documentación de análisis. Puede ser de interés en todo caso para ver el flujo funcional resumido para entender a alto nivel el funcionamiento de los comunicados en el SGI. |
Algunos de los tipos de comunicado que se pueden enviar desde cada módulo tendrán opción de ser configurados en el momento de la implantación del SGI en la Universidad y de ser modificados a posteriori accediendo a dicha configuración en el lugar donde se encuentre almacenada. En ningún caso se desarrollarán pantallas ni opciones de configuración dentro del SGI.
Para los tipos de comunicado que tengan opción a ser configurables se podrán definir:
Al final de este documento en el apartado Detalle de configuración de comunicados se describe a más bajo nivel, pero manteniendo un contexto de modelo lógico de la información, cómo se realizaría por parte de un equipo técnico esta configuración para los diferentes tipos de comunicado.
Se presentan a continuación casos de ejemplo de envío de comunicados que vienen a representar las dos opciones de comunicados soportadas en el SGI: semiautomáticos y automáticos. El funcionamiento sería extensible al resto de gestiones y entidades.
Se presentará el caso de ejemplo de hitos de una Convocatoria a través de una serie de pasos a realizar para poder configurar un aviso a enviar a consecuencia de un hito concreto.
Se mostrará la ventana emergente que permite añadir un nuevo hito a la convocatoria.
Para indicar si el hito ha de generar un aviso, se deberá marcar el check "Generar aviso", que estará desactivado si la fecha es anterior a la de hoy. Si se deja desmarcado, no se generará ningún aviso para ese hito de esa convocatoria.
Al marcar el check "Generar aviso", se mostrarán los datos por defecto del aviso o comunicado a enviar. En el momento de crear el hito se cargarán los destinatarios por defecto, en caso de haberse configurado.
Los datos por defecto mostrados serán los descritos a continuación. Para cada uno se indica si se puede modificar y qué parte de los datos es modificable:
También se podrán eliminar destinatarios, incluso de los predefinidos, para que no les llegue el aviso. Únicamente en el caso de los IPs de las solicitudes y los IPs de los proyectos relacionados se añadirán o eliminarán todos como destinatarios, marcando o desmarcando respectivamente los checks correspondientes aunque, como se comenta anteriormente, al no ser visibles en la lista de Destinatarios, para el usuario esto será transparente.
Se muestra a continuación el Zoom sobre la sección de Destinatarios en un posible estado inicial para el ejemplo de un hito de una convocatoria:
Si se quiere que el aviso llegue, además de a los destinatarios por defecto, a un nuevo destinatario, se debe añadir este nuevo destinatario al conjunto de destinatarios. En este caso, se plantean dos opciones:
2. Que el destinatario adicional NO se encuentre en los sistemas de gestión de personas de la Universidad, bien porque no exista ninguna relación registrada con él en dichos sistemas bien porque el destinatario a añadir sea una lista de distribución o un email genérico y no propio de o asociado a una persona en concreto. En el ejemplo a continuación vemos que ya existe un destinatario por defecto predefinido y vamos a ver cómo se añadiría uno nuevo. En primer lugar, vamos a añadir un destinatario que está ya en los sistemas de la Universidad. Esta sería la secuencia de acciones a realizar:
3. Si en los 10 primeros resultados propuestos por el autocompletar no aparece la persona buscada, se deberán introducir más caracteres para refinar la búsqueda o bien se podrá pulsar sobre el botón "Buscar", que abrirá el buscador de personas lanzando por defecto la búsqueda con el texto que el usuario haya introducido en el cajetín de "Destinatario".
La pantalla completa quedaría de la siguiente forma:
4. Se deberá pulsar a continuación el botón "Seleccionar" de la fila de la persona una vez la localicemos en el la lista de resultados o bien restringir más la búsqueda introduciendo más caracteres en el filtro hasta que se encuentre. Se debe seleccionar una persona que disponga de un email principal, ya que en otro caso, el comunicado no se podría generar. 5. Una vez se haya seleccionado el destinatario del aviso por la vía que haya sido posible, se debe pulsar el botón "Añadir destinatario" para que aparezca en la lista de Destinatarios. Vemos a continuación cómo quedaría el resultado del proceso.
En el caso de que un destinatario de este tipo no disponga de email principal, no se podrá seleccionar ni desde el buscador ni desde el componente autocompletar, presentándose al usuario como "Nombre Apellidos ()" en este último caso, reflejando así el que no tiene un email al que poder enviar los comunicados. A continuación, vamos a añadir un destinatario que o bien no está relacionado en forma alguna con la Universidad, y por tanto no se encuentra registrado en sus sistemas, o bien que es una lista de correo o similar. En este caso, esta sería la secuencia de acciones a realizar:
2. Para completar la operación y que quede añadido a la lista de destinatarios, se debe pulsar la tecla "enter":
Para este tipo de destinatarios, si se introduce un email cuyo formato es inválido, éste no se añadirá a la lista. Para ambos tipos de destinatario, si se trata de añadir un email que ya existía previamente en la lista, no se volverá a añadir. |
Se pueden borrar destinatarios pulsando sobre el icono en forma de aspa (X) correspondiente a cada destinatario. De esta forma, dichos destinatarios no recibirán el aviso.
Una vez completada la información del hito de la convocatoria e incluida la información del aviso a generar, se deben guardar los cambios. Para ello:
Una vez guardado el hito, si se quisiera modificar la información del aviso a generar sería posible realizarlo siempre y cuando la fecha y hora indicada para enviar el aviso no se hayan sobrepasado aún. Para ello, se debe ir a la opción de menú "Hitos" de la Convocatoria y pulsar sobre el icono editar del hito que se quiera modificar, con lo que se mostrará la misma ventana emergente que en el caso del alta y se podrán modificar los datos por parte del usuario. Si la fecha actual es superior a la programada para el aviso, no se podrá cambiar la información del aviso. En otro caso, será modificable con las mismas condiciones que en el caso de la creación descrito en puntos anteriores.
Caso de datos de aviso modificables:
Caso de datos de aviso NO modificables:
Pulsando sobre el botón "Guardar" de la ventana emergente de modificación del Hito y a continuación el botón "Guardar" de la Convocatoria, los cambios se almacenarían.
Cuando se alcance la fecha y hora programada para el envío del aviso, los destinatarios del mismo recibirán un email similar al siguiente:
Se presentará el caso de ejemplo de fases de una Convocatoria a través de una serie de pasos a realizar para poder configurar un aviso a enviar relacionado con una fase concreta. Los pasos son muy similares a los descritos para el caso de los hitos, por lo que en este caso se describirá en detalle en las pantallas únicamente aquello que difiere entre Hitos y Fases en cuanto a la generación del comunicado.
Se mostrará la ventana emergente que permite añadir una nueva fase a la convocatoria. La diferencia con los Hitos es que en el caso de las fases hay un rango de fechas (inicio-fin) en lugar de una única fecha.
Para indicar si la fase ha de generar un aviso, se deberá marcar el check "Generar aviso", que estará desactivado si la fecha de fin de la fase es anterior a la de hoy. Si se deja desmarcado, no se generará ningún aviso para esa fase de esa convocatoria.
Al marcar el check "Generar aviso", se mostrarán los datos por defecto del aviso o comunicado a enviar. En el caso de los comunicados de fases existirá la posibilidad de generar dos avisos.
Para poder generar un segundo aviso, se debe marcar el check "Generar segundo aviso", con lo que aparecerá un campo de fecha, "Fecha y hora de segundo envío", para informar cuándo se quiere hacer ese segundo aviso por email. Esta fecha tendrá que ser mayor que la del primer aviso.
Los datos por defecto mostrados serán los siguientes. Para cada uno se indica si se puede modificar y qué parte:
También se podrá añadir destinatarios adicionales o eliminar algún destinatario, incluso de los predefinidos, para que no les llegue el aviso. Únicamente en el caso de los IPs de las solicitudes y los IPs de los proyectos relacionados se añadirán o se eliminarán todos como destinatarios marcando o desmarcando respectivamente los checks correspondientes.
Este paso se realiza exactamente igual que en el caso de los hitos, por lo que se puede revisar su operativa en el ejemplo anterior.
Este paso se realiza exactamente igual que en el caso de los hitos, por lo que se puede revisar su operativa en el ejemplo anterior.
Este paso se realiza exactamente igual que en el caso de los hitos, por lo que se puede revisar su operativa en el ejemplo anterior.
Una vez guardada la fase, si se quisiera modificar la información del aviso a generar sería posible realizarlo siempre y cuando dicha fecha y hora indicada para el envío del aviso no se hayan sobrepasado aún. Para ello, se debe ir a la opción de menú "Fases" de la Convocatoria y pulsar sobre el icono editar del hito que se quiera modificar, con lo que se mostrará la misma ventana emergente que en el caso del alta y se podrán modificar los datos por parte del usuario. Si la fecha actual es superior a la programada para el aviso, no se podrá cambiar la información del aviso. En otro caso, será modificable con las mismas condiciones que en el caso de la creación descrito en puntos anteriores.
Pulsando sobre el botón "Guardar" de la ventana emergente de modificación de la fase y a continuación el botón "Guardar" de la pantalla de convocatoria, los cambios se almacenarían.
Cuando se alcance la fecha y hora programada para el envío del primer aviso, los destinatarios del mismo recibirán un email similar al siguiente:
Y en el caso del segundo aviso, se recibiría un email similar al siguiente:
En el caso de los comunicados automáticos, no existe una gestión de la información de los mismos visible por pantalla, sino que se utilizarán destinatarios, fechas y textos preconfigurados para su envío, que serán los que se definan funcionalmente por la Universidad o bien los preconfigurados, según el caso.
Se presentan a continuación varios casos de ejemplo de email de aviso. Al igual que en el caso de los comunicados generados por acción del usuario, para el resto de comunicados automáticos no presentados aquí el proceso sería similares a los del ejemplo.
Ejemplo de comunicado automático que se envía 1 vez, unos días antes del final del período de pago y si no se ha registrado en el SGI indicador de haberlo realizado.
Ejemplo de comunicado automático que se envía 2 veces, una unos días antes del inicio y otra unos días antes del final del período de presentación de la justificación de un socio.
Ejemplo de comunicado automático que se envía 2 veces, una unos días antes del inicio y otra unos días antes del final del período de presentación de la documentación de seguimiento científico de un proyecto.
Se dispondrá de un catálogo con los diferentes tipos de comunicado que el SGI podrá enviar en forma de avisos por email y que estarán preconfigurados en el SGI con una vista a alto nivel de los datos similar a la siguiente:
| Tipo de comunicado | Tipo destinatarios | Periodicidad | Tipo preaviso | Días preaviso |
|---|---|---|---|---|
| Comunicado para los hitos de las convocatorias | PRECONFIGURADOS, MANUALES Y AUTOMÁTICOS | PROGRAMADA | ||
| Comunicado para los hitos de las solicitudes | PRECONFIGURADOS, MANUALES Y AUTOMÁTICOS | PROGRAMADA | ||
| Comunicado para los hitos de los proyectos | PRECONFIGURADOS, MANUALES Y AUTOMÁTICOS | PROGRAMADA | ||
| Comunicado para las fases de las convocatorias | PRECONFIGURADOS, MANUALES Y AUTOMÁTICOS | PROGRAMADA | ||
| Comunicado para las fases de los proyectos | PRECONFIGURADOS, MANUALES Y AUTOMÁTICOS | PROGRAMADA | ||
| Comunicado de alta de solicitud de evaluación de ética desde CSP | AUTOMÁTICOS | INMEDIATA | ||
| Comunicado de cambio de estado de solicitud de estado A a estado B (1 comunicado por cambio de estado con condiciones/destinatarios/asunto/contenido distinto). | AUTOMÁTICOS | INMEDIATA | ||
| Comunicado de fin de período de pago a socios de proyectos | PRECONFIGURADOS | PROGRAMADA | DIAS HÁBILES | 7 |
| Comunicado de inicio de período de presentación de justificación de socios de proyectos | PRECONFIGURADOS | PROGRAMADA | ||
| Comunicado de fin de período de presentación de justificación de socios de proyectos | PRECONFIGURADOS | PROGRAMADA | DIAS HÁBILES | 3 |
| Comunicado de inicio de períodos de presentación de justificación del calendario de justificación. | PRECONFIGURADOS | MENSUAL | ||
| Comunicado de inicio de períodos de presentación de justificación del seguimiento científico - UG. | PRECONFIGURADOS | MENSUAL | ||
| Comunicado de inicio de período de presentación de justificación del seguimiento científico - IPs. | PRECONFIGURADOS Y AUTOMÁTICOS | PROGRAMADA | DIAS HÁBILES | 3 |
| Comunicado de fin de período de presentación de justificación del seguimiento científico - IPs. | PRECONFIGURADOS Y AUTOMÁTICOS | PROGRAMADA | DIAS NATURALES | 3 |
| Comunicado de notificación al IP una factura del calendario de facturación | AUTOMÁTICOS | INMEDIATA | ||
| Comunicado de notificación a la UG de que el IP de un proyecto a validado una factura del calendario de facturación | PRECONFIGURADOS Y AUTOMÁTICOS | INMEDIATA | ||
| Comunicado de presentación de una solicitud de autorización de participación en un proyecto externo | PRECONFIGURADOS | INMEDIATA | ||
| Comunicado de cambio de estado de una solicitud de autorización de participación en un proyecto externo | AUTOMÁTICOS | INMEDIATA | ||
| Comunicado de publicación de documento del certificado de autorización de participación en proyecto externo | AUTOMÁTICOS | INMEDIATA | ||
| Comunicado de la creación en el SGI de una notificación de CVN de proyecto externo | PRECONFIGURADOS | INMEDIATA |
Valores posibles de "Tipo destinatarios":
Valores posibles de "Periodicidad":
Valores posibles de "Tipo preaviso":
Se describen a continuación las características de cada tipo de comunicado de los listado anteriormente y cómo se deberían configurar en caso de que disponga de esta posibilidad.
Partiendo de ese catálogo, para cada tipo de comunicado y unidad de gestión se posible configurar unos emails de destino por defecto que se incluirán como destinatarios de los emails de aviso que se generen. A modo de ejemplo, una vista a alto nivel de los datos similar a la siguiente:
| Tipo de comunicado | Unidad gestión | Destinatarios |
|---|---|---|
| Comunicado para los hitos de las convocatorias | UGI | ugicon@um.es |
| Comunicado para los hitos de las convocatorias | OTRI | otricon@um.es, otriges@um.es |
| Comunicado para los hitos de las convocatorias | OPE | opecon@um.es |
| ... | ... |
y en esa misma línea se irían configurando los demás tipos de comunicado.
