Asociación de Antiguos Alumnos y Amigos de la Universidad de Murcia

Índice

Introducción

El siguiente documento detalla diferentes funcionalidades de la aplicación de la Asociación de Antiguos Alumnos y Amigos de la Universidad de Murcia (A4).
El acceso a esta herramienta se puede hacer desde cualquier punto con conexión a Internet. La url de acceso es https://cursos.um.es/cursos/administracionA4

 
Requerimientos mínimos y soporte a usuarios
La aplicación ha sido optimizada para que pueda ser ejecutada desde cualquier dispositivo móvil (pc's, tabletas y móviles) y es necesario tener conexión a internet.
Soporte a usuarios:  

• dumbo@um.es
• 868 88 4222
• https://dumbo.um.es

Filtrado y estado de asociados

Inicio búsquedas

Cuando se accede a cualquier opción de:

• Inscritos (gestión de las inscripciones)
  • Validación pendientes
  • Gestión
  • Gestión Cobros
  • Seguimiento Tarjetas
  • Notificaciones
• Administración actividad: análogos a los anteriores

Con la finalidad de ser más operativos, los datos no aparecen precargados y tampoco se marca ningún filtro por defecto en Más filtros:

Filtros en A4

Para las siguientes pantallas, se han unificado las opciones de filtros (Más Filtros):

• Inscritos (gestión de las inscripciones)
  • Validación pendientes
  • Gestión
  • Gestión Cobros
  • Seguimiento Tarjetas
  • Notificaciones
• Administración actividad: análogos a los anteriores

Por cada una de estas opciones, al acceder a ellas se han definido los siguientes filtros:

En el caso de Seguimiento de tarjetas se han mantenido los que ya tenían y se han añadido los nuevos:

Búsquedas rápidas

Las búsquedas rápidas en los distintos apartados solo deben activarse si se introduce por lo menos tres letras.
Se ha definido en las siguientes opciones:

• Inscriptos (gestión de las inscripciones)
  • Validación pendientes
  • Gestión
  • Gestión Cobros
  • Seguimiento Tarjetas
  • Notificaciones

Si no se cumple, mostrará el siguiente mensaje:

Estados de los asociados

Para las algunas pantallas que se disponen para A4, se han modificado la descripción de sus estados para que sean acordes a los filtros anteriormente descritos. Se han realizado en todas las opciones en las que se han cambiado los filtros (punto anterior) excepto en Seguimiento tarjetas que mantienen los mismos y en Gestión Cobros que no tienen estados.
Los cambios realizados son para las siguientes opciones:

• Inscriptos (gestión de las inscripciones)
  • Validación pendientes
  • Gestión
  • Notificaciones

Gestión de cobros

En la sección "Inscritos" tenemos la opción "Gestión de cobros":

Una vez que entramos a esta pantalla nos encontramos con un listado de todos los asociados, en el listado podremos ver datos de interés como la fecha de inscripción o la fecha del primer pago (y su cuota inicial) o el último o los pagos realizados, así como el número de recibos devueltos (esta la vemos más adelante). Por defecto no aparecerán ningún asociado, pero podrá pulsar sobre Más Filtros y seleccionar por el estado que le interese (ver punto Filtros en A4):

En esta página tendremos disponibles la búsqueda y los filtros avanzados al igual que el listado de gestión.
En este listado encontramos una botonera con la que podremos realizar diferentes acciones sobre los asociados:

• "Generar Cuaderno19" que generará un Cuaderno19 (NO lo aplicará).
• "Registrar devolución" que permitirá registrar la devolución del último Cuaderno19 aplicado para cada asociado.
• "Dar de baja asociado", que realizará la baja del asociado.
• "Registrar pago independiente", que permite registrar un pago de forma manual.
• "Cuadernos19 aplicados" que nos mostrará un listado de los Cuadernos19 que ya han sido aplicados.

En la imagen de abajo se puede observar la nueva botonera:

A continuación se detallan cada una de las opciones disponibles por separado.

Generar Cuaderno19

Cuando pulsamos sobre este botón, la aplicación nos lleva a un listado de los asociados a los que se les aplicará el Cuaderno19, siendo estos los que cumplen todos estos puntos:

• Asociados conformados.
• Tengan IBAN válido.
• Tengan cuota a cobrar.

 Por defecto aparecerán todos marcados, pero el gestor puede marcar o desmarcar a voluntad. Este listado tendrá una nueva columna respecto al anterior:

• Cuota a cobrar: indica la cantidad que se va a cobrar a cada asociado (la cual figurará en el Cuaderno19).

El botón de "Generar Cuaderno19" cambia por dos nuevos botones: "Aplicar Cuaderno19" y "Deshacer Cuaderno19"
Si nos hemos equivocado y no queríamos hacer un Cuaderno19, siempre tendremos la opción disponible de "Deshacer Cuaderno19" la cual nos devolverá al listado de gestión de cobros original.
Para aplicar el Cuaderno19 (poder descargarlo en un fichero) lo primero es seleccionar a los asociados a los cuales queramos que se aplique el Cuaderno19 (si es que se quiere cambiar la selección), luego hay que establecer la fecha del cargo que aparece resaltada en la franja amarilla, esta fecha será la fecha en la que se va a aplicar el cobro del Cuaderno19, por último pulsamos sobre "Aplicar Cuaderno19", esto aplicará el Cuaderno19, dando como resultado la generación del fichero "Cuaderno19" el cual nos podremos descargar.
Al aplicar el Cuaderno19 se hacer varias acciones sobre los asociados que contiene:

• Se genera un nuevo pago al asociado con la cantidad indicada en la columna "cuota a cobrar" (la que lleva el Cuaderno19) de forma que el asociado en este momento ya no deberá nada.
• Se ampliará la relación del asociado en un año y medio a partir de la fecha del cargo.
• Se guardará un historial de la acción aplicada, Cuaderno19, listado de alumnos, fecha…

Ejemplo de aplicación de Cuaderno19:

Lo cual nos llevaría a una nueva pantalla en la que podríamos ver todos los Cuadernos19 aplicados:

Para finalizar, ya fuera de la aplicación, deberemos coger este fichero y cargarlo a través del programa de banca electrónica utilizado para ello, el cargo se hará efectivo en la "Fecha del cargo" que se haya establecido. ¡OJO!, introducir el Cuaderno19 en el programa de banca electrónica antes de la fecha del cargo, sino no se hará efectivo y la aplicación quedará incoherente.

Registrar devolución

A través del botón "Registrar devolución" los administradores pueden hacer devoluciones, esto es, registrar en la aplicación de las A4 la devolución del último recibo que se ha aplicado al asociado. El procedimiento será, una vez que tengamos nuestro fichero Cuaderno19 y lo hayamos cargado sobre el programa de banca electrónica deseado, si al hacer el cobro hay asociados que han devuelto el recibo, iremos a la aplicación A4 y registraremos el mismo de la siguiente manera: en la pantalla de gestión de cobros buscaremos a los asociados que han devuelto el recibo y los marcamos, después pulsamos sobre "Registrar devolución" y ya está, esto actualizará el sistema A4 con la devolución del importe del último Cuaderno19 aplicado sobre el/los asociados, en concreto:

• Elimina el pago del último Cuaderno19 aplicado para el asociado.
• Elimina la relación del asociado que se generó al aplicar el Cuaderno19.

Como hemos ido viendo, se ha incluido una nueva columna con el número de recibos devueltos, la acción que acabamos de ver incrementará el número de recibos devueltos de esta columna para cada asociado que devuelva recibos. De esta forma, cuando se vaya a aplicar un Cuaderno19 esta información será de gran utilidad por si no se quiere incluir un determinado asociado que siempre devuelva los recibos.

En esta columna, además de la información del número de recibos devueltos, si pinchamos sobre ella podremos ver la fecha de devolución de los mismos y sobre qué Cuaderno19 se vinculaba la devolución:

Dar de baja asociado

Cuando se quiera dar de baja a un asociado, tan solo hay que seleccionar al asociado en cuestión y pulsar sobre el botón "Dar de baja asociado", esto cursará la baja del asociado:

• Se pone su inscripción como anulada.
• Se da de baja su relación.
• Se da de baja para Aula Virtual y Movilcampus, tampoco tendrá acceso a cursos.
• Se actualiza la baja en el historial.

Los asociados nunca se eliminan del sistema, sino que pasan a estar de baja.

Registrar pago independiente

Pulsando este botón podemos registrar pagos a un asociado de forma independiente (para ajustes y/o problemas ocurridos), lo haremos seleccionando al asociado en cuestión y pulsando sobre el botón, se nos pedirá la fecha y el importe del pago, también tendremos un indicador para decir si el pago se hizo en cuenta o no. Una vez relleno, se guarda y ya tendremos el pago registrado:

También tenemos la posibilidad de poner pagos a más de un asociado a la vez, para esto, se seleccionan los asociados que se quieran y se pulsa el botón, así de un golpe pondremos todos los pagos. 

Cuadernos 19 aplicados

Esta pantalla muestra el historial de Cuadernos19 aplicados, pudiendo descargar el Cuaderno19, o la lista de asociados a los que se aplica el mismo, también tendremos la fecha en la que se realiza el cargo del mismo. Para ver este listado basta con pulsar sobre "Cuadernos19 aplicados" y nos llevará a la misma, también cuando aplicamos un nuevo Cuaderno19 acabamos en esta pantalla. Desde aquí podemos volver a la gestión de cobros de nuevo pulsando sobre el botón:



 Eliminar cuaderno 19 aplicado

Se ha incluido la posibilidad de eliminar el último cuaderno19 generado, esto es, si se ha generado en el sistema, pero no se ha aplicado en el banco por el motivo que sea y se quiere echar para atrás. Hay que tener en cuenta que esta acción NO TIENE VUELTA ATRÁS y eliminará todos los pagos registrados en el sistema para el cuaderno19 eliminado, es decir, esta información ya no se podrá recuperar, por tanto, solo debe de usarse cuando se ha detectado un problema o similar y NO SE HA APLICADO YA EN EL BANCO, de lo contrario, la incoherencia de datos sería irreversible.
Para eliminar el último cuaderno19 generado, hay que ir a cuadernos19 aplicados, allí hay una última columna "Eliminar", que solo aparece activa para el último cuaderno19 aplicado, solo hay que pulsar sobre el icono de la cruz para borrar el cuaderno19:

Al pulsar, se indicará información sobre la acción que se va a realizar y se pedirá confirmación sobre la misma:


Una vez confirmado, el cuaderno19 quedará eliminado y todos los datos serán los anteriores a la aplicación de este cuaderno19.

Otros puntos de interés

Generación Excel

Al solicitar un listado Excel desde:

• Informes
  • Listados Microsoft Excel

se bloquea la pantalla de atrás para que no pueda solicitar otro listado tras unos segundos:
Al mover la ventana emergente de Excel, se verá que está cargando en ese momento:

Preguntas frecuentes

Recibo devuelto vs asociado dado de baja

Puntos a tener en cuenta:

• Cuando se registra el "no pago", se queda marcado como un recibo devuelto, pero no cambia el estado del asociado a "baja". Para darlo de "baja", se debe de dar manualmente.
• Cuando se paga un recibo, se amplían las fechas que tiene el usuario con las relaciones con A4 y sigue teniendo los beneficios. Así, como entrar a sus datos personales.

¿Qué implica tener recibo devuelto, pero no estar dado de baja?

• No se amplían las fechas de relación con A4, es decir, se "desactiva" de las relaciones
• Por lo anterior, no tiene lo beneficios A4
• En principio, deben de seguir llegándole los recibos, aunque luego los devuelva

¿Qué implica estar dado de baja?

• Deja de tener acceso a los beneficios A4
• No deben de llegarle los recibos
• Está dado de baja en la aplicación

Pago de un recibo por remesa

Cuando se realiza un pago por remesa, el asociado que paga amplía automáticamente su relación.
En el caso de que no se lleve a cabo el pago, lo ideal es que se ajuste el por qué no se ha realizado el pago y subsanarlo para que en la siguiente remesa no haya problemas, en cualquier caso, si se registra el pago por la aplicación, se amplía de forma automática la relación también.

Estado de los asociados que no han pagado un recibo

Los que no han pagado, NO se les amplía la relación actual que tengan, lo que habría es que darlos de baja para que así consten (y no se vuelvan a pasar en futuras remesas por ej si no se quiere). La baja de por sí pone fin en la relación. Esto se puede hacer de un solo golpe, se seleccionan todos los que se quieran dar de baja y se pulsa sobre dar de baja, esto los dará todos en una sola vez.

Dar de baja asociados por recibos devueltos en remesa

Una vez se tenga el listado de asociados que se quieren marcar:

1. Se selecciona a todos los que se quiera dar de baja.
2. Pulsar sobre "Dar de baja asociado"
3. Se darán de baja a todos los seleccionados