1. Introducción
La gestión Proyectos en el SGI lleva implícita una serie de comunicados. De acuerdo al comportamiento general del SGI todos los comunicados relativos a la gestión de proyectos se enviarán por email.
Los comunicados que afectan a la entidad Proyecto son de dos tipos:
- Comunicados que pueden ser configurados, a través de las pantallas propias de la gestión sobre la que se generan. Desde estas pantallas se podrá configurar el asunto del email, el contenido y las direcciones de destino. Los comunicados configurables de la entidad Proyectos son los incluidos en los apartados CSP-Proyectos - 4.11.4 Comunicados en fases y CSP-Proyectos - 4.12.4 Comunicados de hitos.
- Comunicados que se envían automáticamente por el SGI cuando se cumplen unas condiciones determinadas, y que no admiten configuración directa a través de las pantallas del SGI. Los comunicados automáticos relativos a la gestión de proyectos son:
- Aviso fecha prevista del pago a un socio: se enviará ante la cercanía de la fecha prevista de pago al socio colaborador por parte de la Universidad y sino se ha informado de la fecha de realización del pago.
- Aviso inicio y fin de plazo de presentación de la justificación de un socio: se enviará al inicio del periodo de presentación de la justificación de un socio colaborador de la Universidad y al final del período si se supera la fecha de fin del mismo y no se ha registrado la recepción de la documentación para dicha justificación.
- Aviso inicio y fin de presentación de seguimiento científico: se enviará al inicio y al final del período de presentación de la documentación de seguimiento científico de un proyecto.
- Aviso inicio y fin de plazo de presentación de la justificación: se enviará al inicio y al final del periodo de presentación de la justificación de los gastos de un proyecto.
- Aviso calendario facturación - Notificar IP: se enviará en el mismo instante en la que el usuario realiza la acción "Notificar IP" uno de los items de facturación.
- Aviso calendario facturación - Validar/Rechazar IP: se enviará en el mismo instante en la que el usuario realiza la acción "Validar IP" o "Rechazar IP" de uno de los items de facturación.
2. Aviso fecha prevista del pago a un socio
Los destinatarios de este tipo de comunicados serán los configurados por defecto en el SGI durante su implantación, generalmente, las personas de las distintas unidades de gestión.
Se enviará un comunicado si se acerca la fecha prevista del pago al socio colaborador por parte de la Universidad y no se ha indicado la fecha de realización del pago (ver descripción del apartado de "Periodos de pago" de un socio en CSP-Proyectos - 4.10.1.1 Periodos de pago).
El comunicado se enviará 7 días hábiles antes de la fecha que el usuario haya introducido como fecha prevista del pago.
3. Aviso inicio y fin de plazo de presentación de la justificación de un socio
Los destinatarios de este tipo de comunicados serán los configurados por defecto en el SGI durante su implantación, generalmente, las personas de las distintas unidades de gestión.
Se enviará un comunicado al inicio del periodo de presentación de la justificación de un socio colaborador de la Universidad y al final del período y no se ha registrado la recepción de la documentación para dicha justificación. (ver descripción del apartado de "Periodos de justificación" de un socio en CSP-Proyectos - 4.10.2.1.1 Datos Generales).
El comunicado se programará con dos envíos de email:
- uno que se enviará cuando llegue la fecha que el usuario haya introducido como fecha inicio de presentación de la justificación.
- y otro que se enviará 3 días hábiles antes de la fecha que el usuario haya introducido como fecha fin de presentación de la justificación.
4. Aviso inicio y fin de presentación de seguimiento científico
Los destinatarios de este tipo de comunicados serán los investigadores principales de los proyectos y los configurados por defecto en el SGI durante su implantación, generalmente, las personas de las distintas unidades de gestión.
Se enviará un comunicado al inicio del periodo de presentación del seguimiento científico y al final del período (ver descripción del apartado en CSP-Proyectos - 4.13.1.1.1 Datos generales - Seguimiento científico).
El comunicado se programará con dos envíos de email para los investigadores principales de los proyecto:
- uno que se enviará cuando llegue la fecha que el usuario haya introducido como fecha inicio de presentación de la justificación del seguimiento científico.
- y otro que se enviará 3 días hábiles antes de la fecha que el usuario haya introducido como fecha fin de presentación de la justificación del seguimiento científico.
Para los gestores el comunicado se programará para el día 1 de cada mes con todo la información de los proyectos cuyos periodos de presentación de seguimiento científico se inician en ese mes.
5. Aviso inicio plazo de presentación de la justificación económica
Las direcciones de email destinatarias de este tipo de comunicados deberán haber sido configurada durante la implantación del SGI. Se podrán establecer direcciones de envío diferentes para cada unidad de gestión.
Se remitirá un comunicado el día 1 de cada mes. En este comunicado se informará de todos los proyectos que tengan periodos de justificación cuya presentación deba realizarse en ese mes. Es decir, se incluirán todos los proyectos que tengan periodos de justificación cuya "fecha de inicio de presentación" esté dentro del mes con el que corresponde el comunicado. Puede consultarse el apartado CSP-Proyectos - Configuración económica - 9 Calendario de justificación.
6. Aviso calendario facturación - Notificar IP
Los destinatarios de este tipo de comunicados serán los investigadores principales y responsable económico de los proyectos. No admiten configuración.
Se enviará un comunicado cuando el usuario del SGI pulse sobre la acción "Notificar IP" para un ítem de facturación en el calendario de facturación (ver descripción del apartado en CSP-Proyectos - Configuración económica - 8.2 Ciclo de gestión de un ítem de facturación). La notificación se realiza sobre un ítem de facturación que tendrá asociado, de manera opcional, un tipo de facturación.
El comunicado tendrá siempre el mismo asunto, pero contenido diferente en función de:
- El valor del campo "Tipo facturación" , cuyos valores posibles son:
- Sin requisito
- Informe
- Prototipo
- Trabajo
- Análisis
- Memoria
- Mitad de trabajo
- Hito
- Ninguno, esto es, que no se haya seleccionado un valor de los anteriores para este campo
- El hecho de ser o no la primera factura
- El hecho de tratarse o no de una prórroga
Siendo por tanto distinto el contenido del email para los casos "Sin requisito" y el resto de tipos de facturación, combinados estos tipos con el número de factura de que se trate y la condición de ser o no prórroga.
El comunicado se enviará en el mismo instante que el usuario realiza la acción de "Notificar IP".
7. Aviso calendario facturación - Validar/Rechazar IP
Los destinatarios de este tipo de comunicados serán los configurados por defecto en el SGI durante su implantación, generalmente, los gestores de la OTRI.
Se enviará un comunicado cuando el responsable económico y/o investigador principal de un proyecto pulse sobre la acción "Validar/Rechazar IP" para un ítem en el calendario de facturación (Ver Perfil personal investigador - CSP - 4.2 Calendario facturación-Validación de ítem de facturación).
El comunicado se enviará en el mismo instante que el usuario realiza la acción de "Validar/Rechazar IP".