...
- Se enviarán únicamente comunicados por email, no habrá notificación de los mismos ni gestión de mensajería interna en el SGI.
- Habrá únicamente 2 Tipos de comunicados:
- Semiautomáticos
- El usuario marcará si quiere enviarlos o no a la hora de crear Hitos y Fases.
- Habrá destinatarios predefinidos por configuración y, opcionalmente, el usuario podrá indicar destinatarios adicionales.
- El usuario indicará el asunto y la fecha y hora en la que se quiere enviar el comunicado. Podrá además modificar parte del contenido del email, aquella que no sea crítica para identificar la información esencial del comunicado (fechas, la entidad concreta que requiere que se comunique algo, etc ...)
- Aplican a:
- CSP:
- Convocatorias:
- Solicitudes:
- Proyectos:
- Invenciones:
- Solicitudes de protección - IU-PII-0021-001 - Añadir-modificar procedimiento
- Para Ética no se ha identificado se está pendiente de confirmar la necesidad de este tipo de comunicados, hay uno posible identificado ETI - Notificaciones / Alertas.
- CSP:
- Automáticos
- Se generarán emails de aviso a unos destinatarios algunos de los cuales podrán ser configurados de antemano y otros prefijados funcionalmente y en unas fechas fijadas de antemano funcionalmente (al inicio, cuando falten X días para el fin, el día que finaliza, ...).
- Aplican a:
- CSP:
- Solicitudes:
- Alta de solicitud de ética al cambiar el estado de la solicitud - CU-CSP-1100 -002- Modificar solicitud - Cambio de estado
- Cambio de estado de solicitud - CU-CSP-1100 -002- Modificar solicitud - Cambio de estado
- Solicitudes:
- CSP:
- Semiautomáticos
- Proyectos:
- Periodos de pago socios - IU-CSP-0402-007 - Añadir-modificar periodo pago a socio
- Periodos de justificación socios - IU-CSP-0406-011-004-001 - Modificar proyecto - Socio - Periodo de justificación - Datos generales
- Calendario de justificación - IU-CSP-0406-029 - Modificar proyecto - Configuración económica - Calendario justificación
- Seguimiento científico - https://confluence.um.es/confluence/pages/viewpage.action?pageId=91008401
- Calendario de facturación - Notificar IP - IU-CSP-0406-028 - Modificar proyecto - Configuración económica - Calendario facturación
- Calendario de facturación - Validar IP - IU-CSP-0406-028 - Modificar proyecto - Configuración económica - Calendario facturación
- Proyectos:
- Ética: ETI - Notificaciones / Alertas
- Invenciones:
- Solicitudes Alta y modificación de solicitudes de protección :- IU-PII-0020-0010-001 Crear solicitud de protección - Datos generales y IU-PII-0020-0030-001 Ver detalle-modificar solicitud de protección - Datos generales
- Prioridad y presentación de fases nacionales regionales - CU-PII-0010-002 - Solicitudes de protección - Avisos
- Procedimientos de solicitudes
- Solicitudes Alta y modificación de solicitudes de protección :- IU-PII-0020-0010-001 Crear solicitud de protección - Datos generales y IU-PII-0020-0030-001 Ver detalle-modificar solicitud de protección - Datos generales
Configuración de comunicados
...
A modo de ejemplo, se describen a continuación los aspectos comunes y los pasos para configurar los comunicados del módulo de CSP.
Aspectos
...
comunes a todos los comunicados
Secciones de configuración
A continuación se detalla lo que representa cada sección dentro de dicha pantalla la pantalla de configuración de un comunicado con destinatarios configurables de manera genérica, esto es, aplicaría a todos los casos de comunicados en los que se puedan configurar los destinatarios por defecto:
...
El caso concreto para la configuración para los hitos de convocatorias es el que se presenta en la pantalla a continuación:
...
Para el caso de los comunicados donde NO se puedan configurar sus destinatarios por defecto, sino que serán prefijados funcionalmente, esta pantalla, también a nivel general de cualquier comunicado, únicamente dispondrá de las secciones:
- En primer lugar aparece una sección informativa, "Información del comunicado" donde se describe el objeto del comunicado:
- Cómo se genera
- En qué fecha se envía
- Quiénes pueden ser los destinatarios y si se pueden configurar o no.
- Finalmente, aparecerá un check para marcar si el comunicado está activo o no en el SGI.
Un ejemplo concreto de este caso es la configuración del Calendario de facturación de los proyectos que se presenta en la pantalla a continuación:
Destinatarios
A continuación se describe la forma común de gestionar los destinatarios por defecto dentro de las pantallas de configuración de comunicados.
Añadir destinatarios
A la hora de añadir destinatarios por defecto a la configuración de un comunicado se plantean dos opciones:
- Que el destinatario se encuentre en los sistemas de gestión de personas de la Universidad.
- Que el destinatario NO se encuentre en los sistemas de gestión de personas de la Universidad, bien porque no exista ninguna relación registrada con él en dichos sistemas bien porque el destinatario a añadir sea una lista de distribución o un email genérico y no propio de o asociado a una persona en concreto.
En el ejemplo a continuación vemos que ya se ha añadido un destinatario por defecto para la unidad de gestión UGI, ugicon@um.es, y vamos a ver cómo se añadiría uno nuevo.
En primer lugar, vamos a añadir un destinatario que está ya en los sistemas de la Universidad. Esta sería la secuencia de acciones a realizar:
- Seleccionamos la unidad de gestión, por ejemplo, UGI.
- Seleccionamos el radio botón "Destinatario Universidad".
- Tecleamos un dato (nombre, apellidos, ...) por el que buscar la persona a añadir dentro de la caja de texto "Destinatario Universidad", por ejemplo, 123456.
4. Pulsamos el botón "Buscar", con lo que se buscará la persona en los sistemas de la Universidad por los parámetros de búsqueda. Se plantean varios escenarios para la búsqueda:
- Si NO se encuentran resultados o aparece más de un resultado, se abrirá el buscador de personas. El usuario deberá entonces refinar la búsqueda o seleccionar una de las personas que se hayan devuelto como resultado.
Tras buscar y seleccionarse una persona, se cargará su nombre y apellidos y su mail en la caja de texto.
b. En otro caso, esto es, si se encuentra únicamente un resultado, se plantean igualmente varias opciones:
- La persona no tiene email informado en los sistemas de la Universidad. En este caso, no se podría seleccionar para enviarle el aviso por email hasta que este dato esté informado. Se mostrará un mensaje informando de ello al usuario.
- La persona tiene email informado. En este caso aparecerán automáticamente sus datos (Nombre y apellidos y el email) en la caja de texto "Destinatario Universidad", indicando que se ha seleccionado dicha persona, de igual forma que si hubiese seleccionado desde el buscador tal y como se muestra en el punto a).
4. Una vez se haya seleccionado el destinatario del aviso por la vía que haya sido posible, se debe pulsar el botón "Añadir destinatario" para que aparezca en la lista de Destinatarios por defecto. Vemos a continuación cómo quedaría el resultado del proceso. Se mostrarán nombre y apellidos y, entre paréntesis, el email del destinatario.
A continuación, vamos a añadir un destinatario que o bien no está relacionado en forma alguna con la Universidad, y por tanto no se encuentra registrado en sus sistemas, o bien que es una lista de correo o similar. En este caso, esta sería la secuencia de acciones a realizar:
- Seleccionar la unidad de gestión, por ejemplo, UGI.
- Seleccionar el radio botón "Otro destinatario".
- Teclear un email a añadir en la caja de texto "Otro destinatario", por ejemplo, infohits@um.es.
3. Pulsar el botón "Añadir destinatario". El resultado es el mismo que el visto para el caso de añadir un destinatario dado de alta en la Universidad, el nuevo email aparece dentro del conjunto de destinatarios por defecto del comunicado.
Eliminar destinatarios
Se pueden borrar destinatarios pulsando sobre el icono de aspa (X) correspondiente al destinatario. De esta forma, dichos destinatarios no recibirán el aviso.
Guardar los cambios realizados
Una vez completada la información de configuración de los comunicados de un tipo concreto, será necesario guardar los cambios. Para ello, basta con pulsar el botón "Guardar" de la pantalla de configuración de Comunicados. Todos los cambios realizados en la configuración se almacenarán y los avisos correspondientes que se generen a partir de ese momento tendrán como destinatarios o mostrarán precargados por pantalla los destinatarios por defecto aquí configurados.
Pasos para la configuración de comunicados específicos
A continuación se describen, a modo de ejemplo, los pasos para configurar cada uno de los comunicados del módulo de CSP. Los pasos 2 a 13 son opcionales, ya que no es obligatorio configurar ningún comunicado si no se desea y, en caso de realizar algún cambio en alguno de ellos, siempre será necesario realizar el paso 14, esto es, guardar los cambios realizados.
Paso 1: Pulsar la opción de menú "Comunicados" dentro del menú de "Configuración" del módulo CSP.
Al pulsar esta opción de menú, se abrirá el menú de configuración de todos los Comunicados del módulo de CSP, diferenciando entre los comunicados de Convocatorias, Solicitudes y Proyectos.
Paso 2: Pulsar la opción de menú "Hitos" dentro del menú "Convocatorias".
Al pulsar esta opción de menú, se mostrarán la pantalla de configuración de los comunicados de los Hitos que se dan de alta asociados a cada convocatoria concreta.
Ejemplo de estado después de añadir destinatarios por defecto para la UGI y la OTRI siguiendo las instrucciones descritas anteriormente.
Paso 3: Pulsar la opción de menú "Fases" dentro del menú "Convocatorias" de la configuración de Comunicados del módulo CSP.
Al pulsar esta opción de menú, se abrirá el menú mostrarán la pantalla de configuración de todos los Comunicados del módulo de CSP, diferenciando entre los comunicados de Convocatorias, Solicitudes y Proyectos.
...
comunicados de las Fases que se dan de alta asociados a cada convocatoria concreta.
Paso 4: Pulsar la opción de menú "Hitos" dentro del menú "
...
Solicitudes" de la configuración de Comunicados del módulo CSP.
Al pulsar esta opción de menú, se mostrarán la pantalla de configuración de los comunicados de los Hitos que se configuren para una convocatoria concreta.
Estado después de añadir destinatarios por defecto
...
dan de alta asociados a cada solicitud concreta.
Paso 5: Pulsar la opción de menú "
...
Alta solicitud ética" dentro del menú "
...
Solicitudes" de la configuración de Comunicados del módulo CSP.
TODO: remitir a proceso de añadido de destinatarios del paso 2
Paso 4: Pulsar la opción de menú "Hitos" dentro del menú "Solicitudes" de la configuración de Comunicados del módulo CSP.
...
Al pulsar esta opción de menú, se mostrarán la pantalla de configuración de los comunicados de las Altas de solicitud de ética con motivo de una solicitud concreta que lo requiera.
Paso 6: Pulsar la opción de menú "
...
Cambio de estado" dentro del menú "Solicitudes" de la configuración de Comunicados del módulo CSP.
...
Al pulsar esta opción de menú, se mostrarán la pantalla de configuración de los comunicados enviados con motivo de producirse un cambio de estado de una solicitud concreta.
Paso 7: Pulsar la opción de menú "
...
Hitos" dentro del menú "
...
Proyectos" de la configuración de Comunicados del módulo CSP.
Al pulsar esta opción de menú, se mostrarán la pantalla de configuración de los comunicados de los Hitos que se dan de alta asociados a cada proyecto concreto.
...
Paso
...
8: Pulsar la opción de menú "
...
Fases" dentro del menú "Proyectos" de la configuración de Comunicados del módulo CSP.
...
Al pulsar esta opción de menú
...
, se mostrarán la pantalla de configuración de los comunicados de las Fases que se dan de alta asociadas a cada proyecto concreto.
Paso 9: Pulsar la opción de menú "Períodos de pago socios" dentro del menú "Proyectos" de la configuración de Comunicados del módulo CSP..
Al pulsar esta opción de menú, se mostrarán la pantalla de configuración de los comunicados de los Períodos de pago a socios asociados a cada proyecto concreto.
Paso 10: Pulsar la opción de menú "Períodos de justificación socios" dentro del menú "Proyectos" de la configuración de Comunicados del módulo CSP.
Al pulsar esta opción de menú, se mostrarán la pantalla de configuración de los comunicados de los Períodos de justificación de los socios asociados a cada proyecto concreto.
Paso 11: Pulsar la opción de menú "Calendario de justificación" dentro del menú "Proyectos" de la configuración de Comunicados del módulo CSP.
Al pulsar esta opción de menú, se mostrarán la pantalla de configuración de los comunicados del Calendario de justificación asociados a cada proyecto concreto.
Paso 12: Pulsar la opción de menú "Seguimiento científico" dentro del menú "Proyectos" de la configuración de Comunicados del módulo CSPde la configuración de Comunicados del módulo CSP.
Al pulsar esta opción de menú, se mostrarán la pantalla de configuración de los comunicados del Seguimiento científico asociado a cada proyecto concreto.
Paso 13: Pulsar la opción de menú "Calendario de facturación - Notificar IP" dentro del menú "Proyectos" de la configuración de Comunicados del módulo CSP.
Al pulsar esta opción de menú, se mostrarán la pantalla de configuración de los comunicados de la acción de Notificar al IP dentro del Calendario de facturación de cada proyecto concreto.
Paso 13: Pulsar la opción de menú "Calendario de facturación - Validar IP" dentro del menú "Proyectos" de la configuración de Comunicados del módulo CSPdel módulo CSP.
Al pulsar esta opción de menú, se mostrarán la pantalla de configuración de los comunicados de la acción de Validar al IP dentro del Calendario de facturación de cada proyecto concreto.
Paso
...
14: Guardar los cambios
Una vez realizados los cambios deseados en la configuración, se debe pulsar el botón "Guardar", con lo que dichos cambios se empezarán a aplicar en los comunicados generados a partir de ese instante.
Generación de comunicados
MOVER A ZONA DE HITOS
2. Tecleamos un valor por el que buscar un destinatario nuevo
...
Se presentan a continuación casos de ejemplo de envío de comunicados que vienen a representar las dos opciones de comunicados soportadas en el SGI: semiautomáticos y automáticos. El funcionamiento sería extensible al resto de gestiones y entidades.
...