...
- Se enviarán únicamente comunicados por email, no habrá notificación de los mismos ni gestión de mensajería interna en el SGI.
- Habrá únicamente 2 Tipos de comunicados:
- Comunicados generados por acción del usuarioSemiautomáticos
- El usuario marcará si quiere enviarlos o no a la hora de crear para el caso de Hitos y Fases y se enviarán siempre que se cumplan las condiciones definidas funcionalmente en el resto de casos.
- Habrá destinatarios predefinidos por configuración y, opcionalmente, si le aplica al comunicado concreto, el usuario podrá indicar destinatarios adicionales. En otros casos, irán a los destinatarios identificados funcionalmente.
- El usuario indicará , en algunos comunicados concretos, como Hitos y Fases, podrá indicar el asunto y la fecha y hora en la que se quiere enviar el comunicado . Podrá además modificar parte del contenido del email, aquella que no sea crítica para identificar la información esencial del comunicado (fechas, la entidad concreta que requiere que se comunique algo, etc ...). En otros casos se definirá un asunto y contenido para el email fijo y la fecha para el envío del aviso será inmediatamente, esto es, al momento de producirse el evento, y no se podrán modificar por pantalla ninguno de estos datos (Ej.: procedimientos de invenciones y enviar notificación sobre evaluación de revisión mínima por parte del gestor).
- Aplican a:
- CSP:
- Convocatorias:
- Convocatorias:
- CSP:
- Convocatorias:
- Solicitudes:
- Proyectos:
- Invenciones:
- Solicitudes de protección - IU-PII-0021-001 - Añadir-modificar procedimiento
- Para Ética se está pendiente de confirmar la necesidad de este tipo de comunicados, hay uno posible identificado - Detallado en ETI - Notificaciones / Alertas.
- CSP:
- Automáticos
- Se generarán emails de aviso automáticamente, sin intervención previa del usuario, a unos destinatarios, algunos de los cuales podrán ser configurados de antemano y otros que serán prefijados funcionalmente y en unas . El envío de estos comunicados se realizará siempre en unas fechas fijadas de antemano funcionalmente (al inicio, cuando falten X días para el fin, el día que finaliza, ...).
- Aplican a:
- CSP:
- Solicitudes:
- Alta de solicitud de ética al cambiar el estado de la solicitud - CU-CSP-1100 -002- Modificar solicitud - Cambio de estado
- Cambio de estado de solicitud - CU-CSP-1100 -002- Modificar solicitud - Cambio de estado
- Solicitudes:
- CSP:
- Comunicados generados por acción del usuarioSemiautomáticos
- Proyectos:
- Periodos de pago socios - IU-CSP-0402-007 - Añadir-modificar periodo pago a socio
- Periodos de justificación socios - IU-CSP-0406-011-004-001 - Modificar proyecto - Socio - Periodo de justificación - Datos generales
- Calendario de justificación - IU-CSP-0406-029 - Modificar proyecto - Configuración económica - Calendario justificación
- Seguimiento científico - https://confluence.um.es/confluence/pages/viewpage.action?pageId=91008401
- Calendario de facturación - Notificar IP - IU-CSP-0406-028 - Modificar proyecto - Configuración económica - Calendario facturación
- Calendario de facturación - Validar IP - IU-CSP-0406-028 - Modificar proyecto - Configuración económica - Calendario facturación
- Proyectos:
- Ética: Todos los comunicados salvo 1 - Detallado en ETI - Notificaciones / Alertas
- Invenciones:
- Alta y modificación de solicitudes de protección - IU-PII-0020-0010-001 Crear solicitud de protección - Datos generales y IU-PII-0020-0030-001 Ver detalle-modificar solicitud de protección - Datos generales
- Prioridad y presentación de fases nacionales regionales - CU-PII-0010-002 - Solicitudes de protección - Avisos
- Procedimientos de solicitudes - IU-PII-0020-0030-002 Ver detalle-modificar solicitud de protección - Procedimientos
- Alta y modificación de solicitudes de protección - IU-PII-0020-0010-001 Crear solicitud de protección - Datos generales y IU-PII-0020-0030-001 Ver detalle-modificar solicitud de protección - Datos generales
Configuración de comunicados
...
Al pulsar esta opción de menú, se mostrarán la pantalla de configuración de los comunicados de los Hitos que se dan de alta asociados a cada proyecto concreto.
Paso 8: Pulsar la opción de menú "Fases" dentro del menú "Proyectos" de la configuración de Comunicados del módulo CSP.
...
Al marcar el check "Generar aviso", se mostrarán los datos por defecto del aviso o comunicado a enviar. Los destinatarios se cargarán de la configuración realizada.
Paso 4: Modificar los datos por defecto del aviso
...
Ejemplo de comunicado automático que se envía 1 vez, al final del período de pago.
ANEXO - Cuestiones pendientes de definir/validar funcionalmente por parte de la Universidad
Comunicados semiautomáticos
General
- Actores para la configuración - ¿Administrador?
- ¿Ok a opción de Activar / Desactivar un tipo de comunicado concreto o activos siempre?
Comunicados generados por acción del usuario
- CSP:Definir el texto por defecto del asunto y contenido de email para cada caso:
- Fases:
- Convocatorias: IU-CSP-0201-005 - Crear convocatoria - Fases, IU-CSP-202-006 - Añadir fase, IU-CSP-0204-005 - Modificar convocatoria - Fases Proyectos: IU-CSP-0402-009 - Añadir-modificar fase
- Hitos:
Convocatorias: IU-CSP-0201-008 - Crear convocatoria - Hitos, IU-CSP-202-009 - Añadir hito a convocatoria
Destinatarios Generado por Fecha de envío Asunto email Contenido email Los preconfiguracios aplicando los cambios realizados por el gestor en la pantalla El gestor al guardar un hito marcando el check "Generar aviso" La indicada por el gestor en la pantalla Solicitudes: IU-CSP-
Solicitudes: IU-CSP-0304-005 - Modificar Solicitud - Modificar Hitos - Unidades de gestión
- Proyectos: IU-CSP-0402-010 - Añadir-modificar hito
- Invenciones:
- Solicitudes de protección - IU-PII-0021-001 - Añadir-modificar procedimiento
Comunicados automáticos
Dentro de la gestión de Solicitudes:
- Cambio de estado de solicitud - CU-CSP-1100 -002- Modificar solicitud - Cambio de estado - Se generan solo si el solicitante es él mismo el creador de la solicitud:
- Destinatarios:
- Paso a presentada - aviso a UG gestora convocatoria (definida por configuración)
- Paso de presentada a cualquier otro - aviso al solicitante
- Paso a presentada - aviso a UG gestora convocatoria (definida por configuración)
- Disparado por: "... cambio de estado a presentada o de presentada a otros".
- Fecha/s de envío: inmediata, con el cambio de estado.
- Destinatarios:
Dentro de la gestión de Proyectos:
- Periodos de pago socios - IU-CSP-0402-007 - Añadir-modificar periodo pago a socio
- Destinatarios: serán los identificados funcionalmente - Definir por Universidad
- Disparado por: "... se tomará como referencia la fecha de inicio de este periodo para generar un aviso ..." ¿ok?
- Fecha/s de envío. P.ej. si se ha superado la fecha prevista de pago, enviar al inicio y/o repetir cuando se acerque la fecha fin si la fecha de realización del pago no está rellena (1 semana antes de concluir y el mismo día que finaliza, ...).¿Enviar solo una vez o Repetir? ¿Cuántas veces y en qué fecha/s?
- Periodos de justificación socios - IU-CSP-0406-011-004-001 - Modificar proyecto - Socio - Periodo de justificación - Datos generales
- Destinatarios: serán los identificados funcionalmente - Definir por Universidad
- Disparado por: "... se tomará como referencia la fecha de inicio de este periodo para generar un aviso ...". (Periodo de presentación exigido al socio) ¿ok?
- Fecha/s de envío. ¿Enviar una sola vez o además repetir cuando se acerque la fecha fin si el flag "Documentación recibida" no está aún marcado? ¿Cuántas veces y en qué fecha/s? (1 semana antes de concluir y el mismo día que finaliza p.ej.)
- Calendario de justificación - IU-CSP-0406-029 - Modificar proyecto - Configuración económica - Calendario justificación
- Destinatarios: serán los identificados funcionalmente - Definir por Universidad
- Disparado por ... - Pendiente de definición funcional, fecha de inicio de ... ¿?
- Fecha/s de envío. ¿Enviar una sola vez o además repetir cuando se acerque la fecha fin?, ¿Incorporar un flag y si el flag no está aún marcado indicando que se ha justificado ya, repetir? ¿Cuántas veces y en qué fecha/s? (1 semana antes de concluir y el mismo día que finaliza p.ej.).
- Destinatarios: serán los identificados funcionalmente - Definir por Universidad
- Seguimiento científico - https://confluence.um.es/confluence/pages/viewpage.action?pageId=91008401
- Destino identificado funcionalmente - Definir por Universidad
- Disparado por: "... La fecha de inicio de presentación será utilizada para generar un aviso ..." ¿ok?
- Fecha/s de envío. ¿Repetir cuando se acerque la fecha fin de presentación? ¿Incorporar flag y si el flag no está aún marcado repetir? ¿Cuántas veces y en qué fecha/s?
- (1 semana antes de concluir y el mismo día que finaliza p.ej.).
Para otros módulos/gestiones:
...
Destinatarios Generado por Fecha de envío Asunto email Contenido email Los preconfiguracios aplicando los cambios realizados por el gestor en la pantalla El gestor al guardar un hito marcando el check "Generar aviso" La indicada por el gestor en la pantalla Proyectos: IU-CSP-0402-010 - Añadir-modificar hito
Destinatarios Generado por Fecha de envío Asunto email Contenido email Los preconfiguracios aplicando los cambios realizados por el gestor en la pantalla El gestor al guardar un hito marcando el check "Generar aviso" La indicada por el gestor en la pantalla
- Fases:
Convocatorias: IU-CSP-0201-005 - Crear convocatoria - Fases, IU-CSP-202-006 - Añadir fase, IU-CSP-0204-005 - Modificar convocatoria - Fases
Destinatarios Generado por Fecha de envío Asunto email Contenido email Los preconfiguracios aplicando los cambios realizados por el gestor en la pantalla El gestor al guardar un hito marcando el check "Generar aviso" o con el check "Generar segundo aviso" La indicada por el gestor en la pantalla Proyectos: IU-CSP-0402-009 - Añadir-modificar fase
Destinatarios Generado por Fecha de envío Asunto email Contenido email Los preconfigurados aplicando los cambios realizados por el gestor en la pantalla El gestor al guardar un hito marcando el check "Generar aviso" o con el check "Generar segundo aviso" La indicada por el gestor en la pantalla
- Ética:
- "Enviar notificación" de una evaluación de revisión mínima: IU-ETI-0020-001 Búsqueda y listado de evaluaciones - Definir en reunión específica equipo ética
- Invenciones:
- Solicitudes de protección - IU-PII-0021-001 - Añadir-modificar procedimiento - Definir en reunión específica equipo invenciones
Comunicados automáticos
- CSP:
- Solicitudes:
Alta de solicitud de ética - CU-CSP-1100 -002- Modificar solicitud - Cambio de estado
Destinatarios Generado por Fecha de envío Asunto email Contenido email El solicitante. El SGI al identificar que es necesario crear una solicitud de petición de evaluación de ética para una solicitud. La comprobación se realiza tras cambiar el usuario el estado de una solicitud y haberse completado el formulario de autoevaluación de ética. Inmediata, en la misma fecha de alta de solicitud de petición de evaluación de ética. Cambio de estado de solicitud - CU-CSP-1100 -002- Modificar solicitud - Cambio de estado
Destinatarios Generado por Fecha de envío Asunto email Contenido email Para cualquier cambio de estado realizado por el solicitante, los destinatarios configurados por defecto.
Para cualquier cambio de estado realizado por la Unidad de Gestión, el destinatario será el solicitante.
El SGI al producirse un cambio de estado.
Solo aplicará a solicitudes registradas por el propio solicitante.
Inmediata, en la misma fecha en la que se registra el cambio de estado en el SGI (que no tiene por qué coincidir con la fecha del estado)
- Proyectos:
Periodos de pago socios - IU-CSP-0402-007 - Añadir-modificar periodo pago a socio
Destinatarios Generado por Fecha de envío Asunto email Contenido email Los preconfigurados. El SGI de manera automática si se supera la fecha prevista del pago al socio colaborador por parte de la Universidad y no se ha indicado la fecha de realización del pago. Programada, la fecha prevista de pago al socio colaborador por parte de la Universidad.
- Solicitudes:
Periodos de justificación socios - IU-CSP-0406-011-004-001 - Modificar proyecto - Socio - Periodo de justificación - Datos generales
Destinatarios Generado por Fecha de envío Asunto email Contenido email Los preconfigurados. El SGI de manera automática al inicio del periodo de presentación de la justificación de un socio colaborador de la Universidad y al final del período si se supera la fecha de fin del mismo y no se ha registrado la recepción de la documentación para dicha justificación. Programada, fecha fin del período de presentación de la justificación para el socio colaborador. Calendario de justificación - IU-CSP-0406-029 - Modificar proyecto - Configuración económica - Calendario justificación
Destinatarios Generado por Fecha de envío Asunto email Contenido email Los preconfigurados. El SGI de manera automática al inicio y al final del período de justificación. Programada, fecha de inicio y fecha de fin del período de justificación. Seguimiento científico - IU-CSP-0406-014-001 - Modificar proyecto - Seguimiento científico - Datos generales
Destinatarios Generado por Fecha de envío Asunto email Contenido email Los preconfigurados. El SGI de manera automática al inicio y al final del período de presentación de la documentación de seguimiento científico de un proyecto si no se ha presentado dicha documentación. Programada, fecha de inicio y fecha de fin del período de presentación de la documentación de seguimiento científico de un proyecto. Calendario de facturación - Notificar IP - IU-CSP-0406-028 - Modificar proyecto - Configuración económica - Calendario facturación
Destinatarios Generado por Fecha de envío Asunto email Contenido email Investigador principal y/o responsable económico del proyecto. El usuario del SGI al pulsar sobre la acción "Notificar IP" para una factura en el calendario de facturación. Inmediata, fecha en la que el usuario realiza dicha acción de solicitar "Notificar IP". Calendario de facturación - Validar IP - IU-CSP-0406-028 - Modificar proyecto - Configuración económica - Calendario facturación
Destinatarios Generado por Fecha de envío Asunto email Contenido email Investigador principal y/o responsable económico del proyecto. El responsable económico y/o investigador principal al pulsar sobre la acción "Validar IP" y a continuación realizar el proceso de validación para una factura en el calendario de facturación. Inmediata, fecha en la que el usuario realiza dicha acción de solicitar "Notificar IP".
Para otros módulos/gestiones:
- Ética: Todos los comunicados salvo 1 - Detallado en ETI - Notificaciones / Alertas - Definir en reunión específica equipo ética
- Invenciones: - Definir en reunión específica equipo invenciones
- Alta y modificación de solicitudes de protección - IU-PII-0020-0010-001 Crear solicitud de protección - Datos generales y IU-PII-0020-0030-001 Ver detalle-modificar solicitud de protección - Datos generales
- Prioridad y presentación de fases nacionales regionales - CU-PII-0010-002 - Solicitudes de protección - Avisos
- Procedimientos de solicitudes - IU-PII-0020-0030-002 Ver detalle-modificar solicitud de protección - Procedimientos
- Alta y modificación de solicitudes de protección - IU-PII-0020-0010-001 Crear solicitud de protección - Datos generales y IU-PII-0020-0030-001 Ver detalle-modificar solicitud de protección - Datos generales
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