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La unidad de gestión podrá modificar los datos de una solicitud de autorización, además de poder 
poder realizar el cambio de estado de la misma.
Aparte de introducir las modificaciones que estime oportunas en todos los campos, la unidad de gestión deberá realizar la revisión de la entidad e IP, puesto que el personal investigador podría haber introducido sus datos sin haberlos hecho corresponder con una entidad / persona existentes en los sistemas de gestión corporativos de empresas y personas.
Si en la solicitud de autorización no viene informado el campo "entidad con la que participa" y sí el campo "datos de la entidad indicados por el solicitante", la unidad de gestión debe partir de los datos recogidos en este campo para realizar la búsqueda de la entidad a través del buscador proporcionado en el campo "entidad con la que participa". Esto asegurará que la solicitud quede vinculada a una de las entidades registradas en el sistema universitario de gestión de empresas. Si la entidad deseada no se encuentra registrada aún, la unidad de gestión tramitará el alta de la misma a través del botón "solicitar alta entidad" disponible en el buscador de entidades.
Si en la solicitud de autorización no viene informado el campo "IP proyecto" y sí el campo "datos de IP indicados por el solicitante", la unidad de gestión debe partir de los datos recogidos en este campo para realizar la búsqueda de la persona a través del buscador proporcionado en el campo "IP proyecto". Si la persona deseada no se encuentra registrada aún, la unidad de gestión tramitará el alta de la misma a través del botón "solicitar alta persona" disponible en el buscador de personas.
Cuando se hayan introducido todos los cambios y siempre que todos los datos obligatorios estén cumplimentados:
- Identificación convocatoria
- Título proyecto
- Entidad con la que participa, habiendo seleccionado una entidad registrad en el sistema de empresas a través del buscador
- IP proyecto, habiendo seleccionado una persona registrada en el sistema de personas a través del buscador
Se habilitará el botón "Cambiar estado":
La unidad de gestión podrá pasar la solicitud de autorización a cualquier estado, incluso volver al estado "borrador", no se aplicará ninguna restricción a este respecto:
El cambio de estado quedará registrado con una fecha y hora asociadas. Por defecto, se tomará la fecha/hora actuales pero la unidad de gestión podrá cambiar esta fecha y hora de modo que el cambio de estado queda asociado a una fecha/hora diferente a la actual.
Todos los cambios de estado quedarán almacenados y serán visibles tanto para el personal de gestión como para el personal investigador.
Cada cambio de estado será notificado al solicitante a través de un comunicado generado automáticamente por el SGI.
Histórico de estados de una solicitud de autorización de participación en proyectos externos
Tanto el personal de la unidad de gestión como el personal investigador podrán ver el histórico de estados, sin poder realizar ninguna modificación sobre los datos del mismo.
Autorización de una solicitud de participación en proyecto externo
Con la pantalla de cambio de estado la unidad de gestión podrá marcar en estado "autorizada" una solicitud de participación en proyecto externo. Cuando una solicitud está autorizada no pueden ser introducidos cambios sobre la misma, si bien sí podrá realizarse un cambio de estado, pudiendo así pasar la solicitud a un estado en el que sí puedan introducirse cambios.
Las solicitudes autorizadas estarán disponibles para que el módulo de CVN, a través de su mecanismo de integración con el SGI, pueda mostrarlas en la pantalla de creación de un nuevo proyecto en el CVN.