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El apartado de participación en proyectos externos contará con un menú propio dentro del módulo CSP.

Acceso para la unidad de gestión

Acceso para personal investigador


Resumen del flujo funcional

La gestión de la participación en proyectos externos  en el SGI seguirá el siguiente flujo

  • Registro en el SGI de la solicitud de participación en un proyecto externo por parte del personal investigador.
  • Revisión y autorización de la solicitud por parte de la unidad de gestión.
  • Notificación de las solicitudes autorizadas al módulo de CVN.
  • Registro por parte del personal investigador de los proyectos externos en su CVN.
  • Notificación al SGI, desde el módulo de CVN, de los proyectos externos creados por el personal investigador. Estas notificaciones estarán visibles para la unidad de gestión.
  • Creación manual del proyecto externo en el SGI por parte de la unidad de gestión a partir de la información notificada por CVN. El proyecto se creará asociado a un modelo de gestión categorizado como "proyectos externos". 
  • Envío automático a CVN desde el SGI de los datos del proyecto externo registrados por la unidad de gestión.


Una solicitud de autorización de participación en proyecto externo podrá pasar por los siguientes estados:

  • Borrador
  • Presentada
  • Revisión
  • Autorizada


Creación de la solicitud por parte del personal investigador

Al pulsar en el menú "Autorizaciones proyectos externos"


Se mostrará el formulario con los datos a cumplimentar. La solicitud de autorización, en la fase de creación, solo tendrá el apartado Datos generales:


Serán obligatorios los campos:

  • Identificación convocatoria. Se introducirá un texto libre. La convocatoria aquí indicada no será una de las registradas en el SGI.
  • Título proyecto. Se introducirá un texto libre.
  • Entidad con la que participa. El personal investigador podrá:
    • Indicar una entidad que ya exista en los sistemas de gestión de la Universidad. Para ello deberá realizar la búsqueda a través del buscador que se mostrará al pulsar en el botón Buscar. La búsqueda podrá realizarse introduciendo el CIF o el nombre de la entidad. Si la entidad deseada no es devuelta por el buscador, se deberán introducir sus datos en el campo "Datos de la entidad con la que participa".
    • Indicar directamente los datos de la entidad. Si la entidad deseada no se encuentra haciendo uso del buscador anterior se introducirán los datos.
    • Será obligatorio que la entidad quede recogida, bien a través del buscador bien escribiendo directamente sus datos.
  • IP proyecto. Será una persona externa a la Universidad pero aún así podría estar registrada en el sistema de gestión de personas corporativo. El personal investigador podrá:
    • Indicar una persona que ya exista en los sistemas de gestión de la Universidad. Para ello deberá realizar la búsqueda a través del buscador que se mostrará al pulsar en el botón Buscar. La búsqueda podrá realizarse introduciendo el mail, el nombre o apellidos de la persona. Si la persona deseada no es devuelta por el buscador, se deberán introducir sus datos en el campo "Datos IP proyecto".
    • Indicar directamente los datos de la persona que será IP del proyecto. Si la persona deseada no se encuentra haciendo uso del buscador anterior se introducirán los datos.
    • Será obligatorio indicar el responsable (IP) del proyecto, bien a través del buscador bien escribiendo directamente sus datos.

La solicitud de autorización se creará siempre en estado "Borrador".

Cuando se pulse el botón Guardar, habiendo introducido todos los datos obligatorios, el formulario tendrá disponible el botón "Presentar".


Al pulsar el botón Presentar:

  • La autorización pasará a estado "presentada"
  • Se generará automáticamente un comunicado al personal de gestión que tenga permisos sobre autorizaciones


Sobre una autorización en estado "presentada", el personal investigador ya no  puede introducir cambios. Todos los datos se mostrarán en modo consulta:


Revisión y autorización por parte de la unidad de gestión

La unidad de gestión podrá modificar los datos de una solicitud de autorización, además de poder realizar el cambio de estado de la misma.


Aparte de introducir las modificaciones que estime oportunas en todos los campos, la unidad de gestión deberá realizar la revisión de la entidad e IP, puesto que el personal investigador podría haber introducido sus datos sin haberlos hecho corresponder con una entidad / persona existentes en los sistemas de gestión corporativos de empresas y personas.

Si en la solicitud de autorización no viene informado el campo "entidad con la que participa" y sí el campo "datos de la entidad indicados por el solicitante", la unidad de gestión debe partir de los datos recogidos en este campo para realizar la búsqueda de la entidad a través del buscador proporcionado en el campo "entidad con la que participa". Esto asegurará que la solicitud quede vinculada a una de las entidades registradas en el sistema universitario de gestión de empresas. Si la entidad deseada no se encuentra registrada aún, la unidad de gestión tramitará el alta de la misma a través del botón "solicitar alta entidad" disponible en el buscador de entidades.

Si en la solicitud de autorización no viene informado el campo "IP proyecto" y sí el campo "datos de IP indicados por el solicitante", la unidad de gestión debe partir de los datos recogidos en este campo para realizar la búsqueda de la persona a través del buscador proporcionado en el campo "IP proyecto". Si la persona deseada no se encuentra registrada aún, la unidad de gestión tramitará el alta de la misma a través del botón "solicitar alta persona" disponible en el buscador de personas.


Cuando se hayan introducido todos los cambios y siempre que todos los datos obligatorios estén cumplimentados:

  • Identificación convocatoria
  • Título proyecto
  • Entidad con la que participa, habiendo seleccionado una entidad registrad en el sistema de empresas a través del buscador
  • IP proyecto, habiendo seleccionado una persona registrada en el sistema de personas a través del buscador

Se habilitará el botón "Cambiar estado":


La unidad de gestión podrá pasar la solicitud de autorización a cualquier estado, incluso volver al estado "borrador", no se aplicará ninguna restricción a este respecto:


El cambio de estado quedará registrado con una fecha y hora asociadas. Por defecto, se tomará la fecha/hora actuales pero la unidad de gestión podrá cambiar esta fecha y hora de modo que el cambio de estado queda asociado a una fecha/hora diferente a la actual.

Todos los cambios de estado quedarán almacenados y serán visibles tanto para el personal de gestión como para el personal investigador.

Cada cambio de estado será notificado al solicitante a través de un comunicado generado automáticamente por el SGI.

Histórico de estados de una solicitud de autorización de participación en proyectos externos


Tanto el personal de la unidad de gestión como el personal investigador podrán ver el histórico de estados, sin poder realizar ninguna modificación sobre los datos del mismo.


Autorización de una solicitud de participación en proyecto externo

Con la pantalla de cambio de estado la unidad de gestión podrá marcar en estado "autorizada" una solicitud de participación en proyecto externo. Cuando una solicitud está autorizada no pueden ser introducidos cambios sobre la misma, si bien sí podrá realizarse un cambio de estado, pudiendo así pasar la solicitud a un estado en el que sí puedan introducirse cambios.



Las solicitudes autorizadas estarán disponibles para que el módulo de CVN, a través de su mecanismo de integración con el SGI, pueda mostrarlas en la pantalla de creación de un nuevo proyecto en el CVN.

Generación de certificado de autorización




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