Este documento recoge el Análisis Funcional del prototipo del Sistema de Gestión de la Investigación (SGI) que forma parte del conjunto de soluciones Hércules, con las que la CRUE-TIC (Comisión Sectorial de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de la Conferencia de Rectores de las Universidades Españolas) dotará, a todas las Universidades españolas adheridas, de una solución global de gestión de la investigación basada en capacidades e  infraestructura semántica.

El proyecto general Sistema Hércules se compone de tres proyectos:

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Este documento se limitará a recoger el análisis funcional del prototipo del SGI, si bien a lo largo del mismo habrá referencias a los sistemas ASIO y EDMA.

Objetivos del análisis funcional

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• Descripción general del sistema.

  • Visión y alcance
  • Actores principales
  • Relación con otros sistemas

• Catálogo de requisitos

• Descomposición en casos de uso

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Descripción general del SGI 

El Sistema Universitario Español no cuenta actualmente con ningún sistema de gestión de información de investigación libre , compartido por las distintas universidades adheridas a la CRUE. El SGI a desarrollar implementará los flujos de gestión de la investigación de manera global, de acuerdo a la definición recogida durante este proceso de análisis (en el que han participado participan diferentes Universidades), pero será . Será un sistema a implantar de manera opcional e individualizada en cada una de las universidades en las que se decida decidan hacer uso del mismo. De esta forma, los datos gestionados por el SGI de cada Universidad serán exclusivamente los propios de esa Universidad.Los datos gestionados por el SGI de cada Universidad serán exclusivamente los propios de esa Universidad. Como parte de la implantación del SGI  en cada Universidad se requerirán unos trabajos adicionales para adaptar la capa de integración del SGI a los requisitos específicos de los sistemas corporativos de cada Universidad. Esto puede suponer, del mismo modo, la realización de estos mismos trabajos de adaptación en la capa de integración de los sistemas corporativos de la Universidad que se deseen integrar con el SGI.

Visión y alcance

A modo de contextualización del alcance global del SGI se realiza una primera descripción del mismo desde cuatro diferentes puntos de vista:

Módulos funcionales

El SGI cubrirá el ciclo y procesos propios de la gestión de la investigación, para ello se descompondrá en los siguientes módulos funcionales:

• Investigadores
• Convocatorias, solicitudes, proyectos y contratos (incluyendo la gestión de ayudas y becas)
• Grupos de investigación
• Producción científica
• Relación con clientes
• Propiedad industrial e intelectual
• Empresas de base tecnológica
• Catálogo de la oferta científico técnica (servicio servicios de ayuda a la investigación)
• Ética
• Áreas de especialización
• Oferta tecnológica
  
  

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• GIN: Grupos de investigación. Los grupos de investigación estarán constituidos por diferentes miembros que participan con un rol determinado. Los grupos de investigación quedarán vinculados a la producción científica, líneas de investigación y oferta tecnológica de cada uno de sus miembros. Será un módulo disponible tanto para las oficinas gestoras, principalmente para la UGI o unidad responsables de la gestión de grupos, como para el personal de investigación.
• PRC: Producción científica. Será el módulo Este módulo centralizará la producción científica oficial de la Universidad, contará con los flujos de aprobación necesarios y la identificación correspondiente para trazar la actividad científica con el repositorio institucional. Será una fuente para alimentar el CVN de cada investigador a partir de los datos oficiales certificados por la Universidad. Será un módulo disponible tanto para las oficinas gestoras, principalmente para la UGI o unidad responsables de la gestión de grupos, como para el personal de investigación.
• RLC: Relación con clientes.  Módulo para dar cobertura al flujo de registro y seguimiento de las oportunidades de negocio con los clientes. Se mantendrán identificados todos los posibles clientes con los que se haya realizado o interese realizar acciones para fomentar la actividad de investigación y transferencia. De una oportunidad se desencadenará un proyecto/ contrato con o sin convocatoria previa. Será un módulo a utilizar principalmente por la OTRI. No dispondrá de acceso por parte de los investigadores. Éstos empezarían a formar parte del flujo tras la materialización de una oportunidad en la correspondiente convocatoria y/o proyecto/contrato.
• PII: Módulo de gestión de la propiedad industrial e intelectual, clasificada según los distintos tipos de protección existentes. El registro de una protección será por norma general responsabilidad de la OTRI, quedando los investigadores vinculados a través del equipo de autoría. Una protección podrá concluir en uno o varios contratos de explotación de licencias (módulo CSP).
• EBT: Empresas de base tecnológica, de intenso conocimiento no tecnológico, spin-off sy/o startups. El registro de constitución y seguimiento de las EBT será gestionado, por norma general, por la OTRI. El personal investigador será el solicitante de la creación de una EBT, si bien podría ser directamente promovida por la OTRI. Derivados de la constitución de estas EBTs se registrarán, en el módulo CSP, los correspondientes contratos de regalías o royalties.
• CAT: Catálogo de la oferta científico técnica (servicio de ayuda a la investigación). Módulo de gestión de los servicios de apoyo a la investigación. Los gestores de este servicio realizarán su gestión y seguimiento. El personal investigador hará uso de los servicios prestados, a través de las correspondientes solicitudes. Los técnicos del servicio SAI ejecutarán las tareas derivadas de las solicitudes. Desde este módulo se realizará la notificación al Sistema de gestión económica (SGE) de las correspondientes relaciones internas de gasto. Como aspecto destacable se debe considerar la posibilidad de que sea un módulo accesible por personal externo a la universidad, personas físicas o empresas que requieran los servicios prestados por SAI.  A través del módulo AUT, se debe permitir y asegurar el acceso de este personal externo siempre bajo las normas de seguridad que envuelven de manera global al SGI. Las tareas realizadas para personal externo redundarán en una notificación de facturación al SGE. El  SGI delegará en el SGE todo el proceso de facturación, cobro  y contabilización.
• ETI: Ética. Módulo de gestión de las comisiones de ética. El personal de investigación podrá tramitar a través de este módulo las solicitudes de revisión por parte del comité de ética de las propuestas de proyecto. El comité de ética, que podrá estar constituido en una unidad de gestión independiente, deberá poder planificar las reuniones de los tres comités de ética a los que dará cobertura el SGI. Los resultados de las evaluaciones quedarán registrados en el SGI, que también dará cobertura al seguimiento de las revisiones que fueran necesarias a lo largo de la duración de cada proyecto.
• AES: Áreas de especialización. Módulo que permitirá el vínculo de los investigadores con los medios de comunicación. Los investigadores podrán definir las áreas en la que se consideran expertos, esta información deberá ser validada por los gestores de la unidad responsable. 
• OTC: Oferta tecnológica. Módulo donde los investigadores podrán registrar su oferta investigadora, que deberá ser adecuadamente validada por los responsables de la unidad de gestión correspondiente.

Módulos de soporte al proceso de la investigación 

Además de los módulos funcionales enumerados, el SGI contará con una serie de herramientas a distintos niveles

• AUT: Módulo de autenticación y autorización. Primera interacción del usuario con el sistema. El SGI deberá estar integrado con el sistema de autenticación y/o autorización corporativo. O en su defecto, tener sus propios mecanismos internos. A través de este módulo los usuarios podrán introducir su usuario / contraseña, y el SGI deberá poder validar o no el acceso del usuario, asignándole el perfil correspondiente y ofreciendo solamente la visibilidad de los módulos y/o conjunto de datos que le corresponda.
• AVI: Módulo de avisos y alertas. El SGI contará con un módulo de visualización y generación de avisos y alertas, que recordarán a los distintos grupos de usuarios  el registro o el vencimiento de plazos.
• BI: Analítica e inteligencia de datos. Herramienta de generación de informes y estadísticas con amplias posibilidades de adaptación de filtros y formatos de los resultados.
• CSO: Canal de soporte a los usuarios. Herramienta  de ayuda on-line basada en lenguaje 
• ESB: Bus de integración. Módulo de la arquitectura técnica que aislará al SGI de la implementación particular de los diferentes interfaces de integración en cada implantación.
• MLI: Multi-idioma. El SGI se configurará por defecto en dos idiomas: español e inglés a nivel de traducción de etiquetas del interface de usuario. Se contemplará la doble introducción del contenido en ambos idiomas en el módulo de CVN. Será el usuario quien deberá realizar la doble introducción del contenido en ambos idiomas, en caso de que desee tener su CV disponible en ambos idiomas.

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