COM - Comunicados - Navegación

Planteamiento funcional general

• Se enviarán únicamente comunicados por email, no habrá notificación de los mismos ni gestión de mensajería interna en el SGI.
• Habrá únicamente 2 Tipos de comunicados:
  1. Comunicados generados por acción del usuario
     
     1. El usuario marcará si quiere enviarlos o no para el caso de Hitos y Fases y se enviarán siempre que se cumplan las condiciones definidas funcionalmente en el resto de casos.
     2. Habrá destinatarios predefinidos por configuración de la implantación y, opcionalmente, si el comunicado dispone de interfaz de usuario, por ejemplo, en el caso de Hitos y Fases, el usuario podrá añadir destinatarios adicionales. En otros casos, irán a los destinatarios identificados funcionalmente y no se podrán eliminar ni añadir otros destinatarios desde la aplicación.
     3. El usuario, en algunos comunicados concretos, como Hitos y Fases, podrá indicar el asunto y la fecha y hora en la que se quiere enviar el comunicado además de modificar parte del contenido del email, aquella que no sea crítica para identificar la información esencial del comunicado (fechas, la entidad concreta que requiere que se comunique algo, etc ... no se podrían modificar). En otros casos se definirá un asunto y contenido para el email fijo y la fecha para el envío del aviso será casi inmediatamente (hay que tener en cuenta un pequeño retardo hasta que pase el proceso que enviará el email), esto es, al momento de producirse el evento, y no se podrán modificar por pantalla ninguno de estos datos (Ej.: enviar notificación sobre evaluación de revisión mínima por parte del gestor de ética).
     4. Aplican a:
        1. CSP:
           
           1. Convocatorias:
              1. Hitos - IU-CSP-0201-008 - Crear convocatoria - Hitos, IU-CSP-202-009 - Añadir hito a convocatoria
              2. Fases - IU-CSP-0201-005 - Crear convocatoria - Fases, IU-CSP-202-006 - Añadir fase,  IU-CSP-0204-005 - Modificar convocatoria - Fases
           2. Solicitudes:
              1. Hitos - IU-CSP-0304-005 - Modificar Solicitud - Modificar Hitos - Unidades de gestión 
           3. Proyectos:
              1. Hitos - IU-CSP-0402-010 - Añadir-modificar hito
              2. Fases - IU-CSP-0402-009 - Añadir-modificar fase
        2. Invenciones:
           1. Solicitudes de protección - IU-PII-0021-001 - Añadir-modificar procedimiento
        3. Para Ética se está pendiente de confirmar la necesidad de este tipo de comunicados, hay uno posible identificado - Detallado en ETI - Notificaciones / Alertas.
  2.  Automáticos
     1. Se generarán emails de aviso automáticamente, sin intervención previa del usuario, a unos destinatarios, algunos de los cuales podrán ser configurados en la implantación de antemano y otros que serán prefijados funcionalmente. El envío de estos comunicados se realizará siempre en unas fechas fijadas de antemano funcionalmente o en la implantación, según el caso (al inicio, cuando falten X días para el inicio o el fin, el día que finaliza, ...).
     2. Aplican a:
        1. CSP:
           1. Solicitudes:
              1. Alta de solicitud de ética - CU-CSP-1100 -002- Modificar solicitud - Cambio de estado
              2. Cambio de estado de solicitud - CU-CSP-1100 -002- Modificar solicitud - Cambio de estado

1. 1. 1. 1. 1. Proyectos:
               
               1. Periodos de pago socios - IU-CSP-0402-007 - Añadir-modificar periodo pago a socio
               2. Periodos de justificación socios - IU-CSP-0406-011-004-001 - Modificar proyecto - Socio - Periodo de justificación - Datos generales
               3. Calendario de justificación - IU-CSP-0406-029 - Modificar proyecto - Configuración económica - Calendario justificación
               4. Seguimiento científico - https://confluence.um.es/confluence/pages/viewpage.action?pageId=91008401
               5. Calendario de facturación - Notificar IP -  IU-CSP-0406-028 - Modificar proyecto - Configuración económica - Calendario facturación
               6. Calendario de facturación - Validar IP -  IU-CSP-0406-028 - Modificar proyecto - Configuración económica - Calendario facturación
               7. Proyectos externos:
                  

                  1. Modificar autorización participación proyecto externo - Perfil investigador - Presentar - IU-CSP-0451-006 - Modificar autorización participación proyecto externo - Perfil investigador

                  2. Cambiar estado autorización participación proyecto externo - Unidad gestión - IU-CSP-0451-009 - Cambiar estado autorización participación proyecto externo - Unidad gestión

                  3. Añadir-modificar certificado autorización participación proyecto externo - IU-CSP-0451-016 - Añadir-modificar certificado autorización participación proyecto externo

                  4. Recepción de notificaciones CVN de proyecto externo -  IU-CSP-0452-001 - Búsqueda y listado de notificaciones CVN de proyecto externo

         2. Ética:  Todos los comunicados salvo 1 - Detallado en ETI - Notificaciones / Alertas
         3. Invenciones:
            1. Alta y modificación de solicitudes de protección - IU-PII-0020-0010-001 Crear solicitud de protección - Datos generales y IU-PII-0020-0030-001 Ver detalle-modificar solicitud de protección - Datos generales
               1. Prioridad y presentación de fases nacionales regionales - CU-PII-0010-002 - Solicitudes de protección - Avisos
               2. Procedimientos de solicitudes - IU-PII-0020-0030-002 Ver detalle-modificar solicitud de protección - Procedimientos
                  

Configuración de comunicados

Algunos comunicados que se pueden enviar desde cada módulo tendrán opción de ser configurados en el momento de la implantación del SGI en la Universidad y de ser modificados a posteriori accediendo a dicha configuración en el lugar donde se encuentre almacenada. En ningún caso se desarrollarán pantallas ni opciones de configuración dentro del SGI.

Para los comunicados que tengan opción a ser configurables, se podrán dejar configurados, por cada tipo de comunicado y unidad de gestión, los siguientes datos:

• Destinatarios
• Fecha / Dato para el cálculo de la fecha de envío

Partiendo de un catálogo de tipos de comunicado como el siguiente:

A continuación se describen las características de cada tipo de comunicado de los listado anteriormente y cómo se deberían configurar en caso de que disponga de esta posibilidad.

Comunicados generados por acción del usuario

Módulo CSP - Hitos de convocatorias

Descripción del comunicado:

Configuración del comunicado:

Paso 1: incluir tantos registros de configuración como unidades de gestión para las que se vayan a definir destinatarios por defecto para este tipo de comunicado, por ejemplo:

Paso 2: incluir tantos emails de destino por cada registro de configuración como sea necesario, por ejemplo:

Módulo CSP - Hitos de solicitudes

Descripción del comunicado:

Configuración del comunicado:

Paso 1: incluir tantos registros de configuración como unidades de gestión para las que se vayan a definir destinatarios por defecto, por ejemplo:

Paso 2: incluir tantos emails de destino por cada registro de configuración como sea necesario, por ejemplo:

Módulo CSP - Hitos de proyectos

Descripción del comunicado:

Configuración del comunicado:

Paso 1: incluir tantos registros de configuración como unidades de gestión para las que se vayan a definir destinatarios por defecto, por ejemplo:

Paso 2: incluir tantos emails de destino por cada registro de configuración como sea necesario, por ejemplo:

Módulo CSP - Fases de convocatorias

Descripción del comunicado:

Configuración del comunicado:

Paso 1: incluir tantos registros de configuración como unidades de gestión para las que se vayan a definir destinatarios por defecto, por ejemplo:

Paso 2: incluir tantos emails de destino por cada registro de configuración como sea necesario, por ejemplo:

Módulo CSP - Fases de proyectos

Descripción del comunicado:

Configuración del comunicado:

Paso 1: incluir tantos registros de configuración como unidades de gestión para las que se vayan a definir destinatarios por defecto, por ejemplo:

Paso 2: incluir tantos emails de destino por cada registro de configuración como sea necesario, por ejemplo:

Módulo Ética

Ver ETI - Notificaciones / Alertas

Módulo Invenciones

Ver PII - Notificaciones / Alertas

Comunicados automáticos

Módulo CSP - Convocatorias - Alta de solicitud de autoevaluación de ética

Descripción del comunicado:

Configuración del comunicado: este comunicado no admite configuración.

Módulo CSP - Convocatorias - Cambio de estado

Descripción del comunicado:

Configuración del comunicado: pendiente

Módulo CSP - Proyectos - Periodos de pago socios

Descripción del comunicado:

Configuración del comunicado:

Paso 1: incluir tantos registros de configuración como unidades de gestión para las que se vayan a definir destinatarios por defecto, por ejemplo:

Paso 2: incluir tantos emails de destino por cada registro de configuración como sea necesario, por ejemplo:

Módulo CSP - Proyectos - Periodos de justificación socios

Descripción del comunicado:

Configuración del comunicado:

Paso 1: incluir tantos registros de configuración como unidades de gestión para las que se vayan a definir destinatarios por defecto, por ejemplo:

Paso 2: incluir tantos emails de destino por cada registro de configuración como sea necesario, por ejemplo:

Módulo CSP - Proyectos - Calendario de justificación

Descripción del comunicado:

Configuración del comunicado: igual que el comunicado anterior, pero con tipo de comunicado 22 y los identificadores siguientes al último generado.

Módulo CSP - Proyectos - Seguimiento científico

• • • Destinatarios	Generado por	Fecha de envío	Pantalla que lo origina	Asunto email	Contenido email
      Los preconfigurados. Correos genéricos preconfigurados por UG y a los IPs de los proyectos.	El SGI de manera automática al inicio y al final del período de presentación de la documentación de seguimiento científico de un proyecto si no se ha presentado dicha documentación. Solo para la UG: Aglutinar por meses con todo lo que inicia período de presentación de la justificación y enviar solo un comunicado al mes. Que incluya la fecha de fin del período de presentación de justificación.	Solo para para el IP: Programada, fecha de inicio y fecha de fin del período de presentación de la documentación de seguimiento científico de un proyecto. Inicio días antes? 3 días hábiles - cubriría fines de semana, no festivos ni locales ni nacionales Final días antes? 3 naturales Solo 2 comunicados, el día que empieza y el que termina no hay comunicado.	IU-CSP-0406-014-001 - Modificar proyecto - Seguimiento científico - Datos generales	Juana Menchón	Juana Menchón Similar a "El plazo de presentación del período de segto. científico se cierra en tal fecha. Le recordamos que el último día para presentar la documentación es X."

    • Calendario de facturación - Notificar IP - 

      Destinatarios	Generado por	Fecha de envío	Pantalla que lo origina	Asunto email	Contenido email
      Investigador principal y/o responsable económico del proyecto. Otros tipos de aviso de este tipo - Remitir OTRI Habrá tantos hitos de facturación como avisos distintos a enviar al investigador	El usuario del SGI al pulsar sobre la acción "Notificar IP" para una factura en el calendario de facturación.	Inmediata, fecha en la que el usuario realiza dicha acción de solicitar "Notificar IP".	IU-CSP-0406-028 - Modificar proyecto - Configuración económica - Calendario facturación	OTRI nos remitirá el que tienen ahora	OTRI nos remitirá el que tienen ahora

    • Calendario de facturación - Validar IP - 

      Destinatarios	Generado por	Fecha de envío	Pantalla que lo origina	Asunto email	Contenido email
      Correos genéricos preconfigurados por UG.	El responsable económico y/o investigador principal al pulsar sobre la acción "Validar IP" y a continuación realizar el proceso de validación para una factura en el calendario de facturación.	Inmediata, fecha en la que el usuario realiza dicha acción de solicitar "Notificar IP".	IU-CSP-0406-028 - Modificar proyecto - Configuración económica - Calendario facturación	OTRI nos remitirá el que tienen ahora	OTRI nos remitirá el que tienen ahora

Generación de comunicados

Se presentan a continuación casos de ejemplo de envío de comunicados que vienen a representar las dos opciones de comunicados soportadas en el SGI: semiautomáticos y automáticos. El funcionamiento sería extensible al resto de gestiones y entidades.

Comunicados generados por acción del usuario - Creación/Modificación de un Hito que genera un comunicado o aviso

Se presentará el caso de ejemplo de hitos de una Convocatoria a través de una serie de pasos a realizar para poder configurar un aviso a enviar a consecuencia de un hito concreto.

Paso 1: Ir a opción de menú "Hitos" de una convocatoria

Paso 2:  Pulsar botón "Añadir hito"

Se mostrará la ventana emergente que permite añadir un nuevo hito a la convocatoria.

Para indicar si el hito ha de generar un aviso, se deberá marcar el check "Generar aviso", que estará desactivado si la fecha es anterior a la de hoy. Si se deja desmarcado, no se generará ningún aviso para ese hito de esa convocatoria.

Paso 3: Indicar que se quiere generar un aviso para el hito

Al marcar el check "Generar aviso", se mostrarán los datos por defecto del aviso o comunicado a enviar. Los destinatarios se cargarán de la configuración realizada.

Paso 4: Modificar los datos por defecto del aviso

Los datos por defecto mostrados serán los descritos a continuación. Para cada uno se indica si se puede modificar y qué parte de los datos es modificable:

• Fecha y hora de envío del email de aviso: por defecto, la fecha del hito. La hora del envío será por defecto las 00:00, pero podrá ser modificada por el usuario.
• Asunto del email de aviso: se mostrará un asunto por defecto "Convocatoria XXX -  Tipo hito YYY" adaptado a la convocatoria y tipo de hito que corresponda, pero podrá ser modificado por el usuario.
• Contenido del email de aviso: se mostrará un texto por defecto compuesto por una parte "No modificable" adaptado a la convocatoria y tipo de hito que corresponda, que sirve para identificar el aviso sin equívoco, y una parte que el usuario podrá modificar:
  • "Se comunica que con fecha XXX se alcanzará el tipo hito YYY de la convocatoria XXX. " - Parte del contenido NO modificable, se enviará siempre.
  • "En el hito se han indicado los siguientes comentarios: <Contenido del campo comentarios>." - Parte modificable o incluso se puede borrar si el usuario lo considera.
• Destinatarios del email de aviso. Habrá 3 tipos de destinatarios:
  
  • Si se quiere enviar el aviso a los IPs de las solicitudes relacionadas con la convocatoria se debe marcar el check "Añadir IPs solicitud".
  • Si se quiere enviar el aviso a los IPs de los proyectos relacionados con las solicitudes de la convocatoria se debe marcar el check "Añadir IPs proyecto".
  • Se cargará además el conjunto de destinatarios configurados por defecto. El usuario podrá añadir o eliminar destinatarios de esta sección. Los destinatarios a añadir podrán ser personas disponibles a través del buscador de personas de la Universidad (opción marcada por defecto) u otros emails de destino añadidos manualmente.

También se podrá añadir destinatarios adicionales o eliminar algún destinatario, incluso de los predefinidos, para que no les llegue el aviso. Únicamente en el caso de los IPs de las solicitudes y los IPs de los proyectos relacionados se añadirán o se eliminarán todos como destinatarios marcando o desmarcando respectivamente los checks correspondientes.

Paso 5: añadir destinatarios adicionales a los predefinidos

Si se quiere que el aviso llegue, además de a los destinatarios por defecto, a un nuevo destinatario se debe añadir este nuevo destinatario al conjunto de destinatarios.

En este caso, se plantean dos opciones:

1. Que el destinatario adicional se encuentre en los sistemas de gestión de personas de la Universidad.
2. Que el destinatario adicional NO se encuentre en los sistemas de gestión de personas de la Universidad, bien porque no exista ninguna relación registrada con él en dichos sistemas bien porque el destinatario a añadir sea una lista de distribución o un email genérico y no propio de o asociado a una persona en concreto.

En el ejemplo a continuación vemos que ya existe un destinatario por defecto predefinido y vamos a ver cómo se añadiría uno nuevo.

En primer lugar, vamos a añadir un destinatario que está ya en los sistemas de la Universidad. Esta sería la secuencia de acciones a realizar:

1. Seleccionamos el radio botón "Destinatario Universidad".
2. Tecleamos un dato (nombre, apellidos, ...) por el que filtrar la persona a añadir en la caja de texto "Destinatario Universidad", por ejemplo, 123456:

3. Pulsamos el botón "Buscar", con lo que se buscará la persona en los sistemas de la Universidad por los parámetros de búsqueda. Se plantean varios escenarios para la búsqueda:

1. 1. Si no se encuentran resultados o aparece más de un resultado, se abrirá el buscador de personas. El usuario deberá entonces refinar la búsqueda o seleccionar una de las personas que se hayan devuelto como resultado.

       b. En otro caso, esto es, si se encuentra únicamente un resultado, se plantean igualmente varias opciones:

• • • La persona no tiene email informado en los sistemas de la Universidad. En este caso, no se podría seleccionar para enviarle el aviso por email hasta que este dato esté informado. Se mostrará un mensaje informando de esto al usuario.

• • • La persona tiene email informado y tiene solo uno. En este caso aparecerán automáticamente sus datos (Nombre y apellidos y el email) en la caja de texto "Destinatario Universidad", indicando que se ha seleccionado dicha persona, teniendo como resultado el mismo que en el caso de apartado a).

        4. Una vez se haya seleccionado el destinatario del aviso por la vía que haya sido posible, se debe pulsar el botón "Añadir destinatario" para que aparezca en la lista de Destinatarios. Vemos a continuación cómo quedaría el resultado del proceso.

A continuación, vamos a añadir un destinatario que o bien no está relacionado en forma alguna con la Universidad, y por tanto no se encuentra registrado en sus sistemas, o bien que es una lista de correo o similar. En este caso, esta sería la secuencia de acciones a realizar:

1. Seleccionamos el radio botón "Otro destinatario".
2. Tecleamos un email de destino en la caja de texto "Otro destinatario":

       3. Una vez se haya introducido el email del destinatario del aviso, se debe pulsar el botón "Añadir destinatario" de la ventana emergente de Hito para que aparezca en la lista de Destinatarios. El resultado final es el mismo que el visto para el caso de añadir un destinatario dado de alta en la Universidad.

Paso 6: eliminar destinatarios

Se pueden borrar destinatarios pulsando sobre el icono en forma de aspa (X) correspondiente a cada destinatario. De esta forma, dichos destinatarios no recibirán el aviso.

Paso 7: guardar los cambios realizados

Una vez completada la información del hito de la convocatoria, incluida la información del aviso a generar, se deben guardar los cambios. Para ello:

1. Pulsar el botón "Añadir" de la ventana emergente "Hito". El nuevo hito aparecerá en la lista de hitos de la convocatoria.
2. Pulsar el botón "Guardar" de la pantalla de gestión de Convocatoria. Los cambios realizados en el hito y en el aviso se almacenarán y el aviso se generará con la información indicada en la fecha y hora indicada y con destino los destinatarios indicados.

Paso 8: modificar el aviso/comunicado a generar por el hito

Una vez guardado el hito, si se quisiera modificar la información del aviso a generar sería posible realizarlo siempre y cuando la fecha y hora indicada para enviar el aviso no se hayan sobrepasado aún. Para ello, se debe ir a la opción de menú "Hitos" de la Convocatoria y pulsar sobre el icono editar del hito que se quiera modificar, con lo que se mostrará la misma ventana emergente que en el caso del alta y se podrán modificar los datos por parte del usuario. Si la fecha actual es superior a la programada para el aviso, no se podrá cambiar la información del aviso. En otro caso, será modificable con las mismas condiciones que en el caso de la creación descrito en puntos anteriores.

Pulsando sobre el botón "Guardar" de la ventana emergente y a continuación el botón "Guardar" de la convocatoria, los cambios se almacenarían.

Paso 9: recepción del email de aviso por parte de los destinatarios

Cuando se alcance la fecha y hora programada para el envío del aviso, los destinatarios del mismo recibirán un email similar al siguiente:

Comunicados generados por acción del usuario - Creación/Modificación de una Fase que genera un comunicado o aviso

Se presentará el caso de ejemplo de fases de una Convocatoria a través de una serie de pasos a realizar para poder configurar un aviso a enviar relacionado con una fase concreta. Los pasos son muy similares a los descritos para el caso de los hitos, por lo que en este caso se describirá en detalle en las pantallas únicamente aquello que difiere entre Hitos y Fases en cuanto a la generación del comunicado.

Paso 1: Ir a opción de menú "Fases" de una convocatoria

Paso 2:  Pulsar botón "Añadir fase"

Se mostrará la ventana emergente que permite añadir una nueva fase a la convocatoria. La diferencia con los Hitos es que en el caso de las fases hay un rango de fechas (inicio-fin) en lugar de una única fecha.

Para indicar si la fase ha de generar un aviso, se deberá marcar el check "Generar aviso", que estará desactivado si la fecha de fin de la fase es anterior a la de hoy. Si se deja desmarcado, no se generará ningún aviso para esa fase de esa convocatoria.

Paso 3: Indicar que se quiere generar un aviso para la fase

Al marcar el check "Generar aviso", se mostrarán los datos por defecto del aviso o comunicado a enviar. En el caso de los comunicados de fases existirá la posibilidad de generar dos avisos.

Para poder generar un segundo aviso, se debe marcar el check "Generar segundo aviso", con lo que aparecerá un campo de fecha, "Fecha y hora de segundo envío", para informar cuándo se quiere hacer ese segundo aviso por email. Esta fecha tendrá que ser mayor que la del primer aviso.

Paso 4: Modificar los datos por defecto del aviso

Los datos por defecto mostrados serán los siguientes. Para cada uno se indica si se puede modificar y qué parte:

• Primer aviso. Es el que se activa marcando el check "Generar aviso" y además hace que se muestre el check "Generar segundo aviso", que estará desmarcado por defecto.
  • Fecha y hora de envío del email del primer aviso: por defecto, la fecha de inicio de la fase. La hora del envío será por defecto las 00:00, pero podrá ser modificada por el usuario.
  • Asunto del email de aviso: se mostrará un asunto por defecto "Convocatoria XXX -  Tipo fase YYY" adaptado a la convocatoria y tipo de fase que corresponda, pero podrá ser modificado por el usuario.
  • Contenido del email de aviso: se mostrará un texto por defecto compuesto por una parte "No modificable" adaptado a la convocatoria y tipo de fase que corresponda, que sirve para identificar el aviso sin equívoco, y una parte que el usuario podrá modificar:
    • "Se comunica que con fecha XXX da comienzo la fase YYY de la convocatoria XXX. " - Parte del contenido NO modificable, se enviará siempre.
    • "En esta fase se han incluido las siguientes observaciones: <Contenido del campo observaciones>." - Parte modificable o incluso se puede borrar si el usuario lo considera.
• Segundo aviso. Es el que se activa marcando el check "Generar segundo aviso" y además hace que se muestre el campo "Fecha y hora de segundo envío" para que el usuario introduzca manualmente cuándo quiere que se envíe ese segundo aviso.
  
  • En el caso del email del segundo aviso, se antepondrá automáticamente el texto "Segundo Aviso - " al asunto, siendo por ejemplo, en este caso, "Segundo Aviso - Convocatoria XXX - Tipo fase YYY".
• Destinatarios del email de aviso. Aplicarán los mismos destinatarios al primer aviso que al segundo. Habrá 3 tipos de destinatarios:
  
  • Si se quiere enviar el aviso a los IPs de las solicitudes relacionadas con la convocatoria se debe marcar el check "Añadir IPs solicitud".
  • Si se quiere enviar el aviso a los IPs de los proyectos relacionados con las solicitudes de la convocatoria se debe marcar el check "Añadir IPs proyecto".
  • Se cargará además el conjunto de destinatarios configurados por defecto. El usuario podrá añadir o eliminar destinatarios de esta sección. Los destinatarios a añadir podrán ser personas disponibles a través del buscador de personas de la Universidad (opción marcada por defecto) u otros emails de destino añadidos manualmente.

También se podrá añadir destinatarios adicionales o eliminar algún destinatario, incluso de los predefinidos, para que no les llegue el aviso. Únicamente en el caso de los IPs de las solicitudes y los IPs de los proyectos relacionados se añadirán o se eliminarán todos como destinatarios marcando o desmarcando respectivamente los checks correspondientes.

Paso 5: añadir destinatarios adicionales

Este paso se realiza exactamente igual que en el caso de los hitos, por lo que se puede revisar su operativa en el ejemplo anterior.

Paso 6: eliminar destinatarios

Este paso se realiza exactamente igual que en el caso de los hitos, por lo que se puede revisar su operativa en el ejemplo anterior.

Paso 7: guardar los cambios realizados

Este paso se realiza exactamente igual que en el caso de los hitos, por lo que se puede revisar su operativa en el ejemplo anterior.

Paso 8: modificar el aviso/comunicado a generar por la fase

Una vez guardada la fase, si se quisiera modificar la información del aviso a generar sería posible realizarlo siempre y cuando dicha fecha y hora indicada para el envío del aviso no se hayan sobrepasado aún. Para ello, se debe ir a la opción de menú "Fases" de la Convocatoria y pulsar sobre el icono editar del hito que se quiera modificar, con lo que se mostrará la misma ventana emergente que en el caso del alta y se podrán modificar los datos por parte del usuario. Si la fecha actual es superior a la programada para el aviso, no se podrá cambiar la información del aviso. En otro caso, será modificable con las mismas condiciones que en el caso de la creación descrito en puntos anteriores.

Pulsando sobre el botón "Guardar" de la ventana emergente de modificación de la fase y a continuación el botón "Guardar" de la convocatoria, los cambios se almacenarían.

Paso 9: recepción del email de aviso por parte de los destinatarios

Cuando se alcance la fecha y hora programada para el envío del primer aviso, los destinatarios del mismo recibirán un email similar al siguiente:

Y en el caso del segundo aviso, se recibiría un email similar al siguiente:

Generación de comunicados automáticos

En el caso de los comunicados automáticos, no existe una gestión de la información de los mismos visible por pantalla, sino que se utilizarán destinatarios, fechas y textos preconfigurados para su envío, que serán los que se definan funcionalmente por la Universidad o bien los preconfigurados, según el caso.

Se presentan a continuación varios casos de ejemplo de email de aviso. Al igual que en el caso de los comunicados generados por acción del usuario, para el resto de comunicados automáticos no presentados aquí el proceso sería similar a los del ejemplo y es la parte pendiente de cerrar funcionalmente con la Universidad.

Ejemplo 1: Avisos de período de justificación de socio de un proyecto

Ejemplo de comunicado automático que se envía 2 veces, una al inicio y otra al final del período de presentación de la justificación de un socio.

Email de aviso de inicio de período de justificación de socio de un proyecto

Email de aviso de fin de período de justificación de socio de un proyecto

Ejemplo 2: Email de aviso de fin de período de pago a socio

Ejemplo de comunicado automático que se envía 1 vez, al final del período de pago.

Comunicados automáticos

• CSP:
  •  
  • Proyectos:

    • Periodos de pago socios -

      Destinatarios	Generado por	Fecha de envío	Pantalla que lo origina	Asunto email	Contenido email
      Los preconfigurados. Correos genéricos preconfigurados por UG.	El SGI de manera automática si se supera la fecha prevista del pago al socio colaborador por parte de la Universidad y no se ha indicado la fecha de realización del pago.	Programada, la fecha prevista de pago al socio colaborador por parte de la Universidad. 1 aviso días antes? 7 días hábiles - cubriría fines de semana, no festivos ni locales ni nacionales	IU-CSP-0402-007 - Añadir-modificar periodo pago a socio	Juana Menchón	Juana Menchón

• • • Periodos de justificación socios -

      Destinatarios	Generado por	Fecha de envío	Pantalla que lo origina	Asunto email	Contenido email
      Los preconfigurados. Correos genéricos preconfigurados por UG.	El SGI de manera automática al inicio del periodo de presentación de la justificación de un socio colaborador de la Universidad  y al final del período si se supera la fecha de fin del mismo y no se ha registrado la recepción de la documentación para dicha justificación.	Programada, fecha fin del período de presentación de la justificación para el socio colaborador. Inicio, el mismo día Final días antes? 3 hábiles antes del cierre	IU-CSP-0406-011-004-001 - Modificar proyecto - Socio - Periodo de justificación - Datos generales	Juana Menchón	Juana Menchón

    • Calendario de justificación -

      Destinatarios	Generado por	Fecha de envío	Pantalla que lo origina	Asunto email	Contenido email
      Los preconfigurados. Correos genéricos preconfigurados por UG.	El SGI de manera automática al inicio y al final del período de presentación de la justificación.  Aglutinar por meses con todo lo que inicia período de presentación de la justificación y enviar solo un comunicado al mes. Que incluya la fecha de fin del período de presentación de justificación.	Programada, fecha de inicio y fecha de fin del período de justificación.	IU-CSP-0406-029 - Modificar proyecto - Configuración económica - Calendario justificación	Juana Menchón	Juana Menchón

    • Seguimiento científico -

      Destinatarios	Generado por	Fecha de envío	Pantalla que lo origina	Asunto email	Contenido email
      Los preconfigurados. Correos genéricos preconfigurados por UG y a los IPs de los proyectos.	El SGI de manera automática al inicio y al final del período de presentación de la documentación de seguimiento científico de un proyecto si no se ha presentado dicha documentación. Solo para la UG: Aglutinar por meses con todo lo que inicia período de presentación de la justificación y enviar solo un comunicado al mes. Que incluya la fecha de fin del período de presentación de justificación.	Solo para para el IP: Programada, fecha de inicio y fecha de fin del período de presentación de la documentación de seguimiento científico de un proyecto. Inicio días antes? 3 días hábiles - cubriría fines de semana, no festivos ni locales ni nacionales Final días antes? 3 naturales Solo 2 comunicados, el día que empieza y el que termina no hay comunicado.	IU-CSP-0406-014-001 - Modificar proyecto - Seguimiento científico - Datos generales	Juana Menchón	Juana Menchón Similar a "El plazo de presentación del período de segto. científico se cierra en tal fecha. Le recordamos que el último día para presentar la documentación es X."

    • Calendario de facturación - Notificar IP - 

      Destinatarios	Generado por	Fecha de envío	Pantalla que lo origina	Asunto email	Contenido email
      Investigador principal y/o responsable económico del proyecto. Otros tipos de aviso de este tipo - Remitir OTRI Habrá tantos hitos de facturación como avisos distintos a enviar al investigador	El usuario del SGI al pulsar sobre la acción "Notificar IP" para una factura en el calendario de facturación.	Inmediata, fecha en la que el usuario realiza dicha acción de solicitar "Notificar IP".	IU-CSP-0406-028 - Modificar proyecto - Configuración económica - Calendario facturación	OTRI nos remitirá el que tienen ahora	OTRI nos remitirá el que tienen ahora

    • Calendario de facturación - Validar IP - 

      Destinatarios	Generado por	Fecha de envío	Pantalla que lo origina	Asunto email	Contenido email
      Correos genéricos preconfigurados por UG.	El responsable económico y/o investigador principal al pulsar sobre la acción "Validar IP" y a continuación realizar el proceso de validación para una factura en el calendario de facturación.	Inmediata, fecha en la que el usuario realiza dicha acción de solicitar "Notificar IP".	IU-CSP-0406-028 - Modificar proyecto - Configuración económica - Calendario facturación	OTRI nos remitirá el que tienen ahora	OTRI nos remitirá el que tienen ahora

• Proyectos externos:

  • Modificar autorización participación proyecto externo - Perfil investigador - Presentar - IU-CSP-0451-006 - Modificar autorización participación proyecto externo - Perfil investigador

    Destinatarios	Generado por	Fecha de envío	Pantalla que lo origina	Asunto email	Contenido email
    Correos genéricos preconfigurados por UG Confirmar Juana Menchón	El personal investigador al pulsar sobre la acción "Presentar" de una solicitud de autorización de participación en un proyecto externo.	Inmediata, fecha en la que el usuario realiza dicha acción de "Presentar".		Juana Menchón	Juana Menchón

• • Cambiar estado autorización participación proyecto externo - Unidad gestión - IU-CSP-0451-009 - Cambiar estado autorización participación proyecto externo - Unidad gestión

    Destinatarios	Generado por	Fecha de envío	Pantalla que lo origina	Asunto email	Contenido email
    Investigador solicitante de la autorización de participación en proyecto externo Confirmar Juana Menchón	El personal de gestión al cambiar el estado de una solicitud de autorización de participación en un proyecto externo. A priori se contempla que el comunicado se genere ante cualquier cambio de estado, confirmar Juana Menchón si es así o si por el contrario la generación del comunicado solo se debería realizar cuando el estado que se marque sea "autorizada"	Inmediata, fecha en la que el usuario realiza dicha acción de cambiar el estado.		Juana Menchón	Juana Menchón

  • Añadir-modificar certificado autorización participación proyecto externo - IU-CSP-0451-016 - Añadir-modificar certificado autorización participación proyecto externo

    Destinatarios	Generado por	Fecha de envío	Pantalla que lo origina	Asunto email	Contenido email
    Investigador solicitante de la autorización de participación en proyecto externo Confirmar Juana Menchón	El personal de gestión al marcar como "público" el documento del certificado de autorización de participación en proyecto externo.	Inmediata, fecha en la que el usuario realiza la acción de marcar como "público" un documento de certificado.		Juana Menchón	Juana Menchón

  • Recepción de notificaciones CVN de proyecto externo -  IU-CSP-0452-001 - Búsqueda y listado de notificaciones CVN de proyecto externo

    Destinatarios	Generado por	Fecha de envío	Pantalla que lo origina	Asunto email	Contenido email
    Correos genéricos preconfigurados por UG Confirmar Juana Menchón	La creación en el SGI de una notificación de CVN de  proyecto externo. El módulo de CVN debe enviar al SGI una notificación (a través de la integración correspondiente) cada vez que el personal investigador registre un proyecto en su CVN.	Inmediata, fecha en la que el SGI recibe la notificación desde el módulo de CVN.		Juana Menchón	Juana Menchón

Para otros módulos/gestiones:

1. Ética:  Todos los comunicados salvo 1 - Detallado en ETI - Notificaciones / Alertas - Definir en reunión específica equipo ética
2. Invenciones: - Definir en reunión específica equipo invenciones
   
   1. Alta y modificación de solicitudes de protección - IU-PII-0020-0010-001 Crear solicitud de protección - Datos generales y IU-PII-0020-0030-001 Ver detalle-modificar solicitud de protección - Datos generales
      
      1. Prioridad y presentación de fases nacionales regionales - CU-PII-0010-002 - Solicitudes de protección - Avisos
      2. Procedimientos de solicitudes - IU-PII-0020-0030-002 Ver detalle-modificar solicitud de protección - Procedimientos