Planteamiento funcional general
- Se enviarán únicamente comunicados por email, no habrá notificación de los mismos ni gestión de mensajería interna en el SGI.
- Habrá únicamente 2 Tipos de comunicados:
- Semiautomáticos
- El usuario marcará si quiere enviarlos o no a la hora de crear Hitos y Fases.
- Habrá destinatarios predefinidos funcionalmente y adicionalmente el usuario podrá indicar destinatarios adicionales.
- El usuario indicará el asunto y la fecha y hora en la que se quiere enviar el comunicado. Podrá además modificar parte del contenido del email, aquella que no sea crítica para identificar la información esencial del comunicado (fechas, la entidad concreta que requiere que se comunique algo, etc ...)
- Aplican a:
- Fases:
- Hitos:
- Otros:
- Para Ética e Invenciones no se ha identificado la necesidad de este tipo de comunicados.
- Automáticos
- Se generarán emails de aviso a unos destinatarios fijados y en unas fechas fijadas de antemano funcionalmente (al inicio, cuando falten X días para el fin, el día que finaliza, ...).
- Aplican a las siguientes funcionalidades:
- Dentro de la gestión de Proyectos:
- Periodos de pago socios - IU-CSP-0402-007 - Añadir-modificar periodo pago a socio
- Destinatarios identificados funcionalmente - Pendiente de funcional UM - ¿gestores?
- Disparado por "... se tomará como referencia la fecha de inicio de este periodo para generar un aviso ..."
- ¿Enviar solo una vez o Repetir? la fecha/s de envío serán identificados funcionalmente. P.ej. si se ha superado la fecha prevista de pago, enviar al inicio y/o repetir cuando se acerque la fecha fin si la fecha de realización del pago no está rellena (1 semana antes de concluir y el mismo día que finaliza, ...). - Pendiente funcional UM.
- Periodos de justificación socios - IU-CSP-0406-011-004-001 - Modificar proyecto - Socio - Periodo de justificación - Datos generales
- Destinatarios identificados funcionalmente - Pendiente de funcional UM - ¿gestores?
- Disparado por "... se tomará como referencia la fecha de inicio de este periodo para generar un aviso ...". (Periodo de presentación exigido al socio)
- ¿Repetir cuando se acerque la fecha fin si el flag "Documentación recibida" no está aún marcado? (1 semana antes de concluir y el mismo día que finaliza p.ej.). Pendiente funcional UM.
- Períodos justificación proyecto - IU-CSP-0406-029 - Modificar proyecto - Configuración económica - Calendario justificación
- Destinatarios identificados funcionalmente - Pendiente de funcional UM - ¿gestores?
- Disparado por ... - Pendiente funcional UM fecha de inicio de ...¿?
- ¿Repetir cuando se acerque la fecha fin?, ¿Incorporar flag y si el flag no está aún marcado repetir? (1 semana antes de concluir y el mismo día que finaliza p.ej.). Pendiente funcional UM.
- Seguimiento científico - https://confluence.um.es/confluence/pages/viewpage.action?pageId=91008401
- Destino identificado funcionalmente - Pendiente de funcional UM - ¿gestores?
- Disparado por "... La fecha de inicio de presentación será utilizada para generar un aviso ..."
- ¿Repetir cuando se acerque la fecha fin de presentación? ¿Incorporar flag y si el flag no está aún marcado repetir? (1 semana antes de concluir y el mismo día que finaliza p.ej.). Pendiente funcional UM.
- Periodos de pago socios - IU-CSP-0402-007 - Añadir-modificar periodo pago a socio
- Otros:
- Para Ética - pendientes de revisar por UM los identificados por Tree y analizar después por Tree.
- Para CSP - pendientes de revisar por UM los identificados por Tree y analizar después por Tree.
- Para Invenciones - se han identificado estos comunicados por UM, pendiente analizarlos por Tree
- Dentro de la gestión de Proyectos:
- Semiautomáticos
Descripción de casos de navegación
Se presentan a continuación casos de ejemplo de envío de comunicados que vienen a representar las dos opciones de comunicados soportadas en el SGI: semiautomáticos y automáticos. El funcionamiento sería extensible al resto de gestiones y entidades.
Generación de comunicados semiautomáticos - Hitos
Se presentará el caso de ejemplo de hitos de una Convocatoria.
Paso 1: Ir a opción de menú "Hitos" de una convocatoria
Paso 2: Pulsar botón "Añadir hito"
Se mostrará la ventana emergente que permite añadir un nuevo hito a la convocatoria.
Para indicar si el hito ha de generar un aviso, se deberá marcar el check "Generar aviso", que estará desactivado si la fecha es anterior a la de hoy. Si se deja desmarcado, no se generará ningún aviso para ese hito de ese proyecto.
Paso 3: Indicar que se quiere generar un aviso para el hito
Al marcar el check "Generar aviso", se mostrarán los datos por defecto del aviso o comunicado a enviar.
Paso 5: Modificar los datos por defecto del aviso
Los datos por defecto mostrados serán los siguientes. Para cada uno se indica si se puede modificar y qué parte:
- Fecha y hora de envío del email de aviso: por defecto, la fecha del hito. La hora del envío será por defecto las 00:00, pero podrá ser modificada por el usuario.
- Asunto del email de aviso: se mostrará un asunto por defecto "Convocatoria XXX - Tipo hito YYY" adaptado a la convocatoria y tipo de hito que corresponda, pero podrá ser modificado por el usuario.
- Contenido del email de aviso: se mostrará un texto por defecto compuesto por una parte "No modificable" adaptado a la convocatoria y tipo de hito que corresponda, que sirve para identificar el aviso sin equívoco, y una parte que el usuario podrá modificar:
- "Se comunica que con fecha XXX se alcanzará el tipo hito YYY de la convocatoria XXX. " - Parte del contenido NO modificable, se enviará siempre.
- "En el hito se han indicado los siguientes comentarios: <Contenido del campo comentarios>." - Parte modificable o incluso se puede borrar si el usuario lo considera.
- Destinatarios predefinidos del email de aviso: listado con datos por defecto. Será identificado funcionalmente a través de la identificación de los roles o destinatarios de otro tipo de todos los avisos de hitos de todas las convocatorias de cualquier unidad de gestión.
- Destinatarios adicionales del email de aviso: listado abierto de destinatarios que el usuario podrá añadir, no tendrá cargado ninguno por defecto. Podrán ser personas disponibles a través del buscador de personas de la Universidad (opción marcada por defecto) u otros destinatarios añadidos manualmente.
También se podrá añadir destinatarios adicionales o eliminar algún destinatario incluso de los predefinidos para que no les llegue el aviso.
Paso 6: añadir destinatarios adicionales
Si se quiere que el aviso llegue, además de a los destinatarios por defecto, a un nuevo destinatario se debe añadir este nuevo destinatario a la lista "Destinatarios adicionales".
En este caso, se plantean dos opciones:
- Que el destinatario adicional se encuentre en los sistemas de gestión de personas de la Universidad.
- Que el destinatario adicional NO se encuentre en los sistemas de gestión de personas de la Universidad, bien porque no exista ninguna relación registrada con él en dichos sistemas bien porque el destinatario a añadir sea una lista de distribución o un email genérico y no propio de o asociado a una persona en concreto.
En el ejemplo a continuación vemos que ya se han añadido tres destinatarios adicionales a los predefinidos y vamos a ver cómo se añadiría uno nuevo.
En primer lugar, vamos a añadir un destinatario que está ya en los sistemas de la Universidad. Esta sería la secuencia de acciones a realizar:
- Seleccionamos el radio botón "Destinatario Universidad".
- Tecleamos un dato (nombre, apellidos, documento de identificación) por el que filtrar la persona a añadir en la caja de texto "Destinatario Universidad".
3. Pulsamos el botón "Buscar", con lo que se buscará la persona en los sistemas de la Universidad por los parámetros de búsqueda. Se plantean varios escenarios para la búsqueda:
- Si no se encuentran resultados o aparece más de un resultado, se abrirá el buscador de personas. El usuario deberá entonces refinar la búsqueda o seleccionar una de las personas que se hayan devuelto como resultado.
- En otro caso, esto es, si se encuentra únicamente un resultado, se plantean igualmente varias opciones:
- La persona no tiene email informado en los sistemas de la Universidad. En este caso, no se podría seleccionar para enviarle el aviso por email hasta que este dato esté informado. Se mostrará un mensaje informando de esto al usuario.
- La persona tiene más de un email informado. En este caso, el usuario deberá seleccionar a qué email en concreto se le debe enviar el aviso.
- La persona tiene email informado y tiene solo uno. En este caso aparecerán automáticamente sus datos (Nombre y apellidos y el email) en la caja de texto "Destinatario Universidad", indicando que se ha seleccionado dicha persona.
- En otro caso, esto es, si se encuentra únicamente un resultado, se plantean igualmente varias opciones:
Una vez se haya seleccionado el destinatario del aviso por la vía que haya sido posible, se debe pulsar el botón "Añadir destinatario" para que aparezca en la lista de Destinatarios adicionales.